Die praktische Behandlung von Reisekosten, Bewirtungsspesen und verwandten Aufwendungen

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Kathrin Giese
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1 FACHSCHRIFTENREIHE GESETZLICHES RECHT BAND 30 Die praktische Behandlung von Reisekosten, Bewirtungsspesen und verwandten Aufwendungen 39. Auflage KLAGES-VERLAG HANNOVER

2 Inhaltsübersicht Vorwort 3 Inhaltsübersicht 5 Abkürzungsverzeichnis 10 Abschnitt A: Reisekosten 11 I. Allgemeines Rechtsgrundlagen und steuerliche Einordnung 11 a. Rechtsgrundlagen 11 b. Steuerliche Einordnung 11 aa Übersicht 11 bb. Betriebsausgaben 11 cc. Werbungskosten oder steuerfreier Ersatz 12 dd. Privatausgaben Grundvoraussetzungen der steuerlichen Anerkennung 13 a Reisekosten als Betriebsausgaben 13 aa. Allgemeines 13 bb. Der Begriff Geschäftsreise" 14 cc. Der Begriff Geschäftsgang" 15 dd. Abgrenzung von Geschäfts- und Privataufwand 16 ee. Aufzeichnung und Verbuchung von Reisekosten 17 b. Reisekosten als Werbungskosten oder steuerfreier Ersatz 19 aa Allgemeines 19 bb. Der Begriff Dienstreise" 20 cc. Abgrenzung zwischen Dienstreise und Abordnung 23 dd. Der Begriff Dienstgang" 26 c. Der Begriff Reisekosten" 26 II. Reisekosten bei Inlandreisen Reisekosten der Gewerbetreibenden und selbständig Tätigen 27 a Fahrkosten 27 b. Unterbringungskosten 32 c. Verpflegungskosten 34 aa Allgemeines 34 bb. Einzelnachweis 34 cc. Pauschbeträge 36 d. Nebenkosten Reisekosten der Arbeitnehmer '. 41 a Anerkennung als Werbungskosten 41 aa Allgemeines 41 bb. Fahrkosten 42 cc. Unterbringungskosten 46 dd. Verpflegungskosten 47 a) Allgemeines 47 b) Einzelnachweis : 47 c) Pauschbeträge 49 ee. Nebenkosten 52

3 b. Ersatz der Reisekosten durch den Arbeitgeber 52 aa. Allgemeines 52 bb. Ersatz von Fahrkosten 53 cc. Ersatz von Unterbringungskosten 55 dd. Ersatz von Verpflegungskosten 59 ee. Ersatz von Nebenkosten 60 III. Reisekosten bei Auslandsreisen Allgemeines Einzelnachweis.' Auslandsreisekostenpauschbeträge f. Verpflegung u. Übernachtung. 63 a Verpflegungsmehraufwand 63 b. Übernachtungskosten 70 c. Besonderheiten bei eintägigen Auslandsreisen 70 d. Besonderheiten bei mehrtägigen Auslandsreisen 71 aa. Grundsatzregelung 71 bb. Sonderregelungen f. d. Tag des Antritts der Auslandsreise, den Tag der Rückkehr und den Tag des Grenzübergangs 72 e. Sonderregelungen bei Flug- und Schiffsreisen 75 IV. Reisekosten bei einer Fahr- oder Einsatzwechseltätigkeit Allgemeines Reisekosten bei einer Fahrtätigkeit Reisekosten bei einer Einsatzwechseltätigkeit Konkurrenzregelungen 81 V. Sonderfälle Reisekosten von Familienangehörigen Reisekosten bei Informationsreisen, Studienreisen, Fortbildungsveranstaltungen Bewirtungsspesen während einer Geschäfts-oder Dienstreise Zusammentreffen von Geschäfts-/Dienstreisen und Fahrten zwischen Wohnung und Betriebs-/Arbeitsstätte 89 VI. Reisekosten und Mehrwertsteuer Allgemeines Belegmäßige Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug 92 a Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis 92 b. Vereinfachungen bei Kleinbetragsrechnungen 93 c. Vereinfachungen bei Fahrausweisen Berechnung der abzugsfähigen Vorsteuer 95 a Übersicht 95 b. Vorsteuerabzug bei Einzelnachweis 96 aa. Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis 96 bb. Kleinbetragsrechnungen 98 cc. Fahrausweise und Belege im Reisegepäckverkehr 99 c. Vorsteuerabzug bei Reisekostenpauschbeträgen 101 aa Allgemeines : 1 1 bb. Fahrkostenersatz cc. Übernachtungskostenersatz 103 dd. Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand 104

4 d. Gesamtpauschalierung der Vorsteuer 105 aa. Pauschsatz, 105 bb. Bemessungsgrundlage 105 cc. Anwendungsbereich 107 dd. Reisekostenbelege Vorsteuerverbuchung 108 Abschnitt B: Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung 109 I. Voraussetzungen für die Anerkennung einer doppelten Haushaltsführung, 109 II. Berücksichtigung als Werbungskosten Aufwendungen bei inländischer Arbeitsstätte 119 a Fahrkosten 119 b. Unterbringungskosten 121 c. Verpflegungsmehraufwendungen 122 d. Nebenkosten, Aufwendungen bei einer Arbeitsstätte im Ausland 124 III. Steuerfreier Ersatz durch den Arbeitgeber 125 IV. Geltendmachung als Betriebsausgaben 127 Abschnitt C: Fahrten zwischen Wohnung und Betriebs- bzw. Arbeitsstätte 128 I. Allgemeines...vr.-...:. :,'.--..'...-..!..,...:.'...,,::......!.».:...: 128 II. Fahrkosten in nachgewiesener Höhe Allgemeine Regelung Besonderheiten für Körperbehinderte : :; III. Fahrkostenpauschalen Die Kilometerpauschalen Mit den Kilometerpauschalen abgegoltene und nicht abgegoltene Kosten '. 136 IV. Die Entfernungsberechnung...:. 138 V. Anzahl der täglichen Fahrten 144 Abschnitt D: Gestellung von Kraftwagen und Fahrer sowie Sammelbeförderung Betriebliche oder private Nutzung Höhe des geldwerten Vorteils bei unentgeltlicher privater Nutzung Höhe des geldwerten Vorteils bei entgeltlicher privater Nutzung Gestellung eines Fahrers Sammelbeförderung Umsatzsteuerpflicht : 151 Abschnitt E: Umzugskosten 154 I. Allgemeines 154 II. Umzugskosten als Werbungskosten ~ Voraussetzungen für die Anerkennung als Werbungskosten Umfang der Berücksichtigung als Werbungskosten 156

5 III. Ersatz der Umzugskosten durch den Arbeitgeber 158 IV. Umzugskosten als Betriebsausgaben 159 V. Umzugskosten als außergewöhnliche Belastung 160 Abschnitt F: Bewirtungsspesen 162 I. Gesetzliche Regelung 162 II. Abgrenzung von den Kosten der Lebensführung 162 III. Begriff der Bewirtungskosten 163 IV. Personenkreis 164 V. Bewirtungsarten Bewirtung im Privathaushalt des Steuerpflichtigen Bewirtung außerhalb des Privathaushalts des Steuerpflichtigen Bewirtung in Geschäfts-und Arbeitsräumen Bewirtung auf Geschäftsreisen und Geschäftsgängen Bewirtung von Mitarbeitern Besondere Bewirtungsarten 172 a Gästehäuser 172 b. Jagd, Fischerei und Segel-oder Motorjachten 173 c. Kundschaftstrinken 173 d. Bewirtung von Gesellschaftern und Genossen 174 e. Grundsteinlegung oder Richtfest 175 VI. Angehörige freier Berufe, 175 VII. Bewirtung durch Arbeitnehmer 175 VIII. Angemessenheit der Bewirtungskosten 177 IX. Gekürzter Ansatz angemessener Bewirtungskosten 178 X. Besondere Nachweispflichten Allgemeines Der Bewirtungskostenbeleg Ausfüllung des Bewirtungskostenbelegs 181. a Ort und Tag der Bewirtung 181 b. Bewirtete Personen 182 c. Anlaß der Bewirtung 182 d. Höhe der Aufwendungen Rechnung der Gaststätte 183 XI. Besondere Aufzeichnungspflicht 184 XII. Umsatzsteuer 186 Abschnitt G: Aufwendungen für Geschenke 187 I. Gesetzliche Regelung 187^ II. Abgrenzung von den Kosten der Lebensführung 187 III. Empfänger der Geschenke 188 IV. Verwendung beim Empfänger 188

6 V. Begriff des Geschenks Allgemeines Einzelfälle 190 VI. 75-DM-Freigrenze 194 VII. Gewinnkorrektur 195 VIII. Besondere Aufzeichnungspflicht 195 IX. Umsatzsteuer 196 X. Erfassung beim Geschenkempfänger 197 XI. Geschenke durch Arbeitnehmer 197 Abschnitt H: Belegmuster- und Tabellenanhang 199 Reisekostenabrechnung mit Mehrwertsteuer für Selbständige und Arbeitnehmer 200 Reisekostenabrechnung mit Sammelnachweis für Selbständige und Arbeitnehmer 201 Reisekostennachweis Woche/Monat (Kombinationsbeleg) 203 Auslandsreisekostenabrechnung für Selbständige und Arbeitnehmer 205 Bewirtungskostenabrechnung mit Bewirtungskostennachweis 207 Quittung für die Bewirtung von Geschäftsfreunden im Betrieb, Gaststätten usw Tabellen der Höchstbeträge für Inlandsverpflegungsmehraufwand in den Fällen des Einzelnachweises 210 Tabelle der Inlandspauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Unterbringung bei eintägigen und mehrtägigen Reisen (Enthaltene Vorsteuer 12,3% und 9,8%) 211 Tabelle der Kilometergelder (Enthaltene Vorsteuer 8,2% bzw. 13,0%) 212 Tabelle der Kilometergelder (Enthaltene Vorsteuer 9,8%) 213 Stichwortverzeichnis 214

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