-Routing in kleineren und mittleren Unternehmen

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1 -Routing in kleineren und mittleren Unternehmen Häufig sind die Exchange-Installationen von Firmen so konfiguriert, dass die s mit einer Drittanbietersoftware per POP vom Anbieter eines dienstes heruntergeladen und dann in die individuellen Postfächer zugestellt werden. Dieses Dokument beleuchtet die möglichen Nachteile dieser Umsetzung und stellt Ihnen eine Alternative vor: die direkte Zustellung Ihrer s an Ihren Exchange-Server. Dazu wird vor dem Exchange-Server ein sogenanntes gateway eingesetzt, über das alle eingehenden und ausgehenden s für Ihre -Domain(s) gesendet werden. s werden an einen -Provider zugestellt und von dort mit einem Drittanbieterprogramm abgerufen und in die Zielpostfächer zugestellt Viele Exchange-Installationen von kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) werden von den Unternehmen In-House betrieben, die -Zustellung erfolgt jedoch in einem Zwischenschritt bei einem provider. Zunächst werden die s in Postfächer beim Provider zugestellt, dann (meist zeitlich verzögert) mit einer Drittanbietersoftware per POP heruntergeladen und in die individuellen Postfächer zugestellt. Abbildung 1 zeigt den Nachrichtenfluss vom Absender bis zum Empfängerpostfach und veranschaulicht die Nachteile des Konzepts: - sämtliche Postfächer müssen bei in Ihrem Exchange-Server, bei Ihrem -Provider, und oft auch noch in der Drittanbietersoftware angelegt bzw. konfiguriert werden, was einen erhöhten Aufwand bedeutet und zudem fehleranfällig ist - die Drittanbietersoftware ruft die s nur in gewissen Zeitabständen (z.b. alle 15 Minuten) ab und stellt diese dem Empfänger zu - konzeptbedingt kommt es dadurch zu Verzögerungen im Nachrichtenfluss und bei der Zustellung - oft existiert ein Sammelpostfach, das sämtliche s an die Domäne annimmt (auch jeglichen Spam und auch s für Adressen, die es gar nicht gibt), das Zustellen in die einzelnen Zielpostfächer übernimmt dann die Drittanbietersoftware. Meist existiert ein gesondertes Postfach für s, die nicht zugeordnet werden können. In diesem sammeln sich Spam und falsch adressierte s, die von jemandem gesichtet und aussortiert werden müssen, ansonsten gehen eventuell wichtige s auch ganz verloren. - Meist ist kein wirksamer Spamfilter möglich oder dieser muss beim -Anbieter pro Postfach zusätzlich bezahlt werden - geschäftskritische s werden in Postfächer im Internet zugestellt und verbleiben dort bis zum Abruf durch die Drittanbietersoftware - eine Kennwortänderung erfordert das Eingreifen eines Administrators, der sich beim - Provider einloggt, dort das Kennwort ändert und es danach in der Drittanbietersoftware aktualisiert - regelmäßige Kennwortänderungen werden dadurch erheblich erschwert - Versand der s erfolgt über SMTP-Server des anbieters anstatt direkt zwischen Ihrem -Server und dem des Empfängers

2 - da oft Spam über gehackte Postfächer bei den großen -Anbietern versendet werden landen deren Server auch mal auf einer Blacklist - und dann kommen Ihre s auch nicht mehr beim Empfänger an Abbildung 1 Mailrouting über einen externen -Anbieter

3 Zustellung Ihrer s direkt in die Exchange-Postfächer Viel eleganter ist die direkte Zustellung Ihrer s an Ihren Exchange-Server. Dazu wird vor dem Exchange-Server ein kleiner Linux-Server als Mailgateway eingesetzt, über das alle eingehenden und ausgehenden s für Ihre -Domain(s) gesendet werden. Dies hat eine Reihe von Vorteilen gegenüber dem Abruf mit einer Drittanbietersoftware: - das Mailgateway wird in Ihrem Hause betrieben, somit liegen Ihre geschäftskritischen s niemals in Postfächern im Internet - durch das zentrale Mailgateway ist ein konsistentes Mailrouting gewährleistet: die Annahme eingehender und den Versand ausgehender s, Content Filter und Anti-Spam / Anti- Virus werden von einem einzigen Server übernommen - auf Wunsch erfolgt der Versand/Empfang von s ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen, damit Ihre Daten optimal vor Ausspähen geschützt sind - ankommende s werden dem Empfängerpostfach sofort und ohne Zeitverzögerung zugestellt - ausgehende s werden direkt an den -Server des Empfängers zugestellt, ohne den Server eines -Anbieters nutzen zu müssen - Sie legen ein Postfach oder eine -Adresse nur einmal an und alles funktioniert sofort: da das Mailgateway mit Ihrem Active-Directory verbunden ist kennt es automatisch alle vorhandenen -Empfänger in Exchange - Ihr client ist dank der Microsoft Exchange-Autodiscovery-Funktion mit wenigen Mausklicks eingerichtet - es werden nur s für Empfänger angenommen, die auch wirklich existieren. Falls Ihr Geschäftspartner sich vertippt hat geht die Nachricht mit entsprechender Fehlermeldung zurück und sie/er merkt, dass etwas mit der Zustellung nicht funktioniert hat - der integrierte Spam-Filter lehnt unerwünschte s direkt ab bzw. markiert Spam- Nachrichten vor der Zustellung - s mit unerlaubten Anhängen (z.b. exe-dateien) können direkt abgelehnt werden - optional kann ein Virenscanner alle ein- und ausgehenden Nachrichten prüfen, auch eine Kaskadierung mehrerer Virenscanner ist möglich - eine Kennwortänderung kann ganz leicht vom Benutzer selbst durchgeführt werden, es entsteht keinerlei zusätzlicher Konfigurationsaufwand - für besonders sicherheitsbewusste Unternehmen kann somit auch eine turnusmäßige Kennwortänderung bei den Benutzern erzwungen werden - das Mailgateway übernimmt den Versand aller ausgehenden s für Ihr Unternehmen. Liegt ein Problem bei der Zustellung vor, reicht das Nachschauen an einer Stelle, um das Problem zu ermitteln.

4 Abbildung 2 Mailrouting direkt in Microsoft Exchange Postfächer Der Betrieb eines solchen -Gateways ist unabhängig von der Art Ihrer Internetanbindung - egal ob synchroner/asynchroner DSL- oder Kabelanschluss, LTE, Standleitung oder Richtfunk. Normalerweise wird eine feste IP-Adresse benötigt, es gibt aber auch eine Lösung für Umgebungen mit dynamischer IP-Adresse. Kompatible Betriebssystem- und Exchange-Versionen: - Microsoft Small Business Server Microsoft Small Business Server Microsoft Windows Server 2008 Standard / Enterprise / Datacenter - Microsoft Windows Server 2008 R2 Foundation / Standard / Web / Enterprise / Datacenter - Microsoft Windows Server 2012 R2 Essentials / Foundation / Standard / Datacenter - Microsoft Windows Server 2012 R2 Essentials / Foundation / Standard / Datacenter - Microsoft Exchange Server Microsoft Exchange Server 2013 Gerne erstellen wir ein unverbindliches, auf Ihre Bedürfnisse angepasstes Angebot - sprechen Sie uns an!

5 Auswahl an Drittanbietersoftware, für die unsere Lösung eine Alternative ist: - POP3Connector von Microsoft - HMailserver - PULLMAIL - POP Collector - EFS ( Forwarding System) - POP2SMTP - POP Beamer - Popconnect - VPOP3 - POPcon - POP2Exchange - Smart Pop2Exchange - MAPILAB POP3 Connector - GFI Mail Essentials - The Retriever - MAX - PYTHEAS MailGate - ExchangePop3 - SMTPGetMail - Outlook Express - XWALL - PopGrabber - Exchange 2010 POP Connector

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