A b s c h l u s s p r ü f u n g Fachangestellte/r für Bürokommunikation Bürowirtschaft Bitte beachten Sie: 90 Minuten

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1 1 - Zuständige Stelle nach dem Berufsbildungsgesetz - Abschlussprüfung für den Ausbildungsberuf Fachangestellte/r für Bürokommunikation Prüfungskennzahl: _ Berlin, den Begonnen: Beendet: Bürowirtschaft Bitte beachten Sie: Zur Verfügung stehende Zeit: 90 Minuten Punkte: 100 Beantworten Sie alle gestellten Aufgaben bitte in vollständigen Sätzen. Die angegebenen Punkte bei den Teilaufgaben bieten Ihnen eine Orientierung für die Bearbeitungsdauer. Schreiben Sie übersichtlich und gut lesbar. Seiten nummerieren. Alle ausgeteilten Blätter müssen wieder abgegeben werden. Hilfsmittel: keine Bewertung durch die Zensierenden: Note Unterschrift/ Datum Erstzensierender Herr Derichs Zweitzensierender Herr Dickmann

2 Aufgabe 1 Kommunikation 22 Punkte Die vier Ebenen der Kommunikation - In Ihrer neuen Dienststelle bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung nehmen Sie gleich zu Beginn an einer Fortbildung teil. Herr Friedrich der Gruppenleiter zeigt den unten abgebildeten Herrn Meyer, der von seinem Abteilungsleiter mitgeteilt bekam, ich möchte mit Ihnen über Ihr Konzept zur Beseitigung der Winterschäden sprechen. Der Kommunikationswissenschaftler Schulz von Thun sagt: Eine ankommende Nachricht hat vier Seiten und ist ein Machwerk des Empfängers Benennen Sie die vier Ebenen und erläutern Sie kurz, wie die Information auf der jeweiligen Kommunikationsebene vom Empfänger verstanden wird. Information Zeigen Sie auf, wie Herr Meyer in den beiden unten dargestellten Stimmungslagen die Nachricht von seinem Abteilungsleiter versteht. Hr. Friedrich: Ich muss mit Ihnen über Ihr Konzept zur zügigen Beseitigung der Winterschäden in Berlin sprechen Kommunikation/Bürokommunikation - In Ihrer Arbeitsgruppe wird über die Begriffe Kommunikation und Bürokommunikation diskutiert. Stellen Sie der Gruppe den Unterschied dar, indem Sie ihr die Definitionen für die beiden unterschiedlichen Begriffe deutlich machen

3 Aufgabe 2 - Aufbauorganisation 14 Punkte In Ihrer Fortbildung erfahren Sie auch, dass die neue Senatsdienststelle nach einem Stabliniensystem organisiert ist. Das Leitungssystem Ihrer früheren Behörde entsprach einem reinen Liniensystem Erläutern Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen zunächst was der Unterschied zwischen diesen beiden doch sehr ähnlichen Organisationsformen ist Bewerten Sie beide Organisationsformen, indem Sie zu jeder jeweils zwei Vor- und zwei Nachteile darstellen. Aufgabe 3 Ablauforganisation - Terminplanung 27 Punkte Sie sind nun als Sekretärin beschäftigt und verwalten einen Terminkalender, der sowohl die Termine und Aufgaben Ihres Chefs als auch Ihre eigenen mit einbezieht. Erstellen Sie aus den folgenden Angaben einen Terminplan! Am Montag, den 5. Juli, fallen folgende Arbeiten an: - Anrufe bei Firma Schwerdt in München und Firma Brown Ltd. in London wegen Bürodrehstühlen - Briefe an das Architekturbüro Stella & Botticelli in Hamburg und Mies van der Rohe in Aachen wegen Schlossneubau - Ordner für die Altablage neu beschriften - Besprechung des Chefs mit Herrn Dr. Krause von der Senatskanzlei im Haus - wöchentliche Abteilungsleitersitzung um 11:30 Uhr, Dauer: etwa eine Stunde - Mr. Miller teilt per Fax mit, dass er seinen Besuch um 10:00 Uhr um eine Woche verschiebt; die Tageszeit bleibt unverändert - Protokoll der gestrigen Sitzung schreiben - Vereinbarung eines Besprechungstermins für den Nachmittag mit der Finanzplanerin Frau Senft; Dauer: etwa zwei Stunden - um 17:00 Uhr nimmt der Chef am Arbeitskreis der Kammer teil - eigener Arzttermin um 7:00 Uhr. Dauer: etwa 3/4 Stunde - Jahresabonnement der Fachzeitschrift Der Altbau" überweisen - montags Teilnahme am Outlook-Training von 11:00 bis 12:30 Uhr - Spanischkurs um 19:00 Uhr in der Volkshochschule - Ablagearbeiten - Unterlagen für die Geschäftsreise des Chefs vom Reisebüro abholen. a) Unterscheiden Sie Termine, Aufgaben und Kontakte b) Beachten Sie folgende Hinweise: Für die Eintragungen sollten verschiedene Farben benutzt werden, z.b. Blau = Termine, die außer Haus stattfinden Rot = erledigte, verlegte oder gestrichene Termine c) Ordnen Sie die Arbeiten nach der Priorität in A-, B- und C-Aufgaben. d) Ordnen Sie die Termine nach festen (= F) und beweglichen (variablen = V) Terminen. Benutzen Sie die Terminplaner-Vorlage Anlage 1-2 -

4 Aufgabe 4 Telekommunikation 4. 1 Telefonie 17 Punkte In dem Kombibüro, in dem Sie arbeiten, werden neue Komforttelefone eingerichtet. Nennen Sie 6 Leistungsmerkmale von Komforttelefonen und erläutern Sie diese kurz In einem Telefongespräch, das Ihre Kollegin führt, buchstabiert Sie die schwer verständlichen Namen nach der deutschen Buchstabiertafel. Sie sind in einer ähnlichen Lage und müssen Ihrem Gesprächspartner den Namen Meinhard Görkun buchstabieren FAX-Versand 20 Punkte Selbstverständlich wird in Ihren Büros auch mit FAX gearbeitet. Das FAX dient heute der schnellen und unkomplizierten schriftlichen Datenübermittlung. Sie besprechen mit Ihrer Kollegin die Problematik der Rechtswirksamkeit von FAXen Nennen Sie drei Gesichtspunkte, warum das FAX dem Schriftstück, das durch herkömmliche Postzustellung überbracht wurde, in seiner Rechtswirksamkeit nicht gleich kommt Welches der folgenden Faxe ist rechtswirksam zugestellt? Erläutern Sie kurz den Grund. Erstes FAX: Sie bestellen als Büromittelverwalter mittels FAX-Anschreiben neue Druckerpatronen bei einem Großhandel. Zweites FAX: Sie verschicken Bescheide mit Umweltauflagen an die Verwaltung des Heizölhafens in Berlin Lankwitz wegen des Gewässerschutzes im Teltowkanal. Drittes FAX: Sie arbeiten im Personalbüro und erhalten die Urlaubswünsche von einem Mitarbeiter Jedes moderne FAX-Gerät bietet die Funktion des Pollings und des zeitversetzten Sendens. Was bedeuten diese Begriffe und welche Vorteile (jeweils einen) bieten sie dem Nutzer? - 3 -

5 Terminplaner-Vorlage Anlage 1 Prüfungskennziffer: Termine OK Montag 5 Juli Kontakte OK A B C Aufgaben