Foliensatz. SAP Seminar prof. dr. dieter steinmann Seite: 1

Transkript

1 Foliensatz SAP Seminar 2007 Wareneingang verbuchen Seite: 1

2 Prozess Bestellung anlegen Vorbereitendes Customizing, Stammdatenpflege Organisationsobjekte anlegen Stammdaten anlegen Bestellung anlegen Wareneingang verbuchen Automatische Kontenfindung einstellen Rechnungseingang verbuchen Zahlungsausgang verbuchen Seite: 2

3 Bestellung Anzeigen SAP Easy Access Menü Seite: 3

4 Bestellung anzeigen Seite: 4

5 Folgefunktion zur Bestellung: Wareneingang (MIGO) Seite: 5

6 Bestellung selektieren für Wareneingangsbuchung Doppelklick Seite: 6

7 Wareneingang Position ok Seite: 7

8 Fehlermeldung Periodenverschiebung - 1 Aus finanztechnischen Gründen sollen jeweils nur die aktuelle Geschäftsjahresperiode und je nach Einstellung die Vorperiode und die folgende Periode bebucht werden. Sie sollten im Customizing des Buchungskreises die Geschäftsjahresvariante K4 (Kalendermonate, 4 Sonderperioden) eingestellt haben. Die aktuelle Periode ist also der laufende Monat. Im Rahmen der ersten Aufgaben des Customizing haben Sie über den Menüpunkt Buchungskreise für die Materialwirtschaft pflegen die aktuelle Geschäftsjahresperiode eingestellt. Seite: 8

9 Fehlermeldung Periodenverschiebung - 2 Falls nun ein Monatswechsel stattfindet, müssen sie eine Periodenverschiebung durchführen und die Periode aktualisieren. Dies geschieht meist im Rahmen von Abschlussarbeiten für einen Monat bei denen auch weitere Auswertungen und ein generieren und fortschreiben von Kennzahlen erfolgt. Vorsicht! Wenn Sie die aktuelle Periode im System in die Zukunft verschieben, besteht keine Möglichkeit (für uns!) die Periode zurückzusetzen! Seite: 9

10 Fehlermeldung: Buchen in Perioden. Periodenverschiebung durchführen Seite: 10

11 Periode verschieben (immer um einen Monat!) Seite: 11

12 Fehlermeldung: Eintrag in Tabelle (T)169P Nach dem aktualisieren der Periode (wenn notwendig durch Monatswechsel) erscheint nun eine weitere Fehlermeldung in der Tabelle T169P ist kein Eintrag für den von Ihnen angelegten Buchungskreis vorhanden. Es besteht entweder die Möglichkeit Über die Customizing Menüs die entsprechenden Parameter zu pflegen. Dies setzt voraus, dass man zuordnen kann, welche Menüs verwendet werden können. Über die erweiterte Tabellenpflege (SM30) im Transaktions-Direkteingabe-Fenster Seite: 12

13 Tabellenpflege über die Transaktion SM30 Die Tabellenpflege über die Transaktion SM30 greift nicht direkt auf die Datenbanktabellen durch sondern führt vor Änderung umfangreiche Konsistenzprüfungen durch. Dadurch ist gewährleistet, dass die Datenbank immer in einem korrekten (konsistenten) Zustand bleibt. Nicht alle Pflegeoperationen können über diese Transaktion vorgenommen werden. Falls eine Pflegeoperation nicht möglich ist, kann direkt über einen Link die Customizing Funktion aufgerufen werden. Es werden in der Regel mehrere Customizing Funktionen angeboten und man muss aus dem Kontext heraus erkennen, welche Funktion relevant ist. Seite: 13

14 Eintrag in Tabelle 169P BK99 nicht vorhanden Seite: 14

15 Eintrag in Tabelle 169P Seite: 15

16 Tabellenpflege: SM30 Seite: 16

17 Neue Einträge besser Kopieren von Vorlage 0001 Seite: 17

18 Parameter Rechnungsprüfung im Buchungskreis Seite: 18

19 TabelleT169P: Parameter Rechnungsprüfung Grundsätzlich sollte man prüfen, ob man mit dem Kopieren von Vorlagen aus Vorlagebuchungskreisen (in unserem Kontext sind dies die Buchungskreise 0001 und DE01) die entsprechenden Einträge erzeugen kann. Man wählt die Funktion Kopieren, gibt die Vorlage und das Ziel (den von ihn angelegten Buchungskreis an) und erzeugt so einen Eintrag. Wir können nun prüfen (u.u. F1-Hilfe), ob die Vorlagen unseren Vorgaben entsprechen und zutreffend sind. Seite: 19

20 Zielbuchungskreis eingeben Seite: 20

21 Fehlermeldung: Automatische Kontenfindung Nachdem alle bisherigen Fehler beseitigt sind, erscheint die Fehlermeldung Automatische Kontenfindung für den Eintrag GKR BSX nicht möglich. Das System versucht automatisch für die entsprechenden Buchungen der Finanzbuchhaltung ein Konto zu ermitteln und es fehlen die Zuordnungen. Die Ermittlung geschieht auf der Basis des verwendeten GKR im Rahmen einer Bestandsbuchung (BSX) und wir müssen die Buchung einem Werk zuordnen (Bewertungsmodifikatonskonstante) Seite: 21

22 Fehlermeldung Kontenfindung nicht möglich Seite: 22

23 Fehlermeldung: Kontenfindung nicht möglich Die Wareneingangsbuchung führt zu Mengenzugang aus Sicht der Materialwirtschaft Wertzuwachs auf den Bestandskonten der Finanzbuchhaltung Die Wareneingangsbuchung aus Sicht der Finanzbuchhaltung kann Manuell erfolgen, indem die Finanzbuchhaltung das Konto bei der Buchung angibt Automatisch erfolgen, indem Regeln definiert werden, mit denen die Kontenfindung automatisch erfolgt Seite: 23

24 Kontenfindung aus Sicht der Finanzbuchhaltung Die Materialbestände müssen zumindest nach Rohstoffen, Halbfabrikaten und Fertigprodukten oder feiner untergliedert ausgewiesen werden Eine weitere Dimension ist das getrennte ausweisen von Beständen zusätzlich nach Werken/Lagerorten Aus der Art des Wareneingangs bestimmen sich die Konten, die gebucht werden Seite: 24

25 Beispiel Konten bei der Wareneingangsbuchung Bei einer Wareneingangsbuchung ohne Bestellung ins Lager ergeben sich Eine Werterhöhung des Bestandskontos Gegenbuchung zur Bestandsbuchung (z.b. ein Ertragskonto) Bei einer Wareneingangsbuchung zur Bestellung ins Lager ergeben sich Eine Werterhöhung des Bestandskontos Eine Zwischenbuchung auf das Wareneingang/Rechnungseingang-Verrechnungskonto Seite: 25

26 Wareneingang Bewegungsarten in SAP Wareneingang zur Bestellung ins Lager (101) Wareneingang ohne Bestellung ins Lager (501) Seite: 26

27 Warenbewegungen - Wareneingang Seite: 27

28 Screenshot Wareneingang zur Bestellung Seite: 28

29 Wareneingang zur Bestellung - Bewegungsarten Seite: 29

30 Buchungskontext Man muss neben dem Wareneingang und den damit verbundenen Buchungen ebenso die weiteren Buchungen im Prozessablauf sehen Dies sind die mit dem Rechnungseingang verbundene Buchungen der Finanzbuchhaltung Und die mit der Zahlung verbundenen Buchungen Die Buchungen sind nachfolgend im Prinzip dargestellt Seite: 30

31 Buchungen in der Materialwirtschaft Wareneingang (101) Menge * Bewertungspreis aus dem Materialstamm - Standardpreis - Gleitender Durchschnitt Menge * Differenz aus dem Bewertungspreis und Beschaffungspreis (aus dem Infosatz) Menge * Preis aus der Bestellung aus dem Infosatz Konten: Bestand Fertige Erzeugnisse WE/RE-Verrechnungskonto Ertrag aus Preisdifferenzen Aufwand aus Preisdifferenzen Seite: 31

32 Buchungen in der Materialwirtschaft Rechnungseingang Abstimmkonto (Bestand aus Vorbuchungen) Konten: WE/RE-Verrechnungskonto Kreditorenverbindlichkeiten (Abstimmkonto ) Vorsteuer Seite: 32

33 Buchungen in der Materialwirtschaft Zahlung Rechnung Abstimmkonto (Bestand aus Vorbuchungen) (Bestand aus Vorbuchungen) 43, ,00 Konten: Kreditorenverbindlichkeiten (Abstimmkonto ) Vorsteuer Bankkonto Lieferer Skonti 270,69 Seite: 33

34 Steuerung der Verbuchung im Kontext Unterschiedliche Buchungsvorgänge je nach Bewegungsart WE ohne Bestellung ins Lager WE zur Bestellung Forderung: Bestand differenziert ausweisen nach Werken / Lagerorten Bewertungskreise, BMOD, Bewertungsmodifikationskonstante Materialgruppen (Materialarten) Kontoklassenreferenz, Bewertungsklassen zur Kontoklassenreferenz Seite: 34

35 Beispiel: Unternehmensstruktur Unternehmen: Motoren Vertriebs GmbH Augsburg Werk München Lager Haar Bestandskonto Finanzbuchhaltung: Rohstoffe Bestandskonto Finanzbuchhaltung: Fertigfabrikate Werk Hamburg Lager Norderstedt Bestandskonto Finanzbuchhaltung: Rohstoffe Bestandskonto Finanzbuchhaltung: Fertigfabrikate Seite: 35

36 Beispiel: Materialien Materialien Material Platinen V2A Materialbezeichnung: Platinen V2A Material Nr.: 3288 Materialart: Rohstoffe Material Antriebsmotoren Materialbezeichnung: Antriebsmotoren Material Nr.: 4448 Materialart: Fertigfabrikate Seite: 36

37 Beispiel: Verbuchung auf Lager Material- Werk art Rohstoffe Fertigfabrikate Lager München, Haar Konto: Konto: Hamburg, Norder- stedt Konto: Konto: Seite: 37

38 Buchungskontext Materialien - Steuerung Material Materialart [FERT] Kontoklassenreferenz [0009] Bewertungsklasse [7920] Bewertungsklasse [ für FERT existier im Standard nur eine Bewerungsklasse] Seite: 38

39 Buchungsvorgänge - Beispiel Wareneingangsbuchung ohne Bestellung ins Lager (Hamburg [HAMB], München [MÜNC]) Bestandsbuchung (BSX) Gegenbuchung zur Bestandsbuchung (GBB) Materialbestand: Hamburg Gegenbuchung: Hamburg Rohstoffe [ROH] BKLASS: 3000 Materialbestand: München Gegenbuchung: München Fertigprod. [FERT] BKLASS: 7920 Seite: 39

40 Bewertungsfindung in SAP Materialien / Bewertungsklasse Material: Platinen V2A Materialart: Rohstoffe (ROH) Kontoklassenreferenz: 0001 Bewertungsklasse: 3000 Bewertungsklasse: 3001 Bewertungsklasse: 3002 Bewertungsklasse: 3003 Material: Antriebsmotor Materialart: Fertigprodukt (FERT) Kontoklassenreferenz: 0009 Bewertungsklasse: 7920 Motoren Vertriebs GmbH Werk München, Bewertungskreis, Bewertungsmodifikationskonstante, BMOD, MÜNC Werk Hamburg, Bewertungskreis, Bewertungsmodifikationskonstante, BMOD, HAMB Bestandsbuchung BSX, Kontenplan GKR, Rohstoffe (z.b.) BMOD Bewertungsklasse Konto HAMB MÜNC Bestandsbuchung GBB, Kontenplan GKR, Fertigprodukte BMOD Bewertungsklasse Konto HAMB MÜNC Seite: 40

41 Steuerung der Buchung durch Bewertungsklasse Seite: 41

42 Customizing Materialart - Menü Seite: 42

43 Mögliche Bewertungsklassen über die Materialart Seite: 43

44 Buchungsvorgaben Materialart Materialart Kontoklassenreferenz Bewertungsklassen Kontoklassenreferenz Beispiel Materialart Handelsware [HAWA] Kontoklassenreferenz: 0005 Zuordnung Bewertungsklasse zur Kontoklassenreferenz: 3100 Materialstammsatz Handelsware: Bewertungsklasse 3100 Seite: 44

45 Fehlermeldung Kontenfindung nicht möglich Seite: 45

46 Kontenfindung in der Materialwirtschaft - Customizing Seite: 46

47 Bewertungskreise gruppieren Seite: 47

48 Kontrolle Einstellungen Seite: 48

49 Prüfen Kontoklassenreferenz für Handelsware (0005) Seite: 49

50 Prüfen Bewertungsklasse-Kontoklassenreferenz Seite: 50

51 Prüfen Zuordnung Materialart-Kontoklassenreferenz Seite: 51

52 Einstellen der automatischen Buchungen Seite: 52

53 Automatische Buchung Kontierung auswählen Seite: 53

54 Vorgänge zum WE WE ohne Bestellung ins Lager BSX (Bestandsbuchung) GBB (Gegenbuchung zu Bestandsbuchung) WE zur Bestellung ins Lager BSX (Bestandserhöhung) WRX (Wareneingang/Rechnungseingangsverrechnungskonto) PRD (Preisdifferenzenbuchung) Seite: 54

55 Vorgang BSX pflegen Seite: 55

56 Auswählen Kontenplan (Buchungskreis!) Seite: 56

57 Eintrag BSX-BW Konto: Seite: 57

58 Einträge in Tabelle An das Ende der Tabelle springen Neuen Eintrag mit den entsprechenden Werten Sichern der Einträge Seite: 58

59 Vorgang GBB pflegen Seite: 59

60 Eintrag GBB-BW99-ZOB-3100-Konto: Seite: 60

61 Vorgänge zum Wareneingang zur Bestellung BSX WRX PRD Seite: 61

62 Vorgang WRX pflegen Seite: 62

63 Eintrag WRX-BWE99-Konto: Seite: 63

64 Vorgang PRD pflegen Seite: 64

65 Eintrag PRD-BW Konten:221701, Seite: 65

66 Wareneingang zur Bestellung buchen Seite: 66

67 Fehler: Nummernkreisintervall nicht vorhanden Seite: 67

68 Transaktion FBN1: Aufruf über Transaktionsfenster Seite: 68

69 Alternativer Weg über das Customizing Seite: 69

70 Angabe Abgrenzung, Quell- und Zielbuchungskreise Seite: 70

71 Transaktion FBN1 Kopieren Vorlagebuchungskreis Seite: 71

72 Hinweis: keine automatische Aufzeichnung Seite: 72

73 Vollzugsmeldung: Nummernkreise kopiert Seite: 73

74 Test: Nummernkreisintervalle anzeigen Seite: 74

75 Wareneingang zur Bestellung buchen Seite: 75

76 Vollzugsmeldung: Wareneingangsbeleg gebucht Seite: 76

77 Anzeige WE-Beleg Die Anzeige von WE-Belegen erfolgt entweder über die Funktion Bestandsbuchung Beleganzeige Oder über die Infosysteme Seite: 77

78 Anzeige über Bestandsführung, Beleganzeige Seite: 78

79 Selektionsfenster und Abgrenzung Selektion Seite: 79

80 Anzeige der selektierten Materialbelege Seite: 80

81 Alternative Anzeige über Infosysteme Seite: 81

82 Materialbelege eingrenzen Seite: 82

83 Anzeige der Ergebnisse Sprung Materialbelege Seite: 83

84 Eingabe der Abgrenzungen und Anzeige Belegliste Seite: 84

85 Anzeige über Infosysteme - Beleganzeige Seite: 85

86 Ergebnisliste: Materialbelegliste Seite: 86

87 Bestellung mit Status anzeigen Seite: 87

88 Bestellung selektieren Reiter: Bestellentwicklung Seite: 88

89 Verzweigung zum Wareneingangsbeleg Seite: 89

90 Buchungskontext für den WE-Beleg Oben eingestellte Konten werden bebucht! Seite: 90

91 Einstieg Bestellung anlegen Materialart auswählen, Doppelklick auf Mengen/Wertfortschreibung Seite: 91