rekman Reservierungs- und Kundenmanager Die Reservierungssoftware für die Gastronomie Stand: Januar 2008

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1 rekman Reservierungs- und Kundenmanager Die Reservierungssoftware für die Gastronomie Stand: Januar 2008 Gerd Wester GmbH IT-Consulting Reinoldstr Köln Fon 0221 / Fax 0221 / Copyright Gerd Wester GmbH 2007

2 Inhaltsverzeichnis rekman, Reservierungs- und Kundenmanager... 3 Firmendaten... 4 Kundenmanager... 6 Reservierungsmanager... 8 Kalender-Übersicht...11 Stammdaten Restaurantdaten Statistiken Systemvoraussetzungen Seite 2 von 18

3 rekman, Reservierungs- und Kundenmanager Der Reservierungs- und Kunden-Manager unterstützt Gastronomiebetriebe bei den täglichen Aktivitäten im Kundenmanagement, wie z. B. Kundenanfragen, Tischreservierungen und Buchungen. Die Software verwaltet Ihre Kundenkontakte und bietet Ihnen die Möglichkeit, die Auslastung Ihrer Räumlichkeiten und Kapazitäten zu verbessern. Die übersichtlichen Formularseiten (z. B. Ihren persönlichen Kalender) und verschiedene Auswertungen lassen eine genauere Planung für Ihr Servicepersonal als auch den Wareneinkauf zu. Per Mausklick bekommen Sie eine Prognose Ihres Umsatzes für einen ausgewählten Zeitraum zur Unterstützung Ihrer jährlichen Budgetplanung. Die Software ist sehr benutzerfreundlich gehalten und bedarf nur einer kurzen Einweisung an das Personal. Sie integriert sowohl ein herkömmliches Gästebuch, welches zusätzlich mit nützlicher Funktionalität erweitert wurde ( Kunden-Manager ), als auch eine Kapazitätenplanung ( Reservierungs-Manager ), mit der Sie Ihren täglichen Betrieb sowie Ihre langfristige Planung wesentlich effizienter gestalten können. Seite 3 von 18

4 Firmendaten Der Adressbereich wurde neu gestaltet, wobei Mitarbeiter einer Firma gebündelt wurden. So kann man bei entsprechenden Anfragen einer Firma schneller reagieren, falls Entscheidungen über Verfügbarkeiten getroffen werden müssen. Einer Firma können auch mehrere Standorte zugewiesen werden, die mit den Mitarbeitern verbunden sind. Sollte sich ein Standort ändern, ziehen alle zugehörigen Mitarbeiter automatisch mit um. Seite 4 von 18

5 Standortübersicht Mitarbeiterübersicht Seite 5 von 18

6 Kundenmanager Zu jeder Person können beliebig viele Adressen erfasst werden. Bei der Neuerfassung wird eine Pseudoadresse angelegt, die für Reservierungen bei Laufpublikum genutzt werden kann, da nicht immer alle Adressdaten zu bekommen sind. Weiterhin ist es möglich, den Kunden anhand seiner Herkunft bzw. seines Status zu klassifizieren. Seite 6 von 18

7 Weiterhin haben Sie auf einem Blick eine Übersicht, welche Geschäfte bzw. Reservierungen Sie bereits mit dem Kunden getätigt haben. Hier gibt es außerdem die Möglichkeit, ein Kundenbindungsprogramm einzuarbeiten, welches wir gerne auf Ihre aktuellen Bedürfnisse anpassen. Seite 7 von 18

8 Reservierungsmanager Die Formularseite zu Reservierungen bündelt alle relevanten Informationen, die Sie benötigen, um Ihren Kunden zu seiner vollsten Zufriedenheit bedienen zu können. Bevor der Kunde bei Ihnen eintrifft, haben Sie schon einen Tisch für ihn ausgesucht und, falls der Kunde eine Menüvorbestellung vorgenommen hat, liegen die Informationen bereits der Küche vor, damit die entsprechenden Gerichte vorbereitet werden können. Die Zeit, die der Kunde bei Ihnen verweilt, wird sich erheblich verkürzen, sodass Sie den Tisch früher anderen Gästen zur Verfügung stellen können. Der Status der Warteliste bei den Reservierungen erhöht die Auslastung für den Fall, dass ein anderer Kunde kurzfristig absagt. Seite 8 von 18

9 Die Darstellung der Kapazitäten in den Reservierungen gibt Ihnen einen schnellen Überblick, was zu dem Zeitpunkt in Ihren Restaurant vorgeht. Sie können der Reservierung einzelne Tische als auch ganze Räume zuordnen. Alternativ kann ein Raumplan hinterlegt werden, der Ihnen die Anordnung der Tische darstellt und reservierte und freie Tische unterschiedlich einfärbt. Seite 9 von 18

10 Menüvorbestellungen zu der Reservierung bringt Ihnen gleich mehrere Vorteile: Sie wissen vorab, was der Kunde essen möchte und können die Speisen entsprechend vorbereiten. Gleichzeitig verringert es Ihren Warenbestand, da Sie nicht alle Zutaten für alle Gerichte vorhalten müssen, wenn die Speisen im Vorfeld ausgewählt wurden. Seite 10 von 18

11 Kalender-Übersicht Mit der Kalenderfunktion bekommen Sie auf einen Blick eine detaillierte Übersicht aller Reservierungen zu einem bestimmten Zeitpunkt. Das Bemerkungsfeld unterstützt Sie bei der Berücksichtigung besonderer Anlässe in Ihrer Umgebung (Messen, Rhein in Flammen, Feiertage etc) Von dieser Übersicht aus können Sie mit einem Klick alle Details einer Reservierung anschauen und bearbeiten. Seite 11 von 18

12 Stammdaten Zu den Stammdaten zählen alle kundenspezifische Daten, die Sie auf Ihre Bedürfnisse anpassen können. Sie sollen Ihnen helfen, Werbung gezielter zu schalten oder auch den Status eines Kunden in Ihrem Haus Ihren Mitarbeitern mitzuteilen. Diese Daten können jedem Kunden im Kundenmanager zugeordnet werden. Die Selektion nach Kundengruppen in Kombination mit einer Auswertung nach Postleitzahlen soll Ihnen eine Entscheidungshilfe nach der bestmöglichen Werbekampagne bieten. Seite 12 von 18

13 Restaurantdaten Verwalten Sie Ihr Restaurant selbst, indem Sie neue Räume oder Tische hinzufügen, entfernen oder bearbeiten. Selbstverständlich können Sie hier auch Ihre eigenen (sprechenden) Bezeichnungen und des Weiteren einen Raumplan als Bilddatei hinterlegen. Seite 13 von 18

14 Sie haben auch die Möglichkeit, einem Raum bestimmte Öffnungszeiten zuzuordnen. Eine Terrasse z. B. sollte in den Wintermonaten nicht über das Reservierungssystem verplant werden. Dazu würde man die Verfügbarkeit des Raumes einfach auf die Monate April bis Oktober beschränken. Seite 14 von 18

15 Menüs haben genauso eine zeitliche Verfügbarkeit, um saisonale Gerichte anbieten zu können. Sie definieren schon heute einen neuen Preis für das Gericht A, der ab dem Zeitpunkt X gelten soll. Für Reservierungen ab diesem Datum wird der neue Preis berücksichtigt. Seite 15 von 18

16 Statistiken Die verschiedenen Statistiken geben Ihnen Aufschluss darüber, wo Ihre Werbung wirkt und wo Sie sie noch intensivieren sollten. Da Sie jedem Kunden eine Herkunft zuordnen können (Anzeige vom im, Web, Flyer etc) haben Sie eine genaue Marketinganalyse. Dieser Bereich sowie der Bereich der Stamm- und Restaurantdaten ist über eine gesonderte Berechtigung abgesichert. So bestimmen Sie selbst, welcher Ihrer User Zugriff zu diesem Bereich bekommen soll. Seite 16 von 18

17 Anzahl Kunden (1. Ziffer der Postleitzahl) Anzahl Kunden Zu den normalen Reservierungslisten, die Sie pro Tag generieren können, können Sie sich auch die 50 umsatzstärksten Kunden anzeigen lassen. Die Prognose, die pro Jahr erstellt werden kann, bezieht sich auf alle Reservierungen, die im System erfasst wurden. Die Anzahl Personen werden mit einem durchschnittlichen Umsatz multipliziert, den Sie selbst vorgeben. So können Sie weit im Voraus Ihre Besucherspitzen erkennen. Alle Statistiken werden in Excel ausgegeben, um Ihnen die Möglichkeit einzuräumen, unsere vordefinierten Diagramme selbst anzupassen. Seite 17 von 18

18 Systemvoraussetzungen Pentium Prozessor ab 2 GHz Windows XP oder Windows 2000 mindestens 512 MB Arbeitsspeicher mindestens 120 MB Festplattenspeicher.NET freier USB-Port Für die Funktionalität der Auswertungen wird Microsoft Office 2003 benötigt Seite 18 von 18

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