WIR BLEIBEN IN KONTAKT. KONTAKTHALTEPROGRAMM IN 3 PHASEN für Mütter und Väter. Leitfaden für Führungskräfte

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1 WIR BLEIBEN IN KONTAKT KONTAKTHALTEPROGRAMM IN 3 PHASEN für Mütter und Väter Leitfaden für Führungskräfte erarbeitet im Rahmen des audit berufundfamilie (Juni 2008/Oktober 2012)

2 Seite 2 Ein Kind bewegt das Oberste zuunterst - und rückt gleichzeitig alle Dinge an ihren richtigen Platz. Alain Delon (*1935) Leitfaden für Führungskräfte Jeder vierte Mann und jede siebte Frau will kinderlos bleiben. Zu diesem Ergebnis kommt eine im Juni 2006 vom Bundesinstitut für Bevölkerungsforschung vorgestellte Studie. Die stagnierenden Geburtenzahlen verdeutlichen, dass sich junge Paare immer häufiger gegen Kinder entscheiden. Diese Entscheidung wird erschwert aber den Studien zufolge erst durch die Problematik der Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Die Stadt Coburg arbeitet im Rahmen des audit berufundfamilie an dem Thema Familienfreundlichkeit. In den drei Phasen durch die Elternzeit wollen wir Eltern dabei unterstützen Beruf und Familie noch besser vereinbaren zu können. Denn nur so fühlen sich Kolleginnen und Kollegen an ihrem Arbeitsplatz wohl und engagieren sich für die Stadt Coburg. Den Führungskräften kommt dabei eine wichtige Aufgabe im Umgang mit werdenden Eltern zu. Sie haben den direkten Kontakt zu den künftigen Eltern, sie vermitteln eine wichtige Einstellung zum Thema Kinder bei der Stadtverwaltung. Die Stadtverwaltung Coburg hat sich im Bewusstsein der Problematik dem audit berufundfamilie gestellt. Im Rahmen dieses Verfahrens ist uns das Thema Umgang und Kontakthalten mit Elternzeitlern ein wichtiges Element zur Personalentwicklung geworden. Mit dem vorliegenden Kontakthalteprogramm nach dem 3-Phasen-Modell wollen wir das bisherige Verfahren noch optimieren, so dass das Thema Kind für unsere Mitarbeiter/innen keine entweder oder - Entscheidung ist. Alle Mitarbeiterinnen und auch Mitarbeiter können auf unsere Unterstützung zählen, wenn für sie Work-Life- Balance auch Familienarbeit beinhalten soll. Ihre Gleichstellungsbeauftragte, als Projektleiterin audit, steht Ihnen gerne bei Fragen zur Verfügung. Die Beratungen sind natürlich vertraulich. Die vorliegende Checkliste soll Vorgesetzten als Leitfaden dienen, um einen gegenseitigen Informationsfluss während der Auszeit zu gewährleisten. Norbert Kastner Oberbürgermeister Susanne Müller Gleichstellungsbeauftragte.../3

3 Seite 3 Unser 3 - Phasen - Modell im Überblick Checkliste Elternzeit Was ist wann zu tun? Phase 1: Vor der Elternzeit Mitteilung der Schwangerschaft durch Vorlage der Bescheinigung Informationsgespräch zwischen der Führungskraft und der Mitarbeiterin bei Bekanntgabe der Schwangerschaft (s. 1. Gespräch) Checkliste für Führungskräfte Bereitstellen von Materialien für die werdenden Eltern Personalgespräch vor Eintritt des Mutterschutzes (s. 2. Gespräch) Vorlage der Geburtsurkunde Glückwünsche bei Geburt des Kindes auch an den Vater Mitarbeiter/in teilt Schwangerschaft mit Amtsleiter/Abteilungsleiter verweist an Mitteilung an Fachamt über Elternzeit vom 1. Gespräch Infos zum Elterngeld Datum: Infos zur Elternzeit Erkunden des Wohlbefindens Infos zum Mutterschutz Einhaltung von gesetzlichen Schutzbestimmungen (TVöD- Stelle oder Stelle Beamten) nach Bekanntgabe der Schwangerschaft (ca. 6 Monate vor Geburt) 2. Gespräch Datum: Information über Wiedereinstiegsmodelle Information über Kinderbetreuung und finanzieller Unterstützung Information über Infoportal beruf&familie unter Möglichkeiten der Weiterbildung und Vertretungsmöglichkeiten erläutern vor Eintritt in die Auszeit.../4

4 Seite 4 Phase 2: Während der Elternzeit Regelmäßiges Kontakthalten während der Beschäftigungspause Fragebogen an den/die Elternzeitler/in Informationen während der Elternzeit Vertretungstätigkeiten Zwischengespräch Einladung zu vereinbarten Besprechungen Anfrage wegen Vertretungen Angebot von Weiterbildungsmaßnahmen kommunizieren Informationen zusenden /Gleichstellungsbeauftragte/ Personalrat Zwischengespräch nach der Hälfte der Elternzeit Phase 3: Nach der Elternzeit Führen eines Rückkehrgesprächs spätestens vor dem Wiedereinstieg Hospitation vor dem Wiedereinstieg Wiedereinstieg und Einarbeitung Feedbackgespräch drei Monate nach dem Wiedereinstieg.../5

5 Seite 5 Rückkehrgespräch vor dem Wiedereinstieg Angebot der Hospitation erster Arbeitstag beginnt im Einarbeitung (Einarbeitungsplan) und Vorstellung der Kollegen und Pate Informationen zu Betreuungsmöglichkeiten Nachbetreuungsgespräch (telefonisch) Ausführliches Nachbetreuungsgespräch Regelmäßige Feedbackgespräche am 1. Arbeitstag Vorgesetzte/r am 1. Arbeitstag /Gleichstellungsbeauftragte nach Arbeitsaufnahme Personalleiter nach 1 Monaten Personalleiter nach 3 Monaten Vorgesetzter regelmäßig Zu allen drei Phasen fanden sich eine große Zahl an Punkten, die zu einem erfolgreichen Gelingen der Elternzeit für beide Seiten beitragen. Eine verbindliche und gut strukturierte Vorgehensweise mit entsprechenden Leitfäden, Checklisten und Informationsmaterialien erhalten Sie mit diesem Leitfaden. Kontakt & Informationen audit Arbeitsgruppe Kontakthalteprogramm Susanne Müller Markt Coburg Tel Fax susanne.mueller@coburg.de E:\audit berufundfamilie\organisation\projektgruppe\projektgruppen\kontakthalteprogramm\deckblatt und Checkliste für Führungskräfte.doc