dsbüro: aprechnungpro das Multitalent für die Vereinsverwaltung in cobra CRM PLUS

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1 dsbüro: aprechnungpro das Multitalent für die Vereinsverwaltung in cobra CRM PLUS Systemvoraussetzung für dsbüro: aprechnungpro V2.00 Windows XP 32 Bit, Windows Vista 32 Bit cobra Adress PLUS V12, cobra CRM PLUS V12 oder höher Word 2000 bis Word 2007 dsbüro: aprechnungpro Einstellungen Inhalt: 1.0 Einstellungen Allgemein S Systempfade S Belegnummer S Lizenzangaben S Kontakt eintragen S Stichwort eintragen S Datumsformat S Einstellungen Daten einsetzen S Daten aus der Adressdatenbank S In aprechnungpro verbundene Datenfelder S Datenfelder neu einlesen S Einstellungen Daten speichern S Daten in cobra Zusatztabellen speichern S Daten in cobra Kontaktfeldern speichern S Daten in WaWi (ext. Datenbank) speichern S Einstellungen Funktionen S Funktionen der Vorlage S Währungsformat S Altersgruppe S Mitgliedsart S Priorität S dsbüro: aprechnungpro Datenfelder und Textmarken S dsbüro: aprechnungpro Daten in freien Kontaktfeldern S. 10 Dieter Schirmer EDV-Beratung Seite 1 von 10

2 1.0 Einstellungen Allgemein Der erstmalige Start der Einstellungen dauert i.d.r. etwas länger, da erst alle notwendigen Tabellen aus cobra geladen werden. 1.1 Systempfade Programmordner: Ordner für Programmdateien, kann nicht geändert werden. Systemordner: Netzwerkordner für Systemdateien, wird durch die Datei dbpfad.exe hergestellt. Stammverzeichnis: Hauptordner, in dem automatisch die Unterordner für die Belege angelegt werden. Der jeweilige Unterordner wird nach dem Belegnamen (Kürzel) benannt. 1.2 Belegnummer Zähler: Einstellung der Länge der laufenden Nummer (3 bis 7 Stellen) Kürzel: Kennzeichnung des Beleges durch ein Kürzel (optional) Die Länge des Kürzels ist 2 4 stellig wählbar. Eigener Text: Ein zusätzlicher Text (optional) ist vor oder nach der Belegnummer einfügbar. Jahreszahl: 2-stellig oder 4-stellig (optional). Monatszahl: 2-stellig, (optional). Vor oder nach der Jahreszahl eingefügt. Beispiel: Anzeige der aktuellen Einstellung. 1.3 Lizenzangaben Daten des Lizenznehmers oder Hinweis auf Demoversion. 1.4 Kontakt eintragen Der Kontakteintrag in cobra wird wie die konfigurierte Belegnummer angelegt und mit dem erstellten Beleg verknüpft (optional). Dieter Schirmer EDV-Beratung Seite 2 von 10

3 1.5 Stichwort Stichwort eintragen: Als Stichwort wird die konfigurierte Belegnummer eingefügt (optional). Aktuelles Datum anfügen: Dem Stichwort wird das akt. Datum angefügt (optional). 1.6 Datumsformat Format: Sie geben hier das Format vor, wie das Datum im Beleg gedruckt werden soll. Z.B. tt.mm.jj für oder tt. mm. jjjj für Beispiel: Das Beispiel zeigt das aktuelle Datum im vorgegebenen Format. 2.0 Einstellungen Daten verwenden 2.1 Daten aus der Adressdatenbank Liste der vorhandenen Datenbankfelder der aktuellen cobra Datenbank wird angezeigt. 2.2 In aprechnungpro verbundene Datenfelder cobra CRM PLUS Datenfelder die mit aprechnungpro verbunden sind werden angezeigt. Datenfelder können mit der Schaltfläche Verbinden zusammengefügt und mit der Schaltfläche Lösen wieder getrennt werden. Die Datenfelder von aprechnungpro können frei definiert werden, müssen jedoch namentlich zu den Textmarken in der Word-Vorlage passen. Im PopUp-Menü, das Sie über die rechte Maustaste erhalten, wählen Sie bei einer leeren Tabelle Neuen Eintrag bzw. wenn Einträge vorhanden sind, Eintrag bearbeiten, Neuen Eintrag oder Eintrag löschen. Tragen Sie hier den Feldnamen ein, der für die entsprechende Funktion in aprechnungpro verwendet wird. Z.B. das Feld Mitgliedsart für die Verwendung in der Gruppe Mitgliedsart. Dieter Schirmer EDV-Beratung Seite 3 von 10

4 Bitte achten Sie darauf, den gleichen Namen zu verwenden, der auch als Textmarke in der Word-Vorlage eingesetzt wird. Felder, die in cobra Adress PLUS als Zahlenfeld konfiguriert sind und Währungswerte enthalten, können für den Belegausdruck entsprechend formatiert werden. Markieren Sie dafür die Checkbox Format und der Feldinhalt wird mit dem eingestellten Währungsformat im Beleg gedruckt. Ohne aktiviertem Format wird die Zahl direkt unformatiert übernommen. 2.3 Datenfelder neu einlesen Mit der Schaltfläche Renew lesen Sie die Tabellen aus Ihrem CRM-System neu ein. Notwendig, wenn Sie die Adressdatenbank gewechselt oder geändert haben. 3.0 Einstellungen Daten speichern Möchten Sie bestimmte Daten nach Erstellung der Belege in Ihrem CRM-System speichern, aktivieren Sie den gewünschten Vorgang. 3.1 Daten in cobra Zusatztabellen speichern Aktivieren Sie das Speichern der Daten in den Zusatztabellen, so können Sie ausgewählte Daten in einer vorbereiteten Zusatztabelle speichern. Damit erhalten Sie eine Historie der erstellten Belege und der berechneten Beträge. Nach diesen Beträgen können Sie auch recherchieren. Es können für die verschiedenen Funktionen (Belege) auch unterschiedliche Zusatztabellen eingesetzt werden. Die jeweilige Zusatztabelle wird in den Funktionen (Register Funktionen) mit dem Beleg verknüpft. Die Datenfelder von aprechnungpro können Sie über den Dialog Neues Datenfeld auswählen. In der Auswahl erhalten Sie alle im Register Daten einsetzen erstellten und verbundenen Datenfelder. Weiterhin stehen die in aprechnungpro fest vorgegebenen Datenfelder zur Auswahl zur Verfügung. Dieter Schirmer EDV-Beratung Seite 4 von 10

5 Im PopUp-Menü, das Sie über die rechte Maustaste erhalten, wählen Sie bei einer leeren Tabelle Neuen Eintrag bzw. wenn Einträge vorhanden sind, Eintrag bearbeiten, Neuen Eintrag oder Eintrag löschen. Wählen Sie den gewünschten Feldnamen aus und klicken Sie auf Übernehmen. Die Datenfelder können mit der Schaltfläche Verbinden zusammengefügt und mit der Schaltfläche Lösen wieder getrennt werden. 3.2 Daten in cobra Kontaktfeldern speichern Aktivieren Sie das Speichern der Daten in den freien Kontaktfeldern. Kontaktfelder werden mit Feldern in aprechnungpro verbunden. Diese Felder sind namentlich identisch mit den Word-Textmarken. Hierüber können Daten wie Belegnummer oder Mitgliedsbeiträge in den freien Kontaktfeldern visualisiert und zur Recherche genutzt werden. Im PopUp-Menü, das Sie über die rechte Maustaste erhalten, wählen Eintrag bearbeiten. Wählen Sie hier einen Feldnamen aus, der für die entsprechende Funktion in aprechnungpro verwendet wird. Z.B. BNetto für die gerechneten Netto-Beträge, die auch im fertigen Beleg eingetragen werden. Bitte achten Sie darauf, den gleichen Namen zu verwenden, der auch als Textmarke in der Word-Vorlage eingesetzt wird. Die Datenfelder von aprechnungpro können Sie über den Dialog Neues Datenfeld auswählen. In der Auswahl erhalten Sie alle im Register Daten einsetzen erstellten und verbundenen Datenfelder. Weiterhin stehen die in aprechnungpro fest vorgegebenen Datenfelder zur Auswahl zur Verfügung. 3.3 Daten in WaWi speichern Aktivieren Sie das Speichern der Daten in einer externen Datenbank (WaWi). Diese Datenbank wurde so konfiguriert, dass diese als Warenwirtschaft in Ihrem CRM-System eingerichtet werden kann. Wählen Sie den Speicherort der Datenbank über das Auswahlfeld. Die Datenfelder dieser Tabelle sind fest vorgegeben und können nicht geändert werden. Konfigurieren Sie, ob Sie nur gerechnete (Beitragsrechnungen, Mahnungen usw.) Belege oder alle Belege (Einladungen, Rechnungen, Bescheinigungen usw.) in der WaWi eintragen möchten. Dieter Schirmer EDV-Beratung Seite 5 von 10

6 4.0 Einstellungen Funktionen 4.1 Funktionen der Vorlage Es lassen sich hier beliebige Belege mit unterschiedlichen Funktionen einsetzen. Diese sind durch die entsprechenden Einstellungen mit oder ohne Rechenfunktionen versehen. Die dazu notwendigen Formeln ergeben sich aus den nachfolgenden Einstellungen. Im PopUp-Menü, das Sie über die rechte Maustaste erhalten, wählen Sie bei einer leeren Tabelle Neuen Eintrag bzw. wenn Einträge vorhanden sind, Eintrag bearbeiten, Neuen Eintrag oder Eintrag löschen. Funktion: Name des zu erstellenden Belegs. Erscheint als Auswahl im Word-Benutzerdialog. Belegnr. (Nr): Laufende Nummer (Zähler) der Belegnummer. Datenfeld (In Tabelle nicht sichtbar): Aus dem verbundenen Datenbankfeld in cobra CRM PLUS bezieht aprechnungpro die notwendigen Daten (Beträge) zur Berechnung. Rechnen (R): Im gewählten Beleg wird gerechnet. MwSt: Für Berechnungen wird hier die Mehrwertsteuer in Prozent eingetragen. Zusatztabelle (In der Tabelle nicht sichtbar): In der gewählten Zusatztabelle werden die Daten nach Erstellung des Belegs gespeichert. 4.2 Währungsformat Währungsformat im Beleg: Hier kann das Währungsformat zum Ausdruck für alle Belege festgelegt werden. Z.B. EUR oder. Dieter Schirmer EDV-Beratung Seite 6 von 10

7 4.3 Altersgruppe Entsprechend der Altersgruppe, die aus dem Geburtstag im Datenfeld aus cobra CRM PLUS errechnet wird, wird der Mitgliedsbeitrag berechnet. Beitrag EUR: Der Beitrag (EUR) wird in der Tabelle eingetragen und direkt zur Berechnung verwendet. Prozent des Basis-Beitrages: Der Basis-Beitrag steht im Datenfeld der cobra CRM PLUS Datenbank und zur Berechnung wird der Prozentsatz des errechneten Alters genutzt. Feldname: Wählen Sie den Feldnamen aus, der das Geburtstagsdatum des Mitglieds zur Berechnung des Alters enthält. Im PopUp-Menü, das Sie über die rechte Maustaste erhalten, wählen Sie bei einer leeren Tabelle Neuen Eintrag bzw. wenn Einträge vorhanden sind, Eintrag bearbeiten, Neuen Eintrag oder Eintrag löschen. Tragen Sie hier die Altersgruppe und den zur Gruppe zugehörigen Beitrag bzw. Prozentsatz ein. Beitrag sofort anpassen: Der Beitrag wird nach Erreichen der nächsten Altersgruppe sofort an die nächste Altersgruppe angepasst. Andernfalls erfolgt die Anpassung zum Jahresende. 4.4 Mitgliedsart Entsprechend der Mitgliedsart wird der Mitgliedsbeitrag berechnet. Die Mitgliedsart wird aus einem Datenfeld in cobra CRM PLUS ausgelesen. Beitrag EUR: Der Beitrag (EUR) wird in der Tabelle eingetragen und direkt zur Berechnung verwendet. Prozent des Basis-Beitrags: Der Basis-Beitrag steht im Datenfeld der cobra CRM PLUS Datenbank. Zur Berechnung wird der Prozentsatz der Mitgliedsart des Mitglieds genutzt. Feldname: Wählen Sie den Feldnamen aus, der die Mitgliedsart des Mitglieds zur Berechnung des Beitrags enthält. Im PopUp-Menü, das Sie über die rechte Maustaste erhalten, wählen Sie bei einer leeren Tabelle Neuen Eintrag bzw. wenn Einträge vorhanden sind, Eintrag bearbeiten, Neuen Eintrag oder Eintrag löschen.tragen Sie hier die Mitgliedsart und den zur Mitgliedsart zugehörigen Beitrag bzw. Prozentsatz ein. Bemerkung: Wenn Sie Belege einsetzen, in denen Beiträge gerechnet werden, müssen Sie mindestens eine Gruppe aktiviert haben, damit die Berechnungen in den Belegen funktionieren. Dieter Schirmer EDV-Beratung Seite 7 von 10

8 4.5 Priorität Standard: Diese Mitgliedsart wird verwendet, wenn in der Adresse in cobra CRM PLUS keine Mitgliedsart hinterlegt ist. In Priorität wählen Sie die Gruppe aus, die den Beitrag der anderen Gruppe überschreibt. Beispiel: Priorität Mitgliedsart. Ein Mitglied ist in der Altersgruppe mit dem Beitrag von 100 EUR, ist als Mitgliedsart aber Student mit 50 EUR, somit wird der Mitgliedsbeitrag von 50 EUR erhoben. Dieter Schirmer EDV-Beratung Seite 8 von 10

9 5.0 dsbüro: aprechnungpro Datenfelder und Textmarken dsbüro: aprechnungpro funktioniert mit einer Word-Vorlage (.dot) oder mit einem Word-Dokument (.doc) gleichermaßen. Die Textmarken müssen entsprechend der Vorgabe eingerichtet werden. Bemerkung: Bitte verwenden Sie nur geschlossene Textmarken. Mit offenen Textmarken funktioniert diese Anwendung nicht. Die Textmarke Adresse muß immer vorhanden sein. Die Namen der Textmarken Datum, Belegnr_k, Belegnr_l, BNetto, BBrutto, BMwSt und BArt sind festgelegt. Wenn Sie in den Belegen diese Textmarken einsetzten, müssen Sie unbedingt diese Namen verwenden. Die Textmarken BBrutto und BMwSt sind nur erforderlich, wenn Sie in Belegen Berechnungen mit MwSt ausführen. Textmarke, Name fest Pflicht Beschreibung Adresse muß Feld für Adressdaten Datum kann Feld für Datum, formatiert (z.b ) Belegnr_k kann Feld für Belegnummer in kurz. (z.b. R ) Belegnr_l kann Feld für Belegnummer in lang. (z.b. Rechnung-Nr.: R ) BNetto kann Feld für gerechneten Nettobetrag BBrutto kann Feld für berechneten Bruttobetrag (nur gerechnet) BMwSt kann Feld für berechneten Mehrwersteuerbetrag (nur gerechnet) BArt kann Feld für Belegart (z.b. Rechnung) Textmarke, Name frei Felder die verbunden werden müssen Anrede kann Feld für Briefanrede (z.b. Sehr geehrte Frau Mayer,) MNr kann Feld für Mitgliedsnummer (z.b. M1017) MArt kann Feld für Mitgliedsart zur Berechnung (z.b. Schüler) Textmarke, Name frei Felder die verbunden und formatiert werden (0,00 ) Betrag1 kann Feld für Rechnungsbetrag (in cobra gerechnet) BetragSu kann Feld für RechnungsSumme (in cobra gerechnet) Weitere Textmarken können frei definiert werden, müssen aber identisch zu den verbundenen Datenfeldern in aprechnungpro sein (nachfolgende Tabelle). Die notwendigen Textmarken richten sich nach den in der Vorlage genutzten Funktionen. Möchten Sie in den Belegen Berechnungen ausführen, so sind unbedingt auch Datenfelder für die zu berechnenden Beträge einzufügen. Z.B. JBeitrag in cobra (Jahresbeitrag) und BNetto als berechnetes Feld im Beleg. Der Beitragswert wird aus dem Datenfeld gemäß der konfigurierten Formel (Altersgruppe, Mitgliedsart und Abrechnungszeitraum) berechnet und an der Word-Textmarke eingefügt. Weiterhin können Sie auch Belege mit Mehrwertsteuer ausgeben und hierbei den Bruttobetrag (BBrutto) sowie den Mehrwertsteuerbetrag (BMwSt) zur Anzeige bringen. Die Namen dieser Textmarken sind fest vorgegeben und werden nicht mit einem cobra-adressdatenfeld verbunden. cobra CRM PLUS Datenfeld Verbundene Datenfelder Textmarken cobra aprechnungpro Jbeitrag JBeitrag BNetto BNetto Mitgliedsnr Mitgliedsnr MNr MNr Mitgliedsart Mitgliedsart MArt MArt Briefanrede Briefanrede Anrede Anrede Sportart Sportart Sportart Sportart Beitrittsdatum Beitrittsdatum Beitrittsdatum Beitrittsdatum Betrag1 Betrag1 Betrag1 Betrag1 BetragSu BetragSu BetragSu BetragSu Alle weiteren Informationen, die Sie aus Ihrer cobra-datenbank in den Belegen anzeigen möchten, müssen wie im vorstehenden Beispiel mit einem cobra-adressdatenfeld verbunden und mit einer Dieter Schirmer EDV-Beratung Seite 9 von 10

10 Word-Textmarke versehen werden. Die Adressdaten werden nach einer bewährten Funktion in die Textmarke Adresse übertragen. Dabei werden alle üblichen Felder berücksichtigt und entsprechend mit den Daten aus cobra gefüllt. Bitte informieren Sie uns, wenn bei der Adressübergabe Daten nicht vollständig übertragen werden. Wir versuchen schnellstmöglich eine Anpassung vorzunehmen um alle möglichen Konfigurationen abzudecken. Das Feld Betrag1, Betrag2 und BetragSu überträgt eine in cobra gerechnete Zahl oder Summe und kann direkt in einer Textmarke angezeigt werden. Dazu kann in den Einstellungen dieser Inhalt als Währung (Punkt 2.2) formatiert werden. 5.1 dsbüro: aprechnungpro Daten in freien Kontaktfeldern Sie können den Inhalt von max. 4 aprechnungpro-datenfeldern auch in den freien cobra- Kontaktfeldern anzeigen lassen. Aktivieren Sie dazu die Kontaktfelder in den Einstellungen Datenbankfelder und verbinden Sie das gewünschte freie Kontaktfeld mit dem Feld in aprechnungpro, indem Sie den Feldnamen an den Kontaktfeldnamen anbinden. Der Feldname in aprechnungpro muß identisch zu der in der Vorlage verwendeten Textmarke sein. Sie können einen vorhandenen Feldnamen aus der Liste auswählen oder den Namen einer festen Textmarke eintragen. Der Inhalt des jeweiligen Feldes (evtl. auch gerechneten Feldes) wird im Kontaktfeld visualisiert. cobra CRM PLUS Kontaktfeld aprechnungpro Textmarken Jahresbeitrag BNetto BNetto Belegnummer Belegnr Belegnr_k Ausführungsdatum Datum Datum Veröffentlichung & Copyright 2009 Dieter Schirmer EDV-Beratung Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht ausdrücklich vom Urhebergesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung seitens der Firma Dieter Schirmer EDV-Beratung. Produkte und Firmennamen, sowie Begriffe können Warenzeichen oder anderweitig geschützt sein und werden hier ohne jegliche Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Diese werden lediglich zum Zwecke der Identifizierung genannt. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler vorbehalten. Dieter Schirmer EDV-Beratung Telefon: Fax: Dieter Schirmer EDV-Beratung Seite 10 von 10

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