KOMMUNIKATION. Förderabwicklung & Abrechnungsmodalitäten. Dr. Bernhard Steinmayer Wien, April 2015

Transkript

1 KOMMUNIKATION Förderabwicklung & Abrechnungsmodalitäten Dr. Bernhard Steinmayer Wien, April 2015

2 Folie 2 Die neue Online-Abrechnung Änderungen kommen sukzessive Neue Online-Abrechnung kommt noch 2015 D.h. bitte informieren Sie sich bitte VOR der Abrechnung über allfällige Änderungen! Rechnungen, Stundenlisten, Lohnkonten, Zahlungsbelege etc. sammeln!

3 Wann und wie wird die Förderung ausbezahlt? Folie 3

4 Folie 4 Projektlaufzeit Einreichung Zusage Projektstart* Akontozahlung *) Projektstart kann u.u. vor Zusage liegen 1 Fortschrittsbericht (zur Halbzeit) max. Projektlaufzeit (12 Monate) anrechenbare Kosten Projektende Endabrechnung Prüfung Projektergebnisse u. Unterlagen Schlusszahlung

5 Folie 5 Akonto max. 50% der gewährten Förderung Anforderung per /Fax/Brief Bestätigung des (erfolgten) Projektstarts und der gültigen Kontoverbindung (BIC/IBAN) Ggf. Kooperationsvertrag bei gemeinsamen Einreichungen Firmengründung und/oder Erfüllung formulierter Bedingungen (Zusagebrief!) sind Voraussetzung Gutschrift: 4-6 Wochen nach Anforderung (Überweisung durch Magistrat)

6 Folie 6 Schlusszahlung nach der Endabrechnung Schlusszahlung erfolgt nach Projektabschluss, d.h. nach Einreichung und Begutachtung der Abrechnung Maximaler Auszahlungsbetrag = maximale Förderzusage Basis der Auszahlungen bilden die anerkannte Kosten gemäß Projektprüfung Voraussetzungen Endabrechnung/-bericht Projektprüfung durch eine/n GutachterIn

7 Wie sind die Kosten abzurechnen? Folie 7

8 Folie 8 Fortschrittsbericht (MS-Word)-Vorlage verpflichtender Status Quo Bericht zur Halbzeit Ihres Projekts Änderungen (Unternehmen bzw. Organisation/Projekt) bekannt geben Annahme des Fortschrittsbericht ist kein Präjudiz für die Begutachtung nach Projektende! Ohne Kostenabrechnung!

9 Folie 9 Die Abrechnung Endabrechnung inkl. Bericht Der Endbericht/die Endabrechnung muss unaufgefordert und unmittelbar nach Abschluss des geförderten Vorhabens gelegt werden Online-Formular Ressourcenerfassung (Excel-Dokument) Stundenlisten Jahreslohnkonten und/oder Kollektivvertrag Rechnungen Zahlungsnachweise Aktueller Jahresabschluss bzw. Einnahmen-/Ausgabenrechnung (Liste) Projektdokumentation Firmenbuchauszug (bzw. ZVR) Abrechnungsechtheitszertifikat

10 Welche Kosten können abgerechnet werden? Folie 10

11 Folie 11 Projektkosten Eindeutige Zuordnung zum Projekt Unternehmen/Organisation Rechnungsanschrift und Rechnungstext! Abrechnungs- bzw. Projektzeitraum Nur Leistungen abrechnen, die auch nachweislich angefallen sind! Nur Kosten abrechnen, die auch nachweislich bezahlt wurden! Keine Kosten ohne Beleg! Nur bestimmte Kostenarten (Antrag/Zusage/Richtlinie) Umschichtungen in begrenztem Ausmaß (Vorabinformation/Rücksprache)

12 Folie 12 Projektkosten Ressourcenerfassung.xls Online-Formular Gehen Sie die Ressourcenerfassung von vorne nach hinten durch Fügen Sie keine Zeilen oder Spalten hinzu! Lassen Sie keine Leerzeilen zwischen Ihren Einträgen in den Tabellen Übertragen Sie die Summen in das Online-Formular (achten Sie auf Übereinstimmung!)

13 Folie 13 Projektkosten: Personal (intern) Angestellte: Bruttogehalt GesellschafterInnen/FirmeninhaberInnen/Vereinsfunktionäre lt. Vereinsregister: Kollektivvertrag Gemeinsame Einreichungen: Lead-Unternehmen + Kooperationspartner Als Nachweis für interne Kosten sind geeignete und den gesetzlichen Vorschriften entsprechende Unterlagen aus dem Rechnungswesen beizulegen Jahreslohnkonten (s. nächste Folie) Detaillierte Stundenlisten (Gliederung: Datum, Arbeitspakte, Tätigkeit/Leistungsinhalt/Stunden)

14 Beispiel Jahreslohnkonto Folie 14

15 Folie 15 Projektkosten: Personal (extern) Externe Leistungen (Kosten Dritter): Nettobetrag* Personalkosten (extern): Zuordnung zu den Arbeitspaketen Zugekaufte Leistungen: Allgemeine Zuordnung zum Projekt *Wenn Ihr Unternehmen/Ihre Organisation nachweislich NICHT Vorsteuerabzugsberechtigt ist (i.e. keine Verrechnung von in Rechnung gestellter mit eingenommener USt möglich) d.h., wenn die Umsatzsteuer für Sie ein echter Aufwand ist dann können die Bruttokosten (der Leistungen Dritter an Sie) in die Bemessungsgrundlage einbezogen werden Bestätigung durch Finanzamt oder Wirtschaftsprüfer/Steuerberater erforderlich!

16 Folie 16 Sach- und Materialkosten (KOM) siehe Antrag/Zusage/Richtlinie Nettobeträge* Projektzugehörigkeit * Wenn Ihr Unternehmen/Ihre Organisation nachweislich NICHT Vorsteuerabzugsberechtigt ist (i.e. keine Verrechnung von in Rechnung gestellter mit eingenommener USt möglich) d.h., wenn die Umsatzsteuer für Sie ein echter Aufwand ist dann können die Bruttokosten (der Leistungen Dritter an Sie) in die Bemessungsgrundlage einbezogen werden Bestätigung durch Finanzamt oder Wirtschaftsprüfer/Steuerberater erforderlich!

17 Folie 17 Reisekosten Siehe Antrag/Zusage/Richtlinie Können max. im Ausmaß von 25% d. anderen förderbaren Kosten anerkannt werden Nettobeträge* Projektzugehörigkeit * Wenn Ihr Unternehmen/Ihre Organisation nachweislich NICHT Vorsteuerabzugsberechtigt ist (i.e. keine Verrechnung von in Rechnung gestellter mit eingenommener USt möglich) d.h., wenn die Umsatzsteuer für Sie ein echter Aufwand ist dann können die Bruttokosten (der Leistungen Dritter an Sie) in die Bemessungsgrundlage einbezogen werden Bestätigung durch Finanzamt oder Wirtschaftsprüfer/Steuerberater erforderlich!

18 Folie 18 Externe Kosten Belege Den Rechnungen bzw. Honorarnoten sind ausnahmslos Überweisungs- bzw. Zahlungsbelege beizufügen (z.b. Kontoauszug) Bei Barrechnungen: Kassabuch Rechnungen haben den gesetzlichen Vorschriften zu entsprechen Betrifft ausnahmslos alle externen Kosten bzw. Drittkosten, d.h. ext. Personalkosten, Sach- u. Materialkosten (nur bei KOM) sowie Reisekosten Es werden nur Rechnungen anerkannt, die einen Gesamtnettobetrag von jeweils mindestens 50 Euro aufweisen Nicht förderbar: Kosten, die laufend zur Aufrechterhaltung des üblichen Geschäftsbetriebs anfallen und Kosten die vor Projekteinreichung angefallen sind

19 Worauf ist noch zu achten? Folie 19

20 Folie 20 Besondere Hinweise Rechtzeitig, nachvollziehbar, formal richtig, vollständig, geordnet, übersichtlich Änderungen im Projekt bekannt geben Kontrolliertes Scheitern (= Projektabbruch) ggf. zulässig Kostenabrechnung + inhaltliche Beschreibung! Bitte kontaktieren Sie uns vor Beginn Ihrer Abrechnung

21 Folie 21 Besondere Hinweise Antrags- bzw. projektbezogene Unterlagen sind ab Schlusszahlung 10 Jahre lang aufzubewahren Unterlagen müssen nach Aufforderung durch Wirtschaftsagentur Wien, Magistrat, Stadtrechnungshof bzw. deren Beauftragten einsehbar sein bzw. an diese übermittelt werden

22 Folie 22 Hinweis auf die Förderung durch die Wirtschaftsagentur Bei allen das geförderte Vorhaben berührenden PR- und Marketingaktivitäten ist der Hinweis: Gefördert durch die Gefördert durch die Wirtschaftsagentur Wien. Ein Fonds der Stadt Wien zu nennen und das Logo dort anzubringen, wo es sinnvoll und nach verkehrsüblicher Auffassung zumutbar ist. Bei englischsprachiger Bewerbung bitte die entsprechenden Logos (mit "en" gekennzeichnet) sowie folgenden Hinweis zu verwenden: "Supported by Vienna Business Agency." Die Logos finden Sie im Cockpit der Wirtschaftsagentur Wien ( im allgemeinen Downloadbereich.

23 Folie 23 Widerruf? Die gewährte Förderung kann auch widerrufen werden, u.a. aus folgenden Gründen: Nicht-Einhaltung der Berichtspflichten (Fristen, Nachweis der Kosten,..) Nicht-Durchführung des Vorhabens Wesentliche Veränderungen im Projekt Gewisse Veränderungen beim Unternehmen

24 Folie 24 Checkliste: Ressourcenerfassung Stundenlisten Jahreslohnkonten und/oder Kollektivvertrag Rechnungen Überweisungs-/Zahlungsbelege Aktueller Jahresabschluss (bzw. E/A-Rg.) Projektdokumentation als Anhang (.zip)/cd/usb-stick,.. Online-Formular Firmenbuchauszug (bzw. ZVR-Auszug) Abrechnungsechtheitszertifikat (AEZ)

25 Folie 25 Viel Erfolg bei der Realisierung Ihrer Projekte! Dr. Bernhard Steinmayer Förderabteilung / Teamleitung Forschung Wirtschaftsagentur Wien. Ein Fonds der Stadt Wien. Ebendorferstraße Wien T +43 [1] E steinmayer@wirtschaftsagentur.at