Information Management Compliance

Transkript

1 P R O J E C T C O N S U L T GmbH GmbH 1 Agenda 1. Einführung Aktuelle Situation: wichtige Regularien und Gesetze 4. Corporate Governance 5. Policy 6. und Records Management 7. Zehn Merksätze 8. Ausblick GmbH 2 1

2 GmbH 3 1. GmbH 4 2

3 Einführung GmbH 5 2. GmbH 6 3

4 und GmbH 7 Alle Gesetze und Regeln der Papierwelt gelten auch in der elektronischen Welt. GmbH 8 4

5 Was verbirgt sich hinter dem Begriff? GmbH 9 Übereinstimmung mit und Erfüllung von gesetzlichen und regulativen Vorgaben. GmbH 10 5

6 GmbH Keine Sorge, er wird gleich wieder auf Return drücken und dann geht es weiter 11 Unterschiedliche Auswirkungen GmbH 12 6

7 3. GmbH 13 Aktuelle Situation und wichtige Regularien GmbH 14 7

8 International GmbH 15 Zum Beispiel: Basel II GmbH 16 8

9 USA GmbH 17 Zum Beispiel: Sarbanes Oxley Act GmbH 18 9

10 Zum Beispiel: ediscovery GmbH 19 GmbH Tut uns leid, in diesem Vortrag gibt es keine Bilder, ist halt staubtrocken 20 10

11 Europa GmbH 21 Zum Beispiel: 8. Direktive GmbH 22 11

12 Deutschland GmbH 23 Zum Beispiel: EHUG und -Management GmbH 24 12

13 Zum Beispiel: GDPDU Aktuelle Urteile GmbH 25 Zum Beispiel: Verfahrensdokumentation nach GoBS GmbH 26 13

14 GmbH Muss das so düster sein? 27 Österreich GmbH 28 14

15 Schweitz GmbH 29 Schweitz GmbH 30 15

16 Schweiz GmbH 31 Branchenspezifische Regularien GmbH 32 16

17 GmbH 33 ielen? Pharma, Automobile, Kernkraftwerke, öffentliche Verwaltung, Energieversorger, Militär, Chemie, usw. 4. GmbH 34 17

18 Corporate Governance GmbH 35 darf nicht isoliert betrachtet werden. muss Bestandteil der Corporate Governance des Unternehmens und ständiger Begleiter aller Prozesse werden. GmbH 36 18

19 Corporate Governance Richtlinien GmbH 37 Risiko Management GmbH 38 19

20 5. GmbH 39 Policy GmbH 40 20

21 1. Policy Grundregeln und Verhaltensweisen für den Umgang mit Prozessen und Informationen. GmbH Delegation: Zuordnung von Verantwortlichkeiten und entsprechende Ausbildung auf den nachgeordneten Ebenen, die allen Betroffenen die Bedeutung von -Regeln deutlich macht. GmbH 42 21

22 2. Delegation: Zuordnung von Verantwortlichkeiten und entsprechende Ausbildung auf den nachgeordneten Ebenen, die allen Betroffenen die Bedeutung von -Regeln deutlich macht. GmbH Deleg ation: Zuordnung von Verantwortlichkeiten und entsprechende Ausbildung auf den nach g eordneten Ebenen, die allen Betroffenen die Bedeutung von -Reg eln deutlich macht. GmbH 44 22

23 GmbH Dele ation: Zuordnun von Verantwortlichkeiten und entsprechende Ausbildun auf den nach eordneten Ebenen, die allen Betroffenen die Bedeutun von -Re eln deutlich macht. g g g 2. Dele ation: Zuordnun von Verantwortlichkeiten und entsprechende Ausbildun auf den nach eordneten Ebenen, die allen Betroffenen die Bedeutun von -Re eln deutlich macht. GmbH 46 23

24 GmbH Delegation: Zuordnung von Verantwortlichkeiten und entsprechende Ausbildung auf den nachgeordneten Ebenen, die allen Betroffenen die Bedeutung von -Regeln deutlich macht. GmbH Daran waren wir aber nicht Schuld. Deine Doku 48 24

25 3. Nachhaltung Die Einhaltung der Regeln muss regelmäßig überprüft werden. Hierzu gehören z.b. Qualitätssicherungsprogramme ebenso wie Audits. GmbH Sichere Systeme Die IT-Systeme müssen den Anforderungen mit ihrer Funktionalität, Sicherheit und Verfügbarkeit genügen und die Nachvollziehbarkeit unterstützen. GmbH 50 25

26 Aspekte der GmbH GmbH 52 26

27 und Records Management GmbH 53 Immer mehr Information entsteht elektronisch. Der Ausdruck dieser Information auf Papier ist nur noch eine mögliche Form der Repräsentation. Das elektronische Dokument wird selbst zum Original. GmbH 54 27

28 Die internationale Norm: ISO Records Management GmbH 55 Der europäische Standard: MoReq Model Requirements GmbH 56 28

29 Übergreifende Ansätze GmbH 57 Enterprise Change Management GmbH 58 29

30 Enterprise Change Management Content Management GmbH 59 Enterprise Content Management GmbH 60 30

31 Enterprise Content Management GmbH 61 Enterprise Change Management GmbH 62! 31

32 Information Lifecycle Management GmbH 63 Elektronische Archivierung GmbH 64 32

33 GmbH 65 deutscher Prägung. In den USA ist das ja Records Management + Digital Preservation Speicher & Speichersubsysteme GmbH 66 33

34 7. GmbH 67 Zehn -Merksätze GmbH 68 34

35 1. -Themen gehören auf die Entscheiderebene, die die Verantwortung für die Einhaltung und Umsetzung der Anforderungen hat. GmbH Anforderungen sind ein integraler Bestandteil jedweder Corporate Governance Strategie. GmbH 70 35

36 3. Unternehmen benötigen eine Richtlinie zum Umgang mit Informationen, eine Information Policy, die die - Anforderungen und die Lösung zur Umsetzung der Anforderungen beinhaltet. GmbH muss durchgängig im Unternehmen implementiert werden, um wirksam zu sein. GmbH 72 36

37 5. Die Erfüllung von Anforderungen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. GmbH Die Erfüllung von - Anforderungen muss regelmäßig nach definierten Verfahren überprüft werden GmbH 74 37

38 7. betrifft nicht nur Software und Systeme, sondern die Prozesse im Unternehmen, die Organisation und den Umgang mit den Systemen. GmbH Anforderungen betreffen nicht nur elektronische Archive, sondern alle Systemkomponenten, in denen aufbewahrungspflichtige Daten, Informationen und Dokumente erzeugt, genutzt und verwaltet werden. GmbH 76 38

39 9. Die Erfüllung von - Anforderungen muss auch für den eigenen Nutzen im Unternehmen genutzt werden, um mehr Transparenz und Sicherheit zu schaffen und um das Unternehmen auf das Informationszeitalter GmbH 77 einzustellen. GmbH Man darf sich nicht durch den Begriff verunsichern oder gar verängstigen lassen, sondern muss man zunächst im Unternehmen prüfen, welche Regelungen für welchen Anwendungsfall überhaupt relevant sind. 39

40 8. GmbH 79 GmbH noch etwas Geduld, der Vortrag ist gleich zu Ende! 80 40

41 Ausblick GmbH 81 Lösungen für die Unterstützung von wie -Management und Records Management sind heute die wichtigsten Markttreiber für den Einsatz von Enterprise Content Management. GmbH 82 41

42 -Anforderungen durchdringen alle Unternehmensbereiche. GmbH 83 Ohne kann die Informationsgesellschaft nicht funktionieren. GmbH 84 42

43 GmbH 85 Was Besseres liess sich aus diesem trocken Thema und der Textwüste nicht machen die Doku! GmbH 86 43

44 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Handout zum Vortrag, Newsletter, weiterführende Informationen... GmbH 87 44