Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund", Prüfung. von EDV-Applikationen für das Facility Management

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1 TO 17 KONTROLLAMT DER STADT WIEN Rathausstraße 9 A-1082 Wien Tel.: Fax: post@kontrollamt.wien.gv.at DVR: KA SWB - KAV-2/13 Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund", Prüfung von EDV-Applikationen für das Facility Management Tätigkeitsbericht 2014

2 KA SWB - KAV-2/13 Seite 2 von 21 KURZFASSUNG Das Kontrollamt prüfte in den Spitälern der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund" - ausgenommen die Teilunternehmung "Allgemeines Krankenhaus der Stadt Wien - Medizinischer Universitätscampus" die EDV-Applikationen für das Facility Management. Die bestehende Facility Management-Software, welche in sechs Spitälern im Einsatz war, unterstützte lediglich einen Teil der für den Betrieb der Spitäler relevanten Facility Management-Prozesse. Die Abwicklung der im Dezember 2011 beauftragten EDV-Leistungen für die Erweiterung der Facility Management-Software eines Spitals war von erheblichen zeitlichen Verzögerungen und daraus resultierenden Terminverschiebungen geprägt, weshalb eine anforderungsgerechte Lösung ausständig war und eine Vertragsauflösung beabsichtigt wurde. Im Hinblick auf eine wirkungsvolle EDV-Unterstützung sämtlicher Facility Management- Prozesse wird in der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund" eine einheitliche Facility Management CAIFM-Software unternehmensweit eingeführt werden.

3 KA SWB - KAV-2/13 Seite 3 von 21 INHALTSVERZEICHNIS 1. Prüfungsgegenstand Begriff des Facility Managements Wahrnehmungen betreffend die implementierte Facility Management-Software Beschaffung und Implementierung von Facility Management-Softwareprodukten für das Sozialmedizinische Zentrum Süd, Kaiser-Franz-Josef-Spital mit Gottfried von Preyer schem Kinderspital Aktivitäten der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund" hinsichtlich der unternehmensweiten Implementierung einer EDV-Applikation für das Facility Management Zusammenfassung der Empfehlungen ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS Abs... Absatz BVergG Bundesvergabegesetz 2006 bzgl.... bezüglich bzw.... beziehungsweise CAIFM... Computer Aided Integrated Facility Management DSP... Sozialmedizinisches Zentrum Ost - Donauspital EDV... Elektronische Datenverarbeitung EStG Einkommensteuergesetz 1988 etc.... et cetera EUR... Euro exkl.... exklusive gem.... gemäß KAR... Krankenhaus Rudolfstiftung inkl. Standort Semmelweis Frauenklinik

4 KA SWB - KAV-2/13 Seite 4 von 21 KAV-IT... Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund"- Informationstechnologie KFJ... Sozialmedizinisches Zentrum Süd, Kaiser-Franz- Josef-Spital mit Gottfried von Preyer schem Kinderspital KHR... Krankenhaus Hietzing mit Neurologischem Zentrum Rosenhügel Krankenanstaltenverbund... Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund" LAFO... last and final offer lt.... laut Nr.... Nummer ÖNORM EN... Europäische Norm im Status einer Österreichischen Norm OWS... Sozialmedizinisches Zentrum Baumgartner Höhe - Otto Wagner-Spital Pkt.... Punkt TU AKH... Teilunternehmung "Allgemeines Krankenhaus der Stadt Wien - Medizinischer Universitätscampus" u.a.... unter anderem u.zw.... und zwar USt... Umsatzsteuer VD... Verrechenbare Drucksorte WIL... Wilhelminenspital Z... Ziffer z.b.... zum Beispiel GLOSSAR Fernwartung Fernzugriff auf EDV-Applikationen über Datenleitungen für Wartungszwecke und Behebung von Problemen.

5 KA SWB - KAV-2/13 Seite 5 von 21 Rollout Einführung von z.b. EDV-Applikationen in den vorgesehenen Standorten. Scripte Textdateien, die eine Sammlung von Anweisungen beinhalten und von speziellen Programmen als Befehlsfolge interpretiert werden. Support Unterstützung von Anwenderinnen bzw. Anwendern bei der Benutzung von Softwareprodukten.

6 KA SWB - KAV-2/13 Seite 6 von 21 PRÜFUNGSERGEBNIS Das Kontrollamt unterzog in den Spitälern des Krankenanstaltenverbundes - ausgenommen die TU AKH - die EDV-Applikationen für das Facility Management einer stichprobenweisen Prüfung und teilte das Ergebnis seiner Wahrnehmungen nach Abhaltung einer diesbezüglichen Schlussbesprechung der geprüften Stelle mit. Die von der geprüften Stelle gemäß den Bestimmungen der Geschäftsordnung für den Magistrat der Stadt Wien, Sonderbestimmungen für das Kontrollamt (Anhang 1), abgegebene Stellungnahme wurde berücksichtigt. Allfällige Rundungsdifferenzen bei der Darstellung von Berechnungen wurden nicht ausgeglichen. 1. Prüfungsgegenstand Das Kontrollamt erhielt den Hinweis, dass der Krankenanstaltenverbund eine spezielle Facility Management-Software für das KFJ ohne Ausschreibung beschafft hätte. Das Kontrollamt nahm dies zum Anlass, im Bereich des Krankenanstaltenverbundes die Beschaffung von EDV-Software für das Facility Management der Spitäler zu prüfen. In die Prüfung wurden sämtliche Krankenanstalten mit Ausnahme der TU AKH einbezogen. Dies deshalb, da das Facility Management einschließlich der zugehörigen Software der TU AKH nicht vom Krankenanstaltenverbund selbst, sondern von einem privaten Unternehmen wahrgenommen wird. 2. Begriff des Facility Managements Gemäß der ÖNORM EN Facility Management-Teil 1: Begriffe, ist Facility Management die Integration von Prozessen innerhalb einer Organisation zur Erbringung und Entwicklung der vereinbarten Leistungen, die zur Unterstützung und Verbesserung der Effektivität ihrer Hauptaktivitäten dienen. Insbesondere sind unter diesen Prozessen das technische, infrastrukturelle und kaufmännische Facility Management von Bedeutung. Die Hauptaktivitäten umfassen im Krankenhausbereich die Abwicklung des Krankenhausbetriebes, wobei die medizinische Versorgung der Patientinnen bzw. Patienten im Vordergrund steht.

7 KA SWB - KAV-2/13 Seite 7 von 21 Im Gesundheitswesen - respektive im Krankenhausbereich - betrifft das technische, infrastrukturelle und kaufmännische Facility Management im Wesentlichen folgende Leistungsspektren: Technisches Facility Management: Planung, Errichtung, Umbau, Betrieb sowie Instandhaltung von Gebäuden sowie haus- und medizintechnischen Anlagen. Infrastrukturelles Facility Management: Infrastrukturelle Einrichtungen (z.b. Telefon), Raum- und Flächenmanagement (z.b. Raumplanung, Flächennutzung), Transport- und Sicherheitsdienste, Pflege von Innen- und Außenanlagen sowie allfällige Umzüge. Kaufmännisches Facility Management: Administrative, betriebswirtschaftliche, rechtliche und versicherungstechnische Angelegenheiten. Um eine effektive bzw. arbeitsökonomische Abwicklung der Prozesse des Facility Managements gewährleisten zu können, ist der Einsatz von EDV erforderlich. Was die Spitäler des Krankenanstaltenverbundes - ausgenommen die TU AKH - anlangt, stand im Zeitpunkt der Prüfung durch das Kontrollamt (Mai 2013) eine Facility Management- Software im DSP, in der KAR, im KFJ, im KHR, im OWS und im WIL im Einsatz. Die gegenständliche Prüfung des Kontrollamtes betraf einerseits die in diesen Spitälern implementierte Facility Management-Software. Andererseits waren die im Dezember 2011 in die Wege geleitete Beschaffung von Facility Management-Softwaremodulen für das KFJ und die Aktivitäten des Krankenanstaltenverbundes hinsichtlich der geplanten unternehmensweiten Implementierung einer EDV-Software für das Facility Management Gegenstand der Einschau. 3. Wahrnehmungen betreffend die implementierte Facility Management-Software 3.1 Im Jahr 1999 beschaffte der Krankenanstaltenverbund von der Firma A ein mit Software A bezeichnetes Produkt für das DSP, die KAR, das KFJ, das KHR, das OWS

8 KA SWB - KAV-2/13 Seite 8 von 21 und das WIL zur Unterstützung von Facility Management-Prozessen für den Bereich der Medizintechnik. Über die Art des Vergabeverfahrens und den damaligen Anschaffungspreis konnte keine Aussage getroffen werden, da die diesbezüglichen Unterlagen nicht mehr vorlagen. An dieser Stelle war der Hinweis angebracht, dass die im Krankenanstaltenverbund für solche Unterlagen vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren abgelaufen war. Aus diesem Grund standen die Unterlagen über die konkrete Beschaffung nicht mehr zur Verfügung. Auch die unter Pkt. 3 nachfolgenden Ausführungen betreffend die Nichtverfügbarkeit von Unterlagen sind unter dem Aspekt des Ablaufes der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist zu betrachten. 3.2 Im Jahr 2000 wurde die Software A in der KAR, im KFJ und im KHR in Betrieb genommen, wobei lt. Krankenanstaltenverbund erhebliche Probleme betreffend die Migration und den Abgleich von Daten sowie bei der Erstellung von Standardberichten bestanden hatten. Diese Probleme seien von Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern des Krankenanstaltenverbundes selbst behoben worden, da sie von der Firma A keiner Lösung zugeführt werden konnten. Mangels Verfügbarkeit von Unterlagen konnte vom Kontrollamt keine Aussage dahingehend, ob bzw. inwieweit vertragsrechtliche Sanktionen gegenüber der Firma A erfolgten, getroffen werden. Die Inbetriebnahme der Software A im DSP, OWS und WIL erfolgte ebenfalls im Jahr Laut Krankenanstaltenverbund konnte im Zeitraum der Jahre 2000 bis 2001 die Funktionsfähigkeit der Software A in diesen Spitälern nur in einer Notversion aufrechterhalten werden. Diesbezüglich verwies der Krankenanstaltenverbund darauf, dass vorgeschriebene sicherheitstechnische Prüfungen von medizinischen elektrischen Geräten nicht durchgeführt hätten werden können, da keine funktionsfähige elektronische Gerätedatenbank

9 KA SWB - KAV-2/13 Seite 9 von 21 zur Verfügung gestanden wäre. EDV-mäßig angebundene Prüfgeräte hätten nicht angesteuert werden können und es sei zu Systemabstürzen und Datenverlusten gekommen. Diese Probleme habe weder die Lieferantin - die Firma A - noch die Herstellerin - die Firma B (die Firma B entwickelte die Software A; die Firma A fungierte damals als österreichische Vertriebspartnerin der Firma B) - beheben können. Die vorstehenden Aspekte waren für den Krankenanstaltenverbund Anlass, von der im DSP, OWS und WIL implementierten Software A Abstand zu nehmen und für diese Spitäler eine neue Facility Management-Software zu beschaffen. Auch hier waren mangels Verfügbarkeit von Unterlagen keine Aussagen über allfällige rechtliche Konsequenzen (wie Schadenersatzforderungen oder Preisminderungen) möglich. 3.3 Im August 2002 wurde für das DSP im Weg einer Direktvergabe die Software C von der Firma C um ,-- EUR (dieser Betrag und alle nachfolgend angeführten Beträge exkl. USt) beschafft. Für diese Beschaffung waren die damaligen Richtlinien für die Vergabe von Leistungen durch Dienststellen der Stadt Wien (ausgenommen Leistungen im Bereich der Wasser-, Energie- und Verkehrsversorgung) - VD 301 relevant. Gemäß diesen Richtlinien war eine Direktvergabe nur dann zulässig, wenn der mit einem Verhandlungsverfahren verbundene Aufwand im Hinblick auf den Wert der Leistung nicht vertretbar wäre und es sich dabei um geringfügige Geschäfte zur Deckung eines unmittelbaren Bedarfes handelt. In den Richtlinien wurde ergänzend darauf hingewiesen, dass bis zur Höhe des in 13 EStG 1988 für geringwertige Wirtschaftsgüter genannten Kostenrahmens - bis 400,-- EUR - Anschaffungen jedenfalls auf Basis von Direktvergaben vorgenommen werden können. Da diese Bestimmungen für die gegenständliche Beschaffung nicht zutrafen, stand eine Direktvergabe im Widerspruch zu den magistratsinternen Vergaberichtlinien.

10 KA SWB - KAV-2/13 Seite 10 von 21 Im Jahr 2002 ergingen an die Firma C im Weg einer Direktvergabe zwei weitere Aufträge, welche die Beschaffung der Software C für das OWS und WIL zum Inhalt hatten. Mangels Verfügbarkeit von Bezug habenden Unterlagen waren die genauen Zeitpunkte der Beauftragungen sowie die Anschaffungspreise nicht mehr eruierbar. Ausgehend davon, dass der jeweilige Anschaffungspreis größenordnungsmäßig mit dem Anschaffungspreis für die Facility Management-Software des DSP vergleichbar war, stand auch hier die Vorgangsweise, derartige Direktvergaben durchzuführen, nicht im Einklang mit den damals geltenden magistratsinternen Vergabevorschriften. In Bezug auf die im Pkt. 3.3 beschriebenen Vergaben erging die Empfehlung, bei künftigen Vergaben auf die Vergabevorschriften umfassend Bedacht zu nehmen. Die Software C wurde im DSP, OWS und WIL im Jahr 2003 in Betrieb genommen. 3.4 Die Funktionalitäten der Software C bestanden wie jene der Software A darin, Prozesse des Facility Management im Bereich der Medizintechnik automationsunterstützt abwickeln zu können, u.zw. insbesondere im Hinblick auf die Führung einer Datenbank über die medizinischen Geräte bzw. Anlagen sowie auf die Durchführung von vorgeschriebenen sicherheitstechnischen Prüfungen einschließlich ihrer Dokumentation. Abgesehen davon, dass im DSP seit Oktober 2001 eine lediglich für den Bereich des Planungsmanagements von der Firma D beschaffte Software D im Einsatz war, bestand im Zeitpunkt der Prüfung durch das Kontrollamt für die über die Medizintechnik hinausgehenden Bereiche des Facility Managements in den vorgenannten Spitälern keine Software. Über die Beschaffung der Software D - respektive die Art des Vergabeverfahrens und den Anschaffungspreis - waren keine Aufzeichnungen des Krankenanstaltenverbundes mehr verfügbar.

11 KA SWB - KAV-2/13 Seite 11 von 21 Die unzureichende Situation betreffend Facility Management-Software im Krankenanstaltenverbund zeigte sich auch darin, dass Schnittstellen insbesondere zu SAP- Systemen, in welchen u.a. die Stammdaten der sogenannten Equipments (z.b. medizinische elektrische Geräte, Prüfgeräte) erfasst und evident gehalten werden, nicht bestanden. Dies führte dazu, dass solche Daten nicht automationsunterstützt zur Facility Management-Software übertragen wurden, sondern in konventioneller Weise nochmals erfasst werden mussten. Umgekehrt war auch ein automationsunterstützter Transfer von Facility Management-softwarespezifischen Daten zu SAP-Systemen nicht möglich. 4. Beschaffung und Implementierung von Facility Management- Softwareprodukten für das Sozialmedizinische Zentrum Süd, Kaiser-Franz-Josef- Spital mit Gottfried von Preyer schem Kinderspital 4.1 Bezüglich der Umbauarbeiten im KFJ erstellte die Firma L im Rahmen ihres Projektmanagementauftrages ein Facility Management-Konzept, aus welchem sich das Erfordernis von zusätzlichen Facility Management-Softwaremodulen für dieses Spital, u.zw. für die Bereiche Gebäude-, Haus- und Betriebstechnik, ergab. Da im KFJ für den Bereich der Medizintechnik die von der Firma B entwickelte Software A im Einsatz stand, ersuchte der Krankenanstaltenverbund die Firma E (als nunmehrige österreichische Vertriebspartnerin der Firma B) um die Legung eines Angebotes zwecks Erweiterung der Software A um zusätzliche - ebenfalls von der Firma B entwickelte - Facility Management-Softwaremodule für die Bereiche Gebäude-, Haus- und Betriebstechnik. Am 8. Juni 2011 legte die Firma E ein Angebot um ,-- EUR. Darin waren neben den vom Krankenanstaltenverbund als erforderlich erachteten Facility Management- Softwaremodulen auch zusätzliche Leistungen und Funktionalitäten enthalten, die vom Krankenanstaltenverbund gar nicht benötigt wurden. Daraufhin forderte der Krankenanstaltenverbund die Firma E auf, ein leistungsadäquates und an seine Kundenbedürfnisse angepasstes Angebot zu erstellen. Es war bemerkenswert, dass auch im Folgeangebot der Firma E vom 1. Juli 2011 neuerlich Leistungen ausgewiesen wurden, die für den Krankenanstaltenverbund nicht relevant waren. Ende August 2011 forderte der Krankenanstaltenverbund die Firma E neuerlich auf, ein den tatsächlichen Erfordernissen des Krankenanstaltenverbundes entsprechendes Angebot auszuarbeiten. Ein sol-

12 KA SWB - KAV-2/13 Seite 12 von 21 ches wurde schließlich am 12. September 2011 um ,-- EUR gelegt, worauf seitens des Krankenanstaltenverbundes die Absicht bestand, die Firma E im Weg einer Direktvergabe zu beauftragen. 4.2 Zur vergaberechtlichen Klärung beauftragte der Krankenanstaltenverbund im Herbst 2011 eine Rechtsanwaltskanzlei mit der Prüfung, ob die beabsichtigte Direktvergabe an die Firma E im Einklang mit den Bestimmungen des BVergG 2006 stehe. Die Rechtsanwaltskanzlei kam in ihrem Gutachten zum Ergebnis, dass gem. BVergG 2006 eine Direktvergabe an die Firma E zulässig sei. Zu berücksichtigen war in diesem Zusammenhang, dass zum damaligen Zeitpunkt Direktvergaben gem. 41 Abs 2 Z 1 BVergG 2006 bis zu einem Auftragswert von ,-- EUR zulässig waren. 4.3 Am 6. Dezember 2011 beauftragte der Krankenanstaltenverbund die Firma E gemäß ihrem Angebot (insbesondere die Lieferung und Implementierung der Software B) mit einer Auftragssumme von ,-- EUR. Aus dem diesbezüglichen Auftragsschreiben ging u.a. hervor, dass die Liefer- und Installationstermine mit dem Projektleiter (einem Mitarbeiter des Geschäftsbereiches Technik für Strategisches Facility Management des Krankenanstaltenverbundes) abzustimmen seien. Vertragsrechtliche Sanktionen, wie etwa eine Pönale im Fall von Terminüberschreitungen, wurden jedoch nicht vereinbart. Dem Krankenanstaltenverbund wurde empfohlen, bei künftigen Auftragsvergaben vertragsrechtliche Konsequenzen bei Terminverzug (z.b. Pönalen) vorzusehen. Wie in der Folge noch eingehend dargestellt wird, war die Implementierung der Software B von erheblichen Verzögerungen bzw. mehrmaligen Terminverschiebungen geprägt. Im Zeitpunkt der Prüfung durch das Kontrollamt war eine vertragskonform funktionierende, den Anforderungen des Krankenanstaltenverbundes gerecht werdende, Software noch immer ausständig.

13 KA SWB - KAV-2/13 Seite 13 von Aufgrund einer Anforderung des KFJ, nach der Implementierung der Software B für die Anwenderinnen bzw. Anwender auch einen Support zur Verfügung zu stellen, ersuchte der Krankenanstaltenverbund Anfang März 2012 die Firma E um eine diesbezügliche Angebotslegung. Ein Angebot der Firma E lag Mitte März 2012 vor und hatte im Wesentlichen einen prozessorientierten und funktionalen Support (z.b. betreffend die Strukturierung der Prozesse, In- und Output sowie Funktionalitäten und auch damit verbundene allfällige Programmmodifikationen) zum Inhalt. Das Angebot bezog sich auf einen Support für die Dauer von sechs Monaten und belief sich auf ,-- EUR. Am 20. März 2012 wurde im Weg einer Direktvergabe der Firma E der Zuschlag gemäß ihrem Angebot erteilt. 4.5 Diesbezüglich vertrat das Kontrollamt den Standpunkt, dass im Fall einer umfassenden Planung mit einer hinreichenden Determinierung des Anforderungsprofiles in anwenderinnen- bzw. anwenderspezifischer Hinsicht das Erfordernis solcher supportspezifischer Leistungen schon vor der am 6. Dezember 2011 erfolgten Direktvergabe betreffend die Implementierung der Software B absehbar gewesen wäre. 13 BVergG 2006 ist Grundlage für die Berechnung des geschätzten Auftragswertes, wobei auch alle zum selben Vorhaben zu zählenden Leistungen zu berücksichtigen sind. Die Implementierung der Software B und die supportspezifischen Leistungen stellen gleichartige, also sachlich und zeitlich im Zusammenhang stehende Leistungen desselben Vorhabens dar. Die Auftragswerte hätten somit zusammengezählt und einem gemeinsamen Vergabeverfahren zugeführt werden müssen. Vor diesem Hintergrund hätte der Auftragswert ,-- EUR betragen und wäre somit über der gem. BVergG 2006 für Direktvergaben maßgebenden Wertgrenze von ,-- EUR gelegen. Dem Krankenanstaltenverbund wurde empfohlen, bei der Abwicklung von künftigen EDV-Projekten auf die hinreichende Determinierung des Anforderungsprofiles in anwenderinnen- bzw. anwenderspezifischer Hinsicht verstärkt Bedacht zu nehmen.

14 KA SWB - KAV-2/13 Seite 14 von 21 Weiters wurde darauf hingewiesen, dass die für die Auftragswertberechnung relevanten Vorschriften des BVergG 2006 zu berücksichtigen sind. 4.6 Gemäß dem der Beauftragung zugrunde liegenden Angebot wurde unter Voraussetzung der Implementierung bzw. des Einsatzes der Software B ein Leistungszeitraum von Mai 2012 bis Oktober 2012 für die Erbringung der supportspezifischen Leistungen vorgesehen. Im April 2013 erfolgte seitens des Krankenanstaltenverbundes der Rücktritt vom Vertrag bzgl. der supportspezifischen Leistungen, weil bis dahin die Firma E noch keine anforderungsgerechte Software B implementiert hatte. Mittlerweile kamen der Krankenanstaltenverbund und die Firma E überein, dass nach Inbetriebnahme der Software B auch die supportspezifischen Leistungen zur Ausführung gelangen werden. Die Firma E erklärte sich schließlich bereit, als Ausgleich Leistungen zur Unterstützung des Geschäftsbereiches Technik hinsichtlich der effizienten Nutzung der Software B im Ausmaß von neun Personentagen unentgeltlich zu erbringen. 4.7 Wie bereits erwähnt, war die Implementierung der Software B von erheblichen Verzögerungen bzw. mehrmaligen Terminverschiebungen geprägt. Diesbezüglich war Folgendes festzuhalten: Die Inbetriebnahme der Software B wurde ursprünglich für Ende Februar 2012 vorgesehen. Dieser Termin wurde nicht eingehalten, da insbesondere der für das Customizing (softwarebezogene Anpassungen an spezifische Anwenderinnen- bzw. Anwendererfordernisse) notwendige Fernwartungs- und Datenschutzvertrag zwischen dem Krankenanstaltenverbund und der Firma E noch nicht unterzeichnet werden konnte. Hiefür war ausschlaggebend, dass die Firma E diesbezügliche vertragsrelevante Unterlagen nicht zeitgerecht oder nur in unvollständiger Art und Weise zur Verfügung stellte. Der Fernwartungs- und Datenschutzvertrag wurde nach mehrmaligen Urgenzen des Krankenanstaltenverbundes letztlich doch abgeschlossen. Dies hatte zur Folge, dass die Inbetriebnahme der Software B auf Mitte Jänner 2013 verschoben werden musste. Tatsächlich wurde auch dieser Termin nicht eingehalten, weil die von der Firma E gelieferte Software B den KAV-IT Software Basisanforderungen, welche die rechtliche und technische Voraussetzung bilden, dass eine Software im Krankenanstaltenverbund imple-

15 KA SWB - KAV-2/13 Seite 15 von 21 mentiert und betrieben werden darf, nicht entsprach (z.b. fehlende Softwaredokumentationen und Datenbank-Scripte). In der Folge kam es abermals zu weiteren Terminverschiebungen u.zw. auf 22. Februar 2013 und 14. März Auch diese Termine wurden wegen der nicht anforderungsgerechten Software verfehlt. Mitte April 2013 waren die Softwaremängel Gegenstand einer Besprechung, an der Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter des Krankenanstaltenverbundes und der Firmen B und E teilnahmen. Im Rahmen der Besprechung brachte der Krankenanstaltenverbund vor allem zum Ausdruck, dass für einen erfolgreichen Projektabschluss die Inbetriebnahme der Software B spätestens mit 28. Juni 2013 zu erfolgen hat. Mit Schreiben vom 6. Mai 2013 an die Firma E bekräftigte der Krankenanstaltenverbund seine terminliche Forderung und verwies darauf, dass die Nichteinhaltung des vorgegebenen Termins zu einer einseitigen Vertragsauflösung führen werde. Der Krankenanstaltenverbund merkte auch an, dass er sich vorbehalte, den entstandenen Schaden durch die nicht erfolgte Leistungserbringung geltend zu machen. Zum Zeitpunkt der Einschau waren Verhandlungen über die näheren Bedingungen der beabsichtigten einvernehmlichen Vertragsauflösung noch im Laufen. Das Kontrollamt erachtete diese Vorgangsweise des Krankenanstaltenverbundes als gerechtfertigt, weil die Projektabwicklung auf der Seite der Firma E von erheblichen zeitlichen Verzögerungen und daraus resultierenden Terminverschiebungen geprägt war und etwa eineinhalb Jahre nach der Auftragserteilung eine anforderungsgerechte Facility Management-Software im KFJ noch immer ausständig war. In dem Zusammenhang war zu bemerken, dass der Krankenanstaltenverbund wegen fehlender vertragsrechtlicher Regelungen keine Möglichkeit hatte, Pönalen bei nicht eingehaltenen Terminen zu fordern.

16 KA SWB - KAV-2/13 Seite 16 von Aktivitäten der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund" hinsichtlich der unternehmensweiten Implementierung einer EDV-Applikation für das Facility Management 5.1 Im März 2012 wurde vom damaligen Generaldirektor-Stellvertreter des Krankenanstaltenverbundes ein Projektauftrag mit dem Ziel erteilt, eine einheitliche Facility Management CAIFM-Software für die Abwicklung des gesamten technischen Facility Managements sowie Segmente des infrastrukturellen und kaufmännischen Facility Managements in Bezug auf die jeweilige Liegenschaft und darauf befindlichen Objekten unternehmensweit einzuführen. Für diese Vorgangsweise war im Wesentlichen Folgendes maßgebend: Im Zuge des sogenannten Spitalskonzeptes 2030, welches die Anzahl der Krankenanstalten der Stadt Wien auf künftig insgesamt sieben Standorte reduziert (DSP, KAR, KFJ, KHR, TU AKH, WIL zusammen mit dem OWS und das in Bau befindliche Krankenhaus Nord) fallen umfangreiche bauliche Adaptierungen und Neubauten an. Für eine effektive Umsetzung der damit verbundenen Facility Management-Prozesse wurde vom Krankenanstaltenverbund eine einheitliche und standardisierte CAIFM-Software als erforderlich erachtet. Ein weiterer Grund für die Implementierung einer solchen Software bestand für den Krankenanstaltenverbund darin, die für den Betrieb der Krankenanstalten relevanten Facility Management-Prozesse wirkungsvoll zu unterstützen. Außerdem trat der Krankenanstaltenverbund für die Realisierung von Schnittstellen zwischen Facility Management-Softwareprodukten sowie SAP-Systemen ein. Wie vorhin erwähnt, waren in Spitälern des Krankenanstaltenverbundes unterschiedliche Facility Management-Softwareprodukte, die zudem die Facility Management-Prozesse lediglich im Bereich der Medizintechnik unterstützten, im Einsatz. Schnittstellen insbesondere zwischen den Facility Management-Softwareprodukten sowie SAP-Systemen waren nicht implementiert, was dazu führte, dass in SAP-Systemen vorhandene Daten über Equipments und Anlagen nicht automationsunterstützt zu den Facility Management- Softwareprodukten transferiert wurden, sondern in konventioneller Weise nochmals erfasst werden mussten.

17 KA SWB - KAV-2/13 Seite 17 von 21 Unter diesen Aspekten sah das Kontrollamt die unternehmensweite Einführung einer einheitlichen und standardisierten CAIFM-Software als gerechtfertigt an. 5.2 Für die Leistung und Abwicklung des mit der unternehmensweiten Einführung einer CAIFM-Software verbundenen Projektes konstituierte sich ein Projektteam bestehend aus Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern verschiedener Fachabteilungen des Krankenanstaltenverbundes und einer Rechtsanwaltskanzlei. 5.3 Im Rahmen der Projektplanung wurden u.a. Terminpläne betreffend den vorgesehenen zeitlichen Ablauf der Leistungen für die Vergabe sowie für die Implementierung der CAIFM-Software und das Rollout dieser Software in den Krankenanstalten erstellt. Hinsichtlich des vorgesehenen zeitlichen Ablaufes der Leistungen für die Vergabe war dem Terminplan vom 8. Oktober 2012 im Wesentlichen Folgendes zu entnehmen: Leistungen Zeitraum Erstellung des Grobpflichtenheftes bis Soll-Spezifikationen und Erstellung des Pflichtenheftes bis Finalisieren der Ausschreibungsunterlagen sowie von vertraglichen Unterlagen bis Interessentensuche, Prüfung der Teilnahmeanträge bis Angebotslegung und Angebotsprüfung bis Verhandlungen und Hearings bis LAFO (Angebotslegung und Angebotsprüfung) bis Zuschlag (Bekanntgabe, Stillhaltefrist, Zuschlagserteilung) bis Wie aus dem Terminplan vom 26. April 2013 hervorging, wurde beabsichtigt, die Implementierung der CAIFM-Software vom 5. August 2013 bis 30. April 2014 und das Rollout dieser Software in den sechs in Rede stehenden Krankenanstalten vom 1. Jänner 2014 bis 31. Mai 2015 durchzuführen. 5.4 Nach der termingerechten Erstellung des Pflichtenheftes sowie der weiteren ausschreibungsrelevanten Unterlagen, leitete die Rechtsanwaltskanzlei im Namen des Krankenanstaltenverbundes ein (zweistufiges) Verhandlungsverfahren nach vorheriger Bekanntmachung betreffend die Einführung einer CAIFM-Software im Bereich des Krankenanstaltenverbundes in die Wege.

18 KA SWB - KAV-2/13 Seite 18 von 21 Die erste Stufe des Verhandlungsverfahrens war auf die Interessentensuche gerichtet, wobei die Anträge auf Teilnahme am Vergabeverfahren zu stellen waren. Bis zum Ablauf der Frist langten fünf Teilnahmeanträge ein. Der Teilnahmeantrag einer Firma ging nicht fristgerecht ein und blieb daher unberücksichtigt. Im Zuge der Prüfung der Teilnahmeanträge entschied die Rechtsanwaltskanzlei, einen nicht weiter zu verfolgen, da diese Firma ihren Teilnahmeantrag nicht unterfertigt hatte. Laut dem den Bewerbungsunterlagen beiliegenden sogenannten Teilnahmeantragsformular stellte die Nichtunterfertigung des Teilnahmeantrages einen unbehebbaren Mangel dar. Die Bewerberinnengemeinschaft sowie die verbliebenen drei Firmen wurden von der Rechtsanwaltskanzlei für die zweite Stufe des Verhandlungsverfahrens als qualifiziert erachtet und ersucht, Angebote zu legen. Zum Zeitpunkt der Einschau befand sich das Vergabeverfahren im Stadium der Angebotsprüfung. 5.5 Im Zusammenhang mit der Implementierung und dem Rollout der Software CAIFM in den Krankenanstalten empfahl das Kontrollamt, verbindliche Leistungsfristen unter Vorschreibung allfälliger vertragsrechtlicher Konsequenzen (z.b. Pönalen) vorzusehen. Weiters erging an den Krankenanstaltenverbund die Empfehlung, auf eine zügige Projektabwicklung und auf anforderungsgerechte Funktionalitäten künftig verstärkt Bedacht zu nehmen. 6. Zusammenfassung der Empfehlungen Empfehlungen Nr. 1: Bei künftigen Vergaben wäre den Vergabevorschriften umfassend Rechnung zu tragen.

19 KA SWB - KAV-2/13 Seite 19 von 21 Stellungnahme der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund": Diese Empfehlung wird - wie bereits erfolgreich in der Ausschreibung über die unternehmensweite Implementierung der CAIFM- Software umgesetzt - bei allen künftigen EDV-Projekten und Auftragsvergaben des Krankenanstaltenverbundes Beachtung finden. Empfehlung Nr. 2: Bei künftigen Auftragsvergaben wären vertragsrechtliche Konsequenzen bei Terminverzug (z.b. Pönalen) vorzusehen. Stellungnahme der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund": Diese Empfehlung wird bei allen künftigen EDV-Projekten und Auftragsvergaben des Krankenanstaltenverbundes beachtet werden und wurde auch bereits bei der Vergabe der CAIFM-Software vollinhaltlich berücksichtigt und umgesetzt. Vertragsgegenstand war ein detaillierter Leistungsvertrag samt Projektzeitplan, welcher auch an markanten Zwischenterminen mit Pönalen belegt ist. Außerdem ist die Auftragnehmerin verpflichtet, den Projektfortschritt in schriftlichen Berichten engmaschig darzustellen. Ergänzend zu den laufenden Projektberichten finden auch Darstellungen im Projektlenkungsausschuss statt. Empfehlung Nr. 3: Bei der Abwicklung von künftigen EDV-Projekten wäre auf die hinreichende Determinierung des Anforderungsprofiles in anwenderinnen- bzw. anwenderspezifischer Hinsicht verstärkt Bedacht zu nehmen. Stellungnahme der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund": Auch diese Empfehlung wird bei allen künftigen EDV-Projekten und Auftragsvergaben beachtet werden und wurde bei der Aus-

20 KA SWB - KAV-2/13 Seite 20 von 21 schreibung der CAIFM-Software auch bereits berücksichtigt und umgesetzt. Ein detailliertes Lastenheft (Leistungsbeschreibung) und ein Leistungsvertrag lagen dem Projekt zugrunde. Bei dieser neuen Software stehen die Bedürfnisse der Anwenderinnen bzw. Anwender und jene des Krankenanstaltenverbundes im Vordergrund. Die Applikationen werden an die bestehenden Prozesse angepasst. Neue mögliche Prozessoptimierungen werden durch ein gefordertes Best-Practice-Modell vorgeschlagen, auf Verwendungsmöglichkeit im Krankenanstaltenverbund geprüft und bei Zustimmung eingeführt. Empfehlung Nr. 4: Die für die Auftragswertberechnung relevanten Vorschriften des BVergG 2006 wären künftig zu berücksichtigen. Stellungnahme der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund": Sämtliche Vorschriften des BVergG 2006 im Hinblick auf die Auftragswertberechnung wurden bei der Auftragsvergabe der unternehmensweiten CAIFM-Software berücksichtigt und umgesetzt. Dies gilt auch für alle weiteren künftigen EDV-Projekte und Auftragsvergaben des Krankenanstaltenverbundes. Empfehlung Nr. 5: Im Zusammenhang mit der Implementierung und dem Rollout der Software CAIFM in den Krankenanstalten wären verbindliche Leistungsfristen unter Vorschreibung vertragsrechtlicher Konsequenzen (z.b. Pönalen) vorzusehen. Stellungnahme der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund": Im Rahmen des Leistungsvertrages ist die Leistungserbringung kleinteilig untergliedert und an wesentlichen Punkten mit Vertrags-

21 KA SWB - KAV-2/13 Seite 21 von 21 strafen belegt. So liegt neben der fachlichen Gliederung der Meilensteine (Lastenhefterstellung, Installation, Rollout etc.) auch eine Gliederung nach den einzelnen Häusern des Krankenanstaltenverbundes vor. Die Gestaltung der Pönalen - in rechtlicher Hinsicht und auf deren Höhe bezogen - ist so erfolgt, dass die ausführende Firma einen tatsächlichen Anreiz zur Einhaltung der ursprünglich festgelegten Projektziele sieht. Empfehlung Nr. 6: Auf eine zügige Projektabwicklung und auf anforderungsgerechte Funktionalitäten wäre künftig verstärkt Bedacht zu nehmen. Stellungnahme der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund": Im Rahmen des unternehmensweiten CAIFM-Projektes wurde ein professionell aufgestelltes Projektmanagement eingerichtet, welches dafür Sorge trägt, dass die zeitlich ambitionierte Abwicklung des Projektes keinen Abbruch erleidet. Auch die Einhaltung der geforderten Funktionalität unterliegt einem ständigen Monitoring. Abweichungen würden umgehend im Lenkungsausschuss behandelt werden. Ein Bericht an die Vorstandsebene wird laufend verfasst. Auch bei allen weiteren EDV-Projekten und Auftragsvergaben des Krankenanstaltenverbundes wird auf eine zügige Projektabwicklung und auf anforderungsgerechte Funktionalitäten geachtet werden. Der Kontrollamtsdirektor: Dr. Peter Pollak, MBA Wien, im Dezember 2013