Informatik-Anwender II SIZ SIZ-IA32-WWPOW2007CC. Autoren: Tanja Bossert, Charlotte von Braunschweig, Tina Wegener. 1. Ausgabe vom 08.

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1 SIZ-IA32-WWPOW2007CC Autoren: Tanja Bossert, Charlotte von Braunschweig, Tina Wegener 1. Ausgabe vom 08. Februar 2008 Informatik-Anwender II SIZ IA 321: Text- und Grafikdokumente umfassend formatieren (mit Microsoft Word 2007 und PowerPoint 2007) Länderspezifische Anpassung: Schweiz HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: SIZ-IA32-WWPOW2007CC Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

2 I Informatik-Anwender II SIZ - Modul 321 Einstieg 1 Mit diesem Buch arbeiten Der Informatik-Anwender SIZ Was Sie wissen sollten Grundlegende Programmeinstellungen vornehmen... 6 Texte mit Word bearbeiten 2 Texte strukturieren Grundlagen zu Tabstopps Tabstopps mit der Maus bearbeiten Mit dem Dialogfenster TABSTOPPS arbeiten Allgemeine Tabellenbearbeitung Nützliche Tipps zur Tabellengestaltung Tabelle in Text umwandeln und umgekehrt Tabellen und Listen sortieren Schnellübersicht Übung Fragen Formatierung mit Formatvorlagen Formatvorlagen einsetzen Formatvorlagen erstellen und bearbeiten Alle Formatvorlagen schnell wechseln Eigene Formatvorlagensätze erstellen Tipps zum Arbeiten mit Formatvorlagen Schnellübersicht Übung Fragen Grafiken einfügen und bearbeiten Grafiken einfügen Grafiken bearbeiten Grafiken positionieren Zeichnungen erstellen Zeichnungen bearbeiten Textfelder erstellen und bearbeiten Dokumente mit Wasserzeichen versehen Schnellübersicht Übung Fragen Schnelles Bewegen in Dokumenten Schnelles Bewegen und Markieren im Text Textmarken im Text verwenden Mit Hyperlinks im Text bewegen Schnellübersicht Übung Fragen Texterstellung in Word automatisieren 6 Schnellbausteine verwenden Schnellbausteine erstellen und einfügen Schnellbausteine bearbeiten, löschen und drucken Schnellübersicht Übung Fragen Rechtschreibung, Trennung, Synonyme Grundlagen der Rechtschreibprüfung Mit der manuellen Rechtschreibprüfung arbeiten Mit der manuellen Grammatikprüfung arbeiten Optionen für Rechtschreib- und Grammatikprüfung einstellen Die AutoKorrektur-Funktion nutzen Die Silbentrennung durchführen Synonyme vorschlagen lassen Praxistipps zum Ersetzen von Formatierungen Tipps zum Suchen und Ersetzen von Satzzeichen Schnellübersicht Übung Fragen Felder und Feldfunktionen Der Einsatz von Feldern Felder einfügen Felder und Feldergebnisse anzeigen Feldergebnisse aktualisieren Praktische Tipps zum Arbeiten mit Feldern Dokument- und Benutzerinformationen einfügen Bausteine als Feld einfügen Mit dem Feld FILL-IN eine Eingabeaufforderung erstellen Bedingungen mit Feldern definieren Schnellübersicht Übung Fragen Dokumentvorlagen Was sind Dokumentvorlagen? Dokumentvorlagen nutzen und erstellen Dokumentvorlagen bearbeiten und speichern Dokumentvorlagen verwalten und organisieren Schnellübersicht Übung Fragen Serienbriefe erstellen Das Prinzip des Seriendrucks Die Arbeitsschritte zur Serienbrieferstellung

3 Inhalt I 10.3 Seriendruck starten Serienbrief erzeugen Serienbrief drucken Datenquelle nachträglich bearbeiten Hinweise zum Verwenden verschiedener Datenquellen Verzeichnisse, Briefumschläge und Etiketten drucken Schnellübersicht Übung Fragen Word effektiv nutzen 11 Abschnitte, Spalten, Kopf- und Fusszeilen, Fussnoten Abschnitte verwenden Text in Spalten setzen Kopf- und Fusszeilen erzeugen Kopf- und Fusszeilen bearbeiten Individuelle Kopf- und Fusszeilen erzeugen Seitenzahlen in Kopf- und Fusszeilen einfügen Fuss- bzw. Endnoten erstellen und bearbeiten Schnellübersicht Übung Fragen Gliederungen Die Gliederungsarten Absätze gliedern Dokumente gliedern Gliederung betrachten Gliederung ändern Inhaltsverzeichnis erzeugen Schnellübersicht Übung Fragen Word-Dokumente gemeinsam nutzen 13 Im Team arbeiten Grundlagen der gemeinsamen Dokumentbearbeitung Kommentare verwenden Änderungen an einem Dokument verfolgen Änderungen akzeptieren bzw. verwerfen Dokumente zusammenführen und vergleichen Schnellübersicht Übung Fragen Passwörter und Fremdformate Sicherheitsoptionen für Dokumente festlegen Daten importieren und exportieren OLE-Objekte in Word erzeugen Vorhandene Daten als OLE-Objekt einfügen OLE-Objekte bearbeiten Word-Dokumente im Internet Schnellübersicht Übung Fragen Präsentationen mit PowerPoint erstellen 15 Mit eigenen Vorlagen arbeiten Eigene Vorlagen verwenden Vorlagen mit Folienmastern erstellen Folienmaster und Layouts gestalten Präsentationen als Vorlage speichern und öffnen Anderes Farbendesign zuweisen Folienhintergrund ändern Fusszeilen einrichten Folienmaster-Einstellungen auf Folien umgehen Schnellübersicht Übung Fragen Präsentationen planen Vorüberlegungen zum Erstellen von Präsentationen Wichtige Rahmenbedingungen definieren Ausgabemedium bestimmen Inhaltliche Struktur festlegen Gliederung erstellen Schnellübersicht Übung Fragen Bildschirmpräsentationen Bildschirmpräsentationen steuern Bildschirmpräsentationen mit Folienübergängen gestalten Animationseffekte einsetzen Automatische Bildschirmpräsentationen erstellen Probelauf für Einblendezeiten Schnellübersicht Übung Fragen Professionelles Begleitmaterial anfertigen Notizen für den Vortrag erstellen Notizen gestalten und drucken Handzettel für das Publikum anfertigen Praxistipps zu Notizen und Handzetteln Schnellübersicht Übung Fragen Kapitelübergreifende Übungen Stichwortverzeichnis

4 3 Informatik-Anwender II SIZ - Modul Formatierung mit Formatvorlagen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Formatvorlagen erstellen und nutzen können wie Sie eigene Designschriftarten zusammenstellen können wie Sie Zeichen-, Absatz- und verknüpfte Formatvorlagen erzeugen und verändern wie Sie wie eigene Formatvorlagensätze erstellen und nutzen können Voraussetzungen Grundlagen der Textverarbeitung und -gestaltung 3.1 Formatvorlagen einsetzen Anwendungsgebiete von Formatvorlagen Formatierungen setzen sich häufig aus mehreren Formatierungsmerkmalen zusammen. Soll ein Firmenschriftzug beispielsweise mit der Schriftart Arial, Schriftgrad 14, fett und unterstrichen formatiert werden, müssen mehrere Formatierungsbefehle erteilt werden, bis der Text das gewünschte Aussehen hat. Wenn Sie jedoch solche Kombinationen von Formatierungen in sogenannten Formatvorlagen speichern, hat dies für Sie unter anderem folgende Vorteile: Sie können mehrere Formatierungsmerkmale auf einmal zuweisen. Sie müssen eventuelle Änderungen an der Formatierung nur einmal vornehmen, nämlich in der Formatvorlage. Die Formatierung des Firmenschriftzuges kann damit auch in bereits vorhandenen Dokumenten angepasst werden. Welche Formatvorlagen gibt es? Formatvorlagen lassen sich unterteilen in die folgenden Formatvorlagentypen: Formatvorlagentyp Erklärung Anwendung Absatzformatvorlagen Zeichenformatvorlagen Verknüpfte Formatvorlagen (Absatz und Zeichen) Tabellenformatvorlagen Listenformatvorlagen Steuern die Absatzdarstellung z. B. mit Textausrichtung, Tabstopps, Zeilenabstand und Rahmen Kombination von Zeichenformaten, z. B. Schriftart und -grad, Fett- oder Kursivdruck Kombination von Absatz- und Zeichenformatvorlagen Ermöglichen die einheitliche Gestaltung von Rahmen, Schattierungen, Ausrichtungen und Schriftarten in Tabellen Zuweisung z. B. von gleichen Ausrichtungen, Aufzählungszeichen und Schriftarten für Listen Werden auf Absätze angewendet, z. B. Listenabsätze Werden auf einzelne Zeichen (Wörter) angewendet, z. B. bei einem formatierten Firmenschriftzug Werden auf Absätze und die darin enthaltenen Zeichen angewendet, z. B. bei Überschriften Werden auf ganze Tabellen angewendet Werden auf die Absätze einer Liste und die darin enthaltenen Nummerierungsbzw. Aufzählungszeichen angewendet 22

5 Formatierung mit Formatvorlagen 3 Word stellt standardmässig bereits etliche Formatvorlagen zur Verfügung. Wenn Sie beispielsweise ein neues Dokument öffnen und Text eingeben, wird dieser Text in der Regel mit der Absatzformatvorlage STANDARD formatiert. Verknüpfte Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 1 Verknüpfte Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 2 Absatzformatvorlage STANDARD Zeichenformatvorlage HERVORHEBEN Listenformatvorlage Verknüpfte Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 2 Tabellenformatvorlage Verschiedene Formatvorlagen in einem Dokument Formatvorlage zuweisen Absatzformatvorlagen, Zeichenformatvorlagen und verknüpfte Formatvorlagen werden im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN im Listenfeld SCHNELLFORMAT- VORLAGEN angezeigt. Anhand ihrer Namen können Sie erkennen, für welche Textoder Gestaltungselemente sich die einzelnen Formatvorlagen besonders gut eignen. Setzen Sie den Cursor in den Absatz oder das Wort, dem eine Formatvorlage zugewiesen werden soll, bzw. markieren Sie einen entsprechenden Bereich. Wechseln Sie zum Register START. Scrollen Sie in der Gruppe FORMATVORLAGEN mithilfe der Bildlaufpfeile durch die Einträge des Listenfelds, und klicken Sie auf die gewünschte Formatvorlage. oder Öffnen Sie das Listenfeld durch Klicken auf das Symbol, und wählen Sie einen Eintrag aus dem Bereich. Formatvorlagen zuweisen Reine Absatzformatvorlagen erkennen Sie im Listenfeld am Symbol vor dem Namen. 23

6 3 Informatik-Anwender II SIZ - Modul Formatvorlagen erstellen und bearbeiten Wo werden Formatvorlagen gespeichert? Word speichert Formatvorlagen mit dem Dokument. Jedes Dokument kann dadurch eine eigene Zusammenstellung von Formatvorlagen besitzen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Formatvorlagen in Dokumentvorlagen (vgl. Kap. 9) zu speichern. Dann stehen die Formatvorlagen in allen Dokumenten zur Verfügung, die mit dieser Dokumentvorlage erstellt werden. Neue Absatz-, Zeichen- oder verknüpfte Formatvorlage erstellen Formatieren Sie einen Absatz mit allen Eigenschaften, die in die neue Formatvorlage übernommen werden sollen. oder Möchten Sie eine Zeichenformatvorlage erstellen, nehmen Sie die gewünschte Zeichenformatierung vor. Markieren Sie den betreffenden Absatz bzw. den formatierten Zeichenbereich. Klicken Sie in der Gruppe FORMAT- VORLAGEN auf das Symbol, und wählen Sie den Eintrag AUSWAHL ALS NEUE SCHNELLFORMATVORLAGE SPEICHERN. oder Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung, und rufen Sie den Kontextmenüpunkt FORMATVORLAGEN - AUSWAHL ALS NEUE SCHNELLFORMATVOR- LAGE SPEICHERN auf. Tragen Sie im Dialogfenster NEUE FORMATVORLAGE VON FORMATIERUNG ERSTELLEN einen Namen für die neue Formatvorlage ein. Word erzeugt standardmässig eine verknüpfte Formatvorlage. Neue Formatvorlage erzeugen Möchten Sie einen anderen Formatvorlagentyp erstellen, betätigen Sie die Schaltfläche ÄNDERN, und wählen Sie im Listenfeld des eingeblendeten Dialogfensters den gewünschten Formatvorlagentyp aus. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK. Sie möchten, dass die Schrift der neuen Formatvorlage sich automatisch an die jeweilige Designschriftart anpasst, ist es notwendig, dass Sie eine der für Textkörper bzw. Überschrift vorgesehenen Schriftarten (Designschriftarten) wählen. Andernfalls wird die gewählte Schriftart auch beim Zuweisen anderer Designschriftarten immer beibehalten. Falls Sie einen Namen eintragen, der bereits für eine vorhandene Formatvorlage vergeben ist, erhalten Sie eine entsprechende Meldung des Programms. Wenn die neu erstellte Formatvorlage in allen Dokumenten verfügbar sein soll, die Sie mit der aktuellen Dokumentvorlage erstellen, aktivieren Sie das Optionsfeld. 24

7 Formatierung mit Formatvorlagen 3 Formatvorlage ändern und neue Formatierung zuweisen Haben Sie eine Formatvorlage verwendet und verändern Sie anschliessend die Formatierung des betreffenden Textes, können Sie diese Änderung dauerhaft speichern (z. B. Verwendung der Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 1 und zusätzliche Formatierung Unterstrichen). Diese Änderung gilt für alle Texte, denen diese Formatvorlage zugewiesen ist bzw. wird. Formatieren Sie den Absatz bzw. die Zeichen mit den Eigenschaften, die die Formatvorlage erhalten soll, oder platzieren Sie den Cursor an einer entsprechend formatierten Stelle. Klicken Sie im Listenfeld SCHNELLFORMAT- VORLAGEN mit der rechten Maustaste auf die zu ändernde Formatvorlage, und wählen Sie aus der eingeblendeten Liste den Eintrag Formatvorlagenname AKTUALISIEREN, UM DER AUSWAHL ANZUPASSEN. Formatvorlage aktualisieren Alle Texte im Dokument, denen diese Formatvorlage zugewiesen ist, werden automatisch verändert. 3.3 Alle Formatvorlagen schnell wechseln Formatvorlagen mithilfe der Formatvorlagensätze wechseln Was ist ein Formatvorlagensatz? Formatvorlagensätze enthalten jeweils eine Zusammenstellung von Formatvorlagen. Die Formatvorlagen in einem Formatvorlagensatz sind hinsichtlich Schriftarten und Farben aufeinander abgestimmt. Die Schriften und Farben, die allen Formatvorlagen eines Formatvorlagensatzes gemeinsam sind, können Sie in einem Arbeitsschritt für alle Formatvorlagen ändern. Die Formatvorlagen tragen in den einzelnen Formatvorlagensätzen dieselben Namen, weisen jedoch unterschiedliche Formatierungsmerkmale auf. Mithilfe der Formatvorlagensätze verändern Sie schnell die optische Anmutung eines Dokuments. Formatvorlagen ÜBERSCHRIFT 1 und STANDARD der Formatvorlagensätze STANDARD und AUSGEFALLEN 25

8 3 Informatik-Anwender II SIZ - Modul 321 Anderen Formatvorlagensatz wählen Um einen anderen Formatvorlagensatz anzuzeigen, betätigen Sie im Register START in der Gruppe FORMAT- VORLAGEN die Schaltfläche FORMATVORLAGEN ÄNDERN. Zeigen Sie auf den Eintrag FORMATVORLAGENSATZ, und wählen Sie aus dem Bereich der eingeblendeten Liste einen anderen Formatvorlagensatz. Die Formatierungsmerkmale der Formatvorlagen werden an den neuen Formatvorlagensatz angepasst, und das Aussehen des Dokuments ändert sich entsprechend. Anderen Formatvorlagensatz wählen Formatvorlagen mithilfe der Designschriftarten wechseln Andere Designschriftarten zuweisen Die vordefinierten Formatvorlagen beruhen auf sogenannten Designschriftarten bzw. -farben. Bei Bedarf können Sie die Formatvorlagen ändern, indem Sie einen anderen Satz aufeinander abgestimmter Designschriftarten verwenden. Klicken Sie in der Liste der Schaltfläche FORMATVORLAGEN ÄNDERN auf den Eintrag SCHRIFTARTEN, und wählen Sie eine neue Zusammenstellung aus. Auf analoge Weise können Sie über den Eintrag FARBEN auch andere Farben wählen. Eigene Schriftarten zusammenstellen Neben den vordefinierten Zusammenstellungen aufeinander abgestimmter Schriften (Designschriften) können Sie auch eine individuelle Kombination von Schriftarten erstellen und verwenden. Um selbst Schriftarten zu einem Schriftensatz zusammenzustellen, betätigen Sie im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN die Schaltfläche FORMATVORLAGEN ÄNDERN. Zeigen Sie auf den Eintrag SCHRIFTARTEN, und wählen Sie aus der eingeblendeten Liste den Eintrag NEUE DESIGNSCHRIFTARTEN ERSTELLEN. Das gleichnamige Dialogfenster wird angezeigt. Bestimmen Sie anhand der Listenfelder und, welche Schriftart für Überschriften und welche für Textkörper verwendet werden soll. Im Feld wird eine entsprechende Vorschau eingeblendet. Tragen Sie in das Eingabefeld einen Namen für die Zusammenstellung ein, und betätigen Sie die Schaltfläche SPEICHERN. Designschriftarten zusammenstellen 26

9 Formatierung mit Formatvorlagen 3 Die Zusammenstellung wird gespeichert und automatisch dem aktuellen Dokument zugewiesen. Wenn Sie die Schaltfläche FORMATVORLAGEN ÄNDERN betätigen und auf den Eintrag SCHRIFTARTEN zeigen, erscheint die neue Zusammenstellung im Bereich BENUTZERDEFINIERT der Liste und kann durch Anklicken auch anderen Dokumenten zugewiesen werden. Benutzerdefinierte Schriften Auf entsprechende Weise können Sie über den Eintrag FARBEN, Eintrag NEUE DESIGNFARBEN ERSTELLEN, auch neue Designfarben zusammenstellen. 3.4 Eigene Formatvorlagensätze erstellen Wozu dienen eigene Formatvorlagensätze? In einem Unternehmen werden viele verschiedene Dokumente geschrieben, z. B. Bestellungen, Angebote, Rechnungen und Zahlungserinnerungen. Diese unterschiedlichen Dokumente verfügen teilweise über Elemente, die in den verschiedenen Dokumenten identisch formatiert werden, beispielsweise Absenderangaben, Anschrift des Empfängers, eine Betreffzeile und Fliesstext. Für solche Fälle bietet es sich an, einen eigenen Formatvorlagensatz zusammenzustellen und zu speichern. Ein Formatvorlagensatz kann enthalten: Bereits vorhandene Formatvorlagen (unverändert oder individuell angepasst) Selbst erstellte Formatvorlagen Darüber hinaus ist es möglich, überflüssige Formatvorlagen aus der Anzeige zu entfernen und so die Übersichtlichkeit des Listenfelds SCHNELLFORMATVORLAGEN zu erhöhen. Listenfeld SCHNELLFORMATVORLAGEN mit individuellem Formatvorlagensatz 27

10 3 Informatik-Anwender II SIZ - Modul 321 Formatvorlagensätze zusammenstellen und speichern Erstellen Sie alle Formatvorlagen, die Sie benötigen, bzw. passen Sie vorhandene Formatvorlagen Ihren Erfordernissen an. Passen Sie das Listenfeld SCHNELL- FORMATVORLAGEN an, sodass es genau diejenigen Formatvorlagen auflistet, die Sie benötigen. Betätigen Sie im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN die Schaltfläche FORMATVORLAGEN ÄNDERN, klicken Sie in der eingeblendeten Liste auf den Eintrag FORMAT- VORLAGENSATZ, und wählen Sie den Untereintrag ALS SCHNELLFORMAT- VORLAGEN-SATZ SPEICHERN. Geben Sie im eingeblendeten Dialogfenster einen aussagekräftigen Dateinamen ein, und bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. Nach dem Speichern stehen individuelle Formatvorlagensätze automatisch in allen Word- Dokumenten zur Verfügung. Selbst erstellte Formatvorlagensätze speichert Word im Ordner C:\Users\ Benutzername\ AppData\Roaming\ Microsoft\QuickStyles. Dabei wird dasselbe Dateiformat wie bei Dokumentvorlagen verwendet (Dateinamenerweiterung.dotx). Einen eigenen Formatvorlagensatz löschen Sie, indem Sie wie beim Speichern vorgehen, den Formatvorlagensatz im Dialogfenster SCHNELLFORMATVORLAGEN- SATZ SPEICHERN markieren, DEL betätigen und die eingeblendete Rückfrage mit JA beantworten. Formatvorlagensatz speichern 3.5 Tipps zum Arbeiten mit Formatvorlagen Vorhandene Formatvorlagen einsehen Im Listenfeld SCHNELLFORMATVORLAGEN werden nur die wichtigsten bzw. die bereits verwendeten Formatvorlagen angezeigt (Standardeinstellung EMPFOHLEN). Möchten Sie alle vorhandenen Formatvorlagen anzeigen, klicken Sie im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf das Symbol. Klicken Sie im eingeblendeten Aufgabenbereich auf den Hyperlink Optionen. Wählen Sie im Listenfeld ANZUZEIGENDE FORMATVORLAGEN AUS- WÄHLEN des eingeblendeten Dialogfensters den Eintrag ALLE FORMATVORLAGEN. 28

11 Formatierung mit Formatvorlagen 3 Verwendete Formatvorlagen drucken Um eine Übersicht über die in einem Dokument verwendeten Formatvorlagen und deren Formatierungsmerkmale zu erhalten, können Sie diese drucken. Öffnen Sie über die OFFICE-Schaltfläche, Menüpunkt DRUCKEN, das Dialogfenster DRUCKEN. Wählen Sie im Listenfeld DRUCKEN den Eintrag FORMAT- VORLAGEN, und bestätigen Sie mit OK. Formatvorlagen drucken Verknüpfte Formatvorlagen und Absatzformatvorlagen automatisch aktualisieren Um Änderungen an der Formatierung eines Absatzes automatisch in die Formatvorlage zu übernehmen, mit der der Absatz formatiert ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Formatvorlage, wählen Sie den Eintrag ÄNDERN und aktivieren Sie im eingeblendeten Dialogfenster das Kontrollfeld AUTOMATISCH AKTUALISIEREN. Dadurch werden die Änderungen, die Sie an einem Absatz vornehmen, automatisch auch allen anderen Absätzen zugewiesen, die mit derselben Formatvorlage formatiert sind. Bei der Absatzformatvorlage STANDARD steht diese Funktion nicht zur Verfügung. Wenn Sie im Einzelfall eine bestimmte Formatierung vornehmen möchten, ohne dass diese sich auf alle Absätze mit der entsprechenden Formatvorlage auswirkt, können Sie die Aktualisierung z. B. mit CTRL Z zurücknehmen. Formatierungsoptionen beim Einfügen aus der Zwischenablage Wenn Sie Text über die Zwischenablage einfügen, wird unterhalb des eingefügten Textes das Smarttag eingeblendet. Nach Anklicken des Smarttags können Sie wählen, ob und in welcher Weise die Formatierung des eingefügten Textes an die der Einfügestelle angepasst werden soll. Was soll mit dem eingefügten Text geschehen? Der Text soll seine ursprüngliche Formatierung behalten. Der Text soll an den benachbarten Text angepasst werden, aber Zeichenformate wie z. B. Fettdruck behalten. Der Text soll genauso formatiert werden wie der Text an der Einfügeposition. Aktivieren Sie die Option. Falls Sie eine Absatzmarke mitkopiert haben, wird dem Absatz an der Einfügestelle die Absatzformatvorlage des eingefügten Textes zugewiesen. Wählen Sie die Option. Dem eingefügten Text wird die gleiche Absatzformatvorlage zugewiesen wie dem Absatz der Einfügestelle. Aktivieren Sie die Option. Über den Eintrag gelangen Sie in das Dialogfenster WORD-OPTIONEN, wo Sie im Bereich AUSSCHNEIDEN, KOPIEREN UND EINFÜGEN festlegen können, welche Formatierungsoptionen Word beim Einfügen standardmässig anwenden soll. Beim Einfügen von Listenpunkten in eine andere Liste steht Ihnen ein besonderes Smarttag-Menü zur Verfügung. Über dieses können Sie bestimmen, wie Word mit der Aufzählung bzw. Nummerierung an der Einfügestelle verfahren soll (z. B. Liste fortführen oder als neue Liste einfügen). 29

12 3 Informatik-Anwender II SIZ - Modul Schnellübersicht Sie möchten eine Formatvorlage zuweisen eine Formatvorlage erstellen eine Formatvorlage ändern einen Formatvorlagensatz zuweisen andere Designschriftarten zuweisen eigene Designschriftarten zusammenstellen einen eigenen Formatvorlagensatz speichern Cursor positionieren bzw. Text markieren, Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN, Listenfeld SCHNELLFORMATVORLAGEN, auf die gewünschte Formatvorlage klicken Text formatieren und markieren, Register START, Gruppe FORMAT- VORLAGEN,, Eintrag AUSWAHL ALS NEUE SCHNELLFORMATVORLAGE SPEICHERN Text verändern, markieren, im Register START, Gruppe FORMAT- VORLAGEN, Listenfeld SCHNELLFORMATVORLAGEN, mit der rechten Maustaste auf die zu ändernde Formatvorlage klicken, Eintrag Formatvorlagenname AKTUALISIEREN, UM DER AUSWAHL ANZUPASSEN Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN, Schaltfläche FORMAT- VORLAGEN ÄNDERN, Eintrag FORMATVORLAGENSATZ, gewünschten Formatvorlagensatz wählen Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN, Schaltfläche FORMAT- VORLAGEN ÄNDERN, Eintrag SCHRIFTARTEN Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN, Schaltfläche FORMAT- VORLAGEN ÄNDERN, Eintrag SCHRIFTARTEN, Eintrag NEUE DESIGN- SCHRIFTARTEN ERSTELLEN Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN, Schaltfläche FORMATVOR- LAGEN ÄNDERN, Eintrag FORMATVORLAGENSATZ, Untereintrag ALS SCHNELLFORMATVORLAGEN-SATZ SPEICHERN 3.7 Übung Formatvorlagen im Geschäftsbericht Übungsdatei: Zuckerhut Ergebnisdatei: Zuckerhut-E1, Zuckerhut-E2 SIZ-Handlungsziel: Die notwendigen Formatvorlagen zur Definition der Struktur eines vorliegenden Berichts definieren und diese für die Erstellung gleichartiger Berichte verfügbar machen (4.3) Laden Sie den Übungstext Zuckerhut. Formatieren Sie den Text mit den Formatvorlagen STANDARD, ÜBERSCHRIFT 1 und ÜBERSCHRIFT 2. Formatieren Sie an einer beliebigen Stelle die Wörter Zuckerhut Schokolade nach Ihren Wünschen, und erstellen Sie daraus eine Zeichenformatvorlage mit dem Namen Firmenschriftzug. Formatieren Sie an allen Stellen die Wörter Zuckerhut Schokolade mit der Zeichenformatvorlage Firmenschriftzug. 30

13 Formatierung mit Formatvorlagen 3 Weisen Sie dem Dokument den Formatvorlagensatz ELEGANT zu. Erstellen Sie eine neue Schriftartenkombination mit dem Namen Geschäftsbericht. Für Überschriften soll die Schriftart Corbel zum Einsatz kommen, für den Textkörper die Schrift Palatino Linotype. Speichern Sie das Ergebnis als Zuckerhut-E1. Formatieren Sie die oberste Überschrift Geschäftsbericht fett, und übernehmen Sie die Änderung in die Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 1. Formatieren Sie die nächste Überschrift Revidierte Aufstellung der Marktanteile ebenfalls fett, und übernehmen Sie auch diese Änderung in die Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 2. Speichern Sie das Ergebnis als Zuckerhut-E2. Ergebnisdatei "Zuckerhut-E2" Überschrift 1 Überschrift 2 Standard Firmenschriftzug Mit Formatvorlagen und Spalten arbeiten Übungsdatei: Rahmen Ergebnisdatei: Rahmen-E SIZ-Handlungsziel: Die Strukturelemente eines Dokuments nach typografischen Vorgaben gestalten und diese den entsprechenden Elementen zuweisen (1.2) Ersetzen Sie die in der Übungsdatei mit der Formatvorlage "Überschrift 3" definierten Titel mit einer neuen Formatvorlage wie im Folgenden festgelegt: Neue Formatvorlage: Bezeichnung Schrift Rahmen RahmenRot Arial, 12 pt, Rot Rot, ½ Punkt, auf den Absatz bezogen Erstellen Sie die neue Formatvorlage RahmenRot auf Basis der Formatvorlage Überschrift 3. Verwenden Sie dazu die in Word vorhandenen Hilfsmittel! Formatieren Sie das Dokument wie in der folgenden Abbildung beispielhaft gezeigt. Verwenden Sie dazu die Möglichkeiten von Word, um eine zweispaltige Darstellung zu erreichen. 31

14 3 Informatik-Anwender II SIZ - Modul 321 Ergebnisdatei"Rahmen-E" 3.8 Fragen Datei: Drama-E Öffnen Sie die Ergebnisdatei Drama-E. 1. Welche der aufgeführten Formatvorlagen wird für die Überschrift Die Familie und ihr Zuhause verwendet? A Standard B Überschrift 1 C Überschrift 2 D Überschrift 3 E Aufzählung 2. Welche der aufgeführten Formatvorlagen wird im ersten Absatz für die Begriffe Hauptmann, Wedekind, Kaiser, nuclear family und Drama verwendet? A Standard + unterstrichen B Standard + 10 pt C Standard + 10 pt, kursiv D Standard E Aufzählung 32

15 Formatierung mit Formatvorlagen 3 3. A Absatzformatvorlagen B Zeichenformatvorlagen C Verknüpfte Formatvorlagen (Absatz und Zeichen) D Tabellenformatvorlagen E Listenformatvorlagen Welche Formatvorlage passt zu der folgenden Erklärung? Ermöglichen einheitliche Gestaltung von Rahmen, Schattierungen, Ausrichtungen und Schriftarten in Tabellen A B C D E Kombination von Zeichenformaten, z. B. Schriftart und -grad, Fett- oder Kursivdruck A B C D E Steuern die Absatzdarstellung, z. B. mit Textausrichtung, Tabstopps, Zeilenabstand und Rahmen A B C D E Zuweisung, z. B. von gleichen Ausrichtungen, Aufzählungszeichen und Schriftarten für Listen A B C D E 33

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