Kalender. Schnellstarthandbuch

Transkript

1 Kalender Schnellstarthandbuch Planen Sie eine Lync-Besprechung Führen Sie ein Vier-Augen-Gespräch, oder sparen Sie sich eine Geschäftsreise, indem Sie eine Onlinebesprechung mit Lync 2013 durchführen. Wechseln Sie zwischen Ansichten Verwenden Sie die Kalenderansicht, die am besten zu Ihrem Arbeitsablauf passt. Wechseln Sie so oft, wie Sie möchten. Geben Sie Ihren Kalender frei Öffnen Sie Ihren Kalender für Kollegen, damit sie Ihre Termine und Ihren Status sehen können. Aktueller Zeitmarker Die Linie in der Mitte gibt die aktuelle Uhrzeit an, sodass Sie sehen können, was als Nächstes ansteht. Behalten Sie das Wetter immer im Blick Zeigen Sie eine Wetterprognose für Ihren Heimatort und bis zu vier weitere Orte an. Wenn Sie dann eine Geschäftsreise planen, wissen Sie genau, was Sie einpacken müssen. Erstellen Sie weitere Kalender Erfassen Sie mit wenigen Blicken den besten Zeitpunkt zum Planen einer Geschäftsbesprechung oder eines Familienurlaubs. Status von Besprechungsantworten Wenn Sie noch nicht auf eine Besprechungseinladung geantwortet haben, wird der Temin in einer helleren Farbe angezeigt.

2 Planen eines Termins 1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Kalender. 2. Klicken Sie im Menüband auf Neuer Termin. Planen einer Besprechung mit anderen Personen 1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Kalender. 2. Klicken Sie auf Neue Besprechung. 3. Füllen Sie die Felder Thema und Ort aus, und geben Sie dann Anfangs- und Endzeit ein. 4. Geben Sie in die Besprechungsanfrage Informationen ein, die Sie mit den Empfängern teilen möchten. Sie können auch Dateien anfügen. 5. Klicken Sie auf Terminplanungs-Assistent, wenn Sie sich beim Ermitteln des besten Zeitpunkts für die Besprechung durch die Prüfung, wann Empfänger und Ressourcen (z. B. Besprechungsräume) verfügbar sind, helfen lassen möchten. 3. Füllen Sie die Felder Thema und Ort aus. 4. Geben Sie die Start- und Endzeit ein. 5. Wählen Sie im Feld Anzeigen als einen Status aus, der Ihre Verfügbarkeit für andere angibt. 6. Wenn Sie einen Termin als Serie definieren möchten, klicken Sie auf Serie 7. Wählen Sie die Häufigkeit (wie etwa täglich oder monatlich) und alle Optionen für die Häufigkeit aus (wie z. B jeden zweiten Tag oder jeden dritten Monat). 8. Wenn Sie den Standardwert von 15 Minuten für die Terminerinnerung ändern möchten, klicken Sie auf das Feld Erinnerung, und wählen Sie eine neue Zeit für die Erinnerung aus. 6. Klicken Sie auf Teilnehmer hinzufügen, und geben Sie die Namen der Empfänger, deren -Adressen oder Ressourcennamen (durch Semikolons getrennt) in die Felder Erforderlich, Optional bzw. Ressourcen ein. 7. Bei Exchange-Konten enthält der Bereich Raumsuche Zeitvorschläge für den optimalen Zeitpunkt der Besprechung (zu dem die meisten Teilnehmer verfügbar sind). Zum Auswählen eines Besprechungszeitpunkts klicken Sie im Bereich Raumsuche im Abschnitt Vorgeschlagene Zeiten auf einen Zeitvorschlag, oder wählen Sie einen Zeitpunkt über das "Frei/Gebucht"-Raster aus. 8. Wenn Sie keine Besprechungsserie anlegen möchten, klicken Sie auf Senden.

3 Ändern der Arbeitstage und des Wochenbeginns im Kalender 1. Klicken Sie auf Datei > Optionen > Kalender. 2. Führen Sie unter Arbeitszeit eine der folgenden Aktionen aus: Zum Ändern der Arbeitszeit klicken Sie in den Listen Anfangszeit und Endzeit auf die Anfangs- und Endzeiten Ihres Arbeitstags. Aktivieren Sie zum Festlegen Ihrer Arbeitswoche die Kontrollkästchen, die Bestandteil Ihrer Arbeitswoche sind. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen, die nicht zu Ihrer Arbeitswoche gehören. Zum Festlegen des ersten Tags der Woche klicken Sie in der Liste Erster Wochentag auf einen Tag. Zum Festlegen der ersten Woche im Jahr klicken Sie auf einen Eintrag in der Liste Erste Jahreswoche. Ändern von Terminen, Besprechungen oder Ereignissen So ändern Sie einen Termin oder eine Besprechung 1. Öffnen Sie ihn bzw. sie im Kalender. 2. Wenn es sich um einen Teil einer Serie handelt und Sie nur die eine Instanz ändern möchten, klicken Sie im Dialogfeld Terminserie öffnen auf Nur diesen Termin, und klicken Sie dann auf OK. 3. Wenn es sich um einen Teil einer Serie handelt und Sie alle Instanzen ändern möchten, klicken Sie im Dialogfeld Terminserie öffnen auf Gesamte Serie, und klicken Sie dann auf OK. 4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, und klicken Sie auf Speichern und schließen. Wählen Sie für Besprechungen Aktualisierung senden aus. So ändern Sie ein Ereignis 1. Öffnen Sie es im Kalender, und klicken Sie dann auf Ereignis. 2. Ändern Sie den Wert im Feld Anzeigen als in Beschäftigt, An anderem Ort tätig, Mit Vorbehalt oder Abwesend. 3. Klicken Sie auf Speichern und schließen. Ständiges Anzeigen eines Kalenders mit Ihren Terminen und Besprechungen Bewegen Sie den Mauszeiger in der Navigationsleiste über Kalender, und klicken Sie auf die Schaltfläche Andocken in der oberen rechten Ecke des Peeks. Der Kalender wird mit den Terminen und Besprechungen des aktuellen Tags immer in einem Bereich auf der rechten Seite angezeigt. Vorschlagen, Annehmen oder Ablehnen einer neuen Besprechungszeit Statt eine Anfrage zu einer Besprechung, an der Sie nicht teilnehmen können, abzulehnen, können Sie eine neue Besprechungszeit vorschlagen. Der Besprechungsorganisator hat dann die Möglichkeit, die Änderung anzunehmen oder abzulehnen. So schlagen Sie eine andere Zeit vor 1. Klicken Sie in der geöffneten Besprechungsanfrage auf Besprechung. 2. Klicken Sie in der Gruppe Antworten auf Andere Zeit vorschlagen. 3. Wählen Sie eine Zeit aus, zu der alle (oder die meisten) eingeladenen Personen verfügbar sind. 4. Klicken Sie auf Zeit vorschlagen, und klicken Sie dann auf Senden. Wenn Sie Besprechungsorganisator sind, werden vorgeschlagene neue Besprechungszeiten an Sie gesendet. Sie entscheiden dann, ob die geplante Besprechungszeit geändert wird. So nehmen Sie eine vorgeschlagene neue Besprechungszeit an 1. Öffnen Sie die Besprechungsanfrage. 2. Klicken Sie auf Vorschlag annehmen. 3. Klicken Sie auf Aktualisierung senden. So lehnen Sie eine vorgeschlagene neue Zeit ab 1. Öffnen Sie die Besprechungsanfrage. 2. Klicken Sie auf Antwort auf Besprechungsanfrage. 3. Klicken Sie in der Gruppe Antworten auf Antworten, geben Sie Ihre Nachricht ein, und klicken Sie dann auf Senden. 4. Klicken Sie in der Besprechungsanfrage auf der Registerkarte Antwort auf Besprechungsanfrage in der Gruppe Löschen auf Löschen.

4 Freigeben des Kalenders So geben Sie Ihren Kalender für Personen in Ihrer Organisation frei, die über einen Exchange-Server erhalten Anpassen von und Navigieren in Kalendern Sie können direkt zum aktuellen Tag springen oder die nächsten 7 Tage anzeigen. 1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Kalender, und klicken Sie dann auf Start > Kalender freigeben. 2. Geben Sie in der , die jetzt geöffnet wird, im Feld "An" die Person ein, für die der Kalender freigegeben werden soll. 3. Klicken Sie auf Senden, und klicken Sie dann auf OK. Die Empfänger erhalten eine -Benachrichtigung, dass Sie Ihren Kalender freigegeben haben, und Ihr Kalender wird der Liste der freigegebenen Kalender hinzugefügt. So geben Sie Ihren Kalender für Personen außerhalb Ihrer Organisation mithilfe einer -Nachricht frei 1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Kalender, und klicken Sie dann auf Start > Kalender per senden. 2. Wählen Sie in den Feldern Kalender und Datumsbereich den Kalender und den Zeitraum aus, der freigegeben werden soll. Wählen Sie beispielsweise nur Heute oder Nächste 7 Tage aus. 3. Klicken Sie zum Senden auf OK. Die Empfänger können Ihren Kalender jetzt in der Nachricht sehen und die angefügte icalendar- Datei in Outlook öffnen. So geben Sie Ihren Kalender durch Onlineveröffentlichung frei 1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Kalender, und klicken Sie dann auf Start > Online veröffentlichen. 2. Klicken Sie auf Diesen veröffentlichten Kalender konfigurieren. Eine neue Browserseite mit dem Titel Kalenderveröffentlichung Kalender wird angezeigt. 3. Wählen Sie die Veröffentlichungsdetails, die Anfangs- und Endzeiten und die Zugriffseinschränkungen aus. 4. Klicken Sie auf Verknüpfungen in die Zwischenablage kopieren, um die Links zum Abonnieren des Kalenders (durch ein Konto, das mit einem Exchange-Server verbunden ist) oder zum Anzeigen des Kalenders in einem Webbrowser zu kopieren. Fügen Sie die Links in einen Texteditor in Windows beispielsweise das Programm Editor ein. 5. Klicken Sie auf Weiter, um den Veröffentlichungsvorgang abzuschließen. 6. Senden Sie die Links per an die gewünschten Empfänger, je nachdem, ob sie den Kalender über ihr Exchange- -Konto abonnieren oder ihn lediglich im Browser anzeigen können. Zum Anzeigen des aktuellen Tags klicken Sie in der Gruppe Gehe zu auf Heute. Zum Anzeigen des Kalenders für die nächsten 7 Tage klicken Sie in der Gruppe Gehe zu auf Die nächsten 7 Tage. Sie können die Kalenderansicht so einrichten, dass ein einzelner Tag, die Arbeitswoche, die 7-Tage-Woche oder der Monat angezeigt wird. Klicken Sie in der Gruppe Anordnen auf Tag, Arbeitswoche, Woche oder Monat. In der Planungsansicht wird der Kalender vertikal ausgerichtet angezeigt. Diese Ansicht ist hilfreich, wenn mehrere Kalender ausgewählt sind. Die einzelnen Kalender sind übereinander gestapelt. Zum Wechsel zwischen Tagen, Wochen und Monaten klicken Sie oben im Kalender auf die linken und rechten Pfeile neben dem Zeitbereich.

5 Erstellen zusätzlicher Kalender 1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Kalender. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Ordner und dann auf Neuer Kalender. 3. Geben Sie im Feld Name einen Namen für den neuen Kalender ein. 4. Klicken Sie in der Liste Ordner soll angelegt werden unter auf Kalender, und klicken Sie dann auf OK. Der neue Kalender wird im Ordnerbereich für Kalender angezeigt. Zum Anzeigen eines Kalenders aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Kalender. Verwalten der - und Kalenderelemente einer anderen Person Fügen Sie das Postfach der anderen Person zu Ihrem Outlook-Profil hinzu, sodass es bei jedem Starten von Outlook ebenfalls geöffnet wird. So fügen Sie das Postfach einer anderen Person zu Ihrem Profil hinzu 1. Klicken Sie auf Datei > Kontoeinstellungen> Kontoeinstellungen. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte in der Liste auf den Exchange-Kontotyp. Klicken Sie auf Ändern, und klicken Sie dann auf Weitere Einstellungen. 3. Klicken Sie auf der Registerkarte Erweitert unter Zusätzlich diese Postfächer öffnen auf Hinzufügen, und geben Sie dann den Namen des Postfachs der Person ein, deren Postfach Sie Ihrem Benutzerprofil hinzufügen möchten. So öffnen Sie Ordner einer anderen Person 1. Klicken Sie auf Datei > Öffnen und exportieren > Ordner eines anderen Benutzers. 2. Geben Sie im Feld Name den Namen des Benutzers ein, der Ihnen Freigabeberechtigungen oder Zugriffsrechte für Stellvertretung erteilt hat, oder klicken Sie auf Name, um den Namen aus einer Liste auszuwählen. 3. Klicken Sie in der Liste Ordnertyp auf den zu öffnenden Ordner. So antworten Sie auf Besprechungsanfragen 1. Öffnen Sie den Posteingang der anderen Person, wenn die Besprechung nicht direkt an Sie gesendet wurde, und öffnen Sie die Besprechungsanfrage. 2. Klicken Sie auf Annehmen, Mit Vorbehalt oder Ablehnen. So erstellen oder beantworten Sie eine -Nachricht im Auftrag einer anderen Person 1. Erstellen Sie in Mail eine -Nachricht, oder öffnen Sie eine vorhandene. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe Felder anzeigen auf Von. 3. Geben Sie im Feld Von den Namen der Person ein, in deren Auftrag Sie die Nachricht senden. Klicken Sie zum Auswählen eines Namens aus der Liste im Adressbuch auf Von. Wenn die Schaltfläche und das Feld Von nicht angezeigt werden, klicken Sie auf Optionen > Von.