VERHALTENSKODEX - EINKAUF The KaDeWe Group GmbH

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1 VERHALTENSKODEX - EINKAUF The KaDeWe Group GmbH (Version 1.1) The KaDeWe Group GmbH hat sich den folgenden Grundsätzen verschrieben: einem Anspruch an den höchsten Maßstab in allen Bereichen unseres geschäftlichen Handelns ethischem und verantwortungsbewusstem Verhalten in allen Geschäftsbereichen Achtung der Rechte des Einzelnen verantwortungsvollem Umgang mit der Umwelt Wir erwarten, dass alle Lieferanten der KaDeWe Group diese Werte und Grundsätze teilen, und dass sie sich in allen Bereichen ihres geschäftlichen Handelns mit einem Höchstmaß an Fairness, Aufrichtigkeit und Verantwortungsbewusstsein verhalten. Mit diesem Verhaltenskodex für den Bereich Einkauf (im Folgenden bezeichnet als: Verhaltenskodex ) beabsichtigt die KaDeWe Group, die Umsetzung fairer Arbeitsbedingungen in der gesamten Lieferkette, einschließlich aller Zulieferer und Unterauftragnehmer, zu fördern. Dieser Verhaltenskodex normiert eine Reihe eindeutiger und gemeinsamer fundamentaler Anforderungen für alle Geschäftspartner im Hinblick auf Mindeststandards, die von Ihnen respektiert, umgesetzt und befolgt werden müssen. Die in diesem Verhaltenskodex ausgeführten Bestimmungen stellen minimale und nicht maximale Standards dar. Dieser Verhaltenskodex verfolgt nicht das Ziel, die Erfüllung und/oder Überschreitung geltender internationaler Arbeitsstandards oder nationaler und/oder lokaler gesetzlicher Bestimmungen zu umgehen. Die verbindlichen Grundsätze dieses Verhaltenskodex stehen im Einklang mit: der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen, den Übereinkommen der Vereinten Nationen über die Rechte des Kindes sowie zur Beseitigung jeder Form von Diskriminierung der Frau, den Übereinkommen der Internationalen Arbeitsorganisation (im Folgenden bezeichnet als: ILO" bezeichnet), den Prinzipien des U.N. Global Compact, den OECD-Leitsätzen für multinationale Unternehmen, den EU-Richtlinien und der Business Social Compliance Initiative.

2 1. Geltungsbereich Dieser Verhaltenskodex bildet die Grundlage für alle geschäftlichen Beziehungen in Bezug auf alle nationalen und internationalen Produktionsabläufe und Produktionsstätten für die von der KaDeWe Group eingekaufte Ware. Er gilt weltweit für die KaDeWe Group selbst und die direkten Geschäftspartner von der KaDeWe Group sowie alle anderen Lieferanten, die in ihrem Namen mit der Produktion von Ware für die KaDeWe Group tätig sind (im Folgenden bezeichnet als: die Geschäftspartner"). Die Geschäftspartner gewährleisten die Annahme und Befolgung der in diesem Verhaltenskodex ausgeführten Grundsätze und sind dafür verantwortlich, sie umzusetzen. Die Geschäftspartner informieren alle Lieferanten, einschließlich Zulieferer und/oder Unterauftragnehmer, die in ihrem Namen tätig sind, über den Inhalt und die Anforderungen dieses Verhaltenskodex und gewährleisten, dass diese, die in diesem Verhaltenskodex ausgeführten Grundsätze ebenfalls befolgen. Die Geschäftspartner müssen alle Anforderungen dieses Verhaltenskodex sowie die Grundsätze, die sie untermauern, respektieren und umsetzen. Es wird davon ausgegangen, dass die Umsetzung dieses Verhaltenskodex das Ergebnis eines Prozesses ist. Die Fristen für die Umsetzung der Befolgung müssen daher angemessen sein. 2. Zwangsarbeit Die KaDeWe Group duldet keine Zwangsarbeit. Alle Arbeit muss auf freiwilliger Basis durchgeführt werden, und darf nicht unter unmittelbarer oder mittelbarer Androhung von Gewalt, Einschüchterung, Bestrafung oder Anwendung von Sanktionen stehen. Der Einsatz von Zwangs- oder Pflichtarbeit in all ihren Formen, einschließlich Leibeigenschaft, Knechtschaft, Sklaverei und Gefangenenarbeit, ist, sofern sie nicht im Einklang mit dem ILO-Übereinkommen 29 steht, untersagt. Wir verweisen auf die ILO-Übereinkommen 29 und 105.

3 3. Kinderarbeit Die KaDeWe Group duldet keine Kinderarbeit oder Ausbeutung junger Mitarbeiter. Die Geschäftspartner müssen die folgenden Vorschriften befolgen: die nationale Vorschrift zum Mindestalter für die Beschäftigung oder die Vorschrift zur Beendigung der allgemeinen Schulpflicht oder alle in sonstiger Form spezifizierten gesetzlichen Anforderungen, wobei die jeweils strengeren Vorschriften maßgeblich sind. Die Geschäftspartner dürfen zu keinem Zeitpunkt Personen unter 15 Jahren beschäftigen. Die Geschäftspartner dürfen junge Mitarbeiter unter 18 Jahren nicht nachts beschäftigen und keinen gefährlichen, unsicheren oder ungesunden Bedingungen aussetzen. Wir verweisen auf die ILO-Übereinkommen 79, 138, 142, 182 sowie auf die ILO-Empfehlung Diskriminierung KaDeWe Group duldet keine Diskriminierung von Mitarbeitern. Chancengleichheit bei Einstellung, Vergütung, Leistungen, Zugang zu Fortbildung, Beförderung, Kündigung oder Ausscheiden aus dem Dienst müssen respektiert werden. Die Geschäftspartner dürfen keine Diskriminierung im Beschäftigungsverhältnis ausüben und diese nicht unterstützen oder tolerieren. Dazu gehören Anwerbung, Einstellung, Fortbildung, Arbeitsbedingungen, Aufgabenzuweisungen, Bezahlung, Leistungen, Beförderungen, Disziplin, Kündigung oder Ausscheiden aus dem Dienst, auf der Basis von Geschlecht, Alter, Religion, Familienstand, Rasse, Kaste, gesellschaftlichem Hintergrund, Krankheiten, Invalidität, Schwangerschaft, ethnischer und nationaler Herkunft, Staatsangehörigkeit, Mitgliedschaft in Arbeitnehmerorganisationen, einschließlich Gewerkschaften, politischer Zugehörigkeit, sexueller Ausrichtung oder anderen persönlichen Merkmalen. Wir verweisen auf die ILO-Übereinkommen 100, 111, 143, 158 und 159.

4 5. Gesundheit und Sicherheit Die Geschäftspartner müssen sichere und saubere Bedingungen für alle Mitarbeiter in allen Arbeits- und Wohneinrichtungen bereitstellen. Eine Reihe eindeutiger Verfahren zur Regelung von Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz muss festgelegt und befolgt werden. Angemessene Maßnahmen müssen ergriffen werden, um Unfälle und Beeinträchtigungen der Gesundheit zu vermeiden, die während der Arbeit entstehen, damit zusammenhängen oder auftreten können, indem die Ursachen potenzieller Gefahren in der Arbeitsumgebung auf ein Minimum reduziert werden. Angemessene Brandschutzmaßnahmen müssen ergriffen werden, und die Festigkeit, Stabilität und Sicherheit von Gebäuden und Ausrüstung, einschließlich Wohneinrichtungen, wo diese bereitgestellt werden, sind zu gewährleisten. Zugang zu angemessener medizinischer Versorgung und medizinischen Einrichtungen ist bereitzustellen. Zugang zu ausreichenden und sauberen Toilettenanlagen, zu Trinkwasser und, sofern zutreffend, zu hygienischen Einrichtungen für die Zubereitung und Aufbewahrung von Lebensmitteln ist bereitzustellen. Regelmäßige und protokollierte Gesundheits- und Sicherheitsschulungen zu geltenden Vorschriften und Maßnahmen im Bereich Gesundheit und Sicherheit müssen für alle Mitarbeiter, und im Hinblick auf den Umgang mit Chemikalien und anderen gefährlichen Materialien und ihrer Entsorgung für betroffene Mitarbeiter, durchgeführt werden. Wir verweisen auf das ILO-Übereinkommen 155.

5 6. Disziplinarische Maßnahmen Die KaDeWe Group duldet keine Schikanierung oder Missbrauch von Mitarbeitern. Die Geschäftspartner müssen alle Mitarbeiter respekt- und würdevoll behandeln, ohne körperliche Bestrafung, Einschüchterung, Androhung von Gewalt oder andere Formen von Schikanierung oder Missbrauch auf körperlicher, sexueller, psychischer oder verbaler Ebene auszuüben oder diese zu dulden. Schriftliche disziplinarische Verfahren sind festzulegen und allen Mitarbeitern gegenüber eindeutig und verständlich zu erklären. Alle disziplinarischen Maßnahmen müssen aufgezeichnet werden. Wir verweisen auf die ILO-Übereinkommen 100 und Vereinigungsfreiheit und das Recht auf Tarifverhandlungen Die Geschäftspartner müssen das Recht der Mitarbeiter respektieren, sich zusammenzuschließen, zu organisieren und Tarifverträge auszuhandeln, und zwar rechtmäßig und friedlich ohne Diskriminierung, Bestrafung oder Beeinträchtigung. Mitarbeiter haben das Recht, Gewerkschaften ihrer Wahl beizutreten oder zu gründen und Tarifverträge auszuhandeln, ohne dass die Geschäftsführung der Geschäftspartner dies vorab genehmigen müsste. Geschäftspartner dürfen solche rechtmäßigen Aktivitäten nicht beeinträchtigen, blockieren oder verhindern. Wo das Recht auf Vereinigungsfreiheit und Tarifverhandlungen unter Gesetzen beschränkt oder untersagt ist, dürfen Geschäftspartner alternative Formen einer unabhängigen und freien Mitarbeitervertretung und der Verhandlung von Tarifverträgen, im Einklang mit internationalen Arbeitsstandards, nicht behindern. Wir verweisen auf die ILO-Übereinkommen 87, 98, 135 und 154 sowie auf die ILO-Empfehlung 143.

6 8. Vergütung und Leistungen Die Geschäftspartner müssen eine anerkannte Beschäftigungsbeziehung sicherstellen, die im Einklang mit nationaler Gesetzgebung und Praxis und internationalen Arbeitsstandards begründet wird, wobei der jeweils umfassendere Schutz maßgeblich ist. Die Geschäftspartner gewährleisten, dass die Arbeitsbedingungen ihrer Mitarbeiter schriftlich dokumentiert werden, und dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen, einschließlich bezahltem Urlaub, allen Mitarbeitern bereitgestellt werden. Der übermäßige Einsatz von befristeten Arbeitsverträgen oder vergleichbaren Vereinbarungen darf nicht zur Anwendung kommen, um Pflichten gegenüber den Mitarbeitern unter inländischen Arbeits- oder Sozialversicherungsgesetzen und diesbezüglichen Vorschriften, die aus einem regulären Beschäftigungsverhältnis entstehen, zu umgehen. Die Geschäftspartner gewährleisten, dass die Löhne, die den Mitarbeitern gezahlt werden, dem per Gesetz oder geltenden branchenüblichen Regelungen vorgeschriebenen Mindestlohn entsprechen oder diesen übersteigen, wobei der jeweils höhere Satz maßgeblich ist. Der gezahlte Lohn muss ausreichen, um die Grundbedürfnisse eines Mitarbeiters zu befriedigen. Alle geleisteten Überstunden müssen mit einem Lohnzuschlag vergütet werden, wie per Gesetz und, sofern zutreffend, per vertraglicher Vereinbarung festgelegt. Löhne müssen in einer für die Mitarbeiter geeigneten Weise ausgezahlt werden, und Details zu den Mitarbeiterlöhnen für den betreffenden Zahlungszeitraum müssen in verständlicher Weise vorgelegt werden. Alle unrechtmäßigen, nicht genehmigten oder unter nationalem Recht nicht vorgesehenen Lohnabzüge sind untersagt, und Lohnabzüge als disziplinarische Maßnahme sind unzulässig. Wir verweisen auf die ILO-Übereinkommen 26 und 131.

7 9. Arbeitszeiten Die Geschäftspartner müssen Arbeitszeiten festlegen, die mit nationalen Gesetzen oder richtungsweisenden Branchenstandards oder relevanten internationalen Standards übereinstimmen, wobei die Standards maßgeblich sind, die strenger gefasst sind und einen umfassenderen Schutz für die Gewährleistung von Gesundheit, Sicherheit und Wohlergehen der Mitarbeiter vorsehen. Die durch nationales Recht zulässige maximale Wochenarbeitszeit darf nicht überschritten werden. Die zulässige Standardarbeitszeit pro Woche beträgt 48 Stunden, ohne Überstunden. Von Mitarbeitern darf nicht regelmäßig verlangt werden, dass sie mehr als 48 Stunden pro Woche arbeiten. Überstunden müssen freiwillig geleistet werden, dürfen zwölf Stunden pro Woche nicht überschreiten und dürfen nicht regelmäßig verlangt werden. Geschäftspartner müssen das Recht aller Mitarbeiter auf mindestens einen freien Ruhetag nach sechs aufeinanderfolgenden Arbeitstagen sowie auf gesetzliche Feiertage und Jahresurlaub respektieren. Wir verweisen auf die ILO-Übereinkommen 1 und Umweltschutz Die Geschäftspartner müssen alle geltenden Gesetze und Vorschriften zum Schutz der Umwelt und gefährdeter Arten befolgen. Von den Geschäftspartnern wird erwartet, dass sie laufend Anstrengungen unternehmen, um Umweltverschmutzung zu verhindern und einzudämmen, und sich dem Schutz der Umwelt in allen Phasen der Produktentwicklung, der Arbeitsorganisation, der Produktion und des Verkaufs verpflichten. Prozesse und Standards, die für die Abfallentsorgung sowie für den Umgang mit Chemikalien und anderen gefährlichen Substanzen und ihre Entsorgung gelten, müssen befolgt werden, wie auch Prozesse und Standards für Emissionen und Abwasserbehandlung, wobei dem Schutz und der Erhaltung natürlicher Ressourcen besondere Bedeutung beizumessen ist.

8 11. Managementsysteme Die Geschäftspartner müssen ein Managementsystem einführen, das eindeutige Zuständigkeiten und Prozesse sowie eine angemessene Dokumentation beinhaltet, um die Umsetzung und Überwachung der kontinuierlichen Befolgung der in diesem Verhaltenskodex ausgeführten Prinzipien zu gewährleisten. Die KaDeWe Group behält sich das Recht vor, die Dokumentation bei und nach Bedarf zu inspizieren, und Geschäftspartner verpflichten sich, die KaDeWe Group bei und nach Bedarf die relevante Dokumentation vorzulegen. 12. Überwachung des Verhaltenskodex Die Geschäftspartner sind dafür verantwortlich, die Grundsätze dieses Verhaltenskodex umzusetzen, und die KaDeWe Group hat das Recht, die Befolgung dieses Verhaltenskodex durch die Geschäftspartner zu überwachen. Die Geschäftspartner verpflichten sich ihre Produktionsstätten bei Aufforderung einem Sozial-Audit seitens der KaDeWe Group zu unterziehen, welches entweder von der KaDeWe Group selbst oder von einer dritten Partei, die von der KaDeWe Group bevollmächtigt ist, durchgeführt wird. Überwachungsaktivitäten zur Bestätigung der Befolgung dieses Verhaltenskodex können nicht angekündigte Vor-Ort-Inspektionen der Produktionsstätten und Einrichtungen sowie der vom Arbeitgeber bereitgestellten Unterkünfte, sofern zutreffend, beinhalten. Zum Zwecke der Überwachung der Befolgung dieses Verhaltenskodex müssen die Geschäftspartner der KaDeWe Group auf der letzten Seite dieses Verhaltenskodex die Namen und Standorte aller Produktionsstätten anzeigen, die für die Produktion von Ware für die KaDeWe Group genutzt werden. Die KaDeWe Group verlangt, dass ein bevollmächtigter Vertreter einer aufgelisteten Produktionsstätte diesen Verhaltenskodex unterzeichnet. 13. Information und Kommunikation Die Geschäftspartner müssen gewährleisten, dass die Bestimmungen dieses Verhaltenskodex an die Mitarbeiter weitergegeben werden, und dass sie in der jeweiligen Landessprache in allen Produktionsstätten für alle Mitarbeiter ausgehängt und jederzeit frei zugänglich sind.

9 14. Sanktionen und Abhilfemaßnahmen Die Geschäftspartner müssen garantieren, dass die Produktion von Ware für die KaDeWe Group ausschließlich in den von Geschäftspartnern angegebenen Produktionsstätten durchgeführt wird. Wo eine Nichtbefolgung der Grundsätze dieses Verhaltenskodex oder Zuwiderhandlungen gegen diese Grundsätze festgestellt werden, müssen Geschäftspartner Abhilfemaßnahmen innerhalb einer angemessenen Frist ergreifen. Erst nach Abschluss aller erforderlichen Abhilfemaßnahmen können neue Bestellungen an die Produktionsstätte vergeben werden. Eine Nichtbefolgung dieser Bestimmungen stellt einen ausreichenden Grund für eine unverzügliche und bedingungslose Kündigung aller geschäftlichen und vertraglichen Beziehungen dar. 15. Gültigkeit Die aus diesem Verhaltenskodex hervorgehenden Auflagen und Verpflichtungen werden nach Unterzeichnung des Verhaltenskodex durch einen Geschäftspartner für diesen rechtsverbindlich und bilden einen integrierten Bestandteil der Einkaufsbedingungen von der KaDeWe Group.

10 Erklärung Dieses Dokument des Verhaltenskodex muss von einem ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreter des unterzeichneten Unternehmens unterschrieben und an KaDeWe Group zurückgesendet werden. Wir, erklären und bestätigen hiermit Folgendes: (Firmenname & BBN-Nr.), Wir haben den Verhaltenskodex von der KaDeWe Group erhalten und zur Kenntnis genommen. Wir befolgen alle relevanten Gesetze und Vorschriften des Landes oder der Länder, in dem/denen unser Unternehmen tätig ist. Wir werden der KaDeWe Group im Fall eines Widerspruchs zwischen diesem Verhaltenskodex und den geltenden Gesetzen oder Vorschriften in den Ländern unserer Geschäftstätigkeit informieren. Wir werden diesen Verhaltenskodex in seiner Gesamtheit und ohne jede Änderung oder Aufhebung befolgen. Wir werden alle Lieferanten (einschließlich Zulieferer und/oder Unterauftragnehmer), die in unserem Namen tätig werden und in der beigefügten Liste der Produktionsstätten aufgeführt sind, über den Inhalt und die Anforderungen dieses Verhaltenskodex informieren, und wir werden gewährleisten, dass sie die in diesem Verhaltenskodex ausgeführten Grundsätze ebenfalls befolgen. Wir werden der KaDeWe Group im Falle von Änderungen hinsichtlich unserer Produktionsstätten, die Ware für die KaDeWe Group herstellen, informieren. Wir akzeptieren und gestatten, dass die KaDeWe Group sowie alle Einzelpersonen oder Organisationen, die im Namen von der KaDeWe Group tätig werden, Sozial-Audits mit oder ohne Ankündigung in unseren Geschäftsräumen und/oder Produktionsstätten sowie in den Geschäftsräumen und/oder Produktionsstätten unserer Unterauftragnehmer jederzeit durchführen können. Name des Unternehmens: Anschrift des Unternehmens: Name des Handlungsbevollmächtigten des Unternehmens: Position: Unterschrift: Datum: Firmenstempel/-siegel