Herzlich willkommen!!! Effizienz in der Verwaltung mit MS SharePoint & 1gov GEVER

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1 Herzlich willkommen!!! Effizienz in der Verwaltung mit MS SharePoint & 1gov GEVER René Kuechler, CEO one source ag agenda 1

2 #1 Begrüssung / Vorstellung :: Agenda :: #2 Herausforderungen im Unternehmen / in der Verwaltung #3 Ausgangslage «Government-Landschaft CH» #4 GEVER: Um was geht s? #5 SharePoint 2010 als Basis (Vorteile, Einschätzung, Gründe ) #6 Funktionsumfang «1gov GEVER» auf Basis SharePoint 2010 #7 Projektstand, Erfahrungen, Empfehlungen #8 Zusammenfassung #9 Fragen / Antworten 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 3 about us 2

3 :: about us :: menschen. informationen. prozesse. one source ag mit Sitz im Technopark Luzern verbindet organisatorische und betriebswirtschaftliche Aspekte im Unternehmen mit der Informatik. So rücken Menschen, Informationen und Prozesse näher zusammen und die Effizienz und Produktivität wird gesteigert. Kundenspezifische Lösungen im Bereich Collaboration werden auf Basis von MS SharePoint und div. Zusatztools entwickelt und integriert. one source ag ist ILS-Partner von SoftwareONE im Bereich Collaboration. Mitgliedschaften SharePointCommunity.ch und ech. René Kuechler: Mitgründer, Teilhaber und Geschäftsführer one source ag; Dozent Organisation & Projektmanagement; Consultant u. Projektleiter in div. Kundenprojekten sowie Gemeinderat in Stansstad NW. 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 5 :: Solutions & Services :: Consulting, Planung, Projekt-Management Data & Information Management Unified Communications & Collaboration Hosted Services / Monitoring & Operating Schulungen 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 6 3

4 :: Kunden :: mittelgrosse und grosse Unternehmen; primär Dienstleister, prod. Industrie, Schulen / Bildungs-Institute Non-Profit-Organisationen, Verbände, teil-private Organisationen mittelgrosse Verwaltungen (Gemeindeverwaltungen) Bund und Kantone 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 7 herausforderungen 4

5 :: Herausforderungen :: Schnelligkeit Interaktion div. Systeme Innovation prozessorientiert Auffinden von Informationen virtuelle Teams interaktive Zusammenarbeit / egovernment Flexibilität Team-Work Next Generation Employee Compliance / Regulatorien Projektarbeit Komplexität Wissen Kostendruck Archivierung Geschwindigkeit 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 9 +/- gleichbleibende Anzahl Mitarbeitende massive Zunahme der Geschäfte vermehrte Komplexität der Geschäft :: typische Entwicklung :: 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 10 5

6 :: Informations-Drehscheibe Verwaltung :: Ausweise / Dokumente Bürger Steuern Verwaltung Bauten Versorgung / Entsorgung 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 11 :: Fazit :: (Gemeinde-) Verwaltungen sind moderne Dienstleistungs- Betriebe. Die Kunden sind Bürger, Steuerzahler, Unternehmen, andere Behörden, etc. Zunehmende Anzahl Geschäfte und deren Komplexität erfordern erhöhte Produktivität. Kunden (Bürger ) verlangen einfachen Informationsaustausch. Effiziente, schnelle und qualitativ gute Abwicklung erfordert geeignete IT-Unterstützung Neue Anforderungen bsp. im Hinblick auf egovernment, Compliance, Archivierung, etc. dürfen nicht ausser Acht gelassen werden. 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 12 6

7 ausgangslage :: Ausgangslage / Ist-Situation (I) :: Geschäftsverwaltungs-Systeme (GEVER) sind primär beim Bund und in grösseren (Kantons-) Verwaltungen im Einsatz. Bedarf bei kleineren u. mittleren Gemeinden jedoch grundsätzlich genauso gegeben. Bund hat zwei Lösungen standardisiert und empfiehlt diese: GEVER Office (SharePoint) & Fabasoft. Lösungen für kleinere Verwaltungen nur bedingt geeignet. GEVER Office zudem nach wie vor auf Basis SharePoint Zahlreiche «Insel-Lösungen» für div. Anforderungen kaum Integration und Interaktion. egovernment nur theoretisch und ansatzweise vorhanden. 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 14 7

8 :: Ausgangslage / Ist-Situation (II) :: Fehlende Funktionen bzw. Schnittstellen in Archive. Der vermehrten Projektarbeit (bsp. Arbeitsgruppen) trägt die EDV nur bedingt Rechnung. Verein SSGI (Städte- und Gemeinde-Informatik, rund 300 Mitglieder) lancierte im Januar 2010 den Wettbewerb resp. das Pilot-Projekt «Sprint» für Records-Management und Archivierung. one source ag nimmt als einer von fünf Lösungs-Anbietern am Wettbewerb teil. Aufgrund des Fokus und den Anforderungen «unserer» Pilot- Gemeinde dann jedoch Rückzug bzw. parallele Entwicklung und Pilotbetrieb. 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 15 :: Anforderungen / Bedürfnisse (I) :: Verbesserung der Kommunikation individuelle Rechteverwaltung in Abhängigkeit der Funktion Abbildung des Registraturplans (Aktenplan) Integration und Unterstützung von Prozessen Ganzheitlicher Ansatz / «Universallösung» Unterstützung von Projektarbeit, Kommissionen, Arbeitsgruppen hohe Integration in MS Office-Umgebung 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 16 8

9 :: Anforderungen / Bedürfnisse (II) :: einfaches und kostengünstiges Lizenzmodell Archiv-Lösung / Schnittstellen zu Archiven Geschäftskontrolle (IKS) Schnittstellen zu weiteren Systemen / egov Integration Integration SuisseID 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 17 GEVER? 9

10 :: GEVER: Um was geht es? :: Die elektronische Geschäftsverwaltung (GEVER) vereint in einem Instrument die Aktenführung, Prozess-Steuerung und Geschäftskontrolle von Verwaltungen bzw. Verwaltungseinheiten. Ein GEVER-System bildet somit die Grundlage für die Dossierbildung und die Nachvollziehbarkeit der Geschäftstätigkeiten. 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 19 sharepoint

11 :: SharePoint 2010 als ideale Basis :: Verbindet Menschen und Informationen. Fördert und beschleunigt die Zusammenarbeit. Ist eine interaktive Zusammenarbeits-Plattform im Web (Intra- / Extranet). Bildet eine universell nutzbare Infrastruktur. Sorgt für strukturiertes Informations-Management. Ist Teil der MS Office-Familie und somit hochgradig integriert. 100% Web-Anwendung keine lokale Installation nötig 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 21 :: Fazit :: Gemeindeverwaltungen haben ähnliche Anforderungen und funktionieren im Grundsatz ähnlich wie (private) Unternehmen. SharePoint bringt bereits ein umfassendes Basis-Set an Funktionen mit. Version 2010 ist «up to date» und bereits etabliert. «Warum also das Rad neu erfinden???» 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 22 11

12 1gov GEVER :: Basis GEVER Office / OXBA :: 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 24 12

13 Schnittstellen Um- / Drittsysteme / egovernment :: Erweiterung zu 1gov GEVER :: 1gov GEVER Registraturplan / Aktenplan DMS / ECM GEVER Office / OXBA Suchfunktionen Aufgabenverwaltung GEVER Office MS SharePoint 2010 Prozesse / Workflows virtuelle Arbeitsräume OXBA Basisfunktionen mehrstufige Archivierung externes Archiv / Staatsarchiv 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 25 :: Kernelemente / Funktionen :: Registraturplan / Aktenplan Rechteverwaltung je Bereich bzw. Abteilung (Standard = Admin. / Owner; Member; Visitor) Automatisierte, vollintegrierte Prozesse / Workflows Team-Sites & virtuelle Arbeitsräume je Bereich (bsp. Behördenmitglieder, Kommissionen, Arbeitsgruppen, etc.) mehrstufiges Archiv (intern / extern) Such-Center 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 26 13

14 :: Registratur- & Archivierungsplan :: Abbildung u. Integration des gesamten Registraturplans inkl. Archivierungsrichtlinien Einfache Zuweisung von Dokumenten per «drag & drop» 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 27 :: Prozesse / Workflows :: einfaches Erstellen von Workflows Automatische Integration in die SharePoint- Umgebung keine Programmier-Kenntnisse notwendig 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 28 14

15 :: Team-Sites / virtuelle Arbeitsräume :: individuelle «Arbeitsräume» für Behörden-Mitglieder, Abteilungen, Kommissionen, Arbeitsgruppen geschützte Informationen Einfache Mitglieder sehen statt Originaldatei jeweils nur eine PDF- Kopie 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 29 :: Lösungsmodule / integrierte Lösungen :: Workbox Workflows Ecspand DMS & Archiv für SharePoint Basis-Funktionen SharePoint 2010 (Foundation od. Server) 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 30 15

16 projektstand :: Status «1gov GEVER» :: Start Entwicklung & Pilotbetrieb Frühling 2010 Kernfunktionen implementiert / aktiv Lösung mit 3 4 Kernprozessen in Pilotbetrieb (2 Kunden) regelmässige Status-Meetings, Auswertung u. Weiterentwicklung Pilotprojekte abgeschlossen per Ende 2011 marktreife Version verfügbar ab (Plantermin) anschl. Weiterentwicklung, weitere Funktionen wie Suisse ID, Archiv-Schnittstelle, etc. 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 32 16

17 :: Erfahrungen & Empfehlungen :: SharePoint 2010 ist ideal geeignet für Verwaltungen SharePoint 2010 ist reif Projekte klein halten, Schritt für Schritt im Zentrum stehen Menschen!!! jede Verwaltung und jedes Projekt ist individuell soviel Standard wie möglich; soviel Individualität wie nötig! 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 33 zusammenfassung 17

18 :: Zusammenfassung :: SharePoint 2010 ist ideal geeignet für GEVER in der Verwaltung. Die vom Bund vorgegebenen Lösungen «passen» nur bedingt auf kleinere Verwaltungen. Individuelle Weiterentwicklungen / Anpassungen sind jedoch nötig. Ein umfassender, universeller Ansatz ist zwingend. Weitere Anforderungen aber auch Funktionen werden folgen. Wir stehen erst am Anfang von egovernment. Collaboration / SharePoint Projekte sind nur bedingt IT- Projekte; >50% ist Organisation!!! 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 35 :: Links :: Präsentation u. weitere Infos: Offizielle MS SharePoint Site: ech, egovernment Standards: ecspand: WorkBox for SharePoint: SharePoint Community: Microsoft Licensing: (Events) gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 36 18

19 :: Q & A :: 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 37 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 38 19

20 > Data & Information Management > Unified Communications & Collaboration > IT & business efficiency. one source ag Technopark Luzern D4 Platz 4 CH-6039 Root Längenbold LU Fon Fax info@one-source.ch 1gov GEVER / SharePoint Juni 2011 / Seite 39 20