AddWare UrlaubsManager 4 Stand

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1 AddWare UrlaubsManager 4 Stand

2 2 Inhaltsverzeichnis 4 Teil I Programmstart 1 Programmanmeldung Die Hauptansicht Teil II Programmeinstellungen und Administration 1 Menüleiste... Administration / Einstellungen 8 2 Globale Einstellungen Vorgaben Erweiterte... Einstellungen Benutzerdefinierte... Felder 15 3 Meine Einstellungen Darstellung... des Abwesenheitskalenders 3.2 Benachrichtigungsoptionen Weitere Optionen Benutzerverwaltung Abteilungsverwaltung Allgemeine... Informationen Festlegung... der Benutzerzuständigkeiten Projekte Benutzerberechtigungen Mitarbeiterverwaltung Allgemeine... Informationen Datenfelder Abhängigkeiten Benutzerberechtigungen Urlaubsdaten Memo An-/Abwesenheitskategorien An-/Abwesenheitsklassen... definieren 5.2 An-/Abwesenheitseinstellungen Projektverwaltung Überstundenverwaltung Feiertageverwaltung Programm-Anmeldungseinstellungen Datenbankoptionen Datensicherung Datenbankverbindung... testen 10.3 Datensicherung... einspielen Lizenzverwaltung Teil III Die Abwesenheitsverwaltung 1 Menüleiste... Abwesenheitsverwaltung 70

3 Inhalt 3 2 Menügruppe... "Meine Aktionen" Einen "Antrag... stellen" Eine Stellvertretungsanfrage... bearbeiten Einen Antrag... nachträglich ändern Einen Antrag... innerhalb eines bestehendes Antragszeitraums stellen Antragskonflikte... Das Eigenschaftsfenster... eines An- /Abwesenheitsantrags Einen Serieneintrag... stellen Die Eintragsübersicht... Stellvertretungen... Nachrichten... Terminleisten Menügruppe... Mitarbeiter 99 4 Menügruppe... Drucken Berichte... drucken 4.2 Monatsberichte... drucken 4.3 Jahresberichte... drucken Teil IV Hilfe, Support, Programm Versionen Menüleiste... Hilfe Support Programm... Versionen und Updates Datenbank... Information 110

4 4 1 Programmstart 1.1 Programmanmeldung Der Programmstart des UrlaubsManagers erfolgt entweder mit einem Doppelklick auf das Desktop Icon oder über die Schaltflächenabfolge Windows Start > UrlaubsManager 4. > Alle Programme > AddWare Zunächst erscheint das Fenster zur Programmanmeldung: Sie haben die Möglichkeit je nach Voreinstellung sich entweder per - automatischer Windows-Authentifizierung, - Manueller Anmeldung (Diese Option deaktiviert global die MS-Exchange/Windows Anmeldung, somit ist nur noch eine manuelle Anmeldung (mit Benutzername und zugehörigen Passwort) möglich. Diese Option sollte deaktiviert bleiben und nur in Sonderfällen genutzt werden) - oder als Administrator anzumelden. Wichtige Hinweise: Wählen Sie nach einer Software-Installation zunächst die Anmeldung als Administrator, um die allgemeinen vorbereitenden Programm-Einstellungen vorzunehmen, die für die spätere An- und Abwesenheitsverwaltung (u. a. Erstellung des Firmenorganigramms und Mitarbeiterstamms) notwendig sind. Nur mit dem Administrator-Kennwort haben Sie uneingeschränkten Zugriff auf alle administrativen Einstellungen.

5 Programmstart 5 Das Administrator-Passwort lautet standardmäßig: demoadmin. Bitte ändern Sie sofort im nächsten Schritt das Administrator-Passwort (s.u.) und notieren Sie sich das neue Kennwort für spätere Anmeldungen als Administrator! Das Administrator-Passwort kann unter der folgenden Schaltflächenabfolge Datei > Passwort ändern modifiziert werden: Eine weitere Möglichkeit das Administratoren-Passwort zu ändern besteht unter: Administration / Einstellungen > Anmeldungseinstellungen Nach Beendigung administrativer Eingaben können Sie sich wieder je nach Installationsvoreinstellung entweder automatisch per Windows-Authentifizierung oder manuell am Programm anmelden.

6 6 1.2 Die Hauptansicht Die Hauptbenutzeroberfläche der Abwesenheitsverwaltung ist wie folgt in 6 Bereiche unterteilt: Bereich 1 - Abwesenheitsverwaltung oder Administration / Einstellungen: In diesen Menüleisten befinden sich alle zur Abwesenheitsverwaltung und Administration relevanten Menüpunkte. Bereich 2 - Firmenorganigramm: In diesem Bereich sehen Sie - als Firmenstruktur dargestellt - alle im Unternehmen vorhandenen Abteilungen einschließlich Unterabteilungen. Hinweis: Ist z. B. eine Abteilung nicht durch einen Haken aktiviert, erscheinen auch die dazugehörigen Mitarbeiter nicht in den Bereichen 3 und 6. Bereich 3 - Kalender: In diesem Kernbereich sind alle, die in Bereich 2 durch gesetzten Haken aktivierten Mitarbeiter mit all Ihren eingetragenen Abwesenheiten gelistet. Sie können im Kalender zeitlich mit den sich in diesem Bereich oben links Pfeilen Schaltfläche befindenden im Kalender zeitlich vor- und zurückblättern und mit der auf den aktuellen Tag bzw. über die Schaltfläche

7 Programmstart 7 in einer Kalenderansicht ein entsprechendes Datum auswählen an dem Sie in der Ansicht vorbzw. zurückspringen möchten. In diesem Bereich wird Ihnen auch das aktuelle Datum angezeigt. Bereich 4 - Mitarbeiterinformationen: An dieser Stelle werden die Urlaubsinformationen und daten eines Mitarbeiters für das laufende Jahr verwaltet! Sie können hier detaillierte Informationen hinsichtlich Urlaubsdaten und Überstunden entnehmen bzw. über die mit blauer Schrift und Unterstrich versehenen Felder direkt neue Informationen einpflegen. Bereich 5 - An- und Abwesenheitskategorien: Hier sehen Sie alle nach Ihren Vorgaben definierten An- und Abwesenheiten-Kategorien. Mit der Auswahloption Haken setzen bestimmen Sie, welche An-/Abwesenheiten im Bereich 6 angezeigt werden sollen. Bereich 6 - Abwesenheitsanträge der Mitarbeiter: Hier sehen Sie alle aktuellen beantragten oder bereits genehmigten Abwesenheitsanträge für die Mitarbeiter.

8 8 2 Programmeinstellungen und Administration 2.1 Menüleiste Administration / Einstellungen Zur Festlegung von administrativen Voreinstellungen für die Benutzung des Programms (z. B. nach der Programm-Installation), wechseln sie in der Hauptmenüleiste auf den Reiter Administration / Einstellungen: Und aktivieren die Hauptmenüleiste (siehe Bild unten). Tipp: Mit einem Doppelklick auf den Reiter Administration/Einstellungen können Sie die dazugehörige Menüleiste je nach Bedarf ein- und ausblenden. 2.2 Globale Einstellungen Unter dem Menüpunkt beginnen Sie zunächst mit den allgemeinen Einstellungen und Vorgaben auf der Unternehmensebene. Folgendes Kontextmenü erscheint:

9 2.2.1 Programmeinstellungen und Administration 9 Vorgaben Unter dem Reiter Vorgaben stellen Sie die allgemeinen Informationen bereit hinsichtlich - des Beginns eines Geschäftsjahres, - der Erlaubnis für Halbtagseinträge, - der Stundenanzahl für einen Überstundenausgleich, - der Mindeststunden für einen Ausgleich und - des Verfallsdatums für den Resturlaub. Wichtige Hinweise: An dieser Stelle legen Sie (u. a.) die Urlaubsvorgaben für neu hinzuzufügende Mitarbeiter fest! (Die aktuelle Urlaubsverwaltung erfolgt in der Hauptansicht!). Die hier festgelegten Vorgaben werden an entsprechender Stelle in Unterabteilungen etc. "weitervererbt". Dort können diese Vorgaben im Fall von Abweichungen modifiziert werden! Vorausgesetzt Sie haben unter Adminstration/Einstellungen > Globale Einstellungen bezüglich der Rubrik Benachrichtigung die Synchronisation auf "Global" eingestellt (s. Abb. u.)

10 10 dann haben Sie in dieser Maske unter dem Reiter Vorgaben die Möglichkeit über die Schaltfläche das UrlaubsManager Programm mit einem MS Exchange Server zu verbinden, um für die Abteilungen eine Exchange Server Kalenderauswahl unter der Abteilungsdaten-Maske bereitzuhalten. Tragen Sie hierzu im folgenden Menü die Zugangsdaten für den Exchange Server ein: Danach können Sie unter dem Menü Abteilungsdaten für die jeweilige Abteilung ein Exchange Kalender wie folgt ausgewählt werden:

11 Programmeinstellungen und Administration 11 Im unteren Bereich des Kontextmenüs können Sie die allgemeinen für Ihr Unternehmen gültigen Arbeitszeiten definieren. Hinweis: Die an dieser Stelle festgelegten Arbeitszeiten werden beim Anlegen von Abteilungen weitervererbt (diese Eingaben können Sie später in den Abteilungsdaten modifizieren!) Sie haben die Wahl zwischen - einer Festlegung einer Tagesarbeitszeit, die anschließend automatisch für die Wochentage Montag bis Freitag übertragen wird, oder - benutzerdefinierte Arbeitszeiten - individuell nach Tagen und jeweils stundenweise (zur Information!) einstellbar, die automatisch auf eine wöchentliche Summe hochgerechnet werden. Die hier festgelegten Arbeitstage dienen der korrekten Berechnung der Urlaubstage (Hinweis: die hier eingegebenen Stundenzahlen werden nicht zur Urlaubstageberechnung hinzugezogen! ), die auf die Urlaubstagevorgabe unter Administration/Einstellungen > Globale Einstellungen > im Register Vorgaben > Vorgabe Mitarbeiter: Jahresurlaub basiert. Sind z. B. nur die Arbeitstage Montag, Mittwoch und Donnerstag hinterlegt, so werden bei einem Urlaubseintrag, der von Montag bis Freitag (5 Tage) vorgenommen wird, 3 Urlaubstage vom hinterlegten Jahresurlaubsanspruch abgezogen. In dem sich rechts davon befindenden periodischen Arbeitsplan werden die zuvor definierten Arbeitstage im Kalender dargestellt.

12 Erweiterte Einstellungen Unter dem Reiter Erweitert steuern Sie folgende allgemeine Einstellungen: - Hinterlegung des Firmennamens, - Jahresbearbeitungssperrungen und -entsperrungen, - Erlaubnis automatischer UrlaubsManager Software-Updates, - Benachrichtigungen an Abteilungsleiter und Synchronisation, - Urlaubstageberechnungen, - Geburtstagsanzeige im Kalender, - Aktivierung des Überstunden Moduls. Bezüglich der Rubrik Benachrichtigung > Synchronisation, hier können Sie einstellen, ob Sie, wenn Sie den dort angebotenen Parameter auf "Global" festlegen und damit - wie bereits im Kapitel zuvor beschrieben - für Abteilungen unter dem Menü Abteilungsdaten einen Exchange Kalender zur Verfügung stellen möchten,

13 Programmeinstellungen und Administration 13 oder wenn Sie die Auswahl "Lokal" treffen, dann ein unter der Abteilungsdatenmaske Microsoft Outlook Kalender angeboten werden soll: Des Weiteren können Sie an dieser Stelle unter der Rubrik Benutzerrechte auf der rechten Seite - die Benutzerrechte für Abteilungsleiter und Team Assistenten, - deren Rechtevererbung - die Deaktivierung der Überstundenfunktion - die Genehmigungspflicht von Stellvertretern - den Warnhinweisgrad (Warnung oder Fehler) bezüglich Benachrichtigungen bei Urlaubsantragsüberschneidungen bzw. Resturlaubsüberschreitungen festlegen:

14 14 Berechtigungen im Detail: Abteilungsleiter darf eigene Eigenschaften ändern Falls aktiviert, kann der Abteilungsleiter seine eigenen Eigenschaften ändern. Abteilungsleiter darf sich selbst Einträge genehmigen Falls aktiviert, kann der Abteilungsleiter seine eigenen Einträge genehmigen. Abteilungsleiter dürfen Abteilungseigenschaften bearbeiten Ist diese Funktion aktiviert, kann der Abteilungsleiter die Eigenschaften seiner Abteilung ändern. Ist diese deaktiviert, ist eine Änderung nur durch einen Administrator möglich. Abteilungsleiter und Team Assistenten dürfen Mitarbeitereigenschaften bearbeiten Durch diese Funktion bestimmen Sie, ob der Abteilungsleiter/Team Assistent die Mitarbeitereigenschaften bearbeiten soll oder nicht. Ist dies deaktiviert, können die Mitarbeitereigenschaften nur durch einen Administrator geändert werden. Rechtevererbung bei Stellvertretungen Bestimmen Sie als Abteilungsleiter einen Stellvertreter, erbt dieser, wenn die Funktion aktiviert ist Ihre Rechte. Aber nur für den Zeitraum in dem dieser Ihre Vertretung übernimmt. Anschließend hat der gewählte Benutzer wieder seine vorherigen Rechte. Rechtevererbung aktivieren Die Rechtevererbung ist zu vergleichen mit der MS Windows Rechtevererbung. Besteht eine Abteilung aus mehreren Unterabteilungen (z.b. Hauptabteilung ist Produktion mit der Unterabteilung Qualitätssicherung) und sie legen die Zuständigkeiten für die Hauptabteilung fest, so werden diese Rechte auch an die zugehörigen Unterabteilungen vererbt, in diesem Falle "Qualitätssicherung". Ist dies aktiviert, findet keine Rechtevererbung statt. Überstundenfunktionen deaktivieren Hierdurch wird die Überstundenfunktionalität deaktivert und innerhalb des AddWare Urlaubsmanager V 4 ausgeblendet.

15 Programmeinstellungen und Administration 15 Benachrichtigung bei Resturlaubsüberschreitung / Überschneidung mit Stellvertretung Hierdurch können Sie den Warnhinweisgrad (Warnung oder Fehler) bezüglich Benachrichtigungen bei Urlaubsantragsüberschneidungen bzw. Resturlaubsüberschreitungen festlegen Benutzerdefinierte Felder Unter dem Reiter Benutzerdefinierte Felder haben Sie die Möglichkeit Felder zur Hinterlegung von weiteren Informationen von Mitarbeitern freizuschalten bzw. auch eigene Informationsfelder anzulegen. Diese Informationen können in verschiedenen Auswertungen und in der Abwesenheitsverwaltung von Mitarbeitern abgebildet werden. Die Informationseinträge erfolgen in einem weiteren Schritt unter dem Bereich Benutzerverwaltung > Benutzerdaten > Datenfelder. Im oberen Bereich des Menüs unter der Rubrik Intern sehen Sie die standardmäßig vorgegebenen vordefinierten Felder wie folgt: - Geschlecht - Firma - Position - -Adresse - Personalnummer - Familienstand Über die Schaltflächen Hinzufügen und Entfernen haben Sie die Möglichkeit eigene benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen bzw. wieder zu entfernen. Alle in dieser Maske gelisteten benutzerdefinierten Datenfelder erscheinen bei jedem

16 16 Mitarbeiter in der Übersicht der Maske Benutzerdatenfelder > Datenfelder, in der die Felder mit Informationen gefüllt werden können. Sofern Sie diese Felder in der oben abgebildeten Maske durch eine Ja-Auswahl auf sichtbar gesetzt haben, werden diese Informationen ebenfalls unter der Rubrik Informationen Mitarbeiter in der Hautpansicht (rechte Seite in der Abwesenheitsverwaltung) angezeigt. Sie können die Inhalte der benutzerdefinierten Felder jederzeit bei dem entsprechenden Mitarbeiter (in der Abwesenheitsverwaltung) über einen Doppelklick auf den Mitarbeiternamen oder mit einem Rechtsklick (Eigenschaften auswählen) ändern. Im unteren Menübereich können zusätzlich Qualifikationen von Mitarbeitern über die Hinzufügen und Entfernen Schaltflächen eingepflegt werden. Die hier prozentual vorgegebenen Werte dienen zur allgemeinen Gewährleistung / Überwachung, dass Abteilungen bei Abwesenheit von mehreren Mitarbeitern im gleichen Zeitraum, stets mit einer ausreichenden Mindestkenntnis einer für die Abteilung notwendigen Qualifikation besetzt sind. Über die Schaltflächen Hinzufügen und Entfernen können sie benutzerdefinierte Qualifikationen hinzufügen. Definieren Sie zuerst die Kategorie und dann die Qualifikation, um darauf hin die minmale Prozentzahl an Mindestkenntnissen einer Qualifikation für eine Abteilung festzulegen. Sie können die Qualifikations-Funktion mit JA aktivieren oder mit NEIN deaktivieren. Im Falle einer Unterschreitung der hier vorgegebenen prozentualen Mindestverfügbarkeit wird vom System eine Warnmeldung an die entsprechenden Benutzer versendet.

17 2.3 Programmeinstellungen und Administration Meine Einstellungen Unter dem Administration/Einstellungen Menüpunkt Meine Einstellungen Ihr persönliches Layout Ihrer Hauptansicht. steuern Sie UrlaubsManager Hauptansicht mit dem Abwesenheitskalender: Darstellung des Abwesenheitskalenders Unter dem Reiter Darstellung haben Sie folgende Optionen bezüglich der Darstellung von Mitarbeiterinformationen in Ihrer Kalenderansicht zur Verfügung.

18 18 Sie können an dieser Stelle einstellen, ob Sie - Stellvertretungen - stornierte Einträge - Projekte - Personalnummern - die aktuell firmen- und abteilungsbetreffend zur Verfügung stehende Personalstärke (UM 4 Zusatzmodul!) angezeigt bekommen möchten. Zudem können Sie Berücksichtigung des Ein- und Austrittsdatum eines Mitarbeiters einstellen. Wenn Sie das Feld Kommentarmarkierung mit einem Haken aktivieren, wird Ihnen in dem entsprechenden Abwesenheitsantrag zusätzlich ein Info-Feld zur Verfügung gestellt, dass Ihnen weitere Einträge von Informationen - für die Öffentlichkeit einsehbar - erlaubt. Darüber hinaus können Sie an dieser Stelle neben der Festlegung der Mitarbeitersortierung in der Hauptansicht auch die allgemeine farbliche Gestaltung des Abwesenheitskalenders definieren und den Kalenderstart für ihre aktuelle Ansicht festlegen. Bestätigen sie all Ihre getroffenen Einstellungen jeweils mit den Schaltflächen und Benachrichtigungsoptionen Falls Sie den AddWare UrlaubsManager MS Exchange Synchronisationsdienst im Einsatz haben, können Sie an dieser Stelle diverse Synchronisationseinstellungen vornehmen. Bestätigen sie all Ihre getroffenen Einstellungen jeweils mit den Schaltflächen und.

19 2.3.3 Programmeinstellungen und Administration 19 Weitere Optionen Unter dem Reiter Weitere Optionen können Sie eine Sprachauswahl treffen (Deutsch/Englisch) und ferner bestimmen, ob die Funktion bzgl. automatischer Updates aktiviert werden soll. Bestätigen sie all Ihre getroffenen Einstellungen jeweils mit den Schaltflächen und 2.4. Benutzerverwaltung Unter diesem Menüpunkt können Sie im Format eines Verzeichnisbaumes dargestellt zu Ihrem Unternehmen Abteilungen, Unterabteilungen etc. anlegen und den jeweiligen Mitarbeiterstamm hinzufügen (Firmenorganigramm). Die genaue Vorgehensweise wird in den nächsten Unterpunkten beschrieben.

20 Abteilungsverwaltung Im linken Bereich der Benutzeroberfläche können Sie Ihre Organisationseinheit (Firmenstruktur) erstellen. Mit den Schaltflächen (v.l.n.r.) haben Sie die Möglichkeit Abteilungen hinzufügen, zu löschen oder zu bearbeiten. Tipp: Sie erreichen dieselben Funktionen auch durch Betätigen von oder durch Drücken der rechten Maustaste im Bereich der Organisationseinheit. Wählen Sie hierzu den Firmenname oder die Abteilung an, so dass sie blau hinterlegt sind und betätigen Sie danach die gewünschten Funktion. Sie können auch einen Doppelklick auf der ausgewählten Abteilung ausführen. Um für die einzelnen Abteilungen noch detailliertere Vorgaben vorzunehmen, wählen Sie zunächst eine Abteilung aus und klicken dann die Schaltfläche bzw. wählen rechte Maustaste oder führen Sie einen Doppelklick auf die entsprechende Abteilung in dem vorgegebenen Unternehmensstrukturbaum aus. Diese Vorgaben können jederzeit durch einen Doppelklick, rechte Maustaste Eigenschaften oder durch Anwählen von auf die Abteilungen geändert werden. Das daraufhin erscheinende Fenster besteht aus 4 Karteikarten: Informationen, Benutzerstufen/Zuständigkeiten, Projekte und Berechtigungen Allgemeine Informationen Unter diesem Reiter können Sie folgende Informationen hinterlegen: Ø Sie können neben dem Abteilungsnamen für jede Abteilung als visuelle Hilfe für die Hauptkalenderübersicht eine Farbzuweisung treffen bzw. ändern. Ø Legen Sie an dieser Stelle fest, wie hoch die minimale Besetzung bzw. maximale Abwesenheit in einer Abteilung sein soll (Anzahl der Personen wählbar). Ø Arbeitszeit: Sie können hier eine von den globalen Einstellungen abweichende tägliche Arbeitszeit festlegen. Ø Benutzerdefinierte Arbeitszeit: Sie können für jeden Wochentag individuelle Arbeitszeiten festlegen (abweichend von den globalen Einstellungen).

21 Programmeinstellungen und Administration 21 Die zuvor eingetragenen Arbeitszeiten werden im sich rechts daneben befindenden Periodischen Arbeitsplan abgebildet. Hinweis: Es werden an dieser Stelle im Kalender keine Feiertage berücksichtigt! Erläuterung der einzelnen Parameter: Bezeichnung Hier legen Sie den Namen der Abteilung fest. Zugewiesener MS Exchange - oder MS Outlook Kalender Legen Sie hier den Kalender fest, in den eine Synchronisation der Einträge erfolgen soll. Hintergrundfarbe Hintergrundfarbe bei Ausdrucken und innerhalb der Kalenderansicht Textfarbe Textfarbe bei Ausdrucken und innerhalb der Kalenderansicht Mindestbesetzung Legen Sie hier die Minimalbesetzung innerhalb der Abteilung fest. Wird der hinterlegte Wert unterschritten, erscheint eine Warnmeldung bei Antrags- bzw. Eintragserstellung.

22 22 Hinweis: Sind unter der aktuellen Abteilung noch weitere Unterabteilungen hinterlegt, so gilt der Ausschluss für die Summe der untergeordneten Mitarbeiter INKLUSIVE der aktiven Abteilung (sofern die Vererbungsfunktion nicht deaktiviert ist). Vorgabe: 0 (deaktiviert) Maximale gleichzeitige Abwesenheiten Legen Sie hier die Anzahl der gleichzeitigen Abwesenheiten innerhalb der Abteilung fest. Wird der hinterlegte Wert überschritten, erscheint eine Warnmeldung bei Antrags- bzw. Eintragserstellung. Hinweis: Sind unter der aktuellen Abteilung noch weitere Unterabteilungen hinterlegt, so gilt der Ausschluss für die Summe der untergeordneten Mitarbeiter INKLUSIVE der aktiven Abteilung (sofern die Vererbungsfunktion nicht deaktiviert ist). Vorgabe: 0 (deaktiviert) Im unteren Bereich des Kontextmenüs können Sie die allgemeinen für diese Abteilung gültigen Arbeitszeiten definieren. Hinweis: Eine Eingabe an dieser Stelle ist nur erforderlich, wenn Abweichungen von den Vorgaben auf Firmenebene vorliegen, die unter Globale Einstellungen, im Register Vorgaben eingestellt wurden. Sie haben die Wahl zwischen - einer Festlegung einer Tagesarbeitszeit, die anschließend automatisch für die Wochentage Montag bis Freitag übertragen wird, oder - benutzerdefinierte Arbeitszeiten - individuell nach Tagen und jeweils stundenweise einstellbar, die automatisch auf eine wöchentliche Summe hochgerechnet werden. Die hier festgelegten Arbeitstage dienen der korrekten Berechnung der Urlaubstage (Hinweis: die hier eingegebenen Stundenzahlen werden nicht zur Urlaubstageberechnung hinzugezogen! ), die auf die Urlaubstagevorgabe unter Administration/Einstellungen > Globale Einstellungen > im Register Vorgaben > Vorgabe Mitarbeiter: Jahresurlaub basiert. Sind z. B. nur die Arbeitstage Montag, Mittwoch und Donnerstag hinterlegt, so werden bei einem Urlaubseintrag, der von Montag bis Freitag (5 Tage) vorgenommen wird, 3 Urlaubstage vom hinterlegten Jahresurlaubsanspruch abgezogen.

23 Programmeinstellungen und Administration 23 Festlegung der Benutzerzuständigkeiten Das Fenster des Reiters Benutzerstufen (Zuständigkeiten) ist in 3 Bereiche unterteilt: Zuständigkeiten nach Benachrichtigungspriorität, Team-Assistenten und Erweiterte Benachrichtigungs-Regeln. Zuständigkeiten nach Benachrichtigungspriorität Abteilungsleiter Hier werden die Mitarbeiter hinterlegt welche für die aktuelle Abteilung (und deren Unterabteilungen) zuständig sind (z.b. Abteilungsleiter), d.h. alle Mitarbeiter in dieser Liste haben VOLLEN ZUGRIFF auf die abhängigen Mitarbeitereinträge und Anträge. Abteilungsleiter können Anträge genehmigen, ablehnen, stornieren und eigene Einträge vornehmen. Ebenso werden die Mitarbeiter in dieser Liste per informiert (sofern ein Anbindung genutzt wird) sobald ein Antrag eines Mitarbeiters eingeht. Einzige Ausnahme ist der Abteilungsleiter selbst, sofern er sich in der eigenen Abteilung (oder Unterabteilung) befindet. Soll er ebenso volle Rechte auf seine eigenen Einträge erhalten, muss dies in den Globalen Einstellungen (Administration) hinterlegt werden.

24 24 Sie haben unter der Abteilungsleiter-Rubrik noch die zusätzliche Funktion Priorität ändern: Hiermit können Sie die Rangfolge der Abteilungsleiter festlegen. Derjenige Mitarbeiter mit der Priorität 1 besitzt die höchsten Berechtigungen, mit 2 die zweitmeisten usw. Die Benachrichtigung erfolgt immer in Folge der Priorität beginnend bei 1. Ist der Mitarbeiter mit Benachrichtigungspriorität 1 selbst nicht im Hause (krank, Urlaub etc.), dann erhält er eine Kopie und der nächste in der Liste wird informiert. Der Antragssteller wird sofort darüber informiert wer bzw. welche Abteilungsleiter benachrichtigt wurden. Team-Assistenten Diese Mitarbeiter sollen den/die Abteilungsleiter unterstützen. Wird ein Mitarbeiter in diese Liste eingetragen erhält er als Vorgabe zunächst nur die Berechtigung die Einträge der Mitarbeiter innerhalb der Abteilung (und Unterabteilungen) einzusehen. Sobald der Team-Assistent ebenso Einträge genehmigen soll, muss ihm dies in den Mitarbeiterberechtigungen hinterlegt werden. Nähere Informationen finden Sie unter Administration / Mitarbeiter bearbeiten. Hinweis: Der Team-Assistent (TA) erhält KEINE Nachricht über einen Antrag. Beispielsweise könnte der TA nur Krankheitseinträge vornehmen. Fügen Sie unter den Rubriken Abteilungsleiter und Teamassistenten (Leitungsvertretung) jeweils mithilfe der Schaltfläche die entsprechenden Mitarbeiter hinzu (mit allen Rechten auf die Einträge der Abteilung). Sie können nicht mehr vorhandene Abteilungsleiter und Teamassistenten ganz einfach per wieder löschen. Wichtig: Achten Sie darauf bevor Sie löschen, dass Sie die richtigen Mitarbeiter markiert haben. Nach der Mitarbeiterauswahl per linkem Mausklick sollte diese blau hinterlegt sein. Erweiterte Benachrichtigungsregeln Hier können Sie genau definieren in welchen Fällen (bzw. bei welchen Ereignissen) die hier hinterlegten Mitarbeiter über eine Änderung informiert werden sollen, z.b. Informations-Mail bei Urlaubsgenehmigung und -stornierung.

25 Programmeinstellungen und Administration 25 Projekte Unter diesem Reiter können Sie unternehmensrelevante Projekte hinzufügen. Mit den Schaltflächen anlegen und löschen und entfernen können Sie entsprechend die Projekte Benutzerberechtigungen An dieser Stelle können Sie abteilungsrelevante Berechtigungen für die einzelnen Abteilungen vergeben: - Vollzugriff: Es werden alle Berechtigungen gesetzt die für einen Vollzugriff nötig sind - Administration: Es werden alle Berechtigungen gesetzt die für administrative Zwecke gebraucht werden - Von Benutzer: Es öffnet sich ein Fenster, indem Sie einen Mitarbeiter auswählen können, der den Berechtigungen entspricht, die Sie für den neuen Mitarbeiter übernehmen möchten. Nach Auswahl des Mitarbeiters, der die Berechtigungen "vererben" soll bitte mit OK bestätigen. - Alle entfernen: Es werden alle gesetzten Berechtigungen entfernt

26 26 Übersicht und Erläuterungen der einzelnen Berechtigungen: Abteilungen: Eigene Abteilung einsehbar Abteilungen: Einsehen aller fremden Abteilungen erlaubt Abteilungen: Einsehen aller untergeordneten Abteilungen erlaubt Abteilungen: Einsehen der Abteilungen bis zur nächst höheren Ebene erlaubt Administration: Benutzer - Der Mitarbeiter darf alle Abteilungs- und Mitarbeitereigenschaften erstellen und bearbeiten. Administration: Feiertage und Ferien - Der Mitarbeiter darf die Landes- und Regionseinstellungen sowie die Feiertage und Ferientermine bearbeiten. Aministration: Globale Einstellungen - Der Mitarbeiter darf die Globalen Einstellungen bearbeiten. Administration: Lizenzen - Der Mitarbeiter darf die Lizenzen verwalten. Administration: Projekte - Der Mitarbeiter darf die Projekte verwalten. Administration: Überstunden - Der Mitarbeiter darf die Überstundenverwaltung verwalten. Berichte - Der Mitarbeiter darf alle Berichte verwalten. Data - Export - Der Mitarbeiter darf Exporte verwalten. Data - Import - Der Mitarbeiter darf Importe verwalten. Einträge - Alle Statusänderungen erlaubt Einträge - Darf im Antragsmodul den Antragssteller ändern - Ein Mitarbeiter kann normalerweise nur für sich selbst einen Antrag stellen. Ist diese Berechtigung gesetzt, kann er mittels der Schaltfläche Wer im Antragsmodul den Antragssteller ändern und somit für andere Mitarbeiter Anträge erfassen. Einträge -Deaktivierte Kalendereinträge bearbeiten - Der Mitarbeiter darf auch die als deaktiviert definierten Einträge noch einsehen und ändern. Normalerweise sind diese Einträge für andere Mitarbeiter nicht mehr änderbar. Einträge - Eigene Überstunden bearbeiten Einträge - Halbe Tage zulassen - Der Mitarbeiter darf im Antragsmodul halbe Tage auswählen.

27 Programmeinstellungen und Administration 27 Einträge - Kalendereinträge anderer Benutzer in derselben Abteilung bearbeiten Einträge - Krankheitseinträge anzeigen Einträge - Mehrfachgenehmigungen nachtragen erlaubt - Im Regelfall müssen im Falle von Mehrfachgenehmigungen mindestens 2 zuständige Mitarbeiter einem Antrag zustimmen. Hat der Mitarbeiter diese Berechtigung gesetzt, kann er nachträglich dennoch genehmigte Einträge trotz Mehrfachgenehmigung erfassen. Dies gilt jedoch ausschließlich für nachgetragene Einträge (d.h. vergangene Einträge). Einträge - Nur An- oder Abwesenheit einsehbar - Der Mitarbeiter kann nicht mehr die Details der Einträge anderer Mitarbeiter einsehen. Nur noch, ob es sich um eine An- oder Abwesenheit handelt. Ausnahme bilden dabei seine eigenen Einträge. Vorrangig ist jedoch die Einstellung, ob der Mitarbeiter einer Abteilung als zuständiger Mitarbeiter hinterlegt ist, damit darf er in jedem Fall für diese Abteilung(en) die Einträge vollständig einsehen. Einträge - Überstunden der Abteilung bearbeiten - Der Mitarbeiter darf die Überstanden seiner Abteilung Bearbeiten Jahresurlaubswerte bearbeiten erlaubt Der Mitarbeiter darf sämtliche Jahresurlaubstabellen bearbeiten und damit die Resturlaubs- oder Jahresurlaubsdaten modifizieren. Jahresurlaubswerte bearbeiten erlaubt Mitarbeiter - Darf ausgeblendete Benutzer sehen Team-Assistent - Darf beantragte Einträge erstellen - Ist der Mitarbeiter einer Abteilung als Team-Assistent zugeordnet, darf er Einträge für diese Mitarbeiter vornehmen. Diese darf er aber nur mit dem Status Beantragt speichern. Team-Assistent - Darf beantragte und genehmigte Einträge erstellen (Ausnahme: Urlaub) - Ist der Mitarbeiter einer Abteilung als Team-Assistent zugeordnet, darf er Einträge für diese Mitarbeiter vornehmen. Diese dürfen beantragt oder auch genehmigt gespeichert werden. Jahresurlaubsspezifische Einträge darf er jedoch nicht vornehmen. Hinweis: Ist der Mitarbeiter als Team-Assistent zugeordnet, kann er auch die Anträge einsehen. Team-Assistent - Darf Krankheitseinträge erstellen - Der Mitarbeiter darf Einträge mit der Klassifizierung Krankheitseintrag mit jedem Status erstellen. Team-Assistent - Darf selbsterstellte Einträge stornieren - Der Mitarbeiter darf Einträge innerhalb der Abwesenheitsverwaltung stornieren, die er zuvor selbst eingetragen hat. Team-Assistent - Vollzugriff (Alle Statusänderungen erlaubt) - Ist der Mitarbeiter einer Abteilung als Team-Assistent zugeordnet, darf er Einträge für diese Mitarbeiter vornehmen. Alle Statuseintragsarten und -änderungen sind erlaubt.hinweis: Ist der Mitarbeiter als Team-Assistent zugeordnet, kann er auch die Anträge einsehen. Terminleisten verwalten - Der Mitarbeiter kann die Inhalte von Terminleisten bearbeiten und erfassen.

28 28 Web-Zugriff über Web-Access (Intranet) - Diese Option gilt nur, wenn Sie auch die Web-Basierte Lösung des UrlaubsManagers (Zusatzmodul) einsetzen. Jeder Mitarbeiter muss diese Berechtigung gesetzt haben, um auf das WebModul zugreifen zu können Mitarbeiterverwaltung Auf der rechten Seite der Menüoberfläche werden die zu verwaltenden Mitarbeiter aufgelistet. Neue Benutzer können Sie auf 3 verschiedene Arten hinzufügen: Wählen Sie zuerst auf der linken Seite eine entsprechende Abteilung aus (Abteilungsname wird farblich blau hinterlegt) wird zu der sie den neuen Mitarbeiter hinzufügen möchten. Über das folgende Menü auf der rechten Seite können Sie 1. die Schaltfläche Benutzer hinzufügen anwählen, oder 2. über Active Directory (Domainanmeldung wird hierbei verwendet) mittels der Schaltfläche einen Benutzer hinzufügen, oder

29 Programmeinstellungen und Administration durch Drücken der rechten Maustaste auf einer im Firmenorganigramm aufgeführten Abteilung im linken Fensterbereich und den Punkt aus dem Kontextmenü anwählen. Für Verwaltungszwecke stehen Ihnen im unten abgebildeten Menü folgende funktionelle Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: Gelöscht wird ein Benutzer durch die Schaltfläche oder mittels des bereits des entsprechenden Punktes im oben erwähnten Kontextmenü Benutzeränderungen können durch Betätigen des Symbols den Benutzernamen vorgenommen werden. Einen Alias können Sie über die Schaltfläche, oder durch Doppelklick auf hinzufügen. Sie können auch über die Schaltfläche nach gelöschten Mitarbeitern suchen und diese wieder in den aktuellen Personalstamm aktivieren, in dem Sie im folgenden Fenster den Benutzer anhaken und abschließend durch die Speichern-Schaltfläche die Löschung rückgängig machen.

30 30 Hinweis: Sie können einen Mitarbeiter einfach durch Drag & Drop (verschieben & ablegen) mit der linken Maustaste in eine andere Abteilung verschieben. Markieren Sie hierzu den entsprechenden Mitarbeiternamen auf der rechten Seite in der Mitarbeiterliste und "ziehen" Sie diesen - dabei die linke Maustaste gedrückhaltend - auf die linke Seite (Firmenstruktur) in die entsprechende Abteilung und legen Sie ihn dort ab, indem Sie die Maustaste loslassen. Sie erhalten im Anschluß folgende System-Nachricht, die Sie mit der JA-Schaltfläche bestätigen, ggf. mit Nein die Aktion abrechen Allgemeine Informationen Haben Sie einen neuen Mitarbeiter hinzugefügt, erscheint das folgende Fenster mit 6 Registern: Information, Datenfelder, Abhängigkeiten, Berechtigungen, Urlaubsdaten und Memo. Hinweis: Sie können dieses Fenster jederzeit wieder in der Benutzerverwaltung oder auch in der Hauptansicht mit einem Doppelklick auf den jeweiligem Mitarbeiternamen öffnen!

31 Programmeinstellungen und Administration 31 Hier werden unter dem Reiter Information alle wichtigen Informationen eines Mitarbeiters bzw. Benutzers hinterlegt: Mitarbeitername Vollständiger Name des Mitarbeiters Abteilung Abteilungszugehörigkeit des Mitarbeiters Feiertage (Region) Definiert die Feiertagsliste, die bei der Berechnung der Urlaubstage zu berücksichtigen ist. Eine Änderung ist nur erforderlich, wenn für den Mitarbeiter eine andere Feiertagsliste als in den Globalen Einstellungen im Register Vorgaben unter der Eigenschaft Vorgabe Mitarbeiter: Region (Land) berücksichtigt werden soll. Geburtstag Wenn hinterlegt, wird der Geburtstag in der Abwesenheitsverwaltung angezeigt. Zusätzlich lassen sich Geburtstagslisten ausdrucken. Eintrittsdatum Der Resturlaubsanspruch des Mitarbeiters für das Eintrittsjahr wird automatisch berechnet. Ebenfalls dient dieses Feld der automatischen Kalenderanzeige.

32 32 Austrittsdatum Der Resturlaubsanspruch des Mitarbeiters für das Austrittsjahr wird automatisch berechnet. Ebenfalls dient dieses Feld für die automatische Kalenderanzeige. Verfall des Resturlaubs Datum an dem der Resturlaub des Vorjahres verfällt. Eine Eingabe ist nur erforderlich, wenn abweichend von der Einstellung unter Globale Einstellungen, im Register Vorgaben unter der Eigenschaft Vorgabe Mitarbeiter: Verfallsdatum. Soll der Urlaub standardmäßig nicht verfallen, klicken Sie die Schaltfläche Zurücksetzen an. Stellvertretung Voreinstellung für einen Stellvertreter des Mitarbeiters. Bei Antragsstellung wird dieser hier automatisch hinzugefügt, kann aber wieder geändert werden. Stellvertreter bei Antragstellung erforderlich Nur erforderlich, wenn der Mitarbeiter bei der Antragstellung einen Stellvertreter hinterlegen muss. Maximale Stellvertretungsanzahl Voreinstellung für die max. gewünschte Stellvertreteranzahl. Bei erreichen der max. Stellvertretungsanzahl Voreinstellung wenn bei max. erreichteter Stellvertreteranzahl gewünscht wird noch weitere Stellvertregungen zuzulassen, zu verhindern oder eine Warnmedlung anzeigen zu lassen. Jahresurlaub (Basis) Anzahl der Tage für den Jahresurlaubsanspruch. Eine Eingabe ist nur erforderlich, wenn abweichend von der Einstellung unter Globale Einstellungen, im Register Vorgaben unter der Eigenschaft Vorgabe Mitarbeiter: Jahresurlaub. Achtung! Dieser Wert dient der Vorgabe, d.h. er wird übertragen, wenn ein neues Jahr angelegt wird. Dieser Wert gilt NICHT für das aktuell laufende Jahr. Welcher Wert für das aktuelle Jahr bereits eingetragen ist, sehen Sie auf der Karteikarte Urlaubsdaten. WebModul-Login-Name Hier hinterlegen Sie für den Mitarbeiter den WebModul-Login-Namen, sofern Sie dieses UrlaubsManager Zusatzmodul im Einsatz haben. Im mittleren Bereich des Kontextmenüs können Sie die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters definieren. Hinweis: Eine Eingabe an dieser Stelle ist nur erforderlich, wenn Abweichungen von den Vorgaben auf Firmen- bzw. Abteilungsebene vorliegen, die unter Globale Einstellungen, im Register Vorgaben eingestellt wurden. Sie haben die Wahl zwischen - Festlegung einer Tagesarbeitszeit, die anschließend automatisch für die Wochentage Montag

33 Programmeinstellungen und Administration 33 bis Freitag übertragen wird, oder - benutzerdefinierte Arbeitszeiten - individuell nach Tagen und jeweils stundenweise einstellbar, die automatisch auf eine wöchentliche Summe hochgerechnet werden. Die hier festgelegten Arbeitstage dienen der korrekten Berechnung der Urlaubstage (Hinweis: die hier eingegebenen Stundenzahlen werden nicht zur Urlaubstageberechnung hinzugezogen!), die auf die Urlaubstagevorgabe unter Administration/Einstellungen > Globale Einstellungen > im Register Vorgaben > Vorgabe Mitarbeiter: Jahresurlaub basiert. Sind z. B. für einen Mitarbeiter nur die Arbeitstage Montag, Mittwoch und Donnerstag hinterlegt, so werden bei einem Urlaubseintrag, der von Montag bis Freitag (5 Tage) vorgenommen wird, 3 Urlaubstage vom hinterlegten Jahresurlaubsanspruch abgezogen. Im unteren Bereich des Kontextmenüs können Sie die Benutzeranmeldung eines Mitarbeiters festlegen: Wichtiger Hinweis: Hinterlegen Sie an dieser Stelle für einen Mitarbeiter kein Passwort, so wird dieser im System als Passiver Benutzer geführt (d. h. er kann in den UrlaubsManager weder einsehen noch etwas eintragen) u Modus auf den UrlaubsManager zugreifen! Tipp: in der Kalenderübersicht erscheinen die Symbole für "passive Benutzer"-Mitarbeiter ausgegraut. Welchen aktuellen Zugriffsstatus ein Benutzer hat ersehen Sie ebenfalls in der unteren Informationsleiste: Wenn Sie einem Mitarbeiter einen aktiven Zugriff auf den UrlaubsManager erteilen möchten, hinterlegen Sie für ihn ein Passwort mit einer der folgenden zur Verfügung stehenden Authentifizierungsmethoden: Passwort: Haben Sie hier ein Passwort hinterlegt, so wird dieses beim Anmelden des Mitarbeiters abgefragt.

34 34 MS-Exchange: Durch setzen dieser Authentifizierungsmethode wird das MS-Exchange Konto gewählt, welches Sie in das leerstehende Feld eintragen. Es besteht die Möglichkeit mit einem Klick auf den UrlaubsManager4 mit dem Exchange-Konto zu synchronisieren (nur lokal!). Nach der Synchronisation können Sie Ihre s bequem mit dem UrlaubsManager verwalten (Wie in unter dem Punkt Abwesenheitsverwaltung > Nachrichten beschrieben wird). Windows-Benutzer: Hier können Sie dem Mitarbeiter ein Windowsbenutzer Account zuweisen. Sollte diese Authentifizierungsmethode gewählt werden, wird der Benutzer über seine Domainanmeldung wie beim Windows Start angemeldet. Um einen Windows-Benutzer Account zu wählen klicken Sie auf Datenfelder Tragen Sie hier unter dem Reiter Datenfelder die erweiterten Informationen bezüglich des Mitarbeiters ein. Es gibt 6 vordefinierte Felder (unter Rubrik Intern), weitere können Sie unter Administration / Globale Einstellungen / Benutzerdefinierte Felder definieren. Die Benutzerfelder sind in verschiedenen Auswertungen und in der Abwesenheitsverwaltung von Mitarbeitern zu sehen.

35 Programmeinstellungen und Administration 35 Die unter der Rubrik Intern sich befindenden sechs vordefinierten Felder sind wie folgt: 1. Geschlecht: Nur zu Infozwecken 2. Firma: Nur zu Infozwecken 3. Position: Nur zu Infozwecken Adresse: Empfängeradresse des Mitarbeiters. 5. Personalnummer: Nur zu Infozwecken. Wird in der Mitarbeiteransicht und verschiedenen Auswertungen angezeigt. 6. Familienstand: Nur zu Infozwecken. Unter der Rubrik Extern können Sie Informationen unter eigene unter Administration > Globale Einstellungen > Benutzerdefinierte Felder angelegte Felder einpflegen Abhängigkeiten In der unter dem Reiter Abhänigkeiten folgenden Menüoberfläche werden die Abwesenheits-Abhängigkeiten geregelt:

36 36 Genehmigungspflichtige Abwesenheiten: Vorgabe ist die Einstellung aus den Globalen Einstellungen. Sie können aber auch je nach Benutzer selbstdefiniert erlauben, welche Eintragsarten direkt ohne Antragspflicht vom Mitarbeiter vorgenommen werden dürfen, s. folgendes Fenster: Der Abteilung hinterlegte Zuständigkeiten: Diese Tabelle dient nur der Übersicht und zeigt an, welche Mitarbeiter dieser Abteilung (oder übergeordneten Abteilung) zugeordnet sind. Anzahl der zustimmungspflichtigen Personen Normalerweise kann ein einzelner zuständiger Mitarbeiter einen Eintrag genehmigen. Setzen Sie diese Einstellung höher als "1", müssen mindestens 2 oder mehr Mitarbeiter dem Antrag zustimmen, bevor er genehmigt werden kann. Hinweis: Generell regelt diese Einstellung nur die Zustimmungspflicht für Urlaubsanträge. In der Administration unter An-/Abwesenheiten können Sie aber auch andere Eintragsarten mehrfachgenehmigungspflichtig machen.

37 Programmeinstellungen und Administration 37 Gleichzeitige Abwesenheitsausschlüsse Hier können Sie definieren, welche Mitarbeiter nicht gleichzeitig abwesend sein dürfen. Wird eine Abwesenheitsregel verletzt, erhält der Antragssteller per Nachricht (Popup-Fenster) eine Warnung. Unter der Rubrik Qualifikationen ( UrlaubsManager Zusatzmodul!) legen Sie den Mindestkenntsstand in Prozent fest, um das jeweils benötigte Wissen des Personals bei Abwesenheitsanfragen zu gewährleisten.

38 Benutzerberechtigungen Hier können abteilungsübergreifend noch mal zusätzliche Berechtigungen für den einzelnen Mitarbeiter vergeben werden. Sie haben folgende Auswahlmöglichkeiten: - Vollzugriff: Es werden alle Berechtigungen gesetzt die für einen Vollzugriff nötig sind - Administration: Es werden alle Berechtigungen gesetzt die für administrative zwecke gebraucht werden - Von Benutzer: Es öffnet sich ein Fenster indem Sie einen Mitarbeiter wählen können der den Berechtigungen entspricht die Sie für den neuen Mitarbeiter übernehmen wollen. Nach Auswahl des Mitarbeiters der die Berechtigungen "vererben" soll mit ok bestätigen. - Alle entfernen: Es werden alle gesetzten Berechtigungen entfernt Weitere Erläuterungen hinsichtlich der einzelnen Berechtigungen: Abteilungen - Eigene Abteilung einsehbar Abteilungen - Einsehen aller fremden Abteilungen erlaubt Abteilungen - Einsehen aller untergeordneten Abteilungen erlaubt

39 Programmeinstellungen und Administration 39 Abteilungen - Einsehen der Abteilungen bis zur nächst höheren Ebene erlaubt Administration - An-/Abwesenheiten Der Mitarbeiter darf sämtliche Abwesenheitsklassen bearbeiten. Administration - Benutzer Der Mitarbeiter darf alle Abteilungs- und Mitarbeitereigenschaften erstellen und bearbeiten. Administration - Feiertage und Ferien Der Mitarbeiter darf die Landes- und Regionseinstellungen sowie die Feiertage und Ferientermine bearbeiten Administration - Globale Einstellungen Der Mitarbeiter darf die Globalen Einstellungen bearbeiten. Administration - Lizenzen Der Mitarbeiter darf die Lizenzen verwalten. Administration - Projekte Der Mitarbeiter darf die Projekte verwalten. Administration - Überstunden Der Mitarbeiter darf die Überstundenverwaltung verwalten. Berichte - Der Mitarbeiter darf alle Berichte verwalten. Data - Export - Der Mitarbeiter darf Exporte verwalten. Data - Import - Der Mitarbeiter darf Importe verwalten. Einträge - Alle Statusänderungen erlaubt Einträge - Darf im Antragsmodul den Antragssteller ändern - Ein Mitarbeiter kann normalerweise nur für sich selbst einen Antrag stellen. Ist diese Berechtigung gesetzt, kann er mittels der Schaltfläche Wer im Antragsmodul den Antragssteller ändern und somit für andere Mitarbeiter Anträge erfassen. Einträge -Deaktivierte Kalendereinträge bearbeiten - Der Mitarbeiter darf auch die als deaktiviert definierten Einträge noch einsehen und ändern. Normalerweise sind diese Einträge für andere Mitarbeiter nicht mehr änderbar. Einträge - Eigene Überstunden bearbeiten Einträge - Halbe Tage zulassen - Der Mitarbeiter darf im Antragsmodul halbe Tage auswählen. Einträge - Kalendereinträge anderer Benutzer in derselben Abteilung bearbeiten

40 40 Einträge - Krankheitseinträge anzeigen Einträge - Mehrfachgenehmigungen nachtragen erlaubt - Im Regelfall müssen im Falle von Mehrfachgenehmigungen mindestens 2 zuständige Mitarbeiter einem Antrag zustimmen. Hat der Mitarbeiter diese Berechtigung gesetzt, kann er nachträglich dennoch genehmigte Einträge trotz Mehrfachgenehmigung erfassen. Dies gilt jedoch ausschließlich für nachgetragene Einträge (d.h. vergangene Einträge). Einträge - Nur An- oder Abwesenheit einsehbar - Der Mitarbeiter kann nicht mehr die Details der Einträge anderer Mitarbeiter einsehen. Nur noch, ob es sich um eine An- oder Abwesenheit handelt. Ausnahme bilden dabei seine eigenen Einträge. Vorrangig ist jedoch die Einstellung, ob der Mitarbeiter einer Abteilung als zuständiger Mitarbeiter hinterlegt ist, damit darf er in jedem Fall für diese Abteilung(en) die Einträge vollständig einsehen. Einträge - Überstunden der Abteilung bearbeiten - Der Mitarbeiter darf die Überstanden seiner Abteilung Bearbeiten Jahresurlaubswerte bearbeiten erlaubt Der Mitarbeiter darf sämtliche Jahresurlaubstabellen bearbeiten und damit die Resturlaubs- oder Jahresurlaubsdaten modifizieren. Jahresurlaubswerte bearbeiten erlaubt Mitarbeiter - Darf ausgeblendete Benutzer sehen Team-Assistent - Darf beantragte Einträge erstellen - Ist der Mitarbeiter einer Abteilung als Team-Assistent zugeordnet, darf er Einträge für diese Mitarbeiter vornehmen. Diese darf er aber nur mit dem Status Beantragt speichern. Team-Assistent - Darf beantragte und genehmigte Einträge erstellen (Ausnahme: Urlaub) - Ist der Mitarbeiter einer Abteilung als Team-Assistent zugeordnet, darf er Einträge für diese Mitarbeiter vornehmen. Diese dürfen beantragt oder auch genehmigt gespeichert werden. Jahresurlaubsspezifische Einträge darf er jedoch nicht vornehmen. Hinweis: Ist der Mitarbeiter als Team-Assistent zugeordnet, kann er auch die Anträge einsehen. Team-Assistent - Darf Krankheitseinträge erstellen - Der Mitarbeiter darf Einträge mit der Klassifizierung Krankheitseintrag mit jedem Status erstellen. Team-Assistent - Darf selbsterstellte Einträge stornieren - Der Mitarbeiter darf Einträge innerhalb der Abwesenheitsverwaltung stornieren, die er zuvor selbst eingetragen hat. Team-Assistent - Vollzugriff (Alle Statusänderungen erlaubt) - Ist der Mitarbeiter einer Abteilung als Team-Assistent zugeordnet, darf er Einträge für diese Mitarbeiter vornehmen. Alle Statuseintragsarten und -änderungen sind erlaubt.hinweis: Ist der Mitarbeiter als Team-Assistent zugeordnet, kann er auch die Anträge einsehen. Terminleisten verwalten - Der Mitarbeiter kann die Inhalte von Terminleisten bearbeiten und erfassen.

41 Programmeinstellungen und Administration 41 Web-Zugriff über Web-Access (Intranet) - Diese Option gilt nur, wenn Sie auch die Web-Basierte Lösung des UrlaubsManagers (Zusatzmodul) einsetzen. Jeder Mitarbeiter muss diese Berechtigung gesetzt haben, um auf das WebModul zugreifen zu können. Zugewiesene Abteilungsberechtigungen: Die Tabelle "Zugewiesene Abteilungsberechtigungen" im unteren Menübereich dient nur zur Information und zeigt an, welche übergeordneten Abteilungsberechtigungen bei dem ausgewählten Mitarbeiter zusätzlich zur Verfügung stehen. Sichtbarkeit Hier können Sie definieren, ob der Mitarbeiter in den Ansichten (Auswertungen, Abwesenheitsverwaltung) erscheint. Sichtbar: Der Mitarbeiter erscheint in allen Ansichten (Vorgabe) Ausgeblendet: Der Mitarbeiter erscheint nicht mehr in den Ansichten (nur noch in der Benutzerverwaltung). Wichtiger Hinweis: Sofern Sie die Benutzerberechtigung sowohl unter Abteilungsdaten also auch Benutzerdaten "Mitarbeiter - Darf ausgeblendete Benutzer sehen" durch einen gesetzten Haken aktiviert haben, erscheinen die "ausgeblendeten Mitarbeiter" für den jeweiligen Benutzer in der Hauptansicht "ausgegraut". Verlassen Sie das Kontextmenü mit der Schaltfläche.

42 Urlaubsdaten Wichtiger Hinweis: An dieser Stelle werden die Urlaubsdaten für künftige Jahre eines Mitarbeiters eingepflegt! Folgende Menüpunkte haben Sie an dieser Stelle zur Auswahl: Durch betätigen der Schaltfläche Neu erscheint das folgende Dialogfenster: Nach Eingabe des Jahres und bestätigen mit OK wird ein neuer Eintrag vorgenommen (siehe Bild oben). Dabei werden aus den Globalen Einstellungen die Daten des Jahresurlaubs übernommen.

43 Programmeinstellungen und Administration 43 Als nächstes erscheint folgende Eingabemaske, in dieser Sie die Urlaubsdaten für das neue Jahr eingeben können: Nach Speicherung der Eingaben werden alle Einträge in der Übersicht aufgelistet: Nach Auswahl eines gewünschten Jahres - durch einen Klick - können Sie mit der Schaltfläche Bearbeiten die Eintragungen modifizieren.

44 44 Die Schaltfläche Eintragsübersicht führt zu folgendem Fenster: - Reiter Beantragt: Übersicht und Auflistung der beantragten Urlaubseinträge mit jeweiligem Status Diese Liste kann auch durch das Anwählen der Schaltfläche "Alles drucken" in ein Microsoft Word-, Excel- oder in ein PDF-Format exportiert werden.

45 Programmeinstellungen und Administration 45 - Reiter "Alle Einträge": Hier werden alle Anträge gelistet unabhängig vom Status - Reiter Summen: Hier werden sowohl die Summen von Urlaubs- und Krankentage als auch die manuell eingepflegten Überstunden gelistet

46 46 - Reiter Überstunden: An dieser Stelle werden alle Überstunden abgebildet mit Detailinformationen - Reiter Jahresdaten: Unter diesem Reiter erhält man die Übersicht wie sich der aktuelle Jahresurlaubsanspruch zusammensetzt und ob es verfallene Urlaubstage gibt.

47 Programmeinstellungen und Administration 47 - Reiter Stellvertretung für: hier kann man ablesen, für wen und in welchem Zeitraum der Mitarbeiter eine Stellvertretung übernehmen muss. - Reiter Vertreten von: an dieser Stelle kann man den Stellvertreter des Mitarbeiters bei seiner Abwesenheit einsehen Alle zuvor dargestellten Ansichten können jeweils mit folgenden Optionen gedruckt werden.

48 48 Die Schaltfläche "Jahresbericht drucken": Hier können Sie das gewünschte Kalenderjahr unter Einstellung folgender Druckoptionen für den Jahresdruck auswählen: Bestätigen Sie die Eingaben mit der OK-Schaltfläche, um eine Druckvorschau zu erzeugen: Nach zufriedenstellender Prüfung der Ansicht können Sie bei Bedarf den Druck mit der Schaltfläche Drucken auslösen.

49 Programmeinstellungen und Administration 49 Im rechten unteren Bereich sehen sie die Überstunden in der Summe abgebildet: Über die Schaltfläche Details können Sie sich mehr Informtionen bzgl. der Überstunden anzeigen lassen:

50 50 Unter folgendem Reiter werden die über die Hauptkalendereinsicht eingepflegten Überstunden angezeigt: Im nächsten Reiter werden die über die Hauptkalendereinsicht eingepflegten genommenen Überstunden angezeigt: Hier werden die manuell eingepflegten Überstunden aufgelistet:

51 Programmeinstellungen und Administration 51 Memo Unter dem Reiter Memo erscheint folgendes Fenster, indem Sie weitere Informationen eines Mitarbeiters hinterlegen können, die Sie in der Hauptansicht unter der Rubrik Mitarbeiterinformation im Feld Zusatzinfo (s. Abb. u.) für die Öffentlichkeit sichtbar machen können. Wichtiger Hinweis: Achten Sie bei der Eingabe von Informationen darauf, dass Sie die unter der Schaltfläche "Beispiel einfügen" vorgegebene Syntax" einhalten!

52 An-/Abwesenheitskategorien Unter dem Menüpunkt vornehmen. können Sie die Vorgaben für die An- und Abwesenheiten Es erscheint folgendes Fenster:

53 2.5.1 Programmeinstellungen und Administration 53 An-/Abwesenheitsklassen definieren Im folgenden Bereich können Sie neue An- und Abwesenheitskategorien bzw. -klassen definieren: Mit der Schaltfläche aktivieren Sie den unteren Bereich An-/Abwesenheitseinstellungen des Menüs. Hier können Sie Ihre gewünschten An- bzw. Abwesenheitsklassen (Kategorien) im folgenden Abschnitte definieren (Name und Kürzel): Bezeichnung Name/Bezeichnung der Abwesenheit Kürzel Kurzname des Eintrages. Wenn der Platz in der Kalenderanzeige oder im Ausdruck für die Bezeichnung nicht ausreicht, wird stattdessen das Kürzel dargestellt. Durch Anwählen des entsprechenden Eintrages und Wählen der Schaltfläche Ändern können Sie die Eigenschaften dieses Eintrages modifizieren. Zwei wichtige Kategorien (Klassen), die unbedingt definiert werden müssen, wenn Sie mit dem UrlaubsManager die Überstunden eines Mitarbeiters im System verwalten möchten sind: An-/Abwesenheitseinstellungen Sie können Ihre An- und Abwesenheits-Klassen mit den folgenden weiteren Einstellungen und Optionen präziser definieren:

54 54 Rubrik Klasse: Benutzerdefinierte An-/Abwesenheit Die "normale" Eintragsart. Der Jahresurlaub wird nicht berücksichtigt. Abwesenheit mit Urlaubsabzug Bei diesen Einträgen wird im Genehmigungsfall Jahresurlaub abgezogen. Krankheitseintrag Handelt es sich um einen Krankheitseintrag oder nicht? Aus datenschutzrechtlichen Gründen kann es sein, dass bestimmte Mitarbeiter diese Eintragsart nicht sehen dürfen. Urlaubssperre Es handelt sich um eine Urlaubssperre, d.h. Einträge dürfen damit kollidieren - es erscheint eine Warnung, wenn innerhalb dieses Eintrages ein Urlaubsantrag vorliegt. An/Abwesenheit mit Urlaubsmodifikator Dies ist eine spezielle Eintragsart mit der Möglichkeit Jahresurlaubswerte von Mitarbeitern zu modifizieren. Sie können eine Regel definieren, auf welche Art und Weise dies geschehen soll, z.b. an jedem freien Tag während des Eintrages wird ein Urlaubstag gutgeschrieben. Überstunden geleistet (-gutschrift) Hier können Sie eine An-/Abwesenheit für Überstundengutschriften definieren. Diese kann wie jede An/Abwesenheit im Kalender eingetragen werden. Hinweis: Der Eintrag wird nur dann dem Überstundenkonto gutgeschrieben, wenn dieser genehmigt wurde. Überstunden genommen (-abzug) Hier können Sie eine An-/Abwesenheitf für Überstundenabzug definieren. Durch einen Eintrag im Kalender können hierdurch die vorhandenen Überstunden genommen werden. Diese kann wie jede An-/Abwesenheit im Kalender eingetragen werden. Hinweis: Der Eintrag wird nur dann dem Überstundenkonto abgezogen, wenn dieser genehmigt wurde!

55 Programmeinstellungen und Administration 55 Rubrik Zusatzoptionen: Abwesenheit / Anwesenheit Handelt es sich um eine Anwesenheit oder um eine Abwesenheit? Aktiviert Ist der Eintrag aktiviert, erscheint er in der Abwesenheitsverwaltung auf der rechten Seite und auch im Antragsformular. Planphase im Antragsmodus Wenn der Mitarbeiter nur einen Antragstermin vorschlagen möchte, den eigentlichen Termin aber noch nicht sicher festlegen kann, besteht die Möglichkeit im Antrag zu hinterlegen, dass der Termin sich noch verändern kann. Der Abteilungsleiter bekommt erst dann die Information über den Antrag, wenn die Planphase vom Mitarbeiter abgeschlossen wurde. Der Antrag wird in der Abwesenheitsverwaltung mit einem Ampelsymbol dargestellt, solange er sich noch in der Planphase befindet. Mehrfachzustimmungen Der Eintrag soll, genau wie Urlaub mit Mehrfachgenehmigungen, genehmigt werden, wenn beim Mitarbeiter mehr als eine Zustimmung hinterlegt ist. Vollzugriff für Team-Assistenten Ist dieses Feld aktiviert. Hat der Team-Assistent Vollzugriff auf diese Art von Einträge. Ändern, stornieren, genehmigen oder ablehnen ist nun möglich. Z.B. für Dienstreisen. benachrichtigung Hinweis: Sollen diesen Eintrag betreffende s versendet werden? Erst bei Aktivierung dieses Feldes bestätigen Sie -Benachrichtigungen im Zusammenhang mit der an dieser Stelle betreffenden An-/Abwesenheitsklasse.

56 56 Kollisionserkennung An dieser Stelle legen Sie fest, ob bei einer Kollision eine Warnung, oder eine Kritisch-Meldung oder gar keine Nachricht erfolgen soll. Benutzerdefinierte Felder Hier können Sie eigene Zusatzfelder für diese Eintragsart definieren, z.b. bei Schulungen Zusatzinformationen wie Schulungsort, Transportmethode, Teilnehmer etc. Unter der Schaltfläche Hinzufügen stehen Ihnen 3 verschiedene Feldtypen zur Verfügung: Menübereich Syntaxüberprüfung: Text Einfaches Textfeld - alphanumerisch. Numerisch Es werden nur Zahlenwerte angenommen.

57 Programmeinstellungen und Administration 57 Nur Listenfelder zulassen Es können nur Werte aus der Tabelle Vorgaben Listenwerte ausgewählt werden. Menübereich Vorgaben Listenwerte: Die angegebenen Werte, welche in dieser Liste eingetragen sind, können später bei dem Eintrag als Vorgabe ausgewählt werden. Im Falle der Syntaxüberprüfung Nur Listenwerte zulassen muss exakt einer der Werte in der Liste ausgewählt werden. Menüfeld Bezeichnung Anzeigename des Feldes Menüfeld Beschreibung Ausführliche Beschreibung des Feldes Des Weiteren können Sie noch durch einen Haken setzen bestimmen, ob es sich um ein Pflichtfeld handelt. Schliessen Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche ab. Zudem können Sie jede An- /Abwesenheitsklasse mit einer Farbe hervorheben: Wenn Sie mit einem MS Exchange Server verbunden sind, können sie hier die folgende Einstellungen vornehmen: Soll ein MS Exchange Kalendereintrag vorgenommen werden (Ja/Nein)? Soll eine Out Of Office- versendet werden?

58 58 Urlaubsmodifikator (UM 4 Zusatzmodul) Hier erfolgt eine spezielle Eintragsart mit der Möglichkeit Jahresurlaubswerte von Mitarbeitern zu modifizieren. Sie können eine Regel definieren, auf welche Art und Weise dies geschehen soll, z.b. an jedem freien Tag während des Eintrages wird ein Urlaubstag gutgeschrieben. Schließen Sie Ihre Einstellungen mit 2.6 ab. Projektverwaltung Dieser Menüpunkt bietet Ihnen die Möglichkeit Projekte im An- und Abwesenheitskalender zu berücksichtigen und die Zeiträume von Projekten, in denen Mitarbeiter involviert sind, im An- und Abwesenheitskalender mit einer farblichen Kennzeichnung zu hinterlegen und ggf. Warnnachrichten zu versenden, falls ein Projektangehöriger Mitarbeiter innerhalb eines Projektzeitraumes einen Abwesenheitsantrag stellt.

59 Durch Anwählen der Schaltfläche hinzufügen bzw. mit der Schaltfläche Programmeinstellungen und Administration können Sie neue Projekte erstellen und z. B. ein abgeschlossenes Projekt löschen. Im oberen Bereich des Menüs werden alle vorhandenen Projekte aufgelistet. 59

60 60 Im unteren Menübereich können Sie den Projektnamen, den Projektleiter und den Zeitraum sowie die Farben mit denen das Projekt in der Abwesenheitsverwaltung dargestellt wird festlegen: Über den unteren rechten Bereich Mitglieder können Sie die Mitarbeiter verwalten, die an diesem Projekt beteiligt sind. Sie können über die Schaltflächen weitere Mitarbeiter als Projektmitglieder zu Ihrem ausgewählten Projekt hinzufügen bzw. löschen. Speichern Sie mit Ihre vorgenommenen Änderungen mit der Schaltfläche. Haben Sie Ihre Eingaben gespeichert, ist das neue Projekt innerhalb der Abwesenheitsverwaltung zu sehen. Wird während des Projekt-Zeitraumes von einem an diesem Projekt beteiligten Mitarbeiter eine An-/Abwesenheit eingetragen, bekommt der genehmigende Mitarbeiter eine Information darüber.

61 2.7 Programmeinstellungen und Administration 61 Überstundenverwaltung Über den Menüpunkt gelangen Sie in die Überstundenverwaltung. Hier können Sie die geleisteten und genommenen Überstunden inklusive der kumulierten Jahreswerte der Mitarbeiter einsehen. Rubrik Mitarbeiter Hier können Sie bestimmen, für welche Mitarbeiter selektiert werden sollen. Dies ist z.b. der Fall, wenn Sie nur für bestimmte Mitarbeiter einer Abteilung eine Auswahl erstellen möchten und nicht für die gesamte Abteilung. Tipp: Wollen Sie sich alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens anzeigen lassen, klicken Sie auf den Firmennamen im Firmenorganigramm.

62 62 Unter der Rubrik Jahresübersicht wird die Überstundenbilanz des ausgewählten Mitarbeiters angezeigt: Unter den Bereichen Überstunden geleistet und genommen können Sie mit den hier zur Verfügung stehenden Schaltflächen nachträglich Änderungen bzgl. der Überstunden vornehmen! Des Weiteren können Sie unter folgendem Menüpunkt manuell Überstunden einpflegen: Rubrik Berichte Bei Bedarf können Sie die Überstunden jedes einzelnen Mitarbeiters über einen von Ihnen vorgegebenen Zeitraum über folgendes Menü als Bericht ausdrucken:

63 2.8 Programmeinstellungen und Administration 63 Feiertageverwaltung Unter dem Menüpunkt stehen Ihnen alle Feiertage - von Deutschland, Österreich und der Schweiz zur Verfügung (separiert nach Bundesländer und Kantone). In diesem Menü haben Sie die Möglichkeit vorhandene Feiertage unter der Rubrik Feiertage zu ändern bzw. zu löschen, aber auch neue von Ihnen definierte Tage über die Neu-Schaltfläche hinzuzufügen bzw. über die Schaltfläche zu importieren. Des Weiteren können Sie die Feiertage auch unter den Rubriken Feiertage bearbeiten und Turnus gemäß der dort vorgebenen Optionen modifizieren. Eventuelle Urlaubsabzüge zu den jeweiligen Feiertagen regeln Sie über den Bereich Urlaubsabzug regeln. Speichern Sie Ihre Änderungen abschließend mit der Schaltfläche 2.9. Programm-Anmeldungseinstellungen Unter dem Menüpunkt legen Sie Ihre gewünschte Anmeldemethode fest:

64 64 In diesem Fenster können sie auch mit folgender Schalftfläche das Administrator Passwort ändern : 2.10 Datenbankoptionen Unter dem Menüpunkt können Sie eine Datensicherung durchführen und die Verbindung zwischen UrlaubsManager Datenbank und dem Klienten-PC testen Datensicherung Wenn Sie eine Datensicherung durchführen möchten, betätigen Sie bitte die Schaltfläche Datensicherung:

65 Programmeinstellungen und Administration 65 Im weiteren Verlauf folgen Sie bitte den Anweisungen: Wenn die Datensicherung erfolgreich war erscheint folgendes Informationsfenster: In diesem Informationsfeld erfahren Sie unter welchem Verzeichnispfad das Programm eine Datensicherungsdatei (*.bak) abgelegt hat. Beenden Sie die Datensicherung mit der OK-Schaltfläche.

66 Datenbankverbindung testen Um die Verbindung zwischen Ihrem PC und der Datenbank zu testen, wählen Sie bitte zunächst die Schaltfläche Datenbankverbindung an: Benutzen Sie bitte im darauf folgenden Programm-Assistenten die Schaltfläche Verbindung testen, um sich mit der Datenbank zu verbinden: Bei erfolgreicher Verbindung erscheint folgende Nachricht: Beenden Sie den Test mit der Schaltfläche.

67 Programmeinstellungen und Administration Datensicherung einspielen Die Rücksicherung Ihrer Daten erfolgt über das Programm Microsoft SQL Server Management Studio, das Sie sich kostenfrei von der Microsoft Homepage im Download Center Bereich herunterladen können. Mit diesem Programm melden Sie sich am Datenbankserver wie folgt an (s. Abb. u.): 1. Mit einem rechten Mausklick auf Datenbanken können Sie eine "Datenbank wiederherstellen". 2. Im sich daraufhin öffnenden Wiederherstellungsfenster können Sie unter der Rubrik Quelle zur Wiederherstellung => von Medium die gewünschte Sicherungsdatei (*.bak), die standardmäßig bei einer UrlabusManager Datensicherung (s. vorheriges Kapitel) automatisch unter C:\Program Files (x86)\microsoft SQL Server\MSSQL.1\MSSQL\Backup (oder ggf. einen anderen von Ihnen gewählten Verzeichnispfad) abgelegt wird, anwählen. 3. Daraufhin wird im unteren Bereich dieses Fensters das Medium angezeigt, dessen ' Wiederherstellen' durch einen gesetzen Haken aktiviert wird. 4. Schließlich wird die Zieldatenbank ausgewählt. Bitte an dieser Stelle den von Ihnen vergebenen Namen für die Microsoft SQL Datenbank aus der Auswahlliste auswählen und abschliessend auf die Schaltfläche OK klicken, um die Wiederherstellung anzustoßen.

68 Lizenzverwaltung Den Menüpunkt Lizenzen Hauptmenü. erreichen Sie ebenfalls über den Punkt Administration im An dieser Stelle können Sie Ihre erworbenen Lizenzen des AddWare Urlaubsmanagers und der Zusatzmodule Personalstärke, Qualifikationen und Zusatzarbeitsleistungen, Web Modul und Reminder einsehen. Zudem erhalten Sie Informationen über den Lizenzstatus, z. B. können Sie einsehen wieviele Lizenzen aktiven und passiven Status besitzen und wieviele Lizenzen aktuell im Einsatz sind. Des Weiteren können Sie hier das Ablaufdatum Ihrer Lizenz ablesen. Mit der Schaltfläche Hinzufügen fügen Sie eine neue Linzenz hinzu. Bitte achten Sie bei der Eingabe auf die genaue Schreibweise (Groß- und Kleinschreibung). Mit der Schaltfläche Entfernen können Sie eine Lizenz aus der Datenbank entfernen. Dies kann nötig sein, wenn z.b. Jahreslizenzen verwendet werden welche bereits abgelaufen sind. Aktive / Passive Benutzer Im unteren Bereich des Fensters erhalten Sie Informationen über die aktuelle Lizenzverteilung hinsichtlich aktive und passive Benutzer:

69 Programmeinstellungen und Administration 69 Hinweis: Wenn Sie einem Benutzer aktive Zugriffsrechte erteilen möchten, müssen Sie dem Mitarbeiter unter Benutzerverwaltung > Benutzerdaten > Datenfelder ein Passwort mit einer der zur Verfügung stehenden Authentifizierungsmethoden vergeben: Passwort: Wenn Sie hier ein Passwort hinterlegen, wird dieses bei der nächsten Anmeldung des Mitarbeiters abgefragt. Der Mitarbeiter ist somit als aktiver Benutzer eingetragen. MS-Exchange: Durch setzen dieser Authentifizierungsmethode wird das MS-Exchange Konto gewählt, welches Sie in das leerstehende Feld eintragen. Der Mitarbeiter ist somit als aktiver Benutzer eingetragen. Windows-Benutzer: Hier können Sie dem Mitarbeiter ein Windowsbenutzer Account zuweisen. Sollte diese Authentifizierungsmethode gewählt werden, wird der Benutzer über seine Domainanmeldung wie beim Windows Start angemeldet. Um einen Windows-Benutzer Account zu wählen klicken Sie auf. Der Mitarbeiter ist somit als aktiver Benutzer eingetragen. Achtung: Wenn Sie keine dieser oben genannten Optionen gewählt haben, bleibt der angelegte Benutzer passiv!

70 70 3 Die Abwesenheitsverwaltung 3.1 Menüleiste Abwesenheitsverwaltung Mit einem Klick auf den Hauptmenüleistenreiter Abwesenheitsverwaltung erscheint die dazugehörige Menüleiste mit all ihren für die Abwesenheitsverwaltung notwendigen Menüpunkten. Die einzelnen Funktionen sind aufgabenbasiert in 3 Bereiche zusammengefasst: Meine Aktionen, Mitarbeiter und Drucken 3.2 Menügruppe "Meine Aktionen" Die Menügruppe "Meine Aktionen" der Hauptmenüleiste Abwesenheitsverwaltung stellt alle wichtigen Funktionen rund um die An- und Abwesenheitsantragstellung bereit: Einen "Antrag stellen" An- und Abwesenheitsanträge können Sie auf folgende unterschiedliche Weise erstellen: 1. den Hauptmenüpunkt in der Abwesenheitsverwaltung anwählen, oder 2. innerhalb der Hauptansicht einen Mitarbeiter selektieren und mit rechter Maustaste den Menüpunkt Neuer Eintrag anwählen, oder

71 Die Abwesenheitsverwaltung in der Hauptansicht den gewünschten Mitarbeiter auswählen und danach im Kalender den gewünschten Urlaubstag mit einem Doppelklick anwählen, um das "Neuer Eintrag"-Kontextmenü aufzurufen. Tipp: Wenn sie einen Abwesenheitszeitraum für mehrere zusammenhängede Tage für einen Antrag vorsehen, lassen Sie nach der Auswahl eines Mitarbeiters und nach einmal Anklicken des ersten Abwesenheitstages anschließend die linke Maustaste gedrückt und fahren im Kalender mit der Maus bis zu dem letzten gewünschten Abwesenheitszeitraumtag. Somit ist der gesamte Zeitraum im Kalender markiert und die Daten werden bereits in dem sich daraufhin öffnenden "Neuer Eintrag"-Kontextmenü übernommen. Es erscheint jeweils das folgende Fenster:

72 72 4. Möchten Sie auf einmal Einträge für mehrere gleichzeitig abwesende Mitarbeiter vornehmen, so fahren Sie bitte mit der gedrückt haltenden linken Maustaste über mehrere Mitarbeiterzeilen im Kalenderbereich hinweg. In diesem Fall werden alle in der Auswahl fallenden Mitarbeiter unter der Rubrik "Wer" im Eintrags-Fenster gelistet: Antragseingaben Folgende Eintragsinformationen können Sie in der Eintragsmaske festlegen bzw. entnehmen: Was Hier legen Sie die Art der An- oder Abwesenheit fest, z.b. Urlaub, Sonderurlaub, Dienstreise, Bereitschaft etc. Wer Hier können Sie auch eine Mitarbeiterauswahl für den An- oder Abwesenheitsantrag treffen. Drücken Sie auf die Schaltfläche Auswahl, um den gewünschten Mitarbeiter hinzuzufügen oder zu entfernen. Urlaubskonto Hier sehen Sie den gegebenenfalls noch aktuell verbleibenden Resturlaub des angewählten Mitarbeiters. Stellvertretung Ist bei dem gewählten Mitarbeiter in den Benutzerdaten im Register Informationen der Punkt Stellvertreter bei Antragstellung erforderlich auf Ja gesetzt, so werden Sie bei Antragsstellung aufgefordert einen Stellvertreter für den beantragenden Mitarbeiters über die Schaltfläche Auswahl zu wählen, sofern dies nicht schon voreingestellt wurde. Sie können an dieser Stelle aber auch einen von den Voreinstellungen abweichenden Stellvertreter wählen.

73 Die Abwesenheitsverwaltung 73 Klicken Sie nach Ihren getroffenen Eingaben auf Speichern, um den Antrag zu senden. Nach dem Speichern des Antrags wird der benannte Stellvertreter über die Stellvertreteranfrage benachrichtigt. Nach der Zustimmung des Stellvertreters wird der zuständige Abteilungsleiter über den Antrag per informiert und kann diesen bearbeiten. Lehnt der angefragte Stellvertreter ab, erhält der Antragsteller eine Benachrichtigung und kann eine neue Stellvertreteranfrage absenden. Alle beantragten, geplanten und abgespeicherten Anträge liegen nun unter der dem Bereich Aktuell oder Alle zur Genehmigung und Weiterbearbeitung gelistet bereit: Eine Stellvertretungsanfrage bearbeiten Der angefragte Stellvertreter (nur aktive Mitarbeiter) erhält eine Stellvertretungsanfrage über das interne Nachrichtensystem oder über MS Exchange/Outlook, - sofern er über ein entsprechendes Konto verfügt und - die wichtige Voraussetzung erfüllt ist, dass unter den Globalen Einstellungen > Benutzerrechte die Berechtigung "Stellvertreter muss genehmigen (wenn aktiv)" auf "Ja" gesetzt wurde. Innerhalb der Outlook Meldung hat der Stellvertreter nun die Möglichkeit die Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen. Nach Auswahl einer Stellvertreteranfrage aus dem Dialogfeld können Sie auch hier bestimmen, ob die Anfrage genehmigt oder abgelehnt wird. Der Absender der Anfrage erhält eine entsprechende Benachrichtigung. Status Haben Sie ausreichende Berechtigungen, so können Sie beim Eintragen von An- oder Abwesenheiten diese direkt auf genehmigt stellen. Ansonsten ist rechtevergabebedingt nur ein Geplant- oder Beantragt-Eintrag möglich. Tageszeit Hier stellen Sie ein, ob es sich bei der gewünschten An- oder Abwesenheit um einen Ganzen Tag, einen Vormittag oder einen Nachmittag handelt. Vormittage und Nachmittage werden als halbe Tage gezählt und entsprechend in der Abwesenheitsverwaltung dargestellt.

74 74 Beginn Tragen Sie hier das Anfangsdatum für die An- oder Abwesenheit ein. Ende Tragen sie hier das Enddatum für die An- oder Abwesenheit ein. Kommentar Die in diesem Feld hinterlegten Informationen (falls Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen) sind in der Abwesenheitsverwaltung (Kalender) per Tool Tip oder über rechte Maustaste auf den Urlaubszeitram unter Eigenschaften einzusehen Einen Antrag nachträglich ändern 1. Anträge nachträglich den Zeitraum betreffend verschieben Sie können bereits gestellte und noch nicht genehmigte An- und Abwesenheitsanträge komfortabel in der Jahreskalenderansicht - den Zeitraum betreffend - verschieben: 1. Wählen Sie zunächst in der Hauptansicht im Kalender mit der linken Maustaste den entsprechenden zu verschiebenden z. B. Urlaubstag oder einen Urlaubstag aus einem beantragten Urlaubszeitraum an und 2. verschieben Sie - gleichzeitig den ganzen Vorgang über die Strg-Taste auf Ihrer Tastatur gedrückt haltend - den farblich hinterlegten einzelnen Urlaubstag bzw. den ganzen Urlaubstageblock. Danach erscheint das "Neuer Eintrag"-Fenster mit dem neuen Zeitraum: Nach ggf. weiteren Modifikationen beendensie den neuen Eintrag mit der Schaltfläche. Hinweis: Diese Funktion ist nicht für bereits abgelehnte Anträge, Anträge für Halbtagsabwesenheit und Projekte verfügbar!

75 Die Abwesenheitsverwaltung Anträge nachträglich den Zeitraum betreffend erweitern Sie können bereits gestellte und schon genehmigte An- und Abwesenheitsanträge komfortabel in der Jahreskalenderansicht - den Zeitraum betreffend - erweitern: 1. Wählen Sie zunächst in der Hauptansicht im Kalender mit der linken Maustaste den entsprechenden ersten Urlaubstag an und 2. fahren Sie mit der linken gedrückt haltenden Maustaste bis zu dem neuen letzten Tag des gewünschten Urlaubszeitraums. Danach erscheint das "Neuer Eintrag"-Fenster: Nach Bedienung der Schaltfläche öffnet sich folgendes Informationsfenster mit dem Hinweis, dass bereits ein Eintrag in dem neu beantragten Zeitraum vorliegt:

76 76 Setzen Sie im unteren linken Bereich "kollidierende Einträge automatisch anpassen" einen Haken, wenn die Antragsänderung vorgenommen werden soll und bestätigen Sie die Änderung abschliessend mit der Ja-Schaltfläche.

77 3.2.4 Die Abwesenheitsverwaltung 77 Einen Antrag innerhalb eines bestehendes Antragszeitraums stellen Sie können darüber hinaus einen Antrag innerhalb eines bereits gestellten und genehmigten Anund Abwesenheitsantrags stellen, z. B. wenn ein Urlaubszeitraum durch einen dienstlichen wichtigen Termin oder durch Krankentage unterbrochen werden muss. 1. Wählen Sie zunächst in der Hauptansicht im Kalender mit der linken Maustaste den entsprechenden Urlaubstag bzw. einen Urlaubstag aus einem beantragten Urlaubszeitraum an und 2. öffnen Sie mit der rechten Maustaste ein neues "Neuer Eintrag"-Fenster, indem sie nun den Unterbrechungsgrund unter der Rubrik Was (z.b.: Krank) hinterlegen können. Danach erscheint das "Neuer Eintrag"-Fenster: Sie erhalten nach Speicherung der zuvor erstellten Einträge im Antrag folgenden Kollisionshinweis: Setzen Sie im unteren linken Bereich "kollidierende Einträge automatisch anpassen" einen Haken, wenn eine Änderung vorgenommen werden soll und bestätigen Sie diese abschliessend mit der Ja-Schaltfläche.

78 Antragskonflikte Falls es hinsichtlich eines beantragten Abwesenheitszeitraumes auf Grund z. B. durch Projektüberschneidung oder Urlaubsüberschneidung von zwei voneinander bzgl. Stellvertretung abhängigen Personen zu einem Konflikt kommen sollte, z. B. wenn der Stellvertreter oder die zu stellvertretende Person bereits Urlaub beantragt hat, wird der Antragsteller mit folgender Warnung vom Programm über diesen Konflikt benachrichtigt. Trotz einer vorliegenden Konfliktsituation kann ein Antrag mit gestellt werden. Der Antragsteller erhält im Anschluß folgende Nachricht vom System:

79 Die Abwesenheitsverwaltung Bei Genehmigung wird folgende Nachricht dem Antragsteller mitgeteilt: 79

80 Das Eigenschaftsfenster eines An- /Abwesenheitsantrags Es bestehen folgende Möglichkeiten das Eigenschaftsfenster eines An-/Abwesenheitsantrags wie folgt zu öffnen: 1. einen Doppelklick auf den im Bereich 6 (Abwesenheitsanträge der Mitarbeiter) der Hauptansicht gelisteten Antrags ausführen, 2. oder mit rechtem Mausklick auf den im Bereich 6 (Abwesenheitsanträge der Mitarbeiter) der Hauptansicht gelisteten Antrags ausführen und in dem darauf folgenden Kontextmenü auf Eigenschaften gehen, 3. oder einfach mit rechtem Mausklick auf den gewünschten An- bzw. Abwesenheitszeitraum des Mitarbeiters in der Kalenderübersicht das Kontextmenü aufrufen und Eigenschaften auswählen: Folgende Informationen (s. u. Reiter Informationen) stellt das Antragseigenschaften-Fenster zur Verfügung: Unter dem Reiter Nachrichtenverlauf hat man die Möglichkeit einzusehen, wann und von wem die Meldung versandt und ob sie vom Empfänger gelesen wurde.

81 Die Abwesenheitsverwaltung 81 Sie haben auch mit der jeweiligen Druckoption die Möglichkeit einen Ausdruck aller Daten vorzunehmen, um bei Bedarf eine Vorlage z. B. dem Genehmigungsberechtigten zur Unterschrift vorzulegen. Unter dem Reiter Sonstiges kann an dieser Stelle noch einmal eine Änderung bezüglich der Stellvertretung vorgenommen werden. Beenden Sie Ihre Eingaben mit.

82 Einen Serieneintrag stellen Bezüglich wiederkehrenden Abwesenheitsereignissen, z.b. gegeben durch fixe Berufsschultage bei Auszubildenden, kann ein Serieneintrag über die Schaltflächenabfolge Abwesenheitsverwaltung > Antrag stellen > Serieneinträge erstellt werden. Es öffnet sich folgendes Fenster:

83 Die Abwesenheitsverwaltung 83 Sie können in diesem Kontextmenü folgende Eintragungen vornehmen: Serienmuster Wählen Sie zunächst das Serienmuster zwischen täglichem, wöchentlichem und monatlichem Serieneintrag aus. Seriendauer Legen Sie im nächsten Schritt per Datum den Beginn so wie das Ende entweder ebenfalls per Datum oder wahlweise nach Eintragsanzahl der Serie fest. Darüber hinaus können Sie die Tageszeit und die Dauer in Tagen festlegen. Optionen Hier können Sie verschiedene Optionen anwählen wie z. B. der Eintrag bei Kollisionen (ggf. bei sich überschneidenden Abwesenheiten), Benachrichtigungsmails, Stellvertretungen und Ausschlüsse verfahren soll. Serienvorschau: Nachdem Sie die Schaltfläche einer Vorschauansicht gezeigt aktiviert haben, wird Ihnen die aktuelle Serie in Beenden Sie die Prüfung Ihrer Eingaben mit der Schaltfläche.

84 Die Eintragsübersicht Nach Auswahl eines Mitarbeiters in der Hauptansicht und der anschließenden Aktivierung des Menüpunkts öffnet sich folgende Eintragsübersicht: Sie erhalten unter dem Reiter Beantragt eine Übersicht der aktuell beantragten An- und Abwesenheiten des ausgewählten Mitarbeiters. Weitere Informationen sowie z. B. Übersicht aller bislang erfolgten Anträge erhalten Sie nach Anwahl des Reiters Alle Einträge.

85 Die Abwesenheitsverwaltung 85 Über den Reiter Summen erhalten Sie die bis dato aufgelaufenen Endsummen der einzelnen Anund Abwesenheitskategorien. Der Reiter Überstunden gibt Auskunft über die bereits geleisteten Überstunden, auf welche Art und vom wem sie im System erfasst wurden. Sie erlangen weitere Detail-Informationen hinsichtlich der Überstunden eines Mitarbeiters, wenn Sie in dieser Maske die Schaltfläche Details im unteren linken Bereich des Menüs anwählen.

86 86 In dem sich danach öffnenden Fenster können Sie Informationen in der Jahresübersicht, über die geleisteten und genommenen Überstunden und die manuellen Einträge ablesen. In jedem der sich in diesem Fenster befindlichen Reiter können Sie wie gewohnt mit Hilfe der entsprechenden Schaltflächen Modifikationen vornehmen:

87 Die Abwesenheitsverwaltung 87 Unter dem Reiter Manuelle Einträge können Sie außerdem noch weitere Überstunden mit der Schaltfläche einpflegen:

88 88 Speichern Sie abschließend Ihre Eingaben mit der Schaltfläche. Danach gelangen Sie wieder in das Eintragsübersichts-Fenster. Sie können sich die Abwesenheits-Jahressummen aufgelistetet in einer Übersicht unter dem Reiter Jahresdaten anzeigen lassen:

89 Die Abwesenheitsverwaltung 89 Unter den Reitern Stellvertretung für und Vertreten von können Sie die Stellvertreter und für welche Mitarbeiter der selektierte Mitarbeiter eine Stellvertretung übernemen wird inklusive der dazugehörigen Zeiträume einsehen.

90 Stellvertretungen Wann ein Mitarbeiter für eine Stellvertretung vorgesehen ist bzw. durch einen anderen Mitarbeiter vertreten wird, kann jederzeit wie folgt herausgefunden und ausgedruckt werden. Um die Liste der Stellvertretungen anzeigen zu lassen, haben aktive Mitarbeiter folgende Möglichkeiten: In der Abwesenheitsverwaltung über den Menüleistenpunkt sehen Sie die Stellvertretungen des derzeit angemeldeten und in der Hauptansicht angewählten Benutzers, oder in der Abwesenheitsverwaltung über den Mitarbeiternamen im Kalenderbereich: führen Sie in der Kalenderansicht einen rechten Mausklick auf den Mitarbeiternamen aus und klicken Sie im Kontextmenü auf den Eintrag Stellvertretungen: Hier können Sie - die Stellvertretung für einen Mitarbeiter oder - die Vertretung die der Mitarbeiter für einen anderen Mitarbeiter leistet einsehen. Um diese Informationen abrufen zu können, muss zuvor der betreffende Mitarbeiter in der Hauptansicht angewählt worden sein.

91 Die Abwesenheitsverwaltung 91 Im Dialogfenster Eintragsübersicht können über das Register "Stellvertretung für" die Stellvertretungen angezeigt werden, die der Mitarbeiter für andere übernimmt bzw. über das Register "Vertreten von" die Einträge, wann er selbst durch andere Mitarbeiter vertreten wird.

92 Nachrichten Über Abwesenheitsverwaltung > Nachrichten können Sie im folgenden Menü Nachrichten verfassen, beantworten, weiterleiten und verwalten, die in Form von s weiterverarbeitet werden, wenn Sie MS Outlook/Exchange im Einsatz haben. Im oberen Bereich dieser Maske steht Ihnen die Historie zum Postein- und Postausgang zur Verfügung. Im unteren Bereich des Menüs können Sie über die entsprechenden Schaltflächen neue Nachrichten verfassen, beantworten bzw. weiterleiten.

93 Die Abwesenheitsverwaltung Terminleisten Terminleisten unterstützen im Allgemeinen die Personalplanung, in dem Sie einen bestimmten Zeitraum sowie z. B. Ferientermine, Messezeiten, Schichtpläne, Urlaubssperrzeiten etc. in der Kalenderübersicht farblich kennzeichnen können. Die Terminleisten-Verwaltung wird über den Abwesenheisverwaltungs-Hauptmenüpunkt geöffnet: Im linken Teil des Fensters können Sie das Unternehmen oder eine einzelne Abteilung auswählen denen Sie neue Terminleisten in der Kalenderübersicht hinzufügen möchten. Hinweis: Sie können jeder Abteilung Terminleisten hinzufügen!

94 94 Im mittleren und rechten Teil des Fensters können Sie im nächsten Schritt Ihrer ausgewählten Abteilung beliebig viele Terminleisten mit den Pfeiltasten entfernen. hinzufügen oder auch wieder Um eine Terminleiste zu löschen, wählen Sie die entsprechende Terminleiste aus und führen die Löschung anschließend mit aus.

95 Die Abwesenheitsverwaltung Eigene Terminleisten erstellen Sie können über dieses Menü auch eigene Terminleisten erstellen, um z. B. Messezeiten, Schichtpläne etc. als Personalplanungshilfe zu hinterlegen Wählen Sie zunächst die Schaltfläche an und vergeben Sie im daraufhin erscheinenden Fenster einen geeigneten Namen (ggf. einen Oberbegriff, z. B. hier Messe) für Ihre neue Terminleiste. 95

96 96 Wenn Sie zu Ihrer zuvor erstellten Terminleiste eine neue Unterkategorie (z. B. Messe Frankfurt) mit einem bestimmten Termin hinzufügen möchten, wählen Sie bitte die Schaltfläche Neu und es öffnet sich folgendes Fenster: Geben Sie in diesem Fenster neben einer geeigneten Bezeichnung auch den entsprechenden Zeitraum ein. Wichtiger Hinweis: Jede neu erstellte Terminleiste muss mit werden, sonst gehen alle Einträge verloren! gesichert Beispiel: Abschließend speichern Sie Ihre Einträge mit der Schaltfläche.

97 Die Abwesenheitsverwaltung 97 Die neue Terminleiste wird nach Hinzufügung der entsprechenden Abteilung in der Kalenderübersicht wie folgt dargestellt: Nachträglich können Sie bereits vorhandenen Terminleisten mit der Schaltfläche modifizieren. Ihnen stehen hierbei dieselben Modifikationsmöglichkeiten zur Verfügung wie bereits in den zuvor unter genannten Schritten genauer erläutert wurden. Über die Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit bereits bestehende Terminleisten aus einer älteren UrlaubsManager Version zu importieren. Mit der Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit neue Ferientermine herunterzuladen. Hinweis: Beachten Sie bitte auch die Informationen im unteren linken Bereich auf der Statusleiste auf der UrlaubsManager Benutzeroberfläche, wenn neue Terminleisten zum Download zur Verfügung stehen!

98 98 Folgendes Fenster erscheint für Sie zur Terminleistenauswahl: Nach Auswahl und Betätigung der Schaltfläche Installieren werden Ihre neuen Terminleisten im folgenden Fenster angezeigt: Bestätigen Sie Ihre Eingaben abschließend mit.

99 3.3 Die Abwesenheitsverwaltung 99 Menügruppe Mitarbeiter Die "Mitarbeiter" Menügruppe der Hauptmenüleiste Abwesenheitsverwaltung hält Funktionen wie weiter unten beschrieben bereit: Mitarbeiter ein- und ausblenden: Mit dem Menüpunkt steuern Sie, welche Mitarbeiter im An- und Abwesenheitskalender ein- bzw. ausgeblendet werden sollen. Durch das Anhaken eines oder mehrerer Mitarbeiter(s) können Sie diese(n) in der Hauptansicht hinzufügen oder entfernen (via Pfeil-Tasten) Beenden Sie ihre Einstellungen mit. Wichtiger Hinweis: Sofern Sie die Benutzerberechtigung sowohl unter Abteilungsdaten also auch Benutzerdaten "Mitarbeiter - Darf ausgeblendete Benutzer sehen" durch einen gesetzten Haken aktiviert haben, erscheinen die "ausgeblendeten Mitarbeiter" für den jeweiligen Benutzer in der Hauptansicht "ausgegraut".

100 100 Mitarbeiter suchen: Wenn Sie eine große Anzahl von Mitarbeitern aufweisen, besteht die Möglichkeit Mitarbeiter schnell über die Suchfunktion im folgenden Feld anzeigen zu lassen: Tragen Sie den Namen des gesuchten Mitarbeiters in das Feld links neben dem ein. Bestätigen Sie anschließend mit einem linken Mausklick auf. Es wird Ihnen nun der gesuchte Mitarbeiter in der Hauptansicht angezeigt.

101 3.4 Die Abwesenheitsverwaltung 101 Menügruppe Drucken Die Menügruppe "Drucken" der Hauptmenüleiste Abwesenheitsverwaltung hält alle Funktionen für das Ausdrucken von Monats-, Jahres- und weiteren Berichten vor: Berichte drucken Sie haben im UrlaubsManager die Möglichkeit diverse Berichtstypen zu drucken. Wenn Sie spezielle Berichte drucken möchten, wählen Sie bitte den Menüpunkt an. Wählen Sie aus der Auflistung den gewünschten Berichtstyp (Detailbericht, Urlaubsübersicht, Mitarbeiterliste, Überstunden, Geburtstagsliste etc.) aus und bestätigen die Auswahl anschließend mit der Schaltfläche. Wichtiger Hinweis: Die Erstellung eines Krankheitstage-Diagramms (s. folgende Abb.) setzt eine

102 102 MS Excel-Installation an Ihrem PC voraus! Beispiel: Krankheitstage-Diagramm mehrerer Mitarbeiter Nach Auswahl eines Berichtstyps aus der oben dargestellten Liste gelangen Sie automatisch in den Reiter Optionen: Hier können Sie nun die Mitarbeiter hinzufügen, die Sie gerne bei Ihrer Berichtserstellung berücksichtigen möchten. Wenn Sie einen Haken bei Mitarbeiter hinzufügen setzen und eine Abteilung aus dem Dropdown-Menü auswählen, werden automatisch alle Mitarbeiter dieser Abteilung hinzugefügt. Tipp: Sie können die Namen und Organisationseinheiten alphabetisch

103 Die Abwesenheitsverwaltung 103 sortieren, indem Sie auf die Überschrift Name und/oder Abteilung klicken. Über die Schaltfläche den Bericht drucken möchten. können Sie generell Mitarbeiter hinzufügen von denen Sie gerne Mit der Schaltfläche können Sie Mitarbeiter wieder aus der Liste entfernen. Durch die Funktion mit der Funktion haben Sie die Möglichkeit ältere Listen zu importieren und können Sie neu erstellte Listen speichern. Lösen Sie den Druck mit der Schaltfläche aus. Es öffnet sich eine Druckvorschau, in der Sie noch einmal die Möglichkeit haben den Bericht vorab einzusehen. An dieser Stelle können Sie den Bericht noch einmal speichern bzw. in ein Word-, Excel-, PDF-Format exportieren. Führen Sie den Druck abschließend mit der Schaltfläche aus.

104 Monatsberichte drucken Im Menüpunkt stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Auswahl zur Verfügung. Diese sind durch Anhaken hinzu zu nehmen oder zu entfernen. Jede Option die angehakt wurde bekommt in dem späteren Bericht ihre eigene Spalte. Neben der Optionsauswahl können noch folgende Einträge vorgenommen werden: Titel: Sie können dem Monatsbericht einen Namen geben. Ansicht: Wählen Sie den gewünschten Monat, das Jahr sowie die Terminleiste per Pulldown-Menü aus. Monate pro Seite: Entscheidet darüber wie viel Monate auf einer Seite dargestellt werden sollen. In der Mitarbeiter-Rubrik stehen Ihnen die gleichen Optionen - wie bereits unter Punkt Berichte drucken beschrieben - zur Hinzufügung von Mitarbeitern zur Verfügung.

105 Die Abwesenheitsverwaltung Bestätigen Sie anschließend mit der Schaltfläche 105. Es öffnet sich zunächst eine Druckvorschau: Falls Sie mehrere Monate für die Druckausgabe angegeben haben und Sie diese nicht auf einer Seite anzeigen lassen möchten, können Sie mit hin- und herwechseln. zwischen den Monatsberichten Lösen Sie den Druck nach der Vorschauprüfung noch einmal mit aus. Jahresberichte drucken Es besteht die Möglichkeit über den Menüpunkt Jahresausdrucke zu erzeugen. Hierbei vergeben Sie zunächst im folgenden Fenster eine Überschrift für den Jahresreport und wählen das gewünschte Jahr aus welches Sie gerne drucken möchten.

106 106 Unter dem Menübereich Druckoptionen haben Sie eine Reihe von Auswahlmöglichkeiten (Krankheitseinträge, Historie etc.), die durch An-/Abhaken aktiviert/deaktiviert werden. Über die Schaltfläche wird zunächst eine Druckvorschau aufgerufen. Abschließend führen Sie den Druck des Jahresberichtes mit Betätigung der Schaltfläche aus.

107 Die Abwesenheitsverwaltung 4 Hilfe, Support, Programm Versionen 4.1 Menüleiste Hilfe 107 Wenn Sie bezüglich der UrlaubsManager Bedienung Hilfe, Support oder weitere Informationen hinsichtlich Programm-Updates oder Datenbankinformationen benötigten, wählen sie bitte in der Hauptmenüleiste den Menüpunkt 4.2 an. Support Unter der Menügruppe Support haben Sie die Auswahl 1. entweder Ihre Fragen direkt per an support@addware.de zu adressieren, oder 2. auf der AddWare Website - sich dort mit Fragen an das für Informationsaustausch vorgesehene Forum ( zu wenden, oder - sich im Downloadbereich, das zur Verfügung stehende UrlaubsManager 4 Handbuch herunterzuladen.

108 Programm Versionen und Updates Sie erhalten Informationen über Ihre aktuell verwendete UrlaubsManager Version, wenn Sie die Hauptmenüschaltfläche anwählen: Wenn Sie in Erfahrung bringen möchten, ob eventuell ein neues Update zur Verfügung steht, betätigen Sie bitte die Schaltfläche. Falls Sie die aktuelle Version bereits installiert haben sollten, erhalten Sie folgende Nachricht: Sobald eine neue Version verfügbar ist, erhalten Sie folgende Information:

109 Hilfe, Support, Programm Versionen 109 Wenn Sie automatisch über UrlaubsManager Software-Updates informiert werden möchten, setzen Sie bitte unter Administration/Einstellungen > Meine Einstellungen > Weitere Optionen den Automatische Updates Bereich aktiv durch die Schaltflächenbetätigungen An > übernehmen > OK: Damit erhalten Sie zukünftig bei jedem neuen Update gleich beim Programmstart folgende Nachricht: Zur Installation melden Sie sich zunächst als Administrator mit Ihrem Administrator-Kennwort an und führen anschließend mit Betätigung der Schaltfläche aus: die Update-Installation Nach der Installation können Sie den UrlaubsManager wieder wie gewohnt starten.