Handbuch für die Benutzung von. Horde Webmail. Mailadministration des Hochschulrechenzentrums der Goethe-Universität Frankfurt am Main

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1 Handbuch für die Benutzung von Horde Webmail Mailadministration des Hochschulrechenzentrums der Goethe-Universität Frankfurt am Main Letzte Überarbeitung: 17. März 2015

2 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemein Über Webmail Erste Anmeldung Die Seitenleiste Passwort ändern Erscheinungsbild Startseite konfigurieren Design und weitere Einstellungen anpassen Grundlegende Nachrichtenverwaltung Nachrichten lesen und schreiben Nachrichten löschen Nachrichten sortieren Ordner und Unterordner Neue Ordner erstellen Ordnern Funktionen zuweisen Anhänge Anhänge direkt einbinden Anhänge verlinken Suche nach s Identitäten und Aliase Identitäten Aliase Verwalten von Identitäten und Aliasen Weiterleitung Spamschutz Spamscore und Löschscore Spamreport Einzelne Adressen vom Spamfilter ausnehmen Abwesenheitsnotiz Nachrichtenvorlagen Vorlagen erstellen und bearbeiten Vorlagen verwenden Signatur erstellen Nachrichtenfilter Beispiel zum Anlegen einer Filterregel Aktivieren der Filterregeln

3 3 Groupware-Funktionen Kalender Überblick über die Kalender-Funktionen Einen neuen Kalender anlegen Einen neuen Termin erstellen Kategorien Benachrichtigungen Kalender mit -Programmen abonnieren Adressbücher Überblick über die Adressbuch-Funktionen Adressbücher und Kontakte anlegen Weitere Einstellmöglichkeiten Aufgaben und Notizen Gemeinsame Nutzung von Groupware-Funktionen Freigabe von Kalendern, Adressbüchern etc Sonstiges Häufig gestellte Fragen/FAQ Der Inhalt meines Posteingangs wurde verschoben, weil ich die Speicherbegrenzung überschritten habe! Ich habe eine erhalten, die angeblich vom HRZ stammt und in der nach dem Passwort meines HRZ-Accounts gefragt wird! Ich erhalte keine Nachrichten mehr, woran kann das liegen? Wenn ich s lösche, werden diese nur als durchgestrichen angezeigt. Wie kann ich sie vollständig löschen? Wie kann ich bestimmte -Adressen auf eine Filterliste/Blacklist setzen, damit mich s von diesen Adressen nicht mehr erreichen? Bekannte Probleme Der Posteingang ist plötzlich leer Nachrichtenfeed Dateimanager über FTP Umbenennen von Ordnern, denen eine Funktion wie Entwürfe-Ordner zugewiesen ist Stichwortverzeichnis 46 3

4 1 Allgemein 1.1 Über Webmail Mit Webmail bietet die Goethe-Universität ihren Studierenden und Beschäftigten die Möglichkeit, auf ihren universitären -Account mit einem Webbrowser zuzugreifen. Webmail basiert auf der Groupware Horde 1 des Horde Projects. Von Hordes umfangreichem Repertoire an Anwendungen stehen bei Webmail folgende zur Verfügung: Adressbücher Kalender (Export in andere Programme mit ical) Aufgabenplaner Notizen Fax Die Erläuterungen in dieser Anleitung basieren auf dem Funktionsumfang von Horde 3. Bitte beachten Sie, dass es sich bei diesem Dokument nicht um eine offizielle Anleitung für Horde Webmail handelt. Unsere Anleitung soll hauptsächlich die Gegebenheiten unserer eigenen Instanz von Horde Webmail berücksichtigen und ein Service für Studierende und Beschäftigte an der Goethe-Universität Frankfurt sein. Die Mailadministration der Goethe-Universität Frankfurt steht in keiner Verbindung zum Horde Project. Aus diesem Grund können wir leider keine Unterstützung für Nutzerinnen und Nutzer von Horde Webmail an anderen Institutionen leisten. 1 4

5 1.2 Erste Anmeldung Die Internetadresse des Horde-Webmail-Servers der Goethe-Universität ist https://webmail.server. uni-frankfurt.de/. Damit Sie Horde-Webmail (im nachfolgenden kurz Webmail genannt) verwenden können, benötigen Sie einen gültigen HRZ-Account. Dieser Account ist bei der Benutzerverwaltung des Hochschulrechenzentrums erhältlich. Sobald Sie das Antwortschreiben Abbildung 1: Benutzername und des HRZ erhalten, kann Ihr HRZ-Account verwendet werden und Sie können sich bei Webmail anmelden. Passwort Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort entnehmen Sie bitte dem Schreiben des HRZ (Abb. 1). Nach der korrekten Eingabe Ihres Benutzernamens und Passworts erscheint die Startseite von Webmail. (Abhängig von dem verwendeten Webbrowser und Betriebssystem kann die Darstellung der Seite abweichen.) Die Seitenleiste Die Seitenleiste (Abb. 2) erleichtert die Navigation innerhalb des Webmailsystems. Menüpunkte, vor denen ein Plus- bzw. Minus- Zeichen steht, können aus- bzw. eingeklappt werden. Die Seitenleiste kann auch vollständig weggeklappt werden, indem Sie auf das Symbol in der rechten oberen Ecke klicken. Der jeweilige Zustand der Seitenleiste wird auch über das Ende der Sitzung hinaus gespeichert und bei der nächsten Anmeldung wiederhergestellt. Falls die Seitenleiste nicht zu sehen ist, ist Javascript bei Ihrem Browser deaktiviert. Sie können in Webmail auch ohne Javascript navigieren, müssen aber ggf. einige Bedienungs- und Funktionseinschränkungen in Kauf nehmen. In den nachfolgenden Erläuterungen wird davon ausgegangen, dass Javascript in Ihrem Browser aktiviert ist. Abbildung 2: Seitenleiste 5

6 1.3 Passwort ändern Aus Sicherheitsgründen sollten Sie das Passwort Ihres HRZ-Accounts regelmäßig ändern. Wenn Sie Ihr Passwort ändern möchten, klicken Sie in der Seitenleiste auf Mein Konto und anschließend auf Passwort. Die Änderung des Passworts erfolgt über eine Seite des Hochschulrechenzentrums, die nach dem Klick auf Passwort im Hauptframe von Webmail erscheint (Abb. 3). Auf dieser Seite müssen Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem aktuellen Passwort anmelden. Im anschließenden Formular können Sie Ihr Passwort ändern. Abbildung 3: Das Passwort ändern 6

7 1.4 Erscheinungsbild Startseite konfigurieren Die erste Seite, die Sie nach der Anmeldung bei Webmail sehen, ist Ihre Startseite. Diese Seite können Sie nach Ihren Wünschen mit verschiedenen Anwendungswidgets (wie z. B.E- Mail, Kalender) gestalten. Auf diese Weise können Sie besonders schnell auf Anwendungen zugreifen, die Sie oft benötigen. Sie können jederzeit wieder auf die Startseite zugreifen, indem Sie entweder in der Seitenleiste auf Uni-Frankfurt oder in der oberen Leiste auf Startseite klicken. Wenn Sie sich nun auf der Startseite befinden, bewegen Sie die Maus über die Titelleiste einer der voreingestellten Anwendungswidgets (z. B.Webmail). Dort sehen die in Abb. 4 dargestellten Symbole Bearbeiten (links) und Löschen (rechts). Abbildung 4: Die Symbole Bearbeiten und Löschen Wenn Sie bei einem der Widgets auf Bearbeiten oder rechts oben im Fenster auf Inhalt hinzufügen klicken, gelangen Sie in die Konfigurationsansicht (Abb. 5 ). Dort können Sie neue Widgets hinzufügen sowie mithilfe der schwarzen Pfeile die Größe und Position existierender Widgets verändern. Die Blöcke mit der Aufschrift Hier hinzufügen sind Platzhalter, an deren Stelle jeweils ein neues Widget angelegt werden kann. Mit einem Klick auf Löschen kann ein Widget von der Startseite entfernt werden und wird wieder zu einem (nur in der Konfigurationsansicht sichtbaren) Platzhalterblock. Abb. 6 zeigt ein Beispiel für eine fertige Startseite mit Anwendungen wie , Kalender und Nachrichtenfeed Design und weitere Einstellungen anpassen Weitere Einstellungen zu Webmails Aussehen können Sie vornehmen, indem Sie in der Sidebar auf Einstellungen, dann auf Allgemeine Einstellungen und Anzeige-Einstellungen klicken. Hier können Sie unter verschiedenen Farbschemata wählen, eine andere Seite als Einstiegsseite für Webmail anstatt der Startseite festlegen oder die Breite der Seitenleiste ändern. Sollte das neue Design nicht nach dem Übernehmen der neuen Einstellungen angezeigt werden, sollte sich dies beheben lassen, indem Sie sich einmal aus- und wieder einloggen. 7

8 Abbildung 5: Konfigurationsansicht der Startseite Abbildung 6: Das Ergebnis: Eine informative Startseite 8

9 Abbildung 7: Die Anzeige-Einstellungen Abbildung 8: Webmail in neuem Gewand 9

10 Grundlegende Nachrichtenverwaltung Der Eintrag Webmail in der Seitenleiste führt Sie direkt zu Ihrem Posteingang, wo die s an Ihre Studierenden- bzw. Beschäftigtenadresse eingehen. Einen Überblick über die gesamte Verzeichnisstruktur Ihres -Postfachs erhalten Sie mit einem Klick auf das Plus-Zeichen neben Webmail. Anschließend werden die darunterliegenden Elemente wie Filter, Neue Nachricht oder Entwürfe aufgeklappt, die im folgenden noch näher erläutert werden Nachrichten lesen und schreiben Zum Lesen einer Nachricht klicken Sie einfach auf den Betreff der Nachricht. Um eine neue zu erstellen, klicken Sie in der Seitenleiste im Bereich Webmail auf den Eintrag Neue Nachricht. Abhängig von Ihren Webmail-Einstellungen wird der Nachrichteneditor entweder auf derselben Seite geöffnet oder in einem neuen Fenster bzw. einem neuen Tab Nachrichten löschen Es gibt in Webmail zwei Möglichkeiten, mit dem Löschen von s umzugehen: 1. s mit einem Klick auf Löschen lediglich zum Löschen vormerken (= durchstreichen) und mit einem Klick auf Endgültig löschen (in der Leiste über den s rechts oben) vollständig entfernen. 2. Einen Ordner festlegen, der als Papierkorb verwendet werden soll, so dass mit einem Klick auf Löschen die markierten s in diesen Ordner verschoben werden. Dort können die s endgültig gelöscht werden, indem entweder die s wieder einzeln markiert und mit Löschen entfernt werden oder indem der Ordner geleert wird (Klick auf das Symbol Ordner leeren neben dem Namen des Ordners), was alle s in diesem Ordner entfernt. Diese Einstellung finden Sie in Webmail unter Einstellungen Webmail Nachrichten löschen und verschieben. Die gewünschte Einstellung heißt Beim Löschen von Nachrichten diese in den Papierkorb verschieben, anstatt sie als gelöscht zu markieren?. Wenn Sie einen Papierkorb nutzen möchten, achten Sie darauf, dass Sie im Pop-down-Menü unter Papierkorb-Ordner den Ordner festlegen, der als Papierkorb verwendet werden soll. Ein Papierkorb-Ordner ersetzt somit das Zum-Löschen-vormerken (und umgekehrt) und das Leeren des Papierkorbs ersetzt die Schaltfläche Endgültig löschen (und umgekehrt) Nachrichten sortieren Die Sortierleiste (Abb. 9) ermöglicht es Ihnen, Ihre Nachrichten nach einem Kriterium wie Nummer (die von Webmail vergebene Nummerierung) Datum, Absender, Betreff oder Grö- 10

11 ße/Speicherverbrauch der zu sortieren. Das Dreieckssymbol neben dem aktiven Sortierkriterium zeigt an, ob die Sortierung aufsteigend oder absteigend erfolgt. (Im Beispiel in Abb. 9 werden die Nachrichten absteigend nach Betreff sortiert.) Abbildung 9: Sortierleiste 11

12 2.2 Ordner und Unterordner Um langfristig einen Überblick über Ihren -Verkehr zu behalten, ist es sehr empfehlenswert, Ordner und Unterordner anzulegen und darin Ihre s zu archivieren. Während der Posteingang aus Performanzgründen auf 1,5 GB beschränkt ist, dürfen selbst erstellte Ordner beliebig groß werden. Zudem dürfen Sie so viele Ordner und Unterordner anlegen, wie Sie möchten (d. h., Sie haben praktisch unendlich viel Speicherplatz). Die Ordnerverwaltung erreichen Sie über einen Klick auf Webmail in der Seitenleiste und anschließend einen Klick auf den Punkt Ordner in der oberen horizontalen Reiterleiste (siehe Abb. 10). Abbildung 10: Die Ordnerverwaltung Nun können Sie in dem Drop-down-Menü Aktion auswählen eine Aktion auswählen, die Sie durchführen möchten, und ggf. mit den Checkboxen links neben den Ordnernamen die Ordner auswählen, für die Sie eine Aktion durchführen wollen Neue Ordner erstellen Wenn Sie einen neuen Ordner erstellen wollen, klicken Sie zunächst im Drop-down-Menü auf Erstellen. Sie werden anschließend von Webmail aufgefordert, einen Namen für den neuen Ordner einzugeben. Bitte beachten Sie den folgenden Hinweis! Ordner und Unterordner in Webmail funktionieren nicht so, wie Sie es vielleicht von Ihrem Betriebssystem gewohnt sind (d. h., Ordner können Unterordner sowie normale Dateien enthalten). In Webmail hingegen ist ein Ordner, der Unterordner besitzt, lediglich ein Behälter für Unterordner kein echter Ordner, in dem s abgelegt werden können. s können Sie also nur in den jeweiligen Unterordnern speichern. Wenn Sie einen Unterordner anlegen möchten, müssen Sie diesen direkt beim Erstellen des Überordners mit anlegen. Zwischen den Namen von Über- und Unterordnern muss dabei jeweils ein Schrägstrich stehen. Sie 12

13 sollten sich also bereits über die künftige Verzeichnisstruktur im Klaren sein, ehe Sie beginnen, die Ordner anzulegen, da es im schlechtesten Fall mit viel Aufwand verbunden ist, wenn Sie nachträglich Änderungen an der Struktur vornehmen möchten. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie im Abschnitt Bekannte Probleme. Ein Beispiel mit Über- und Unterordnern 1. Sie möchten einen Ordner Uni mit den Unterordnern Hauptfach und Nebenfach anlegen. Dazu klicken Sie, wie bereits erwähnt, im Drop-down-Menü der Ordnerverwaltung auf Erstellen. 2. Im anschließend erscheinenden Pop-up-Fenster geben Sie Uni/Hauptfach ein. Dies erzeugt den Überordner Uni mit seinem Unterordner Hauptfach. 3. Nun wiederholen Sie den Schritt und geben dieses Mal Uni/Nebenfach ein. Der Unterordner Nebenfach wird der Struktur hinzugefügt Ordnern Funktionen zuweisen Bei Webmail können Sie frei festlegen, welchen Ordner Sie jeweils als Ordner für Ihre Nachrichtenentwürfe, für mutmaßlichen Spam, für zum Löschen vorgemerkte Nachrichten (häufig Papierkorb genannt) 2 sowie für Ihre gesendeten Nachrichten verwenden möchten. Die ersten drei Funktionen können in Webmail unter Einstellungen Webmail - Server- und Ordner-Einstellungen konfiguriert werden. 3 In den Pop-down-Menüs können Sie für die jeweilige Funktion einen bereits vorhandenen Ordner wählen oder einen Ordner neu anlegen. Die auf diese Weise festgelegten Ordner werden von Webmail automatisch entsprechend der ihnen zugewiesenen Funktion verwendet: Vom Webmail-Spamschutz als potentieller Spam identifizierte Nachrichten landen im Spam-Ordner, von gesendeten Nachrichten wird automatisch nach dem Senden eine Kopie im Gesendet -Ordner angelegt usw. Sonderfall: Der Gesendet -Ordner Im Gegensatz zu den vorgenannten Ordnern können Sie den Ordner, in dem gesendete Nachrichten abgelegt werden, nicht in dem oben genannten Einstellungsmenü ändern. Die zugehörige Einstellung namens Ordner für gesendete Nachrichten befindet sich stattdessen unter Einstellungen Webmail Persönliche Angaben ganz unten auf der Seite. Wählen Sie hier zunächst die Identität aus, für die Sie 2 Sie benötigen nicht zwangsläufig einen Papierkorb-Ordner, da es in Webmail noch eine zweite Möglichkeit gibt, s zum Löschen vorzuhalten, als durch die Verwendung eines Papierkorbs. Siehe dazu den FAQ-Eintrag Wenn ich s lösche, werden diese nur als durchgestrichen angezeigt. Wie kann ich sie vollständig löschen?. 3 Der Papierkorb-Ordner kann ebenfalls in dem Einstellungsdialog Einstellungen Webmail Nachrichten löschen und verschieben festgelegt werden. Beide Dialoge greifen auf dieselbe Einstellung zu, d. h., es spielt keine Rolle, ob Sie den Papierkorb-Ordner in dem einen oder in dem anderen Einstellungsdialog festlegen. 13

14 den Gesendet -Ordner festlegen wollen 4, und gehen Sie anschließend genauso vor wie im vorhergegangenen Abschnitt beschrieben. 4 Der Gesendet -Ordner wird für jede verwendete Identität einzeln festgelegt. Wenn Sie also Ihre gesendeten Nachrichten von allen Identitäten in demselben Ordner abgelegt haben möchten, müssen Sie bei jeder Identität an dieser Stelle denselben Ordner angeben. 14

15 2.3 Anhänge Anhänge 5 können bei Webmail auf zwei Arten verschickt werden: als direkt in die eingebundener Anhang oder als verlinkter Anhang. Je nach Größe der zu sendenden Datei ist das eine oder das andere Verfahren zu bevorzugen Anhänge direkt einbinden Diese Methode ist die gängige Art, Anhänge zu verschicken, wie Sie sie vermutlich auch von anderen -Anbietern gewohnt sind. Bei diesem Verfahren wird die Anlage in die eingebettet und erhöht damit auch den Speicherplatzbedarf der Nachricht. Die Gesamtgröße der incl. Anhang ist auf 25 MB beschränkt. 1. Wenn Sie einer einen Anhang hinzufügen wollen, verwenden Sie den Bereich Anhänge im Fenster Neue Nachricht. 2. Dort können Sie mit einem Klick auf Durchsuchen eine Datei von Ihrem Computer auswählen, die der angehängt werden soll. 3. Klicken Sie anschließend auf Aktualisieren, damit die Datei hochgeladen wird. Abbildung 11: Große -Anhänge hochladen Anhänge verlinken Beim Verlinken von Anhängen wird der Anhang auf die Server der Universität hochgeladen und der Empfänger oder die Empfängerin erhält einen Link, mit der Anhang heruntergeladen werden kann. Nach dem Hochladen ist der Anhang sechs Monate lang über diesen Link erreichbar. Das Herunterladen verlinkter Anhängen erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung. Bei diesem Verfahren beträgt die maximal zulässige Größe pro verlinkter Datei 100 MB. 5 auch Anlage oder Attachment genannt 15

16 1. Wenn Sie einen Anhang verlinken möchten, gehen Sie zunächst genauso vor wie beim direkten Einbetten von Anhängen. Nach dem Klick auf Aktualisieren setzen Sie jedoch bei dem Punkt Anhänge verlinken? die Antwort auf Ja. 2. Sobald der Empfänger oder die Empfängerin die Datei(en) heruntergeladen hat, erhalten Sie eine -Benachrichtigung. Diese enthält auch einen Link, über den Sie die Datei(en) wieder löschen können. 3. Falls Sie mehrere Dateien zum Verlinken hochladen möchten und diese Dateien zusammen mehr als 100 MB umfassen, müssen Sie die Dateien einzeln hochladen. Dazu wählen Sie die hochzuladende Datei aus und klicken auf Aktualisieren; dies wiederholen Sie, bis alle Dateien hochgeladen sind. Abb. 11 zeigt den Einstellungsdialog für das Hochladen großer -Anhänge. 16

17 2.4 Suche nach s Mit der Suchfunktion können Sie Nachrichten anhand bestimmter Kriterien finden. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Webmail und anschließend auf den Eintrag Suche mit dem Lupensymbol. Die in Abb. 12 dargestellte Ansicht öffnet sich. Abbildung 12: Suche nach s in Webmail Ihre Suchbegriffe geben Sie in die leeren Formularfeldern ein. Bei den Pop-down-Feldern können Sie auswählen, in welchen Abschnitten der Nachrichten ein Begriff gesucht werden soll (z. B. im Absenderfeld, im Betreff oder im Nachrichtenfeld). Wenn Sie noch mehr Felder als die voreingestellten benötigen, können Sie bei dem letzten angezeigten Pop-down-Feld mit der Beschriftung Wählen Sie ein Feld aus ein neues Feld erzeugen, indem Sie den Abschnitt auswählen, in dem gesucht werden soll. Anschließend wird Webmail ein neues Formular zur Eingabe von Daten hinzufügen. Wiederholen Sie diesen Vorgang, wenn Sie weitere Felder benötigen. Die Auswahl Suche nach einem Kriterium/allen Kriterien direkt über den Pop-down- Feldern ermöglicht es, die Suchbegriffe mit einer Und-Verknüpfung oder mit einer Oder- Verknüpfung zu versehen. Bei der Und-Verknüpfung müssen alle Begriffe, die Sie in die Formularfelder eingeben, in einer Nachricht gefunden werden, damit die Nachricht als Treffer gilt. Bei der Oder-Verknüpfung hingegen ist es ausreichend, wenn irgendeiner der Begriffe gefunden wird. Damit ist die Und-Verknüpfung zwar restriktiver und erfordert von Ihrer Seite mehr Wissen über die gesuchte(n) Nachricht(en), andererseits ist es mit dieser Art zu suchen einfacher, nicht benötigte Ergebnisse zu ignorieren, wenn Sie relativ genau wissen, wonach Sie suchen. Eine Beispielsuche 1. Sie suchen eine , von der Sie wissen, dass das Wort Universität im Nachrichtentext vorkommt. Sie geben also den Begriff in das Formular ein und stellen das 17

18 Pop-down-Feld daneben auf Text. 2. Da Sie nicht sicher sind, ob sich die gesuchte Nachricht noch im Posteingang befindet oder ob Sie sie bereits in Ihren Ordner namens Bearbeitet einsortiert haben, setzen Sie das Häkchen im Bereich Suchordner sowohl bei Posteingang als auch bei Bearbeitet. Dann klicken Sie auf Absenden. 3. Als Ergebnis erhalten Sie 621 s, die den Begriff Universität beinhalten. Da das viel zu viel ist, um die Ergebnisse händisch weiter zu durchsuchen, wollen Sie Ihre Suche einschränken. 4. Sie erinnern sich, dass es sich bei der gesuchten Nachricht um einen Brief an die Mitarbeiter der Universität handelte, der vom Präsidenten der Universität verschickt worden war. Also geben Sie in einem zweiten Formularfeld die Adresse uni-frankfurt.de ein und stellen das Pop-down-Feld auf Von, um nach dem Absender zu suchen. Zudem wählen Sie die Und-Verknüpfung aus, damit nur im Ergebnis der Suchanfrage nur s gefunden werden, die sowohl den Begriff Universität beinhalten, als auch als Absender haben. 5. Nun hat sich die Anzahl der infrage kommenden s bereits beträchtlich reduziert und schließlich können Sie die gesuchte rasch ausfindig machen. Wenn Sie bestimmte Suchmuster mehr als einmal benutzen möchten, können Sie diese vor dem Abschicken als virtuellen Ordner speichern. Auf diese Weise können Sie häufig benötigte Suchanfragen schnell und ohne erneute Eingabe in die Formularfelder verwenden. 18

19 2.5 Identitäten und Aliase Identitäten Bei Ihrer Immatrikulation oder Anstellung an der Universität erhalten Sie eine eigene universitäre -Adresse, z. B. oder uni-frankfurt.de. Dies ist Ihre so genannte Standardidentität. Wenn Sie s von Ihrer Uni- -Adresse versenden, erscheint standardmäßig diese Adresse als Absenderadresse in der Von -Zeile einer . Sie haben jedoch die Möglichkeit, für Ihr -Konto alternative Namen (= Identitäten) festzulegen. Beispielsweise können Sie als zweite Identität zu der Standardidentität festlegen, wenn Sie möchten, dass bei den Empfängern Ihrer s als Absenderadresse uni-frankfurt.de erscheint. Abb. 13 zeigt, wo im Nachrichtenfenster Sie die Identität einstellen können, die für den Versand der aktuellen Nachricht verwendet werden soll. Bitte beachten Sie, dass eine solche Identität eine rein kosmetische Sache ist an Ihrer ursprünglichen -Adresse wird dadurch nichts verändert Aliase Damit Sie mit dieser Identität auch s empfangen können, benötigen Sie einen Alias. Maximal einen Alias können Sie selbst anlegen. Beachten Sie bitte, dass Sie Aliase nur innerhalb Ihrer eigenen Domain festlegen können, d. h., Sie können uni-frankfurt.de als Alias für einrichten, nicht aber bspw. Wenn Sie weitere Aliase benötigen oder einen Alias innerhalb einer anderen Domain wünschen, wenden Sie sich bitte an uns: Bitte beachten Sie, dass der Name Ihrer Standardidentität (z. B. s oder amuster) weiterhin Ihr Benutzername bleibt, mit dem Sie sich auf Webseiten der Universität wie Webmail einloggen Verwalten von Identitäten und Aliasen Loggen Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort bei Webmail ein. Klicken Sie in der linken Leiste auf Einstellungen, dann auf Allgemeine Einstellungen und dann auf Persönliche Angaben. Nun können Sie bestehende Identitäten bearbeiten oder löschen, neue Identitäten anlegen und eine Identität als Ihre Standardidentität festlegen. Wählen Sie dazu im Drop- Down-Menü des Felds Wählen Sie die Identität, die Sie ändern möchten den Punkt Neue Identität anlegen. Füllen Sie anschließend die Felder aus und wählen Sie Speichern. Damit eine neue Identität angelegt werden kann, muss wie oben beschrieben ein Alias mit dieser Adresse existieren. Um einen Alias anzulegen oder zu ändern, klicken Sie auf Mein Konto und dann auf Aliasadresse und folgen Sie den dortigen Erläuterungen. 19

20 Abbildung 13: Auswahl der Identität beim Nachrichtenversand Abbildung 14: Erstellen und Konfigurieren von Identitäten 20

21 2.6 -Weiterleitung Mit der -Weiterleitung können Sie die Nachrichten, die auf der Adresse Ihres HRZ- Accounts eingehen, automatisiert an eine andere -Adresse weitersenden lassen. Wenn Sie beispielsweise ein anderes -Konto haben, das Sie überwiegend nutzen, und Sie sich nicht um die Verwaltung eines weiteren Kontos kümmern möchten, kann eine Weiterleitung sinnvoll sein. Die Einstellungen für die -Weiterleitung finden Sie unter Mein Konto Weiterleitung. Tragen Sie in das Feld die Adresse ein, an die die eingehenden Nachrichten weitergeleitet werden sollen, senden Sie das Formular ab und die Weiterleitung wird ab diesem Zeitpunkt eingerichtet sein. Abbildung 15: Einrichten einer Weiterleitung Hinweis Bitte beachten Sie, dass die -Weiterleitung von Webmail exklusiv ist, d. h., alle Nachrichten werden sofort nach Eingang auf den -Servern an die eingetragene Weiterleitungsadresse gesendet und es werden keine Kopien der Nachrichten im Posteingang Ihres universitären -Kontos hinterlegt. Sollten Sie sich also einmal wundern, dass Sie scheinbar keine s mehr erhalten, überprüfen Sie bitte, ob Sie nicht vielleicht eine Weiterleitung eingerichtet haben und sich die Nachrichten tatsächlich auf einem anderen Konto befinden. Aus aktuellem Anlass In letzter Zeit (Stand: November 2013) kommt es gehäuft zu Problemen bei der Annahme weitergeleiteter s seitens diverser externer -Anbieter wie Hotmail und Web.de. Wenn beim Empfang von s, die unser System durch eine Weiterleitung verlassen haben, Probleme auftreten, können wir keine Ursachenforschung 21

22 betreiben und Sie müssen sich an Ihren jeweiligen Anbieter wenden. Aus diesem Grund raten wir generell von der Nutzung von Weiterleitungen ab. 22

23 2.7 Spamschutz Um Ihr -Postfach von Spam 6 freizuhalten, gibt es in Webmail die Möglichkeit, den sogenannten Spamschutz einzurichten. Die Einstellungen für den Spamschutz finden Sie in Webmail unter Mein Konto Spamschutz (Abb. 16 zeigt, wie die Seite aussieht). Der Spamschutz ist standardmäßig ausgeschaltet und muss von Ihnen selbst aktiviert werden! Nachdem Sie den Spamschutz unter Uni Spamschutz aktivieren angeschaltet haben, können Sie zusätzliche Einstellungen vornehmen, deren Bedeutung nachfolgend erklärt wird. Zum Speichern Ihrer Einstellungen müssen Sie das Passwort Ihres HRZ-Accounts eingeben. Abbildung 16: Der Spamschutz Spamscore und Löschscore Spamscore Das beim Horde-Webmail aktive Spamfiltersystem überprüft s maschinell auf typische Schlüsselwörter, die häufig in Spam-Nachrichten vorkommen. Abhängig von dem Ergebnis dieser Prüfung wird jeder Nachricht eine bestimmte Punktzahl zugewiesen. Je höher dieser Wert ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass es sich bei der überprüften Nachricht um Spam handelt. Nachrichten, deren Punktzahl über dem eingestellten zulässigen Höchstwert (der sogenannte Spamscore) liegt, werden (sofern Sie nichts anderes festgelegt haben) in den Ordner Spamverdacht verschoben. Zusätzlich können Sie festlegen, nach wie vielen Tagen der Spam im Spamverdacht- Ordner automatisch gelöscht werden soll. 6 auch Junk-Mail genannt: unerwünschte Nachrichten wie Werbung oder Phishing-Mails, deren Absender versuchen, an wertvolle Daten von Ihnen zu gelangen 23

24 Löschscore Der Löschscore funktioniert analog zum Spamscore: Er gibt den Wert vor, ab dem eine sofort gelöscht wird, ohne zuvor noch in den Spamverdacht-Ordner verschoben zu werden. Typischerweise handelt es sich dabei um Nachrichten, deren Punktzahl nach der automatischen Prüfung bereits so hoch, dass es nahezu eindeutig ist, dass die Nachricht Spam ist. Empfohlene Einstellungen Folgende Werte für Spam- und Löschscore stellen eine Empfehlung dar. Vorsichtig bedeutet: weniger Nachrichten werden weggefiltert, wodurch möglicherweise mehr Spam ins Postfach gelangt. Mutig bedeutet: mehr Nachrichten werden weggefiltert, darunter möglicherweise auch Nachrichten, bei denen es sich nicht um Spam handelt. Spamscore Löschscore vorsichtig 7 12 empfohlen 5 10 mutig Spamreport Immer, wenn Sie Nachrichten bekommen, die als Spam eingestuft wurden, wird Ihnen ein Spamreport zugesendet. Dies ist eine , die Ihnen Absender, Betreff und Punktzahl der betroffenen Nachrichten anzeigt. Die Auflistung erfolgt aufsteigend nach der Punktzahl, d. h., dass s, bei denen es sich mit der geringsten Wahrscheinlichkeit um Spam handelt, weiter oben in der Liste aufgeführt werden. Abb. 17 zeigt beispielhaft einen Spamreport. Abbildung 17: Spamreport des Uni-Spamschutzes 24

25 2.7.3 Einzelne Adressen vom Spamfilter ausnehmen Wenn Sie feststellen, dass wiederholt Nachrichten von vertrauenswürdigen Adressen vom Spamfilter aussortiert werden, Sie aber auch (verständlicherweise) nicht die Sensitivität des Spamfilters herabsetzen möchten, dann haben Sie noch die Möglichkeit, die betroffenen Adressen zu einer Positivliste hinzuzufügen. Die Positivliste befindet sich bei den Einstellungen des Nachrichtenfilters (siehe auch Abschnitt Nachrichtenfilter). Klicken Sie dazu links in der Seitenleiste auf Webmail Filter Positivliste. In das nachfolgend erscheinende Formular tragen Sie pro Zeile eine Adresse ein, von denen Sie immer Nachrichten erhalten möchten. Eine manuelle Anpassung des Spamfilters ist leider nicht möglich. 25

26 2.8 Abwesenheitsnotiz Die Abwesenheitsnotiz 7 dient dazu, eingehende s im Falle Ihrer Abwesenheit mit einer vordefinierten Nachricht automatisch zu beantworten. Sie finden die Einstellungen für die Abwesenheitsnotiz unter Mein Konto Abwesenheit. Zunächst entscheiden Sie mit den Auswahlpunkten Erstellen/installieren Sie Ihre Abwesenheitsnotiz und Löschen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz, welche Aktion Sie durchführen wollen. In dem Feld Dauer geben Sie die Dauer in Tagen an, die die Abwesenheitsbenachrichtigung aktiv sein soll. Die Felder Betreff und Nachricht füllen Sie mit der von Ihnen gewünschten Botschaft aus, die versendet werden soll. Funktionsweise der Abwesenheitsnotiz Wenn jemand eine Nachricht an eine Adresse verschickt, auf die aktuell eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet ist, so erhält der-/diejenige die entsprechende Abwesenheitsnotiz als Antwort. Wenn dieselbe Person (bzw. genauer gesagt, dieselbe -Adresse) innerhalb von sieben Tagen noch einmal an die Adresse des/der Abwesenden schreibt, erhält sie nicht noch einmal die Abwesenheitsnotiz, weil sie über die Abwesenheit ja bereits informiert wurde. Erst nach sieben Tagen wird diese Einstellung wieder zurückgesetzt, so dass auch jemand, der/die die Abwesenheitsnotiz bereits einmal bekommen hat, sie dann auch wieder erhält. 7 auch Autoreply genannt 26

27 2.9 Nachrichtenvorlagen Wenn Sie einen bestimmten Nachrichteninhalt häufig gebrauchen, können Sie für diese Fälle Nachrichtenvorlagen erstellen. Damit müssen Sie häufig verwendete Nachrichten nicht immer wieder von Neuem verfassen Vorlagen erstellen und bearbeiten Die Einstellung für die Nachrichtenvorlagen ist etwas versteckt und nicht direkt zugänglich: Sie finden sie unter Einstellungen Webmail Neue Nachricht. Dort klicken Sie ganz oben auf Zu den Formatvorlagen und Standardantworten und gelangen zu einer Ansicht wie in Abb. 18 dargestellt. Abbildung 18: Konfigurieren einer Nachrichtenvorlage Geben Sie anschließend in dem Nachrichtenfeld den von Ihnen gewünschten Text für die Nachricht ein und geben Sie der Vorlage einen Namen. Dann klicken Sie auf Vorlage speichern, um die Vorlage neu zu erstellen. Weitere neue Vorlagen erstellen Sie, indem Sie im oberen Pop-down-Menü wieder den Punkt Neue Vorlage erstellen auswählen. Wenn Sie bereits vorhandene Vorlagen bearbeiten möchten, wählen Sie diese aus dem oberen Pop-down-Menü aus und klicken Sie daneben auf Bearbeiten. Platzhalter Im Nachrichtenfeld können Sie außerdem die Platzhalter %s und %c verwenden. %s fügt Ihre persönliche Signatur ein. Wie Sie eine Signatur erstellen, erfahren Sie im Abschnitt Signatur erstellen. 27

28 Mit %c können Sie Inhalte von Vorlagen sozusagen übereinanderstapeln. Dazu wählen Sie beim Erstellen einer neuen Nachricht (siehe nächster Abschnitt) zunächst eine Vorlage aus, die den Platzhalter %c nicht enthält. Anschließend wählen Sie eine Vorlage aus, in der %c vorkommt. Nun werden die beiden Nachrichten automatisch vereint, so dass der Inhalt der ersten Nachricht an die Stellen der zweiten Nachricht gesetzt wird, wo in der zweiten Nachricht %c steht Vorlagen verwenden Sobald eine Vorlage erstellt wurde, können Sie beim Erstellen einer neuen Nachricht über einen Klick auf Neue Nachricht im Bereich Vorlagen die zu verwendende Nachrichtenvorlage auswählen. Der Text aus der Vorlage wird dann automatisch in das Nachrichtenfeld eingefügt. Da der Vorlagentext wie gesagt nur eingefügt wird, steht es Ihnen frei, den Text im Fenster der aktuellen Nachricht noch nachzubearbeiten und abzuwandeln; Sie sind also nicht darauf festgelegt, den Text der verwendeten Vorlage auch in genau der vorgegebenen Form zu versenden. Beachten Sie jedoch, dass im Nachrichtenfenster gemachte Änderungen an einem Vorlagentext nicht für die Vorlage übernommen werden, sondern nur für die aktuelle Nachricht gültig sind. Wenn Sie die Vorlage bearbeiten wollen, müssen Sie den oben beschriebenen Weg in die Einstellungen von Webmail gehen. 28

29 2.10 Signatur erstellen Eine Signatur ist ein Text, der automatisch an das Ende jeder , die Sie versenden, angefügt wird. Sie kann z. B. die standardmäßig von Ihnen verwendete Grußformel und/oder Ihre Kontaktdaten enthalten. Die Einstellungen für die Signatur finden Sie unter Einstellungen Webmail Persönliche Angaben. Pro Identität können Sie jeweils eine Signatur anlegen. Es empfiehlt sich, die Option Striche ( -- ) vor der Signatur einfügen? zu aktivieren, denn auf diese Weise können die meisten -Programme oder Webmailer die Signatur erkennen und werden diese beim Antworten nicht zitieren. 29

30 2.11 Nachrichtenfilter Der Nachrichtenfilter dient dazu, s bei ihrer Ankunft im Postfach nach bestimmten Kriterien (wie z. B. dem Betreff oder der Absenderadresse) auszusortieren. Wenn Sie z. B. viele Nachrichten immer von demselben Absender oder derselben Absenderin erhalten, kann dies sehr nützlich sein, weil es Ihnen das manuelle Einsortieren von Nachrichten in den korrekten Ordner erspart. Die Einstellungen für den Filter finden Sie in der Seitenleiste unter Webmail Filter. Neben der Möglichkeit, eigene Filterregeln zu erstellen, gibt es auch die vorgefertigten Menüs Positivliste und Ausschlussliste. 8 Dort können Sie -Adressen eintragen, wenn Sie wünschen, dass s von diesen Adressen immer zugelassen bzw. immer gelöscht/verschoben werden sollen. Hinweis Der Nachrichtenfilter ist nicht gleichbedeutend mit dem Spamschutz bzw. Spamfilter! Es ist nicht sinnvoll, die Ausschlussliste als Sammelstelle für Adressen von Spammern zu benutzen, denn Spammer verwenden stets neue Adressen, so dass Sie mit einer manuellen Verwaltung von ausgeschlossenen Adressen nicht weit kommen werden. Verwenden Sie darum für diesen Zweck besser den Spamschutz Beispiel zum Anlegen einer Filterregel 1. Sie haben die Mailingliste FloraFaunaFrankfurt abonniert, die Ihnen regelmäßig Nachrichten schickt. Sie möchten nicht, dass sich diese Nachrichten in Ihrem Posteingang mit den anderen s vermischen, sondern alles sauber voneinander getrennt halten. 2. Sie stellen fest, dass bei allen s, die von diese Mailingliste kommen, stets im Betreff der Teil [FloFauFra] vorangestellt ist. Dies können Sie nutzen, um daraus eine Filterregel zu erstellen. 3. Sie begeben sich in die Filtereinstellungen und wählen den Punkt Neue Regel. Dort geben Sie der neuen Regel einen Namen und suchen anschließend die Kriterien aus, nach denen die eingehenden s überprüft werden sollen. In diesem Fall wählen Sie im ersten Drop-down-Menü Betreff aus, worauf sich das Formular der Auswahl anpasst. Nun geben Sie in dem rechts erschienenen Freitextfeld [FloFauFra] (ohne die Anführungszeichen) ein. Das mittlere Feld ist mit dem Wert Enthält bereits korrekt eingestellt. 4. Im nächsten Schritt geben Sie die Handlung an, die bei Erfüllung der oben erstellten Regel ausgeführt werden soll. In Ihrem Fall möchten Sie, dass alle Nachrichten, die im Betreff [FloFauFra] enthalten, in einem bestimmten Ordner landen. Dazu wählen Sie im nächsten Drop-down-Feld unter Dieses tun den Punkt Ausliefern in den Ordner.... Im daraufhin erscheinenden Drop-down-Menü können Sie den entsprechenden Ordner auswählen oder, falls er noch nicht existiert, ihn neu erstellen. 8 Gängige englische Begriffe für Positivliste und Ausschlussliste sind Whitelist bzw. Blacklist. 30

31 5. Optional können Sie nun noch einstellen, ob alle Nachrichten, auf die diese Filterregel zutraf, bspw. als gelesen markiert werden sollen. 6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern. Sie können alle bestehenden Regeln jederzeit in den Filtereinstellungen einsehen, bearbeiten und wieder löschen Aktivieren der Filterregeln Damit die angelegten Filterregeln aktiv werden können, wählen Sie unter Einstellungen Webmail Filter die Zeitpunkte aus, zu denen die erstellten Filterregeln ausgeführt werden sollen (z. B. immer dann, wenn der Posteingang angezeigt wird). Hinweis Je nach dem, wie viele s sich in Ihrem Postfach befinden und wie viele Filterregeln Sie aktiviert haben, kann es unter Umständen sehr lange dauern, bis der Filtervorgang abgeschlossen ist. Insbesondere die Einstellung Filterregeln immer anwenden, wenn der Posteingang angezeigt wird? sollte darum nur mit Bedacht gewählt werden. 31

32 3 Groupware-Funktionen 3.1 Kalender Webmail verfügt über eine vollwertige Kalenderanwendung, mit der Sie Ihre Termine verwalten können. In Webmail angelegte Kalender können Sie außerhalb von Webmail mit einem -Client wie Mozilla Thunderbird oder Microsoft Outlook verwalten. Umgekehrt können Sie, wenn Sie bereits z. B. mit Microsoft Outlook einen Kalender verwalten, diesen in Webmail importieren Überblick über die Kalender-Funktionen Zum Kalender gelangen Sie über Organisieren Kalender in der Seitenleiste. Jede Benutzerin und jeder Benutzer hat standardmäßig bereits einen eigenen Kalender namens [Ihr Loginname]s Kalender, den Sie im Kalender-Menü (s. Abb. 19) unter Meine Kalender finden. Des Weiteren gibt es drei öffentliche, vom Hochschulrechenzentrum bereitgestellte Kalender namens Feiertage, Schulferien und Semester, die Sie sich anzeigen lassen können (setzen Sie dazu das Häkchen vor dem Namen des Kalenders). Diese Kalender finden Sie im Kalender-Menü unter Gemeinsame Kalender. Dort werden auch Kalender angezeigt, die andere Benutzerinnen und Benutzer von Webmail mit Ihnen teilen (mehr dazu im Abschnitt Gemeinsame Nutzung von Kalendern, Adressbüchern etc.). Sie können sich den Kalender in einer Jahres-, Monats-, Wochen- oder Tagesansicht anzeigen lassen. Die Voreinstellung ist die Monatsansicht. Über die Karteireiter der Kalenderansicht können Sie zwischen den verschiedenen Ansichten umschalten. Über das Kalender-Menü können Sie neue Kalender anlegen, von anderen Nutzern freigegebene Kalender abonnieren und nach Kalendern suchen. Das Kalender-Menü kann durch einen Klick auf das blaue Plus- bzw. Minus-Zeichen vor dem Wort Kalender aus- bzw. eingeklappt werden Einen neuen Kalender anlegen Zusätzliche Kalender können Sie über das Kalender-Menü einrichten. Dazu klicken Sie im Kalender-Menü auf Kalender verwalten, wie in Abb. 19 gezeigt. Auf der folgenden Seite werden Ihnen die bereits vorhandenen Kalender angezeigt. An dieser Stelle können Sie Ihre Kalender auch bearbeiten, löschen und für andere Benutzer zugänglich machen. Durch einen Klick auf Neuen lokalen Kalender erstellen können Sie einen weiteren Kalender hinzufügen. Geben Sie in dem folgenden Formular den gewünschten Namen und ggf. eine Beschreibung des Kalenders ein und klicken Sie anschließend auf Erstellen. Abbildung 19: Kalender- Menü 32

33 3.1.3 Einen neuen Termin erstellen Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen neuen Termin in einen Kalender einzutragen. 1. Um einen neuen Termin an einem bestimmten Datum einzutragen, klicken Sie auf das Plus-Zeichen neben dem Tag, an dem der Termin stattfinden soll. 2. Sie können den Termin auch direkt am aktuellen Tag anlegen. Dazu klappen Sie in der Seitenleiste unter Organisieren Kalender den Eintrag Neuer Termin auf. In der Eingabemaske (Abb. 20) können Sie Titel und Ort eintragen sowie den Termin einer Kategorie und einem Kalender zuweisen 9. Darunter bestimmen Sie den Zeitraum, in dem der Termin stattfindet, und ggf. eine Erinnerung an den Termin. Über die drei mit einem Plus markierten Felder können Sie zusätzliche Angaben zum Termin machen, wie z. B. eine kurze Beschreibung hinzufügen oder eine Liste der Teilnehmenden erstellen. Die Beteiligten können auch sofort zu dem Termin eingeladen werden, wenn Sie den Haken bei Einladung an alle Teilnehmer verschicken? setzen. Handelt es sich bei dem Termin um einen regelmäßig wiederkehrenden (z. B. eine Vorlesung oder Besprechung), können Sie mit Wiederholung das Wiederholungsintervall festlegen. Zudem können Sie angeben, bis zu welchem Datum der Termin sich wiederholen soll. Abbildung 20: Eingabemaske für die Termindaten Kategorien Um die Termine in Ihrem Kalender effizienter zu verwalten und eine bessere Übersicht zu erhalten, haben Sie die Möglichkeit, Kategorien anzulegen. Jeder Kategorie kann eine Farbe zugewiesen werden, wodurch sich eingetragene Termine farblich abgrenzen und sich somit besser voneinander unterscheiden lassen. Kategorien, die von Ihnen angelegt wurden, lassen sich nicht nur für Termine im Kalender benutzen, sondern auch für Ihre Aufgaben und Notizen. Um eine Kategorie anzulegen, klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen Allgemeine Einstellungen und dort auf Kategorien und Beschriftungen. 9 Dies ist nur möglich, wenn mehrere Kalender vorhanden sind. 33

34 Nach dem Klick auf Neue Kategorie öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in das Sie den Namen der neuen Kategorie eintragen können. Anschließend können Sie der Kategorie eine Farbe zuweisen, indem Sie auf das Farbsymbol neben dem Mülltonnensymbol klicken Um der Kategorie eine Farbe zuzuweisen, klicken auf das Farbsymbol. Über die sich öffnende Farbauswahl können Sie mit der Maus die gewünschte Farbe für die Kategorie auswählen. Als Alternative können Sie in dem Kästchen neben der Kategoriebezeichnung den sogenannten RGB-Farbwert eintragen Benachrichtigungen Damit Sie keinen Termin verpassen, können Sie sich auf verschiedene Weise benachrichtigen lassen. Die Einstellung für Benachrichtigungen erreichen Sie über Einstellungen Kalender Benachrichtigungen. Es stehen Ihnen drei Möglichkeiten der Benachrichtigung zur Wahl: 1. die eingebettete Benachrichtigung, 2. die Pop-up-Benachrichtigung, 3. die Benachrichtigung per . Wir empfehlen die Verwendung der eingebetteten Benachrichtigung oder die Benachrichtigung per . Pop-up-Benachrichtigungen sind nicht empfehlenswert, da bei jeder Aktion, die in Webmail ausgeführt wird, das Pop-up erneut angezeigt wird, was störend sein kann. Zusätzlich zur Benachrichtigung für einzelne Termine können Sie sich täglich eine Übersicht über die Termine des Tages zusenden lassen (dies funktioniert jedoch nur per ) Kalender mit -Programmen abonnieren Viele -Programme ermöglichen neben dem Senden und Empfangen von Nachrichten auch die Möglichkeit auch die Verwaltung von Kalendern (dies geschieht zumeist mit der Hilfe von Programmerweiterungen bzw. Add-ons). Auf diese Weise können Sie auch Webmail-Kalender abonnieren, die Sie oder andere erstellt haben, und Ihre Kalender somit über mehrere Endgeräte hinweg synchronisiert halten. Als Austauschformate für Kalender bietet Webmail ical und RSS an. 11 So gehen Sie allgemein vor: 1. Im Kalendermenü (Abb. 19) finden Sie jeweils rechts neben dem Namen eines Kalenders eine blaue Schaltfläche bzw. einen blauen Button mit einem i darin. Klicken Sie bei dem zu abonnierenden Kalender auf diesen Button. 10 Eine Liste mit Farben und den dazugehörigen RGB-Werten finden Sie z. B. auf uni-muenster.de/cgi-bin/rgbtab. 11 RSS wird gewöhnlich für sog. Nachrichtenfeeds (auch RSS-Feeds genannt) verwendet und kann von Feed- Reader-Programmen gelesen werden. Für die Verwaltung von Kalendern ist ical jedoch das gebräuchlichere Format. 34

35 2. Im anschließend erscheinenden Menü (Abb. 21) sehen Sie den Namen des ausgewählten Kalenders sowie drei Felder mit dem Text für den jeweiligen Verwendungszweck (von oben nach unten: ical, RSS, HTML-Code zur Einbettung eines Kalenders in eine Website). 3. Um einen Kalender mit dem ical-format zu abonnieren, kopieren Sie den Code aus dem ersten Feld in die Zwischenablage (mit der ical-dateiendung.ics) und fügen ihn in dem entsprechenden Dialog bei dem von Ihnen verwendeten Programm ein. Unter Umständen müssen Sie an dieser Stelle im Abonnementvorgang das Passwort Ihres HRZ-Accounts eingeben, um sich zu authentifizieren, dass Sie berechtigt sind, auf diesen Kalender zuzugreifen. Abbildung 21: Codes für das Kalenderabonnement Kalender mit Mozilla Thunderbird und Lightning abonnieren Für das Abonnieren von Kalendern mit Mozilla Thunderbird steht u. a. das Add-on Lightning 12 zur Verfügung, das Kalender über ical abonnieren kann. Installieren Sie das Add-on so, wie Sie Add-ons für Thunderbird üblicherweise installieren. Nach einem Neustart von Thunderbird sollte Lightning aktiv und bereit zum Einsatz sein. Die nachfolgenden Erläuterungen beziehen sich auf Version 1.9 des Add-ons. 1. In der Menüleiste gibt es nun einen Eintrag namens Termine und Aufgaben. Wählen Sie dort den Eintrag Kalender aus und der Kalender-Tab wird sich öffnen. 2. Auf der linken Seite findet sich ein aufklappbares Menü namens Kalender, wo alle vorhandenen Kalender angezeigt werden. Machen Sie an dieser Stelle einen Rechtsklick, 12 https://addons.mozilla.org/en-us/thunderbird/addon/lightning 35

36 um das Kontextmenü zu öffnen, und Sie sollten auf einen Eintrag namens Neuer Kalender stoßen. 3. Im anschließend erscheinenden Dialogfenster wählen Sie als Ort des hinzuzufügenden Kalenders Im Netzwerk aus, damit Sie Ihre Webmail-Kalender abonnieren können (es steht Ihnen natürlich frei, mit dem Add-on auch lokale Kalender zu erstellen). 4. Im nächsten Dialog wählen Sie als Format icalendar (ICS) aus. Als Adresse geben Sie den zuvor beschriebenen, auf.ics endenden Code ein. 5. Nach Ihrer Authentifizierung mit Ihrem Loginnamen und Passwort können Sie dem Kalender noch einen Namen geben und einige zusätzliche Einstellungen tätigen. 36

37 3.2 Adressbücher Genau wie mit einem Adressbuch aus Papier können Sie mit Adressbüchern in Webmail häufig genutzte -Adressen sammeln. Die Adressbuch-Funktion finden Sie in der Seitenleiste unter Organisieren Adressbuch Überblick über die Adressbuch-Funktionen Die meisten Funktionen sind selbsterklärend. Neben dem Namen und der -Adresse eines Kontakts können Sie in einem Adressbucheintrag auch weitere Informationen wie Anschrift oder Telefonnummern verwalten. Sie können mehrere Adressbücher anlegen, um Ihre Kontakte z. B. in private und geschäftliche Kontakte zu unterteilen. Für jedes Adressbuch können Sie individuell Zugriffsrechte vergeben, um Ihre Kontakte mit anderen Personen zu teilen. Zudem ist es möglich, Adressbücher zu importieren und zu exportieren. Als Exportformate stehen CSV, vcard und LDIF zur Verfügung. Meine Adressbücher führt Sie auf die Übersichtsseite, auf der Sie alle aktiven Adressbücher einsehen können. Webmail unterscheidet zwischen benutzten (aktiven) und nicht benutzten (inaktiven) Adressbüchern. Auf der Übersichtsseite werden nur die aktuell aktiven Adressbücher angezeigt Adressbücher und Kontakte anlegen Um ein neues Adressbuch zu erstellen, klicken Sie zunächst auf Meine Adressbücher und anschließend auf Neues Adressbuch erstellen. Wählen Sie einen Namen für das Adressbuch und optional eine Beschreibung. Einen neuen Kontakt fügen Sie hinzu, indem Sie in der oberen Leiste auf Neuer Kontakt klicken. Wählen Sie das Adressbuch, in das der Kontakt eingefügt werden soll. Geben Sie in den folgenden Formularen die Daten des Kontakts ein und klicken Sie abschließend auf Hinzufügen Weitere Einstellmöglichkeiten Die Einstellungen für die Adressbücher finden Sie in der oberen Leiste unter Einstellungen). Hier können Sie u. a. festlegen: welche Adressbücher benutzt (aktiv) und welche unbenutzt (inaktiv) werden sollen; welche Informationen von Kontakten angezeigt werden sollen; wie die Namen der Kontakte angezeigt und wie sie sortiert werden sollen (nach Nachname oder nach Vorname). 37

38 3.3 Aufgaben und Notizen Aufgabe eintragen Um eine neue Aufgabe einzutragen, müssen Sie zunächst Organisieren Aufgaben auswählen. Nun klicken Sie im oberen Menü auf "Neue Aufgabe". Abbildung 22: Neue Aufgabe Hier können Sie neue Aufgaben zu einer Aufgabenliste hinzufügen. Wichtig ist, dass im Feld Betreff etwas eingetragen wird. Man kann die Aufgaben auch bestimmten Kategorien zuweisen. Um eine neue Kategorie zu erstellen, wählen Sie Neue Kategorie im Dropdownmenü Kategorie Ferner können Sie eintragen, wann die Aufgabe fällig sein soll und/oder ob ein Alarm Sie erinnern soll usw. Anschließend müssen Sie die neue Aufgabe speichern. Abbildung 23: Eine Aufgabe erstellen Ihre Aufgabenliste enthält nun eine Aufgabe (Siehe Abbildung 57). So können Sie sich To-Do -Listen erstellen und diese nach und nach abhaken. In Abbildung 58 sehen Sie drei verschiedene Aufgaben, welche den Kategorien Uni und Privat zugeordnet sind. Um für eine bessere Übersicht zu erzeugen, kann man den verschiedenen Kategorien jeweils andere Farben zu weisen. Hierzu klicken Sie einfach auf das kleine Symbol neben Kategorie. 38

39 Abbildung 24: Neue Kategorie Abbildung 25: Aufgabe gespeichert Anschließend sollten die Einstellungen gespeichert werden. Die Aufgabenliste könnte beispielsweise wie in Abbildung 59 aussehen. Eine Notiz eintragen Um eine neue Notiz zu erstellen, müssen Sie unter Organisieren Notizen Ihren digitalen Notizblock öffnen. Ähnlich wie bei einer neuen Aufgabe, klicken Sie auch diesmal im oberen Menü auf "Neue Notiz". Im folgenden Fenster tragen Sie Ihre Notiz ein und speichern Diese. Auch hier können Sie genau wie bei den Aufgaben Kategorien erstellen und Ihre Notizen den erstellten oder neuen Kategorien zuordnen. Diese Kategorien wiederum können wie unter Aufgabe eintragen beschrieben ebenso farbig differenziert werden. Abbildung 26: Mehrere Aufgaben 39

40 Abbildung 27: Eine Aufgabenliste 40

41 3.4 Gemeinsame Nutzung von Groupware-Funktionen Freigabe von Kalendern, Adressbüchern etc. Sie können Ihre Kalender, Aufgaben, Notizen und Adressbücher für andere Personen freigeben, so dass diese ebenfalls lesend (bzw. je nach Einstellung auch schreibend) zugreifen können. Anwendungsfälle für diese Funktion können sein: Ein Institut kann ein gemeinsames Adressbuch besitzen, das entweder von allen oder nur von bestimmten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gepflegt wird. Ein studentisches Arbeitsteam kann eine gemeinsame Aufgabenliste führen, deren Einträge nach und nach als erledigt gekennzeichnet oder mit Kommentaren versehen werden. Ein Sekretariat kann für seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Terminkalender führen. Abbildung 28: Zugriffsrechte für einen Kalender bearbeiten Ein Menü, wie Sie es im vorangegangenen Kapitel für Kalender kennen gelernt haben (siehe Abb. 19), gibt es in dieser Form auch für Aufgaben und Notizen. Dementsprechend finden Sie bei den Aufgaben und Notizen auch einen Punkt Aufgabenliste verwalten bzw. Notizblöcke verwalten, wo Sie wie beim Kalender mit dem Schlüsselsymbol auf die Rechteverwaltung zugreifen können. In der darauffolgenden Ansicht sehen Sie alle Ihre eigenen Kalender, Aufgaben oder Notizblöcke. Klicken Sie bei dem Kalender, Notizblock oder der Aufgabenliste, den oder die Sie bearbeiten möchten, auf das Schlüsselsymbol, um die Rechte anzupassen. Für die meisten Anwendungsfälle ist wahrscheinlich die Vergabe von Rechten an einzelne Benutzerinnen und Benutzer am sinnvollsten. Abb. 28 zeigt beispielhaft die Einstellungen für die Zugriffsrechte eines Kalenders. 41

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