Arbeitskreis Kommunikations- und Informationstechnologie (KIT) Datenübertragung von Gelangensbestätigungen

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1 VDA Arbeitskreis Kommunikations- und Informationstechnologie (KIT) Datenübertragung von Gelangensbestätigungen 4989 Verfahrensbeschreibung Übertragung von Gelangensbestätigungen per EDI mit EDIFACT und XML Diese Empfehlung regelt den maschinellen Datenaustausch von Gelangensbestätigungen von den Kunden an die Zulieferindustrie an die Automobilhersteller. Sie ist das Projektergebnis des VDA-Arbeitskreises Kommunikations- und Informationstechnologie. 1. Ausgabe vom Dezember 2013 VDA-AK KIT Herausgeber: Verband der Automobilindustrie Copyright Behrenstr. 35 Nachdruck, auch auszugsweise, Postfach nur mit Genehmigung des Berlin Herausgebers gestattet. Telefon 030/ Telefax 030/

2 VDA-Empfehlung 4989 Version 1.0, Dezember 2013 Seite 2 von 12 Haftungsausschluss Die VDA-Empfehlungen sind Empfehlungen, die jedermann frei zur Anwendung stehen. Wer sie anwendet, hat für die richtige Anwendung im konkreten Fall Sorge zu tragen. Sie berücksichtigen den zum Zeitpunkt der jeweiligen Ausgabe herrschenden Stand der Technik. Durch das Anwenden der VDA-Empfehlungen entzieht sich niemand der Verantwortung für sein eigenes Handeln. Jeder handelt insoweit auf eigene Gefahr. Eine Haftung des VDA und derjenigen, die an den VDA-Empfehlungen beteiligt sind, ist ausgeschlossen. Jeder wird gebeten, wenn er bei der Anwendung der VDA-Empfehlungen auf Unrichtigkeiten oder die Möglichkeit einer unrichtigen Auslegung stößt, dies dem VDA umgehend mitzuteilen, damit etwaige Mängel beseitigt werden können.

3 VDA-Empfehlung 4989 Version 1.0, Dezember 2013 Seite 3 von 12 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Prozessbeschreibung Datenanforderungen an die RECADV zur Gelangensbestätigung... 6 Gesetzliche Anforderungen... 6 Prozessuale Anforderungen Anforderungen an die Datenübertragung Beispielnachrichten... 8 EDIFACT Beispiele Anlagen... 12

4 VDA-Empfehlung 4989 Version 1.0, Dezember 2013 Seite 4 von Einleitung Gemäß 11. Verordnung zur Änderung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung vom (Bundesgesetzblatt Jg Teil I Nr. 5, Bonn ) gelten in der Bundesrepublik Deutschland neue Regelungen für den Nachweis bei innergemeinschaftlichen Lieferungen in Beförderungs- und Versendungsfällen, die die Steuerbefreiung dieser Lieferungen begründen. Der Unternehmer hat durch Belege nachzuweisen, dass er oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert oder versendet hat. Als eindeutig und leicht nachprüfbar nach Absatz 1 gilt unter anderem ein Nachweis, der wie folgt geführt wird: 1. durch das Doppel der Rechnung ( 14 und 14a des Gesetzes) und 2. durch eine Bestätigung des Abnehmers, dass der Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist (Gelangensbestätigung). Die Gelangensbestätigung kann als Sammelbestätigung ausgestellt werden. In der Sammelbestätigung können Umsätze von bis zu einem Quartal zusammengefasst werden Die Gelangensbestätigung ist an keine spezielle Form gebunden und kann auch auf elektronischem Wege, z.b. per EDI erfolgen. Gemäß den bekannten umsatzsteuerlichen Anforderungen an elektronische Abrechnungsverfahren per EDI sollten auch für die Gelangensbestätigung die für den elektronischen Datenaustausch (EDI) verwendeten Verfahren die Authentizität der Herkunft und Integrität des Inhalts der übermittelten Daten gelten, da für den Empfänger der Gelangensbestätigung erkennbar sein muss, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder seines Beauftragten begonnen hat. In der Automobilindustrie besteht ein großes Interesse daran, die EDI-Option zu nutzen, um den durch die neuen gesetzlichen Anforderungen verursachten zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu minimieren und durch automatisierte Verfahren das Vorliegen entsprechender Bestätigungen in den Abrechnungsprozessen sicherzustellen. Es können prinzipiell drei Verfahren zum Einsatz kommen: 1. Eine explizite Empfangsbestätigung des Empfängers der Waren im übrigen Gemeinschaftsgebiet. Dies ist insbesondere dann angemessen, wenn der Lieferant die Rechnung stellt. 2. Abrechnungsdokumente im Gutschriftsverfahren (Gutschriften), sofern sie die für die Gelangensbestätigung notwendigen Angaben enthalten (siehe Abschnitt XX). Insbesondere muss der Empfangsort der Lieferung im übrigen Gemeinschaftsgebiet und der Empfangstermin zusätzlich zu den sonstigen Angaben gemäß Umsatzsteuergesetz enthalten sein. Zur Verwendung der EDIFACT Nachricht INVOIC im Gutschriftsverfahren wird hier auf die VDA Empfehlung 4938 Teil 2 verwiesen. 3. Eine Spediteurserklärung oder Spediteursbescheinigung über die Verbringung der Waren ins übrige Gemeinschaftsgebiet.

5 VDA-Empfehlung 4989 Version 1.0, Dezember 2013 Seite 5 von 12 Die drei Verfahren schließen sich gegenseitig nicht aus, Mehrfachbestätigungen sind möglich, dürfen sich gegenseitig aber nicht widersprechen. Gegenstand dieser Empfehlung ist der Einsatz des ersten Verfahrens unter Verwendung der EDIFACT Nachricht RECADV (Waren-Empfangsbestätigung oder Wareneingangsmeldung) für die Gelangensbestätigung vom Warenempfänger an den Lieferanten. Mit den Inhalten der Nachricht werden die gesetzlichen Anforderungen an die Gelangensbestätigung abgedeckt. Darüber hinaus sollen die aus der Sicht der beteiligten Unternehmen notwendigen zusätzlichen logistischen Angaben übertragen werden, die eine zuverlässige Verbindung zwischen Lieferdokumenten, der Gelangensbestätigung und den Abrechnungsdokumenten ermöglichen. Nur so kann ein automatisierter Prozess stabil und nachhaltig installiert werden. 2. Prozessbeschreibung Begriffsbestimmung: Im Gesetz werden die Begriffe Unternehmer und Abnehmer verwendet. Im Geschäftsprozess werden die Beteiligten Partner als Käufer (Kunden) und Verkäufer (Lieferanten) bzw. Warenempfänger und Warenversender identifiziert. In dieser Empfehlung wird davon ausgegangen, dass der Warenempfänger/Kunde der Abnehmer ist. Der Warenversender/Lieferant erfüllt die Rolle des (leistenden) Unternehmers. Kunde und Lieferant können im Datenaustausch zusätzlich angegeben werden, wenn diese vom Warenempfänger bzw. Warenversender abweichen (z.b. Werk des Kunden vs. Zentrale und Werk des Lieferanten vs. Zentrale). Im Normalfall bestehen langfristige vertragliche Beziehungen zwischen dem Kunden und dem Lieferanten. In den Geschäftsbeziehungen werden bereits EDI Nachrichten verwendet, so z.b. für die Bestellungen / Lieferabrufe (z.b. Einsatz der Nachricht DELFOR gem. VDA 4984), Lieferschein-DFÜ (z.b. Einsatz der Nachricht DESADV gem. VDA 4987) und Rechnungsdatenaustausch (z.b. Einsatz der Nachricht INVOIC gem. VDA 4938). Die physische Lieferung wird beim Abgang / Versand durch den Lieferanten beim Kunden avisiert. Bei Eintreffen der Lieferung beim Kunden im EU Ausland kann die Ware anhand der übermittelten Daten und der Versandmarkierungen (Label) weitgehend automatisch im

6 VDA-Empfehlung 4989 Version 1.0, Dezember 2013 Seite 6 von 12 Wareneingang verbucht werden. Dabei werden auch ggf. auftretende Abweichungen zwischen Avisierung und tatsächlich eintreffenden Waren festgestellt. Auf der Basis der beim Kunden 1 tatsächlich vereinnahmten Waren wird in einem bestimmten Zyklus eine Gelangensbestätigung für alle relevanten Wareneingänge in diesem Zeitraum erstellt und in Form einer RECADV Nachricht an den Lieferanten versandt. Der Lieferant kann dann in seinem IT System die Ware als empfangsbestätigt markieren. Die Nachrichten werden dabei so strukturiert, dass eine RECADV maximal den Lieferumfang für eine Lieferrelation (Warenversender Warenempfänger) im festgelegten Zeitraum überträgt. Liefert z.b. ein Lieferant aus mehreren Standorten in Deutschland an ein Werk des Kunden im Ausland, wird für jeden Standort des Lieferanten eine eigene Gelangensbestätigung per RECADV erstellt. Anmerkungen: 1. Bei Lieferungen über ein Konsignationslager im EU-Ausland gelten nationale Besonderheiten. 2. Die Reihenfolge der Nachrichten ist nicht zwingend in der oben beschriebenen Sequenz. So kann es z.b. sein, dass die Rechnung früher erstellt wird. In diesem Fall sollte der Lieferant nach geeigneter Zeit überprüfen, ob die entsprechende Gelangensbestätigung eingegangen ist. 3. Die Gelangensbestätigung ist zumindest beim Lieferanten zu archivieren und es gelten die gleichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wie für Rechnungen und andere Handelsbriefe. 3. Datenanforderungen an die RECADV zur Gelangensbestätigung Gesetzliche Anforderungen Der Gesetzgeber fordert folgende Angaben in einer Gelangensbestätigung Name und Anschrift des Abnehmers Menge und handelsübliche, bei Fahrzeugen auch die VIN Ort und Monat des Erhalts der Lieferung bzw. des Endes der Beförderung Ausstellungsdatum Bei Verwendung des elektronischen Datenaustauschs kann die auf Papierdokumenten erforderliche Unterschrift entfallen. Prozessuale Anforderungen Um eine weitgehend automatisierte Verarbeitung der eingehenden Gelangensbestätigung zu ermöglichen, sollten noch folgende Angaben enthalten sein (fettgedruckte Attribute sind Pflichtangaben): Kundennummer oder Werksnummer, Abladestelle, ausländische UST-ID des Warenempfängers Lieferantennummer des Warenversenders 1 Als Kunde gilt jedes Unternehmen, dem für die Lieferung eine Rechnung erstellt wird.

7 VDA-Empfehlung 4989 Version 1.0, Dezember 2013 Seite 7 von 12 Sendungsnummer gem. Lieferschein-DFÜ (DESADV) Sachnummer/Artikelnummer der gelieferten Teile Lieferscheinnummer, wie in der DESADV übertragen Sonstige Referenzen: Wareneingangsdatum (nicht nur der Monat) Ggf. die Wareneingangsnummer, vergeben vom Kunden; Rechnungsnummer und -datum, sofern die Rechnung bei Erstellung der Gelangensbestätigung bereits beim Kunden vorliegt; Es ist zu empfehlen, dass mindestens einmal im Monat eine Sammel- Gelangensbestätigung ausgestellt wird. Alternativ kann mit jeder Warenvereinnahmung (jeder DESADV nach VDA 4987 oder Lieferschein DFÜ nach VDA 4913) eine entsprechende Gelangensbestätigung ausgestellt werden. 4. Anforderungen an die Datenübertragung Durch die Auswahl geeigneter Datenübertragungsverfahren kann die Authentizität und Integrität der Daten gesichert werden. Die beteiligten Partner sollten diese Verfahren in einer schriftlichen Vereinbarung (EDI-Vereinbarung siehe Anlage) fixieren. Als sicher gelten folgende Übertragungsverfahren: OFTP2 über das öffentliche Internet mit Nutzung der Transport Layer Security (TLS) und digitalen Zertifikaten, die nach der Odette Richtlinie für OFTP2 Zertifikate erstellt wurden. OFTP1 in Verbindung mit ISDN oder IP-Netzwerken mit Virtual Private Network (VPN) Verbindung HTTPS basierte automatisierte Web-Service Lösungen (z.b. auto-gration) oder manuelles Hoch- bzw. Herunterladen. AS2 über das öffentliche Internet mit Nutzung der TLS Option.

8 VDA-Empfehlung 4989 Version 1.0, Dezember 2013 Seite 8 von Beispielnachrichten EDIFACT Beispiele Beispiel 1 Ein Lieferant liefert einem Kunden im EU Ausland Waren gemäß folgendem Lieferavis: UNA:+.? ' UNB+UNOC:3+O LIEFER:59+O X0B7EDI01: : ' UNH+1+DESADV:D:07A:UN:GAVF10' BGM+351:::LAB ' DTM+137: :102' DTM+11: :102' DTM+132: :102' MEA+AAX+AAD+KGM:820' MEA+AAX+AAL+KGM:800' MEA+AAX+ABJ+MTQ:0.8' MEA+AAE++C62:2' RFF+CRN: ' NAD+SF ::92++Lieferanten GmbH+Industriestraße 1+Adorf DE' LOC+9+Halle 7' RFF+ANK: ' NAD+ST+02042::92++Automobil AG:Werk Brüssel+ 80 Bd. A. Reyers LN+Bruxelles BE' LOC+11+Gebäude 45::92' RFF+ANK: ' NAD+CA+++ElKaWe Transporte GmbH' TOD+++EXW' LOC+1+:::Adorf' TDT A-XY 123' CPS+1++4' PAC+1+:35:AAC+Kiste A::92' QTY+52:37:PCE' PCI+17+ggf. Markierung++1J::5' GIN+ML+Packstück 1' LIN+++SNR 1:IN' QTY+12:37:PCE' IMD+++:::Biegewerkzeug gem. Zeichnung 123::de' RFF+AAU: :1' DTM+171: :102' RFF+ON:Rahmenvertrag0815' DTM+171: :102' UNT+38+1' UNZ+1+X' Trennzeichen-Vorgabe Interchange Header mit Absender und Empfänger (jeweils Odette ID), Erstellungsdatum und Uhrzeit. Nachrichtentyp und Directory, Kennung der VDA Guideline Lieferavis, Prozesskennung (LAB), Avis-Nummer, Original Datum der Nachricht Versanddatum Voraussichtliches Eintreffdatum Bruttogewicht der Sendung 820 kg Nettogewicht der Sendung 800 kg Volumen 0,8 Kubikmeter 2 Ladeeinheiten Sendungsnummer Warenversender Beladestelle DUNS Nummer des Warenversenders Warenempfänger Abladestelle Zus. DUNS Nummer des Empfängers Frachtführer Lieferbedingung: ex Werk Ort der Lieferbedingung Transportmittel LKW und Kennzeichen 1. Sendungsposition, vereinfachte Ladeeinheit 1 Stück Kiste A (Hauptpackmittel) Füllmenge 37 Stück je Packmittel Art des Labels 1J Single Label Label-Nummer des Packstücks Sachnummer des Kunden 37 Stück Beschreibung der Lieferung / Leistung Lieferschein und position Lieferscheindatum Rahmenvertragsnummer Rahmenvertragsdatum Ende der Nachricht Ende der Übertragung

9 VDA-Empfehlung 4989 Version 1.0, Dezember 2013 Seite 9 von 12 Der Kunde bestätigt den Empfang der Lieferung mit folgender Nachricht UNA:+.? ' Trennzeichen-Vorgabe UNB+UNOC:3+OD012345:59: :1:X : ' Interchange Header mit Absender und Empfänger (jeweils Odette ID), Erstellungsdatum und Uhrzeit. UNH+1+RECADV:D:03A:UN:GAVH10' Nachrichtentyp und Directory, Kennung der VDA Guideline BGM+632:::Gelangensbestätigung ' Wareneingangsmeldung, Profil: Gelangensbestätigung, Nummer der Nachricht, Original DTM+137: :102' Datum der Nachricht NAD+SF ::92++Lieferanten Warenversender GmbH+Industriestraße 1+Adorf DE' RFF+ANK: ' DUNS Nummer des Warenversenders NAD+ST+02042::92++Automobil AG:Werk Warenempfänger Brüssel+ 80 Bd. A. Reyers LN +Bruxelles BE' LOC+11+Gebäude 45:::92' Abladestelle RFF+ANK: ' Duns Nummer des Warenempfängers CPS+1' Sendungsebene, 1. Sendung RFF+CRN: ' Sendungsnummer TDT A-XY 123' Transportart Straße, LKW-Kennzeichen DTM+50: :102' Wareneingangsdatum: LIN+++SNR 1:IN' Sachnummer IMD+++:::Biegewerkzeug::de' QTY+48:37:PCE' Menge Wareneingang: 37 Stück RFF+AAU: :1' UNT+17+1' Ende der Nachricht UNZ ' Ende der Übertragung

10 VDA-Empfehlung 4989 Version 1.0, Dezember 2013 Seite 10 von 12 Beispiel 2 Der Lieferant sendet im Monat Oktober 2013 vier Lieferungen an den Kunden: LS-Datum WE- Sendungsnummer Sachnummer Menge Datum SNR Krümmer links SNR Krümmer rechts SNR Krümmer links SNR Krümmer rechts SNR Mittelstück SNR Krümmer links SNR Krümmer rechts SNR Krümmer links SNR Krümmer rechts SNR Mittelstück Die Sammelbestätigung des Kunden für die Lieferungen im Oktober 2013 könnte dann so aussehen: UNA:+.? ' Trennzeichen-Vorgabe UNB+UNOC:3+O X0B7E DI01:59+O LIEFER: Interchange Header mit Absender und Empfänger (jeweils Odette ID), Erstellungsdatum und Uhrzeit. 1: ' UNH+1+RECADV:D:03A:UN:GAVH10' Nachrichtentyp und Directory, Kennung der VDA Guideline BGM+632:::Gelangensbestätigung ' Wareneingangsmeldung, Profil: Gelangensbestätigung, Nummer der Nachricht, Original DTM+137: :102' Datum der Nachricht DTM+158: :102' Startdatum DTM+159: :102' Enddatum NAD+SF ::92++Lieferanten Warenversender GmbH+Industriestraße 1+Adorf DE' NAD+ST+02042::92++Automobil Warenempfänger AG:Werk Brüssel+80 Bd. A. Reyers LN+Bruxelles BE' CPS+1' Erste Sendung RFF+CRN:203-41' Sendungsnummer RFF+AAK: ' Lieferavis-Nummer TDT ' Transport: Straße DTM+50: :102' Wareneingangsdatum LIN+++SN 1:IN' 1. Lieferposition: Sachnummer IMD+++:::Krümmer links::de' QTY+48:1500:PCE' RFF+AAU: :1' LIN+++SN 2:IN' 2. Lieferposition: Sachnummer IMD+++:::Krümmer rechts::de' QTY+48:1500:PCE' RFF+AAU: :2'

11 VDA-Empfehlung 4989 Version 1.0, Dezember 2013 Seite 11 von 12 CPS+2' RFF+CRN: ' RFF+AAK: ' TDT ' DTM+50: :102' LIN+++SN 1:IN' IMD+++:::Krümmer links::de' QTY+48:2000:PCE' RFF+AAU: :1' LIN+++SN 2:IN' IMD+++:::Krümmer rechts::de' QTY+48:2000:PCE' RFF+AAU: :2' LIN+++SN 3:IN' IMD+++:::Mittelstück::de' QTY+48:800:PCE' RFF+AAU: :3' CPS+3' RFF+CRN: ' RFF+AAK: ' TDT ' DTM+50: :102' LIN+++SN 1:IN' IMD+++:::Krümmer links::de' QTY+48:1800:PCE' RFF+AAU: :1' LIN+++SN 2:IN' IMD+++:::Krümmer rechts::de' QTY+48:1800:PCE' RFF+AAU: :2' CPS+4' RFF+CRN: ' RFF+AAK: ' TDT ' DTM+50: :102' LIN+++SN 1:IN' IMD+++:::Krümmer links::de' QTY+48:1700:PCE' RFF+AAU: :1' LIN+++SN 2:IN' IMD+++:::Krümmer rechts::de' QTY+48:1700:PCE' RFF+AAU: :2' LIN+++SN 3:IN' IMD+++:::Mittelstück::de' QTY+48:500:PCE' RFF+AAU: :3' UNT+70+1' UNZ ' Zweite Sendung Sendungsnummer Lieferavis-Nummer Transport: Straße Wareneingangsdatum 1. Lieferposition: Sachnummer 2. Lieferposition: Sachnummer 3. Lieferposition: Sachnummer Dritte Sendung Sendungsnummer Lieferavis-Nummer Transport: Straße Wareneingangsdatum 1. Lieferposition: Sachnummer 2. Lieferposition: Sachnummer Vierte Sendung Sendungsnummer Lieferavis-Nummer Transport: Straße Wareneingangsdatum 1. Lieferposition: Sachnummer 2. Lieferposition: Sachnummer 3. Lieferposition: Sachnummer Ende der Nachricht Ende der Übertragungsdatei

12 VDA-Empfehlung 4989 Version 1.0, Dezember 2013 Seite 12 von Anlagen Anhang 1 EDIFACT Guide RECADV Anhang 2 XML Guide ReceivingAdvice

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