Handbuch Zahlungsverkehr CH

Transkript

1 Vorbereitet für Kunden und Partner Projekt OPplus Vorbereitet von

2 manual_opp zahlungsverkehr.docx Inhalt Allgemein... 3 Struktur dieses Handbuchs... 3 Erläuterung der in diesem Handbuch verwendeten Symbole... 3 Navigationsbereich OPplus... 4 Modul OPplus Lizenzinformation... 5 Einrichtungskonfiguration... 6 Modul OPplus Zahlungsverkehr... 9 Notwendige Auftraggeberbank Stammdaten Bankkonten (Auftraggeberbank) Notwendige Debitorenstammdaten Debitor Bankkontokarte Notwendige Kreditorenstammdaten Kreditor Bankkontokarte Einrichtung Zahlungsverkehr Register Allgemein Register DTA Register ESR Druck Import Bankenstamm Zahlungsarten Kreditoren Eingangsrechnung mit ESR Referenznummer erfassen Erstellung ESR Zahlschein bei Ausgangszahlungen Zahlungsvorschlagskarte Register /LI von 21

3 manual_opp zahlungsverkehr.docx Allgemein Struktur dieses Handbuchs Dieses Handbuch beinhaltet eine Beschreibung der Funktionalitäten der zertifizierten Branchenlösung OPplus, bezogen auf das folgende Modul: OPplus Zahlungsverkehr Die Funktionalität dieses Moduls befindet sich in der Gruppe Zahlungsverkehr des Navigationsbereiches OPplus. Das Handbuch beinhaltet die Beschreibung der einzelnen Felder sowie eine Prozessbeschreibung beim Einsatz von OPplus. Für weitergehende Informationen zu den Feldern drücken Sie F1, um die Onlinehilfe aufzurufen. Bei der Durchsicht des Handbuches ist zu beachten, dass bestimmte Module auch einzeln erworben werden können und somit Erläuterungen, Menüpunkte und Abbildungen modulübergreifender Funktionalitäten nicht zwingend jedem Anwender zur Verfügung stehen. Die folgenden Module der zertifizierten Branchenlösung OPplus sind in separaten Handbüchern beschrieben: das Modul Zahlungsverkehr, das Modul OP-geführte Sachkonten, das Modul Erw. Postenanzeige und Druck, das Modul Erw. Analyse (Bilanz und Organschaft). Erläuterung der in diesem Handbuch verwendeten Symbole Information Mit diesem Symbol werden Passagen gekennzeichnet, welche zusätzlichen wichtigen Informationen enthalten, die bei der Anwendung zu beachten sind. Erinnerung Erinnert an bereits genannte wichtige Informationen oder Prozesse, die beim Einsatz von OPplus zu optimierten Ergebnissen verhelfen. Tipp Mit diesem Symbol sind Passagen gekennzeichnet, welche dem Anwender helfen sollen, die Funktionalität in der Praxis korrekt einzusetzen. Warnung Mit diesem Symbol werden Informationen versehen, die unbedingt zu beachten sind, um Fehler bei der Anwendung zu vermeiden. 3 von 21

4 manual_opp zahlungsverkehr.docx Navigationsbereich OPplus Sobald die OPplus-Objekte auf der Datenbank eingespielt sind, steht Ihnen OPplus standardmäßig unterhalb des Bereichs Finanzmanagement als neuer Navigationsbereich zur Verfügung: Im Navigationsbereich OPplus werden bei Einsatz aller Module folgende Gruppen angezeigt wobei die Gruppe Historie modulunabhängig gelistet wird: 4 von 21

5 manual_opp zahlungsverkehr.docx Modul OPplus Lizenzinformation Dieses Kapitel beschreibt den Nutzen des Moduls OPplus Lizenzinformation, zu finden im Navigationsbereich der Gruppe Allgemein. Dieses Modul ist immer integriert und Voraussetzung; unabhängig zu den verwendeten OPplus Module. Über die Form OPplus Lizenzinformation können Sie ersehen, welche Module in der Kundenlizenz enthalten und eingerichtet sind. Sie können OPplus in einer Datenbank implementieren, ohne in jedem Mandanten alle Module zu aktivieren. 5 von 21

6 manual_opp zahlungsverkehr.docx Für die Lizensierung ist es erforderlich, dass das entsprechende Modul lizensiert ist. Eingerichtet gilt das Modul, wenn die Einrichtung des Moduls gestartet wurde. Wenn das Modul Verbände lizensiert ist, so ist auch automatisch der Haken bei Eingerichtet gesetzt, da es keine Verbandseinrichtung gibt. Hier wird nicht geprüft, ob Verbände / Verbünde angelegt worden sind. Über diese Form können Sie nun auch die Benutzerrollen für alle lizensierten Module einrichten. Einrichtungskonfiguration Über die Einrichtungskonfiguration ist es möglich, OPplus Einrichtungstabellen aus einer Datenbank in eine andere oder von Mandant A in Mandant B zu transportieren. Der Aufruf dazu befindet sich in der OPplus Lizenzinformation. Der Bericht ist in 2 Teile unterteilt. Im oberen Bereich gibt es 3 Optionen: Option Richtung Dateiname Mandant Beschreibung Hier wählen Sie aus, ob die Daten importiert oder exportiert werden sollen. Dieses Feld muss den Dateinamen der Datei, die eingelesen bzw. erstellt werden soll, enthalten. In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit zwischen 3 Optionen zu wählen: 6 von 21

7 manual_opp zahlungsverkehr.docx Alle o o Aktuell o o Export Ist diese Option gewählt, so werden alle Mandanten in der Datenbank durchlaufen und die Daten entsprechend in die Datei exportiert. Import Ist diese Option gewählt, so werden die in der Textdatei vorhandenen Daten in alle Mandanten der Datenbank importiert. Sind in die Datei mehrere Mandanten exportiert worden, so werden die Daten des ersten Mandanten der Datei importiert. Export Ist diese Option gewählt, so werden die Daten des aktuellen Mandanten in die Textdatei exportiert. Import Ist diese Option gewählt, so werden die Daten der Textdatei in den aktuell ausgewählten Mandanten importiert. Mandantenbezogen o Export Diese Option steht für den Export nicht zur Verfügung. Import Diese Option ist sinnvoll, wenn vorher alle Mandantendaten exportiert worden sind, jedoch nicht alle Mandanten in der zu importierenden Datenbank vorhanden sind. Es wird dann geprüft, ob der entsprechende Mandant in der aktuellen Datenbank vorhanden ist. Wenn dies der Fall ist, so findet ein Import statt. Ist dies nicht der Fall, so wird dieser übersprungen. Im unteren Bereich befindet sich die Auswahl der Export-/Importdaten entsprechend der Module: 7 von 21

8 manual_opp zahlungsverkehr.docx Hierbei wird schon beim Öffnen des Berichtes geprüft, welche Module in der Lizenz bereits freigeschaltet sind. Der Lizenz entsprechend werden dann die einzelnen Haken bereits voreingestellt gesetzt. Dies kann durch den Anwender übersteuert werden. Bei der Option Import werden alle Module automatisch gesetzt, die in der Lizenz freigeschaltet worden sind. Bei der Option Export werden alle Module automatisch gesetzt, die in der Lizenz freigeschaltet worden sind und zusätzlich (mindestens) einen Datensatz in der entsprechenden Tabelle enthalten. Wichtige Hinweise: die aktuelle Kundenlizenz muss im Server aktiv sein durch den Import werden KEINE Nummernserien erzeugt / bearbeitet 8 von 21

9 manual_opp zahlungsverkehr.docx Modul OPplus Zahlungsverkehr Das Modul Zahlungsverkehr der zertifizierten Branchenlösung OPplus bedient das nationale Schweizer DTA-Zahlungsformat für Ausgangszahlungen mit den folgenden Transaktionsarten (TA): TA826 ESR-Zahlungen TA827 F-Zahlungen im Inland TA830 Auslandszahlungen in F und Fremdwährungen, sowie Fremdwährungs-Zahlungen im Inland TA 836 Zahlungen mit IBAN im In- und ins Ausland, alle Währungen Sowie das Lastschriftverfahren (LSV) und debit direct Zahlungen der Postbank für einzuziehende Zahlungen. Damit beim Einsatz des Moduls Zahlungsverkehr korrekte Zahlungsdateien erstellt werden können, müssen Sie bestimmte Felder in den Stammdaten vorbelegen, bzw. bei ESR-Zahlungen bestimmte Daten bei der Buchung erfassen. Im folgendem werden nur die Felder und Funktionen beschrieben, die ausschließlich für das Modul Zahlungsverkehr verwendet werden. Alle anderen Grundfunktionen entnehmen Sie bitte dem Handbuch zum Modul Zahlungsverkehr. 9 von 21

10 manual_opp zahlungsverkehr.docx Notwendige Auftraggeberbank Stammdaten Bankkonten (Auftraggeberbank) Das Auftraggeberbankkonto sollte bei einem Schweizer Kreditinstitut geführt sein und dementsprechend das Länderkürzel aufweisen. Ebenso sollte eine gültige Kombination aus BLZ und Kontonummer und/oder BIC/SWIFT-Code und IBAN hinterlegt sein. Speziell für das Modul Zahlungsverkehr steht das Register ZV /LI zur Verfügung: Option Name ESR- Teilnehmernummer 27-stellige ESR- Referenznr. IBAN verwenden Beschreibung Kurzbeschreibung Tragen Sie hier Ihre ESR-Teilnehmernummer ein, wenn Sie am ESR-Verfahren teilnehmen, Diese Teilnehmernummer ist notwendig, bei der Zahlungsart -LSV. Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn Sie am ESR-Verfahren mit 27-stelliger Referenznummer teilnehmen. Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn statt Ihrer Kontonummer Ihre IBAN in der DTA-Datei übermittelt werden soll. 10 von 21

11 manual_opp zahlungsverkehr.docx Strukturierte Weisung Wechselkurs LSV Referenznr. Kdnr. Debit Direct Schweiz Dateityp Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn strukturierte Weisungen übermittelt werden sollen. Die Weisungscodes können Sie dann im Zahlungsvorschlagkopf hinterlegen. Dieses Feld ist relevant für die Zahlungsart -FW. Setzen Sie hier nur nach Rücksprache mit Ihrer Bank ein Häkchen und auch nur, wenn Sie mit Ihrer Bank Devisenkurse vereinbart haben. Dieses Feld ist relevant für die Zahlungsart -LSV. Sie haben hier die Möglichkeit zu wählen, welche Art von Referenznummer im Datenträger übertragen werden soll. Zur Auswahl stehen die Optionen ESR und IPI (=International Payment Instruction). Je nach Auswahl, wird vor Erstellung des Datenträgers die Referenznummer vom Programm ermittelt und in der Zahlungsvorschlagszeile protokolliert. Die ESR Referenznummer wird ermittelt aus "ESR Kunden-ID" mit angehängter Belegnummer der einzuziehenden Rechnung. Die IPI-Referenznummer wird ermittelt aus der Belegnummer der einzuziehenden Rechnung. Dieses Feld ist relevant für die Zahlungsart -DD. Sie tragen hier Ihre Debit Direct Kundennummer ein. Dieses Feld ist zurzeit nicht in Verwendung Notwendige Debitorenstammdaten Debitor Bankkontokarte Tragen Sie hier eine gültige Kombination aus BLZ und Kontonummer und/oder BIC/SWIFT-Code und IBAN ein. 11 von 21

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13 manual_opp zahlungsverkehr.docx Speziell für das Modul Zahlungsverkehr stehen im Register OPplus zwei zusätzliche Felder zur Verfügung: Feld in Debitor Bankkontokarte Name ESR- Teilnehmernummer Debit Direct Feld in Tabelle Bankleitzahlen Kurzbeschreibung Tragen Sie hier die ESR-Teilnehmernummer des Debitoren ein, wenn dieser am ESR- Verfahren teilnimmt Dieses Feld wird vom Programm gesetzt, um anzuzeigen, dass es sich bei der eingegebenen Bankkontonummer um ein Postbankkonto handelt. Notwendige Kreditorenstammdaten Kreditor Bankkontokarte Tragen Sie hier eine gültige Kombination aus BLZ und Kontonummer und/oder BIC/SWIFT-Code und IBAN ein. 13 von 21

14 manual_opp zahlungsverkehr.docx Speziell für das Modul Zahlungsverkehr stehen im Register OPplus drei zusätzliche Felder zur Verfügung: Feld in Debitor Bankkontokarte Name ESR- Teilnehmernummer Debit Direct Bank ESR Feld in Tabelle Bankleitzahlen Kurzbeschreibung Tragen Sie hier die ESR-Teilnehmernummer des Kreditoren ein, wenn dieser am ESR- Verfahren teilnimmt Dieses Feld wird vom Programm gesetzt, um anzuzeigen, dass es sich bei der eingegebenen Bankkontonummer um ein Postbankkonto handelt. Dieses Feld ist zurzeit nicht in Verwendung Einrichtung Zahlungsverkehr Bevor Sie mit dem Modul arbeiten können, müssen Sie die Einrichtungsdaten erstellen. Dies erfolgt über Zahlungsverkehr Einrichtung Einrichtung ZV /LI Einrichtungsdaten erstellen Register Allgemein Option Name Währungscode F Währungscode Euro Ländercode Schweiz Ländercode Liechtenstein Homepage SIX Download BC- Beschreibung Kurzbeschreibung Wenn der Mandant nicht Schweizer Franken geführt wird, tragen Sie hier als Währungscode, den Code ein, der in der Währungstabelle Schweizer Franken repräsentiert, üblicherweise F. Tragen Sie hier den ISO Währungscode für Euro (EUR) ein, dieses Feld ist zurzeit nicht in Verwendung. Tragen Sie hier als Ländercode, den Code ein, der in der Ländertabelle die Schweiz repräsentiert, üblicherweise. Tragen Sie hier als Ländercode, den Code ein, der in der Ländertabelle Liechtenstein repräsentiert, üblicherweise LI. Durch das Erstellen der Einrichtungsdaten, wurde hier eingetragen. Auf der Homepage finden Sie nützliche Informationen rund um das Thema DTA-Zahlungsformate, ebenso kann hier der Schweizerbankenstamm heruntergeladen werden Durch das Erstellen der Einrichtungsdaten, wurde hier 14 von 21

15 manual_opp zahlungsverkehr.docx Nummern clearing.com/tkicch_extern/download/bcbankenstamm.zip eingetragen. Dies ist der direkte Downloadlink für den Schweizerbankstamm. Register DTA Option Name DTA-Auftraggeber DTA Absender LSV Absenderkennung LSV Testbetrieb Max. Betrag F Max. Betrag EUR Beschreibung Kurzbeschreibung Hier können Sie Ihre DTA-Auftraggeber-Kennung eintragen, dieses Feld ist zurzeit nicht in Verwendung. Tragen Sie hier Ihre 5-stellige DTA Absender ID ein, die Eingabe wird zusammen mit einer fortlaufenden Nummer in das Feld 20: der DTA-Datei übernommen Tragen Sie hier Ihre 5-stellige LSV Absenderkennung ein, die Eingabe wird in die Felder ABS-ID und LSV-ID der LSV-Datei übernommen Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn Sie zunächst das LSV Verfahren testen wollen, die erstellte LSV-Datei wird dann mit einem Test-Kennzeichen markiert. Dieses Feld findet Verwendung bei der Zahlungsart -DD, tragen Sie hier den max. Betrag in F pro Zahlungsvorschlag Kopf ein. Hier können Sie einen Grenzbetrag in EUR eintragen, dieses Feld ist zurzeit nicht in Verwendung 15 von 21

16 manual_opp zahlungsverkehr.docx Register ESR Druck Die folgenden Felder werden verwendet, beim Druck von ESR Zahlungsscheinen. Zur Verfügung stehen zwei Varianten, Report Print ESR und Report Print ESR II. Option Name ESR Kunden-ID ESR Teilnehmernr. ESR Bankort ESR Bankname Oberer Rand Beschreibung Kurzbeschreibung Tragen Sie hier Ihre ESR Kunden ID ein, diese Kunden ID wird auf dem ESR-Zahlschein angedruckt. Tragen Sie hier Ihre ESR Teilnehmernummer ein, diese Teilnehmernummer wird auf dem ESR-Zahlschein angedruckt. Tragen Sie hier den Ort Ihrer ESR Bank ein. Tragen Sie hier den Namen Ihrer ESR Bank ein. ESR Zahlscheine haben ein vorgegebenes Layout. Mit Hilfe des Feldes Ober Rand können Sie den Druck genau positionieren 16 von 21

17 manual_opp zahlungsverkehr.docx Import Bankenstamm Über den Funktionsaufruf Import BC-Nummern können Sie den Schweizer Bankenstamm in die Bankleitzahlen importieren. Vor dem Import müssen Sie den Bankenstamm heruntergeladen und lokal zwischengespeichert haben. Auf der Requestpage nehmen Sie dann Bezug auf die zwischengespeicherte Datei. 17 von 21

18 manual_opp zahlungsverkehr.docx Zahlungsarten Durch das Erstellen der Einrichtungsdaten stehen Ihnen zusätzlich die folgenden vier Zahlungsarten für Überweisungen zur Verfügung: -F Zlg. DTA /LI (TA 827 F) -ESR Zlg. DTA /LI (TA 826 ESR) -FW Zlg. DTA /LI (TA 830 FW) -IBAN Zlg. DTA /LI (TA 836 IBAN) für das Lastschriftverfahren stehen Ihnen folgende zwei Zahlungsarten zur Verfügung: -LSV LSV Bankenclearing -DD LSV Postfinance 18 von 21

19 manual_opp zahlungsverkehr.docx Kreditoren Eingangsrechnung mit ESR Referenznummer erfassen Es ist möglich bei der Erfassung einer Rechnung die ESR-Referenznummer zu erfassen, damit bei (DTA-) Zahlung hierauf Bezug genommen werden kann. Bitte beachten Sie, dass bei der Dateiausgabe pro Zeile eine Transaktion erzeugt wird, die anstelle des Verwendungszwecks die entsprechende ESR-Referenznummer enthält. Das bedeutet, dass Gutschriften und Rechnungen nicht in einer solchen Zahlung nicht gemischt werden können. Gehen Sie über Einkauf Kreditoren-Bestellabwicklung-Rechnungen ins Register OPplus. Sie können die ESR Referenznummer einzugeben oder die sogenannte Codierzeile. Entscheiden Sie sich für die Codierzeile, wird hieraus vom Programm die ESR Referenznummer generiert und falls es sich um einen ESR-Beleg mit vorgedrucktem Betrag handelt, der Rechnungsbetrag. Dieser wird zu Ihrer Information in den Rechnungskopf in das Feld Betrag Codierzeile übernommen. Ebenso wird geprüft, ob es zu der in der Codierzeile hinterlegten ESR- Teilnehmernummer (die letzten 9 Zeichen der Codierzeile, hier ) ein passendes Kreditorenbankkonto gefunden wird, wird der zugehörige Kreditor in den Rechnungskopf übernommen. Wenn noch kein Kreditorenbankkonto mit dieser ESR-Teilnehmernummer gefunden wird, kann dies nach einer entsprechenden Abfrage vom Programm automatisch angelegt werden. 19 von 21

20 manual_opp zahlungsverkehr.docx Sowohl die ESR Referenznummer als auch die Codierzeile finden Sie auf dem ESR Beleg, den Sie zusammen mit der Eingangsrechnung von Ihren Kunden erhalten haben. Erstellung ESR Zahlschein bei Ausgangsrechnung Wenn Sie in den Berichtsauswahlen unter der Verwendungsart V.Rechnung zusätzlich zum Rechnungsdruck den Report Druck ESR oder den Report Druck ESR II hinterlegen, wird automatisch beim Druck der Ausgangsrechnung ein ESR Zahlschein erstellt. 20 von 21

21 manual_opp zahlungsverkehr.docx Zahlungsvorschlagskarte Register /LI Option Name Bankzahlungs- Instruktion 1 Bankzahlungs- Instruktion 4 Zahlungsbetrag (MW) ESR- Teilnehmernummer Beschreibung Kurzbeschreibung Hier können Sie bis zu vier strukturierte Bankzahlungsinformationen hinterlegen, beachten Sie, dass diese nur in die Datei übertragen werden, wenn.sie das Feld Strukturierte Weisung im Bankkonto gesetzt haben. Wenn der Mandant nicht Schweizer Franken geführt wird, wird hier der abweichende Zahlungsbetrag in Mandantenwährung angezeigt. Hier wird die ESR-Teilnehmernummer aus dem Kreditorenbankkonto angezeigt. Dieses Feld ist an dieser Stelle nicht änderbar. 21 von 21