Verwaltung und PädagogikP. Zwischen Controlling und Kontrolle Das Spannungsfeld des Fachcontrollings in einem Jugendamt

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1 EREV-Forum Verwaltung und PädagogikP Zwischen Controlling und Kontrolle Das Spannungsfeld des Fachcontrollings in einem Jugendamt Sabine Trockel Amt für Kinder, Jugendliche und Familien der Stadt Münster Was erwartet Sie? Organisation des Jugendamts Selbstverständnis und Arbeitsweise des Fachcontrollings Qualitätsmanagement im KSD als Grundlage eines gelungenen (Fach-) Controllingprozesses Dialog mit den Freien Trägern

2 Organisation des Jugendamts STADT MÜNSTER Organisation des Jugendamts STADT MÜNSTER

3 Selbstverständnis des Fachcontrollings Führungsunterstützung bei Entscheidungsfindung und Steuerung Umsetzung des Controllingkreislaufs Steuerung Zielorientierte Planung Abweichungsanalysen Regelmäßige Zielkontrolle Kommunikation zwischen den Hierachieebenen Funktion des Fachcontrollings - Zielorientierte Planung - Strukturiert und moderiert Arbeitssitzungen Steuerung Abweichungsanalysen Zielorientierte Planung Stellt sicher, dass die Richtungsvorgaben operativ umgesetzt werden konkrete Zielformulierung und Bestimmung von Kennzahlen und Indikatoren Benennung von Arbeitsmethoden zur Zielerreichung Festlegung von Verantwortlichkeiten Dokumentiert Arbeitsergebnisse Regelmäßige Zielkontrolle

4 Funktion des Fachcontrollings - Regelmäß äßige Zielkontrollen - Überprüft und kontrolliert regelmäßig die vereinbarten Zielkennzahlen und Indikatoren Monatliche Steuerung Standardauswertungen aus Zielorientierte Jugendamtssoftware LogoData und spezieller Planung Fachstatistiken Arbeitet auf und interpretiert erhobene Daten Monatliche Einzelauswertungen für Fachabteilungen und Quartalsberichte für die Leitungsebene des Amtes Controllinggespräche Abweichungsanalysenmit den Fachabteilungen Regelmäßige Jahresberichte (Geschäftsbericht und Zielkontrolle HzE-Bericht) für die Gesamtverwaltung und die Politik Funktion des Fachcontrollings - Abweichungsanalysen - Erarbeitet Vorschläge, wie festgestellte Abweichungen analysiert werden können Stichprobenartige Aktenanalysen Steuerung Erhebungsbögen (Fragebögen) Strukturierte Interviews Vollerhebungen Abweichungsanalysen Zielorientierte Planung Führt gemeinsam mit den Fachabteilungen fachliche Analysen durch Regelmäßige Zielkontrolle Stellt Transfer der Ergebnisse in die Fachabteilungen sicher

5 Funktion des Fachcontrollings - (Gegen-) ) Steuerung - Entwickelt Vorschläge zur Gegensteuerung Zielorientierte Angebotsveränderungen Steuerung oder -modifikationen Planung Änderung interner Prozessabläufe Notwendige Standardanpassungen Überprüft, ob sich veränderte Vorgaben in den Zielformulierungen wieder finden Abweichungsanalysen Regelmäßige Zielkontrolle Qualitätsmanagement tsmanagement im KSD - Richtungsvorgabe - Entwicklung eines Qualitätshandbuchs, das alle Leistungen des KSD abbildet, Prozesse und Strukturmerkmale beschreibt und Aussagen über angestrebte Ergebnisziele der einzelnen Leistungen macht Festlegung bezirksübergreifender Mindeststandards Orientierung für die Mitarbeiter zum Ressourcen- und Aufwandseinsatz Transparenz für den Bürger hinsichtlich Entscheidungsschritten und Ergebnisversprechen

6 Qualitätsmanagement tsmanagement im KSD - Projektorganisation - Extern LWL Landesjugendamt, I.F.S. München 3-Tage-Workshops zweimal jährlich über insgesamt 3 Jahre Intern Amtsleitung Projektleitung: Projektgruppe: Abteilungsleitung KSD, 2 Bezirksleitungen KSD, Fachcontrolling je 2 Mitarbeiter/-innen aus 4 Bezirksteams Qualitätsmanagement tsmanagement im KSD - Zielorientierte Planung - Entwicklung eines Leitbilds als Grundverständnis für das Qualitätsmanagement Festlegung eines Produkt-/Leistungskatalogs Beschreibung und Festlegung von Ergebnis-, Prozess- und Strukturqualitäten der Produkte Bildung von Indikatoren und Kennzahlen Entwurf und Weiterentwicklung von Qualitätssicherungssystemen

7 Qualitätsmanagement tsmanagement im KSD - Prozessmodell - Anfrage/Meldung Meldungsannahme Auftragsklärung Zuständigkeit prüfen nein Ende Schutz von Kindern und Jugendlichen Trennungs- und Scheidungsberatung ja andere Ressourcen aus pers. Umfeld o. Sozialraum Leistungsbereich? ja Klärung des Unterstützungsbedarfs nein Grau-/ Gefährdungsbereich Sozialpädagogische Angebote der Jugendgerichtshilfe Mitwirkung in gerichtlichen Verfahren Mitwirkung in familiengerichtlichen Verfahren Mitwirkung in jugendgerichtlichen Verfahren Situationserfassung Zielerarbeitung Ressourcencheck Hilfen zur Erziehung in der Familie und eigenen Wohnung andere Ressourcen aus pers. Umfeld o. Sozialraum Planung der weiteren Handlungsschritte Hilfen zur Erziehung in Einrichtungen und Pflegefamilien Eingliederungshilfe Teamberatug Hilfeplanverfahren Prozessqualität - flowchart Hilfeplanverfahren - Übergang aus Falleingangsphase Wunsch nach anderem Leistungsangebot Kontraktgespräch Ende Hilfeplangespräch andere Ressourcen aus pers. Umfeld o. Sozialraum Zwischenstand der Zielerreichung Hilfeplanfortschreibung Leistungsänderung

8 Prozesstabelle - Hilfeplanverfahren - Prozesstabelle - Hilfeplanverfahren -

9 Prozesstabelle - Hilfeplanverfahren - Fachliche Positionierung HzE in Einrichtungen und Pflegefamilien

10 Ergebnisqualität HzE in Einrichtungen und Pflegefamilien Qualitätsmanagement tsmanagement im KSD - Abweichungsanalysen und Steuerung - Beispiele Auswertung der Heimfälle gem. 34 SGB VIII, die im Jahr 2008 außerhalb Münsters geleistet wurden Stichprobenerhebung zur Überprüfung des Verfahrens bei Kindeswohlgefährdungsfällen Auswertung der Fallevaluationsbögen ambulante Hilfen

11 Dialog mit den Freien Trägern - Dialogstruktur und Ziele - Werkstattgespräch Auseinandersetzung mit einem bestimmten fachlichen Thema Unterjährige Arbeitsgespräche Qualitätssicherung in der Fachberatung Regelung des operativen Geschäfts auf Fallebene Qualitätszirkel mit Trägern ambulanter Hilfen Weiterentwicklung bedarfsgerechter ambulanter Angebote Qualitätsdialoge gemäß Rahmenvertrag Entwicklung von gemeinsamen Produktzielen Vereinbarungen zur Umsetzung der Produktziele