Microsoft Access Das Handbuch

Transkript

1 Microsoft Access Das Handbuch von Lorenz Hölscher 1 Auflage Microsoft Access Das Handbuch Hölscher schnell und portofrei erhältlich bei beck-shopde DIE FACHBUCHHANDLUNG Thematische Gliederung: Integrierte Softwarepakete Microsoft 2010 Verlag CH Beck im Internet: wwwbeckde ISBN

2 Übersicht Einleitung 23 Teil A Schnelleinstieg 1 Datenbank - leicht gemacht 2 Tabellen - leicht gemacht 3 Abfragen - leicht gemacht 4 Formulare - leicht gemacht 5 Berichte - leicht gemacht Teil B Access allgemein 6 Die Access-Oberfläche 7 Datenbankgrundlagen 8 Datentypen 9 Datenbank entwerfen Teil C Tabellen 10 Tabellen entwerfen 11 Umgang mit Datensätzen 12 Beziehungen zwischen Tabellen 13 Umgang mit Datenquellen Teil D Abfragen 14 Abfragen sortieren 15 Abfragefelder berechnen 16 Abfragen filtern 17 Abfragesprache SQL 18 Umgang mit Abfragen 19 Spezielle Auswahlabfragen 20 Abfragen mit besonderen Verknüpfungen 21 Aktionsabfragen

3 413 Verschiedene Formulare Pivot- und Diagramm-Formulare Umgang mit Steuerelementen Allgemeine Mehrere Formulare Berichte erstellen Mehrspaltige Berichte und von Code Variablen und Konstanten und Schleifen Datenzugriff per VBA Wichtige Funktionen programmieren Anwendungen 895 Funktionen Praxisindex 911 Stichwortverzeichnis Der Autor 5

4 Einleitung An wen richtet sich dieses Buch? Welche Beispiele kommen vor? Grundschulbücherei Hotelbestellsystem Wo finden Sie die Daten? Wie ist das Buch aufgebaut? Teil A Schnelleinstieg 27 1 Datenbank - leicht gemacht So starten Sie Access 2010 So legen Sie eine neue Datenbank an So bedienen Sie die Oberfläche Zusammenfassung _ Tabellen - leicht gemacht So legen Sie eine Tabelle an So finden Sie bestimmte Inhalte So legen Sie eine zweite Tabelle an So verbessern Sie die zweite Tabelle Zusammenfassung Abfragen - leicht gemacht So sortieren Sie Daten _ So greifen Sie auf mehrere Tabellen zu So filtern Sie Daten So berechnen Sie Daten So zählen Sie Datensätze Zusammenfassung _ Formulare - leicht gemacht So erstellen Sie ein Formular So verbessern Sie ein Formular So zeigen Sie Daten tabellarisch an So finden Sie Daten im Formular Zusammenfassung

5 So erstellen Sie einen Bericht So Sie im Bericht So verbessern Sie einen Bericht So erstellen Sie Berichte So anders Die Access 201O-0berfläche Das Menüband Pfade und Dateien Ansichten wechseln Statusleiste anpassen Was ist eine relationale Datenbank? Die Datenbank verbessern Warum sollten Sie Felder trennen? Wie können Sie doppelte Daten vermeiden? Wie können die Historie retten? Brauchbare wählen Wie hilft Ihnen die t-;otation? Wie lösen Sie das Autorenproblem? erstellen

6 8 Datentypen Datentypen Allgemeine Einstellungen Zahlen-Format Text-Datentypen Datentyp Text Datentyp Memo Datentyp Hyperlink Ganzzahlige Datentypen Datentyp Ja/Nein Datentyp Byte Datentyp Integer Datentyp Long (Integer) Datentyp Währung Datentyp Replikations-ID Dezimal-Datentypen Datentyp Single Datentyp Double Datentyp Dezimal Datentyp Datum/Uhrzeit Sonstige Datentypen DatentypAutoWert Datentyp OLE-Objekt Datentyp Anlage Datentyp Berechnet Datentyp Nachschlage-Assistent Mehrwertige Felder Zusammenfassung Datenbank entwerfen Entwurf einer Datenbank Storming So bereiten Sie die Datenbank vor Norming So entwerfen Sie die Hotel-Tabelle So erstellen Sie die Tabelle tblhotels So fügen Sie Daten zu OLE-Objekt-Feldern hinzu So entwerfen Sie die Mitarbeitertabelle So erstellen Sie die Tabelle tblmitarbeiter So legen Sie den Hyperlink zum Foto an So fügen Sie mehrere Fotos ein So entwerfen Sie die Extratabelle So entwerfen Sie die Kategorietabelle So entwerfen Sie die Farbentabelle So entwerfen Sie die Bestellungentabelle Performing Zusammenfassung

7 Inhaltsverzeidll'lis 187 Tabelle ändern Tabelle löschen Tabelle umbenennen Tabelle kopieren Tabelle ausblenden Tabellenentwmf öffnen Felder ändern Felder löschen Felder verschieben Felder umbenennen Felder Felder ändern Benutzerdefinierte Felder Index Primärschlüssel Mehrfachindex Zusammenfassung Datensätze bearbeiten Datensätze Datensatz Datensätze löschen nayl,a"vll in Datensätzen Ansicht verändern anpassen Schriftart ändern Daten finden Datensätze sortieren Datensätze filtern Datensätze suchen Dateninhalte ersetzen Tastenkombinationen für Datensätze

8 12 Beziehungen zwischen Tabellen Beziehungen l:n-beziehung l:l-beziehung m:n -Bezieh ung Beziehungen anlegen Verknüpfungstyp ändern Reflexiv-Verknüpfung Unterdatenblätter Zusammenfassung Umgang mit Datenquellen Externe Access-Tabellen Automatische Datenbankaufteilung Verknüpfte Daten korrigieren Externe Datenquellen Excel-Tabellen Access-Tabellen Outlook-Kontakte SharePoint Importieren statt verknüpfen Analyse Datenbankdokumentierer Beziehungen-Fenster dokumentieren Leistung analysieren Tabellen analysieren Zusammenfassung Teil D Abfragen Abfragen sortieren Einfache Auswahlabfragen Sortieren Mehrfache Sortierung Sortierung und Anzeige trennen Andere Datentypen sortieren Feldnamen austauschen Spitzenwerte Abfragen umbenennen und löschen Zusammenfassung

9 15 Abfragefelder berechnen Formeln eingeben Berechnungen mit Funktionen Funktionen nutzen Text-Funktionen Datum-Funktionen Zahl-Funktionen Sonstige Funktionen Fehlerträchtige Feldnamen Zusammenfassung Abfragen filtern Filterkriterien Einfache Filter Filtern mit mehreren Tabellen Operatoren Arithmetische Operatoren Weitere Operatoren Mehrere Filterkriterien Kriterien in verschiedenen Feldern Bereiche Zusammenfassung Abfragesprache SQL SQL, die Sprache für Datenbanken SQL-Schlüsselwörter Auswählen Filtern Sortieren Sortieren und Filtern Weitere Schlüsselwörter Alias-Namen JOrN " Aktionsabfragen SQ L-Befehle einsetzen Zusammenfassung Umgang mit Abfragen Abfragen von Abfragen Abfrage mit l:l-beziehung Abfragen ausdrucken Daten exportieren Zusammenfassung

10 19 Spezielle Auswahlabfragen Gru ppierungsabfragen Standard-Gruppierungsabfragen Aggregat-Funktionen Mehr Gruppierungen Mehr Aggregate Ohne Gruppierung Ohne Aggregat-Funktion Alternative mit DISTINCT Kreuztabellenabfragen Kreuztabellenabfragen verbessern Kreuztabellenabfrage-Assistenten nutzen Assistenten-Ergebnis nachbessern Spalten fixieren Parameterabfragen Datentypen für Parameter Flexiblere Parameter Unterabfragen Doppelte Datensätze finden Manuell erstellte Unterabfrage Unterabfrage mit Assistenten Datensätze nummerieren Weitere Operatoren Domänenfunktionen Zusammenfassung Abfragen mit besonderen Verknüpfungen Kreuzprodukt UNION-Abfragen Weitere Schlüsselwörter Sortieren Felder berechnen Inner Join und Outer Join Verkaufte Artikel finden Unverkaufte Artikel finden Bestellungen ohne Artikel finden Zusammenfassung Aktionsabfragen Aktualisierungsabfragen Daten von Tabelle zu Tabelle schreiben Felder in der gleichen Tabelle aktualisieren GefIlterte Aktionsabfragen Tabellenerstellungsabfragen Einfache Tabellenerstellungsabfrage Kumulierte Tabellenerstellungsa bfrage

11 Anfügeabfragen Daten von einer Tabelle an die andere anfügen Daten an die gleiche Tabelle anfügen Einzelwerte an eine Tabelle anfügen Löschabfragen Zusammenfassung Teil E Formulare Verschiedene Formulare AutoFormular erstellen Form ularansich ten nutzen Formulare gestalten Designs ändern Anordnen Endlosformular Datenblattansicht Geteiltes Formular Modales Dialogfeld Popup-Dialogfeld Zusammenfassung Pivot- und Diagramm-Formulare PivotTable Felder hinzufügen Felder entfernen Automatische Untergruppen Filtern Eigenschaften PivotChart PivotCharts verändern Pivot-Ansichten wechseln Diagramme Zusammenfassung Umgang mit Steuerelementen Leeres Formular erstellen Formular und Bereiche markieren Bereiche ein-/ausblenden Steuerelemente hinzufügen Steuerelemente markieren und verändern Mehrere Steuerelemente markieren Raster Steuerelemen tgröße ändern

12 Steuerelemente verschieben Steuerelemente automatisch anordnen Steuerelemente trennen und verbinden Steuerelemente gruppieren Steuerelement- Layouts Steuerelemente verankern Steuerelemente löschen Zusammenfassung Allgemeine Steuerelement-Eigenschaften Aktivierreihenfolge Tastenkürzel Steuerelemente deaktivieren Steuerelementtyp ändern Steuerelemente formatieren Farben und Schriften Farben auswählen Mehrere Steuerelemente formatieren Standardeigenschaften Bedingte Formatierung Datenbalken FeidwertIst-Regel HatFokus- Regel AusdruckIst- Regel Zusammenfassung Steuerelementtypen Allgemeine Steuerelemente Textfeld Bezeichnungsfeld Schaltfläche Auswahlsteuerelemente Kontrollkästchen U mschaltfläche Options feld, Optionsgruppe Listenfeld Kombinationsfeld, Register Grafische Eiemente Linie Rechteck Seitenumbruch Diagramm Bild Anlage, Gebundenes Objektfeld,,

13 Ungebundenes Objektfeld 558 Verknüpfungssteuerelemente 559 Hyperlink 560 Navigationssteuerelement 561 Unterformular/- bericht, 565 Webbrowser 565 ActiveX-Steuerelemente Zusammenfassung Mehrere Formulare Haupt- und Unterformular Haupt-/Unterformular mit Assistenten erstellen Haupt- und Unterformular manuell erstellen Alternatives Hauptformular Mehrere Unterformulare Formulare synchronisieren 587 Formulare mit Aggregatfunktionen 589 Zugriff auf andere Formulardaten 591 Haupt- und Unterformulare verbessern 592 Parameterabfragen verbessern 594 PopUp-Formulare 597 Starteinstellungen 598 Formularvorlagen 599 Anwendungsparts 601 Zusammenfassung Teil F Berichte Berichte erstellen AutoBericht erstellen Seite einrichten Ansichten Bericht manuell erstellen Bericht gruppieren Abstände verbessern Zwischensummen bilden Zweite Gruppierung einfügen Seiten umbruch zwischen Gruppen Seitenumbruch einfügen Absender vervollständigen Gruppen zusammenhalten Gruppierung mit Berechnung Gesamtsummen Gesamtsumme ein fügen

14 Felder von Feldern berechnen Unterberichte Zusammenfassung Mehrspaltige Berichte Etiketten-Assistent Etiketten automatisch erstellen Etiketten verbessern Mehrspaltige Berichte erstellen Bericht vorbereiten Gruppierung nach Anfangsbuchstaben Seitenkopf und Seitenfuß Seitenkopf im mehrspaltigen Bericht Lebende Kolumnentitel Seitenzahlen Laufende Summen Zusammenfassung Export und Seriendruck Dateiexport Excel Word-Export Word-Seriendruck Textdatei PDF/XPS HTMLlXML-Datei Access -Bearbeitung Export als Daten sammeln SharePoint-Liste Gespeicherte Exporte Zusammenfassung Teil G Programmierung Makros Makros allgemein Makro erstellen Makro per Schaltfläche aufrufen Eingebettete Makros Fehler abfangen Alle Makroaktionen Nützliche Makros

15 Makro per Tastenkürzel aufrufen Makro beim Öffnen ausführen Datenmakros Abhängige Werte in der Tabelle sichern Werte nachschlagen Neue Datensätze melden Makros konvertieren Zusammenfassung Strukturierung von Code VBA-Editor Projekt-Explorer Eigenschaften Codefenster Module Sub-Prozeduren Prozedur erstellen Prozedur mit mehreren Parametern aufrufen Argumente aus Dropdownlisten wählen FW1ktionen Integrierte Funktion aufrufen Eigene Funktion erstellen Property-Prozeduren Programmierung ohne Property-Prozeduren Property-Prozeduren erstellen Organisation des Codes Namen für Prozeduren Einrücken Zeilen umbruch Kommentar Zusammenfassung Variablen und Konstanten Variablen deklarieren Lokale Variablen Modul-öffentliche Variablen Datei-öffentliche Variablen Statische Variablen Sammeldeklaration Datenfelder Mehrdimensionale Datenfelder Datenfelder mit eigenen Grenzen Dynamische Datenfelder Datenfeld neu dimensionieren Datenfeld löschen Variant-Variable als Pseudo-Datenfeld Eigene Datentypen

16 Objekt-Variablen Prozedur-Argumente Notwendige Argumente " Mehrere Argumente Optionale Argumente Argumentlisten, Rückgabeargumente Konstanten Enumerationen Zusammenfassung Entscheidungen und Schleifen Die If-Anweisung Einfache Bedingung Erweiterte Bedingung Die Select-Anweisung Operatoren Mathematische Operatoren Logische Operatoren Sonstige Operatoren, Schleifen For/Next-Schleife, Rückwärts zählende Schleife Auflistungen bearbeiten For Each/Next-Schleife Do/Loop-Schleife While/Whend -Schleife Fehlerbehandlung Syntaxfehler Logische Fehler Laufzeitfehler Zusammenfassung Datenzugriff per VBA Das Recordset-Objekt Daten lesen Datenquelle öffnen Datenquelle in anderer Datenbank öffnen Feldinhalte ermitteln Datensatznavigation, Datensatzzeiger bewegen Datensatz auf Vorhandensein prüfen Durch alle Datensätze navigieren, Daten suchen,

17 Daten schreiben Neuen Datensatz hinzufügen Bestehenden Datensatz ändern Datensatz löschen Abfragen starten Auswahlabfragen anzeigen Aktionsabfragen ausführen Parameterabfragen ausführen Zusammenfassung Wichtige Funktionen Textfunktionen Teile von Texten Textteile in anderen Texten finden Kombinierter Aufruf Leerzeichen entfernen Länge von Zeichenketten bestimmen Zeichen ersetzen Groß- /Kleinschreibung ändern Zahlenfunktionen Runden Formatieren Zahlen konvertieren Text in Zahl umwandeln Datumfunktionen Aktuelle Datums- und Zeitwerte Datum und Zeit zerlegen Rechnen mit Datum und Zeit Prüffunktionen Zusammenfassung Objekte programmieren Formular-Ereignisse Beim Anzeigen eines Datensatzes Beim Bewegen der Maus Beim Öffnen des Formulars Beim Schließen des Formulars Beim Klicken im Listenfeld Bericht-Ereignisse Bei Ohne Daten Beim Formatieren Zusammenfassung

18 Teil H Oberfläche Eigenständige Anwendungen Startbild Starteinstellungen Auto Exec -Makro Mehrbenutzerbetrieb Komprimieren Vertrauenswürdige Orte oder Dateien Bedienungskonzept Zusammenfassung Das Menüband Anpassungen per Dialogfeld Menüband anpassen Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Eigene Registerkarten Vorbereitungen XML Integrierte Befehlsgruppen Integrierte Befehle Benutzerdefinierte Befehle Callback-Prozeduren Dynamische Beschriftungen Auf Klick reagieren Bilder einbinden Menüs erzeugen Startprogramm für ein Dialogfeld Kontextabhängige Befehle Symbolleiste für den Schnellzugriff Commands Zusammenfassung Teil Anhang 895 A Operatoren und Funktionen Operatoren Funktionen

19 B Spezifikationen Allgemein Tabelle Abfrage Formular und Bericht Makro c Präfixe Präfixe für Access-Objekte Präfixe für Felder Präfixe für Steuerelemente Präfixe für Datentypen Praxisindex 911 Stichwortverzeichnis 915 Der Autor