Microsoft Exchange Online 2010 Nutzerhandbuch. Deutsche Telekom Geschäftskunden. Version 1.0 Stand Status Final

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1 Microsoft Exchange Online 2010 Nutzerhandbuch Deutsche Telekom Geschäftskunden Version 1.0 Stand Status Final

2 Impressum Herausgeber Produktmanagement IT / Software-as-a-Service Am Propsthof 10, Bonn Kurzinfo Handbuch für den Nutzer (User) von Microsoft Exchange Online 2010 u.a. mit Installations- und Konfigurationsanleitungen für Clients und Basisbeschreibungen. Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

3 Vorwort Die Deutsche Telekom Geschäftskunden bietet im Rahmen der Software-as-a-Service-Produkte (Software auf Mietbasis) unter anderem das - und Groupware-System Microsoft Exchange Online 2010 an. Microsoft Exchange Online 2010 basiert auf Microsoft Exchange 2010 und Microsoft SharePoint 2010 und bietet professionelle - und Teamfunktionen. Die Basispostfächer Exchange Online S und Exchange Online L können durch Bestellung weiterer Produkte und Leistungen erweitert werden. Optional können Geschäftskunden beispielsweise folgende Zusatzprodukte bestellen: Outlook Client für Postfächer Quarantäneboxen für die Ablage und das Management von SPAM-Mails Faxbereitstellung (Fax-In/Fax-Out) für Postfächer Mobile Push auf BlackBerry-Geräte Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

4 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Zugriff auf Ihre s und Exchange-Daten Zentrales Portal zu Microsoft Exchange Online Startseite AdminCenter Passwort ändern Downloads Service Zugang über Outlook Web Access (OWA) Einrichtung von Outlook Automatische Client-Konfiguration Manuelle Client-Konfiguration Einrichtung von Outlook Einrichtung eines SSL-gesicherten POP3-Kontos am Beispiel von Outlook Einrichtung eines gesicherten IMAP Kontos am Beispiel von Outlook Verteilerlisten im Globalen Adressbuch Benutzung der Zusatzdienste Quarantäneboxen Die Junkmail-Box (Quarantäne) Steuerelemente Die Whitelist Die Blacklist Ausnahmen Inhaltsfilterung Zusammenfassungen aus der Quarantänebox Papierkorb der Quarantänebox Faxbereitstellung Aktivierung des BlackBerry Push Dienstes auf Ihrem Endgerät Aktivierung des MS-Push Dienstes auf Ihrem Endgerät Einrichten eines Exchange ActiveSync Account für iphone Benutzung der SharePoint Services SharePoint Site Collection anlegen Aufruf und Verwaltung einer SharePoint Site Collection Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

5 1 Einleitung Nachdem Ihr Administrator über das Administrations-Center für Microsoft Exchange Online 2010 (kurz: Cloud Manager) u.a. Sie als Nutzer eingerichtet und Ihnen Postfächer sowie ggf. Zusatzfunktionen zugewiesen hat, können Sie die Mail- und Exchange-Funktionen sofort nutzen. Nachfolgend erhalten Sie detaillierte Informationen zur Nutzung aller Microsoft Exchange Online Leistungen sowie zur Einrichtung von Clients. Zusätzlich erhalten Sie Informationen für die Verwaltung von SharePoint Site Collections, wobei Sie für diese Aufgabe über entsprechende Verwalter-Rechte einer SharePoint Site Collection verfügen müssen. Bei Fragen zur Anwendung wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator, der bei Bedarf den Microsoft Exchange Online 2010 Service-Desk kontaktieren kann. Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

6 2 Zugriff auf Ihre s und Exchange-Daten In den folgenden Kapiteln werden die Zugangsmöglichkeiten zu Ihrem - bzw. Exchange-Konto (für Termine, Kontakte, Aufgaben, Notizen) beschrieben. Der Zugriff über Outlook Web Access (OWA) kann mit jedem aktuellen Browser erfolgen, bevorzugt wird jedoch der Microsoft Internet Explorer ab Version 8. Bei Zugang über POP3S und IMAPS ist jedes aktuelle Mailprogramm einsetzbar, das sichere POP3-und IMAP4- Verbindungen unterstützt. Am komfortabelsten gestaltet sich die Nutzung der Mail-Dienste durch die Verwendung von Outlook Für den Postfachtyp Exchange Online L werden serverseitig die kompletten Exchange-Funktionen bereitgestellt. Hingegen sind für den Postfachtyp Exchange Online S nur eingeschränkte Exchange-Funktionen verfügbar. Bei Nutzung des Outlook Clients können somit bspw. Teamfunktionen für Teamkalender, die Vertretungsfunktion sowie Recovery-Funktionen nicht genutzt werden. Die nachfolgenden Beschreibungen orientieren sich an Microsoft Outlook Die Einstellungen für die Posteinund Postausgangsserver sowie weitere Einstellungen, wie z.b. für bevorzugte Protokolle, sind bei Verwendung anderer Mailprogramme entsprechend zu übernehmen. Beratungen und Fehlerbehebungen hierzu sind jedoch nicht im Leistungs- und Supportumfang enthalten. 2.1 Zentrales Portal zu Microsoft Exchange Online 2010 Die Einrichtung und Verwaltung Ihrer Microsoft Exchange Online Produkte und Leistungen erfolgt über ein zentrales Web-Portal. Sie erreichen das Portal unter der Adresse Nach erfolgreichem Login können Sie u.a. Ihr Passwort ändern und erhalten über den Link zum Outlook Web Access (OWA) Zugang zu Ihren -Postfächern und Ihrem Exchange-Konto. Weiterhin stehen unter Downloads im Service-Bereich die jeweils aktuellen Nutzerhandbücher sowie Software, Vorlagen u. a. zum Download bereit. Für den Download von Outlook 2010 Client müssen Sie als Administrator angemeldet sein. Unter Service erhalten Sie Hilfestellung bei weiteren Fragen zu Microsoft Exchange Online 2010 in der FAQ- Rubrik. Wenn Sie als Administrator angemeldet sind, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, über ein Kontaktformular Anfragen oder Störungen an den Service-Desk zu senden. Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

7 2.1.1 Startseite AdminCenter Abb.: Cloud Manager Startseite Passwort ändern Über den Menüpunkt Einstellungen können Sie Ihr Passwort ändern. Abb.: Cloud Manger Einstellungen Das Passwort benötigen Sie für den Zugang zum Cloud Manager, Outlook Web Access, Ihren SharePoint Site Collections und für die Einstellungen des kontos in Ihrem Mailprogramm. Alternativ können Sie Ihr Passwort auch über Outlook Web Access ändern. Aus Sicherheitsgründen werden Sie dazu aufgefordert, Ihr Passwort nach dem ersten Login zu ändern. Geben Sie hierzu Ihr aktuelles Passwort ein und legen Sie Ihr neues Passwort durch doppelte Eingabe fest. Sofern für Ihre Organisation keine eigenen Passwortregeln im Cloud Manager hinterlegt wurden, gelten folgende Bedingungen für die Vergabe von Passwörtern: Ein Passwort sollte weder Vorname, Name noch den Loginnamen oder Teile davon enthalten. Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

8 Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein. Es müssen 3 der 4 folgenden Zeichenkategorien enthalten sein: Großbuchstaben (A-Z) Kleinbuchstaben (a-z) Dezimalziffern (0-9) Nicht-alphanumerische Zeichen (z.b.!,",,$), der erweiterte ASCII-Satz, Symbole oder linguistische Zeichen Downloads Über den Menüpunkt Service gelangen Sie zum Download-Bereich. Hier finden Sie die Nutzerhandbücher, zusätzliche Software sowie weitere Vorlagen und Hilfsmittel Service Über den Menüpunkt Service erhalten Sie Hilfestellung bei weiteren Fragen zu Ihren Produkten und Diensten in der FAQ-Rubrik. Zusätzlich können Sie als angemeldeter Administrator über ein Kontaktformular Störungen oder Anfragen an den Service-Desk senden. Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

9 2.2 Zugang über Outlook Web Access (OWA) Über den Zugang per Outlook Web Access erhalten Sie Zugriff auf Ihre Exchange-Daten, s und, je nach Postfachtyp, zu Ihrem Kalender und Kontakten. Die Nutzung des Outlook Web Access ermöglicht Ihnen einen standortunabhängigen Zugang zu Ihren Produkten und Diensten, für den Sie jeden aktuellen Browser verwenden können. Empfohlen wird jedoch der Microsoft Internet Explorer ab Version 8. Um Outlook Web Access zu nutzen, melden Sie sich zunächst im Cloud Manger über die Adresse an. Auf der Startseite wählen Sie im Widget Ihre Dienste den Link Anwendung öffnen für das System Microsoft Exchange Online. Sie gelangen anschließend auf die Login-Seite des Outlook Web Access. Abb.: Cloud Manager Ihre Dienste Outlook Web Access Alternativ können Sie die Login-Seite auch direkt über die Adresse https://mail.telekom-cloudcenter.de aufrufen. Für die Anmeldung an Outlook Web Access nutzen Sie bitte Ihre entsprechenden Anmeldedaten. Abb.: Startseite Outlook Web Access Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

10 2.3 Einrichtung von Outlook Voreinstellungen für Clienteinrichtung Wollen Sie neben OutlookWebAccess den vollen Funktionsumfang (z.b. den Abwesenheitsassistenten) Ihrer Mailbox nutzen, können Sie den Outlook 2010 Client verwenden. Sie können die Konfiguration des Outlook Clients vereinfachen, indem Sie die von uns bereitgestellte Autodiscover -Funktion nutzen. Wollen Sie die Funktion verwenden, müssen Sie als Administrator eine der beiden nachfolgend beschriebenen Konfigurationsänderungen vornehmen: Möglichkeit 1: Änderung im DNS Erstellen eines Autodiscover-Eintrags mit den folgenden Informationen in all ihren DNS Zonen z.b. ihrfirmenname.de Alias name: autodiscover Fully qualified domain name (FQDN) for target host: autodiscover. ver.telekom telekom-cloudcenter cloudcenter.de Möglichkeit 2: Änderung in der HOSTS-Datei Fügen Sie folgenden Eintrag zu ihrer HOSTS Datei hinzu autodiscover.ihrfirmenname.telekom-cloudcenter.de oder / und (für alle Zonen) autodiscover.ihrfirmenname.de In den meisten Systemen finden Sie die Datei HOSTS an diesem Ort c:\windows\system32\drivers\etc Client-Einrichtung Am komfortabelsten gestaltet sich die Nutzung der Mail-Dienste Ihrer Microsoft Exchange Online Produkte durch die Verwendung von Outlook Lizenzen für Outlook 2010 Clients können über Microsoft Exchange Online Exchange erworben werden und stehen nach Erwerb Ihrem Administrator im Bereich Downloads zum Download zur Verfügung. Nach Installation des Outlook Clients auf Ihrem PC gehen Sie bitte wie nachfolgend beschrieben vor: Um Ihren Outlook Client mit dem Exchange-Server von Microsoft Exchange Online 2010 zu verbinden, wählen Sie in der Systemsteuerung Ihres Betriebssystems (bspw. über Start>Einstellungen>Systemsteuerung) den Eintrag . Legen Sie nun ein neues -Konto an. Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

11 Abb.: -Konto erstellen An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, Ihren Outlook 2010 Client entweder manuell oder automatisch zu konfigurieren. Welche Variante Sie nutzen sollen, erfragen Sie bitte bei Ihrem Administrator. Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

12 2.3.3 Automatische Client-Konfiguration Nachfolgend veranschaulichen wir Ihnen die von uns empfohlene Vorgehensweise bei der automatischen Konfiguration des Outlook 2010 Clients: Wählen Sie zunächst den -Dienst -Konto aus. Abb.: -Dienst auswählen Geben Sie anschließend Ihre Daten wie gefordert ein. Abb.: -Konto einrichten Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

13 Nach Überprüfung Ihrer Angaben müssen Sie die Servereinstellungen konfigurieren. Aktivieren Sie dazu die Option Zukünftig nicht mehr zu dieser Website fragen. Abb.: Servereinstellungen konfigurieren Nachdem Ihr Outlook 2010 Client erfolgreich konfiguriert wurde, können Sie die Konfiguration abschließen, indem Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen klicken. Abb.: Konfiguration abschließen Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

14 2.3.4 Manuelle Client-Konfiguration Nachfolgend veranschaulichen wir Ihnen die Vorgehensweise zur manuellen Konfiguration des Outlook 2010 Clients. Eine manuelle Konfiguration kann notwendig werden, wenn bspw. ältere Clients eine automatische Konfiguration nicht unterstützen. Um Ihren Outlook Client manuell zu konfigurieren, aktivieren Sie bitte die Option Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren und klicken anschließend auf Weiter. Abb.: Manuelle Client-Konfiguration Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

15 Im folgenden Dialog-Fenster wählen Sie bitte als -Dienst Microsoft Exchange Server. Abb.: -Dienst auswählen Nachdem Sie auf die Schaltfläche Weiter geklickt haben, geben Sie bitte folgende Informationen ein: Exchange Server: Benutzername: mail.telekom-cloudcenter.de z.b. (wird Ihnen von Ihrem Administrator mitgeteilt) Abb.: Microsoft Exchange-Einstellungen Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

16 Im nächsten Dialog-Fenster können Sie im Reiter Allgemeines unter Exchange-Konto einen beschreibenden Namen, z.b. BusinessMail Exchange, eingeben. Abb.: Allgemeine Einstellungen Anschließend wählen Sie den Reiter Verbindung und aktivieren dort die Option Exchange-Verbindung mit HTTP herstellen. Abb.: Verbindungsoptionen Um die Exchange-Proxy-Einstellungen zu konfigurieren, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche <Exchange- Proxyeinstellungen...>. Es erscheint ein weiteres Dialog-Fenster, in dem folgende Einstellungen vorgenommen werden müssen: Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

17 Abb.: Exchange-Proxyeinstellungen URL für die Verbindung mit dem Exchange-Proxyserver: https://mail.telekom-cloudcenter.de. Aktivieren Sie die Optionen Bei schnellen Netzwerken zuerst eine Verbindung über HTTP herstellen, dann über TCP/IP. Aktivieren Sie die Optionen Bei langsamen Netzwerken zuerst eine Verbindung über HTTP herstellen, dann über TCP/IP. Wählen Sie bei Proxyauthentifzierungseinstellungen den Eintrag Standardauthentifizierung. Nachdem Sie die oben genannten Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie Ihre Eingaben bitte mit OK, womit das Dialogfenster geschlossen wird. Schließen Sie das dahinter liegende Dialog-Fenster bitte ebenfalls mit OK. Abb.: Verbindungsoptionen Nachdem Sie das Dialog-Fenster geschlossen haben, klicken Sie im dahinter liegenden Dialog-Fenster auf die Schaltfäche Namen prüfen. Anschließend werden Sie aufgefordert Ihren Benutzernamen und das zugehörige Kennwort in einem weiteren Dialog-Fenster einzugeben. Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

18 Abb.: Microsoft Exchange-Einstellungen Geben Sie in diesem Dialog-Fenster bitte Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. Abb.: Benutzerdaten eingeben Bestätigen Sie nun die Angaben durch Klick auf die Schaltfläche OK und im dahinter liegenden Dialog auf Weiter und schließen Sie im nachfolgenden Dialog-Fenster die Kontoeinrichtung ab, indem Sie auf Fertig stellen klicken. Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

19 Abb.: Kontoeinrichtung abschließen Die Einrichtung eines Outlook 2007 Clients erfolgt analog der oben beschriebenen Vorgehensweise. 2.4 Einrichtung von Outlook 2003 Sollten Sie bereits Outlook 2003 Client installiert haben und möchten diesen weiter benutzen, sind folgende Einträge in den Einstellungen vorzunehmen: - Exchange Server: mail.telekom-cloudcenter.de - Exchange Proxyserver: mail.telekom-cloudcenter.de - Posteingangsserver (POP3): spop.telekom-cloudcenter.de - Posteingangsserver (IMAP): simap.telekom-cloudcenter.de - Postausgangsserver (SMTP): smtp.telekom-cloudcenter.de 2.5 Einrichtung eines SSL-gesicherten POP3-Kontos am Beispiel von Outlook 2010 Um Ihre s über ein SSL-gesichertes POP3-Konto zu empfangen, können sie z.b. Outlook Express oder jeden anderen beliebigen -Client verwenden, sofern er das Protokoll POP3 unterstützt. Der Mailboxtyp Exchange Online S unterstützt den Zugriff nur via POP3 und IMAP. Beim Mailboxtyp Exchange Online L hingegen kann der Zugriff über POP3, IMAP und MAPI erfolgen. Damit Ihre firmeninternen Mails nicht unverschlüsselt übertragen werden, bieten wir im Produkt Microsoft Exchange Online 2010 nur den gesicherten Zugang per POP3S an. Die Einrichtung erfolgt in Windows über die Mail-Einstellungen der Systemsteuerung (z.b. über Start>Einstellungen>Systemsteuerung). Um ein POP3-Konto zu erstellen, gehen Sie bitte wie nachfolgend beschrieben vor: Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

20 Wählen Sie im Dialog-Fenster zum Hinzufügen eines neuen Kontos zunächst den -Dienst -Konto" und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Abb.: -Dienst auswählen Anschließend aktivieren Sie die Option Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren und klicken auf die Schaltfläche Weiter. Abb.: Konto manuell einrichten Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

21 Im nachfolgenden Dialog-Fenster wählen Sie die Option Internet- und bestätigen die Auswahl durch Klicken auf die Schaltfläche Weiter. Abb.: -Dienst auswählen Im nächsten Dialog-Fenster geben Sie bitte die nachfolgenden Daten ein, wobei die Angaben zu den Benutzer- und Anmeldeinformationen durch Ihre entsprechenden Daten zu ersetzen sind. Abb.: Internet- -Einstellungen Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

22 Ihr Name: -Adresse: Posteingangsserver (POP3): Postausgangsserver (SMTP): Benutzername: Kennwort: (Vorname Name) spop.telekom-cloudcenter.de smtp.telekom-cloudcenter.de Das vom Administrator vergebene Passwort. Anschließend klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Weitere Einstellungen und wählen im nachfolgenden Dialog- Fenster den Reiter Postausgangsserver. Aktivieren Sie nun unbedingt die Option Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung. Bitte beachten Sie, dass zur Sicherstellung der Funktionalität das vom Administrator vergebene Passwort im vorhergehenden Schritt eingetragen werden muss, da s ohne Authentifizierung aus Sicherheitsgründen nicht versendet werden. Abb.: Internet- -Einstellungen Postausgangsserver Um die Einstellungen für Secure-POP zu komplettieren, klicken Sie danach auf den Reiter Erweitert und aktivieren die Option Server erfordert eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Der Port für den Posteingangsserver wird nun automatisch von 110 auf 995 geändert. Schließen Sie anschließend bitte das Dialog-Fenster durch Klicken auf die Schaltfläche OK. Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

23 Abb.: Internet- -Einstellungen Erweitert Bestätigen Sie bitte Ihre Angaben, indem Sie auf die Schaltfläche Weiter klicken. Abb.: Internet- -Einstellungen Um die Kontoeinrichtung abzuschließen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Fertig stellen. Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

24 Abb.: Kontoeinrichtung abschließen Ihre s können jetzt über Outlook versendet und abgerufen werden. Natürlich gelten die Einstellungen auch für sämtliche anderen Mailprogramme, die aber hier nicht weiter erläutert werden. 2.6 Einrichtung eines gesicherten IMAP Kontos am Beispiel von Outlook 2007 Als Alternative zum Exchange- oder POP3-Zugang können Sie Ihre Mails auch per IMAP4 bearbeiten. Damit Ihre firmeninternen Mails nicht ungesichert übertragen werden, bieten wir im Produkt Microsoft Exchange Online 2010 nur den gesicherten Zugang per IMAPS an. Die Einrichtung erfolgt in Windows über den Eintrag der Systemsteuerung (z.b. über Start > Einstellungen > Systemsteuerung). Um ein neues -Konto hinzuzufügen, gehen Sie bitte wie nachfolgend beschrieben vor: Wählen Sie im Dialog-Fenster zum Hinzufügen eines neuen Kontos zunächst den -Dienst -Konto und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

25 Abb.: -Dienst auswählen Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

26 Anschließend aktivieren Sie die Option Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren und klicken auf die Schaltfläche Weiter. Abb.: Manuelle Konfiguration Im nachfolgenden Dialog-Fenster wählen Sie die Option Internet- und bestätigen die Auswahl durch Klicken auf die Schaltfläche Weiter. Abb.: -Dienst auswählen Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

27 Im nächsten Dialog-Fenster geben Sie bitte die nachfolgenden Daten ein, wobei die Angaben zu den Benutzer- und Anmeldeinformationen durch Ihre entsprechenden Daten zu ersetzen sind. Abb.: Internet- -Einstellungen Ihr Name: Adresse: Posteingangsserver (IMAP): Postausgangsserver (SMTP): Benutzername: Kennwort: (Vorname Name) simap.telekom-cloudcenter.de ssmtp. telekom-cloudcenter.de Das vom Administrator vergebene Passwort. Anschließend klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Weitere Einstellungen und wählen im nachfolgenden Dialog- Fenster den Reiter Postausgangsserver. Aktivieren Sie nun unbedingt die Option Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung. Bitte beachten Sie, dass zur Sicherstellung der Funktionalität das vom Administrator vergebene Passwort im vorhergehenden Schritt eingetragen werden muss, da s ohne Authentifizierung aus Sicherheitsgründen nicht versendet werden. Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

28 Abb.: Internet- -Einstellungen - Postausgangsserver Um die Einstellungen für Secure-IMAP zu komplettieren, klicken Sie danach auf den Reiter Erweitert und wählen Sie für den Posteingangsserver unter Verwenden Sie folgenden verschlüsselten Verbindungstypen den Wert SSL. Für den Postausgangsserver wählen Sie unter Verwenden Sie folgenden verschlüsselten Verbindungstypen den Wert TLS. Schließen Sie anschließend das Dialog-Fenster durch Klicken auf die Schaltfläche OK. Abb.: Internet- -Einstellungen - Erweitert Bestätigen Sie bitte Ihre Angaben, indem Sie auf die Schaltfläche Weiter klicken. Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

29 Abb.: Internet- -Einstellungen Um die Kontoeinrichtung abzuschließen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Fertig stellen. Abb.: Kontoeinrichtung abschließen 2.7 Verteilerlisten im Globalen Adressbuch Durch den Firmenadministrator können im Telekom Cloud Manager Verteilerlisten zur zentralen Nutzung angelegt und pro Liste ein Mailbox-Nutzer als Verwalter berechtigt werden. Der Verwalter einer Verteilerliste kann diese im globalen Adressbuch sehen (nicht unter Kontakte) und ihr Nutzer bzw. beliebige --Adressen zuordnen sowie wieder entfernen. Voraussetzung für die Verwaltung ist die Nutzung eines Outlook Clients! Eine zentrale Verteilerliste erscheint im globalen Adressbuch, sichtbar für alle Postfachnutzer. Mails, die an eine zentrale Verteilerliste gesendet werden, werden automatisch an alle Kontakte innerhalb dieser Liste weiter geleitet. Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

30 3 Benutzung der Zusatzdienste Nutzerhandbuch Microsoft Exchange Online 2010 Version 1.0 Microsoft Exchange Online 2010 basiert auf Microsoft Exchange 2010 und Microsoft SharePoint 2010 und bietet professionelle Mail- und Teamfunktionen. Die Basispostfächer Exchange Online S oder Exchange Online L sind erweiterbar um die folgenden weiteren Leistungen: Outlook 2010 Client zum Download Quarantäneboxen für die Ablage und das Management von SPAM Mails Faxbereitstellung (Fax-In/Fax-Out) Die Postfächer der Variante Exchange Online L Blackberry bieten zudem integrierte BlackBerry Push-Funktionen, die automatisch mit jeder angelegten Mailbox bereitgestellt werden. Die Postfächer der Variante Exchange Online L und Exchange Online L Blackberry bietet zudem integrierte Microsoft Push-Funktionen, die automatisch mit jeder angelegten Mailbox dieses Typs bereitgestellt werden. Nachfolgend erhalten Sie detaillierte Beschreibungen zur Einrichtung und Nutzung dieser Leistungen. 3.1 Quarantäneboxen Nachdem Ihnen durch Ihren Administrator eine Quarantänebox (Junkmail-Box) zugewiesen wurde, erhalten Sie per E- Mail in Ihr Microsoft Exchange Online Postfach eine Benachrichtigung über die Einrichtung mit einem Zugangslink (URL) und Ihren initialen Zugangsdaten. Über den Zugangslink gelangen Sie zur Login-Maske. Hier geben Sie bitte Benutzer(name) und das Kennwort ein und klicken auf Anmelden. Auf Wunsch kann hier auch Englisch als Sprache für die Benutzerführung gewählt werden. Danach können Sie eine Reihe von Einstellungen vornehmen, z.b. wann Sie über eingetroffene Junkmails informiert werden möchten, die Pflege von Whitelist- und Blacklist-Einträgen, die Filterung von s oder auch das Benutzen der Online-Hilfe. Die Hauptfunktion ist jedoch das Sichten der in der Junkmail-Box enthaltenen s, die dann entweder gelöscht oder in das Postfach weitergeleitet werden können. Es besteht auch die Möglichkeit, die Absenderadresse als vertrauenswürdig einzustufen und in die Whitelist aufzunehmen. Diese Aktion kann über empfangene Daily Summaries - s ebenfalls durchgeführt werden Die Junkmail-Box (Quarantäne) Auf der Hauptseite Eigene Junkmail haben Sie die Möglichkeiten die s durch Klicken auf Betreff anzusehen, durch Klicken auf den Button Löschen die zuvor markierten s zu löschen, durch Klicken auf den Button Zustellen die zuvor markierten s zuzustellen oder durch Klicken auf den Button Genehmigen die zuvor markierten s als vertrauenswürdig einzustufen und den Absender in die persönliche Whitelist aufzunehmen. Werden für die betreffenden s keine Aktionen ausgelöst, werden diese nach einer einstellbaren Zeit automatisch gelöscht Steuerelemente Es wird empfohlen, die Einstellungen wie abgebildet vorzunehmen: Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

31 Abb.: Junkmail-Filter Aktivieren Sie stattdessen die Option Aus werden Junkmails zugestellt, ohne im Quarantänepostfach gespeichert zu werden. Die Option Verwerfen führt dazu, dass Junkmails stets unwiderruflich gelöscht werden Die Whitelist Hier können einzelne -Adressen oder ganze Domänen zur persönlichen Whitelist hinzugefügt / gelöscht werden. Die in einer Whitelist aufgeführten Domänen oder adressen werden von der Spam-Überprüfung ausgenommen und nicht in das Quarantäne- sondern das normale Postfach zugestellt. Es gibt sowohl eine Whitelist für alle Benutzer einer Domäne als auch eine Whitelist, die nur für einen Benutzer gilt und deren Pflege auch nur durch diesen Benutzer gehandhabt wird. Domänenweite Einträge werden durch diese Einstellungen nicht beeinflusst Die Blacklist Hierüber können einzelne -Adressen oder ganze Domänen zur "Schwarzen Liste" (Adressen, von denen der User keine s empfangen möchte) hinzugefügt / gelöscht werden. Mails von einem Absender auf der schwarzen Liste werden immer als Junk/SPAM Mails gekennzeichnet. Einträge in der Weißen Liste haben Vorrang vor Einträgen in der schwarzen Liste. Domänenweite Einträge werden durch diese Einstellungen nicht beeinflusst Ausnahmen Unter Ausnahmen können -Adressen oder Domänen hinzugefügt bzw. gelöscht werden, die vom Junk Mail Filtering ausgenommen werden. Die Festlegung von Ausnahmen dient dazu, -Verteilerlisten in eine sogenannte Exeptionlist aufzunehmen. Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

32 Diese s werden dann nicht im Quarantäneordner gespeichert, sondern direkt in die Mailbox des Benutzers zugestellt ohne irgendeiner Junkmail-Filteraktion zu unterliegen. Alle Verteiler(-listen) bei denen der Benutzer Mitglied ist, sollten unter Ausnahmen geführt werden. Wichtig: Bei Ausnahmen wird der To-Header geprüft. Bei den Weiße Liste-Einträgen wird im Gegensatz dazu der From-Header geprüft Inhaltsfilterung Hier kann per Filtervorgaben eingestellt werden, was mit s passiert, die eine bestimmte Bedingung oder auch mehrere Bedingungen erfüllt. Die Bedingungen können per Menü ausgewählt werden. Beispiel: Mails, die bestimmte Inhalte enthalten o.a. sollen normal zugestellt / verworfen / in die Quarantänebox zugestellt werden Zusammenfassungen aus der Quarantänebox Hier wird eingestellt, wann die Benachrichtigung per (Zusammenfassungsmail) zugestellt werden soll: nie, täglich, wöchentlich etc. Die Benachrichtigungen werden nachts versendet. Dabei ist es möglich, diese Benachrichtigung zu unterdrücken, wenn keine neuen Nachrichten in der Junkmail-Box vorhanden sind. Im Rahmen dieser Zusammenfassungsmail haben Sie die Möglichkeit, einzelne als SPAM gekennzeichnete s zustellen zu lassen, den Absender zu identifizieren und ihn in die Weiße Liste einzutragen, die Betreffzeile zu sehen und somit einzelne s anzuschauen. Ein Einloggen in das Quarantänepostfach des Benutzers ist nicht notwendig Papierkorb der Quarantänebox Hier landen die gelöschten s und werden nach einer gewissen Zeit, die der Administrator konfigurieren kann, automatisch gelöscht. 3.2 Faxbereitstellung Sie können mit Microsoft Exchange Online boxen direkt aus Ihrem Mailprogramm oder alternativ auch über Outlook Web Access Telefax-Nachrichten an beliebige Empfänger versenden sowie empfangen. Der Versand von Telefax ist nur an Empfänger im Inland und mit Ausnahme der nachfolgend genannten Nummernkreise möglich: 00, 01, 019, 031, 032, 0500, 0501, 06001, 06005, 06006, 06009, 0601, 0700, 0701, 0800, 0801, 0900, 0901, 0902, 0903, 0904, Hierzu geben Sie in die Empfänger-Zeile einer neuen ( An: ) folgendes ein: Die Faxnachricht enthält den Betreff der Mail, sowie den Text auf der ersten Seite. Sie können dieser Mail folgende Anhänge hinzufügen:.doc.rtf.xls.ppt.pdf.ps.gif.tif.bmp.pcx. Diese Anhänge werden dann als zusätzliche Faxseiten dem Empfänger übermittelt. Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

33 Sobald das Fax verschickt wurde, erhalten Sie eine mit dem Report über den Status des Faxversandes. Anhand dieses Reports können Sie sehen, ob das Fax angekommen ist oder ob eine Störung vorlag (Rufnummer existiert nicht, Teilnehmer besetzt, Faxgerät gestört etc.) Für den Faxempfang erhalten Sie nach Aktivierung der Option Faxbereitstellung für Ihr Postfach eine in Ihr Microsoft Exchange Online Postfach mit Ihrer persönlichen 01805x Telefax-Nummer. Diese Faxnummer können Sie publizieren und alle Fax-Nachrichten an diese Adresse gelangen als in Ihr Postfach. 3.3 Aktivierung des BlackBerry Push Dienstes auf Ihrem Endgerät Mit der Microsoft Exchange Online 2010 Mailbox der Variante Exchange Online L Blackberry erhalten Sie drahtlosen Zugriff auf die Exchange-Daten in Ihrem Postfach mittels Push-Technologie auf BlackBerry Enterprise Mobilfunkgeräten. Nachdem Ihr Firmenadministrator im Cloud Manager für Sie eine Mailbox vom Typ Exchange Online L Blackberry angelegt hat, erhalten Sie per in Ihr Microsoft Exchange Online Postfach einen persönlichen Aktivierungscode (Activation code) mit einer Geltungsdauer von 72 Stunden. Bitte führen Sie danach die Aktivierung durch, welche nur wenige Minuten in Anspruch nimmt. über Optionen oder je nach Gerät Icon Box mit rotem Pfeil -> Erweiterte Optionen -> Enterprise Aktivierung. -Adresse : hier Ihre persönliche BusinessMail Exchange adresse eingeben. Kennwort : hier Ihren persönlichen Aktivierungscode eingeben, Hinweis: Großbuchstaben mit NUM, Sonderzeichen mit ALT, Zahlen mit ALT und NUM eingeben Nach der erfolgreichen Aktivierung Ihres BlackBerry (Netzempfang vorausgesetzt) werden Ihre Exchange Daten aus der Groupwarebox synchronisiert und alle neuen s (inkl. Anhängen), Termine etc. werden automatisch und in Echtzeit Ihrem Endgerät zugestellt. 3.4 Aktivierung des MS-Push Dienstes auf Ihrem Endgerät Die Option Microsoft Push ermöglicht drahtlosen Zugriff auf Ihr Microsoft Exchange Online Postfach mittels Active Sync / Push-Technologie. Voraussetzung zur Nutzung dieses Dienstes ist ein mobiles Endgerät mit dem Betriebssystem Microsoft Mobile 5 oder höher, auch iphone 3G oder höher. Nachdem Ihr Firmenadministrator im Cloud Manager für Sie eine Mailbox vom Typ Exchange Online L Blackberry oder Exchange Online L angelegt hat, können Sie sofort Ihr mobiles Endgerät für Microsoft Active Sync gemäß der Dokumentation ihres Endgeräteherstellers einrichten - nutzbar mit allen Mobilfunkgeräten mit Windows Mobile Client, ab Version Windows Mobile 5.0, und dem Microsoft Messaging & Security Feature Pack. Hierbei werden der Server, der Benutzername, die Domäne und das Kennwort abgefragt benutzen Sie hierfür Ihre Microsoft Exchange Online Login - / Zugangsdaten. Beispiel: Serveradresse: Domäne: Benutzername: Kennwort: mail.telekom-cloudcenter.de (wird nicht benötigt) Ihr Microsoft Exchange Online-Benutzername (Logindaten) Ihr persönliches Passwort. Damit eingehende s etc. automatisch von Ihrem Mobilfunkgerät empfangen werden können, müssen Sie bei der Einrichtung Ihres Endgerätes beim Punkt Kennwort speichern? das Häkchen setzen. Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

34 3.4.1 Einrichten eines Exchange ActiveSync Account für iphone Nachdem Ihr Firmenadministrator im Cloud Manager für Sie eine Mailbox vom Typ Exchange Online L Blackberry oder Exchange Online L angelegt hat, können Sie auf Ihrem iphone 3G Microsoft Active Sync gemäß der Dokumentation ihres Endgeräteherstellers einrichten - nutzbar mit allen Mobilfunkgeräten mit Windows Mobile Client, ab Version Windows Mobile 5.0 und Microsoft Messaging & Security Feature Pack. Hierbei werden der Server, der Benutzername, die Domäne und das Kennwort abgefragt benutzen Sie hierfür Ihre BusinessMail Exchange Login - / Zugangsdaten: Kurzanleitung für iphone 3G: 1. über Einstellungen => Mail, Kontakte, Kalender => dann auf Account hinzufügen und wählen Sie Microsoft Exchange aus. 2. auf dem nächsten Bildschirm geben Sie bitte Ihre komplette Adresse, den Servernamen (webaccess.ts-businessmail.de), die Domäne (opti optional nal), den Benutzernamen und das Passwort sowie einen Beschreibungstext ein (siehe Beispiel) Beispiel: Enter your Exchange account information! Server: Domain: Username: Password: Description: Ihre Microsoft Exchange Online- Adresse mail.telekom-cloudcenter.de (wird nicht benötigt) Ihr Microsoft Exchange Online-Benutzername Ihr persönliches Passwort (wird nicht benötigt) Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

35 3.5 Benutzung der SharePoint Services SharePoint Site Collection anlegen Eine SharePoint Site Collection kann nur Ihr Administrator anlegen. Er kann Sie aber als Verwalter festlegen, so dass Sie Administrationsrechte innerhalb dieser SharePoint Site Collection erhalten. Sie können alle weiteren Einstellungen innerhalb der SharePoint Site Collection dann selber vornehmen. Bei der initialen Anlage muss Ihr Administrator zwingend Informationen zu Name, Verwalter und Lizenztyp erfassen. Außerdem muss eines der Standard Templates für die Site Collection festgelegt werden bitte teilen Sie Ihrem Administrator bei der Site-Beantragung das gewünschte Template mit. In der folgenden Übersicht, finden Sie einen Überblick über die im Rahmen von SharePoint Online S verfügbaren SharePoint Standard Templates. Für Standardanwendungen als gemeinsame Dateiablage wird die Nutzung einer Teamsite empfohlen. Standard Template Team Site Blank Site Document Workspace Basic Meeting Workspace Decision Meeting Workspace Wiki Site Blog Beschreibung Mit dieser Vorlage wird eine Website mit den gebräuchlichsten Modulen, wie Dokumentenbibliothek etc. erstellt, die Sie mit einem Webbrowser oder einem mit Windows SharePoint Services kompatiblen Webdesignprogramm weiter anpassen können, indem Sie interaktive Listen und andere Features hinzufügen. Mit dieser Vorlage wird eine Website mit einer leeren Homepage erstellt, die Sie mit einem Webbrowser oder einem mit Windows SharePoint Services kompatiblen Webdesignprogramm anpassen können, indem Sie interaktive Listen und andere Features hinzufügen Mit dieser Vorlage wird eine Website erstellt, damit Teammitglieder an Dokumenten zusammenarbeiten können. Sie stellt eine Dokumentbibliothek zur Speicherung der Haupt- und Begleitdokumente, eine Aufgabenliste zur Zuweisung von Einzelaufgaben sowie eine Hyperlinkliste für verwandte Ressourcen zur Verfügung. Mit dieser Vorlage wird eine Website erstellt, die alle Grundlagen zum Planen, Organisieren und Nachverfolgen Ihrer Besprechung bereitstellt. Sie enthält die folgenden Listen: Objekte, Teilnehmer, Tagesordnung und Dokumentbibliothek. Diese Vorlage stellt einen Besprechungsarbeitsbereich bereit, in welchem Sie relevante Dokumente durchsehen und Entscheidungen festhalten können. Sie enthält die folgenden Listen: Ziele, Teilnehmer, Tagesordnung, Dokumentbibliothek, Aufgaben und Entscheidungen. Mit dieser Vorlage wird eine Website erstellt, auf der Benutzer Webseiten schnell und problemlos hinzufügen, bearbeiten und verknüpfen können. Mit dieser Vorlage wird eine Website erstellt, um Informationen bereitzustellen und anderen Benutzern das Abgeben von Kommentaren zu ermöglichen. Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

36 3.5.2 Aufruf und Verwaltung einer SharePoint Site Collection Alle SharePoint Seiten Ihres Unternehmens sehen Sie auf der Startseite des Cloud Managers im Widget SharePoints. Sofern Sie über eine Berechtigung für diese Site Collection verfügen, können Sie diese sofort von hier aus öffen. Abb.: SharePoint Widget - Startseite Nach erfolgreicher Authentifizierung wird die aufgerufene SharePoint Site Collection geöffnet. Alle Informationen zur Bedienung und Verwaltung der SharePoint Site Collection entnehmen Sie bitte der Hilfe. Abb.: Beispiel einer SharePoint Site Collection Sie können als Verwalter einer SharePoint Site Collection direkt über die SharePoint-Einstellungen vorhandenen Microsoft Exchange Online-Nutzern den Zugriff auf die SharePoint Site ermöglichen. Hierbei können Sie nur Nutzer berechtigen, die bereits über ein Nutzungsrecht verfügen, wenn Ihnen z.b. bei SharePoint-S eine Microsoft Exchange Online Mailbox zugewiesen wurde. Deutsche Telekom Geschäftskunden, Stand: März

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