Benutzerhandbuch ABBREV:X. Eine kompakte Anleitung zur effizienten Arbeit mit Abkürzungen

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1 Benutzerhandbuch ABBREV:X Eine kompakte Anleitung zur effizienten Arbeit mit Abkürzungen

2 ABBREV:X Effizientes Arbeiten mit Abkürzungen ABBREV:X unterstützt Sie bei der Arbeit mit und der Verwaltungen von Abkürzungen. Die Software bietet Ihnen die Möglichkeit: Abkürzungsverzeichnisse in Texten automatisch zu erstellen (analog zu Inhalts-/ Abbildungs-/ Tabellenverzeichnissen); Abkürzungen in Texten automatisch zu suchen; Abkürzungen in einer Datenbank einzupflegen und zu verwalten; Daten zu synchronisieren. Die Software bietet ein vielfältiges Anwendungsspektrum. Sie eignet sich für wissenschaftliche Arbeiten, Berichte, Protokolle, Dokumentationen. Benutzerhandbuch ABBREV:X 2

3 Systemvoraussetzungen Unterstützte Betriebssysteme: Windows XP, Windows Vista, 7.0 und 8.0 Voraussetzung: Office 2003 und höher Sprache: Deutsch Lizenz: Kommerziell Download Größe: 5 MB Benutzerhandbuch ABBREV:X 3

4 Features ABBREV:X können Sie sofort anwenden Dank der nutzerfreundlichen Menüführung erstellen Sie professionelle Abkürzungs-verzeichnisse spielend in nur wenigen Schritten. ABBREV:X passt sich Ihrem Arbeitsstil an Für die Erstellung eines Abkürzungsverzeichnisses können Sie zwischen verschiedenen Arbeitsmodi wählen. Sie können Abkürzungen sukzessive während der Erstellung des Textes oder zum Abschluss der Texterstellung manuell selektieren oder sogar automatisch von ABBREV:X suchen lassen. Benutzerhandbuch ABBREV:X 4

5 Features ABBREV:X liefert Ihnen vielfältige Bearbeitungsfunktionen Mit ABBREV:X können Sie Abkürzungen und Langformen jederzeit ergänzen und bearbeiten. Sie haben die Möglichkeit Ihr Abkürzungsverzeichnis an beliebigen Stellen im Dokument einzufügen oder separat auszudrucken. ABBREV:X unterstützt Sie bei der Arbeit an mehreren Computern Mit ABBREV:X können Sie ihre Datenbank synchronisieren und ein Dokument auf mehreren Computern zeitlich versetzt bearbeiten. Benutzerhandbuch ABBREV:X 5

6 Features ABBREV:X übernimmt für Sie die Datensicherung ABBREV:X erstellt automatisch eine Datenbank zu dem von Ihnen zu bearbeitenden Textdokument und speichert darin alle in ABBREV:X eingegebenen Daten automatisch. ABBREV:X Effizientes Arbeiten mit Abkürzungen ABBREV:X unterstützt Sie bei der Arbeit mit und der Verwaltungen von Abkürzungen. Die Software bietet ein vielfältiges Anwendungsspektrum. Sie eignet sich für wissenschaftliche Arbeiten, Berichte, Protokolle, Dokumentationen. Mit ABBREV:X können Sie in Texten Abkürzungsverzeichnisse automatisch erstellen und Abkürzungen automatisch suchen lassen. Auch steht Ihnen eine Datenbank zur Verwaltung von Abkürzungen zur Verfügung. Benutzerhandbuch ABBREV:X 6

7 Inhalt Übersicht Taskleiste 8 Schnellstart 9 Funktionen im Detail Word-Dokument öffnen 10 Bearbeitungsmodus 11 Selektieren 13 Abkürzungsverzeichnis erstellen 14 Eingabe Langform 17 Globale Abkürzungsdatenbank 18 Drucken 20 Speichern 21 Export/ Import 22 Benutzerhandbuch ABBREV:X 7

8 Übersicht Taskleiste Oben dargestellt sehen Sie die Taskleiste von ABBREV:X, über die Sie alle Funktionen ansteuern können. Alle Symbole verfügen über eine erklärende Kurzinfo, wenn Sie mit der Maus darüber fahren. Neben gängigen Symbolen wie Drucken und Hilfe finden Sie die unten abgebildeten speziellen ABBREV:X Funktionen: Selektion Abkürzungsverzeichnis erstellen Bearbeitungsmodus Globale Abkürzungsdatenbank Benutzerhandbuch ABBREV:X 8

9 Schnellstart: Abkürzungsverzeichnis in nur 4 Schritten Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Schritt 4: Öffnen Sie das zu bearbeitende Dokument wie gewohnt über Windows oder durch Klicken auf den Button Selektion in der Taskleiste von ABBREV:X Markieren Sie mit dem Cursor die Abkürzung, die in das Abkürzungsverzeichnis einbezogen werden soll, klicken Sie anschließend auf den Button Selektieren in der Taskleiste von ABBREV:X und geben Sie die Langform für die Abkürzung ein. Wiederholen Sie diese Schrittfolge für alle Abkürzungen. Klicken Sie mit dem Cursor auf die Stelle im Dokument an der das Abkürzungsverzeichnis erstellt werden soll. Klicken Sie auf den Button Abkürzungsverzeichnis erstellen. Benutzerhandbuch ABBREV:X 9

10 Word-Dokument öffnen Öffnen Sie das zu bearbeitende Word-Dokument. Die folgenden Optionen stehen zur Auswahl: Öffnen Sie das Dokument wie gewohnt in Windows. Klicken Sie auf den Button Selektion in der Taskleiste von ABBREV:X. Es öffnet sich das Standardfenster von Windows Öffnen. ABBREV:X legt im Verzeichnis des geöffneten Dokuments automatisch eine neue Datenbank mit der Dateierweiterung.abdb an. Hinweis: Diese sollten Sie nicht löschen! Benutzerhandbuch ABBREV:X 10

11 Bearbeitungsmodus Benutzerhandbuch ABBREV:X 11

12 Bearbeitungsmodus Klicken Sie auf den Button Bearbeitungsmodus Sie eine der folgenden Optionen: in der Taskleiste von ABBREV:X und wählen Soforteingabe: Sie selektieren die Abkürzung manuell und geben die Langform direkt im Anschluss an die Selektion ein. Eingabe zum Abschluss: Sie selektieren die Abkürzungen manuell und geben die Langformen zu allen selektierten Abkürzungen in einem abschließenden Schritt bei der Erstellung des Abkürzungsverzeichnisses ein. Automatik: Sie lassen die im Dokument verwandten Abkürzungen automatisch suchen und geben die Langformen zu den von ABBREV:X selektierten Abkürzungen in einem abschließenden Schritt bei der Erstellung des Abkürzungsverzeichnisses ein. Hinweis: In ABBREV:X ist der Soforteingabemodus als Standard voreingestellt. Benutzerhandbuch ABBREV:X 12

13 Selektieren Selektieren Sie die Abkürzungen, die in das Abkürzungsverzeichnis einbezogen werden sollen. Die folgenden Optionen stehen zur Auswahl: Manuelle Selektion im Bearbeitungsmodus Soforteingabe und Eingabe zum Abschluss: Markieren Sie mit dem Cursor die Abkürzung, die in das Abkürzungsverzeichnis einbezogen werden soll, und klicken Sie anschließend auf den Button Selektieren in der Taskleiste von ABBREV:X. Wiederholen Sie diese Schrittfolge für alle Abkürzungen. Die selektierten Abkürzungen werden von ABBREV:X für die Erstellung des Abkürzungsverzeichnisses übernommen und in der globalen Abkürzungsdatenbank gespeichert. Automatische Selektion im Bearbeitungsmodus Automatik: Klicken Sie auf den Button Bearbeitungsmodus in der Taskleiste von ABBREV:X und wählen Sie die Option Automatik. Es erfolgt die automatische Suche von Abkürzungen im Text. Sobald ABBREV:X die Suche beendet hat, öffnet sich das Fenster Dokumentenspezifische Abkürzungen. Benutzerhandbuch ABBREV:X 13

14 Abkürzungsverzeichnis erstellen Benutzerhandbuch ABBREV:X 14

15 Abkürzungsverzeichnis erstellen Zur Erstellung des Abkürzungsverzeichnisses klicken Sie mit dem Cursor auf die Stelle im Dokument an der das Verzeichnis erstellt werden soll. Hinweis: Das Abkürzungsverzeichnis wird entsprechend der Formatierung an der Cursorposition im Dokument eingefügt. Achten Sie darauf, dass die Absatzformatierung dem Textstandard entspricht und der Cursor an der gewünschten Textposition ist! Klicken Sie im nächsten Schritt auf den Button Abkürzungsverzeichnis erstellen in der Taskleiste von ABBREV:X. Sie können jetzt die gelisteten Abkürzungen und Langformen überprüfen und bearbeiten. Die folgenden Optionen stehen für die Bearbeitung zur Verfügung: Löschen: Markieren Sie mit dem Cursor die zu löschende Zeile und klicken Sie auf den Button. Die Abkürzung mit der entsprechenden Langform wird nun gelöscht. Hinzufügen: Durch einen Klick auf den Button öffnet sich das Fenster Eingabe Langform. Hier können Sie nun die neue Abkürzung und/ oder Langform eingeben. Ändern: Durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile öffnet sich das Fenster Eingabe Langform. Hier können Sie nun die Abkürzung und/ oder die dazugehörige Langform ändern. Benutzerhandbuch ABBREV:X 15

16 Abkürzungsverzeichnis erstellen Nach Abschluss der Überprüfung und Bearbeitung klicken Sie auf den Button Abkürzungsverzeichnis erstellen. Sofern Sie das Abkürzungsverzeichnis erstmalig erstellen, wird dieses an der aktuellen Cursorposition eingefügt. Bei Aktualisierung eines bestehenden Abkürzungsverzeichnisses haben Sie folgende Optionen: An aktueller Position: Das bestehende Abkürzungsverzeichnis wird ohne Veränderung der Textposition aktualisiert. An neuer Cursorposition: Das bestehende Abkürzungsverzeichnis wird gelöscht und ein aktualisiertes Abkürzungsverzeichnis wird an der neuen Cursorposition erstellt. Benutzerhandbuch ABBREV:X 16

17 Eingabe Langform In diesem Fenster können Sie die Abkürzungen und Langformen bearbeiten. ABBREV:X unterstützt Sie bei der Eingabe der Langformen durch die Generierung von Vorschlägen aus der globalen Abkürzungsdatenbank. Benutzerhandbuch ABBREV:X 17

18 Globale Abkürzungsdatenbank ABBREV:X pflegt Ihre dokumentenspezifischen Abkürzungsverzeichnisse automatisch in einer globalen Abkürzungsdatenbank mit der Dateierweiterung.abgdb ein. Mithilfe dieser werden Abkürzungen mit Langformen die Sie in früheren Dokumenten verwandt haben erkannt und bei der Eingabe von Langformen in neuen Abkürzungsverzeichnissen als Vorschläge generiert. Benutzerhandbuch ABBREV:X 18

19 Globale Abkürzungsdatenbank Für die Bearbeitung der globalen Datenbank stehen folgende Optionen zur Verfügung: Löschen: Markieren Sie mit dem Cursor die zu löschende Zeile und klicken Sie auf den Button. Die Abkürzung mit der entsprechenden Langform wird nun gelöscht. Hinzufügen: Durch einen Klick auf den Button öffnet sich das Fenster Eingabe Langform. Hier können Sie nun die neue Abkürzung und/ oder Langform eingeben. Ändern: Durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile öffnet sich das Fenster Eingabe Langform. Hier können Sie nun die Abkürzung und/ oder die dazugehörige Langform ändern. Export/ Import: Durch einen Klick auf den Button Export/ Import öffnet sich das Menüfenster Datenbank exportieren/ Datenbank importieren. Hier können Sie Ihre globale Abkürzungsdatenbank auf einen externen Datenträger exportieren, oder eine auf einem anderen Rechner genutzte globale Abkürzungsdatenbank importieren. Benutzerhandbuch ABBREV:X 19

20 Drucken Klicken Sie auf den Button Drucken in der Taskleiste von ABBREV:X um Ihr Abkürzungsverzeichnis oder Ihre globale Abkürzungsdatenbank zu drucken. Nach Wahl der Druckoption öffnet sich das Fenster mit der Druckvorschau. Benutzerhandbuch ABBREV:X 20

21 Speichern ABBREV:X speichert alle neu eingegeben oder geänderten Abkürzungen bzw. Langformen automatisch in der im Verzeichnis des Dokuments angelegten Datenbank mit der Dateierweiterung.abdb und in der globalen Abkürzungsdatenbank mit der Dateierweiterung.abgdb. Sie müssen lediglich alle Änderungen im Dokument das eingefügte oder aktualisierte Abkürzungsverzeichnis - wie gewohnt in Word speichern. Benutzerhandbuch ABBREV:X 21

22 Export/ Import Benutzerhandbuch ABBREV:X 22

23 Export/ Import Die Export/ Import Funktion unterstützt Sie bei der Synchronisierung Ihrer Abkürzungen auf mehreren Rechnern. Sie können Ihre globale Datenbank auf andere Rechner exportieren, bearbeiten und auf den Ausgangsrechner rückimportieren. Klicken Sie auf den Button globale Abkürzungsdatenbank in der Taskleiste von ABBREV:X, um Ihre globale Datenbank zu exportieren oder zu importieren. Durch einen Klick auf den Button Export/ Import öffnet sich das Menüfenster Datenbank exportieren/ Datenbank importieren. Die folgenden Optionen stehen für die Bearbeitung zur Verfügung: Datenbank exportieren: Es öffnet sich das Standardfenster von Windows Öffnen. Selektieren Sie den Speicherort an den die globale Abkürzungsdatenbank mit der Dateierweiterung.abgdb abgelegt werden soll. Datenbank importieren: Es öffnet sich das Standardfenster von Windows Öffnen. Selektieren Sie die zu importierende globale Abkürzungsdatenbank mit der Dateierweiterung.abgdb. Benutzerhandbuch ABBREV:X 23

24 Kontakt FISCH Software Solutions OHG Magirus-Deutz-Str Ulm Tel.: Amtsgericht Ulm/ HRA Benutzerhandbuch ABBREV:X 24

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