Marty Parker, Gesellschafter, UniComm Consulting, LLC Don Van Doren, Gesellschafter, UniComm Consulting, LLC

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1 Einsparungen bei Kosten und Ressourcen durch Unified Communications Unified Communications als proaktive Reaktion auf ein raues wirtschaftliches Umfeld: mit Microsoft UC Lösungen richtig auf kritische Unternehmensaspekte reagieren Marty Parker, Gesellschafter, UniComm Consulting, LLC Don Van Doren, Gesellschafter, UniComm Consulting, LLC Aktualisiert im August 2009

2 ii Einsparungen bei Kosten und Ressourcen durch Unified Communications Zusammenfassung Unternehmen sind immer bemüht, Kosten zu senken und die Ressourcennutzung zu optimieren. Im derzeitigen wirtschaftlichen Klima ist der Druck höher als je zuvor. In diesem Dokument wollen wir Ihnen zeigen, wie durch den Einsatz von Microsoft Unified Communications im Geschäfts und IT Betrieb Einsparmöglichkeiten von mehr als US Dollar pro Jahr je Mitarbeiter erreicht werden können. Unified Communications (UC) sind ein neuer Ansatz für Kommunikationsmethoden und lösungen, der signifikante neue Möglichkeiten eröffnet, sofort und nachhaltig Einsparungen bei Kosten und Ressourcen zu erreichen. In der Vergangenheit wurden kommunikationsbasierte Geschäftsaktivitäten vorwiegend manuell erledigt. Sie waren anfällig für Verzögerungen und stellten häufig provisorische Lösungen dar. Mit UC können diese Kommunikationsschritte jetzt optimiert und durch Software unterstützt werden, um Kosten zu reduzieren und gleichzeitig bessere Ergebnisse zu erzielen. In diesem Dokument werden Einsparmöglichkeiten und Maßnahmen für drei allgemeine Kategorien von Vorteilen benannt: Reduzieren der unmittelbaren Kosten für Kommunikationsdienste (zum Beispiel Telefonrechnungen, Festnetz und mobil) sowie für gehostete Audio und Videokonferenzen und der damit verbundenen Aufwendungen für Geschäftsreisen und Büroeinrichtungen. Die möglichen jährlichen Einsparungen reichen von 2,6 Millionen US Dollar bis zu über 8 Millionen US Dollar pro Mitarbeitern Zusammenfassen der Kommunikationsinfrastruktur und damit eine Senkung der Betriebskosten, indem mehrere unterschiedliche und dezentrale alte Produkte durch die integrierten Funktionen der neuen UC Lösung ersetzt werden. Die möglichen jährlichen Einsparungen liegen bei 0,9 Millionen US DOLLAR pro Mitarbeitern. Nutzen des Humankapitals durch Fördern von individueller Produktivität, Arbeitsgruppen und Zusammenarbeit sowie Handhabung unvorhergesehener Risiken durch professionelle Unternehmensführung und sichere Kommunikationswege. Die möglichen jährlichen Gesamteinsparungen liegen bei über 2 Millionen US Dollar pro Mitarbeitern

3 iii Einsparungen bei Kosten und Ressourcen durch Unified Communications Die in diesem Dokument aufgeführten Einsparmöglichkeiten können sich bereits in sechs bis neun Monaten auszahlen, also innerhalb der Laufzeit eines Jahresbudgets. Viele der Maßnahmen rechnen sich bereits nach weniger als sechs Monaten, sofern sie auf Bereiche mit hohem Einsparpotenzial angewendet werden. Es werden Richtlinien zur Berechnung der Einsparungen zur Verfügung gestellt und durch Verweise auf Fallstudien gestützt. Alle Einsparmöglichkeiten durch UC werden zunächst allgemein definiert. Anschließend folgen empfohlene Maßnahmen mit den Produkten der Microsoft UC Lösung und in einigen Fällen auch mit Zusatzlösungen für die Sicherheitsverwaltung: Microsoft Exchange Server 2007 oder Exchange Server 2010 für E Mail, Voic , Kalender und Kontakte Microsoft Office Communications Server 2007 R2 für VoIP (Voice over IP), Konferenzen (Audio, Video und Web), Sofortnachrichten und Anwesenheit Microsoft Forefront für integrierten Schutz in Bezug auf Systemzugriff und Datensicherheit Microsoft System Center für die Systemverwaltung

4 Inhalt Zusammenfassung... ii Wirtschaftliche Entwicklung im Jahr 2009 und Bedeutung für die Zukunft... 1 Grundlegendes zu Unified Communications... 2 Microsoft Unified Communications Lösungen... 3 Einsparpotenzial bei Kosten und Ressourcen mit UC Lösungen... 3 Reduzieren der Ausgaben... 4 Möglichkeit: Reduzieren von Reisespesen... 4 Möglichkeit: Reduzieren der Gebühren für Konferenzdienste... 5 Möglichkeit: Reduzieren der Gebühren für Festnetz und Mobiltelefone... 7 Möglichkeit: Reduzieren der Kosten für Einrichtungen... 9 Optimieren der Kommunikationsinfrastruktur...10 Möglichkeit: Zusammenführen der Kommunikationssysteme...10 Möglichkeit: Zusammenführen von Messagingsystemen und Optimieren der Infrastrukturverwaltung Möglichkeit: Zusammenfassen der UC Anwendungssoftwarepakete Möglichkeit: Optimieren von Softwarelizenzen Nutzen des Humankapitals und Managen von Risiken...18 Möglichkeit: Verbessern der Mitarbeitereffizienz...18 Möglichkeit: Optimieren von Arbeitsgruppen und Zusammenarbeitsprojekten Möglichkeit: Vereinfachen der Sicherheit und Verbessern des Schutzes Möglichkeit: Vereinfachen der Unternehmensleitung und Kompatibilität Zusammenfassung Anhang A: Zusammenführung eigenständiger Anwendungen Anhang B: über die Autoren... 30

5 1 Einsparungen bei Kosten und Ressourcen durch Unified Communications Wirtschaftliche Entwicklung im Jahr 2009 und Bedeutung für die Zukunft Die Verschlechterung der globalen wirtschaftlichen Bedingungen im letzten Jahr bringt gleichzeitig noch nie da gewesene Herausforderungen und Chancen für die IT und Branchenmanager von heute. Die Turbulenzen, die durch den Zusammenbruch des weltweiten Finanzsystems und die sich daraus ergebenden Unsicherheiten und geschäftlichen Auswirkungen ausgelöst wurden, führen dazu, dass bisherige Prioritäten vernachlässigt werden müssen, um auf neue Situationen zu reagieren. Das Geschäftsklima ist auch deshalb anspruchsvoller, weil Unternehmen in den letzten Jahren zunehmend global agiert haben. In einigen Fällen bedeutet dies, dass die Betriebsanlagen eines Unternehmens weltweit verteilt sind, um die kostengünstigsten Arbeitskräfte und Fertigungsanlagen zu nutzen. In anderen Fällen erweitern Unternehmen ihre Märkte weltweit durch die Nutzung des Internets und internationaler Geschäftschancen. Viele Unternehmen haben ihre Lieferketten und Partnerschaften auf der ganzen Welt ausgebaut. Die Fähigkeit, ein globales Geschäftssystem zu unterstützen, steht der immer wichtigeren Anforderung gegenüber, das Unternehmen vor Sicherheitsbedrohungen zu schützen und geschäftsentscheidende Unternehmensinformationen sicher zu verwahren. Diese Unsicherheiten und Herausforderungen können lähmend wirken, davon sollte man sich aber nicht beeinflussen lassen. Umsichtige Manager bedenken ihre Optionen sorgfältig und erarbeiten einen Aktionsplan, der den Stärken, der finanziellen Situation und dem Bedarf des Unternehmens entspricht. Dabei spielen die angebotenen Produkte und Dienstleistungen sowie die wahrscheinlichen Auswirkungen des Abschwungs auf Kunden und Mitbewerber eine Rolle. Für Branchenmanager bedeuten diese Bedingungen meist Anpassungen der Geschäftsprozesse, die vom Umfang der wirtschaftlichen Auswirkungen abhängen. Zweifellos wird auch Einsparmaßnahmen energisch nachgegangen, um Kosten zu senken und Finanzmittel für grundlegendere Prozessanpassungen freizusetzen. Für IT Manager liegt das Hauptaugenmerk zunächst vermutlich auf einer schnellen Senkung der Zuzahlungen für Waren und Dienste, die nach Volumen oder Mitarbeiteranzahl berechnet werden. Gleichzeitig werden die meisten IT Manager strukturelle Änderungen der Infrastruktur und Reduzierungen bei den operativen Supportkosten und beim Umfang der unterstützten Dienste anstreben, um langfristige und nachhaltige Einsparungen zu erzielen. In allen Unternehmen wird der Auftrag lauten, Kosten und Ausgaben zu reduzieren, um Geldmittel freizusetzen. Der wirtschaftliche Druck wird zu einer geringeren Personalbesetzung oder zur Reduzierung der Mitarbeiteranzahl führen. In vielen Fällen werden Projektausgaben oder Kapitalbindungen ohne kurzfristige Amortisation oder klaren strategischen Nutzen zurückgestellt oder gestrichen. Der Schwerpunkt dieses Dokuments liegt auf den Möglichkeiten für den Einsatz von UC Lösungen als Reaktion auf diese Kostensenkungsprobleme, die sich innerhalb der Laufzeit eines Jahresbudgets auszahlen.

6 2 Einsparungen bei Kosten und Ressourcen durch Unified Communications Grundlegendes zu Unified Communications Unified Communications (UC) bieten in dieser wirtschaftlichen Situation beträchtliche Möglichkeiten, da dadurch kurzfristig Kosten gesenkt werden können und die Ressourcennutzung langfristig effizienter gestaltet werden kann. Prinzipiell stellen UC die Konzentration mehrerer Kommunikationstechnologien in einer Lösung dar. Dadurch können bislang getrennte Systeme und Dienste zur Kostensenkung in einem effizienten Paket für die Text, Sprach und Videokommunikation zusammengefasst werden. Der Zugriff ist praktisch von überall über PCs, Smartphones und ähnliche Geräte möglich. Zu den Technologien gehören E Mail, SMS, Sofortnachrichten und Gruppenchat, Sprach und Videoanrufe und konferenzen, Verzeichnisse, Kalender und Aufgaben sowie verschiedene Zusammenstellungen dieser Funktionen in aufgabenspezifischen Anwendungen wie Mobilitätsanwendungen oder teamorientierten Arbeitsbereichen. In einer umfangreicheren Konfiguration können diese softwarebasierten UC Funktionen in die Geschäftsprozesse von Benutzern und Gruppen eingebunden werden, um bei kommunikationsintensiven Aktivitäten doppelte Arbeit, Ausschuss und Nacharbeit zu reduzieren. Die notwendigen Einstellungsstopps oder Mitarbeiterkürzungen können dann bewältigt werden, indem die Prozesseffizienz verbessert und arbeitsintensive Prozesse reduziert werden. Bei unmittelbaren Kostensenkungen durch UC stellt die Kommunikation fast immer einen beträchtlichen variablen Kostenfaktor dar, der mit der zunehmenden globalen Ausrichtung des Unternehmens ansteigt. Gebühren für Mobil und Festnetztelefone und Konferenzdienste, sonstige Gebühren, Kosten für Geschäftsreisen sowie Ausgaben für Besprechungen zählen zu den Kommunikationsausgaben, die mit dem effektiven Einsatz von UC Lösungen schnell reduziert werden können. Häufig ist es zudem möglich, beträchtliche Einsparungen zu erreichen, indem mehrere ältere Kommunikationssysteme in einer einzelnen, integrierten UC Plattform zusammengefasst werden. Diese beiden Kategorien von Einsparungen werden in diesem Dokument erläutert. Für Einsparungen bei Ressourcen kann die verbesserte Kommunikation über UC Lösungen die Effizienz von Geschäftsprozessen steigern. Bei kommunikationsbasierten Aufgaben wird so der Zeit und Arbeitsaufwand vermindert, und durch die Kommunikation verursachte Verzögerungen, doppelte Arbeit und Nacharbeit werden vermieden. Zwar dauert es bei diesen Prozessänderungen mitunter Monate oder ganze Quartale, bis die Vorteile realisiert werden. Sie führen aber normalerweise zu viel größeren Einsparungen, da sie den Unternehmensablauf und nicht nur die Infrastrukturkosten beeinflussen. Einzelheiten zu diesen Einsparmöglichkeiten bei Kosten und Ressourcen finden Sie in den folgenden Abschnitten.

7 3 Einsparungen bei Kosten und Ressourcen durch Unified Communications Microsoft Unified Communications Lösungen Mit den Microsoft UC Lösungen werden Funktionen für E Mail, Kalender, Sofortnachrichten, Voic , Audio, Video und Webkonferenzen sowie VoIP (Voice over Internet Protocol) und die Einbindung von Schnittstellen in andere Unternehmensanwendungen vereinheitlicht. Dadurch ergibt sich für Endbenutzer eine einzige Identität, die sie selbst und Kollegen ganz einfach zur Kommunikation über unterschiedliche Kommunikationsmodi hinweg nutzen können. Darüber hinaus können IT Experten so die Dienste für die Messaging und Telefonkommunikation effizient und kostengünstig in einer Infrastruktur verwalten. Diese Funktionen werden von Microsoft über Office Communications Server 2007 R2 (OCS 2007 R2) und Exchange Server 2007 oder Exchange Server 2010 bereitgestellt. Beide Anwendungen können vor Ort und als in einer Wolke gehostete Dienste zur Verfügung gestellt werden. Microsoft UC Lösungen stehen Benutzern über die vertraute Benutzeroberfläche von Microsoft Office Clients Office Outlook und Office Communicator zur Verfügung, dabei sind Versionen für PCs, Webbrowser und Smartphones möglich. Für diese UC Lösungen steht Ihnen technische Unterstützung über eine versierte Community aus Technologiepartnern, Systemintegratoren und Entwicklern zur Verfügung, die wohl als größte dieser Branche gelten kann. Weitere Informationen zu Microsoft UC Lösungen finden Sie unter Die folgenden Abschnitte analysieren das Einsparpotenzial bei Kosten und Ressourcen durch Unified Communications sowie die Möglichkeiten, die es für den Einsatz der Microsoft UC Lösungen gibt, um diese Einsparungen in Ihrem Unternehmen zu realisieren. Einsparpotenzial bei Kosten und Ressourcen mit UC Lösungen Basierend auf den zuvor beschriebenen Herausforderungen liegt der Schwerpunkt in diesem Dokument auf drei Hauptkategorien: Reduzieren der Ausgaben: Hierbei ist vor allem wichtig, die Kosten für Reisespesen, Konferenzdienste, Telefongebühren und Mobiltelefone und Ausgaben für Einrichtungen unmittelbar zu reduzieren Optimieren der Kommunikationsinfrastruktur: Es werden Empfehlungen zu kurzfristigen und nachhaltigen Kostensenkungen sowie zu Einsparungen beim IT Personal durch die Zusammenfassung und Außerbetriebnahme von alten oder redundanten Kommunikationsgeräten und anwendungen gegeben Nutzen des Humankapitals und Managen von Risiken: Das Hauptaugenmerk liegt auf Möglichkeiten zur Reduzierung kommunikationsbezogener Arbeiten als Reaktion auf einen sofortigen Personalabbau oder weniger Überstunden, Einstellungsstopps und Personalabgänge In jeder Kategorie gibt es mehrere Möglichkeiten, die in den folgenden Abschnitten beschrieben werden.

8 4 Einsparungen bei Kosten und Ressourcen durch Unified Communications Reduzieren der Ausgaben Der Schwerpunkt in diesem Bereich ist das Erzielen unmittelbarer oder kurzfristiger Kosteneinsparungen in vier Bereichen, die normalerweise beträchtliche variable Ausgaben bedeuten, darunter Geschäftsreisen, Konferenzdienste, Telefongebühren und Ausgaben für Einrichtungen. Einsparungen in diesen Bereichen können ziemlich kurzfristig, aber auch nachhaltig verwirklicht werden. Die UC Bereitstellungen zur Umsetzung dieser Einsparungen bieten zudem eine Plattform für die Nutzung von Humankapital, wie im dritten Abschnitt erläutert. Im Folgenden werden die vier wichtigsten Möglichkeiten dargestellt. Möglichkeit: Reduzieren von Reisespesen Einsparmöglichkeiten Reisespesen (vor Ort und an entfernten Standorten) gehören zu den offensichtlichsten Kategorien von Ausgaben und stellen eine wichtige UC gestützte Einsparmöglichkeit dar. Sie können sofort eine Reduzierung der aktuellen Ausgaben erreichen, indem Sie die Geschäftsreisen von Mitarbeitern einschränken. Mit UC ist dies ohne eine Störung der Effektivität des Unternehmens möglich. Audio, Web und Videokonferenzen stellen hierfür bewährte Lösungen dar. Durch die Ergänzung mit Aufzeichnungsoptionen und die Möglichkeit der Bereitstellung von Besprechungsinhalten in freigegebenen Arbeitsbereichen bleiben auch die Teammitglieder informiert, die an den Besprechungen nicht teilnehmen können. Die Ausweitung der Konferenzfunktionen auf Lieferkettenpartner und Kunden führt zudem zu noch größeren Einsparungen. Anwenden von Microsoft UC zur Realisierung von Einsparungen Microsoft Konferenzlösungen mit Live Meeting Konferenzen in OCS 2007 R2 oder als in einer Wolke gehostete Lösungen stellen hervorragende Instrumente zum Erreichen dieser Einsparungen dar. Live Meeting ist eine der führenden vereinheitlichten Konferenzlösungen, die einen vollständigen Satz von Sprach, Web und Videokonferenzfunktionen mit standortunabhängigem Zugriff über PC Clients, Webbrowser, mobile Geräte (mit OCS 2007 R2) und Besprechungsräume ermöglichen. Eine Live Meeting Gesprächsbeteiligung wird über VoIP Features von PCs oder über Telefonnetze von jedem Telefon oder Mobiltelefon unterstützt. Konferenzen in Besprechungsräumen profitieren von dem einzigartigen und hochgradig funktionalen Polycom CX5000 1, das eine Darstellung aller Teilnehmer mit Hervorhebung des aktuellen Sprechers bietet. Die OCS 2007 R2 Version von Live Meeting ermöglicht darüber hinaus die Einbindung von vorhandenen Audio und Videogeräten in Besprechungsräumen und von Teleanwesenheitssystemen, wenn es für diese Formate erforderlich ist. Live Meeting umfasst eine grundlegende und leicht bedienbare Unterstützung von Besprechungsaufzeichnungen, sodass die Besprechungsaktivität in einer OCS 2007 R2 Gruppenchatsitzung oder in SharePoint bereitgestellt werden kann. Lieferkettenpartner und Kunden können zu jeder Besprechung eingeladen werden (Sprache, Web oder Video). Ein sicherer Zugriff wird dabei über den Live Meeting Client oder den Webbrowser gewährt. Alle diese Features führen dazu, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen können, ohne dass Zeit und Geld für Geschäftsreisen aufgewendet werden müssen. 1

9 5 Einsparungen bei Kosten und Ressourcen durch Unified Communications Bewerten des Einsparpotenzials Die Einsparungen betreffen einen beträchtlichen Teil der aktuellen Reisespesen. Zudem können die Mitarbeiter weitreichender eingesetzt und Neueinstellungen vermieden werden, da die zuvor für Geschäftsreisen aufgewendete Zeit anderweitig genutzt werden kann. Die Amortisation kann innerhalb von 6 Monaten eintreten, wenn die Bereitstellung an aktiv reisenden Benutzern ausgerichtet ist. Sofern eine Analyse der Reisespesen für Abteilungen von der Finanzabteilung oder der Geschäftsführung zur Verfügung steht, bildet sie die beste Basis für die Auswertung der Einsparmöglichkeiten. ROI Modelle ergeben durchschnittliche Einsparungen von 913 US Dollar pro Mitarbeiter, basierend auf dieser einfachen Formel: (30 Prozent aller Mitarbeiter reisen x 5 Reisen im Jahr/reisender Mitarbeiter x US DOLLAR pro Reise 2 ) x 40 Prozent (oder 2 Reisen pro Jahr) Reduzierung Einsparbeispiel Crédit Agricole S.A., eine der führenden Bankengruppen in Europa, nutzt OCS 2007 R2 Konferenzen, um spezialisierte Teams ohne Reisen zusammenzuführen. Auf diese Weise werden den Mitarbeitern der Niederlassungen Schulungen und Einarbeitungen über aufgezeichnete Videokonferenzen bereitgestellt und Besprechungen zwischen einem Kunden, dem jeweiligen Bankberater und einem relevanten Bankexperten ermöglicht. Insgesamt wurden im ersten Jahr die Reisespesen um 10 Prozent bis 20 Prozent reduziert. Dies entspricht dem bereits genannten Einsparpotenzial. Möglichkeit: Reduzieren der Gebühren für Konferenzdienste Einsparmöglichkeiten Jedes Unternehmen, das externe Dienste für Audio, Video oder Webkonferenzen nutzt, die nach Nutzung bezahlt werden, kann schnell die Kosten senken, indem stattdessen ein internes Konferenzsystem oder ein gehosteter Dienst mit Festpreis eingesetzt wird. Die höchsten Einsparungen sind meist im Bereich Webkonferenzen (Freigeben von Desktops, Präsentationen und Anwendungen) und Videokonferenzen zu erreichen, da für diese Dienste Zusatzkosten pro Minute berechnet werden. Einsparungen sind auch durch intern durchgeführte Audiokonferenzen möglich. Die externen Minutenpreise für Audiokonferenzen sind zwar wesentlich geringer als für Videokonferenzen, Audiokonferenzen werden aber meist häufiger genutzt. Damit stellen sie ein signifikantes Ziel für Einsparungen dar. Natürlich setzen sich die Einsparungen mit der Zeit fort und wachsen weiter an, wenn zur Vermeidung von Geschäftsreisen und aufgrund neuer Geschäftsmethoden immer häufiger Konferenzfunktionen genutzt werden. 2 Grundlage ist der American Express Travel Forecast aus dem Jahr 2008 mit vier Inlandsreisen zu US Dollar und einer Auslandsreise zu US Dollar:

10 6 Einsparungen bei Kosten und Ressourcen durch Unified Communications Anwenden von Microsoft UC zur Realisierung von Einsparungen Microsoft Live Meeting stellt (als Bestandteil von OCS 2007 R2 oder als in einer Wolke gehosteter Dienst) eine sehr wirkungsvolle Lösung zur Reduzierung oder Vermeidung von Gebühren für externe Dienste dar. Wie bereits unter Reduzieren von Reisespesen beschrieben, ist Live Meeting eine führende vereinheitlichte Konferenzlösung, die einen vollständigen Satz von Sprach, Web und Videokonferenzfunktionen sowie einzigartige Features wie das Polycom CX5000 Modul für Sprach und Videofunktionen in Konferenzräumen bereitstellt. Diese Funktionen ermöglichen die Übernahme und den Ersatz aller externen Dienste. Die Gesamtbetriebskosten sind niedrig, sowohl als fester Bestandteil von OCS 2007 R2 als auch als sehr ökonomischer gehosteter Dienst mit einem festen Satz lediglich etwa 5 US Dollar pro Benutzer im Monat. Im Whitepaper von Überzeugende Argumente für Konferenzlösungen finden Sie eine detailliertere Erläuterung dieses Themas sowie die entsprechenden Einsparungen und Geschäftswerte. Bewerten des Einsparpotenzials Interne Konferenzen amortisieren sich meist sehr schnell in weniger als sechs Monaten. Dies gilt auch für die vereinheitlichten Konferenzoptionen von Microsoft Live Meeting. Da Dienste für Audiokonferenzen meist etwa 0,10 US Dollar pro Minute und für Videokonferenzen etwa 0,35 US Dollar pro Minute kosten, können sich die Nutzungsgebühren für 100 Benutzer leicht auf über US Dollar pro Monat belaufen. Die Betriebskosten für interne Live Meeting Konferenzen mit OCS 2007 R2 liegen deutlich unter 10 US Dollar pro Benutzer und Monat, und auch für Live Meeting Dienste, die gehostet werden, gelten ähnliche Zahlen. So zahlt sich die Implementierung meist schon nach einem Quartal aus. Im weiteren Verlauf setzen sich die Einsparungen fort. Schätzung der Einsparungen für Benutzer: (100 US Dollar Nutzungsgebühren pro Benutzer und Monat 10 US Dollar Kosten pro Benutzer und Monat für Live Meeting mit OCS 2007 R2) x x 12 Monate = 1,08 Millionen US Dollar mögliche Einsparungen im Jahr Einsparbeispiele Neben den bereits beschriebenen Einsparungen bei Geschäftsreisen konnte Crédit Agricole S.A. über US Dollar an jährlichen Konferenzgebühren sparen, indem das interne OCS 2007 R2 System verwendet wurde. Der weltgrößte Chiphersteller Intel Corporation hat kürzlich OCS 2007 R2 eingeführt, um die Vorteile der vereinheitlichten Konferenzfunktionen zu nutzen. Das Unternehmen rechnet bei den Kosten für Audiokonferenzen mit Einsparungen in Höhe von 20 Prozent oder mehr. Syngenta, ein globales Agrarunternehmen, hat die dienstbasierte Lösung für virtuelle Konferenzen (Web) durch Microsoft Webkonferenzen ersetzt und so die Kosten für Konferenzen um 50 Prozent reduziert.

11 7 Einsparungen bei Kosten und Ressourcen durch Unified Communications Möglichkeit: Reduzieren der Gebühren für Festnetz und Mobiltelefone Einsparmöglichkeiten Es kann beträchtliche Möglichkeiten geben, die Gebühren oder Telefonkosten für Fern oder Mobiltelefongespräche zu reduzieren. Zwar sind die Kosten für Ferngespräche in den USA deutlich gefallen, die Gebühren für internationale Gespräche sind jedoch noch immer hoch. So kann ein Gespräch nach Großbritannien 0,19 US Dollar pro Minute und nach China sowie in große Teile Asiens 3 0,34 US Dollar pro Minute kosten. Die Rechnungen für Mobiltelefone belaufen sich häufig auf etwa 100 US Dollar monatlich pro aktivem Außendienstmitarbeiter. Für Gespräche von internationalen Mobiltelefonbenutzern können sie noch weit höher liegen, besonders bei Mitarbeitern, Kunden und Partnern in anderen Ländern. Der Einsatz einer sicheren VoIP Lösung wie OCS 2007 R2 kann die Telefongebühren senken, die an externe Anbieter gezahlt werden müssen, indem diese Anrufe über das Datennetzwerk des Unternehmens oder das Internet geleitet und so die gebührenpflichtigen Netze umgangen werden. Eine weitere bewährte Methode zur Reduzierung der Festnetz und Mobiltelefongebühren ist die Verwendung von Anwesenheitsinformationen, um überflüssige Anrufe speziell von mobilen Geräten ganz zu vermeiden. Zudem kann auf diese Weise ein Großteil der Kommunikation auf Sofortnachrichten umgestellt werden, die viele kurze Telefongespräche ersetzen. Bei Mobiltelefonanrufen in Ländern, in denen der Anrufer die Gespräche bezahlt, kann eine UC Lösung dem mobilen Benutzer die Möglichkeit geben, das UC System des Unternehmens den Benutzer anrufen zu lassen und dann eine Verbindung mit dem gewünschten Teilnehmer herzustellen, um die Gebühren für das Mobiltelefonnetz zu vermeiden. Anwenden von Microsoft UC zur Realisierung von Einsparungen OCS 2007 R2 bietet Produkte für eine sichere VoIP Kommunikation, mit denen die Gebühren für Festnetz und Mobiltelefongespräche beträchtlich gesenkt werden können. Zur Umsetzung dieser Einsparungen werden drei Hauptmethoden genutzt: 1. OCS 2007 R2 bietet eine sehr einfache Möglichkeit zur Kommunikation per Mausklick zwischen Benutzern über einen PC, einen Webbrowser oder ein VoIP Gerät von einem Microsoft Partner. OCS 2007 R2 hebt sich durch die Menge der unterstützten Geräte und die Möglichkeit, beliebige Kunden und Geschäftspartner in sichere Gespräche einzubeziehen, hervor und maximiert so die Möglichkeiten für Gebührensenkungen. 2. Mobiltelefonbenutzer mit dem Communicator Mobile Client können ihre Windows Mobile, BlackBerry oder Nokia Smartphones nutzen, um den Anwesenheitsstatus zu überprüfen, bevor sie einen Anruf tätigen. In einigen Fällen können sie auch Sofortnachrichten anstelle eines Anrufs verwenden. 3 AT&T Calling Card Rates, erstes Quartal 2009,

12 8 Einsparungen bei Kosten und Ressourcen durch Unified Communications 3. Die Benutzer können Anrufe an ihre Mobiltelefone über den internen OCS 2007 R2 Server laufen lassen, um Gebühren zu vermeiden und Mobiltelefongebühren zu umgehen, wenn sie sich in Ländern befinden, in denen der Anrufer zahlt. Gebühren werden beispielsweise vermieden, wenn sich ein internationaler Reisender aus einem fernen Land bei OCS 2007 R2 anmeldet, das Internet für die VoIP Verbindungen mit dem Büro verwendet und dann gebührenfrei mit den Kollegen im Büro spricht oder lokale Anrufe über den OCS 2007 R2 Server tätigt. Mobiltelefongebühren werden von mobilen Benutzern vermieden, die per Mausklick andere Personen anrufen. OCS 2007 R2 ruft dann zuerst das Mobiltelefon an und stellt anschließend eine Verbindung mit dem gewünschten Teilnehmer her. Dabei fallen lediglich die Telefonkosten des Unternehmens an. Darüber hinaus ergibt sich durch die Umstellung auf VoIP wahrscheinlich eine Möglichkeit, die Anzahl der Anschlüsse mit Telekommunikationsbetreibern zu reduzieren beziehungsweise die Abrechnung der Mobiltelefongespräche neu zu verhandeln oder sogar neue Angebote dafür einzuholen. Dies kann letztlich zu beträchtlichen Einsparungen bei den Gebühren für Festnetz und Mobiltelefongespräche führen. Bewerten des Einsparpotenzials Werten Sie die von Ihrem Unternehmen gezahlten Rechnungen für Festnetz und Mobiltelefongespräche nach Nutzung aus, oder nehmen Sie Stichproben der erstatteten Ausgaben und Telefonkartenrechnungen, falls Ihre Mitarbeiter diese Rechnungen direkt bezahlen. Dies hängt von Ihren jeweiligen Bestimmungen ab. Mit schnellen Arbeitsblattanalysen können Sie häufig die Fälle mit einer umfangreichen Nutzung genau bestimmen, für die Sie eine zügige Umstellung auf UC basierte Anrufe planen können. Folgende Faustformel können Sie zur Schätzung der Einsparungen heranziehen. (Durchschnittliche Gebühren [50 US Dollar/Monat] x 70 Prozent Reduzierung) + (durchschnittliche Mobiltelefonnutzung [90 US Dollar/Monat] x 30 Prozent Reduzierung in den USA) x 12 Monate x Benutzer = US Dollar mögliche Einsparungen im Jahr Das Ausmaß der Einsparungen hängt von den Benutzerrollen und dem Umfang internationaler Gespräche ab. Eine Amortisation nach weniger als sechs Monaten ist möglich, wenn sich die Umstellung auf Benutzer mit hohen Gebühren oder Rechnungen bezieht. Einsparbeispiele Global Crossing hat auf OCS 2007 R2 umgestellt (Büromitarbeiter und mobile Mitarbeiter) und spart jetzt jährlich mehr als 1 Millionen US Dollar an Telefonkosten und Kosten für die Geschäftsreisen der Mitarbeiter. Dazu gehört auch die Reduzierung der Mobiltelefonrechnungen mit OCS 2007 R2 nach dem oben dargestellten System. Die Umstellung hat sich nach sieben Monaten bezahlt gemacht. Da die OCS 2007 R2 Software auf vorhandenen PCs und mobilen Geräten ausgeführt wird, konnten die Benutzer den Übergang leicht akzeptieren.

13 9 Einsparungen bei Kosten und Ressourcen durch Unified Communications Möglichkeit: Reduzieren der Kosten für Einrichtungen Einsparmöglichkeiten Die Kosten für Einrichtungen, zu denen Mietzahlungen und Betriebskosten wie Licht, Heizung, Strom und Sicherheit und sonstige Kosten gehören, stellen ein wichtiges Ziel für Kostensenkungen dar. Viele Unternehmen verwenden UC Lösungen, damit die Mitarbeiter zumindest einen Teil der Zeit außerhalb des Büros arbeiten können. Wenn ein Mitarbeiter im Büro sein muss, stehen gemeinsam genutzte Kurzzeitarbeitsplätze zur Verfügung. Studien haben gezeigt, dass mit der zunehmenden Zergliederung von Unternehmen und den längeren Pendelzeiten der Mitarbeiter sowohl die Zufriedenheit als auch die Produktivität der Mitarbeiter steigen, wenn die Möglichkeit von effizienten Telearbeitsplätzen gegeben ist. Sobald diese Programme eingeführt werden, können Einsparungen erreicht werden, indem die verbleibenden internen Mitarbeiter zusammengelegt und Licht, Strom und Heizung für ganze Bereiche, Stockwerke oder Gebäude abgeschaltet werden. Wenn auf längere Sicht Platz gespart wird, kann die Möglichkeit bestehen, Räume zu vermieten, Mietverträge zu kündigen oder Betriebsanlagen zu verkaufen. Anwenden von Microsoft UC zur Realisierung von Einsparungen Microsoft UC Lösungen sind hervorragend für die flexible Arbeitsplatzgestaltung geeignet. Exchange Server und OCS 2007 R2 stellen vollständige und erstklassige Funktionen für alle Kommunikationsmethoden (auch Kommunikationsarbeitslast) bereit und verfügen über einen reibungslos funktionierenden Satz von Tools. Die Mitarbeiter haben also von überall Zugriff und können von jedem Standort effizient arbeiten. Durch die Anwesenheitsfunktionen in OCS 2007 R2 sind alle Mitarbeiter für die anderen Team oder Gruppenmitglieder so verfügbar, als würden sie im gleichen Gebäude sitzen. Da Remotebenutzer zudem mit den gleichen Microsoft Office Softwareanwendungen und mit der gleichen Verzeichnisstruktur wie interne Benutzer im Gebäude arbeiten, kann die Remotearbeit mühelos und mit der Produktivität und Sicherheit aller Kollegen im gleichen Gebäude fortgesetzt werden. Bewerten des Einsparpotenzials Natürlich sind die Einsparungen von der Branche und der Region abhängig. Dies gilt sowohl für die Kosten der Arbeitsumgebung (Licht, Heizung, Kühlung) als auch für die Nettokosten pro Fläche. Bei Büroflächen, die am besten für Kosteneinsparungen geeignet sind, liegt die Nutzung 4 zwischen 150 Quadratfuß und 300 Quadratfuß pro Mitarbeiter (im Mittel bei 220 Quadratfuß). Bei den Kosten in großen Städten 5 von etwa 27 US Dollar/ Quadratfuß im Jahr können die jährlichen Einsparungen mehrere Hundert Dollar pro Mitarbeiter betragen, wenn einfach nur das Licht ausgeschaltet und so Energie gespart wird. Es können bis zu US Dollar pro Mitarbeiter und Jahr gespart werden, wenn Mietverträge gekündigt und Gebäude in Ballungsgebieten gemieden werden. Die Kündigung oder Aufhebung von Mietverträgen zahlt sich meist in drei bis sechs Monaten aus. 4 Faustformel Rechner unter 5 Chicago Office Rate Forecast: Office

14 10 Einsparungen bei Kosten und Ressourcen durch Unified Communications Einsparbeispiele Rabobank hat die benötigte Bürofläche um 40 Prozent von 26 Quadratmeter (280 Quadratfuß) pro Mitarbeiter auf lediglich 15 Quadratmeter (161 Quadratfuß) reduziert. Dies stellt eine Verringerung von etwa 100 Quadratfuß pro Mitarbeiter dar und ermöglichte Einsparungen von über 10 Prozent der Betriebskosten im Gebäude der Firmenzentrale. Renault nutzt OCS 2007, um flexible Arbeitsmethoden mit gemeinsam genutzten Kurzzeitarbeitsplätzen, an denen die Mitarbeiter im Büro arbeiten, zu ermöglichen. Die Gesamtanzahl von Arbeitsplätzen wurde um 8,3 Prozent (2.000 Arbeitsplätze) reduziert. Renault rechnet mit einem Einsparpotenzial von bis zu 20 Millionen Euro (27,7 Millionen US Dollar) im Jahr durch flexible Arbeitslösungen. Optimieren der Kommunikationsinfrastruktur In diesem Bereich liegt das Hauptaugenmerk auf der Erzielung unmittelbarer oder kurzfristiger Kosteneinsparungen. Eine Zusammenführung mit den sich daraus ergebenden Verminderungen des Leitungs und Verwaltungsaufwands und der Gebühren für Wartungsverträge ist für alle Kommunikationsmethoden möglich, also für Messaging, Sprachsysteme, Server und Standorte sowie Anwendungspakete. In einigen Fällen können die Lizenzkosten durch eine Umwandlung in ein umfassendes oder gebündeltes Lizenzpaket reduziert werden. Möglichkeit: Zusammenführen der Kommunikationssysteme Einsparmöglichkeiten Die Zusammenführung von Kommunikationssystemen wie Telefon, Voic , Sofortnachrichten und Audio /Video /Webkonferenzen stellt ein großes Einsparpotenzial dar. In der Vergangenheit gab es normalerweise mindestens eine Nebenstellen oder Reihenanlage pro Standort, häufig begleitet von verwandten Systemen wie Voic , interaktiven Sprachantworten (Interactive Voice Response, IVR), Callcentern und Konsolen für die Anrufabrechnung und Verwaltung. Mit Unified Communications ist die Zusammenfassung von Systemen in einem oder wenigen Standorten und Systemen leicht handhabbar. Andere Standorte werden über sichere IP Verbindungen (Internet Protocol) im WAN (Wide Area Network) des Unternehmens oder über das Internet unterstützt. Diese Einsparmaßnahme kann häufig kurzfristig implementiert werden, da viele Nebenstellenanlagen und Voic systeme Ende der 90er Jahre installiert wurden und der Herstellersupport langsam ausläuft. Entscheidungen müssen in jedem Fall getroffen werden. Die Entscheidung für die Anwendung eines Konsolidierungsmodells führt meist zu großen Einsparungen. Die Vorgehensweise besteht darin, eine zentrale Plattform einzurichten oder zu erweitern. Auf dieser können die Standorte zusammengeführt und dann nach und nach die geeigneten Standorte auf der zentralen Plattform zusammengefasst werden. Auch wenn einige spezielle Elemente wie IVR oder ein komplexes Callcenter noch nicht einbezogen werden können, so können doch alle anderen Systeme integriert werden, und es kommt dennoch zu Einsparungen.

15 11 Einsparungen bei Kosten und Ressourcen durch Unified Communications Anwenden von Microsoft UC zur Realisierung von Einsparungen OCS 2007 R2 ist eine sehr funktionale Plattform zur Zusammenfassung von Systemen für die Sprachkommunikation. Wenn auch Voic systeme integriert werden sollen, kann Unified Messaging in Exchange 2007 und 2010 diesen Bedarf in den meisten Unternehmen decken. Im Whitepaper Überzeugende Argumente für Unified Messaging finden Sie eine detailliertere Erläuterung des Unified Messaging Themas sowie die entsprechenden Einsparungen und Geschäftswerte. Die gesamte erforderliche Kommunikation für die meisten Arbeitsgruppen und Standorte kann über diese beiden Kommunikationsplattformen ermöglicht werden. Da OCS 2007 R2 und Exchange Server integrale Softwareumgebungen mit jeweils eigener Verwaltungsoberfläche sind, bedeutet dies ein beträchtliches Einsparpotenzial bei der Verwaltung. OCS 2007 R2 und Exchange Server sind hinsichtlich ihrer Flexibilität bei der Unterstützung von Gruppen, Standorten und Telearbeitern bemerkenswert. Diese Anwendungen ermöglichen eine zügige und deutlich kostengünstigere Zusammenfassung. Bewerten des Einsparpotenzials Bei der Zusammenfassung oder dem Ersatz der Kommunikationsinfrastruktur stellt die Kostenvermeidung die größte Chance dar, da der Austausch von Nebenstellenanlagen und Voic leicht von 600 US Dollar bis über US Dollar pro Benutzer kosten kann, je nach Anbieter und den jeweiligen Dienstpreisen. Da die Kosten für vergleichbare Leistungen durch OCS 2007 R2 nur etwa bei der Hälfte liegen 6, kann die Migration von Benutzern zu UC mit OCS 2007 R2 im Laufe der Zeit zu einer Vermeidung von Kapitalkosten zwischen US Dollar und US Dollar führen. Neben der Vermeidung von Kapitalkosten, die sich sofort auszahlt, können Einsparungen erzielt werden, indem fortlaufende Kosten der Wartungsverträge für alte Nebenstellenanlagen und Voic systeme wegfallen. Die Einsparungen liegen im Bereich von 100 US Dollar pro Benutzer mit Nebenstellenapparat/Voic box im Jahr zuzüglich der operativen Verwaltung dieser Systeme, die im Jahr pro System zwischen US Dollar und US Dollar kostet. Dies lässt sich am einfachsten umsetzen, wenn Sie über mehrere Nebenstellenbeziehungsweise Reihenanlagen in Ihrem Unternehmen verfügen, da Sie diese Systeme so nach und nach außer Betrieb nehmen können. Beginnen Sie dabei mit den Arbeitsgruppen oder Standorten, bei denen OCS 2007 R2 und Exchange Server den größten Einfluss haben. Einsparbeispiele Lifetime Products hat innerhalb von neun Monaten 16 US Dollar pro Mitarbeiter und Jahr gespart, indem die Voic systeme in Exchange Unified Messaging zusammengefasst wurden. Hinzu kommen US Dollar pro Jahr durch die Beseitigung der meisten Faxgeräte, da UM in Exchange für die Faxverwaltung verwendet wird. Lionbridge, ein führender Anbieter für das Outsourcing von Sprach, Inhalts und Technologiediensten mit Mitarbeitern in 26 Ländern, rechnet mit Einsparungen in Höhe von fast 1,4 Millionen US Dollar bei Anlageinvestitionen mit einer Amortisation innerhalb von sieben Monaten durch den Austausch von 40 Nebenstellenanlagen. Royal Dutch Shell erwartet vom Einsatz von OCS 2007 R2 die Stilllegung von mehr als 200 Nebenstellenanlagensystemeinheiten und mehrerer Audio und Videokonferenzdienste. 6

16 12 Einsparungen bei Kosten und Ressourcen durch Unified Communications Möglichkeit: Zusammenführen von Messagingsystemen und Optimieren der Infrastrukturverwaltung Einsparmöglichkeiten Die Kombination integrierter Software für die Unterstützung von Unternehmensmessaging und die Entwicklung der Computerleistung (64 Bit Prozessoren) sowie Speicheroptionen eröffnen den meisten Unternehmen große Einsparmöglichkeiten. Es gibt zwei Arten von Einsparmöglichkeiten: Zusammenführen der bestehenden Messaginginfrastruktur und Optimieren der Infrastrukturverwaltung. 1) Zusammenführen von Messagingsystemen. Im Folgenden sind die wichtigsten Elemente der bestehenden Messaginginfrastruktur aufgeführt, die zur Realisierung von Einsparungen zusammengeführt werden können: die Verwendung von 64 Bit Servern und virtuellen Servern, sofern möglich, um die Server der Standorte oder Abteilungen zusammenzulegen und gleichzeitig bei Bedarf separate Domänen oder Identitäten beizubehalten. Dies ermöglicht eine zentralisierte Konsolidierung und reduziert die Kosten für Anlagen und Support an Remotestandorten die Beseitigung oder Vermeidung von SAN /NAS Konfigurationen (Storage Area Network/Network Attached Storage) in Situationen, in denen es zu einer starken Zunahme an kostenintensiven lokalen oder redundanten Systemen zur Nachrichtenspeicherung oder Archivierung kommt die Zusammenfassung von messagingbasierten Anwendungen. Häufig ist eine Reihe von eigenständigen, lokalen Systemen vorhanden, um Kompatibilität, Archivierung, Kontrolle von Spam und Viren, messagingbasierte Workflowanwendungen, Unterstützung freigegebener Ordner oder sogar Voice Messaging zu ermöglichen. In vielen Fällen können diese lokal verteilten Anwendungen zusammengelegt werden, um enorme Kosten im Betrieb und bei der Wartung zu sparen Bei der Kommunikationsinfrastruktur sind Einsparungen möglich, indem eine zentralisierte Messagingplattform eingerichtet oder erweitert wird und gleichzeitig vorhandene Remote oder verteilte Messagingsysteme und die zugehörige Infrastruktur außer Betrieb genommen werden. 2) Optimieren der Verwaltung der Messaginginfrastruktur. Der E Mail Verkehr ist ein geschäftsentscheidender Aufwand, dessen Verwaltung komplex und aufwändig sein kann. Eine Optimierung der E Mail Infrastruktur und Verwaltungssysteme kann also dazu beitragen, die Kosten für das IT Personal zu senken.

17 13 Einsparungen bei Kosten und Ressourcen durch Unified Communications Anwenden von Microsoft Lösungen zur Realisierung von Einsparungen Exchange Server ist eine leistungsstarke und branchenführende Lösung für die Zusammenführung von Messaging, Speicher und Zugriffssystemen, um Kosten zu sparen. Einsparungen können durch eine Reduzierung der Anzahl von Messagingservern erreicht werden, meist durch die Zusammenlegung auf 64 Bit Systemen. Auf diese Weise kann die Serveranzahl häufig halbiert werden. Da Exchange Server zudem DAS (Direct Attached Storage) unterstützt, können Kosten für zusätzliche SAN Systeme (Storage Area Network) oder NAS Systeme (Network Attached Storage) vermieden werden. Darüber hinaus gehören zu Exchange Server automatisierte Archivierungs und Sicherungslösungen, Spamfilter und Virenschutz, sodass die Außerbetriebnahme von eigenständigen Systemen, die nur für diese Zwecke vorgesehen sind, möglich wird. Für die Systemverwaltung bietet Microsoft einen Satz von System Center Verwaltungslösungen an, die Kunden beim Vereinfachen der IT Abläufe und Senken der Kosten für die Ausführung von Messagingumgebungen unterstützen, zum Beispiel: Servervirtualisierung, Dienstzustand und leistung, automatisierte Bereitstellung und Verwaltung, Kompatibilitäts und Änderungsmanagement und Geschäftskontinuität. Wenn Unternehmen immer mehr bewährte Methoden für die Systemverwaltung übernehmen und ihre IT Professionalität erhöhen, fallen die Arbeitskosten pro Benutzer, und die Ausfallzeiten pro Server werden reduziert. Eine kürzlich durchgeführte Microsoft Studie 7 hat gezeigt, dass sich beträchtliche Einsparungen erzielen lassen, wenn die bewährten Methoden der Serververwaltung auf den E Mail Server angewendet werden. In der folgenden Grafik werden die Unterschiede bei den Arbeitskosten pro Server und Jahr für Studienteilnehmer, die die bewährten Methoden angewendet haben, im Vergleich mit den Teilnehmern angezeigt, die diese nicht angewendet haben. Hinweis: Die Werte sind nicht kumulativ. 7 Weitere Informationen zu dieser Studie finden Sie unter

18 14 Einsparungen bei Kosten und Ressourcen durch Unified Communications Bewerten des Einsparpotenzials Das Einsparpotenzial kann in drei Kategorien unterteilt werden, die sich in weniger als sechs Monaten auszahlen, wenn Anschaffungen vermieden oder Wartungs und Serviceverträge gekündigt werden. 1. Reduzierung der Anzahl der zu wartenden und zu unterstützenden Server, normalerweise um 50 Prozent. Bei jährlichen Betriebskosten von US Dollar bis US Dollar pro Server kann eine Verminderung von 100 auf 50 Server die Kosten durchschnittlich um 1 Millionen US Dollar pro Jahr reduzieren. 2. Zusammenlegung oder Vermeidung der Erweiterung von zusätzlichen SAN / NAS Systemen zur Speicherung und Archivierung kann zu Einsparungen von bis zu mehreren hunderttausend Dollar führen, je nach benötigtem Speicher für die Umsetzung der Unternehmensrichtlinien zur Nachrichtenarchivierung. 3. Automatisierung der E Mail Server Bereitstellung und Verwaltung für E Mail Systeme kann Kostenvermeidungen von US Dollar in Bezug auf die IT Arbeitskosten pro Server und Jahr ergeben. Einsparbeispiele Telecom Italia, ein Branchenführer im Bereich Telekommunikation in Italien, hat die Anzahl der speziellen E Mail Server um mehr als 40 Prozent von 130 auf 70 Server reduziert. Constellation Energy, ein Energielieferant in Maryland, USA, hat mithilfe von DAS US Dollar pro Jahr eingespart, die Anzahl der Server von 41 auf 34 reduziert und aufgrund des verringerten Sicherungs und Wiederherstellungsaufwands Mitarbeiterstunden anderweitig nutzen können. Die Emory University in Georgia, USA, konnte die Speicherkosten um 50 Prozent senken und die Anzahl der Benutzer pro Server verdoppeln. Im Whitepaper werden die umfangreichen Vorteile beschrieben, die die Emory University durch die Aktualisierung auf Exchange Server 2007 erzielen konnte. AGC Automotive hat Microsoft System Center verwendet, um beträchtliche Zeiteinsparungen aufgrund einer effizienteren Vorgehensweise in den Bereichen Softwareeinsatz, Computerbestandsverwaltung und Serverüberwachung zu realisieren. Außerdem konnte das Unternehmen über US Dollar pro Jahr an Beratungsgebühren einsparen, die Auslagerung der Rechenzentrumsverwaltung rückgängig machen und die für die Sicherungserstellung benötigte Zeit um 40 Prozent reduzieren.

19 15 Einsparungen bei Kosten und Ressourcen durch Unified Communications Möglichkeit: Zusammenfassen der UC Anwendungssoftwarepakete Einsparmöglichkeiten In UC Lösungen können einige oder alle der üblichen unterschiedlichen Sätze von Kommunikationsanwendungspaketen und die unterstützende Hardware zusammengefasst werden. Häufig ist dies eine Ergänzung der Einsparungen, die sich direkt aus der Zusammenlegung der Kommunikations oder Messaginginfrastruktur (oben) ergeben. Zu den Beispielen gehören Abrechnungs und/oder Berichtssysteme für Anrufe, Systeme für die Anrufaufzeichnung, Anwendungen für interaktive Sprachantworten (Interactive Voice Response, IVR) und Sprachportale, Anwendungen für die Sprachtelefonzentrale und den Verzeichniszugriff, Benachrichtigungssysteme, Pageranwendungen, Remotezugriff auf Sprach und/oder Messagingsysteme, Nachrichtenarchivierungssysteme, Sicherheits und Verwaltungslösungen, Systeme für den ununterbrochenen Betrieb und für Sicherungen und so weiter. Wenn diese Funktionen als integrierte Elemente einer UC Lösung bereitgestellt werden können, sind speziell im Hinblick auf die gesonderte Verwaltung der unterschiedlichen Systeme Einsparungen bei den Betriebskosten möglich. Dazu gehören die Verwaltungs und Wartungszeit, Lizenzgebühren, Gebühren für Serviceverträge, Kosten für die Lieferantenverwaltung, Kosten für Mieten und Abschreibungen sowie Energiekosten. Ein Bestand an Anwendungssoftware und die zugehörigen Server und Geräte (wie die oben genannten) bilden die Grundlage bei der Bestimmung der Elemente, die durch eine UC Lösung ersetzt werden können. Eine gleichzeitige Bewertung des Personaleinsatzes und der regelmäßigen Ausgaben, wie für Wartungsverträge, ermöglicht eine Aufstellung der Einsparungen, die insgesamt durch den Austausch gegen UC Softwareanwendungen möglich sind. Anwenden von Microsoft UC zur Realisierung von Einsparungen Die Microsoft UC Lösungen, Exchange Server und OCS 2007 R2, umfassen den vollständigsten Satz integrierter Kommunikationsanwendungselemente, die bisher separat verkauft und bereitgestellt wurden. Im Wesentlichen sind alle gesonderten Funktionen, die oben unter Einsparmöglichkeiten aufgeführt sind, jetzt als Bestandteil der Microsoft UC Lösungen verfügbar und können über eine konsolidierte Enterprise CAL Suite Lizenz erworben werden. Tabelle 1 in Anhang A zeigt eine Reihe von eigenständigen und veralteten UC Softwarepaketen, die in den Exchange Server und OCS 2007 R2 Lösungen zusammengefasst werden können. Tabelle 2 in Anhang A veranschaulicht zusätzliche Softwarefunktionen für den Betrieb und die Infrastruktur, die, basierend auf einer Enterprise CAL Suite Lizenz, zusammengefasst werden können (weitere Informationen zur Enterprise CAL Suite finden Sie unten). Bewerten des Einsparpotenzials Die Einschätzung des Einsparpotenzials ist einfach: Dazu wird eine Inventur der eigenständigen Software und der Software von Drittanbietern vorgenommen, die in den Microsoft UC Lösungen zusammengefasst werden können. Durch eine Bewertung der Ersatzoptionen pro Anwendung für die derzeit verwendeten Anwendungen, um die in Anhang A aufgeführten Funktionen durchzuführen, werden die Möglichkeiten für die Anwendungszusammenfassung und die sich daraus ergebenden Einsparungen bestimmt.

20 16 Einsparungen bei Kosten und Ressourcen durch Unified Communications Im Durchschnitt verfügen große Unternehmen über zehn solcher Anwendungen, die eine Investition von US Dollar darstellen und für deren Support ein Vollzeitmitarbeiter notwendig ist. Es zahlt sich sofort aus, wenn der Kauf, die Aufrüstung oder der Ersatz der vorhandenen unterschiedlichen Anwendungen vermieden werden kann. Die Personaleinsparungen durch die Zusammenfassung können sich also auf US Dollar pro Jahr belaufen. Die Einsparungen durch die Vermeidung von Lizenzen liegen bei etwa US Dollar pro Jahr für fünf Jahre. Einsparbeispiel Franklin Covey, ein Unternehmen für Zeitverwaltung in den USA, hat die Kosten für Remoteverbindungen als gesonderte Serverkosten durch eine Aktualisierung auf Exchange Server 2007 und Outlook Web Access um etwa 40 Prozent reduziert. Möglichkeit: Optimieren von Softwarelizenzen Einsparmöglichkeiten Neben der oben beschriebenen Zusammenfassung von Anwendungssoftware können Unternehmen große Einsparungen erzielen, indem sie die besten Paketoptionen auswählen, die ihre primären Softwareanbieter anbieten. Diese Möglichkeit ist bei einer Reihe von UC Anbietern gegeben und stellt speziell für Unternehmen, die Microsoft UC und Office Lösungen nutzen, eine Chance dar. Die Einsparungen durch die Umwandlung in einen gebündelten Softwarepreis können beträchtlich sein und in wenigen Monaten umgesetzt werden. Dazu müssen lediglich Bestellungen und Lizenzverträge ausgehandelt und aktualisiert werden. Für diese Einsparungen müssen keine Technologien bereitgestellt oder Benutzeranwendungen geändert werden. Kosteneinsparungen sind auch möglich, da neue Geschäftsanforderungen häufig mit UC oder verwandten Anwendungen, die in den gebündelten Lizenzen inbegriffen sind, erfüllt werden können. Es ist wichtig, die Frage allgemein zu betrachten, um alle Abteilungen (IT, Telekommunikation, Anlagen, Verwaltung, Geschäftsbereiche) einzubeziehen, in denen die Softwarepakete verwendet werden. Darüber hinaus ist der Dialog mit den Abteilungen Einkauf und Beschaffung wichtig, um diese über die Lizenzierungsmöglichkeiten zu informieren und um aktuelle Informationen zu bestehenden Verträgen zu erhalten. Anwenden von Microsoft UC zur Realisierung von Einsparungen Microsoft bietet die Enterprise CAL Suite 8 (oder E CAL Suite) an, die alle Office Funktionen und ein vollständiges Paket von UC Lösungen für mögliche Einsparungen von bis zu 50 Prozent umfasst. Speziell für UC enthält die E CAL Suite die Standard CALs und Enterprise CALs für Exchange Server (Enterprise CAL umfasst Unified Messaging und die Antispam und Antivirenpakete) und die Standard CALs und Enterprise CALs für OCS 2007 R2 (wobei die Standard CAL die vollständige Suite der Peer zu Peer Kommunikation enthält und die Enterprise CAL leistungsstarke Lösungen für Konferenzen, Gruppenchat und Enterprise VoIP beisteuert). Die E CAL Suite beinhaltet auch die grundlegende Plattform für die Zusammenarbeit, Microsoft Office SharePoint Server, die in Exchange /Outlook und OCS /Communicator Umgebungen integriert werden kann. 8

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