Anleitung zur Teilnahme am Training im virtuellen Klassenzimmer

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1 Anleitung zur Teilnahme am Training im virtuellen Klassenzimmer

2 Inhalte: 1. EINFÜHRUNG ÜBERBLICK ALLGEMEINE INFORMATIONEN SYSTEMANFORDERUNGEN PROZESS ZUR ANMELDUNG UND TEILNAHME AN EINER VCT-VERANSTALTUNG DAS VCT- SYSTEM ERSTE SCHRITTE DIE VCT- SITZUNG VCT- PODS Der Hauptpod Videoclips Interaktive Ansicht Kamera Die Teilnehmerstatusliste Der Chat-Pod Der Umfrage -Pod Der Hinweis-Pod Bereitstellung von Dateien (File Share) MENÜ AM OBEREN BILDSCHIRMRAND Das Menü "Meeting" Das Menü "Hilfe" FEHLERBEHEBUNG PROBLEME BEI DER ANMELDUNG PROBLEME MIT DER SITZUNG GLOSSAR ANHANG Seite 2 von 19

3 1. Einführung VCT ist die Abkürzung für Virtual Classroom Training. Diese Fortbildung im virtuellen Klassenzimmer findet über Internet statt. Parallel zur Fortbildung wird eine Telefonkonferenz geschaltet. Moderator Vertragshändler Internetverbindung über den LMS- Server mit Möglichkeit zum Chaten Telefonkonferenznummer, die auf dem LMS- Server bereitgestellt wird Vertragshändler Internet- und Telefonverbindung Internet- und Telefonverbindung Vertragshändler Vertragshändler Internet- und Telefonverbindung Internet- und Telefonverbindung Die neue und erweiterte VTC-Plattform der GM Academy bietet verbesserte Optionen zur Darstellung von Lerninhalten. Sie ermöglicht ein hohes Maß an interaktiver Kommunikation zwischen dem Moderator und den Teilnehmern, sodass mehr Lernmaterial über das Internet angeboten werden kann. Zudem besteht eventuell die Möglichkeit, einen Teil eines Trainer-basierten Trainings in das VCT-Format umzuwandeln. Trainingsteilnehmer können somit von einem verbesserten Lernangebot über das Internet profitieren. Ein weiterer, allgemeiner Vorteil besteht darin, dass Trainingskosten gesenkt werden können, da sich Arbeitsausfallkosten sowie Reiseund Hotelkosten von Teilnehmern entsprechend reduzieren. Seite 3 von 19

4 2. Überblick 2.1. Allgemeine Informationen Für die Sitzungen der neuen VCT-Plattform (Virtual Classroom Training) stehen verschiedene Ansichten (so genannte Pods) und Räume zur Verfügung. In den verschiedenen Räumen und Pods kann der Moderator mit den Teilnehmern besonders effizient kommunizieren. Der Moderator hat die Möglichkeit, verschiedene Präsentationen und Videodateien zu zeigen, Video- und Audiomaterial live abzuspielen, den Teilnehmern Dateien zur Verfügung zu stellen und mit ihnen über den Chat zu kommunizieren. Die Teilnehmer hören und sehen den Moderator, betrachten die präsentierten Trainingsinhalte, beteiligen sich an Umfragen und nutzen den Chat. Falls erforderlich und sofern die entsprechenden Funktionen während einer Sitzung aktiviert sind, habe die Teilnehmer zudem die Möglichkeit, interaktive Aufgaben durchzuführen, die ihnen vom Moderator gestellt werden. Seite 4 von 19

5 2.2. Systemanforderungen Folgende Systemanforderungen müssen erfüllt sein, um die neue VCT- Plattform in vollem Umfang zu nutzen: GM-konformer PC mit Internet-Browser und DSL-Internet- Anschluss Adobe Flash Player 8 oder höher 2.3. Prozess zur Anmeldung und Teilnahme an einer VCT-Veranstaltung Moderator OSP / Teilnehmer Bild 2.0: Ablauf der VCT- Veranstaltung aus Sicht der Teilnehmer Seite 5 von 19

6 3. Das VCT- System 3.1. Erste Schritte Der Anmeldungs- und Login- Prozess bleibt unverändert. Die Trainingskoordinatoren erhalten weiterhin per Bestätigungen aus dem System, nachdem Sie Teilnehmer zu einer VCT- Sitzung eingeschrieben haben. Diese enthält alle erforderlichen Informationen zur Teilnahme an der Sitzung. In der sind unter anderem die Telefon- und PIN- Nummer angegeben, die der Teilnehmer wählen muss. Bild 3.0: Bestätigung per Außerdem informiert die den Teilnehmer darüber, wie er sich vor dem VCT einrichten sollte: 1. Bitte halten Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort für die GM Academy bereit. 2. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie sich in einer Umgebung befinden, in der Sie der Veranstaltung in Ruhe folgen können. 3. Bitte verwenden Sie kein Lautsprechertelefon und stellen Sie Ihr Mikrophon im Telefon ab. 4. Das VCT- Training steht 15 Minuten vor Beginn der Sitzung bereit. Bitte melden Sie sich mindestens 10 Minuten vorher an. 5. Sofern Ihre Verbindung unterbrochen ist oder das Bild stillsteht, melden Sie sich bitte ab und anschließend erneut für die Sitzung an. Seite 6 von 19

7 Damit Teilnehmer auf die VCT- Sitzung zugreifen und daran teilnehmen können, müssen sie sich zunächst bei der mit den Detailangaben zu ihrem Zugang anmelden. Zur VCT Teilnahme muss der vom System bereitgestellte Link verwendet werden (siehe unten) Bild 3.1: Anmeldung zu einer VCT- Veranstaltung Klicken Sie auf diese Links Seite 7 von 19

8 3.2. Die VCT- Sitzung Nachdem Sie die Aktion "Virtuelles Klassenzimmer betreten" ausgeführt haben, öffnet sich ein neues Fenster. Die Darstellung auf dieser Seite zeigt ein Fenster mit einem ähnlichen Aufbau. Bild 3.2: Startfenster für die VCT- Veranstaltung Die gezeigte VCT- Ansicht wird "Raum" genannt. Jeder Raum kann aus mehreren kleineren Fenstern bestehen (siehe Bild 3.2). Diese kleinen Fenster werden "Pods" genannt. Seite 8 von 19

9 3.3. VCT- Pods Während der VCT- Sitzung lernt der Teilnehmer verschiedene Pods kennen. Dieser Teil beschreibt die verschiednen Pods, in denen der Teilnehmer arbeiten wird. Folgende Pods werden angeboten: Hauptpod Videoclips Interaktive Ansicht Kamera Teilnehmerstatusliste Chat Umfrage Hinweise Bereitstellung von Dateien Der Hauptpod Bild 3.3: Der Pod zur Präsentation des VCT Der Hauptpod auch "Fenster mit den Trainingsinhalten" genannt, wird vom Moderator für verschiedenste Aufgaben verwendet. Die wichtigste Aufgabe des Hauptpod ist jedoch, dass der Moderator hier die eigentliche Präsentation zeigt. Während der Präsentation kann der Moderator so genannte Whiteboard- Funktionen nutzen (d.h. Marker, Zeiger, Pfeile, usw.), mit denen er die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf bestimmte Teile der Präsentation lenkt. Dieser Pod bietet unter anderem eine Funktion zum Hochladen von interaktiven Dokumenten, in denen die Teilnehmer Einträge vornehmen sollen. Die Teilnehmer haben die Möglichkeit, kleine interaktive Animationen zu nutzen, die das in der Sitzung vermittelte Wissen weiter vertiefen. So könnten die Teilnehmer beispielsweise aufgefordert werden, bestimmte Komponenten per Drag & Drop an die richtige Stelle in einem Automotor zu platzieren. Seite 9 von 19

10 Videoclips Eine der neuen Funktionen bietet die Möglichkeit, kleine Videoclips während der VCT- Sitzung abzuspielen. Sofern Videoclips verfügbar sind und eingesetzt werden, fördern sie den Lernerfolg des Teilnehmers mit Hilfe von animierten Arbeitsabläufen bzw. Werkzeugen Interaktive Ansicht Die interaktive Ansicht ist sehr hilfreich, um Teilnehmern die Verwendung von Softwaretools zu erläutern, die in der VCT- Präsentation oder in Videoclips erwähnt werden. Auf diese Weise können beispielsweise bestimmte Softwarekomponenten, wie etwa TIS2Web, vorgestellt werden. Der Teilnehmer lernt, wie er diese Tools bedienen kann, und der Moderator erläutert jeden einzelnen Arbeitsschritt des betreffenden Tools Kamera Der Computer des Moderators ist mit einer Webcam und einem Headset für die audiovisuelle Kommunikation ausgerüstet. Sofern der Moderator die Webcam verwendet, können ihn die Teilnehmer während der Präsentation der Sitzung sehen. Dieser Pod steht während der gesamten Sitzung zur Verfügung, sofern der Moderator nicht einen anderen Pod als Vollbild anzeigt Die Teilnehmerstatusliste In diesem Pod kann jeder Teilnehmer seinen aktuellen Status erkennen und gegebenenfalls anpassen. Diese Option ist sehr nützlich, weil sie dem Teilnehmer die Möglichkeit bietet, den Moderator auf sich aufmerksam zu machen. Der Teilnehmer kann seinen Status ändern, um beispielsweise dem Moderator eine Frage zu stellen oder ihn aufzufordern, lauter zu sprechen. Der Moderator kann den Status erneut ändern, nachdem er die Frage beantwortet hat. Für den Zugriff auf diese Symbole klickt der Teilnehmer auf den Pfeil in der linken oberen Ecke des Teilnehmerstatus- Pod. Dieser Pod und auch der Kamera- Pod stehen während der gesamten Sitzung zur Verfügung. Bild 3.4: Teilnehmerstatusliste mit den verschiedenen Statusoptionen Seite 10 von 19

11 Kurzbeschreibung der verschiedenen Statusoptionen: Zu Wort melden: Zeigt dem Moderator an, dass Sie eine Frage Haben. Zustimmen: Ist alles OK, hat Ihnen die Sitzung gefallen? Nicht zustimmen: Haben Sie Probleme, hat es Ihnen nicht gefallen? Weggehen: Müssen Sie kurz weggehen? Klicken Sie in diesem Fall auf dieses Symbol. Lauter sprechen: Klicken Sie hier, wenn der Moderator zu leise spricht. Leiser sprechen: Ist die Stimme des Moderator zu laut? Klicken Sie in diesem Fall auf dieses Symbol. Schneller: Sie sind der Ansicht, dass der Moderator schneller vorgehen sollte. Langsamer: Sie teilen dem Moderator mit, dass er langsamer vorgehen sollte. Lachen: Das war sehr lustig. Applaus: War etwas sehr gut? Meinen Status löschen: Klicken Sie hier, um den Status zu löschen Der Chat-Pod Im Chat- Pod können Sie während der Sitzung mit anderen Teilnehmern und dem Moderator kommunizieren. Sie können sich beispielsweise vorstellen bzw. während der Sitzung spezifische Fragen stellen. Der Chat- Pod ist besonders hilfreich, wenn der Teilnehmer eine Frage stellen will, die nur der Moderator selber lesen soll. Der Teilnehmer kann eine Frage oder einen Hinweis als private Nachricht direkt an den Moderator senden. Zu Beginn der Sitzung ist für den Chat standardmäßig die Einstellung "Alle" ausgewählt. Somit können alle Teilnehmer lesen, was am Bildschirm geschrieben wird. Klicken Sie auf den Pfeil neben "Alle". Jetzt sehen Sie eine kleine Liste der Teilnehmer, an die Sie eine private Nachricht senden können. Klicken Sie auf den betreffenden Teilnehmer, um eine Nachricht an die betreffende Person zu senden. Bild 3.5: Der Chat-Pod Seite 11 von 19

12 Der Umfrage -Pod Mit Hilfe des Umfrage- Pod kann der Moderator den Teilnehmern während der VCT- Veranstaltung Fragen zur Sitzung stellen. Die Fragen können nach dem Multiple-Choice-System gestellt werden, dabei werden mehrere Antworten zur Auswahl angeboten. Der Teilnehmer wählt eine oder mehrere richtige Antwort(en) aus. Die Antworten aller Teilnehmer werden dem Moderator sofort am Bildschirm angezeigt. Bei Bedarf hat er nun die Möglichkeit, Ergebnisse zu veröffentlichen, damit alle Teilnehmer die Umfrageresultate sehen können. Fragen für eine Umfrage Antworten zu einer Umfrage Bild 3.6: Beispiel eines Pod für eine VCT- Präsentation Der Hinweis-Pod Dieser Pod bietet dem Moderator die Möglichkeit, herkömmliche Nachrichten bzw. Nachrichten in letzter Minute oder aber wichtige Informationen zur VCT- Veranstaltung für die Teilnehmer zu hinterlegen. Bild 3.7: Pod zur Präsentation des VCT Seite 12 von 19

13 Bereitstellung von Dateien (File Share) Möchte der Moderator den Teilnehmern eine Datei zur Verfügung stellen, verwendet er diesen Pod. Hier kann er Infomaterial, die gesamte Präsentation oder andere Dateien für die Sitzung hinterlegen. Bild 3.8: Pod zur Bereitstellung von Dateien zum Downloaden Seite 13 von 19

14 3.4. Menü am oberen Bildschirmrand Im VCT- Fenster werden die folgenden beiden Menüpunkte für die Teilnehmer angeboten: Meeting Hilfe Bild 3.9: Ansicht des Menüs für Teilnehmer Das Menü "Meeting" Dieses Menü bietet vier verschiedene Optionen zur Auswahl. Für Teilnehmer ist lediglich der Menüpunkt Meine Verbindungsgeschwindigkeit relevant. Jeder Teilnehmer kann hier die vorgegebene Verbindungsgeschwindigkeit seines Computers auswählen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Sitzungsdaten mit einer Geschwindigkeit übertragen werden, die für den verwendeten Computer optimal geeignet sind. Bild 3.10: Die Verbindungsgeschwindigkeit einstellen Mit dem Assistenten für die Audio-Einrichtung kann der Teilnehmer Lautsprecher und Mikrofon einstellen Das Menü "Hilfe" Der Teilnehmer hat hier die Möglichkeit, Hilfeseiten bzw. Infos aufzurufen, die für das VCT -Programm eventuell benötigt werden. Hilfeseiten bzw. Infos zur Sitzung werden an dieser Stelle jedoch nicht angeboten. Stellt der Teilnehmer Probleme fest, kann er den Menüpunkt "Fehlerbehebung" aufrufen. Weitere Informationen zu diesem Thema bietet das nächste Kapitel. Bild 3.11: Das Menü "Hilfe" Seite 14 von 19

15 4. Fehlerbehebung Sollten vor oder während der VCT- Sitzung Probleme auftreten, lesen Sie zunächst in dieser Anleitung nach, bevor Sie die Hotline der GM Academy kontaktieren Probleme bei der Anmeldung Bei Problemen mit dem Zugriff auf die VCT- Sitzung kann der Teilnehmer bestimmte Punkte eigenständig prüfen: Funktioniert die Internetverbindung? Sorgen Sie dafür, dass Ihr Systemadministrator die Popupblocker-Software prüft bzw. deaktiviert. Leeren Sie den Browser-Cache. Versuchen Sie, von einem anderen Computer aus eine Verbindung herzustellen. Sollten diese Maßnahmen Ihre Login- Probleme nicht lösen, wenden Sie sich bitte an die Hotline der GM Academy, Tel.: (14 Cent/Min aus dem dt. Festnetz). Seite 15 von 19

16 4.2. Probleme mit der Sitzung Mit den unten beschriebenen Maßnahmen können Sie prüfen, ob Probleme im Zusammenhang mit der Sitzung durch den lokalen Rechner oder den Server verursacht werden. Klicken Sie links oben im VCT- Fenster auf das Menü "Hilfe" und dann auf "Fehlerbehebung". Dort können Sie prüfen, ob der lokale PC ordnungsgemäß funktioniert. Bild 4.1: Das Menü "Hilfe" Sobald Sie den Menüpunkt "Fehlerbehebung" ausgewählt haben, öffnet sich ein neues Browser-Fenster. Das VCT- System führt jetzt einen Verbindungstest durch um zu prüfen, ob alle Einstellungen korrekt sind und somit eine VCT- Veranstaltung auf Ihrem System abgespielt werden kann. Bild 4.2: Verbindungstest Wenn Sie den Eindruck haben, dass die VCT- Sitzung zu langsam abgespielt wird, können Sie auch die Verbindungsgeschwindigkeit prüfen. In der rechten oberen Ecke des VCT- Fensters befindet sich ein kleines Symbol mit einem Schloss. Wenn das Schloss sich in der geschlossenen Position befindet, wurde eine sichere Verbindung zum VCT- Server aufgebaut. Der grüne Balken hinter dem Schloss zeigt die Verbindungsqualität an. Klicken Sie auf das Schloss, um ein kleines Fenster mit Informationen anzuzeigen. Hier können Sie Infos zur Verbindung zwischen Ihrem Computer und dem VCT- Server nachlesen. Die Latenzzeit entspricht der Wartezeit, bis die Informationen vom VCT- Server auf den lokalen Computer übertragen werden. Je niedriger dieser Wert, desto besser ist die Verbindung. Bild 4.3 zeigt einen guten Wert. Wenn alle Bild 4.3: Verbindungstest Einstellungen korrekt sind und die Verbindung in Ordnung ist, wenden Sie sich bitte an Ihre Hotline der GM Academy und bitten Sie dort um weitere Hilfe. Seite 16 von 19

17 5. Glossar Chat: Übertragung schriftlicher Nachrichten für die Kommunikation von Teilnehmern in Echtzeit Hotline der GM Academy: Unsere Telefon Nummer ist (14 Cent/Min aus den dt. Festnetz.) Multiple Choice- Fragen: OAS: Pod: Raum: Single Choice- Fragen: Sitzung: Symbole: Umfrage: VCT: Whiteboard: Mehrere Antworten können korrekt sein bzw. können ausgewählt werden Onlinetest Kleines Fenster in einem Raum der VCT- Sitzung VCT- Fenster mit mehreren Pods Fragen mit mehreren Antwortmöglichkeiten, von denen jedoch nur eine korrekt ist Beschreibt eine Veranstaltung in einem definierten Zeitrahmen Kleine Bilder, die Aktionen am Computer symbolisieren Fragen, mit denen in der Regel ein Trend ermittelt werden soll Virtual Classroom Training (Training im virtuellen Klassenzimmer) e-training ohne Beschränkung auf einen bestimmten Standort Für Freihand-Zeichnungen bzw. zur Markierung bestimmter Teile einer Präsentation Seite 17 von 19

18 6. Anhang 1 Die folgende Seite dient als kleines Nachschlagewerk mit Tipps für die VCT- Sitzung. Die Teilnehmer sollten dieses Blatt ausdrucken und neben ihren PC legen, damit sie es bequem zur Hand haben. Hier kann der Benutzer nachlesen, wo sich die verschiedenen Bereiche am Bildschirm befinden und wie er Kontakt mit dem Moderator aufnehmen kann. Seite 18 von 19

19 Kleines Nachschlagewerk mit Infos zur VCT- Schulung Teilnehmer- Menü: Hier können Sie die Verbindungsgeschwindigkeit für Ihre Internet-Verbindung optimieren. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Sitzungsdaten mit einer Geschwindigkeit übertragen werden, die für den verwendeten Computer gut verwertbar sind. Anzeige der Verbindungsgeschwindigkeit: Hier wird die Wartezeit angezeigt. Die Latenzzeit entspricht der Wartezeit, bis die Informationen vom VCT- Server auf den lokalen Computer transferiert sind. Je kleiner der Wert ist, je besser ist die Verbindung. Einstellungen im Teilnehmerstatus- Pod: Zu Wort melden: Zeigt dem Moderator an, dass Sie eine Frage haben. Zustimmen: Ist alles OK, hat Ihnen die Sitzung gefallen? Nicht Zustimmen: Haben Sie Probleme, hat es Ihnen nicht gefallen? Weggehen: Hinweis, dass Sie kurz weggehen. Lauter sprechen: Klicken Sie hier, wenn der Moderator zu leise spricht. Leiser sprechen: Ist die Stimme des Moderators zu laut? Klicken Sie in diesem Fall auf dieses Symbol. Schneller: Sie sind der Ansicht, dass der Moderator schneller vorgehen sollte. Langsamer: Sie teilen dem Moderator mit, dass er langsamer vorgehen sollte. Lachen: Das war sehr lustig. Applaus: War etwas sehr gut? Meinen Status Klicken Sie hier, um den Status zu löschen: löschen. Der Chat- Pod: Klicken Sie hier und wählen Sie dann den Namen des Moderators oder Teilnehmers aus, um ihm eine Mitteilung zu senden. Seite 19 von 19