Beteiligte. Vorgehensweisen bei der Software-Einführung in KMU Hindernisse und Erfolgsfaktoren. SIKEBA Software-Einführung in KMU

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1 Vorgehensweisen bei der Software-Einführung in KMU Hindernisse und Erfolgsfaktoren Ergebnisse einer Bestandsaufnahme Beteiligte Bernd Anne Cornelius Stein Jansen Müller TBS e.v. bao GmbH bao GmbH

2 Projekt Forschungsprojekt eine Bestandsaufnahme gefördert vom Ministerium für Wirtschaft und Arbeit des Landes Nordrhein-Westfalen mit Mitteln der EU Ziel Ermittlung der Vorgehensweisen von KMU bei Auswahl, Erwerb, Entwicklung und Änderung von Software Aufklärung des speziellen Unterstützungsbedarfs von KMU bei der Software-Einführung Projekt Hintergrund 3,3 Millionen KMU in Deutschland, die 70% aller Arbeitnehmer beschäftigen mehr als 50% aller Beschäftigten arbeiten mit Computern über die aktuelle Praxis der ist in Deutschland bislang sehr wenig bekannt

3 Projekt Fragestellung Welche Vorgehensweisen wenden KMU bei Auswahl, Erwerb, Entwicklung und Änderung von Software an und welche Erfahrungen haben diese Unternehmen damit gemacht? Welche Probleme und Schwierigkeiten haben KMU bei Auswahl, Erwerb, Entwicklung und Änderung von Software und welchen Unterstützungsbedarf sehen diese Unternehmen? Inwieweit stellen KMU Software-Ergonomie bei Auswahl, Erwerb, Entwicklung und Änderung von Software sicher und in welchem Umfang beteiligen diese Unternehmen dabei ihre Beschäftigten? Projekt Vorgehen Interviews 30 EDV-Verantwortliche aus KMU in NRW Interviewleitfaden orientiert sich an den Phasen eines Software- Einführungsprozesses Fragebogen Rücklauf von 23 Fragebögen Fragen zu Erfolgsfaktoren, Problemen und dem Unterstützungsbedarf von KMU bei der Software-Einführung

4 Kreislauf der Software-Einführung Projekt Beschreibung der Stichprobe Unternehmensgröße KMU zwischen 8 und 250 Beschäftigten 34,8% kleine Unternehmen ( <75 Beschäftigte) 65,2% mittlere Unternehmen ( >75 Beschäftigte) Branche 80% der KMU aus der Industrie Software 46,7% führenden Software für die Unternehmensplanung

5 Projekt Beschreibung der Stichprobe Interview: Unternehmensgröße mehr als ,3% 6,7% ,7% ,0% 16,7% 10,0% ,7% Projekt Beschreibung der Stichprobe Interview: Branche 6,7% 6,7% 6,7% 80,0% Industrie Handwerk und freie Berufe Landwirtschaft, Ernährung, Tourismus Bergbau und Energie

6 Projekt Beschreibung der Stichprobe Interview: Software 10,0% 6,7% 666 3,3% Unternehmensplanung Produktion/Entwicklung 13,3% 46,7% Datenverwaltung Sonstiges Kommunikation 20,0% Bürostandard Projekt Beschreibung der Stichprobe Fragebogen: Unternehmensgröße mehr als ,8% 8,7% 8,7% ,7% ,5% ,1% ,5%

7 Beschreibung der Stichprobe Fragebogen: Unternehmensgröße kleine Unternehmen 34,8% n < 75 mittlere Unternehmen 65,2% n > 75 Projekt Beschreibung der Stichprobe Fragebogen: Branche 9,1% 4,5% 9,1% 77,3% Industrie Handwerk und freie Berufe Landwirtschaft, Ernährung, Tourismus Bergbau und Energie

8 Projekt Beschreibung der Stichprobe Fragebogen: Software Häufigkeiten Produktion/Entwicklung Bürostandard 14 Unternehmensplanung Kommunikation Datenverwaltung DTP Wissens-/Infomanagement Sonstiges 17 Welche Vorgehensweisen wenden KMU bei der Einführung von Software an und welche Erfahrungen haben diese Unternehmen damit gemacht?

9 Vorgehensweisen... im allgemeinen wird keine Anforderungsanalyse durchgeführt. Anforderungen ergeben sich aus dem täglichen Leben......eine spezielle Endabnahme gab es nicht, irgendwann haben eben alle Komponenten so funktioniert wie sie es sollen. Teilweise mussten Komponenten umgeschrieben werden. Benutzer waren beim Testen nicht beteiligt. Gestestet hat der zuständige EDV Eine Projektorganisation im engeren Sinne fand nicht statt. Das Projekt wurde situativ vom Projektleiter bzw. vom technischen Leiter abgewickelt... Vorgehensweisen Gründe für die Beschaffung von Software 9,4% 9,4% 12,5% 46,9% Modernisierung der IT-Landschaft 21,9% Defizite der Altsoftware Druck von Außen Wunsch nach Vereinheitlichung Rationalisierung von Arbeitsabläufen

10 Vorgehensweisen Gründe für die Entscheidung für eine Alternative 11,8% 35,3% 52,9% Eigenschaften der SW Kosten Eigenschaften des Anbieters Vorgehensweisen Anforderungsanalyse Definieren unternehmensspezifischer Anforderungen an die SW 4,1 4,4 Erstellung eines Pflichtenheftes zur Übergabe an den Anbieter 3,7 4,1 Beteiligung der Benutzer bei der Ermittlung der Anforderungen 3,6 4, gar nicht völlig wichtig für den Erfolg eines Einführungsprojekts im Unternehmen realisierbar

11 Vorgehensweisen Anpassung und Test Durchführung von SW-Tests vor Inbetriebnahme 3,7 4,5 Durchführung einer Endabnahme, bevor die SW zur Benutzung freigegeben wird 3,6 4,2 Anpassung der SW an die Unternehmensprozesse 3,6 4, gar nicht völlig wichtig für den Erfolg eines Einführungsprojekts im Unternehmen realisierbar Vorgehensweisen Schulungen Schulen nach dem Trainthe-Trainer-Prinzip (Schneeball) 3,3 3,6 Bereitstellung einer Support-Hotline für die Benutzer 3,2 3,6 Schulen aller Benutzer durch den Anbieter 2,3 3, gar nicht völlig wichtig für den Erfolg eines Einführungsprojekts im Unternehmen realisierbar

12 Vorgehensweisen Projektmanagement Beteiligung der Benutzer im SW- Einführungsprozess 3,3 4,0 Aufstellen eines Projektplans 3,8 3,7 Bilden einer Projektgruppe für die SW-Einführung 3,6 3,9! Beteiligung eines externen Beraters im SW- Einführungsprozess 2,7! 3, gar nicht völlig wichtig für den Erfolg eines Einführungsprojekts im Unternehmen realisierbar Vorgehensweisen kleine und mittlere Unternehmen im Vergleich im Unternehmen realisierbar Aufstellen eines Projektplans Bilden einer Projektgruppe für die SW-Einführung Beteiligung eines externen Beraters 2,4 3,0 3,1 3,7 4,1 4,3 Schulen nach dem Train-the-Trainer-Prinzip Beteiligung der Benutzer im SW- Einführungsprozess 2,6 2,8 3,6 3,5 kleine Unternehmen mittlere Unternehmen gar nicht völlig

13 Vorgehensweisen Aus welchen Gründen werden wichtige Vorgehensweisen im Unternehmen nicht umgesetzt? 0% 20% 40% 60% 80% 100% Es stehen keine personellen Ressourcen zur Durchführung bereit 27,2 4,5 68,1 Die Durchführung dauert zu lange 13,6 27,3 59,0 Bei der Durchführung entstehen zu hohe Kosten 18,1 31,8 50,0 Methoden und Vorgehensweisen sind nicht bekannt 41,3 28,6 23,8 Für die Durchführung ist der Anbieter verantwortlich 52,9 35,3 11,8 trifft gar nicht oder kaum zu trifft mittelmäßig zu trifft ziemlich oder völlig zu Diskussion der Vorgehensweisen

14 Welche Probleme und Schwierigkeiten haben KMU bei der Einführung von Software und welchen Unterstützungsbedarf sehen diese Unternehmen? Probleme und Schwierigkeiten von KMU...Vorgehen bei Einführung problematisch, da es Widerstand der Benutzer gab. Zeit- und Kostenrahmen wurden überschritten und es gab hohe Folgekosten in Bezug auf Schulungen und Hardware-Anforderungen......es ist wichtig, die in den Workshops mit Benutzern genannten Anforderungen auf Erforderlichkeit prüfen zu lassen, denn es werden Sachen hochstilisiert, die hinterher nicht mehr wichtig sind. Keiner will hinterher bestimmte Forderungen gefordert haben......es gibt keinen Vollzeit-EDV Beschäftigten. Es entstehen Probleme, wenn im Betrieb niemand Erfahrung mit entsprechender Software hat Überschreiten der geplanten Projektlaufzeit von über einem halben Jahr, da es weder Pflichtenheft noch Projektplan gab. Verzögerungen durch notwendige Anpassungen der Software durch das Softwarehaus, das war vorher nicht klar...

15 Probleme und Schwierigkeiten von KMU 0% 20% 40% 60% 80% 100% Einhaltung der vorgesehenen Projektzeit 13,0 17,4 69,6 Bindung personeller Ressourcen durch das SW-Einführungsprojekt Kompatibilität zwischen neuer und bestehender SW 8,7 17,4 26,1 21,7 65,2 60,9 Passung der SW zu den Anforderungen des Unternehmens 21,7 17,4 60,9 Einhaltung des Budgets 8,7 34,8 56,5 Qualität der Standardhandbücher der Software 17,4 34,8 47,8 gar nicht oder kaum problematisch mittelmäßig problematisch ziemlich oder sehr problematisch Probleme und Schwierigkeiten von KMU 0% 20% 40% 60% 80% 100% Folgekosten der SW-Einführung 30,4 30,4 39,1 Akzeptanz der SW durch die Benutzer 39,1 30,4 30,4 Entscheidung, ob Standard- oder Individual-SW eingeführt wird 52,2 17,4 30,4 Benutzungsfreundlichkeit der SW 39,1 39,1 21,7 Zusammenarbeit zwischen Hardware- und SW-Lieferant 65,2 13,0 21,7 Anpassung der Schulungen an die Anforderungen des Unternehmens 30,4 52,2 17,4 gar nicht oder kaum problematisch mittelmäßig problematisch ziemlich oder sehr problematisch

16 Unterstützungsbedarf von KMU Auswahl eines geeigneten Anbieters Organisation der Schulungen 2,2 2,4 3,4 3,4 Altdatenübernahme Auswahl einer geeigneten SW Erstellung eines Anforderungsprofils/ Pflichtenhefts Ermittlung der Anforderungen an die SW 3,3 2,9 3,1 2,6 3,1 2,6 3,0 2,7! kleine Unternehmen mittlere Unternehmen Durchführung der SW-Tests 2,7 3, kein großer Unterstützungsbedarf Unterstützungsbedarf Unterstützungsbedarf von KMU Organisation der Qualitätssicherung Organisation der Beteiligung der Beschäftigten 2,3 2,7 3,0 3,0 Kalkulation der Kosten Anwendung der Ergonomie- Normen und Richtlinien 2,5 3,0 3,0 3,0! Erstellung eines Projektplans Gestaltung des Vertrages mit dem Anbieter 2,2 2,6 2,5 2,7 kleine Unternehmen mittlere Unternehmen Installation der Software 1,9 2,4 1 kein großer Unterstützungsbedarf Unterstützungsbedarf

17 Diskussion der Probleme und Schwierigkeiten Inwieweit stellen KMU Software-Ergonomie bei der Einführung von Software sicher und in welchem Umfang beteiligen diese Unternehmen dabei ihre Beschäftigten?

18 Software-Ergonomie...es ist wichtig möglichst viele betroffene frühzeitig in das Projekt einzubeziehen, um aufwändige Nachprogrammierungen zu vermeiden. Die Benutzerfreundlichkeit ist ein wichtiges Kriterium......Benutzer sind nicht in der Lage sinnvolle Anforderungen an die Software zu formulieren. Ich habe ihnen jedoch das Anforderungsprofil vorgestellt, um Informationen zu gewinnen, wie sie bestimmte Arbeitsabläufe durchführen Die Software sollte die Geschäftsprozesse unterstützen, Usability spielt dabei keine Rolle. Wenn man 5 mal öfter klicken muss, um ein Ziel zu erreichen, muss man eben 5 mal öfter klicken... Software-Ergonomie Sicherstellen der Benutzungsfreundlichkeit der SW 3,4 4,2 Beteiligung der Benutzer im SW- Einführungsprozess 3,3 4,0 Berücksichtigung der Ergonomie-Richtlinien und der Bildschirmarbeitsverordnung 3,2 3, gar nicht völlig wichtig für den Erfolg eines Einführungsprojekts im Unternehmen realisierbar

19 Benutzerbeteiligung bei der Entwicklung von Verbesserungsvorschlägen für die SW 65,1 bei der Durchführung der Schulungen 45,5 bei den Tests der SW 43,4 bei der Ermittlung der Anforderungen an die SW 30,4 bei der Teilnahme an Projektsitzungen 17,3 bei der Entscheidung, ob eine neue SW eingeführt wird 8,7 bei der Auswahl einer SW 8, % Beteiligung der Benutzer Benutzerbeteiligung Aus folgenden Gründen werden keine Beschäftigten bei der Software-Einführung beteiligt: 0% 20% 40% 60% 80% 100% Die Beteiligung der Beschäftigten ist zu zeit- und kostenaufwändig 26,1 34,8 39,1 Beschäftigte können nicht zwischen erforderlichen und überflüssigen Anforderungen unterscheiden 30,4 30,4 39,1 Es herrscht die Meinung vor: Es sollten nicht zu viele Leute an einem Projekt arbeiten 34,8 39,1 26,1 Den Beschäftigten fehlt das nötige Wissen 52,2 17,4 30,4 Eine Beteiligung der Beschäftigten ist für das Gelingen eines SW- Einführungsprozesses nicht notwendig 78,3 13,0 8,7 trifft gar nicht oder kaum zu trifft mittelmäßig zu trifft ziemlich oder völlig zu

20 Diskussion der Software-Ergonomie Projekt Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Bernd Stein TBS Technologieberatungsstelle Oberhausen Lothringer Straße Oberhausen Anne Jansen bao Büro für Arbeits- und Organisationspsychologie GmbH Kösterstr. 1b Berlin

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