EPSA 2013 Weathering the storm creative solutions in a time of crisis

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1 EPSA 2013 Weathering the storm creative solutions in a time of crisis Zusammenführung der Bezirke Judenburg und Knittelfeld zu einem neuen politischen Bezirk MURTAL

2 Zusammenführung der Bezirke Judenburg und Knittelfeld Regierungssitzung am Vier Säulen der Reformpartnerschaft: Bildung Gesundheit Gemeindestrukturreform Verwaltung

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4 Politische Vorgaben Keine Nachteile für die Bürger Wenn möglich Effizienzsteigerung Lukrieren von Einsparungspotentialen

5 Themenbereiche Phase 0 Projektkonzeption Phase 1 Projektmanagement Phase 2 Projektkommunikation Phase 3 Legistik Phase 4 Organisation und Personal Phase 5 Arbeitsorganisation Phase 6 IT und Sachmittel Phase 7 Raumkonzept Phase 8 Budget und Rechnungwesen (Konnex 4.5) Phase 9 Agenden im Zusammenhang mit externen Einrichtungen 0.1. Checkliste aller do tos aufbereiten (Grundlage für Vorgehensmodell) 1.1. Projektauftakt mit allen Beteiligten durchführen 2.1. Kommunkationskonzept erstellen 3.1. Prüfung aller rechtlichen Auswirkungen auf VO und Bescheide der BH 4.1. Alle organisatorischen Änderungsbedarfe definieren, Sitz der Bezirkshauptmannschaft und Name des Bezirkes festlegen 5.1. Einheitliche Prozessstandards je Leistungs- /Aufgabenbereich bei Bedarf festlegen 6.1. Änderungsbedarf analysieren; Ausgangslage: eine neue Bezirksnummer (620) für beide BHen 7.1. Standorte und Bedarfe festlegen 8.1. Budgets zusammenführen 9.1. Alle durch die Bezirkszusammenlegung erforderlichen Maßnahmen definieren und initiieren 0.2. Projektauftrag konzipieren 1.2. Laufendes Projektmanagement durchführen 2.2. Laufende Information der Belegschaft durchführen 3.2. Prüfen Auswirkung auf anhängige Verfahren sowie auf Wiederaufnahme etc bei abgeschlossenen Verfahren, Rechtsmitteleinbringen IST-Stand und Ausgangslage der beiden Bezirkshauptmannschaften erheben 5.2. Optimierung der Arbeitsorganisation 6.2. IT-Infrastruktur: Hardware definieren und umsetzen 7.2. Besiedelungsplan erstellen 8.2. Vorinformation und Planung SHV Zusammenführung 9.2. Allfälligen weiteren Handllungsbedarf aufgrund der BVB-Zusammenlegung identifizieren 0.3. Projektauftrag abstimmen 1.3. Meilensteinberichte vorlegen 2.3. Laufende Information der Bevölkerung /Stakeholder durchführen 3.3. Defintion aller legistischen Änderungsbedarfe 4.3. Servicangebote in der Bezirkshauptmannschaft und der Außenstelle(n), Anzahl und Ort(e) der Außenstelle(n) in einem Workshop definieren 5.3. Journaldienst und sonstige Diensteinteilungen anpassen 6.3. Softwareumstellungsbedarf eruieren (Analyse, gemeinsam mit den Dienststellen) 7.3. Siedeln 8.3. Budgets der SHV zusammenführen 0.4. Projektauftrag genehmigen 1.4. Projektdokumentation und Publikation festlegen 2.4. Laufende Information der Presse/Öffentlichkeit und andere BHen/ Bundesländer 3.4. Begutachtungsverfahren durchführen 4.4. Zusammenführung der Bereiche, Referate, Aufgaben, des Personals und Definition der Funktionen in Workshop(s) 5.4. Steuerung des Informationsflusses zwischen BH und Außenstelle(n) klären 6.4. Programmumstellungen vorbereiten, Umgehungslösungen, Schlüsselsysteme umstellen 8.4. Alle Budget und Rechnungswesenangelegenheiten zusammenführen 1.5. Projetkdokumentation über alle Projektschritte führen 2.5. Rückmeldungen an Auftraggeber/Projekteigner und erweitertes Projektteam geben 3.5. Vorlage aller legistischen Änderungen an die Landesregierung 4.5. Systemleistungen funktionell und organisatorisch konzentrieren 5.5. Aktenverwaltung zusammenführen 6.5. Programme des Landes umstellen, inkl.abstimmung des Datentransfers zu Partnern (Fertigstellung erst im "Jahr 2" möglich) tlw. Vergabe nach extern (Budget!) 1.6. Projektzwischenbericht erstellen 2.6. Kommunikation auf Ebene der Politik duchführen 3.6. Beschluss aller erforderlichen LG 4.6. Dienst- und besoldungsrechtliche Fragen klären 5.6. Geschäftspapiere/ Formulare zusammenführen 6.6. AKVE umstellen 1.7. Projektabschlussbericht erstellen 2.7. Kommunikation mit dem Bund betreffend Umsetzungsbedarf durchführen 3.7. Abwarten der Frist gemäß VolksrechteG 4.7. Abstimmung mit Dienststellen- Personalvertretung 5.5. Internetauftritt; Formulare im Internet anpassen 6.7. Anpassungen in den Anwendungen des Bundes veranlassen 2.8. Informationen an KundInnen/KlientInnen, Leistungsempfänger geben 3.8. Einholen der Zustimmung der Bundesregierung 4.8. Dienst- und besoldungsrechtliche Formalakte setzen bzw. vorbereiten 5.6. Folder und Informationen adaptieren 6.8. Schulungs-/Informationsmaßnahmen 3.9. Umsetzung der legistischen Änderungsbedarfe in BG 4.9. Organisationsverfügungen erlassen (interne Dienstanweisungen) bzw. Verfügungen vorbereiten 5.7. Informationen im Internet aktualisieren 6.9. Benutzerumgebungen aus IT-Sicht definieren und umsetzen (Anwendungen, Berechtigungen, Postfächer) Erlassen der erforderlichen Verordnungen auf Landesebene Vorgehensweise und Transparenz bei der Entscheidungsfindung darstellen - mit allen kommunizieren Kundmachung des Landesgesetzes Personalentwicklungskonzept erstellen

6 Themenbereiche/Arbeitspakete 10 Themenbereiche Projektkonzeption Einrichten des Projektmanagement Projektkommunikation Legistik Organisation und Personal Arbeitsorganisation IT und Sachmittel Raumkonzept Budget und Rechnungswesen Agenden im Zusammenhang mit externen Einrichtungen

7 EPSA 2013 Gefordert: Aussagekräftige Zusammenfassung des Projektinhaltes Gründe für das Projekt, Ziele Ressourceneinsatz (finanziell, personell) Beschreibung der Umsetzungsschritte, Kommunikationsprozesse

8 EPSA 2013-Gefordert: Konkrete messbare Ergebnisse Innovationswert und Nachhaltigkeitseffekte Stakeholder Support Gesellschaftspolitische Auswirkungen

9 Bewerbung für EPSA warum? Anerkennung

10 Was hat s gebracht?

11 Vorbereitungsarbeit:

12 Eine schöne Reise nach Maastricht...

13 Überreichung des Best Practice- Zertifikates in einer feierlichen Zeremonie und Teilnahme am Final Event

14 Kennenlernen von EIPA und dessen Arbeitsweise

15 Kennenlernen von anderen Projekten aus ganz Europa

16 Aufnahme des steirischen Projektes in einen Summary- Bericht

17 Einladung zur ESF-Launch- Konferenz in Brüssel zur Projektpräsentation

18 Anerkennung bei Politik und Presse österreichweit

19 Danke für Ihre Aufmerksamkeit!