InkaOffice Einleitung

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1 InkaOffice Einleitung In diesem Kapitel finden Sie Informationen über - Softwareupdate in der Kasse - Datenupdate zur Kasse - Datensicherung von der Kasse - die Grundbedienung von InkaOffice

2 4 Grundbedienung 4.1 Wichtige Warnhinweise und Meldungen In bestimmten Situationen ist es bei der Programmierung erforderlich, Sie auf etwas hinzuweisen. Dadurch soll verhindert werden, dass falsche Eingaben gemacht werden, oder dass gegebenen falls Daten verloren gehen. Wenn Sie dieses Zeichen sehen, erscheint zeitgleich im rechten Bereich von InkaOffice eine Meldung, die Hinweise für die Ursache der Warnung enthält. Diese Meldung erscheint zum Beispiel dann, wenn Sie in ein Zahlenfeld eine Zahl eingeben, der den vorherigen Wert unterschreitet. Da es dabei zu einem Datenverlust kommen kann, werden Sie hier entsprechend darauf hingewiesen. Wollen Sie die Änderung trotzdem übernehmen, führen Sie auf der Meldung im Bereich <Datenfehler> einen <Doppelklick> aus. Darauf hin erscheint ein Abfragefenster, ob Sie die Warnung ignorieren und somit die Änderung übernehmen wollen. Wenn Sie dieses Zeichen sehen, erscheint zeitgleich im rechten Bereich von InkaOffice eine Meldung, die Hinweise für die Ursache der Warnung enthält. Diese Meldung erscheint zum Beispiel dann, wenn in einem Feld die maximale Zeichenanzahl überschreiten, oder wenn Sie in ein Zahlenfeld eine Zahl eingeben, der den maximal möglichen Wert überschreitet. 4.2 Starten von INKAOFFICE Nach der Installation von INKAOFFICE wird das Startsymbol auf Ihren Bildschirm gelegt. Mit einem Doppelklick der linken Maustaste auf dieses Symbol öffnet sich INKAOFFICE. Sie können INKAOFFICE auch über >Start >Programme >InkaOffice >InkaOffice starten. 4.3 Datei öffnen Achtung! Stellen Sie sicher, dass die zu ändernde Programmierung in der aktuellsten Datensicherung durchgeführt wird. Es wird empfohlen, vor jeder Überarbeitung der Kassenprogrammierung eine Kopie der Originaldatei zu erstellen. Mit Hilfe von InkaOffice können wichtige Einstellungen für eine Kasse oder einen Verbund angepasst Hierzu muss mit Hilfe der Datensicherung zunächst die erforderliche Datei aus der Kasse gezogen Bei dem Vorgang <Datei öffnen> ist zu unterscheiden, ob bereits eine Datei geöffnet ist bzw. ob noch keine Datei geöffnet ist (nach einem Neustart). Kapitel 1 Grundbedienung Seite 4-1

3 Ist bereits eine Datei geöffnet, gehen Sie wie folgt vor, um eine andere Datei zu öffnen: Klicken Sie auf den Befehl Hinweis: <Filialdatei öffnen>, um die zu bearbeitende Datei zu öffnen. Bei einer Datensicherung wird die gesicherte Datei nach dem Vorgang für eine weitere Bearbeitung sofort angezeigt. Ist noch keine Datei geöffnet, gehen Sie wie folgt vor, um eine Datei zu öffnen: a) Klicken Sie auf die Schaltfläche <Programmieren>. - Es öffnet sich das Fenster <Datei öffnen>. b) Führen Sie in diesem Fenster auf die zu bearbeitende Datei einen Doppelklick aus. Die Datei wird darauf hin in InkaOffice geöffnet und kann nun bearbeitet Kapitel 1 Grundbedienung Seite 4-2

4 4.4 Bildschirmaufbau Der Bildschirm von INKAOFFICE ist im Wesentlichen in 3 Bereiche unterteilt. Zu 1) Hier wählen Sie aus, in welchem Modul und in welchem Bereich etwas bearbeitet werden soll. Zu 2) Zu 3) Der mittlere Bereich stellt, entsprechend der Auswahl im linken Fenster, das eigentliche Bearbeitungsfenster dar. Je nach Auswahl, kann dieses Bearbeitungsbereich über Register nochmals unterteilt sein. Im rechten Bereich finden Sie verschiedene Hilfsmittel zur Bearbeitung des jeweils ausgewählten Bearbeitungsbereichs. Hierbei kann, je nach markiertem Modul, zwischen <Erste Schritte> und <Bearbeiten> gewechselt Kapitel 1 Grundbedienung Seite 4-3

5 4.5 Allgemeine Befehle und Funktionen Die Bedienung von INKAOFFICE ist weitest gehend an den MS-Standard angelehnt. Wichtige Befehle und Funktionen finden Sie in der Menüleiste und Symbolleiste Einige Befehle können auch über die aus dem MS-Office bekannten Tastenkombinationen ausgeführt Nachfolgend finden Sie eine Übersicht aller Befehle und wo diese aufzufinden sind. Funktionen / Befehle Öffnen bzw. Filialdatei öffnen Datei schließen Menüleiste Datei Datei <Schließen> Symbolleiste Tastatur Strg + F4 Beschreibung Über diesen Befehl kann eine abgespeicherte ino- oder tgz-datei geöffnet Die geöffnete und aktive Datei wird geschlossen. InkaOffice bleibt geöffnet. Speichern Datei Strg + S Änderungen in der geöffneten und aktiven Datei werden gespeichert. Speichern unter Datei Die geöffnete Datei kann unter einem anderen Namen und/oder einem anderen Pfad abgespeichert Datensicherung Datei Mit diesem Befehl wird eine Datensicherung aus der angeschlossenen Kasse gezogen. Kasse => PC Datenupdate Datei Mit diesem Befehl wird eine Programmierung in die angeschlossene Kasse übertragen. Aktuelle Umsätze werden in der Kasse ü- berschrieben. PC => Kasse Kassenprogramm komplett Datei Mit diesem Befehl wird eine Programmierung in die angeschlossene Kasse übertragen. Aktuelle Umsätze werden in der Kasse NICHT überschrieben. PC => Kasse Drucken Datei Das Tastaturlayout kann gedruckt Windows Explorer öffnen Beenden Datei Datei <Beenden> Der Explorer wird geöffnet. Dabei wird automatisch der Ordner <InkaOffice> markiert. InkaOffice wird geschlossen. Kapitel 1 Grundbedienung Seite 4-4

6 Funktionen / Befehle Menüleiste Symbolleiste Tastatur Beschreibung Rückgängig (Texteingabe) Bearbeiten Strg + Z Eine Änderung innerhalb eines Textfeldes wird auf den letzten Wert zurück gestellt (die Änderung darf noch nicht gespeichert sein). Ausschneiden Bearbeiten Strg + X Ein markierte Taste / Touchfläche oder ein markierter Eingabetext wird in den Zwischenspeicher kopiert. Der markierte Eintrag wird dabei automatisch aus dem Ursprungsfeld entfernt. Kopieren Bearbeiten Strg + C Ein markierte Taste / Touchfläche oder ein markierter Eingabetext wird in den Zwischenspeicher kopiert. Der Eintrag bleibt im Ursprungsfeld erhalten. Einfügen Bearbeiten Strg + V Der letzte Zwischenspeicher aus <Strg+C> oder <Strg+X> wird in das markierte Feld eingefügt. Alles auswählen Bearbeiten Strg + A Innerhalb eines markierten Eingabefeldes wird der gesamte Inhalt markiert. Ebenen kopieren Bearbeiten In der Tastatur- und Touchbelegung können programmierte Einstellungen auf verschiedene Ebenen kopiert Modul Auswahl Ansicht Auf der linken Seite des InkaOffice Bildschirms befindet sich der Bereich für die Modul Auswahl. Dieser kann hiermit aus- und wieder eingeblendet Tabellenansicht Ansicht Innerhalb der Stammdaten wird hier in eine Tabellenansicht und wieder zurück gewechselt. Aufgabenbereich Ansicht Strg + F1 Auf der rechten Seite des InkaOffice Bildschirms befindet sich der Aufgabenbereich mit verschiedenen Hilfsmitteln. Dieser kann hiermit aus- und wieder eingeblendet Erste Schritte Ansicht Ist der Aufgabenbereich sichtbar, können hierin die Ersten Schritte angezeigt werden (z.b. Datensicherung; Datenübertragung, etc.). Bearbeiten Ansicht Ist der Aufgabenbereich sichtbar, können hierin das Fenster <Bearbeiten> angezeigt Kapitel 1 Grundbedienung Seite 4-5

7 Funktionen / Befehle Menüleiste Symbolleiste Tastatur Beschreibung Datenfehler Ansicht Ist der Aufgabenbereich sichtbar, können hierin das Fenster <Datenfehler> angezeigt Schriftgröße Format Die Schriftgröße innerhalb der Tastatur und Touchflächen kann geändert Schriftfarbe Format Die Schriftfarbe innerhalb der Tastatur und Touchflächen kann geändert Tastenfarbe Format Die Tastenfarbe innerhalb der Tastatur und Touchflächen kann geändert Tastenbild Format Ein Tastenbild innerhalb der Tastatur und Touchflächen kann eingefügt Taste sperren Format Die markierte Taste wird gesperrt und ist ohne Funktion. Es erfolgt eine automatische Belegung mit der Kennziffer 255. Einzeltaste Format Die markierte Taste wird als Einzeltaste dargestellt. Doppeltaste Format Die markierte und die rechts daneben liegende Taste werden als Doppeltaste dargestellt. Vierfachtaste Format Die markierte, die rechts daneben liegende und die zwei darunter liegenden Tasten werden als Vierfachtaste dargestellt. Zoom Innerhalb der Tastatur- und Touchbelegung kann die Größe des Bearbeitungsfensters angepasst Kapitel 1 Grundbedienung Seite 4-6

8 4.6 Felder Eingabefeld Eingabefelder sind Felder, in denen über Tastatur ein freier Text eingegeben werden kann. Es wird unterschieden zwischen numerischen Eingabefeldern (es können nur Zahlen eingetragen werden) und alphanumerischen Eingabefeldern (es können Buchstaben und Zahlen eingetragen werden) Listenfeld In Listenfeldern sind verschiedene Einträge als Auswahlmöglichkeit enthalten. Hieraus ist, je nach Erfordernis, eine Zuordnung vorzunehmen. Vereinzelt gibt es Listenfelder, in denen die Auswahlmöglichkeiten nach eigenen Belangen angepasst werden können. Sie werden in der Beschreibung gezielt darauf hingewiesen Kontrollkästchen Kontrollkästchen (auch Checkbox) kennen den Zustand <Ja> oder <Nein>. Kontrollkästchen aktiviert (mit Häkchen versehen) bedeutet <Ja>. Dadurch wird die beschriebene Funktion eingeschaltet. Kontrollkästchen deaktiviert (ohne Häkchen) bedeutet <Nein>. Dadurch wird die beschriebene Funktion ausgeschaltet. Innerhalb einer Funktionsgruppe können mehrere Kontrollkästchen gleichzeitig aktiviert sein Optionsschalter Optionsschalter (auch Radiobutton) kennen den Zustand <Ja> oder <Nein>. Optionsschalter aktiviert (mit Punkt versehen) bedeutet <Ja>. Dadurch wird die beschriebene Funktion eingeschaltet. Optionsschalter deaktiviert (ohne Punkt) bedeutet <Nein>. Dadurch wird die beschriebene Funktion ausgeschaltet. Innerhalb einer Optionsgruppe kann immer nur eine Option aktiviert sein. Mit der Auswahl einer anderen Option wird die bisher aktivierte Option deaktiviert. Kapitel 1 Grundbedienung Seite 4-7

9 4.7 Tabellen In InkaOffice können Sie Tabellen individuell anpassen. Hierbei werden die gleichen Funktionen zu Grunde gelegt wie z.b. in MS-Excel. Hinweis! Diese Einstellungen werden bei einem Neustart von InkaOffice wieder auf die Standardeinstellung zurück gestellt Spalten verschieben Die Reihenfolge der Spalten kann beliebig verändert Klick halten und ziehen a) Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Spaltenkopf und halten Sie die Maustaste gedrückt. b) Ziehen Sie nun den Mauszeiger innerhalb des Spaltenkopfs nach links oder rechst in die gewünschte Position. c) Lassen Sie die Maustaste los, wenn die gewünschte Position erreicht ist Spalten automatisch anpassen Die Spaltenbreite innerhalb einer Tabelle automatisch angepasst a) Führen Sie den Mauszeiger innerhalb des Spaltenkopfs zwischen zwei Spalten, verändert sich der Mauszeiger zu einem Doppelpfeil. b) Wenn der Mauszeiger diese Form eingenommen hat, führen Sie einen Doppelklick auf der linken Maustaste aus. c) Die auf der linken Seite befindliche Spalte passt sich nun automatisch dem breitesten Eintrag in der Spalte an. Das bedeutet, die Spalte kann breiter oder schmäler Spalten manuell anpassen Die Spaltenbreite innerhalb einer Tabelle kann manuell angepasst a) Führen Sie den Mauszeiger innerhalb des Spaltenkopfs zwischen zwei Spalten, verändert sich der Mauszeiger zu einem Doppelpfeil. b) Wenn der Mauszeiger diese Form eingenommen hat, Klicken Sie auf linke Maustaste und halten diese gedrückt. Kapitel 1 Grundbedienung Seite 4-8

10 5 Datensicherung 5.1 Allgemeines Über INKAOFFICE können Sie sowohl eine Datensicherung als auch ein Datenupdate durchführen. Wichtig! Die IP-Adresse der betreffenden Kasse muss bekannt sein. Die Netzwerk-Einstellungen in der Kasse und im PC müssen korrekt sein. Es muss eine Verbindung zwischen PC und Kasse bestehen. Bei direkter Verbindung zwischen PC und Kasse (ohne Hub oder Switch) Crosslink-Kabel. Bei Verbindung zwischen PC und Kasse über Hub oder Switch eins zu eins Verkabelung. In der angeschlossenen Kasse darf während der Datensicherung oder dem Update kein Schlüssel stecken. Die Funktionen Datensicherung, Datenupdate und Kassenprogramm komplett sind ausschließlich an der Kasse 1 durchzuführen. Bei der Datensicherung werden aus einer Kasse Programm-Daten ausgelesen. Diese Daten können anschließend unter einem beliebigen Pfad gespeichert Mit Hilfe von Datenupdate wird eine InkaOffice-Datei (.tgz oder.ino) vom PC in die Kasse eingespielt. Achtung! Bei einem Datenupdate werden alle bisherigen Informationen (Einstellungen und Umsatzdaten) in der Kasse überschrieben. Mit der Funktion Kassenprogramm komplett wird eine in InkaOffice geänderte Datei in die Kasse 1 ü- bertragen wird, ohne dass bestehende Umsatzdaten in der Kasse gelöscht bzw. überschrieben Achtung! Mit der Funktion Kassenprogramm komplett werden Programmierungen, die direkt in der Kasse vorgenommen wurden überschrieben. 5.2 Datensicherung a) Ist das Web-Interface von InkaOffice noch nicht geöffnet, klicken Sie im Bereich <Modulauswahl> auf die Schaltfläche <INKA Web-Interface>. - Im rechten Bereich wird das Fenster <Erste Schritte> bereitgestellt. Kapitel 1 Datensicherung Seite 5-1

11 b) Klicken Sie in der Gruppe <Programmieren> auf den Befehl <Datensicherung> - Es öffnet sich das Fenster <Datensicherung> c) Tragen Sie in das Eingabefeld die IP-Adresse der Kasse ein, aus der eine Datensicherung gezogen werden soll. Hinweis: Die IP-Adresse besteht bei der Werksauslieferung aus 4 Zahlengruppen. Die Standardeinstellung ab Werk lautet < >. Die ersten drei Zahlengruppen bleiben in der Regel gleich. Die letzte Zahlengruppe kann individuell für eine Kasse vergeben Innerhalb eines Verbundes ist darauf zu achten, dass jede Kasse eine eigene IP-Adresse besitzt. d) Klicken Sie anschließend auf den Befehl <OK>. - Es öffnet sich das Fenster <Speichern unter>. e) Legen Sie über <Speichern in> fest, unter welchem Pfad die Datensicherung abgespeichert werden soll. f) Vergeben Sie in dem Feld <Dateiname> auf Wunsch einen neuen Dateinamen. Hinweis: Als Datei-Endung wird.ino vergeben. Als Standard wird die Dateibezeichnung aus der Kasse angezeigt. g) Klicken Sie auf den Befehl <Speicher>, um die Datensicherung abzuschließen. - Diese Datei wird nun in dem vorgegebenen Pfad abgespeichert. Gleichzeitig wird die gesicherte Datei innerhalb von InkaOffice für die weitere Bearbeitung sofort geöffnet. Kapitel 1 Datensicherung Seite 5-2

12 6 Datenupdate Achtung! Bei einem Datenupdate werden alle bisherigen Informationen (Einstellungen und Umsatzdaten) in der Kasse überschrieben. a) Ist das Web-Interface von InkaOffice noch nicht geöffnet, klicken Sie im Bereich <Modulauswahl> auf die Schaltfläche <INKA Web-Interface>. - Im rechten Bereich wird das Fenster <Erste Schritte> bereitgestellt. b) Klicken Sie in der Gruppe <Programmieren> auf den Befehl <Datenupdate>. - Es öffnet sich das Fenster <Datenupdate>. c) Tragen Sie in das Eingabefeld die IP-Adresse der Kasse ein, in das das Datenupdate übertragen werden soll. - Die Kontrollkästchen sind zu deaktivieren, wenn bereits Startlogo und Bedienerschlüssel angelegt wurden. Hinweis: Die IP-Adresse besteht bei der Werksauslieferung aus 4 Zahlengruppen. Die Standardeinstellung ab Werk lautet < >. Die ersten drei Zahlengruppen bleiben in der Regel gleich. Die letzte Zahlengruppe kann individuell für eine Kasse vergeben Innerhalb eines Verbundes ist darauf zu achten, dass jede Kasse eine eigene IP-Adresse besitzt. d) Klicken Sie anschließend auf den Befehl <OK>. - Ist die Übertragung des Datenupdates an die angeschlossene Kasse abgeschlossen, öffnet sich das Hinweisfenster: - Nach der Übertragung des Updates werden in der Kasse die Daten entsprechend aktualisiert. Kapitel 1 Datenupdate Seite 6-1

13 7 Kassenprogramm komplett Wichtig! Mit der Funktion Kassenprogramm komplett werden Programmierungen, die direkt in der Kasse vorgenommen wurden, überschrieben. a) Ist das Web-Interface von InkaOffice noch nicht geöffnet, klicken Sie im Bereich <Modulauswahl> auf die Schaltfläche <INKA Web-Interface>. - Im rechten Bereich wird das Fenster <Erste Schritte> bereitgestellt. b) Klicken Sie in der Gruppe <Programmieren> auf den Befehl <Kassenprogramm komplett>. - Es öffnet sich das Fenster <Kassenprogramm komplett>. c) Tragen Sie in das Eingabefeld die IP-Adresse der Kasse 1 ein. Hinweis: Die IP-Adresse besteht aus 4 Zahlengruppen. Die IP-Adresse in der Werkseinstellung lautet < >. Die ersten drei Zahlengruppen bleiben in der Regel gleich. Die letzte Zahlengruppe kann individuell für eine Kasse vergeben Innerhalb eines Verbundes ist darauf zu achten, dass jede Kasse eine eigene IP-Adresse besitzt. d) Klicken Sie anschließend auf den Befehl <OK>. - Ist die Übertragung des Datenupdates an die angeschlossene Kasse abgeschlossen, öffnet sich ein Abfragefenster: e) Bestätigen Sie die Abfrage mit <OK>. - Die geänderte Programmierung wird an die angeschlossene Kasse übertragen. - Ist die Übertragung ausgeführt, erhalten Sie die Meldung <Kassenprogramm komplett ausgeführt>. f) Bestätigen Sie die Meldung mit einem Klick auf <OK>. - Der Vorgang ist hiermit abgeschlossen. Kapitel 1 Kassenprogramm komplett Seite 7-1

14 8 Softwareupdate Kasse 8.1 Allgemeines Mit dem InkaOffice ab der Version können Sie direkt ein Softwareupdate in der Kasse durchführen. Achtung! Je nach bisher installierter Kassensoftware sind bei den Updates unterschiedliche Schritte vorzunehmen. Bei einem Softwareupdate werden keine Journal- bzw. Umsatzdaten überschrieben. Trotzdem wird empfohlen, vor einem Softwareupdate alle erforderlichen Finanzdaten ausdrucken zu lassen. Es wird empfohlen vor jedem neuen Softwareupdate eine Datensicherung durchzuführen. Ab der Kassensoftware Version 2005 muss an der Kasse 1 ein Dongel mit den erforderlichen Freigaben eingesteckt sein. 8.2 Softwareupdate durchführen Nachfolgend finden Sie wichtige Hinweise, die bei verschiedenen Arbeitsschritten zu beachten sind auf 2005 Ist eine Kassensoftware älter als 1899 installiert, muss zunächst die Version 1899 installiert werden, ehe die Version 2005 eingespielt werden kann. Achtung! Ab der Kassensoftware Version 2005 muss an der Kasse 1 ein Dongle angeschlossen sein / 2056 auf Ziehen Sie nach jedem Update-Schritt eine Datensicherung. Führen Sie vor dem Softwareupdate von 2005 / 2056 auf die Version 2090 einen Kassenreset durch auf Ziehen Sie nach jedem Update-Schritt eine Datensicherung. Führen Sie vor dem Softwareupdate von auf die Version 2306 einen Kassenreset durch. Kapitel 1 Softwareupdate Kasse Seite 8-1

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