NewsMailer - Benutzerhandbuch. Version

Transkript

1 NewsMailer - Benutzerhandbuch Version

2 Inhaltsverzeichnis Einführung...5 Mein erster Newsletter...6 NewsMailer Login...13 Newsletter...14 Newsletter Editor...15 Newsletter mit Platzhaltern und Textbausteinen...16 Newsletter mit eigenen Bildern...17 Newsletter mit Anhang versenden...18 Newsletter als Vorlage speichern...18 Newsletter an Test Adresse senden...19 Newsletter Link Statistik aktivieren...20 Newsletter zusätzlich als RSS nutzen...20 Newsletter senden...21 Vorlagen...22 Vorlagen Importieren und Exportieren...23 Erweiterte Vorlagen Informationen...25 Erweiterte Vorlagen Informationen...25 Vorlagen löschen Adressen...26 Wechseln der Gruppe und ändern der Listen Ansicht...27 Suchen in den Gruppen Adressen kopieren, verschieben oder löschen Adressen bearbeiten Duplikaten suche...29 Neuen Kontakt erfassen Adressen Importieren Adressen exportieren...33 Aufbau der Import, Export Datei...34 Gruppen und Distribution Listen...35 Erstellen einer neuen Distribution Liste...36 Bearbeiten und löschen einer Distributionsliste...37 Löschen einer Gruppe...37 Objekte...38 Hochladen einer Datei...38 Vorschau einer Datei...39 Löschen einer Datei...39 Textbausteine...40 Textbausteine erstellen...40 Textbaustein einfügen in Newsletter...41 Statistik...42 Detaillierte Statistik anzeigen...43 Statistik Exportieren...44 Statistik löschen...44 History...45 Alle History Einträge löschen...46 Suchen nach History-Einträgen...46 Handbuch NewsMailer Version Seite: 2

3 Benutzerverwaltung...47 Neues Benutzerkonto erstellen / bearbeiten...48 Benutzerkonten Login Übersicht...49 Benutzerpasswort ändern...50 Optionen...51 Mail Server Einstellungen...52 Mail Host...52 Mail Queue...52 SMTP Authentifizierung...52 SMTP Login...52 Versand Informationen Versender...53 Versender Name...53 Antwort Domainname...53 Text senden...53 Text - Text...54 Extra-HTML View...54 Extra Remove Informationen...54 Remove Domain...54 Remove Remove Text...54 Test - Newsletter Versand...55 Platzhalter ersetzen...55 Programmeinstellungen...55 Sprache...55 Doubel Opt-In...55 Statistik - Links...56 RSS-Aktiv...56 Optionen bearbeiten...56 Extras...57 Formulare für die eigene Webseite...58 Neues Formular erstellen...58 Formulargruppen verwalten...60 Gruppen in Formulare einfügen...62 Formular Testen...63 Formular in Webseite einbauen...65 Formular löschen...65 RSS Feed Ein neuer Nachrichten Service...66 Was ist RSS?...66 Wozu braucht man RSS?...66 Wo finde ich einen RSS-Reader?...66 Wie abonniere ich ein RSS-Feed?...67 RSS Feed Link auf der eigenen Webseite...67 Impressum...69 Internes Kontaktformular...70 Abmelden...71 Versionen...72 Handbuch NewsMailer Version Seite: 3

4 Wer steckt hinter dem NewsMailer...73 Handbuch NewsMailer Version Seite: 4

5 Einführung In den letzten Jahren hat das Direkt- und Dialogmarketing als Werbeform gegenüber der klassischen Werbung oder Messeauftritten stetig an Boden gewonnen. Die Ergebnisse von Direkt- und Dialogmarketing haben schnell für sich gesprochen da die Resultate klar und eindeutig messbar sind. Ergebnisse können interpretiert und optimiert in nachfolgende Aktionen eingesetzt werden. Sie kennen vielleicht den Spruch von Henry Ford II *, der soll gesagt haben: Die Hälfte meiner Werbeausgaben ist zum Fenster hinausgeworfen, ich weiss leider nicht welche Hälfte. Dies kann mit -Marketing nicht mehr passieren, denn bei - Marketing lässt sich die Wirkung und damit der Erfolg jeder Aktion genau messen. -Marketing ist das wirkungsvollste Instrument, welches Ihnen im Direktmarketing zur Verfügung steht. NewsMailer bietet Ihnen, im Rahmen des Permission Marketing, die webbasierte Lösung, um Personen, die zu Ihrem festen Kundenstamm gehören, direkt und gezielt mit personalisierten ings Newsletter anzusprechen und den wirkungsvollen Dialog mit Ihren Kunden zu führen. * Enkel des Automobilherstellers Ford Handbuch NewsMailer Version Seite: 5

6 Mein erster Newsletter Die ersten Schritte sind meist auch die Schwierigsten. So nicht bei NewsMailer. Durch die einfache Intuitive Bedienung und Anordnung der Menüpunkte ist es sehr einfach sich in der Webbasierten Lösung zu Recht zu finden. Dieses Kapitel bietet einen Schnelleinstieg in die NewsMailer Lösung. 1. Browser öffnen 2. NewsMailer HTML Link in die Adressleiste einfügen (Eigene Domain welche man beim Kauf von NewsMailer erhält.) 3. Anmelden mit Benutzername und Passwort Handbuch NewsMailer Version Seite: 6

7 4. Menü Optionen wählen 5. Die Optionen bearbeiten 6. Die markierten Bereich mit den eigenen Informationen und Adressen aktualisieren 7. Einstellungen Speichern unter Optionen Speichern 8. Menü Gruppen wählen 9. Neue Gruppe erstellen und speichern. Bsp. Mit der Bezeichnung - Kunden Handbuch NewsMailer Version Seite: 7

8 10. Gruppe gespeichert 11. Menü öffnen 12. Button Importieren wählen zum Einlesen der persönlichen Kontakte 13. Zu importierende Adressen wählen im Bereich Import (csv-datei). Die Optionen Trennzeichen und 1. Zeile müssen Sie für Ihren Import wählen. 14. Mit Weiter kommen wir zum 2. Schritt (Im 1. Schritt sehen wir jetzt auch die Datei, welche wir ausgewählt haben. 15. Im 2. Schritt können wir dem Felder der csv-datei den Feldern zuweisen und bestimmen in welche Gruppe die Kontakte importiert werden. In diesem Falle ist es die Gruppe Kunden welche wir vorher erstellt haben. Handbuch NewsMailer Version Seite: 8

9 16. Auf Importieren klicken zum Einlesen der Kontakte und im 3. Schritt wird angezeigt, ob der Import erfolgreich war. 17. Menu Newsletter wählen 18. Unter Senden an die Gruppe Kunden wählen 19. Betreff eingeben Handbuch NewsMailer Version Seite: 9

10 20. Informationstext und Platzhalter im Editor eingeben 21. Auf den Button Als Vorlage speichern klicken und die Aktuelle Ansicht wird als Vorlage im System gespeichert. 22. Newsletter an die Test Adresse senden 23. Newsletter jetzt an die Gruppe Kunden senden Handbuch NewsMailer Version Seite: 10

11 24. Versandübersicht wird angezeigt 25. Menü History wählen 26. Übersicht der gesendeten Newsletter 27. Statistik Symbol im Bereich History anklicken Handbuch NewsMailer Version Seite: 11

12 28. Statistik zu diesem Newsletter In der Statistik sehen wir die Öffnungsraten, HTML Ansichten und die Gesamtöffnungsraten. Weiter wäre es noch möglich, Links in die Auswertung mit einzuschliessen. Handbuch NewsMailer Version Seite: 12

13 NewsMailer Login Nach der Eingabe der richtigen NewsMailer URL erscheint die Loginmaske im Browser. Benutzername und Passwort eingeben und die Eingabe mit dem Login -Button bestätigen. Nach dem Erfolgreichen Login wird die NewsMailer Startseite angezeigt, von welcher man auf jeden Bereich wechseln kann über die einzelnen Icons oder über die Menüleiste. Nach dem Login ist immer unten links der angemeldete Benutzer sichtbar. Handbuch NewsMailer Version Seite: 13

14 Newsletter Im diesem Bereich wird der Newsletter erstellt, vorbereitet für den Versand und schlussendlich auch versendet. Das Erstellen eines Newsletter wird sehr vereinfacht durch den Übersichtlichen und sehr einfach zu bedienenden Editor. Dieser enthält alle relevanten Funktionen für einen einfachen Aufbau eines eigenen Newsletters oder einer Vorlage. Handbuch NewsMailer Version Seite: 14

15 Newsletter Editor Das erstellen eines neuen Newsletter oder einer Vorlage kann sehr einfach realisiert werden über den integrierten Editor. Erklärung zu den einzelnen Funktionen Full Screen Editor. Wird dieses Symbol ausgewählt, wird der Editor im ganzen Browserfenster angezeigt. Vorschau. Wird dieses Symbol ausgewählt, so kann man wählen in welcher Grösse (640x480 bis 1024x768) man eine Vorschau des bereits erstellten Inhalts erhält. Einfügen von Objekten, welche man aus einem Worddokument kopiert hat. Klickt man auf dieses Symbol, werden Word-spezifische Formatierungen entfernt und der Inhalt in den Editor eingefügt. Einfügen von Links. Klickt man auf dieses Symbol kann man alle Arten von Links in den Newsletter einfügen. Einfügen von Bildern. Klickt man auf dieses Symbol, kann man Bilder einfügen in das Dokument. Wichtig: Die Bilder müssen sich auf einem Webserver befinden, damit diese auch permanent erreichbar sind. Erstellen einer Tabelle. Klickt man auf diese Symbol kann man eine Tabelle erstellen. Über ein Auswahl Raster kann man die Grösse der Tabelle bestimmen. Bearbeiten von Tabellen und Zellen. Klickt man auf dieses Symbol, so kann man sämtliche Einstellungen zur Tabelle oder zu einzelnen Zellen verändern. Handbuch NewsMailer Version Seite: 15

16 Einfügen von Sonderzeichen. Klickt man auf dieses Symbol erscheint eine Auswahl von Sonderzeichen, welche man standardmässig nicht über die Tastatur eingeben kann. Source Code. Klickt man auf dieses Symbol, erscheint in einem neuen Fenster der aktuelle Source Code des Editor Fensters. Im Editor Fenster wird der Newsletter im Wysiwyg Style angezeigt. Der Inhalt des Editor kann mit dem Symbol gelöscht werden Style und Format. Klickt man auf dieses Symbol, so kann man spezielle Formate definieren, welche man dem Newsletter mitgeben möchte. Über die Tag - Funktion kann man die Platzhalter und die Textbausteine in den Editor einfügen Standard Formatierungs-Elemente zum Bearbeiten der Text Objekte. Newsletter mit Platzhaltern und Textbausteinen Damit man den Newsletter noch persönlicher oder mit Zusatz Funktionen erweitern kann, gibt es die Tag Funktion, über die man Platzhalter und Textbausteine einfügen kann. Es ist somit möglich einen persönlichen Newsletter zu erstellen. Newsletter sind viel Ansprechender und man hebt sich ab vom ganz normalen Massen Mail. Beim Einfügen erscheinen nur Textmarker im Newsletter. Erst beim Versand, werden diese durch die richtigen Informationen ersetzt. Handbuch NewsMailer Version Seite: 16

17 Beim Einfügen klickt man zuerst auf die Position im Newsletter, wo man den Platzhalter oder den Textbaustein einfügen möchte und nachher wählt man diesen aus. Hier die Auflistung der einzelnen Platzhalter. =[anrede] =[ ] =[html view] =[remove text] Persönliche Anrede Persönliche Adresse Link für Ansicht des Newsletter im Browser Link zum Abmelden Falls bei der Anrede nichts hinterlegt ist, wird kein Inhalt eingefügt. Die Textbausteine werden wir im Kapitel Textbausteine genauer anschauen. Newsletter mit eigenen Bildern Damit der Newsletter noch ansprechender wirkt, kann man diesen mit Bildern erweitern. Diese Bilder, welche man vorher im Bereich Objekte hochgeladen hat, können jetzt in den Editor eingefügt werden. Zuerst muss der Cursor im Editor platziert werden und nachher kann man das Bild wählen. Handbuch NewsMailer Version Seite: 17

18 Newsletter mit Anhang versenden Mit NewsMailer ist es möglich ein PDF - Dokument mit zu versenden. Dieses Dokument muss aber vorher im Bereich Objekte hochgeladen werden. Man kann pro Versand nur ein Dokument senden. Newsletter als Vorlage speichern Hat man das Grundgerüst im eigenen CI / CD aufgebaut, kann man diese speichern als Vorlage. Dies erleichtert die Arbeit sehr, da beim nächsten Versand nur die Vorlage in den Editor geladen werden muss und der Text für den neuen Newsletter einfügt werden kann. Möchte man den Inhalt des Editors als Vorlage speichern, so klickt man auf den Button Als Vorlage speichern. Der Inhalt wird jetzt als Vorlage gespeichert und kann nachher im Bereich Vorlagen jederzeit neu geladen werden. Handbuch NewsMailer Version Seite: 18

19 Wurde eine Vorlage in den Editor geladen, so wird neben dem Bereich Nachrichtentext der Titel der geladenen Vorlage angezeigt. Falls man jetzt den Inhalt des Editors als Vorlage speichern möchte, hat man jetzt 2 Varianten. Die erste wäre das Erstellen einer neuen Vorlage oder die zweite wäre das Überschreiben der bestehenden Vorlage. Möchte man die Aktuelle Vorlage überschreiben, muss nur die Checkbox Vorlage überschreiben aktiviert werden. Newsletter an Test Adresse senden Da man auch sicher sein möchte, dass der Newsletter beim Empfänger auch so ankommt wie man das möchte, hat man die Möglichkeit diesen an seine Test Adresse zu senden, welche man vorher in den Optionen definiert hat. Ist die Option Platzhalter ersetzen aktiviert, so werden die Platzhalter durch Muster Text ersetzt. Als Beispiel: Aus =[anrede] wird Sehr geehrter Herr Muster Möchte man den Inhalt des Editors an die Test Adresse senden, so klickt man auf den Button Test Newsletter senden und dieser wird an die Adresse gesendet, welche unter dem Button steht. In der History gibt es einen Eintrag für den Test Versand. Handbuch NewsMailer Version Seite: 19

20 Newsletter Link Statistik aktivieren Möchte man noch detaillierter Informationen über die Nutzung des Newsletter erhalten, als Beispiel um welche Zeit auf welchen Link geklickt wurde, so kann man die Option Link Statistik aktivieren benutzen. Newsletter zusätzlich als RSS nutzen RSS ist ein Service auf Webseiten, der ähnlich einem Nachrichtenticker die Überschriften mit einem kurzen Textanriss und einen Link zur Originalseite enthält. Die Bereitstellung von Daten im RSS-Format bezeichnet man auch als RSS-Feed (engl. to feed im Sinne von versorgen, einspeisen, zuführen). Er liefert dem Leser, wenn er einmal abonniert wurde, automatisch neue Einträge. Möchte man seinen Newsletter auch als RSS einsetzen kann man die Option Für RSS aktivieren nutzen. Im Bereich History kann auch zu einen späteren Zeitpunkt noch ein Newsletter aktiviert werden. Möchte man diesen RSS auf seiner Webseite nutzen, kann man unter Extras noch einen Button generieren lassen mit dem richtigen HTML Code. Handbuch NewsMailer Version Seite: 20

21 Newsletter senden Nachdem der Inhalt erstellt ist und auch der Testversand richtig ist, kann man den Newsletter an die verschiedenen Gruppen oder Distributionlisten senden. Zuerst wählt man die Gruppe oder Distributionliste. Nachher wird die Betreffzeile erfasst. Der Inhalt im Editor ist soweit bereit für den Versand. Der Versand ist zusätzlich gesichert, damit nicht aus Versehen ein halb fertiger Newsletter an die Kunden gesendet wird. Zuerst muss die Checkbox Newsletter kann gesendet werden aktiviert werden und erst jetzt kann man den Button Newsletter Senden anklicken. Nach dem Versand erhält man einen Report, welcher alle Details des Versandes anzeigt. Weiter wird der Versand noch im Menü History gespeichert. Handbuch NewsMailer Version Seite: 21

22 Vorlagen Im Bereich Vorlagen erhält man eine Übersicht über alle gespeicherten NewsMailer Vorlagen. Wird eine Newsletter als Vorlage gespeichert, werden auch Informationen wie der Titel oder der Name des Anhangs gesichert. Wählt meine eine Vorlage aus, so wird diese direkt im Sende-Fenster geöffnet. Details zu einer Bestimmten Vorlage hinterlegen Diese Vorlage auswählen für den Versand Löschen von Gruppen und Verteilerlisten Das Arbeiten mit verschiedenen Vorlagen erleichtert das Erstellen von Newsletter und steigert die Effizienz beim Versenden einer neuen Kampagne. Es erlaubt dem Benutzer innerhalb kürzester Zeit einen Versand zu planen und auszuführen. Handbuch NewsMailer Version Seite: 22

23 Vorlagen Importieren und Exportieren Über die Funktion Vorlagen Import/Export hat man die Möglichkeit bestehende Vorlagen zu exportieren und zu importieren. Hat man den Button angewählt, erscheint die neue Übersicht. Für den Export wählt der Benutzer zuerst die Vorlage, welche er nachher exportieren möchte. Als nächstes wählt man die Export Variante. Handbuch NewsMailer Version Seite: 23

24 Dem Benutzer stehen 2 Export Varianten zu Verfügung. Exportieren im NewsMailer Format Wählt man diese Variante, wird die Vorlage mit allen Informationen in eine Text-Datei gespeichert. Diese Datei kann zu einem späteren Zeitpunkt auch wieder Importiert werden. Exportieren als Webseite Die Vorlage kann auch als HTML gespeichert werden. Dies erlaubt es dem Benutzer seine Vorlage auch gleich in seine Webseite einzubauen. Exporte als HTML können nicht mehr importiert werden. Wir wählen nun die Variante Exportieren im NewsMailer Format Möchte man die exportiere Vorlage wieder importieren, so klickt man auf den Button Durchsuchen und wählt das gewünschte Objekt. Durch klicken auf Importieren wird die Datei eingelesen. Handbuch NewsMailer Version Seite: 24

25 Erweiterte Vorlagen Informationen Damit man auch zu einem späteren Zeitpunkt sicher ist, welche Vorlage man öffnen soll, kann man zu jeder Vorlage zusätzliche Informationen hinterlegen. Es besteht die Möglichkeit der Vorlage einen Namen zu geben und in der Beschreibung kann man weitere Details erfassen. Wird die Vorlage überschrieben im Newsletter Fenster, so wird im Detail Bereich eine Info hinterlegt mit Datum und Zeit wann diese aktualisiert wurde. Vorlagen löschen Möchte man bestehende Vorlagen löschen klickt man auf dieses Icon. Löscht den Eintrag Handbuch NewsMailer Version Seite: 25

26 Adressen Im Bereich können die Adressen der einzelnen Gruppen erfasst und bearbeitet werden. Weiter hat man die Möglichkeit von hier weiter zu gehen in die Bereiche Duplikaten finden oder die Import/Export Funktion. In der Übersicht ist immer die Gruppe Allgemein aktiv. Man hat die Möglichkeit nach Adressen zu suchen. Dies ist möglich in der aktiven Gruppe oder durch das bestätigen der Checkbox Suchen in allen Gruppen in allen Gruppen. Weiter kann man einen Alphabetischen Filter setzen (A-Z) welcher die Ansicht auf diesen Buchstaben begrenzt. Adresse ist aktiv Adresse ist inaktiv Adresse bearbeiten Senden einer nur an diese Adresse Löschen von Gruppen und Verteilerlisten Handbuch NewsMailer Version Seite: 26

27 Wechseln der Gruppe und ändern der Listen Ansicht Im Gruppen Drop-Down-Menü können die jeweiligen Gruppen ausgewählt werden. Nach der Selektion der Gruppe werden die Adressen dieser Gruppen angezeigt. Möchten man nur die aktiven oder inaktiven Adressen einer Gruppe anzeigen, so kann man unter dem Menüpunkt Sortieren nach einen Filter setzen. Suchen in den Gruppen Möchte man eine Adresse oder einen Textteil suchen, so kann man diese in das Suchen Feld eintragen und die Suche starten. Die Suche kann auch über alle Gruppen ausgeführt werden. Dafür selektiert man die Auswahl Suchen in alle Gruppen. Wir die Suche ausgeführt, erhält man eine Übersicht der Suchresultate. Durch klicken auf den Alle Anzeigen Button erhält man wieder die Standard Ansicht und die Adressen der Aktuellen Gruppe werden angezeigt. Handbuch NewsMailer Version Seite: 27

28 Adressen kopieren, verschieben oder löschen Möchte man eine einzelne oder mehrere Adressen kopieren, verschieben oder löschen, so kann man dies in der Funktionsleiste. Zuerst wird die Adresse markiert. Die geschieht durch das klicken auf die Checkbox vor dem Eintrag. Möchte man die Funktion für mehrere Adressen anwenden, so wählt man die gewünschten Checkboxen vor den Adressen an. Möchte man alle sichtbaren Adressen gleichzeitig auswählen, so kann man die Checkbox in der Titelliste (neben Anrede) selektieren. Möchte man alle Adressen in dieser Gruppe auswählen, so wählt man im ersten Drop-Down-Auswahlmenü die Option Alle anstelle von Selektierte. Nachdem alle Adressen selektiert sind kann man die gewünschte Funktion wählen. Verschieben: Kopieren: Löschen: Die Adressen werden von der einen in die andere ausgewählte Gruppe verschoben. Die Adressen werden in die ausgewählte Gruppe kopiert. Die Adressen werden aus der Gruppe gelöscht. Durch klicken auf den Start Button wird die Funktion ausgeführt. Handbuch NewsMailer Version Seite: 28

29 Adressen bearbeiten Möchte man eine Adresse bearbeiten, so kann man dies, in dem man auf das Editieren- Symbol klickt. Speichern kann man die Änderung mit dem Disketten Symbol. Möchte man diese Adresse in allen Gruppen aktualisieren, so kann man die Checkbox Adresse in allen Gruppen aktualisieren auswählen und nachher auf Speichern. Duplikaten suche Damit Kunden nicht doppelt angeschrieben werden, hat man die Möglichkeit in den Gruppen nach mehrfach vorkommenden Adressen zu suchen. Diese Funktion kann über den Button Duplikaten suche gestartet werden. Nach dem Suchlauf erscheint eine Übersichtsseite, in welcher alle Duplikate aufgezeigt werden. Handbuch NewsMailer Version Seite: 29

30 Die Duplikate, welche man löschen möchte, können jetzt ausgewählt werden. Zusätzlich muss noch die Lösch Bestätigungs-Checkbox selektiert werden. Durch klicken auf den Button Duplikate löschen werden die Einträge aus der Gruppe gelöscht. Immer die erste Adresse im System wird als Master-Adresse definiert und wird bei löschen nicht entfernt. Bei sehr grossen Gruppen kann die Duplikaten suche einige Sekunden dauern. Falls der Browser in dieser Zeit nicht reagiert, warten Sie bitte, bis die Übersicht erscheint. Neuen Kontakt erfassen Möchte man einen einzelnen neuen Kontakt erfassen, so kann man dies in dem man auf den Button Neue Kontakt klickt. Die Kontakt Erfassungsseite wird nun angezeigt. Handbuch NewsMailer Version Seite: 30

31 Auf der Neuer Kontakt Seite können folgende Punkte definiert werden: Die Anrede für den neuen Kontakt. Man kann einen Vordefinierten nutzen oder einen Eigenen eintragen. Der Name und die Adresse können eingetragen werden. Der Kontakt kann gleich den Richtigen Gruppen zugeteilt werden oder man wählt gleich alle Gruppen aus. Weiter kann man den Status des Kontaktes definieren. Aktiv, Inaktiv oder den neuen Kontakt um Bestätigung anfragen. Adressen Importieren Damit man gleich mit den bestehenden Kundenstämmen weiter arbeiten kann, hat man die Möglichkeit diese in NewsMailer zu Importieren. Durch Klicken auf den Import Button gelangt man in den Import Bereich. Nach dem Klicken erscheint Punkt 1 des Import Wizards Als erstes wählt man die zu importierende Datei aus. Durch klicken auf den Durchsuchen Button kann man die zu importierende Datei auswählen. Als nächstes wählt man die Trennzeichen, welche für die Datei gilt. Weiter kann bestimmt werden, ob die erste Zeile in der zu importierenden Datei die Feldnamen sind oder gleich Daten Felder. Sind die Optionen gesetzt, so klickt man auf Weiter. Handbuch NewsMailer Version Seite: 31

32 Die Kontakte Datei wird auf den Server hochgeladen und nach dem erfolgreich hoch laden, wird der Dateiname und die Grösse der Datei im ersten Importbereich angezeigt. Im 2. Import Schritt können die Felder in der importierten Datei, den Felder von NewsMailer zugewiesen werden. Dies für die Felder Anrede und . Weiter kann man bestimmen, dass die zu importierenden Kontakte in eine bestehende Gruppe importiert werden oder man erstellt eine neue Gruppe für den Import. Sind die Einstellungen vorgenommen, klickt man auf Importieren zum Einlesen der Kontakte. Handbuch NewsMailer Version Seite: 32

33 Nach dem erfolgreichen Import erhält man eine Übersicht, welche Adressen importiert wurden und welche allenfalls fehlerhaft sind. Klickt man auf den Zurück Button gelangt man in die Übersicht, welche auch gleich die Importierte Gruppe anzeigt. Sie haben soeben Ihre Kontakte erfolgreich in NewsMailer importiert. Adressen exportieren Damit man bestehende Datenstamme weiter nutzen kann, gibt es noch die Exportfunktion. Damit lässt sich jede Gruppe einzeln oder der gesamte Datenstamm auf einmal exportieren. Exportieren kann man die Adresse mit der Export-Funktion, welche man im Bereich findet. Im Drop-Down Menü wählt man die zu exportierende Gruppe aus und nachher wird der Speichern-Dialog angezeigt. Handbuch NewsMailer Version Seite: 33

34 Die Datei wird im csv-format gespeichert und kann somit sehr einfach weiter verarbeitet werden. Aufbau der Import, Export Datei Die csv-datei muss so aufgebaut sein, das in der ersten Spalte die Anrede ist und in der zweiten die Adressen. Es dürfen keine Einträge ohne -Adressen vorhanden sein. Ebenfalls sollten Sonder- und Leerzeichen vermieden werden. Sie können den korrekten Import verhindern. Werden die Daten einer Gruppe exportiert, erstellt NewsMailer eine csv-datei mit dem gleichen Aufbau. Handbuch NewsMailer Version Seite: 34

35 Gruppen und Distribution Listen Zum Versenden eines Newsletters braucht es Gruppen und Verteilerlisten. Adressen werden in Gruppen zusammengefasst. Möchte man bestimmte Newsletter an verschieden Gruppen versenden, so empfiehlt es sich eine Verteilerliste mit diesen Gruppen zu erstellen. Im Gruppenfenster sind die aktuellen Gruppen ersichtlich und die Anzahl Adressen pro Gruppe. Die Gruppe Allgemein ist die NewsMailer Hauptgruppe und kann nicht gelöscht werden. Weiter stehen noch die folgenden Funktionen für die Gruppe zur Verfügung. Name der Gruppe ändern Löschen von Gruppen und Verteilerlisten Im oberen Bereich dieses Fensters sehen wir die Verteilerlisten. Handbuch NewsMailer Version Seite: 35

36 Erstellen einer neuen Distribution Liste Möchte man eine neue Distribution Liste erstellen klickt man auf den Button. In der nun neuen Eingabemaske, kann man den Namen der Distributionsliste erfassen und die Gruppen anklicken, welche man in dieser Liste zusammenfassen möchte. Sind alle Eingaben ausgeführt klickt man auf Speichern und gelangt wieder auf die Gesamtübersicht. Ersichtlich ist jetzt die Bezeichnung der Distributionsliste und Gruppen, welche sich in dieser befinden. Handbuch NewsMailer Version Seite: 36

37 Bearbeiten und löschen einer Distributionsliste Bestehende Distributionslisten können bearbeitet und gelöscht werden. Bestehende Distribution Liste bearbeiten Löscht der Distribution Liste Klick man auf das Bearbeiten-Symbol kann man Gruppen entfernen und hinzufügen. Weiter kann man den Namen der Distribution Liste aktualisieren. Durch klicken auf das Löschen-Symbol kann die Liste entfernt werden. Löschen einer Gruppe Möchte man eine Gruppe bereinigen, klickt man auf das Löschensymbol. Befindet sich die Gruppe in einer Distribution Liste, so erhält der Benutzer noch zusätzlich eine Lösch- Bestätigung, in welcher man das Löschen nochmals explizit bestätigen muss. Ersichtlich sind die Anzahl Adressen in dieser Gruppe und in welchen Distributionslisten sich diese Gruppe befindet. Nach dem Bestätigen der Checkbox und klicken auf den Löschen-Button, wird die Gruppe gelöscht. Handbuch NewsMailer Version Seite: 37

38 Objekte Neu hat man die Möglichkeit Dateien direkt auf den NewsMailer Server hochzuladen. Es können Bilder in den Formaten gif, jpg, bmp und png und PDF Dokumente hoch geladen werden. Die Begrenzung der Dateien liegt in der Grösse und in der Anzahl der Objekte, um die Mail- Server nicht zu überlasten. 20 Bilder in den Formaten (gif, jpg, png und bmp) und pro Datei max. 50kb 6 PDF Dokumente, pro Datei max. 50kb Hochladen einer Datei Möchte man eine neue Datei auf den Server laden, klickt man auf den Button Durchsuchen und wählt dann die gewünschte Datei aus. Durch klicken auf den Button Hochladen wird die Datei auf den Server geladen und nachher in der jeweiligen Liste angezeigt. Handbuch NewsMailer Version Seite: 38

39 Vorschau einer Datei Da man eventuell nach einiger Zeit nicht mehr weiss, welche Datei man auf den Server hochgeladen hat, besteht die Möglichkeit diese anzuzeigen. Vor jeder Datei hat es ein entsprechendes Icon. Icon für Bilder Icon für PDF Dateien Klickt man das Icon an, wird ein neues Fenster mit geöffnet und der entsprechende Inhalt der Datei angezeigt. Zum Öffnen der PDF-Datei muss auf dem Computer ein PDF-Reader installiert sein. Der Reader von Adobe ist kostenlos und kann direkt von der Adobe Website heruntergeladen werden. Löschen einer Datei Durch die Limitierung der Anzahl Objekte kommt man an den Punkt, wo Dateien vom Server gelöscht werden müssen, da man diese nicht mehr braucht und durch neue ersetzen möchte. Klickt man auf das Lösch Icon kommt eine Sicherheitsabfrage und mit einer positiven Bestätigung wird die Datei vom Server gelöscht. Löscht den Eintrag Wichtig: Ist zu Wissen, das man PDF-Dateien nach dem Versand nicht sofort löschen sollte. Dies aus dem Grund, dass bei einem sehr grossen Versand die Verarbeitung einige Zeit dauern kann und die Datei auf dem Server sein muss, sonst erhalten die Empfänger den Newsletter ohne Anhang. Das gleiche gilt auch für Bilder. Löscht man die Bilder nach dem Versand, können die im Newsletter platzierten Bilder nicht mehr angezeigt werden, weil der Link auf eine nicht mehr vorhandene Datei verweist. Handbuch NewsMailer Version Seite: 39

40 Textbausteine Neu hat man die Möglichkeit oft benutze Texte als Textbausteine abzulegen. Diese können nachher im Newsletter Fenster direkt eingefügt werden. Textbausteine erstellen Möchte man einen neuen Textbaustein erfassen, so klickt man auf das Icon. Ein neues Fenster wird geöffnet in welchen man den Text unformatiert einfügen kann. Die Felder Anzeige Name und Info zum Text sind als interne Information gedacht. In das Feld Text kommt der effektive Text. Handbuch NewsMailer Version Seite: 40

41 Hat man alle Informationen und Texte eingetragen klickt man auf Speichern und gelangt wieder auf die Ausgangsseite. Der neu erfasste Textbaustein wird nun in der Übersicht dargestellt. Man hat nun die Möglichkeit verschiedene Funktionen auszuführen. Am Ende eines jeden Eintrages hat es Icons mit Funktionen. Hier eine Beschreibung dieser Funktionen. Vorschau-Modus. Klickt man auf das Icon, so wird der erfasste Textbaustein angezeigt mit allen Informationen. Editor-Modus. Klickt man auf diese Icon, das hat man die Möglichkeit den erfassten Textbaustein zu bearbeiten. Textbaustein ist Aktiv. Klickt man auf das Icon, so wird der Textbaustein auf Inaktiv gesetzt und man kann ihn nicht mehr auswählen. Textbaustein ist Inaktiv. Klickt man auf das Icon, so wird der Textbaustein auf Aktiv gesetzt und man kann ihn wieder auswählen. Textbaustein löschen. Textbaustein einfügen in Newsletter Hat man einen Textbaustein erfasst, so kann man diesen auch gleich für den Versand nutzen. Beim Erstellen eines Newsletters hat man in der Toolbar das Feld Tag in welchem auch die erfassten Textbausteine aufgelistet sind. Klickt man auf einen dieser Textbausteine, so wird dieser direkt im Editor Fenster eingefügt und kann jetzt formatiert werden. Handbuch NewsMailer Version Seite: 41

42 Statistik Im Statistik Bereich erhält man alle Statistischen Informationen zu den versendeten Newslettern. Man erhält hier Informationen über die Öffnungsrate und in welcher Zeitbasis dies geschehen ist. Die letzten 7 gesendeten Newsletter werden in der Grundansicht mit Öffnungsrate und Versandzeit angezeigt. Ältere Newsletter können via Drop-Down Liste ausgewählt werden. In der Statistik Anzeige können folgenden Aktion ausgeführt werden. Öffnet die Statistik der jeweiligen Sendung Exportieren der Statistik in eine Datei Löscht den Eintrag Handbuch NewsMailer Version Seite: 42

43 Detaillierte Statistik anzeigen Möchte man mehr Information über einen versendeten Newsletter erhalten, so klickt man auf das Statistik-Icon. Öffnet die Statistik des jeweiligen Versands In der neuen Anzeige erhält man Informationen über die Öffnungsraten und in welcher Zeit dies geschehen ist. Hat man die Link Statistik aktiviert beim Senden eines Newsletters, wird zusätzlich aufgezeigt, welcher Link wie viele male angeklickt wurde. Weiter können Sie diese Details exportieren und in einer csv-datei speichern oder die Statistik löschen. Handbuch NewsMailer Version Seite: 43

44 Statistik Exportieren Möchte man alle Statistik Einträge speichern, kann man dies, in dem man auf den Exportieren Button Alle Statistiken Exportieren klickt und die Einträge werden in eine Datei gespeichert. Diesen Button findet man in der allgemeinen Statistik-Übersicht. Möchte man nur einzelne Statistiken speichern, so kann man auf dieses Icon klicken. Exportieren der Statistik in eine Datei In der Detailansicht kann man einzelne Statistiken über diesen Button exportieren und in eine Datei speichern. Statistik löschen Möchte man den Statistik Eintrag löschen, so klickt man auf das Löschen Icon. Bestätigt man die Sicherheitsabfrage, so wird die Statistik für diesen Versand gelöscht. Löscht den Eintrag In der Detail Ansicht kann man Eintrag über diesen Button löschen. Handbuch NewsMailer Version Seite: 44

45 History In der History-Übersicht sind alle gesendeten Newsletter ersichtlich. Diese werden sortiert aufgelistet. Weiter ist ersichtlich, an wie viele Adressen der einzelne Newsletter gesendet wurde und die Anzahl der Adressen welche als fehlerhaft zurückgegeben wurden. In der History Anzeige können folgenden Aktion ausgeführt werden. Öffnet die Statistik der jeweiligen Newsletter Sendung Der Newsletter wird in einem Browserfenster als Webseite angezeigt. Der Eintrag ist Aktiv als RSS News Der Eintrag ist Inaktiv als RSS News Rückschau des gesendeten Newsletter Bereitet den Newsletter so weit vor, dass dieser nochmals gesendet werden kann. Löscht den Eintrag Handbuch NewsMailer Version Seite: 45

46 Alle History Einträge löschen Möchte man alle Einträge löschen, klickt man auf diesen Button. Sind für einen History Eintrag schon Statistik Informationen hinterlegt, erscheint ein zusätzliches Lösch Bestätigungsfenster. Damit die Statistikinformationen zu diesem History-Eintrag gelöscht werden können, muss man die Checkbox selektieren. Diese werden erst jetzt gelöscht. Möchte man die Statistikeinträge vor dem Löschen sichern, so klickt kann man auf diesen Button. Die Einträge kann man jetzt als csv-datei auf die Festplatte speichern. Suchen nach History-Einträgen Man hat auch die Möglichkeit nach History-Einträgen zu suchen. In der History-Seite kann man einen Suchbegriff in das Suchfeld eingeben. Es reichen schon Textfragmente um nach Einträgen zu suchen. Gibt es eine Übereinstimmung, werden die Resultate in einer Liste angezeigt. Handbuch NewsMailer Version Seite: 46

47 Benutzerverwaltung In der Benutzerverwaltung werden die einzelnen Benutzerkonten verwaltet. In der Grundübersicht sieht man alle Benutzerkonten, den Security bzw. Berechtigungslevel und ob dieses Konto aktiv ist. Das Passwort wird als **** dargestellt. Fährt man mit der Maus über die Sterne, wird das Passwort sichtbar. In der Benutzerverwaltung können folgenden Aktion ausgeführt werden. Benutzerkonten auf aktiv setzen Benutzerkonten auf inaktiv setzen Log-File dieses Benutzerkontos Passwort ändern Benutzerkonten editieren Benutzerkonten löschen Wichtig: Ist nur 1 Administratoren-Konto aktiv, kann dieses nicht gelöscht werden. Handbuch NewsMailer Version Seite: 47

48 Neues Benutzerkonto erstellen / bearbeiten Möchte man ein neues Benutzerkonto anlegen, klickt man auf diesen Button. Ein neues Fenster wird geöffnet, in welchem man jetzt alle Benutzerinformationen erfassen kann. Erfassen Sie einen Benutzernamen und ein Passwort für das Login. Unter Benutzer kann man den effektiven Namen des Benutzers eintragen. Wählen Sie die gewünschte Sprache, in welcher der Benutzer nach dem Login die Seiten angezeigt bekommt. Wird keine Sprache ausgewählt, wird automatisch die Sprache hinterlegt, welche man in den Optionen als Hauptsprache gewählt hat. Die Berechtigungsstufen gehen von 1-4. Stufe 1 Konten haben Administratorenrechte. Setzt man das Konto auf aktiv, kann sich der neue Benutzer schon anmelden. Klickt man auf dieses Symbol, kann man ein bestehendes Benutzerkonto bearbeiten. Handbuch NewsMailer Version Seite: 48

49 Benutzerkonten Login Übersicht Öffnet die Log-File Ansicht In der Ansicht erhält man eine Liste um welche Zeit sich der Benutzer am System An- und Abgemeldet hat. Weiter wird noch die IP Adresse angezeigt. Möchte man diese Daten speichern, so kann man diese Übersicht in eine Datei exportieren. Durch klicken auf diesen Button. Handbuch NewsMailer Version Seite: 49

50 Benutzerpasswort ändern Öffnet die Ansicht zum Ändern des Benutzerpasswortes Es wird der Loginname des gewählten Benutzers angezeigt. Nun kann man ein neues Passwort setzen. Das Passwort muss zur Bestätigung zweimal eingeben werden. Durch klicken auf Passwort speichern wird die Aktion ausgeführt. Handbuch NewsMailer Version Seite: 50

51 Optionen In den Optionen werden die Grundeinstellungen für NewsMailer definiert. Handbuch NewsMailer Version Seite: 51

52 Die Informationen müssen richtig hinterlegt sein. Falsche oder ungültige Antwort Adressen oder Versendernamen können dazu führen, das Ihre Newsletter Sendungen als Spam deklariert werden und somit den Empfänger nicht erreichen. Mail Server Einstellungen Diese Einstellungen sind für den Versand eines Newsletter sehr wichtig. Sie definieren den Mailserver und andere technische Einstellungen. Falls Sie in Ihrem Unternehmen einen eigenen Mail Server betreiben, ist es auch möglich diesen hier einzutragen. Wir empfehlen aber die Basiseinstellung beizubehalten. Mail Host Falls Sie einen eigenen Mail Server im Einsatz haben und diesen für den Versand nutzen möchten, müssen Sie diesen hier Eintragen. Einstellung: listserver.genotec.ch Mail Queue Diese Funktion steuert den Versand des Newsletters. Ist die Mail Queue aktiv, können Sie mehrer Newsletter versenden ohne den SMTP Gateway zu überlasten. Die Newsletter werden auf dem Mail Server zwischengespeichert und der Reihe nach versendet. Wir empfehlen die Einstellung auf Aktiv zu belassen. Einstellung: Aktiv SMTP Authentifizierung Dies ist eine Sicherheitsfunktion zum Schutze des Mail Gateway. Nur mit einer gültigen Anmeldung kann man versenden. Versendet man Newsletter mit der NewsMailer Authentifizierung so muss diese Einstellung auf Aktiv sein. Benutzt man einen eigenen Mail Server, so kann man selber definieren ob man eine sichere Anmeldung auf dem Server braucht. Einstellung: Aktiv SMTP Login Möchten Sie Ihren eigenen Mailserver nutzen, so können Sie hier Ihre Benutzer-Informationen eintragen. Wir empfehlen Ihnen aber den Newsletter über den NewsMailer Gateway zu versenden. Einstellung: Mit NewsMailer Authentifizierung anmelden Handbuch NewsMailer Version Seite: 52

53 Versand Informationen Die Versand Informationen definieren, wie das beim Empfänger ankommt. Es ist das gleiche, als würden Sie jemanden einen Brief senden. Der Briefkopf zeigt dem Empfänger von wem er eine Nachricht erhält. Versender Erfassen sie hier Ihre Adresse, unter welcher Sie den Newsletter versenden möchten. Es ist wichtig, das Versender- und Antwort Adresse gleich sind, sonst wird die als Spam deklariert und kommt nicht an beim Empfänger. Einstellung: Ihre Adresse Beispiel: Versender Name Dies ist der angezeigte Name, welche die Empfänger in ihrem Postfach sehen. Dieses Feld muss immer einen Eintrag haben um Sie klar als Versender zu identifizieren. Einstellung: Name Ihrer Firma - Als Beispiel Antwort Antwortet ein Empfänger auf Ihren Newsletter, so wird diese Adresse genutzt um Ihnen eine Nachricht zu senden. Es ist wichtig, das Versender- und Antwort Adresse gleich sind, sonst wird die als Spam deklariert und kommt nicht an beim Empfänger. Einstellung: Ihre Adresse Beispiel: peter.muster@muster.com Domainname Für jeden NewsMailer Kunde wird eine Sub-Domain eingerichtet. Diese Sub-Domain muss hier eingetragen werden. Einstellung: firma.newsmailer.ch Als Beispiel Text senden NewsMailer versendet Newsletter im HTML-Format. Damit Nutzer von reinen Text Programmen den Newsletter empfangen können, gibt es hier eine Option, mit welcher man den Versand in Textformat aktivieren kann. Somit wird für jeden User beides in eine gepackt - HTML und Text. Weiter hat man die Möglichkeit einen eigenen Text zu hinterlegen oder den Standarttext von NewsMailer zu nutzen. Einstellung: Aktiv. Text wird von Benutzer definiert Handbuch NewsMailer Version Seite: 53

54 Text - Text Dies ist der Text, welcher ein Empfänger sieht, wenn er ein rein Text basiertes Programm nutzt. Wichtig ist, das der Text Link einfügt wird, weil dieser auf den effektiven Newsletter verweist. Einstellung: Standart NewsMailer Text mit Link Kann modifiziert werden Extra-HTML View Dieser Text wird angezeigt, falls der Platzhalter Webseiten Ansicht im Newsletter Text hinterlegt ist. Klickt der Empfänger beim Erhalt des Newsletters auf diesen Link, so wird ein neues Browserfenster mit dem Newsletter als Inhalt geöffnet. Der Benutzer muss online sein, sonst können die Informationen nicht geladen werden. Einstellung: Standart NewsMailer Text mit Link Kann modifiziert werden Extra Remove Informationen Diese Informationen müssen im System hinterlegt sein, damit die Abmeldung einwandfrei Funktioniert. Der Benutzer kann aus den erfassten Informationen den Abmelde Text selber erstellen. Remove Domain Diese Domain ist im Newsletter bereits hinterlegt. Falls sich ein Newsletter-Empfänger vom System abmeldet wird diese Domain genutzt. Es muss zwingend Ihre NewsMailer Sub-Domain sein. Einstellung: firma.newsmailer.ch Als Beispiel Remove Diese Adresse wird genutzt, damit Empfänger des Newsletters Sie kontaktieren können. Wir empfehlen hier die gleiche Adresse zu nutzen, welche Sie schon als Antwort Adresse eingetragen haben. Einstellung: Ihre Adresse Beispiel: peter.muster@muster.com Remove Text Erfassen Sie hier den Text, welcher angezeigt werden soll, falls man den Platzhalter Newsletter Abmelden in den Newsletter einbettet. Erfassen Sie hier keinen Text, so wird nur der Link zum Abmelden angezeigt. Einstellung: Standard NewsMailer Text mit Link Kann modifiziert werden Handbuch NewsMailer Version Seite: 54

55 Test - Newsletter Versand Bevor Sie den Newsletter an Ihre Kunden senden, können Sie einen Test Versand an diese E- Mail Adresse senden, welche Sie hier eintragen. Einstellung: Ihre Adresse Beispiel: peter.muster@muster.com Platzhalter ersetzen Ist diese Funktion aktiv, so werden die Platzhalter im Test durch Mustertexte. Einstellung: Aktiv Programmeinstellungen Diese Einstellungen vereinfachen das Arbeiten mit NewsMailer. Somit lassen sich einige Funktionen aktivieren, so dass diese immer aktiv sind und sich der Benutzer nicht darum kümmern muss. Sprache Wählen Sie hier die Standardsprache, in welchen Sie den Newsletter haben möchten. Einstellung: Deutsch Doubel Opt-In Diese Funktion ist gesetzlich vorgeschrieben. Trägt sich ein Besucher auf Ihrer Webseite für den Newsletter ein, so muss dieser zuerst Bestätigen, das er effektiv die Person ist, welche sich für den Newsletter eingetragen hat. Dies erfolgt mit der Double Opt-In Option. Der Benutzer erhält eine und erst nach dem Klick auf den Link wird dieser aktiviert für den Empfang dieses Newsletters im System. Einstellung: Aktiv Handbuch NewsMailer Version Seite: 55

56 Statistik - Links Ist diese Option aktiv, so ist bei jedem Versand die Link Statistik automatisch aktiviert und muss nicht Manuell gesetzt werden. Einstellung: Aktiv RSS-Aktiv RSS ist ein weiterer Nachrichtenservice. Der Empfänger erhält nicht mehr eine sondern er kann sich den Dienst, die Informationen, über einen Link auf Ihrer Webseite selber holen. Dieser Link kann im Bereich Extras erstellt werden. Somit muss diese Einstellung nicht für jeden einzelnen Newsletter gesetzt werden. Einstellung: Aktiv Optionen bearbeiten Die Einstellung können jederzeit angepasst werden. Möchte man einen anderen Abmeldetext oder hat sich der Firmenname geändert, so können diese Informationen angepasst werden. Zum Bearbeiten klickt man auf diesen Button. Die Einstellung können jetzt modifiziert werden. Hat man alle Änderungen ausgeführt, so klickt man auf den Speichern Button und die Einstellung sind ab jetzt aktiv. Handbuch NewsMailer Version Seite: 56

57 Extras Im Bereich Extras findet der Benutzer ein Formular Erstellungs- Tool und einen RSS Feed Link Generator. Mit dem Formular- und RSS Feed Generator erhält man weitere sehr hilfreiche Tools um die eigene Webseite noch aufzuwerten. Es können mehrere Formulare erstellt und in die eigene Webseite eingebunden werden. Das gleich gilt auch für RSS Feed Links. Wurden schon Formulare erstellt, so stehen folgende Funktionen zur Verfügung. Das erstellte Formular kann als Vorschau im Browser angezeigt werden. Gruppen Verwaltung. In einem Formular können Adressen mehreren Gruppen zugewiesen werden. Formular editieren. Formular ist aktiv. Kann mit diesem Button deaktiviert werden. Formular ist inaktiv. Kann mit diesem Button aktiviert werden. Formular löschen Handbuch NewsMailer Version Seite: 57

58 Formulare für die eigene Webseite In der aktuellen Version von NewsMailer wurde neu ein Formular-Generator integriert. Mit diesem Tool erstellen Sie Formulare zur Erfassung von Adressen für die eigene Webseite. Somit können Sie das Layout und das Design Ihrer Webseite anpassen. Neues Formular erstellen Um ein neues Formular zu erstellen klicken Sie auf den Button Neues Formular. Ein neues Fenster wird geladen, in welchem Sie das Formular erstellen können. Handbuch NewsMailer Version Seite: 58

59 Als nächstes werden die Felder mit Informationen gefüllt. Erfassen Sie einen Namen für das Formular. Der Name ist nur in NewsMailer ersichtlich und soll das Arbeiten mit verschiedenen Formularen erleichtern. Als Beispiel: Muster Formular für meine Webseite Im Editor erstellt man das Basislayout und fügt die Platzhalter ein. Die Platzhalter werden nachher durch die effektiven Felder ersetzt. Die Platzhalter sind einfach vom normalen Text zu unterscheiden. Sie fangen immer mit?[ oder mit =[ an und enden immer mit Zeichen ]. Es ist sehr wichtig, dass diese nicht geändert werden, sonst kann das System die Einträge nicht bearbeiten. Als nächstes wählt man die Basis Gruppe. D.h. alle Adressen, welche über dieses Formular erfasst werden, werden in dieser Gruppe gespeichert. Es gibt aber noch eine Zusatzfunktion, in welcher man Gruppen definieren kann. Diese mehrfache Auswahl übersteuert die Basis Gruppen Funktion. Wählen Sie jetzt die Sprache, in welche die Meldungen angezeigt werden. Zum Schluss kann man noch den Formularstatus setzen. Aktiv oder Inaktiv. Auf Speichern klicken. Handbuch NewsMailer Version Seite: 59

60 Formulargruppen verwalten Wir haben beim Erstellen gesehen, das man eine Basisgruppe hinterlegen kann bei jedem Formular. Nun kann es aber sein, das Sie verschiedene Produktegruppen haben und sich der Benutzer spezifisch nur für eine dieser Gruppen anmelden möchte. Nach dem Erstellen eines Formulars haben sie die Möglichkeit verschiedene Gruppen für dieses Formular zu erstellen. Klicken Sie auf das Symbol hinter dem Formular. Gruppen Verwaltung Nach dem Klick auf diesen Icon wird die Gruppen Verwaltung geöffnet. Wir haben für diesen Test 3 Gruppen erstellt mit den Namen Test A Test C. Diese werden wir jetzt mit den Anzeigenamen verknüpfen. Die Anzeigenamen werden nachher auf dem Formular angezeigt und nicht die effektiven Gruppennamen. Erfassen Sie jetzt den Anzeigename und wählen die Gruppen. Bestätigen Sie die Aktion mit dem Klick auf den Speichern-Button. Nach dem Erfassen der einzelnen Bereiche sind die Verknüpfungen ersichtlich. Handbuch NewsMailer Version Seite: 60

61 Wurde der Anzeige Name falsch erfasst oder möchte man die Verknüpfung ändern oder löschen, so stehen dem Benutzer zwei Funktionen zur Verfügung. Verknüpfung editieren Verknüpfung löschen Klickt man auf das Icon editieren, so kann man den Eintrag bearbeiten. Zum einen kann der Anzeigename angepasst werden, zum anderen kann auch eine neue Gruppe erstellt werden. Am Ende des Eintrags hat man 2 Icons, zum Speichern- oder Abbrechen der Aktion. Aktion speichern Aktion abbrechen Wir haben noch eine weitere Gruppe erstellt (Test D) und werden diese neu verknüpfen. Weiter ändern wir noch den Namen. Nach dem Speichern sehen wir die Änderungen in der Übersicht. Wir haben jetzt alle Verknüpfungen erstellt und müssen jetzt diese nur noch in das Formular einbetten. Durch klicken auf den Button gelangt man in die Formularübersicht. Handbuch NewsMailer Version Seite: 61

62 Gruppen in Formulare einfügen Wir haben zu unserem Formular Muster Formular für meine Webseite verschiedene Gruppen definiert, welche wir jetzt in das Formular einbauen möchten. Wir klicken jetzt auf das editieren Icon und das Editor Fenster wird geöffnet. Wir werden jetzt die Tabelle mit neuen Zeilen erweitern und über die Tag-Funktion den Gruppenplatzhalter einfügen und formatieren. Handbuch NewsMailer Version Seite: 62

63 Nach dem Einfügen des neuen Platzhalters sieht die Tabelle wie folgt aus. Durch Klick auf den Speichern Button wird das überarbeitete Formulare gespeichert und wir gelangen zurück auf die Grundübersicht. Formular Testen Wir haben jetzt ein neues Formular erstellt mit verschieden Gruppen, welche der Benutzer auswählen kann. Wir möchten dies jetzt auch noch testen, bevor wir das Formular in die eigene Webseite einbauen. Wir klicken auf dieses Icon. Das erstellte Formular kann als Vorschau im Browser angezeigt werden. In einem neuen Browserfenster wird das Formular angezeigt. Handbuch NewsMailer Version Seite: 63