GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Transkript

1 Vortrag GDPdU am in Dresden GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen ACCANTUM übernimmt keine Gewährleistung oder Haftung für die in dieser Präsentation enthaltenen Informationen. Die Präsentation kann jederzeit ohne vorherige Bekanntgabe geändert werden und stellt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. ACCANTUM GmbH

2 AGENDA 1. Veranstalter 2. vier gute Gründe 3. Kundenbefragung 4. Behauptungen 5. GDPdU 6. Kosten 7. Qualität 8. Einordnung 9. Bestandteile

3 1. Veranstalter IBH ACRIBIT Dr. Münch Der Referent ist Niederlassungsleiter von ACCANTUM in Dresden und Berater im Auftrag der SAB, KfW, TAB und ILB sowie vom RKW und der Ellipsis Dresden.

4 2. vier gute Gründe für Archivierung Faktoren pro elektronisches Archiv Gesetz GDPdU Kosten elektronisches Archiv Qualität/ Image Transparenz

5 3. Nutzerbefragung Hoch Qualitätssteigerungen Dokumentenmanagement / Archiv Elektronische Beschaffung Digitale Signaturen Informationsportale Mitarbeiterportale IT-Konsolidierung ERP-Systeme Outsourcing Workflow-Management Elektronisches Formularwesen Kosteneinsparungen Hoch niedrig mittel hoch Quelle: Computer Zeitung (Trovarit AG)

6 4. Behauptungen Kostenersparnis mit elektronischer Dokumentenverarbeitung spart der Anwender massiv Zeit (30% Aufwand) und Geld und steigert das Firmenimage Gesetz elektronische Archivierung ist seit der GDPdU ( ) spätestens jedoch seit dem Verstreichen der Schonfrist ( ) nahezu unumgänglich, bzw. besser als jede andere Lösung

7 4. Behauptungen größte Durchdringung der Einsatz elektronischer Dokumentenverarbeitung erfasst nahezu alle Bereiche einer Firma (Gegensatz FIBU, AnBU) dauerhafte Nutzung elektronische Archivierung begleitet Sie dauerhaft (ERP 8 Jahre, Archiv >> Jahre) Sorgfalt Softwareauswahl und Einsatz erfordern besondere Sorgfalt

8 4. Behauptungen Gestern.nicht die Großen fressen die Kleinen sondern die Schnellen besiegen die Trägen Heute.die Informierten besiegen die nicht Informierten..

9 4. Behauptungen..unser Leben ist zu kostbar als es mit Suchen zu verbringen.. Die Zeit ist reif für elektronische Dokumentenverarbeitung und Archivierung

10 5. GDPdU GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Gründe Prüfer auf Augenhöhe mit dem Steuerpflichtigen bringen und die AO, GOB und GOBs auf die Anforderungen der digitalen Welt zu portieren. - Einsparung Erhöhung der Quantität - Qualitätsverbesserung Stand 2006: Betriebsprüfer (Quote 70%) Ziel 2012: 4000 Betriebsprüfer (Quote 90%)

11 5. GDPdU - Verabschiedung: Ende Schonfrist: Ausstattung: von Notebooks sowie Lizenzen IDEA - Software - Quellen: Gesetzestexte, AO, GOB, BMF-Schreiben Google: GDPdU IDEA gdpdu-portal.de RKW-Vortrag, Schulung Prodatis AG Cebit/Systems 2007 Vorträge ACP

12 5. GDPdU Zugriffsregelungen wie bisher Z1 unmittelbar Z2 mittelbar Z3 Datenträgerüberlassung Z1 Unmittelbarer Zugriff Der Prüfer greift unter Nutzung der Unternehmenseigenen Softund Hardware auf die gespeicherten Daten zu und nimmt selbst Auswertungen vor. ACHTUNG! z.b. muss die Wawi und die FIBU einen Zugang mit entsprechenden Berechtigungen aufweisen! (nur lesend, nur Zugang innerhalb des Prüfungszeitraumes!, Dictionary)

13 5. GDPdU Z2 Mittelbarer Zugriff Das Unternehmen nimmt Auswertungen durch interne, mit dem System vertraute Personen nach Vorgaben der Finanzverwaltung vor (Befähigung, Ausbildung, Kosten) Z3 Datenträgerüberlassung Dem Prüfer werden gespeicherte Unterlagen und Aufzeichnungen in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt. Die Auswertungen erfolgen mittels Software der Finanzverwaltung (IDEA) Achtung! z.b. Lieferdatum in Wawi muss separates auswertbares Feld sein!

14 5. GDPdU A0 und GOB, GOBs, BMF-Schreiben, Gegenstand der Prüfung - Aufbewahrung steuerrelevanter Belege 10 Jahre - Aufbewahrungsfrist Geschäftsbrief (auch s) 6 Jahre - jederzeit reproduzierbar, prüfbar, nachvollziehbar vor Abs.5 AO während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können nach GDPdU während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Fazit: alles ist geblieben wie es war, nur hat sich durch Änderung der Quantität eine völlig neue Qualität ergeben

15 5. GDPdU Ist Zustand Ist- Zustand (Analyse Beratungsunternehmen Woelke von der Brüggen in 2006, KPMG) - nur 10% der kleinen und mittelständigen Firmen haben die EDV an die GDPdU angepasst - Andere Schätzungen sprechen von 15% - mehr als ein Drittel der Unternehmen hat sich mit dem Thema noch nicht befasst! glaube keiner Statistik, die Du nicht selber gefälscht hast!!!...

16 5. GDPdU Kommentare aus der Telefonakquise ich habe ein Steuerbüro die machen alles (hat das Steuerbüro die Belege in elektronischer Form?) mein Steuerbüro hat gesagt..meine tägliche Datensicherung auf Band ist o.k (wie kann aus der Datensicherung eine Datenträgerüberlassung erfolgen?) das Steuerzeugs macht meine Frau und die ist ordentlich (Hinweis auf die AO.Antwort: ja genau, die ist sogar AußerOrdentlich AO) interessiert uns nicht, wir haben von unserer EDV-Firma gerade eine neues Streamerlaufwerk gekauft..

17 5. GDPdU mich kann keiner zwingen, weder das Finanzamt, noch der Liebe Gott und Sie gleich gar nicht ich lass die erstmal kommen und dann sehen wir weiter. ACHTUNG! In 4 von 89 angerufenen Unternehmen war gerade Steuerprüfung. Und es konnten in 3 Fällen keine Originaldaten übergeben werden. Fazit: Der Datenzugriff und die damit einhergehende Prüfung mit IDEA auf der Basis der GDPdU entwickeln sich mehr und mehr zur Standardprüfung! Problem! Sie müssen heute das archivieren und so ablegen, wie es das Finanzamt in 5 oder auch extrem in 10 Jahren bei der Prüfung abfordert!

18 5. Ausgewählte Aspekte GDPdU - steuerrelevante Daten In das DV-System in elektronischer Form eingehende Daten Im DV-System erzeugte Daten Wenn der Steuerpflichtige aufbewahrungspflichtige Unterlagen aus der Papierwelt in eine rein elektronische Ausgabeform überführt (z.b. Scannen), treten die digitalisierten Daten damit an die Stelle der Originale. Lieferdatum? Mail? Geschäftsbrief? Auftrag?

19 5. GDPdU-ausgewählte Aspekte $ 146 Abs. 4 AO Der Originalzustand der übermittelten ggf. noch verschlüsselten Daten muss erkennbar sein. Die Speicherung hat auf einem Datenträger zu erfolgen, der Änderungen nicht mehr zulässt. Bei temporärer Speicherung auf einem änderbaren Medium muss das Datenverarbeitungssystem sicherstellen, dass Änderungen nicht möglich sind (Hash-Code, Versionierung etc.) (Storage- System, WORM, DVD oder Archivsystem) Bei maschinell gespeicherten Unterlagen ist die Archivierung in maschinell nicht auswertbaren Formaten (z.b. pdf Datei) nicht ausreichend! Zusätzlich sind die Metadaten synchron zu halten. $145 AO Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.

20 5. GDPdU-ausgwählte Aspekte Die Geschäftsvorfälle müssen sich in Ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen Auch zugeordnete Geschäftsbriefe, Mails etc. sind vorzuhalten und ggf. zu übergeben. Elektronischer Rechnungseingang (Signatur, Prüfzertifikat und Originalbeleg müssen archiviert werden) Aufzeichnungen sind so vorzunehmen, dass der Zweck, den sie für die Besteuerung erfüllen sollen, erreicht wird Jederzeit elektronisch auswertbar und verfügbar! Auch nach Systemwechsel! Auch wenn ein EDV System abgeschafft wird, müssen die Daten elektronisch vorgehalten werden. Sage KHK > Selectline

21 6. Kosten Materialkosten (Papier, Ordner, Toner) (geschätzt auf je 1 DIN A4-Seite) Papier: earchiv: (4 EURO/500 Blatt=0,8Cent, 2,5 EURO pro LeitzOrdner=0,5C, 80 EURO/10000 Drucke=0,8C) = 2,1 Ce/Blatt 200GByte für 100,- EURO DIN A4 Formular als *.pdf =120KByte d.h. auf HD ca. 1,5 Mio Dokumente = 0,00006 Ce/Blatt, Faktor 35000! Versandkosten Papier: earchiv: 50 Cent 0 Cent ohne Signatur, 5 bis 20 Cent mit Signatur

22 6. Kosten Personalkosten Ablage (bei 1000,- Brutto/Monat= 1300,- Kosten = 0,13Cent p.min, Statistik 19mal Suche je Dokument, 10 angenommen) Papier: 5 min (Statistik 6 min) = ca. 68 Cent/Blatt earchivausgang: 0 Cent/Blatt earchiveingang: 1,5 min (Statistik 2 min) = ca. 20 Cent (also 10 Cent) Personalkosten Suche Papier: 10 min (Statistik 19 min) = ca. 13 EURO/Blatt earchiv: 7 min (Statistik 5 min) = ca. 10 EURO/Blatt Abschreibungen (Miete) Papier: 20qm a 4 EURO/qm = 80 EURO/m Schränke Invest 3500,- earchiv: 3500, ,- Invest = 7000,-

23 6. Kosten Wirtschaftlichkeit deutsche Filiale Internationaler Konzern Papierarchiv: Anzahl Dokumente p.a.: Anzahl Recherchen p.a.: Elektronisches Archiv: Anzahl Dokumente p.a.: Anzahl Recherchen p.a.: Raumkosten p.a (first & second archive) Materialkosten p.a (Regale, Ordner, Papier etc.) Anschaffungskosten: (Hard & Software) Wartung p.a (15% SW + 20% HW p.a) Arbeitszeitkosten Ablage p.a Arbeitszeitkosten Suche p.a Arbeitszeitkosten Ablage p.a Arbeitszeitkosten Suche p.a Gesamtkosten p.a Gesamtkosten p.a Hinweise - Raum- und Materialkosten lt. Angabe - Stundensatz mit 25 angesetzt Hinweise - Anschaffungskosten auf 5 Jahre verteilt - Stundensatz mit 25 angesetzt Je nach Unternehmensstruktur können die Werte abweichen. Individuelle Unternehmenswerte können im Detail mit Hilfe unseres Rentabilitätstool nachgerechnet werden.

24 7. Qualität/Image/Transparenz - Kunden können Ihre Daten jederzeit einsehen - Mitarbeiter sind jederzeit und an jedem Ort schnell informiert - Sie wissen immer besser und schneller Bescheid als der Kunde - Mitarbeiter sind flexibler einsetzbar - Workflow sorgt für Tarnsparenz von Vorgängen - Workflow ermöglichst EDV-technische Umsetzung von Ablaufdefinitionen aus der ISO 9000 etc.

25 8. Einordnung Firmenumfeld Firma Fibu Archiv DM Portal Wawi Office Je nach Unternehmensstruktur können die Werte abweichen. Individuelle Unternehmenswerte können im Detail mit Hilfe unseres Rentabilitätstool nachgerechnet werden.

26 9. Anforderungen an Archiv/Dokumentenmanagement/Portal - Technologie muss auf dem höchsten Stand sein (Internetportal) - es betrifft Alle demzufolge besonders einfach.. D.h. möglichst unbemerkt. - es betrifft viele, d.h. möglichst einfach zu installieren und Wartungskosten gering halten -.Net, browserfähig - möglichst viele Automatismen - alle Dokumente Ein- und ausgangsseitig erfassen - keinen Medienbruch zulassen

27 10. Bestandteile Archiv Ablage gesetzeskonform, einfache und schnelle Suche, Volltextindizierung, Metadatenhaltung, Vernichtung nach Aufbewahrungsfrist Datenträgerüberlassung ACCANTUM Dokumentenerkennung Erkennung und Kategorisierung von Dokumenten Auslesen von Metadaten von Dokumenten.ABBYY Flexy Capture, ACCANTUM Dokumentenmanager Workflow Genehmigungsprozesse Prüfprozesse (Signaturprüfung) nicht ausschließlich Dokumentenworkflow!..INTREXX-Workflowengine, Docuportal, Jobrouter Portale zentrale Datenbereitstellung Intranet und Extranet..INTREXX-Portalengine