E-Rechnung Anforderungen & Tipps wie Sie richtig damit umgehen

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1 E-Rechnung Anforderungen & Tipps wie Sie richtig damit umgehen Forum für Existenzgründer und junge Unternehmen bei der IHK Koblenz Thomas Biermann (DATEV eg)

2 Wer ist die DATEV? DATEV ist ein Softwarehaus und IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren Mandanten mit über 40 Jahre Erfahrung mit Software, Services und RZ-Dienstleistungen. DATEV ist einer der führenden Anbieter von PCund Online-Anwendungen und Services für Rechnungswesen, ERP, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie IT-Dienstleistungen und IT-Security. Die Finanzbuchführung von rund 2,5 Millionen Unternehmen in Deutschland wird mit DATEV-Software erstellt Jeden Monat werden über 11 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit DATEV-Software erstellt Mehr als Unternehmen nutzen DATEV- Anwendungen in Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater im eigenen Betrieb

3 Welche generellen Megatrends sehen die Unternehmen? Diese Trends sind wichtig oder sehr wichtig: steigende Bedeutung von Wissen und Bildung Knappheit bei Rohstoffen und Energie Digitalisierung der Arbeitswelt Produktvielfalt und Individualisierung der Angebote Internationalisierung der Märkte Alterung und Rückgang der Bevölkerung 83 % 72 % 72 % 70 % 58 % 55 % Quelle: Commerzbank Unternehmer Perspektiven, Unternehmerische Strategien für den demografischen Wandel

4 Elektronischer Rechnungsverkehr Ein Trend! Elektronischer Rechnungsverkehr Ersetzendes Scannen SEPA GDPdU (GoBD) ELStAM Elektronische Steuererklärung neuer Personalausweis (npa) E-Government Digitalisierung der Geschäftsprozesse E-Bilanz

5 Themen des Vortrags im Überblick Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Gesetzgebung und Rahmenbedingungen 4. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 5. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen 6. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet

6 Definition Rechnung und Definition erechnung Definition Rechnung: (UStG 14) Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Übermittlungswege Definition erechnung: (UStG 14) Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. per (Bilddatei, Textdatei) D , E-POSTBRIEF Computerfax oder Faxserver Webdownload EDI (Datenaustausch)

7 Formelle Prüfung nach nach (4) (4) UStG: UStG: Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten enthalten 1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, 2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, 4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer), die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, 6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung ( 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, 8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und 9. in den Fällen des 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers 2

8 Themen des Vortrags im Überblick Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Gesetzgebung und Rahmenbedingungen Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen 6. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet

9 Der Druck steigt und kommt näher! (Österreich als Vorbild?)

10 Das bringt Ihnen der Einsatz von erechnungen Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren. Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität). das Unternehmensimage modernisieren. umweltbewusst agieren. Kosten für Papier, Druck, Porto senken.

11 Liquidität: Verkürzung kontokorrentfinanziertes Kundenziel Umsatzerlöse Euro Forderungen aus Lieferung und Leistung Euro aktuelles Kundenziel in Tagen 36 z. B. Rechnungsschreibung Freitag statt Montag oder fehlende Postlaufzeit (erechnung) gewünschtes Kundenziel in Tagen 33 verbleibende Forderungen Euro Verminderung der Forderungen Euro Kontokorrentzinssatz p. a. 12,00 % bisheriger Aufwand aus Kontokorrentzins Euro verbleibender Aufwand aus Kontokorrentzins Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Jahr Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Monat 83 Euro

12 Industrielle Lösungen (Trendbeschleuniger): Kosten für elektronisch signierte Rechnungen aus SAP Quelle: Esker GmbH:

13 Themen des Vortrags im Überblick Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Gesetzgebung und Rahmenbedingungen Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen 6. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet

14 erechnung was galt bisher (bis )? Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers keine Veränderung der Daten gewährleistet durch qualifizierte elektronische Signatur elektronischer Datenaustausch (EDI) elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung

15 Elektronische Rechnungen: Praktische Rahmenbedingungen für den Vorsteuerabzug (Altregelung) ordentliche Rechnung ( 14 Abs. 4 UStG) Signaturprüfung Prüfprotokoll revisionssicheres digitales Archiv für 10 Jahre (Aufbewahrung) Prüfprogramm Rechnung Signatur (evtl. eingebettet) Achtung: Sonst Vorsteuerabzug nicht erlaubt gewesen Die qualifizierte elektronische Signatur stellt sicher, dass die Herkunft der Rechnung eindeutig nachvollziehbar ist. der Inhalt der Rechnung nicht verändert wurde.

16 Die Politik reagiert I Steuervereinfachungsgesetzes 2011 Ab 1. Juli 2011 (rückwirkend) sind Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich zu behandeln, ohne die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit einer Papierrechnung zu erhöhen. In 14 Abs. 1 wird ein sogenannter dritter Weg geschaffen, wonach die Anerkennung einer Rechnung für umsatzsteuerliche Zwecke an folgende vier Kriterien gebunden ist: Bundestag und Echtheit der Herkunft Bundesrat haben am Unversehrtheit des Inhalts dem Steuervereinfachungsgesetz Lesbarkeit einer Rechnung zugestimmt Rechnung muss alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können.

17 Die Politik reagiert II Steuervereinfachungsgesetz 2011 Der 14 Abs. 3 lautet: Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder eine QES mit Anbieterakkreditierung. elektronischen Datenaustausch (EDI) ( ), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. Fazit: Signatur und elektronischer Datenaustausch (EDI) sind (nur noch) Beispiele für Technologien, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer erechnung gewährleisten.

18 erechnung Rechnungsstellung künftig Rechnungsaussteller Rechnung Rechnungsempfänger Papier? Digital? Egal!

19 Sicherheitstechnische und rechtliche Anforderungen an eine elektronische Rechnung (ab 1. Juli 2011) Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts Lesbarkeit Lesbarkeit der Rechnung eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers keine Veränderung der Daten gewährleistet durch während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad alternativ: QES oder EDI elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung

20 erechnung innerbetriebliches Kontrollverfahren Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. d.h., verwendet der Unternehmer keine QES oder EDI-Verfahren, so sind diese Kriterien durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen. Für ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gilt: Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst manueller Abgleich möglich, keine vorgeschriebenen technischen Verfahren, kann jedoch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sein (Abgleich Bestellwesen) als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, buchhalterische Abbildung

21 erechnung innerbetriebliches Kontrollverfahren dient nicht zur Prüfung der materiell-rechtlichen Voraussetzungen Gewährleistung der inhaltlichen Ordnungsmäßigkeit nach 14 Abs.4, 14a UStG erforderlichen Angaben Es soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnung sichergestellt werden.

22 Relevante Prüfschritte eines Innerbetrieblichen Kontrollverfahrens Prüfung der Lesbarkeit der Rechnung Prüfung der Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der Absenderadresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein Prüfung auf doppelte Rechnung Prüfung, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z.b. durch Abgleich der Rechnung mit Liefer- und Leistungsnachweisen, Bestellungen, Verträgen oder Vereinbarungen Prüfung, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rechnung gestellt wurden Prüfung, ob alle Angaben gem. 14 (4) UStG auf der Rechnung enthalten und korrekt sind Prüfung, ob die Rechnung rechnerisch richtig ist

23 erechnung Aufbewahrung Archivierungspflichten sind unverändert: Aufbewahrung über 10 Jahre Anforderung an Aufbewahrung geregelt nach 14b UStG, 147 AO, GoBS, GDPdU Die Erfüllung ist nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Eine Verletzung kann als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden.

24 Aufbewahrungsfristen (gültige Rechtslage) Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe Buchungsbelege sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 10 Jahre 6 Jahre 10 Jahre 6 Jahre Generell gilt: die Zehnjahresfrist beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechnungserhalt per (z.b. Rechnung in Textform) führt dazu, dass auch die archiviert werden muss Thema: -Archivierung

25 Themen des Vortrags im Überblick Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Gesetzgebung und Rahmenbedingungen 4. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 5. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen 6. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet

26 Praxisbeispiel: Webdownload bei Telekommunikationsanbieter

27 Praxisbeispiel: erechnung als Eingangsrechnung (mit Signatur) Vorgehen: Überprüfung der Signatur (QES) oder Innerbetriebliches Kontrollverfahren

28 Beispiel für innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad Muster Serviceschein Muster Rechnung

29 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf Angebote schreiben Angebote schreiben Schritt für Schritt vom Angebot zur erechnung BILDER FÜR PROZESS ZU AWO ergänzen Praxisbeispiel: erechnung als Ausgangsrechnung

30 Rechnung statt auszudrucken direkt per versenden! Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf Angebote schreiben Angebote schreiben BILDER FÜR PROZESS ZU AWO ergänzen Rechnung ausdrucken oder direkt per (meist PDF-Format) versenden ideal: Buchungssätze für Ausgangsrechnung (inkl. digitalem Belegbild) stehen sofort in der Buchführung zur Verfügung.

31 Themen des Vortrags im Überblick Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Gesetzgebung und Rahmenbedingungen Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen 6. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet

32 erechnungen in Europa/Deutschland: Formate heute und Ausblick 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % reine Strukturdaten EDI, XML elektronische Bilder PDF Hybrid PDF + XML Quelle: Billentis Marktstudie 2012 E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld

33 ZUGFeRD in aller Munde! Das ZUGFeRD-Format kann für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden und ermöglicht den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ohne vorherige Verabredung.

34 Was ist ZUGFeRD? Zentrale User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland "Forum elektronische Rechnung Deutschland" (FeRD) + "Zentraler User Guideline" (Zug) = ZUGFeRD (übergreifendes nationales Format für elektronische Rechnungen, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) erarbeitet wurde und an dem Verbände, Ministerien, Softwareanbieter und Unternehmen beteiligt sind)

35 Übertragungsformate für elektronische Rechnungen ZUGFeRD die entkoppelte, bildhafte Lösung die Lösung, die beides verbindet die aufeinander abgestimmten IT-Systeme Papier Bild-Datei ZUGFeRD PDF/A-3 inkl. XML Web EDI EDI Verarbeitungstiefe allgemeine Verarbeitbarkeit

36 Zahlungsverkehr mit ZUGFeRD-Format Kennung ZUGFeRD Wertekontrolle ZUGFeRD-Daten Daten direkt in Erfassungsfelder Bankverbindungsdaten aus

37 Themen des Vortrags im Überblick Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Gesetzgebung und Rahmenbedingungen Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen 6. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet

38 Wie erfolgt meistens der Belegablauf? für die Steuerkanzlei Schwachstellen unvollständige Informationen Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb logistischer Aufwand Ablage im Unternehmen

39 Buchführung mit Zukunft digitaler Belegaustausch für die Steuerkanzlei Ihr Vorteil logistischer Aufwand entfällt Belege bleiben im Unternehmen kein Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb aktuelle Auswertungen in Echtzeit ermöglichen aktuellen Überblick, da alle Infos enthalten sind und: die Belege sind revisionssicher für die Betriebsprüfung archiviert Ablage im Unternehmen

40 Prozessdarstellung der Zusammenarbeit Steuerberater-Unternehmen Unternehmen DATEV-Rechenzentrum Kanzlei Belege senden DATEV Unternehmen online Buchführung Beleg Buchung Datensicherheit Auswertungen Zahlungsvorschläge

41 Beispiel für digitale Unternehmensprozesse Erkennen Sie diesen Pendelordner wieder?

42 Detailansicht Kontobewegung - z.b. erechnung als digitaler Beleg

43 Zahlen vom Belegbild (DATEV Unternehmen online)

44 Buchen von erechnung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro

45 Ansicht der Belege Online Belegbearbeitung

46 BITKOM: 10 Merksätze für elektronische Rechnungen BITKOM: Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation & neue Medien e.v Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln Elektronische Rechnungen sind technologieneutral Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten Signatur und EDI sind weiterhin möglich Jede Rechnung muss lesbar sein Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten Jede Rechnung muss aufbewahrt werden Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation) Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff (Umsatzsteuer-Nachschau und GDPdU)

47 erechnungen es lohnt sich die Entwicklung zu beobachten! Thomas Biermann DATEV eg Sigmundstrasse Nürnberg Telefon: Internet:

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