Handbuch für den Benutzer

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1 Handbuch für den Benutzer Version 2029 Benutzerkonsole Outlook AddIn Web Interface

2 Copyright 2011 by REDDOXX GmbH REDDOXX GmbH Neue Weilheimer Str Kirchheim Fon: +49 (0) Fax: +49 (0) Internet: Support: Revisionsnummer 3.5 Letzte Änderung: Das Handbuch wurde mit größter Sorgfalt erarbeitet. Die REDDOXX GmbH und der Autor können jedoch für eventuelle Fehler und deren Folgen weder eine juristische noch sonst irgendeine Haftung übernehmen. Die in diesem Handbuch enthaltenen Angaben sind ohne Gewähr und können ohne weitere Mitteilung geändert werden. Die REDDOXX GmbH geht hiermit keinerlei Verpflichtungen ein. Die in diesem Handbuch beschriebene Hardware und Software wird auf Basis eines Lizenzvertrages geliefert. Das Handbuch ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, insbesondere die der Übersetzung in fremde Sprachen, bleiben ausschließlich der REDDOXX GmbH vorbehalten. Kein Teil des Handbuchs darf ohne vorherige schriftliche Genehmigung der REDDOXX GmbH in irgendeiner Form durch Fotokopie, Mikrofilm oder andere Verfahren reproduziert oder in eine für Maschinen verwendbare Sprache übertragen werden. Letzteres gilt insbesondere für Datenverarbeitungsanlagen. Auch die Rechte der Wiedergabe durch Vortrag, Funk und Fernsehen sind der REDDOXX GmbH vorbehalten. Die in diesem Handbuch erwähnten Hardware- und Softwarebezeichnungen sind zumeist auch eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Hersteller und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen. Produkt- und Markennamen sind Eigentum der REDDOXX GmbH. Diese Ausgabe des Handbuchs ersetzt alle früheren und richtet sich bei der Benennung nach der Appliance.

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung und Start REDDOXX Benutzerkonsole REDDOXX Outlook Add-In REDDOXX Webinterface Die Anmeldung Anmelden mit der Benutzerkonsole Anmelden in MS Outlook Das Anmeldefenster Anmelden mit dem Webinterface Das Willkommensfenster Das Willkommensfenster im Outlook Optionen in der Menüleiste Ausgehende Nachrichten Spam-Mails Spam-Mail Optionen CISS Queue Archiv Überblick Archiv-Suche Suche Historie anzeigen Kategorie Voting Audit session Kategorien Ergebnisliste Nachricht zeigen: Kategorie vorschlagen Mailsealer Einstellungen Profil Aliase Filter Listen Abmelden Das Reddoxx Outlook AddIn Installation des Outlook AddIn s Menüansicht Die Anmeldung Das Anzeigefenster im MS Outlook...44

4 4.5 Nachrichten archivieren Blacklisten einer im Posteingang Glossar...49

5 1 Einleitung und Start Zur Verwaltung der Reddoxx Appliance stehen dem Benutzer verschiedene Software-Lösungen von REDDOXX zur Verfügung. 1. REDDOXX Benutzerkonsole 2. REDDOXX Outlook Add-In 3. REDDOXX Webinterface All diese Lösungen bieten nahezu den gleichen Funktionsumfang sowie ein übereinstimmendes Look & Feel. Abweichungen werden im jeweiligen Kapitel dieses Benutzerhandbuches mit einem entsprechenden Symbol gekennzeichnet und erklärt. 1.1 REDDOXX Benutzerkonsole Die REDDOXX Benutzerkonsole (User Console) ist eine portable Programmdatei mit der Dateiendung.exe. Sie wird nicht installiert, sondern kann direkt durch einen Doppelklick ausgeführt werden. Die Software kann über das REDDOXX Support Center heruntergeladen werden. Es gibt auch eine Version zum Verteilen im Netzwerk mit der Dateiendung <.msi>, die installiert wird. 1.2 REDDOXX Outlook Add-In Das REDDOXX Outlook-AddIn ist eine Windows-DLL, die ins Microsoft Outlook über die AddIn-Technologie integriert wird. Das AddIn wird beim Start von Outlook mitgeladen. Bei der ersten Verwendung von REDDOXX-eigenen Funktionen wird eine Anmeldung angefordert. Das AddIn funktioniert ausschließlich nur mit Outlook der Versionen (32-Bit) im Zusammenspiel mit einem MS-Exchange-Server. Die Installation, sowie spezielle Funktionen des Outlook-AddIns werden am Ende des Dokumentes in Kapitel 4 beschrieben. Outlook 2000 funktioniert größtenteils, lediglich mit Einschränkungen im Kontextmenü einer Mail, wird aber offiziell nicht von REDDOXX unterstützt. 1.3 REDDOXX Webinterface Das REDDOXX Webinterface (WI) wird durch die Appliance selbst bereitgestellt. Sie benötigen lediglich einen Web-Browser um Zugang zu Ihren s zu erhalten. Der Aufruf erfolgt über die URL https://<ip-adresse-oder-hostname-der-appliance> (verschlüsselt)

6 2 Die Anmeldung Die REDDOXX Appliance ist aus Sicherheitsgründen ausschließlich über die Anmeldung zugänglich. Daher ist es notwendig, dass Sie sich wie folgt mit Benutzername und Kennwort authentifizieren. 2.1 Anmelden mit der Benutzerkonsole Starten Sie die Benutzerkonsole mit einem Doppelklick auf die Datei rdxuser.exe. Das Anmeldefenster öffnet sich. Weiter bei Kapitel Anmelden in MS Outlook Voraussetzung: Das Reddoxx Outlook-AddIn muss installiert sein. 1. Starten Sie MS Outlook. Es erscheint in der Symbolleiste eine Reddoxx Schaltfläche. Zusätzlich sehen Sie in der Postfach-Struktur unterhalb des Posteingangs den Reddoxx Outlook AddIn Ordner. 2. Klicken Sie auf die Reddoxx Schaltfläche oder klicken Sie auf den Reddoxx Outlook AddInOrdner um sich anzumelden. Das Anmeldefenster öffnet sich. Weiter bei Kapitel 2.3.

7 2.3 Das Anmeldefenster Die Software sucht automatisch nach vorhandenen Appliances im Netzwerk. Im Feld Appliance gefunden werden alle automatisch erkannten Appliances angezeigt. Abbildung: Anmeldefenster Benutzerkonsole / Outlook-AddIn 1. Hostname: Wählen Sie aus dem Feld Appliance gefunden durch Doppelklick die Appliance aus. Die IP-Adresse wird dabei in das Eingabefeld Hostname automatisch eingetragen. Sie können auch direkt den Hostnamen oder die IP-Adresse Ihrer Appliance in das Feld Hostname eintragen. (Wenden Sie sich an den Administrator, falls Sie die Appliance nicht kennen). 2. Benutzername: Geben Sie Ihren Benutzernamen ein. 3. Kennwort: Geben Sie Ihr Kennwort ein. 7. Realm: Wählen Sie die Option local, bzw. den Realm an dem Sie sich authentifizieren möchten, aus. Der Realm ist ein Bereich, ähnlich einer Domäne, in dem man sich authentifiziert. 8. Sprache: Wählen Sie die gewünschte Sprache in der Auswahlliste aus, in der Ihr Programm angezeigt werden soll. Die Auswahl beinhaltet die derzeit installierten Sprachen Deutsch, Englisch, Italienisch und Holländisch. 9. Kennwort speichern: Das Kennwort wird für die nächste Anmeldung gespeichert, die dann automatisch erfolgt. 10. Anmelden: Klicken Sie auf die Schaltfläche ANMELDEN. Weiter beim Willkommensfenster. 11. SSL: Ist diese Option aktiviert, wird die Verbindung zwischen dem Appliance Manager und der Appliance verschlüsselt via SSL (HTTPS Port 443) übertragen. Unverschlüsselt wird über den Standard HTTP Port 80 übertragen.

8 2.4 Anmelden mit dem Webinterface Geben Sie die IP-Adresse oder den Hostnamen der REDDOXX Appliance ein. Ein neues Fenster Ihres Browsers öffnet sich und nach einer kurzen Ladezeit erscheint die Anmeldemaske. Abbildung: Anmeldefenster Webinterface 1. Wählen Sie im Feld Benutzername Ihren Benutzernamen aus und tragen Sie im Feld Kennwort Ihr Kennwort ein.

9 2. Wählen Sie bei Realm die Option local, bzw. den Realm an dem Sie sich authentifizieren möchten aus. Der Realm ist ein Bereich, ähnlich einer Domäne, in dem man sich authentifiziert. 3. Wählen Sie die gewünschte Sprache in der Auswahlliste aus, in der Ihr Programm angezeigt werden soll. Die Auswahl beinhaltet die derzeit installierten Sprachen Deutsch, Englisch, Italienisch und Holländisch. Klicken Sie auf die Schaltfläche ANMELDEN. Das Willkommensfenster öffnet sich. 2.5 Das Willkommensfenster Das Willkommensfenster nach der erfolgreichen Anmeldung. Abbildung: Anwendungsfenster nach dem Anmelden Legende: 1. Menüleiste. 2. Anzeigefenster.

10 2.6 Das Willkommensfenster im Outlook Im Reddoxx Outlook-AddIn wird nach der Anmeldung die Navigationsleiste am unteren Rand angezeigt. Abbildung: Anwendungsfenster nach dem Anmelden im Outlook AddIn Legende: 1. Menüleiste. 2. Anzeigefenster.

11 3 Optionen in der Menüleiste Das Hauptmenü besteht aus den Bereichen Ausgehende Mails, Spam Mails, CISS Queue, Archiv, MailSealer, Benutzer Einstellungen und Abmelden. Mail-Ausgang Hier bekommen Sie alle s aufgelistet, die von Ihrem Benutzer aus ins Internet gesendet werden. (temporär) Spam Mails Hier werden alle s angezeigt, die an den User gesendet, jedoch als Spam erkannt wurden. CISS Hier werden alle s angezeigt, bei denen die gesendete CISSChallenge vom Empfänger noch nicht freigeschaltet wurde. Archiv Im Archiv finden Sie alle s, die von der Appliance archiviert wurden. MailSealer Der Mailsealer (Light) gibt Ihnen die Möglichkeit Ihre zu versendenden s mit einem Passwort zu schützen. Einstellungen In den Benutzereinstellungen können Sie Ihre allgemeinen Profileinstellungen vornehmen und Adressen administrieren. Abmelden Sie melden sich aus Ihrer Reddoxx Anwendungssoftware ab. Abbildung: Menüleiste

12 3.1 Ausgehende Nachrichten Alle s, die von der REDDOXX Appliance aus versendet werden sollen, werden zunächst in die Warteschlange Mail Ausgang gestellt. Der Mail-Ausgang listet alle Ihrer zu versendenden s auf. Konnte die jedoch aufgrund einer Störung beim Empfänger oder des Netzwerkes nicht sofort versendet werden, versucht die Appliance in regelmäßigen Abständen, die erneut zu versenden. Nach ca. 1,5 Stunden Verzögerung erhält der Absender eine erste Benachrichtigung, dass die bisher noch nicht zugestellt werden konnte. Die Spalte Letztes Ergebnis gibt Auskunft über die Fehlerursache. Eine dauerhaft nicht zustellbare wird nach spätestens 5 Tagen (einstellbar) automatisch aus der Mail-Ausgangswarteschlange gelöscht. Sie erhalten darüber eine Benachrichtigung. Abbildung: Suchoptionen ausgehende Nachrichten Suchen: Sie können im Mail-Ausgang nach Ihren s suchen und diese auch löschen. In der Listenansicht sehen Sie die ID, die Empfangszeit, den Absender, den Empfänger und die Größe, sowie das Ergebnis des letzen Versendens. Auch das Sortieren über die Merkmale der s ist hier möglich. Klicken Sie hierzu auf die Spaltenüberschrift. In: Schränken Sie die Suche ein, indem Sie entweder nach Absender oder nach Empfänger suchen. Queue: Zur Auswahl stehen SMTP und POP3. In der SMTP-Queue liegen alle s, die für den Versand per SMTP noch anstehen. In der POP3-Queue liegen die s, die bereits aus den Postfächern abgeholt und von der Box validiert wurden. Die s warten auf die nächste Abholung durch Ihr programm.

13 3.2 Spam-Mails s, die in der Spam Mails - Warteschlange gelistet sind, wurden von der REDDOXX Appliance als Spam klassifiziert. Sollten s irrtümlicherweise als Spam erkannt worden sein (sogenannte False Positives, so können Sie sich diese dennoch nachträglich zustellen lassen. Abbildung: Suchoptionen Spammails Suchen: Sie können in der Spam-Mails-Warteschlange nach s suchen und diese auch löschen. In der Listenansicht sehen Sie die ID, die Empfangszeit, den Absender, den Empfänger und die Größe. Auch das Sortieren über die Merkmale der s ist hier möglich. Klicken Sie hierzu auf die Spaltenüberschrift. In: Schränken Sie die Suche ein, indem Sie entweder nach Absender oder nach Empfänger suchen. Stellvertreter: Wählen Sie aus der Liste der Stellvertreter die -Adresse aus, deren Warteschlangen Sie als Stellvertreter - verwalten dürfen. Sie selbst können auch einen Stellvertreter für Ihre Warteschlangen unter den EINSTELLUNGEN auswählen.

14 3.2.1 Spam-Mail Optionen Verschiedene manuelle Optionen stehen Ihnen bei der individuellen Verarbeitung dieser Mails zur Verfügung. Mit einem Klick auf die rechte Maustaste im Anzeigefeld erscheint folgende Anzeige. Abbildung: Optionen Spammails Zustellen: Die wird dem jeweiligen Empfänger zugestellt. Zustellen (Whitelist address): Die wird dem jeweiligen Empfänger zugestellt und die Absenderadresse wird der lokalen Whitelist hinzugefügt. Zustellen (Whitelist Domain): Die wird dem jeweiligen Empfänger zugestellt und die Absenderdomäne wird der lokalen Whitelist hinzugefügt. Löschen: Spam-Mails werden automatisch nach 60 Tagen aus der Spam-Warteschlange gelöscht. Sie können aber auch manuell einzelne oder mehrere Spam-Mails löschen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine Spam-Mail und wählen sie Löschen aus dem Kontextmenü. Vorschau: In der Vorschau können Sie sich die Spam-Mail zuerst anzeigen lassen, bevor Sie sich diese bei Bedarf zustellen lassen. Der Inhalt der wird in einem separaten Fenster angezeigt.

15 3.3 CISS Queue Die CISS-Warteschlange listet alle s auf, die noch nicht vom Absender bestätigt wurden. Sie können aber selbst die s hier sich zustellen lassen und sofern gewünscht, dabei den Absender dauerhaft freischalten lassen. Abbildung: Suchoptionen CISS Queue Die Such-, Zustell-, Lösch sowie Vorschauoptionen stimmen mit denen der Spammails überein. HINWEIS s, welche vom Absender nicht bestätigt wurden, können hier vom Empfänger selbst zugestellt werden. (z. Bsp.: Newsletter, Werbung)

16 3.4 Archiv 2.0 Im Archiv werden alle s gespeichert, die durch die Appliance versendet oder empfangen wurden und mit dem vom Administrator festgelegten Archivierungs-Regelwerk (Policies) übereinstimmen. Sie können sich eine Auswahl bestimmter s anzeigen und z.b. erneut zustellen lassen. Dabei Sie können gezielt nach bestimmten Kriterien suchen Überblick Suche Kategorien Verwaltung Optionen Ergebnisliste Abbildung: Schematischer Aufbau der Benutzerkonsole Archiv-Suche Die Suche im Archiv basiert grundsätzlich auf einem Volltext-Index. Das heißt, dass bei Maileingang die gesamte , inklusive aller Anhänge, sofort nach einzelnen Textpassagen durchsucht wird und die identifizierten Textstellen in einem Index (Katalog) abgelegt und referenziert werden. Bei einer späteren Suche wird lediglich nur noch der Index durchsucht, was zu einer sehr schnellen Ergebnisanzeige führt. HINWEIS Für die Volltextsuche werden derzeit folgende Dateiformate unterstützt: Alle text-basierenden Dokumente und Dateien. Beachten Sie, dass eingebettete Bilder in PDF-Dateien, wie z.b. bei einem Fax, nicht mit der Volltextsuche gefunden werden können.

17 Suche Die Suche (auch Standard-Suche) ermöglicht Ihnen schnell und einfach im Archiv nach ein- und ausgegangenen s zu suchen. Abbildung: Standard Archivsuche Eingabe von Suchbegriffen Geben Sie einen oder mehrere Teil-Suchbegriffe, die alle im gesuchten Inhalt vorkommen müssen (Und-Verknüpfung), ein. Für eine Oder-verknüpfte Suche müssen Sie die Erweiterte Suche benutzen. Platzhalter Die Angabe von Platzhaltern mitten im Wort oder am Ende des Wortes ist erlaubt, nicht jedoch am Anfang des Wortes. * (Stern) Beliebig viele Zeichen (auch keines)? (Fragezeichen) Genau ein beliebiges Zeichen Zu durchsuchende Felder und Inhalte. Es werden sämtliche Inhalte einer , inklusive allen Anhängen durchsucht. Auch die nicht direkt sichtbaren Kopfdaten einer , wie z.b. Erstellungsdatum, Absender, Empfänger, also auh alle (!) Empfänger einer Mail bei Massenmails mit vielen CC-Angaben, werden durchsucht. Wenn Sie die Suche stärker und nach einzelnen Feldern eingrenzen wollen, benutzen Sie bitte die erweiterte Suche. Suche in Kategorien Kategorien sind Gruppierungen von s, die Ihnen zentral durch den Administrator bereit gestellt werden. Durch Auswahl einer Kategorie in der angezeigten Archivkategorienstruktur wird die Suche auf diese Kategorie eingeschränkt. Ist keine Kategorie ausgewählt (Standard), wird im gesamten Archiv gesucht.

18 Weitere Einschränkungen der Suche mit Adressen Standardmäßig sind nach der Anmeldung an der Benutzerkonsole diejenigen adressen ausgewählt, die Ihrem Benutzerkonto zugeordnet sind (Meine -Adressen). Abbildung: Adressen auswählen Adressen, für die Sie Stellvertreter sind, müssen Sie während einer Sitzung einmalig ausgewählt werden, damit diese in der Suche mit berücksichtigt werden. Abbildung: -Adressen Suchen verwalten: In diesem Parameter Suchanfragen gespeichert, oder ausgeführt werden. Abbildung: Suchen verwalten können bearbeitet

19 Meine Suchen: Unter meine Suchen werden Ihnen die gespeicherten Suchen angezeigt und können sofort ausgeführt werden. Abbildung: meine Suchen Suche speichern: Beim Ausführen dieses Parameters kann die ausgeführte Suche unter Angabe eines eindeutigen Namens gespeichert werden. Abbildung: Suche speichern Gespeicherte Suchen: Ebenfalls kann eine Ordnerstruktur für die einzelnen Suchen erstellt werden unter denen die eigentlichen Suchen gespeichert werden können. Abbildung: gespeicherte Suchen

20 Suche verwalten In der Suchverwaltung können gespeichert Suchen sowie die Ordner gelöscht werden. Ebenfalls können auch neue Ordner hinzugefügt werden. Abbildung: Suchen verwalten Nachricht Optionen Im Bereich Nachricht Optionen stehen Parameter zur Verfügung, mit denen der weitere Umgang mit einer archivierten gesteuert werden kann. Abbildung: Nachricht Optionen Nachricht zustellen: Beim Ausführen der Option Nachricht zustellen wird die an den Empfänger erneut gesendet. Abbildung: Nachricht zustellen HINWEIS Importierte (via MSX-Agent) werden dabei dem Empfänger als msg-anhang zugestellt.

21 Nachricht speichern Abbildung: Nachricht speichern Beim Ausführen der Option Nachricht speichern kann die im msg-format unter einem beliebigen Pfad, mit einem beliebigen Namen im Netzwerk gespeichert werden.

22 3.4.3 Historie anzeigen Abbildung: Verlauf Beim Ausführen der Option Historie anzeigen, wird der Verlauf in den einzelnen Prozessen angezeigt. Hierbei kann durch das anklicken jedes einzelnen Prozesses der geloggte Inhalt ausgelesen werden.

23 3.4.4 Kategorie Voting Abbildung: Kategorie Voting Beim Kategorie Voting hat der Benutzer die Möglichkeit, soweit er als Controller für die Kategorie bestimmt wurde, einem Vorschlag eines Benutzers zuzustimmen o. diesen abzulehnen. Ebenfalls kann sich der Benutzer die Nachricht auch als Vorschau anzeigen lassen, sowie die bereits vergeben Stimmen. Auf welche Art und Weise ein Kategorie Voting erstellt werden kann, erfahren Sie in unserem Administrator Handbuch unter folgendem Link: outline Zusagen: Dem Vorschlag diese in die Kategorie zu übernehmen wurde zugestimmt. Ablehnen: Der Vorschlag für die entsprechende Kategorie wurde abgelehnt. Nachricht anzeigen: Die Nachricht wird in einem separaten Fenster angezeigt.

24 Stimmen zeigen: Abbildung: Status der Abstimmung Die bereits abgegeben Stimmen werden angezeigt.

25 3.4.5 Audit session In einer Audit Session (Überprüfung, Revision, Untersuchung) können autorisierte Benutzer unter Zustimmung weiterer Personen (=Mehr-Augen-Prinzip) bestimmte s von ausgewählten Kategorien einsehen. Die Audit Session wird vom Administrator für einen bestimmten Anwendungszeitraum bereitgestellt. Der Prüfer kann dann über die Benutzerkonsole die Überprüfung starten und Einsicht auf die bereitgestellten s erhalten. Eine Überprüfung wird vollständig aufgezeichnet, sodass genauestens nachvollzogen werden kann, wer wann welche gelesen hat und wer dem zu Beginn der Überprüfung zugestimmt hat. Audit starten Abbildung: Audit starten Die zur Verfügung stehenden Audits werden angezeigt. Nun kann die entsprechende Audisession ausgewählt werden. Ob die ausgewählte Auditsession gestartet werden soll, wird nochmals abgefragt. Abbildung: Audit starten

26 Abbildung: Teilnehmer Authentifizierung Wenn nicht für alle Benutzer eine erfolgreiche Authentifizierung durchgeführt wurde, kann das Audit nicht beginnen. Sobald für alle Benutzer die Authentifizierung erfolgreich war, kann der OK Button betätigt werden. Alle Teilnehmer müssen sich mit Ihrem Benutzerpasswort authentifizieren. Die Eingabe des Benutzerpasswortes ist stets erforderlich. Abbildung: Benutzer Authentifizierung Die Authentifizierung eines Benutzers war erfolgreich. Abbildung: erfolgreiche Authentifizierung

27 Die Audit Session beginnt. Dies wird deutlich, da sich der Hintergrund des Archivs gelb färbt. Abbildung: Audit gestartet Mit der Option Audit beenden kehrt die Ansicht wieder zum normalen Modus zurück

28 3.4.6 Kategorien Jedem Benutzer werden die vom Administrator erstellten Kategorien angezeigt. Voraussetzung ist, dass der entsprechende Benutzer auch die notwendigen Rechte hat. Kategorien vereinfachen die Übersichtlichkeit im Archiv. Je nach Konfiguration können s bestimmter Container durch die Kategorie zur Verfügung gestellt werden. Benutzer haben nicht die Möglichkeit selbst Kategorien zu erstellen. Wie der Abbildung: Kategorieanzeige Administrator Kategorien erstellt und verwaltet, wird unter folgendem Link erläutert: outline Durch einen Doppelklick auf eine Kategorie werden alle dieser Kategorie in Ergebnisliste aufgelistet. Die Suche in einer Kategorie wird im Kapitel erläutert. der Ergebnisliste Abbildung: Ergebnisliste Die Ergebnisliste zeigt s an, welche durch den Anzeigezeitraum, eine Suche o. die Auswahl einer Kategorie gefunden werden.

29 Eingehende s: Bei s, welche mit einem grünen Pfeil im Icon gekennzeichnet sind, handelt es sich um eingehende Nachrichten. Also Nachrichten, welche von einem externen Absender an die interne Domäne versendet wurden. Ausgehende s: Bei s, welche mit einem roten Pfeil im Icon gekennzeichnet sind, handelt es sich um ausgehende Nachrichten. Also Nachrichten, welche von der internen Domäne (vertrauenswürdiges Netzwerk) an einen externen Empfänger versendet wurden. MSX Agent s: Durch den MSX Agent importierte s werden mit einem Briefumschlag als Icon gekennzeichnet. MS Outlook s: s welche anhand des OutlookAddIn importiert wurden, werden mit dem Microsoft Outlook Icon gekennzeichnet. Anhand der rechten Maustaste auf eine der Ergebnisliste, werden folgende weitere Optionen angezeigt. Abbildung: Optionen

30 3.4.8 Nachricht zeigen: Anhänge Headerdatenn Mailbody Abbildung: Vorschau File: Die Nachrichtenvorschau kann geschlossen werden. Extras: Die Nachricht kann separat gespeichert o. zugestellt werden. Weitere Informationen zu diesen beiden Parametern finden Sie unter Punkt Headerdaten: angezeigt. In diesem Bereich der Vorschau werden die wichtigsten Daten des Headers Anhänge: In diesem Bereich werden sämtlich Anhänge der angezeigt. Anhand der Rechten Maustaste, werden folgende Optionen angeboten: Öffnen: Der Anhang wird geöffnet. Abhängig davon ob eine entsprechende Software auf dem Hostrechner vorhanden ist, die mit dem Dateiformat des Anhangs umgehen kann. Öffnen mit: Der Anhang wird geöffnet. Der Benutzer entscheidet selbst, welche Software dafür verwendet wird. Anhang speichern: Der Anhang kann unter einem frei wählbaren Ort im Netzwerk gespeichert werden. Mailbody: Der Inhalt des Mailbodys der wird angezeigt. Nachricht speichern Dieser Parameter wird unter Punkt erläutert

31 Mailsealer Nachricht speichern Eine verschlüsselte wird unverschlüsselt abgespeichert. Der Speichervorgang ist gleich dem Parameter Nachricht speichern. Nachricht zustellen Dieser Parameter wird unter Punkt erläutert Nachricht zustellen an Der Empfänger der Nachricht kann angegeben werden. Abbildung: Empfänger Die Nachricht wurde erfolgreich zugestellt Abbildung: zugestellt Details Historie anzeigen: Dieser Parameter wird unter Punkt erläutert SMTP Empfänger anzeigen: Der Empfänger dieser Nachricht wird angezeigt

32 3.4.9 Kategorie vorschlagen Die Kategorie für die die vorgeschlagen werden soll, kann hier ausgewählt werden. Voraussetzung ist, dass der Benutzer auch das Recht hat s für Kategorien vorzuschlagen. Abbildung: Kategorie auswählen Kategorie zuordnen Die Kategorie in die die zugeordnet werden soll, kann hier ausgewählt werden. Voraussetzung ist, dass der Benutzer auch das Recht hat s in Kategorien zuzuordnen. Abbildung: Kategorie auswählen

33 3.5 Mailsealer Mit dem MailSealer können Sie schnell und auf einfache Weise Ihre s sicher verschlüsseln. Es wird dabei die sehr hohe Verschlüsselungsstärke von 256 Bit nach AES verwendet. Einen neuen Verschlüsselungssatz hinzufügen Möchten Sie den gesamten verkehr zu einer bestimmten adresse verschlüsseln, so gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Listenfeld und wählen Sie im Kontext-Menü Verschlüsselungssatz hinzufügen. Geben Sie die entsprechende -Adresse mit Passwort an. Soll die Verschlüsselung sofort angewendet werden, setzen Sie den Haken bei Aktiv. Alle s, die an die angelegte Adresse verschickt werden, werden automatisch verschlüsselt. Einen neuen Verschlüsselungssatz bearbeiten Wenn Sie wieder unverschlüsselt an eine bestimmte adresse versenden möchten, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte adresse und wählen Sie im Kontext-Menü Verschlüsselungssatz bearbeiten. Nehmen Sie den Haken auf dem Feld Aktiv heraus und klicken Sie auf Speichern.

34 3.6 Einstellungen In den Einstellungen können Sie Ihr Benutzerprofil, Ihre -Aliase, die Einstellungen für den täglichen Warteschlangenbericht sowie das Erscheinungsbild der REDDOXX Software und Ihr Kennwort anpassen Profil Abbildung: Benutzerprofil Einstellungen GUI Theme: Wählen Sie einen Style für Ihre REDDOXX Software aus. Report Sprache: Wählen Sie die Sprache für den täglichen Warteschlangenbericht aus. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch, Italienisch und Holländisch. Standard Archivanzeigezeitraum: In der Archivliste werden initial die s des eingestellten Zeitraumes angezeigt. Ein größerer Zeitraum kann über die Suche jederzeit abgefragt werden. Aktiviere automatische Anmeldung: Sie können sich automatisch, ohne erneute Passworteingabe, an der Konsole anmelden. Das Kennwort wird auf Ihrem Computer zwischengespeichert. Verwende HTML-Mail: Setzen Sie einen Haken, wenn der tägliche Warteschlangenbericht im HTML-Format an Sie versendet werden soll. Aktiviere Warteschlangenreport: Setzen Sie den Haken, wenn Sie regelmäßig den Warteschlangen-bericht mit den aufgelisteten Spam-Mails empfangen möchten.

35 Kennwort ändern: Sie können Ihr Anmelde-Kennwort ändern. Geben Sie Ihr altes und Ihr neues Kennwort ein und klicken Sie auf Kennwort ändern Aliase -Aliase sind -Adressen, die einem Benutzer zugeordnet sind. Der Benutzer kann nach seiner Anmeldung alle ihm zugeordneten -Adressen verwalten. In der Verwaltung können Sie das Filtern von Spam pro -Adresse aktivieren (Standard) oder deaktivieren, sowie einen Stellvertreter für eine -Adresse bestimmen. Abbildung: -Aliase Einen neuen Alias hinzufügen Da die REDDOXX Appliance automatisch neue -Adressen erkennen kann, ist es in der Regel nicht erforderlich, manuell neue -Aliase anzulegen. Möchten Sie dennoch einen neuen -Alias anlegen, bevor die REDDOXX Appliance diese automatisch erkennen kann, um z.b. das Filtern von vorneherein zu deaktivieren, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das freie Listenfeld und wählen Sie Hinzufügen aus dem Kontextmenü: Abbildung: -Alias hinzufügen Geben Sie die neue -Adresse ein und klicken Sie auf Sende Anfrage. Sie erhalten daraufhin eine an diese Adresse.

36 Abbildung: Verifizierungs- Request-ID: Damit sich keine Dritten Zugang zur Verwaltung Ihrer neuen -Adresse beschaffen können, ist eine Sicherheitsüberprüfung erforderlich. Geben Sie hier die Verify-ID ein, die Sie der soeben empfangenen entnehmen können und klicken Sie auf SEND ID. Abbildung: Neuen -Alias bestätigen anhand der Verify-ID Sie können bei Ihrem -Alias nun das Filterprofil Ihrer Wahl zuordnen. Des Weiteren können Sie Stellvertreter zuordnen, sodass andere Benutzer unter deren Anmeldung die Warteschlangen dieses -Aliases verwalten können. Klicken Sie in der Listenansicht doppelt auf einen -Alias, um ihn zu bearbeiten.

37 Abbildung: -Alias bearbeiten Stellvertreter: Wählen Sie in der Liste der Stellvertreter einen Benutzer aus, der diese -Adresse verwalten darf. Der Benutzer hat somit Zugang zu der SpamWarteschlange und zum Archiv Profil: Unter Profil können Sie auch Kein Profil auswählen. s an diese Adresse werden dann nicht mehr gefiltert. Nach einer automatischen Neuanlage eines -Aliases wird immer zuerst das Default-Profil zugeordnet. Klicken Sie auf Speichern um die Bearbeitung abzuschließen. Die Änderungen sind sofort aktiv Filter Listen In den Filterlisten besteht die Möglichkeit bestimmte Adressen zu sperren oder auch freizuschalten. Abbildung:White-Liste

38 Die Filterlisten gliedern sich in folgende Bereiche: Address Whitelist: Adresse wird zugelassen. Address Blacklist: Adresse wird gesperrt. Domänen Whitelist: Die gesamte Domänenadresse wird zugelassen. Domänen Blacklist: Die gesamte Domänenadresse wird gesperrt. Betreff Whitelist: Adresse mit dem Betreff wird zugelassen. Betreff Blacklist: Adresse mit dem Betreff wird gesperrt. Es gibt die Möglichkeiten Whitelist- und Blacklisteinträge hinzuzufügen, zu bearbeiten, sowie zu löschen. Whitelisteintrag hinzufügen Abbildung: Whitelisteintrag hinzufügen Adresse: Fügen Sie die Adresse des vertrauenswürdigen Absenders hinzu. Beschreibung: Eine Beschreibung kann angegeben werden. Blacklisteintrag hinzufügen

39 Abbildung: Blacklisteintrag hinzufügen Adresse: Fügen Sie die Adresse des zu sperrenden Absenders hinzu. Beschreibung: Eine Beschreibung kann angegeben werden. Aktion: Welche Aktion soll durchgeführt werden. Markieren: Die wird im Betreff markiert und zugestellt. Quarantäne: Die wird in die Quarantäne verschoben. Ablehnen: Der Absender erhält eine Unzustellbarkeitsnachricht. Nicht empfehlenswert. Gültig bis: Die Gültigkeitsdauer des Eintrages. HINWEIS Die Verwaltung der Domänen- und Betreff-Filterlisten geschieht auf die gleiche Art. 3.7 Abmelden Mit einem Klick auf Abmelden trennen Sie die Verbindung zur REDDOXX Appliance. Sie gelangen zurück zum Anmeldefenster und können sich nun, auch unter einem anderen Benutzernamen, wieder anmelden.

40 4 Das Reddoxx Outlook AddIn Anhand des Outlook AddIn s ergibt sich die Möglichkeit die Userkonsole als festen Bestandteil von MS Outlook zu verwenden. Der hauptsächliche Unterschied des AddIn s liegt in der Nacharchivierung und dem Blacklisten von s. Der Großteil der Funktionen des AddIn s ist konform zu den Funktionen der Userkonsole. HINWEIS Die Funktionsweise des AddIn s bezieht sich einzig und allein auf MS Outlook. Mailclients andere Anbieter, sowie Outlook Express werden nicht unterstützt. 4.1 Installation des Outlook AddIn s 1. Unter folgendem Pfad kann die Installationsdatei heruntergeladen werden: HINWEIS Achten Sie darauf, dass MS Outlook bei der Installation des AddIn s vollständig geschlossen ist. Auch im Taskmanager darf der Prozess OUTLOOK.EXE nicht mehr aufgeführt sein und muss gegebenen Falls beendet werden. 2. Nach einem Doppelklick auf die *.msi Datei erscheint nachfolgendes Setupfenster. Bestätigen Sie die Willkommensmeldung mit Weiter. Abbildung: Setup Willkommensfenster

41 3. Lesen Sie sich die Lizenzvereinbarungen gewissenhaft durch, bestätigen Sie diese, wenn Sie damit einverstanden sind und klicken Sie anschließend auf Weiter. Abbildung: Lizenzvereinbarungen 4. Sie können hier einen vom Standard abweichenden Installationspfad auswählen. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. Abbildung: Installationsverzeichnis wählen 5. Der Setupassistent ist bereit mit der Installation zu beginnen. Mit Klick auf den Buttons Installieren beginnt der Installationsvorgang. Abbildung: Installation beginnen

42 6. Das Outlook AddIn wird installiert Abbildung: Installationsfortschritt 7. Beim Bestätigen dieses Fensters mit Fertigstellen ist die Installation abgeschlossen. Abbildung: Installation abgeschlossen 8. Die Installation des AddIn s ist erfolgreich abgeschlossen. Starten Sie nun MS Outlook.

43 4.2 Menüansicht Nachdem MS Outlook gestartet wurde, erscheint in der Symbolleiste eine Reddoxx Schaltfläche. Zusätzlich sehen Sie in der Postfach-Struktur unterhalb des Posteingangs den Reddoxx Outlook AddIn Ordner. Abbildung: Reddoxx Schaltfläche Abbildung: Reddoxx Ordner Bei einem Klick auf die Reddoxx Schaltfläche in der Symbolleiste, oder bei einem Klick auf den Reddoxx Outlook AddIn-Ordner, erscheint die Anmeldemaske. 4.3 Die Anmeldung Abbildung: Anmeldemenü

44 HINWEIS Die Vorgehensweise beim Anmelden am Outlook AddIn im Client ist gleich zur Userkonsole. Siehe Kapitel Das Anzeigefenster im MS Outlook Die Anzeige im Outlook unterscheidet sich im Gegensatz zur Userkonsole nur durch die Anordnung der Symbole. Im AddIn werden die Menüsymbole waagerecht dargestellt. Abbildung: Menüansicht HINWEIS Die Erklärung zu den einzelnen Menüpunkten finden Sie unter Kapitel 3. Die Funktionsweise der Symbole ist gleich zur Benutzerkonsole.

45 4.5 Nachrichten archivieren Sie haben die Möglichkeit s aus Ihren Postfächern zu archivieren. Um eine oder mehrere Nachrichten, bzw. einen kompletten Ordner zu archivieren, gehen Sie wie folgt vor. 1. Melden Sie sich an der Reddoxx Appliance an. 2. Wählen Sie Ihr Postfach und die Nachricht aus, die sie archivieren möchten. Abbildung: Nachricht archivieren 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht. Folgende Optionen erscheinen. Die ausgewählte Nachricht archivieren: Die ausgewählten /markierten Nachrichten werden archiviert. Den ausgewählten Ordner archivieren: Alle Nachrichten im aktuellen Ordner werden archiviert. HINWEIS Bei der Auswahl Ordner archivieren werden alle Nachrichten im ausgewählten Ordner archiviert. Alle Nachrichten werden dann im Archivierungsfenster angezeigt. Weitere Optionen sind gleich wie bei Nachrichten archivieren. Vor dem Start der Archivierung werden die ausgewählten Nachrichten nochmals aufgelistet.

46 Abbildung: Nachrichten archivieren Verschiedene Optionen werden im Archivierungsfenster angeboten. Aktion nach Archivierung: Verschiebe Objekt in Ordner: Objekt löschen: Nachdem die Nachricht archiviert wurde kann ein Ordner im Nachrichtenverzeichnisbaum zum Ablegen (Verschieben) ausgewählt werden. Die Nachricht wird nach dem Archivieren aus dem Postfach gelöscht. Keine: Es wird keine Aktion am Ende der Archivierung ausgelöst. Max. Größe (MB): Die maximale Größe einer Nachricht (inkl. Anhang) welche archiviert werden soll, kann hier festgelegt werden. Starten: Der Archivierungsprozess startet. Schließen: Das Archivierungsfenster wird geschlossen. Am unteren Fensterrand in der Statusleiste können Sie den Fortschritt des Archivierens mitverfolgen. Abbildung: Nachrichten archivieren - Statusanzeige

47 4.6 Blacklisten einer im Posteingang Sie können nachträglich eine , die nicht von der Appliance herausgefiltert wurde, auf die Blackliste setzen. 1. Wählen Sie die aus und klicken Sie rechts. Das Kontextmenü öffnet sich. Abbildung: Kontextmenü in Outlook -Den Absender einer Nachricht sperren (blacklisten) 2. Klicken Sie auf Add sender to blacklist. Der Absender dieser ausgewählten wird in einem neuen Fenster angezeigt. Weitere Optionen sind gleich wie bei Nachrichten archivieren.

48 Abbildung: Den Absender einer Nachricht sperren (blacklisten) 3. Domäne sperren: Sie können auch die gesamte Domäne eines Absenders sperren, sofern diese Option in den Richtlinien (Policies) freigeschalten wurde. Kontaktieren Sie gegebenenfalls Ihren Administrator. 4. Klicken Sie auf Hinzufügen. Der Absender der wird in die Sperrliste (Blackliste) eingetragen. Das Fenster schließt sich wieder.

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