Bogn Engiadina, Scuol

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1 Spillmann SI Informatik SI-FAMAbusiness Die Facility Management Software für das Bogn Engiadina, Scuol Die Erfolgsgeschichte Effizient. Einfach. Günstig. Für übersichtliches Arbeiten. Die benutzerfreundliche Lösung. Für Sie.

2 Wachstum steht an. Noch mehr Prozesse. Noch mehr Daten. Noch mehr Sicherheit. Noch mehr Leistung. Und jetzt? Endlich habe ich alles auf einen Blick. Ein Telefongespräch. Ein Referenzbesuch. Eine Präsentation. Eine Überzeugung. «SI-FAMA das isch es.» Adrian Taischs Worte. So direkt, einfach und zielorientiert die Problemlösung des Bogn Engiadina Scuol (BES) verlief, so effektiv ist die Software für effiziente Infrastrukturverwaltung der Spillmann Informatik. Doch der Reihe nach. DIE PROBLEMSTELLUNG Die Anforderungen des Unterengadiner Bades an den Unterhalt sind umfassend. Das Unterhaltsbudget von 1.2 Mio CHF will nachhaltig genutzt sein, Investitionen sollen weitestgehend geschützt werden. 85 Pumpen, 240 pneumatische Klappen, ein Rohrleitungssystem von 500 km und eine 240 kw Geothermieanlage sorgen dafür, dass die 11 Becken für alle Besucher stets verfügbar sind. Insgesamt sorgen 4 Techniker und weitere 60 Mitarbeitende für einen reibungslosen Tagesablauf. Und während der kommenden drei Jahre sind die Öffnungszeiten Non-Stopp bis zur nächsten Revisionsphase. Die Messlatte für ein digitales Verwaltungssystem liegt sehr hoch. Nachdem jahrelang alle Arbeiten, Aufträge und Informationen in Exceltabellen geplant, strukturiert und verwaltet worden waren, wurde der jährlich anfallende Aufwand dafür unverhältnismässig. Zudem waren die Daten mit einem vertretbaren Aufwand nicht auswertbar, da sie nicht in einer strukturierten Datenbank gesammelt wurden. Somit war der Ertrag für die erbrachten Leistungen minim. Das Suchen nach Inhalten aller Art in den Regalen voller Ordner wurde oft erst nach grossen Anstrengungen belohnt. Die Papierflut, bisher schon immens, drohte die schlanke Organisation zu lähmen und zu ertränken. Das Halten der hohen Qualität geschweige denn deren Verbesserung eine Sisyphusarbeit. Und jährlich stiegen die Qualitäts-Anforderungen an Planung, Prozesssicherheit und Leistung.

3 Die Anforderungen an den Lieferanten waren ebenfalls hoch: Sachverstand gepaart mit einer regionalen Verankerung mit einer Schweizer Lösung für Schweizer Kunden. Wir benötigen eine einfache Lösung! DER LÖSUNGSANSATZ Adrian Taisch, der Leiter der zentralen Dienste des BES, hatte klare Vorstellungen, wie die Lösung dieser komplexen Problemstellung auszusehen hatte. Grundsätzlich benötigte das BES eine einfache Lösung. Mehrere Benutzer sollen gleichzeitig auf einer Umgebung arbeiten können. Die Daten sollen unabhängig vom Arbeitsplatz erfasst oder verändert werden können. Und jederzeit soll sichergestellt sein, dass die Informationen aktuell und korrekt sind. Nur damit, und da war er sich sicher, konnte er seine Mitarbeitenden überzeugen, die alten Pfade zu verlassen und in die Zukunft aufzubrechen. Dass die Lösung Datenbank basiert aufgesetzt sein muss, versteht sich von selbst. Die Anforderungen an den Lieferanten waren ebenfalls hoch: Sachverstand gepaart mit einer regionalen Verankerung mit einer Schweizer Lösung für Schweizer Kunden. Seine Marktanalyse hatte ihm im Vornherein klar gemacht, dass viele feil gebotenen Lösungen nicht in Frage kommen konnten, weil sie meist einen zu unübersichtlichen Funktionsumfang hatten, nicht oder nur mit grossem finanziellen Aufwand anpassbar waren, die schweizerischen Rahmenbedingungen zu wenig berücksichtigten oder schlicht an den Anforderungen vorbei programmiert waren. Der Anruf der Spillmann Informatik kam im richtigen Moment.

4 Wir suchten eine einfache, übersichtliche, effiziente und günstige Lösung, die gleichwohl leistungsfähig arbeitet. «Und sie muss absolut zuverlässig sein!» Wir gehen pragmatisch vor und setzen um! DIE VORGEHENSWEISE Bevor es zum ersten Kontakt Ende 2012 kam, hatte sich Adrian Taisch schon viele Gedanken gemacht, Anforderungen gesammelt und Produkte evaluiert. Wirklich fündig geworden war er noch nicht, klare Vorstellungen hatte er allerdings. «Viele Lösungen offerieren viele unnötige Funktionen für sehr viel Geld, und will man diese deaktivieren lassen, kostet das noch einmal eine Stange» gibt er zu bedenken. Er suchte eine einfache, übersichtliche, effiziente und günstige Lösung, die gleichwohl leistungsfähig arbeitet. «Und sie muss absolut zuverlässig sein!» Das ist Taisch sehr wichtig. Der Anruf der Spillmann Informatik fand Gehör. Sowohl in der Führung des BES als auch im operativen Bereich standen Wechsel an. Die Signale standen auf Veränderung nach dem Motto: wenn, dann jetzt. Und der Eindruck, den die Spillmann Informatik bei der Produktpräsentation in Scuol hinterliess, entsprach exakt der Geschäftsethik des BES: sie war professionell und sauber. Adrian Taisch lud sich die kostenlose Testversion von der Website herunter und begann damit zu arbeiten. Mit wachsender Freude und Begeisterung. DIE UMSETZUNG Die angestrebte Lösung deckte sämtliche Wünsche des BES ab. Die Verantwortlichen gaben grünes Licht für die Einführung. Schnell wurde klar, dass selbst die dank des grossen Sachverstandes und der Problemnähe der Entwickler einfache und übersichtliche Oberfläche, Facility Management ist eine komplexe Materie, für den Grossteil der Mitarbeitenden weiter vereinfacht werden musste. Dank des stets offenen Ohrs der Entwickler und der unbürokratischen Vorgehensweise der Spillmann Informatik konnte in gemeinsamem Austausch eine Arbeitsumgebung geschaffen werden, die passt. Eine Standardlösung passend für das BES. Und die von den Mitarbeitenden nicht nur akzeptiert sondern benutzt wird. Das A und O bei einem Change.

5 «Die Kunst ist, alle MItarbeitenden zu überzeugen und zu motivieren. Gelingt das, ist der Erfolg nahezu garantiert.» Kurz schulen und dann zügig in den Betrieb! DIE SCHULUNG «Das ist schnell erzählt», meint Adrian Taisch. Zwei halbe Tage war die Spillmann Informatik vor Ort, implementierte die Software, führte diese beim Zuständigen und dessen Stellvertreter ein. Das war s. Für die Mitarbeitenden ist die Lösung intuitiv, und die in SI-FAMA hinterlegte Onlinehilfe (F1) genügt vollauf. Wenn ein Problem auf diese Weise nicht lösbar ist, genügt ein Anruf in den Aargau. «Eine Stärke der Entwickler ist deren Präzision in Wort und Programmierung», bestätigt Taisch. Endlich wird in der täglichen Arbeit schnell gefunden und nicht endlos gesucht. Das motiviert. UMSETZUNG UND BETRIEB «Ich wiederhole mich auch das ist schnell erzählt.» Auf die Implementierung der Lösung folgte ein sofortiger reibungsloser und nahezu supportfreier Betrieb. Telefon oder Mail mussten als Instrumente kaum beigezogen werden. Das erleichtert die Arbeit zusätzlich und fördert das Vertrauen in SI-FAMA.

6 «Die Zukunft hat begonnen. Wir sind dank SI-FAMA gut aufgestellt», schliesst Adrian Taisch. Denn morgen ist heute gestern. DER AUSBAU Endlich können die vielen gesammelten Daten verdichtet und über Reports verfügbar gemacht werden. Darauf liegt ein Hauptaugenmerk von Taisch. Und eine Qualität der Lösung. «Auch wenn man eine ausgezeichnete Lösung erworben hat, kann diese den sich ändernden Anforderungen nicht genügen, wenn sie nicht mitwachsen kann». Damit meint er SI-FAMA, das bereits heute über einige Highlights wie die Energiebuchhaltung oder die Lagerbuchhaltung verfügt, das aber dank dem engen Austausch zwischen Lieferant und Kunde um weitere Module wachsen wird. In Scuol wächst die Lösung auch von der Datenmenge her: die Eishalle, das Spital, das Hallen- sowie das Freibad werden an die bestehende BES-Lösung angehängt. Spillmann Informatik GmbH Häsiweg 9C 5018 Erlinsbach

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