Pape & Partner Gesetzliche Grundlagen zur digitalen Betriebsprüfung

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1 Pape & Partner Gesetzliche Grundlagen zur digitalen Betriebsprüfung Arthur Pape Irene Umschlag

2 Vorstellung Wirtschaftsprüfer Steuerberater Dipl. Kfm. Arthur Pape Wirtschaftsprüfer Steuerberater geschäftsführender Partner der Pape & Partner Gruppe Dipl. FW Irene Umschlag Steuerberaterin Blatt 2

3 Vorstellung Wirtschaftsprüfer Steuerberater Pape & Partner Geschäftsfelder der Pape Gruppe Pape & Partner = Wirtschaftsprüfung + Steuerberatung Wirtschaftsberatung Steuerberatung Info-Systeme Wirtschaftsprüfung Corporate Finance Standorte München Traunstein Mitarbeiter >50 Gesamt davon ca. 40 im Bereich Wirtschaftsprüfung + Steuerberatung davon 12 Berufsträger (Wirtschaftsprüfer + Steuerberater) Mandanten kleiner bis großer Mittelstand Blatt 3

4 Agenda

5 Agenda Einordnung Digitale Betriebsprüfung Gesetzliche Grundlagen Auslegungs- und Anwendungsprobleme Sanktionen Digitale Betriebsprüfung in der Praxis Blatt 5

6 Einordnung Digitale Betriebsprüfung

7 Einordnung Digitale Betriebsprüfung Auslöser ERP-Programme, E-Commerce, Geschäftsverkehr digitalisiert sich zunehmend Zulassung der sog. digitalen Signatur = Beleglose Belege effektivere Durchführung der Prüfungen: durch Nutzung von Datenanalyse-Werkzeugen = Schritthalten der Finanzverwaltung mit dem Stand der Technik Blatt 7

8 Einordnung Digitale Betriebsprüfung Vorschriften (fast) unverändert Gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen ist unverändert! Neu: Erweiterte Kontroll- und Zugriffsbefugnis im Rahmen von Betriebsprüfungen durch den Betriebsprüfer oder Steuerfahnder ( 147 Abs. 6 AO) Verschärfung bei der Aufbewahrung von EDV-Daten Art jederzeit verfügbar unverzüglich lesbar maschinell auswertbar Wahlfreiheit zum Ausdruck auf Papier ist eingeschränkt Pflicht zur Unterstützung des Betriebsprüfers beim Datenzugriff und zur Erläuterung von Daten und System ( 200 AO) Blatt 8

9 Einordnung Digitale Betriebsprüfung Faktisches Verwaltungsrecht Finanzverwaltung hat die neuen Vorschriften im eigenen Interesse weit ausgelegt Wesentliche Publikationen Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung März 2003 GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchungssysteme) Wichtig: BMF-Schreiben sind nicht Gesetz und im Detail entsprechend umstritten Blatt 9

10 Gesetzliche Grundlagen

11 Gesetzliche Grundlagen Aufbewahrungsvorschriften 147 Abs. 1 AO Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Blatt 11

12 Gesetzliche Grundlagen Aufbewahrungsvorschriften Bei 147 Abs. 1 AO geht es um dokumentierte Tatsachen die Basis der Besteuerung sind Dazu gehören z.b. nicht Gutachten, steuerliche Wertungen etc. z.b. vom Steuerberater Interne Korrespondenz und Notizen, soweit nicht Buchungsbeleg Management-Reporting Internes Rechnungswesen Strategie-Papiere, Geschäftspolitik usw. Personalunterlagen, die nicht Basis für den Lohn sind Blatt 12

13 Gesetzliche Grundlagen Aufbewahrungsvorschriften Wie muss aufbewahrt werden? Grundsatz: auf Papier Ausnahme (neu) Originär digitale Daten müssen digital aufbewahrt werden Wahlrecht zwischen Ausdruck und digitaler Archivierung existiert nicht mehr Gilt nicht für analoge Daten, die vom Unternehmen digitalisiert werden (Ausnahme = Original-Dokumente werden vernichtet) Anforderung an die Daten: jederzeit verfügbar unverzüglich lesbar ohne schuldhaftes Zögern nicht sofort maschinell auswertbar im Rahmen der bestehenden Auswertungsmöglichkeiten des Systems Grafische Speicherung reicht nicht Blatt 13

14 Gesetzliche Grundlagen Datenzugriff Rechtsgrundlage 147 Abs. 6 AO Zugriff auf originär digitale Daten Zugriffsarten Einsicht mit bestehendem EDV-System (unmittelbarer Zugriff) Anforderung von maschinellen Auswertungen (mittelbarer Zugriff) Übergabe eines auswertbaren Datenträgers (Datenträgerüberlassung) Wahl im Ermessen der Prüfers Nur-Lese-Zugriff Verantwortlich dafür ist Steuerpflichtiger!! Blatt 14

15 Gesetzliche Grundlagen Möglichkeiten des Datenzugriffs Unmittelbarer Datenzugriff Zugriff auf DV-System des Unternehmens Bereitstellung von Hard- und Software + Einweisung Verschaffung des Zugangs zu allen relevanten Daten und internen Auswertungsmöglichkeiten eigene Auswertungsprogramme des BP dürfen nicht aufgespielt werden Mittelbarer Datenzugriff nur LESE-Zugriff! Zugriff durch den Unternehmer / Mitarbeiter nach den Vorgaben des Prüfers Bereitstellung von Hard- und Software Umsetzung der Vorgaben des Prüfers Datenträgerüberlassung Übergabe der Daten zur Auswertung mit BP-eigenen Programmen Überlassung eines Datenträgers Überlassung anderer zur Auswertung notwendiger Informationen (Dateistruktur, Dateifelder) Beachtung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit! Blatt 15

16 Gesetzliche Grundlagen Zeitliche Anwendung Aufbewahrungsfrist 10 Jahre für Bücher, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und sonstige Buchhaltungsunterlagen 6 Jahre für sonstige steuerlich relevante Unterlagen + Korrespondenz Digitaler Zugriff zulässig ab 1. Januar 2002 Keine (gesetzliche) Sonderregelung für Daten aus früherer Zeit Betriebsprüfer kann digitalen Zugriff auf vergangene Jahre verlangen Aber: Archivierung vor dem 1. Januar 2002: Neue Erfordernisse (jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar, maschinell auswertbar) ggfs. nicht erfüllt Datenzugriff nur wenn dieser nicht unverhältnismäßig aufwändig z.b. fehlende Speicherkapazität, nochmalige Erfassung der Daten Archivierung des aktuellen Systems Wechsel der Hard- oder Software Blatt 16

17 Auslegungs- und Anwendungsprobleme

18 Auslegungs- und Anwendungsprobleme Um welche Daten geht s? Umfang richtet sich nach Prüfungsanordnung aufbewahrungspflichtige Daten ( 147 Abs ) steuerliche Relevanz Also unstreitig Finanzbuchhaltung + Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Andere Teile der EDV, soweit steuerlich relevant Warenwirtschaft, Materialwirtschaft Kosten- und Leistungsrechnung Dokumentenmanagement-Systeme (Archiv für Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Korrespondenz) Reisekostenabrechnungssysteme Zeiterfassungssysteme Blatt 18

19 Auslegungs- und Anwendungsprobleme Um welche Daten geht s? Begrenzung des Umfangs... Daten-Trennung Zugriffsteuerung... liegt alleine in der Verantwortung des Steuerpflichtigen Was sind steuerlich relevante Daten? Steuerlich relevant sind Daten immer dann, wenn sie für die Besteuerung des Steuerpflichtigen von Bedeutung sein können (BMF, GDPdU) Entscheidung trifft der Steuerpflichtige = Chance und ToDo! Blatt 19

20 Auslegungs- und Anwendungsprobleme s? Empfangene s sind originär digitale Daten Soweit steuerlich relevant... Datentechnische Aufbewahrung jederzeit verfügbar + unverzüglich lesbar + maschinell auswertbar Meinung der Finanzverwaltung verschärft (GDPdU 2001 Nein; Fragen und Antworten 2003 Ja) Probleme systeme erlauben i.d.r. keine Archivierung nach GoBS ( Index ) Trennung von steuerlich relevanten s EDV-technische Auswertbarkeit Hilfe (Meinung der Literatur) Grundsatz der Verhältnismäßigkeit EDV-Archivierung nur wenn im Unternehmen üblich, sonst reicht Ausdruck Blatt 20

21 Auslegungs- und Anwendungsprobleme Word- und Excel-Dateien Finanzverwaltung Textdateien sind laut GDPdU ausgenommen Excel-Dateien strittig Faustregel: soweit solche Dateien in die Buchhaltung (teil-) automatisch eingehen, sind sie auch EDV-technisch (auswertbar!) aufzubewahren Blatt 21

22 Sanktionen

23 Sanktionen Sanktionen oder was passiert, wenn man einfach nicht mitspielt! Wichtigste Möglichkeiten der Finanzverwaltung Schätzung (aber Ermessensreduktion) Zwangsgeld (max Euro) auch wiederholt Bußgeld (bis Euro) Aber: Ermessensausübung Grundsatz der Verhältnismäßigkeit Blatt 23

24 Digitale Betriebsprüfung in der Praxis

25 Digitale Betriebsprüfung in der Praxis Wird schon digital geprüft? Digitale Prüfungen laufen langsam an Ausbildung und EDV-Affinität des Prüfers jüngere Prüfer eher als Alte Hasen Größe und Komplexität des Steuerpflichtigen Siemens: ja; Bäcker um die Ecke: nein Geschäftsmodell des Steuerpflichtigen Internet-Versandhaus: ja; Schuheinzelhandel: eher nein Erste Fälle in der Praxis bereits erlebt Bei kleineren Mandanten i.d.r. Zugriff als Datenträgerüberlassung Blatt 25

26 Digitale Betriebsprüfung in der Praxis Wie prüft die Finanzverwaltung? Betriebsprüfer sind bundesweit mit der Prüfersoftware ausgestattet worden Blatt 26

27 Digitale Betriebsprüfung in der Praxis Sind die Mandanten vorbereitet? Kommt darauf an! Eigene Buchhaltung und ERP-Systeme Vorbereitung läuft schleppend Mangelndes Problembewusstsein beim Mandanten Mangelnde Möglichkeiten der verwendeten Software Fremdbuchhaltung z.b. DATEV unmittelbarer Datenzugriff wohl unverhältnismäßig, da nicht im direkten Zugriff des Mandanten mittelbarer Datenzugriff über den Steuerberater organisierbar (dieser muss Daten entsprechend lange vorhalten) Datenträgerüberlassung über Rechnungswesen- und Lohn-Archiv-CD sind die Voraussetzungen erfüllt GDPdU-Konformität ist mit dem Drittanbieter abzuklären und ggfs. vertraglich zu vereinbaren Blatt 27

28 Digitale Betriebsprüfung in der Praxis Muss man sich fürchten? Weiß Alles ist so wie es die Finanzverwaltung gerne hätte Nein Schwarz Buchungen, steuerl. Tatsachenwürdigung objektiv falsch Entdeckungswahrscheinlichkeit steigt Beispiele Formale Anforderungen wie doppelte Rechnungsnummern, etc. (USt) Vorsteuerabzug in Abhängigkeit vom Kreditor Privatentnahmen als Aufwand Bereich Entertainment Konsistenzprüfung bei mehreren Nebenbuchhaltungen Fibu Fakturierung Fibu WaWi Systematischer Steuerbetrug (z.b. USt) Blatt 28

29 Digitale Betriebsprüfung in der Praxis Muss man sich fürchten? Grau Ausnutzen von Wertungsspielräumen Beispiele Rückstellungsbildung Vorratsbewertung Abziehbarkeit von Mitarbeiterbewirtung verdeckte Gewinnausschüttungen (z.b. GF Gesamtvergütung) Verrechnungspreise Zufluss von Arbeitslohn Digitaler Zugriff hilft BP den Sachverhalt aufzuklären bzw. zu verproben Aber: (schwierige) steuerliche Wertung ist unabhängig von der Digitalen BP Weit überwiegender Teil der BP-Findings gehören zum grauen Bereich!!! Blatt 29

30 Digitale Betriebsprüfung in der Praxis Muss man sich fürchten? Fazit Wer nicht bewusst Steuern hinterzieht, muss sich nicht fürchten Aber: Falschbuchungen und andere Fehler können leichter entdeckt werden Betriebsprüfung als orientalische Veranstaltung bleibt Ziel Fragen und Störgefühle des Prüfers gering halten Zugriff beschränken damit er nicht Dinge sieht die ihn nichts angehen und dann (dumme) Fragen stellt Kein Verwertungsverbot (laut FinVerw) Blatt 30

31 Digitale Betriebsprüfung in der Praxis Vorab-Anforderung von Daten? Darf der Betriebsprüfer die Daten auf CD vor Prüfungsbeginn anfordern? Nein, Prüfungsbeginn siehe Prüfungsanordnung Risiko: Prüfung beginnt tatsächlich mit Übersendung der CD Selbstanzeige dann i.d.r. nicht mehr möglich!! Blatt 31

32 Digitale Betriebsprüfung in der Praxis Was ist zu tun? Ruhe bewahren EDV-Systeme und Betriebsorganisation vorbereiten Datentrennung steuerlich relevant andere Zugriffsteuerung Archivierung Export-Funktionen für Datenträgerüberlassung Fragen Sie Ihren Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater Blatt 32

33 Schluss-Folie