Vorlesung am Projektmanagement. Dr. F. Sarre Wintersemester 2008 / Folie 114
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- Insa Kurzmann
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Transkript
1 Vorlesung am Projektmanagement Folie 114
2 Projektmanagement Was umfasst Projektmanagement? Organisation, Planung und die Steuerung von (IT-) Projekten Führungsaufgaben Teilprojektleitung Steuerung eines klar abgrenzbaren Teils eines Projekts Folie 115
3 Projektmanagementstandards Internationale Projektmanagementstandards: PMBoK (Project Management Body of Knowledge) ICB (International Competence Baseline) PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) GDPM (Goal Directed Project Management) Folie 116
4 Aufgaben eines Projektleiters Eskalationsgremium klärt Zielvorgaben und Randbedingungen erstellt Entscheidungsvorlagen berichtet Fachgremium / Fachabteilung(en) beauftragt für fachliche Entscheidungen Projektteam Projektleiter koordiniert, plant, überwacht, kontrolliert, rekrutiert, vertritt das Projekt, dokumentiert delegiert Aufgaben, steuert, führt Meetings durch wählt aus, beauftragt, kontrolliert Externe Dienstleister Folie 117
5 Unterlagen eines Projektleiters Ein Projektleiter pflegt unter anderem folgende Dokumente: Projekthandbuch Projekttagebuch Projektplan Projektstatusberichte Handbuch zur Projektinfrastruktur Arbeitsaufträge für s Team Profile für Projektmitarbeiter Besprechungsunterlagen und -protokolle Liste der offenen Punkte, Klärungsbedarf Auslieferungsbegleitpapiere Risikoliste Projektabschlussbericht Folie 118
6 Projektstruktur, Erfolgsverantwortung (1) Vorgabe des BGB für einen Werkvertrag: Der Auftragnehmer hat die Erfolgsverantwortung. Der Auftraggeber wirkt mit. Der Auftragnehmer hat die Projektleitung, auch wenn sie ihm nicht explizit übertragen wird. In der Praxis: Der Auftragnehmer stellt den Projektleiter Der Auftraggeber benennt einen Ansprechpartner (keinen Projektleiter, um die Gesamtverantwortung nicht zu verwässern!) Bei komplexen Projekten gibt es auf beiden Seiten auch Teilprojektleiter bzw. Teilprojektkoordinatoren Folie 119
7 Projektstruktur, Erfolgsverantwortung (2) Im Zweifelsfall - so auch ein Vorschlag von Redeker - würde die Stimme des Projektleiters des Auftragnehmers den Ausschlag bringen. Kooperation ist sehr gefährlich wegen der Inkompatibilität mit der Erfolgsverantwortung beim Auftragnehmer: Beide Vertragspartner stellen einen Hauptprojektleiter / Gesamtprojektleiter, beide sind gleichrangig verantwortlich beide Seiten stellen Teilprojektleiter Aus diesen Projektleitern werden Gremien gebildet, in denen "paritätisch" entschieden wird. So ähnlich das Konzept bei Bartsch, siehe sogleich. Folie 120
8 Mustervorschlag (1) Im Ergebnis ungünstig für vom Auftraggeber angestrebten Werkvertrag ist daher folgender Mustervertragstext: 11 Projektführung (1) Der Auftragnehmer ist verantwortlich für die effektive Planung, Durchführung, Kontrolle und Dokumentation des Gesamtprojekts. Der Auftraggeber wirkt hierbei mit. (2) Jeder Vertragspartner benennt einen Gesamtprojektleiter und einen Stellvertreter für ihn. Nach... Folie 121
9 Mustervorschlag (2) 12 Gremien (1) Die beiden Teilprojektleiter bilden jeweils ein Teilprojektteam. Alle Projektleiter nach 11 Abs. 2 bilden gemeinsam die Projektleitung. Die Gesamtprojektleiter sind die Sprecher der Projektleitung. Die Gesamtprojektleiter, ein Stellvertreter und ein direkt der Geschäftsleitung unterstelltes weiteres Mitglied jedes Vertragspartners (diese als die Sprecher) bilden zusammen den Lenkungsausschuss. (2) In den Gremien wird einmütig entschieden. Bartsch, Vertrag über ein Software-Projekt, in: Beck'sches Formularbuch Bürgerliches-, Handels- und Wirtschaftsrecht, 8. Aufl., III. H. 4 Folie 122
10 Erfolgsverantwortung, Gremien Kommentar: Holt sich der Auftraggeber zu viele Rechte wieder über die Gremien bzw. die Projektleitung zurück, liegt kein Werkvertrag (mehr) vor, oder, als Einkaufs-AGB: Die AGBs sind unwirksam. Deshalb Grundstruktur beachten: Der Auftragnehmer übernimmt bei Erfolgsverantwortung auch die Projektleitung. Der Auftraggeber wirkt mit und stellt dafür Ansprechpartner. Folie 123
11 Wer spricht mit wem? (Beispiel) Vorstand GL Projektausschuss Qualitätsmanagement Ansprechpartner PL Basics Management Medical Stationsarbeitsplatz IT Links Datenschutz Security Rechte + Rollen Basics Management Medical Stationsarbeitsplatz IT Links Datenschutz Security Rechte + Rollen Folie 124
12 Projektplanung Die Projektplanung ist wahrscheinlich die Projektmanagementaktivität, die am meisten Zeit benötigt Die Projektplanung ist eine kontinuierliche Aktivität über das ganze Projekt hinweg, vom ersten Konzept über die Auslieferung eines IT-Systems bis hin zur Wartung Projektpläne werden aktualisiert, wenn es neue Erkenntnisse gibt Der Detaillierungsgrad wird durch die Granularität von kontrollierbaren Einheiten bestimmt Bei werkvertraglicher Verantwortung (des Auftragnehmers): Die Projektplanung enthält auch die Aktivitäten des Auftraggebers! Folie 125
13 Arten der Projektplanung In jedem IT-Projekt gibt es Planungsaktivitäten für: Projektplan / Aktivitäten- und Fristenplan Wer macht wann was? Personalaufbauplan Wer kommt wann zu dem Projekt hinzu und wie sieht die Einarbeitung aus? Qualitätssicherung Wie wird die erforderliche Qualität erreicht und wie sieht der Zeitplan für die Prüfzyklen dazu aus? Auslieferungsplan In welchen Schritten wird das System ausgeliefert und wer macht zu welcher Zeit was? Wartungsplan Welche Maßnahmen werden zur Wartung des Systems durchgeführt und wann? Kostenplan Wie entwickeln sich die Kosten des Vorhabens im Laufe der Zeit? Schulungsplan Wer wird wann in welchem Thema geschult? Folie 126
14 Bestandteile einer Projektplanung Vorbemerkungen zum aktuellen Projektstand Vorgehen Projektorganisation, Rollen der Mitarbeiter Annahmen und Rahmenbedingungen Aufgaben mit Abgrenzungen, Abhängigkeiten Meilensteine und Prüfkriterien Mitarbeitereinsatzplan Aufwandsschätzung für alle Aktivitäten Anforderungen an weitere Ressourcen Risikoanalyse (Graphischer) Projektplan mit Terminen, Meilensteinen und Ressourcen Projektergebnisse ( Deliverables ) Beschreibung des Qualitätsmanagements Folie 127
15 Aufstellen des Projektplans Ein guter Projektplan basiert vornehmlich auf der Erfahrung des Projektleiters und auf seiner Intuition: - Das Projekt wird in einzelne Aufgaben / Aktivitäten zerlegt - Alle Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten müssen erfasst werden - Einzelne Aufwände und benötigte Ressourcen werden geschätzt - Wenn möglich, werden Aktivitäten parallel erledigt Einige Probleme: - Der Schwierigkeitsgrad der Aufgaben kann die Schätzbarkeit beeinträchtigen - Die Produktivität lässt sich durch mehr Leute nicht einfach steigern Folie 128
16 Abhängigkeitsgraph (Beispiel) Dr. F. Sarre Wintersemester 2008 / 2009 Folie 129
17 Arbeitspakete Für jedes Arbeitspaket müssen in einem Projekt typischerweise folgende Punkte beschrieben werden: Ziel des Arbeitspakets Voraussetzungen für die Bearbeitung Aktuell bekannte Abhängigkeiten Genaues Ergebnis Abnahmekriterien Benötigte Ressourcen (personell, materiell) Folie 130
18 Meilenstein Nach DIN : Ein Ereignis von besonderer Bedeutung Im Projektmanagement: Zwischenziele, die an die Fertigstellung von bedeutenden Projektergebnissen gekoppelt sind Bezug zur Projektplanung: Meilensteine werden im Projektplan speziell gekennzeichnet Knackpunkt: Wann gilt ein Meilenstein als erreicht? Review des Projektergebnisses Folie 131
19 Review eines Projektergebnisses (Beispiel) Festlegen des Review-Termins Vorlage zur Reviewer Nachprüfung prüfen Dokumente / Leistungen Review- Sitzung Reviewer prüfen Nacharbeiten Entscheidung, ob alles OK Festlegen der Reviewer Versand der Einladung mit den zu prüfenden Dokumenten / Leistungen Review- Protokoll Redaktionsschluss Nacharbeiten Finales Dokument liegt vor kann in großen Projekten und & oder komplexen Umfeldern gut 4 Wochen dauern! Folie 132
20 Tipps zum Projektmanagement (1) Solides Projektmanagement ist für den Erfolg eines IT-Projekts von grundlegender Bedeutung! In einem Projekt-Kick-Off müssen alle Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten klar gemacht werden! Arbeiten Sie als Projektleiter nie auf Zuruf! Ein Projekt muss formal genehmigt und beauftragt werden Es muss zu Projektbeginn geklärt sein, welche Leistungen verrechenbar sind! Die wichtigsten Aufgaben des Projektmanagers sind Projektplanung, Steuerung und Kontrolle des Projekts und transparentes Reporting an das Management. Die Berücksichtigung von Risiken ist dabei essentiell. Folie 133
21 Tipps zum Projektmanagement (2) Das Schätzen und Planen eines Projekts sind iterative Tätigkeiten und werden das gesamte Projekt hinweg durchgeführt Gute Projektmanager haben fundiertes Wissen über Projektmanagementtechniken, verfügen über viel Praxiserfahrung und verstehen es, Menschen zu führen Koordinationsaufwände können gesenkt werden, indem (Fach-) Gremien eingerichtet werden! Für die Handhabung von Änderungen ist ein Change Control Board unerlässlich Ein erfahrener Projektmanager wird bereits bei der Erstellung des IT-Projektvertrags tätig, nicht erst bei der Durchführung des Projekts Folie 134
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