Anleitungen zu Inside FHNW

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1 Anleitungen zu Inside FHNW Jasmin Kämpf, Sabina Tschanz und Caroline Weibel, Version Zürich, August

2 Inhaltsverzeichnis 1. Anleitung Inside FHNW Gruppe eröffnen 3 2. Einschränkung für Mac-User ohne Office Dokumente hochladen, teilen und bearbeiten 4 Datei hochladen 4 Versionsverlauf (ältere Version wiederherstellen) 6 Datei bearbeiten ( In Word bearbeiten oder In Web App bearbeiten ) 7 Datei lokal bearbeiten ( In Word bearbeiten ) für Mac ohne Office Datei online bearbeiten ( In Word Web App bearbeiten ) 10 Dateien gemeinsam bearbeiten 10 Dateien speichern/aktualisieren 11 Meldungen wenn zwei Personen gleichzeitig Änderungen vornehmen 11 Lösen von Konflikten Diskussionen erstellen und verwalten 13 Eine neue Diskussion erstellen 13 Benachrichtigung einstellen 14 Benachrichtigungen für alle Diskussionen einstellen 17 2

3 1. Anleitung Inside FHNW Gruppe eröffnen Eine Gruppe kann über die -Adresse eröffnet werden. Folgende Angaben werden benötigt: 1. Titel Projekt (z.b. Projektarbeit 1 bei der Firma Hans Muster) 2. Kurze Beschreibung für das Projekt (z.b. Wir schreiben unsere Projektarbeit 1 über der Wissensmanagement bei der Hans Muster AG.) 3. Klasse (z.b. APS 2013 Vollzeit) 4. Adressen der Gruppemitglieder (Nur offizielle FHNW-Adressen erlaubt) 5. Falls externe Personen mitarbeiten, wird von diesen den vollen Namen und die Adresse benötigt. 6. Beginn und Ende des Projekts Der Inside FHNW Support wird den Gruppenraum eröffnen und Sie per kontaktieren sobald dies geschehen ist. 1. Nachdem Sie die Bestätigungsmail erhalten haben, können Sie auf https://groups.inside.fhnw.ch Ihren Gruppenraum öffnen. 2. Die jeweiligen Gruppen sind unter "Meine Gruppen" aufgeführt. Es können mehrere Gruppen pro Person eröffnet werden. 3. Es wird nun ein neuer Tab geöffnet (siehe unten). Über das SWITCHaai-Login können Sie sich nun bei Inside FHNW einloggen. 4. Nach dem Einloggen öffnet sich die Seite der Inside FHNW. In diesem Tab können nun Dokumente hochgeladen und gemeinsam bearbeitet werden, es können Diskussionen geführt und über den Kalender Termine eingetragen werden. 3

4 2. Einschränkung für Mac-User ohne Office 365 Mac-User ohne Office 365 müssen die Dateien herunterladen; sie können die Dateien nicht direkt öffnen und bearbeiten. Wenn die Datei heruntergeladen wurde, kann sie geöffnet und bearbeitet werden. Die Datei kann nur lokal auf dem Computer abgespeichert werden, wenn die Lizenz Office 365 fehlt. Nach der Bearbeitung der Datei kann die neue Version wieder auf Inside FHNW hochgeladen werden. Wenn der Name nicht geändert wird, wird die alte Version direkt überschrieben Deswegen ist es für Mac-User (ohne Office 365) empfehlenswert, wichtige Dateien immer in der Web-App zu bearbeiten, denn so können keine Versionen verloren gehen. 3. Dokumente hochladen, teilen und bearbeiten Datei hochladen 1. Um eine vorhandene Datei hochzuladen oder eine neue zu erstellen, muss zuerst der Ordner "Dokumente geöffnet werden. 2. Man kann entweder eine neue Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei erstellen oder eine bereits "Vorhandene Datei hochladen". 4

5 3. Dokument hinzufügen a. Nun kann unter "Datei auswählen" die Datei hochgeladen werden. b. Falls die vorhandene Datei nicht automatisch als neue Version hinzugefügt werden soll, kann der Hacken bei Vorhandene Dateien als neue Version hinzufügen weggeklickt werden. c. Unter Versionskommentare können Kommentare zu den Versionen festgehalten werden. d. Am Schluss mit "OK" bestätigen. a) b) c) d) 4. In einem weiteren Schritt können die Dokumenteneigenschaften aktualisiert werden. Normalerweise wird der Name des Dokuments automatisch übernommen, kann aber unter "Name" geändert werden. 5. Anschliessend auf "Speichern" drücken. 5

6 6. Nun ist das Dokument gespeichert und unter "Dokumente" sichtbar. Versionsverlauf (ältere Version wiederherstellen) Wenn eine alte Version überschrieben wurde und diese später wieder benötigt wird, kann diese sehr einfach wiederhergestellt werden: 1. Beim Dokument auf das Icon mit den drei Punkten (" ") unter "Dokumententyp" klicken. 6

7 2. Erneut auf das Icon mit den drei Punkten klicken. 3. Es öffnet sich folgendes Menü. Im Menü auf Versionsverlauf klicken. 4. Auf Versionsverlauf klicken. 5. Nun können alle älteren Versionen eingesehen und wieder geöffnet werden. Datei bearbeiten ( In Word bearbeiten oder In Web App bearbeiten ) Um eine Datei gemeinsam zu bearbeiten, muss die Datei unter Dokumente mit einem Doppelklick geöffnet werden. Es gibt zwei Möglichkeiten Dateien zu bearbeiten: Dateien können lokal auf dem PC bearbeitet werden ( In Word bearbeiten ) 7

8 Dateien können im Web App-Modus, d.h. online bearbeitet werden ( In Word Web App bearbeiten ) Hinweis: Für Mac-User ohne Office 365 ist es empfehlenswert nur den Web App- Modus zu nutzen. Datei lokal bearbeiten ( In Word bearbeiten ) ohne Einschränkung 1. Um die Dateien lokal zu bearbeiten, muss die Datei zuerst mit einem Doppelklick unter "Dokumente" geöffnet werden. Weiter wird unter "Dokument bearbeiten" das Feld "In Word bearbeiten" geöffnet. 2. Es folgt die untenstehende Nachricht. Abschliessend mit "OK" bestätigen. 3. Nun kann die Datei lokal auf dem Computer bearbeitet werden. Wenn das Dokument geschlossen wird, erscheint eine Meldung ob die Änderungen gespeichert werden sollen. Wird dies mit Ja bestätigt, werden die Änderungen automatisch im Dokument auf Inside FHNW übernommen. Das Dokument muss nicht erneut hochgeladen werden. 4. Es ist jedoch wichtig, das Dokument laufend zu aktualisieren, vor allem wenn mehrere Leute gleichzeitig das Dokument bearbeiten! Der Button für die Aktualisierung sieht wie folgt aus: Windows-User: 8

9 Mac-Usern: Datei lokal bearbeiten ( In Word bearbeiten ) für Mac ohne Office 365 Bei der Bearbeitung In Word bearbeiten gibt es Einschränkungen für Mac-User. Die Datei kann heruntergeladen werden, doch das Dokument muss anschliessend lokal auf dem Computer/Laptop gespeichert und kann somit nicht automatisch aktualisiert werden. Wird In Word bearbeiten gewählt, kommt folgende Meldung: Nun wird die Datei lokal auf den Laptop gespeichert. Es ist keine automatische Aktualisierung des Dokuments möglich. Wenn nun zwei Personen gleichzeitig an einer Datei arbeiten, werden nicht beide Änderungen übernommen. Es kann 9

10 sogar vorkommen, dass beim Hochladen der neuen Version die ältere Version überschrieben wird. Hinweis: Beim Heraufladen wird automatisch die Datei neu überschrieben, d.h. die ältere Version wird automatisch "gelöscht", ausser man nimmt das Kreuzchen heraus unter Vorhandene Dateien als neue Version hinzufügen". Datei online bearbeiten ( In Word Web App bearbeiten ) Möchte mehrere Teammitglieder ein Dokument gemeinsam bearbeiten, kann dies im Web App Modus gemacht werden. Die Bearbeitung im Web App Modus ermöglicht eine gemeinsame Bearbeitung mit anderen Usern auch ohne Office 365-Lizenz. Wird die Funktion In Word Web App bearbeiten gewählt ist nicht nur eine schriftliche Bearbeitung möglich, sondern das Dokument kann auch neu formatiert werden. Die Formatierungsmöglichkeiten sind aber etwas eingeschränkt. Dateien gemeinsam bearbeiten Von Mac-User ohne Office 365 ist die Funktion In Web App bearbeiten zu bevorzugen, falls mehrere Nutzer gleichzeitig im Dokument sind. Wenn Änderungen von zwei oder mehreren Usern in der gleichen Zeit vorgenommen werden, sehen die User die Änderungen erst nach der Aktualisierung/Speicherung. 10

11 Dateien speichern/aktualisieren Die Änderungen werden erst übernommen, wenn die Dateien laufend gespeichert/aktualisiert werden. Dies ist bei der gemeinsamen Bearbeitung besonders wichtig. Meldungen wenn zwei Personen gleichzeitig Änderungen vornehmen Die Datei muss laufend aktualisiert werden, um alle Änderungen zu übernehmen. Wenn zwei User zur gleichen Zeit an einer Datei arbeiten, kann es vorkommen, dass folgende Meldungen angezeigt werden: "Sitzungsverlust: Leider wurde Ihre Sitzung unterbrochen. Kopieren Sie Ihre Änderungen und aktualisieren Sie." Unter "Aktualisieren" können dann die neusten Änderungen vom anderen User übernommen werden. Oder eine weitere Meldung: Wenn die Datei lokal auf dem PC bearbeitet wird, informiert folgende Meldung, dass eine andere Person die Datei bearbeitet. 11

12 Hinweis: Trotz dieser Meldungen und der aktualisierten Speicherung ist es am einfachsten sich kurz mit seinen Gruppenmitgliedern vorher abzusprechen, wer nun an welchem Teil der Arbeit arbeiten wird. Es ist nicht empfehlenswert, dass zwei Personen am gleichen Teil der Arbeit arbeiten, da dadurch Änderungen verloren gehen können. Um die Datei zu speichern, kann jeweils auf den Speicher-Button bestätigt werden. Wenn nun Inside FHNW bereits geschlossen wurde und die Datei aber noch offen ist, kommt folgende Meldung. Lösen von Konflikten Wenn nun zwei User in der gleichen Zeile Änderungen vornehmen, wird nach der Speicherung folgende Meldung angezeigt: In diesem Fall werden alle Änderungen der verschiedenen User angezeigt, wovon eine ausgewählt werden kann. 12

13 4. Diskussionen erstellen und verwalten Eine neue Diskussion erstellen Mit dem Feature Diskussionen kann über Themen, die das Projekt betreffen, diskutiert werden. Bei solchen Diskussionen werden jeweils alle Mitglieder des Gruppenraums einbezogen. 1. Eine neue Diskussion kann unter dem Punkt Diskussionen gestartet werden. Dazu klickt man auf das Plus-Zeichen Neue Diskussionen. Es wird eine neue Maske generiert Nun werden die folgenden Felder ausgefüllt. Betreff: Textkörper: Frage: Kategorie: Thema der Diskussion Frage / Diskussion Falls man eine Frage stellt (d.h. Falls man Antworten erwartet), kann dieses Kreuzchen gesetzt werden. Die Kategorien können selber definiert werden 13

14 4. Mit Speichern wird die neue Diskussion generiert. Es können alle Personen im Gruppenraum an der Diskussion teilnehmen. Bis jetzt können die Diskussionen nicht an einzelne Gruppenmitglieder zugeschrieben werden und andere Gruppenmitglieder ausgeschlossen werden. Benachrichtigung einstellen Oben rechts unter Communitytools unter Diskussionen verwalten können die Diskussionen verwaltet werden. Dort besteht auch die Möglichkeit über die Form der Benachrichtigung der Diskussionsteilnehmenden zu entscheiden (z.b. ob eine generiert werden soll, wenn eine neue Person auf eine Diskussion antwortet). 1. Zuerst die Maske Diskussionen verwalten unter Communitytools öffnen. 2. Nun öffnet sich eine Übersicht mit allen bestehenden Diskussionen. In diesem Fenster ist ersichtlich wer die Diskussion erstellt hat. Dies kann helfen, die Übersicht zu wahren. Grundsätzlich gibt es eine Grundeinstellung der Benachrichtigungen, welche für alle Diskussionen gleichermassen gilt. Dennoch besteht die Möglichkeit auch die einzelnen Diskussionen individuell anzupassen. 14

15 Hinweis: Alle Gruppenmitglieder können die Gruppendiskussionen einsehen. Es ist bis anhin nicht möglich einzelne Gruppenmitglieder von Diskussionen auszuschliessen, aber es kann in der Einstellung verfügt werden, dass nicht alle Mitglieder benachrichtigt werden. 3. Die Benachrichtigungen können eingestellt werden, wenn eine Diskussion markiert wird (mit Klick auf die Diskussion). 4. Wenn anschliessend das Icon mit den drei Punkten angewählt wird, öffnet sich eine weitere Maske. Dort auf Benachrichtigen drücken. 5. Nun können die Benachrichtigen eingestellt werden. Es besteht die Wahl ob die Benachrichtigungen bei Allen Änderungen erfolgen soll, oder nur wenn Neue Elemente hinzugefügt werden. 15

16 Hinweis: Wenn für eine Diskussion konkrete Einstellungen unter Benachrichtigungen gemacht werden, muss sich der oder die Administrator/in die zu benachrichtigenden Personen merken, da dies später nicht mehr angezeigt wird. 16

17 Benachrichtigungen für alle Diskussionen einstellen Um für alle Diskussionen die Benachrichtigungen einstellen zu können, ist es möglich unter Liste und Benachrichtigungen dies noch einmal einzustellen. Nun wird für jede Diskussion definiert wer benachrichtigt werden soll. Hinweis: Diese Einstellungen muss sich der oder die Administrator/in merken, da die Einstellungen später nicht mehr angezeigt werden. 17

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