Archivierung, Dokumentenmanagement

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1 mehr als Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow flexible software for your way of working

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3 arbeitserleichterung funktionsvielfalt informationsmanagement informationsaustausch arbeitsfluss dokumenterfassung lösungsvielfalt grenzenlos anwenderorientiert

4 a r b e i t s e r l e i c h t e r u n g Die Flexibilität von OS.5 ECM ermöglicht Ihnen, genau so zu arbeiten, wie Sie es wollen. Einheitliche Informations-, Kommunikations- und Steuerungsplattform OS.5 ECM ist eine einheitliche Informations-, Kommunikations- und Steuerungsplattform für Enterprise Content Management, die Ihnen den uneingeschränkten Zugriff auf die Datenwelt Ihres Unternehmens ermöglicht. Sofortiger Zugriff auf alle benötigten Informationen Enterprise Content Management (ECM) umfasst verschiedene Technologien und Werkzeuge, mit denen Informationen erfasst, erkannt, verteilt, bearbeitet, verwaltet und sicher aufbewahrt werden. Ziel und Zweck sind die zeitnahe Bereitstellung von benötigten Informationen sowie die effektive Planung und Steuerung sowohl von einfachen als auch von sehr komplexen Arbeitsabläufen unternehmensweit und gegebenenfalls weltweit. Flexible Lösungen realisieren, die auch nachträglich angepasst werden können OS.5 ECM steht als Synonym für eine branchenunabhängige und flexibel anpassbare Software, die das Arbeiten leichter macht, an jedem Arbeitsplatz und in jeder Abteilung Ihres Unternehmens. Ihre Arbeitsabläufe werden sich fortan effektiver, schneller, besser organisiert und damit auch sehr viel kostengünstiger als vorher gestalten. Allein die Bearbeitungszeit von Dokumenten lässt sich mit OS.5 ECM um bis zu 70% senken. Selbst bei kleineren Datenmengen amortisiert sich die Anschaffung von OS.5 ECM bereits nach kurzer Zeit. Nicht nur deswegen hat OPTIMAL SYSTEMS hochzufriedene Kunden, die unsere Software-Suite seit Jahren nutzen und kontinuierlich ausbauen. Seite

5 Maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Geschäftsprozesse mit dem Wert, aber nicht zum Preis individuell programmierter Software. Inhalt gewinnt zunehmend an Bedeutung OS.5 ECM ermöglicht Ihnen, Informationen immer genau dann und dort verfügbar zu haben, wann und wo Sie sie brauchen. Sie sind im Ausland und benötigen dringend wichtige Geschäftsdokumente? Sie sind unterwegs und möchten einen Bestellvorgang oder einen Auftrag starten? Mit OS.5 ECM haben Sie weltweiten Zugriff auf alle Unternehmensinformationen und Geschäftsprozesse. Nahtlose Integration in bestehende Applikationen OS.5 ECM bietet mehr als nur die wichtigen Basiskomponenten, wie z. B. Archiv, Dokumentenmanagement, Workflow, Capturing, Classification, Records Management oder Web Content Management. Unsere Produkte ermöglichen vor allem auch eine beliebig tiefe Integration in bestehende IT-Landschaften. Die Einbindung von Groupware, ERP-Systemen, Portalen, beliebigen Fachapplikationen, Legacy-Systemen, Fremdarchiven und Speichersystemen erfolgt dabei über konfigurierbare leistungsfähige Schnittstellen. Optimierung von Geschäftsprozessen OS.5 ECM ist eine Suite von Produkten, mit der sämtliche Geschäftsprozesse genau so modelliert werden können, wie Sie sie in Ihrem Unternehmen wirklich nutzen. Dank ihrer freien Konfigurierbarkeit lässt sich unsere Software in kurzer Zeit einfach und wirtschaftlich an die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisationsstrukturen anpassen. Seite 5

6 f u n k t i o n s v i e l f a l t Mit OS.5 ECM haben Sie jederzeit eine Antwort auf die Frage: Wer hat was, wann und wo an welchem Dokument bearbeitet? Das einfache und dennoch effektive Prinzip von OS.5 ECM: Sämtliche Dokumente werden genau einmal abgelegt, Kopien gibt es nicht mehr, sondern nur noch Varianten, deren Aktualitätsgrad und Status in der Variantenverwaltung gekennzeichnet sind. Durch Single Instance Store wird verhindert, dass Dokumente doppelt und dreifach abgelegt werden, durch CheckIn/-Out wird vermieden, dass mehrere Personen unwissentlich gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Mit Hilfe modernster Hash- und Signaturverfahren wird die Integrität der Dokumentbestände im System nachhaltig gewährleistet. Automatische Prüfvorgänge ermöglichen jederzeit eine nachweisbare Kontrolle. Mit dem OS File System Archiver können Dokumentbestände, die bisher von Dateiservern zur Verfügung gestellt wurden, in einem Vorgangsschritt und unter Prüfung auf doppelt vorhandene Dokumente in das ECM-System überführt werden. Zahlreiche Funktionen unterstützen die Zusammenarbeit Vielfältige Funktionalitäten erleichtern und verbessern die Zusammenarbeit. Wie zum Beispiel das Hinterlegen von Notizen und das Aufbringen von Anmerkungen direkt auf Dokumente. Wichtige Dokumente können bequem und übersichtlich in Mappen zusammengefasst werden. Die Wiedervorlage sorgt dafür, dass Sie Ihre Termine nicht vergessen und alle relevanten Unterlagen sofort zur Hand haben. Sie können sich automatisch an bestimmte Arbeitsschritte, Termine oder Dokumente erinnern lassen. So unterstützt OS.5 ECM Ihr persönliches Zeitmanagement und hilft Ihnen bei Ihrer Arbeitsorganisation. Durch das Abonnement werden Sie automatisch informiert, wenn für Sie wichtige Dokumente geändert oder neu erstellt wurden. Durch das Modul Digitales Diktat werden Diktate automatisch an der richtigen Stelle direkt im Textdokument eingesetzt, natürlich auch in Verbindung mit Spracherkennung. Hohe Sicherheit und rechtssichere Archivierung durch Verschlüsselung und elektronische Signatur Die qualifizierte elektronische Signatur ermöglicht nicht nur jederzeit eine Authentifizierung von Verfassern und Entscheidungen, sondern sorgt zudem für eine rechtssichere Speicherung sämtlicher Dokumente und garantiert durch das Signieren einzelner Workflowschritte eine eindeutige Zuweisung von Verantwortung und eine Verbesserung des Qualitätsmanagements. Des Weiteren kann durch die automatische Signatur von Datensätzen während des Imports eine Verfälschung von Dokumenten, beispielsweise durch vorsätzlichen Austausch während eines Bearbeitungsprozesses, sicher ausgeschlossen werden. Seite

7 Mit OS.5 ECM haben Sie auf Tastendruck alle benötigten Informationen vor Augen, egal wo und wann. Automatisierte Erstellung von Dokumenten Die Integration von verbreiteten Programmen, wie z. B. der Office-Suite von Microsoft, ermöglicht die Erzeugung von Textdokumenten direkt in OS.5 ECM. Beliebige Daten oder Informationen, wie beispielsweise Textpassagen oder Bilder, können automatisiert aus OS.5 ECM in Dokumente übernommen werden. Unternehmensweite Steuerungsplattform Das integrierte Workflowsystem erweitert OS.5 ECM zu einer unternehmens- bzw. institutionsweiten Steuerungsplattform. Geschäftsprozesse können vollständig gestaltet und abgebildet werden, so dass alle Informationen dort ankommen, wo sie hingehören. Die zur Verfügung stehenden vielfältigen Möglichkeiten bei der Einrichtung verschiedenster Workflow-Szenarien helfen Ihnen dabei, sich im Endeffekt den entscheidenden Zeitvorteil zu sichern. Problemloser Informationsaustausch OS.5 ECM regelt die Erstellung und die Bearbeitung von Dokumenten ebenso wie den Austausch von Informationen zwischen den Mitarbeitern. Die Integration von Groupware-Komponenten, wie beispielsweise Workflowmanagement, und Fax, sorgt für gezielten und schnellen Informationsaustausch und ein verbessertes Collaboration Management. Standort- und plattformunabhängiges Arbeiten über das Inter- bzw. Intranet Über seinen Web-Client ermöglicht OS.5 ECM die wesentlichen Arbeitsfunktionen des normalen OS CLIENT. Damit bietet OS.5 ECM einen standort- wie auch plattformunabhängigen Zugriff auf alle Informationen und Prozesse. Der Web-Client ist leichter zu administrieren und setzt geringe Hardware-Anforderungen voraus. Schade nur, dass mit der heutigen Webtechnologie noch nicht die volle Funktionsfähigkeit eines Standard- OS CLIENT abgebildet werden kann. Seite

8 i n f o r m a t i o n s m a n a g e m e n t Das intelligente Informationsmanagement von OS.5 ECM bringt Ordnung in die inhomogenen Daten- und Papierwelten. Immer genau die Information finden, die man sucht Die Verwaltung von Daten, Informationen und Dokumenten in Unternehmen ist komplex und zeitaufwändig. Zusätzlich erschwert wird sie meist dadurch, dass es keine einheitliche Ablagestruktur für Dokumente gibt. Stattdessen werden Dokumente mehrfach an verschiedenen Stellen abgelegt. Da verwundert es kaum, dass 80% der Arbeitszeit in Unternehmen allein fürs Suchen aufgewendet werden. Wer das vermeiden und den heutigen Ansprüchen einer zunehmend standortübergreifenden, komplexer werdenden Zusammenarbeit gerecht werden will, muss also vor allem eines sein: bestens organisiert. Alle Informationen sind genau einmal vorhanden Durch das integrierte Records Management werden Akten in einer hierarchischen Archivstruktur in Form von Ordnern und Registern äußerst übersichtlich verwaltet. OS.5 ECM sorgt dafür, dass Informationen nur einmal abgelegt werden und immer in der aktuellen Version von überall her zugänglich sind. Mit Hilfe des Aktenverwaltungssystems wird die Haltung von Papierakten in einem klassischen Archiv elektronisch unterstützt. Das Anforderungs- und das Verleihwesen, das Mahnwesen, die Erstellung von Reports (Auswertung des Aktenbestandes) sowie die Abbildung von Aktenplänen ermöglichen eine reibungslose Verwaltung und einen vollständigen Überblick über Ort, Ausleiher, Rückgabetermine und Status sämtlicher Akten. Erfüllung von Compliance Durch die Erstellung, Verwaltung und revisionssichere Archivierung aller Informationen im jeweiligen Kontext und die umfassende Dokumentation aller Geschäftsvorgänge, einschließlich elektronischer Signatur, Protokollierung und der Abbildung von Freigabeprozessen, erfüllt OS.5 ECM rechtliche Compliance-Vorgaben, wie z. B. GDPdU oder GoBS. Seite

9 Strukturen werden an Ihre Arbeitsweisen angepasst und nicht umgekehrt. Sie arbeiten wie gewohnt, nur effektiver. Verwaltung aller Informationen - einschließlich s und Compound Documents Mit OS.5 ECM verwalten und archivieren Sie revisionssicher und ressourcenschonend sämtliche Dokumentarten, wie s, Faxe, Office-Dokumente, Rechnungen oder Fotos. Zusammengehörige Dateien und Verzeichnisse, wie z. B. Internet-Seiten, können komprimiert in einem Container als Compound Documents abgelegt und verwaltet werden. Schnelles Finden durch komplexe Recherchemöglichkeiten Das schnelle Finden von Informationen ist heute eine Schlüsselqualifikation. Mit OS.5 ECM sind Sie dafür bestens gerüstet. Durch die Eingabe einzelner Schlagwörter, wie Namen oder Aktenzeichen, erhalten Sie blitzschnell das gewünschte Dokument. Sollten Sie einmal die Schlagwörter nicht kennen, können Sie über die Volltextrecherche nach Dokumentinhalten recherchieren. Auch komplexe Suchabfragen können zusammengestellt und einfach gespeichert werden. Höchste Sicherheit Höchste Sicherheit bezüglich sensibler Informationen gewährt OS.5 ECM durch eine gezielte und hochdifferenzierte Rechtevergabe. OS.5 ECM ist in der Lage, derartige Informationen vor unberechtigten Zugriffen sehr viel stärker zu schützen, als es ein konventionelles Archiv, selbst bei äußerster Sorgfalt, leisten kann. Seite

10 i n f o r m a t i o n s a u s t a u s c h Im Archiv von OS.5 ECM finden Sie jederzeit genau die Informationen, die Sie brauchen, unabhängig von Ort und Zeit. Zusammenführung aller Unternehmensinformationen OS.5 ECM ist so konzipiert, dass es sich in die heterogene IT-Landschaft eines Unternehmens einpasst und mit beliebiger Integrationstiefe an alle gängigen Fachapplikationen angebunden werden kann. Dadurch ermöglicht OS.5 ECM die Zusammenführung aller im Unternehmen vorhandenen oder entstehenden Informationen. Entlastung von unternehmenskritischen Applikationen Daten und Dokumente können beliebig gefiltert, neu zusammengestellt und mit anderen Informationssystemen ausgetauscht werden ohne Einschränkung durch die unterschiedlichen Formate. Nur so stehen sie allen Mitarbeitern zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung aus und in allen Fachapplikationen und bei beliebiger Netzwerkstruktur. Zusätzlich werden führende Systeme durch Auslagerung von Datenbeständen entlastet. Verschmelzung bestehender Unternehmens-IT Die Verschmelzung bestehender Unternehmens-IT mit OS.5 ECM und die Anbindung externer Integrationsplattformen werden durch konfigurierbare leistungsfähige Schnittstellen und Server-Server-Kopplungen ermöglicht. Mit COLD und der Importschnittstelle werden Datenbestände aus anderen Systemen übernommen. Exportdaten können in unterschiedlichen Formaten, wie z. B. dbaseiii, ASCII oder XML, mit oder ohne Bilddaten, zur Verfügung gestellt werden. Seite 10

11 OS.5 ECM optimiert die konsistente Datenhaltung durch den Austausch und die gemeinsame Nutzung von Daten. Anbindung an alle führend vertretenen ERP-Systeme Durch die Integration von ERP-Systemen können archivierte Dokumente sowohl im führenden System (Image Enabling) als auch in OS.5 ECM recherchiert und angezeigt werden. Neben der zertifizierten SAP-Anbindung (mysap ERP, SAP Business One) sind Schnittstellen zu allen führend am Markt vertretenen ERP-Applikationen vorhanden, wie z. B. zu Microsoft Dynamics NAV (ehemals Microsoft Business Solutions Navision), Microsoft Dynamics AX (ehemals Microsoft Business Solutions Axapta), Infor AS (ehemals Brain Industry), Infor SSA ERP LN (ehemals SSA Baan ERP), Oracle ERP, ifax.open, Sage Bäurer.b2, Varial und weiteren kundenspezifischen ERP-Systemen. Einbindung in Web-Applikationen und Portale Rendition Management sorgt dafür, dass proprietäre Dateiformate in unabhängige Standardformate transformiert werden, damit die Informationen in unterschiedlichen Umgebungen verfügbar sind oder langfristig archiviert werden können. Informationsverteilung und -austausch werden zusätzlich erweitert durch die plattformunabhängige Einbindung von OS.5 ECM in beliebige auf Java basierende Applikationen, beispielsweise Content Management Systeme, Web-Anwendungen, Portale oder Anwendungen mit grafischer Oberfläche. Der nachrichtenbasierte Datenaustausch bei der Verbindung mit externen Systemen wird mit dem technischen Framework OS COMMUNICATOR unterstützt. Bereits vorhandene Schnittstellen werden hierdurch um verschiedene Möglichkeiten der regelbasierten Verarbeitung einzelner Nachrichten erweitert. Anforderungen für Enterprise Application Integration erfüllt OS.5 ECM ist eine schnittstellenstarke Basis zur gezielten Informationsverteilung und erfüllt alle Anforderungen an eine tiefgreifende Enterprise Application Integration (EAI), unabhängig von der jeweiligen Aufgabenstellung und der zu integrierenden Software.

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13 OS.5 ECM im Spiegel des Betrachters Zitate von Anwendern im ECM-Vergleichstest der DMS-Akademie* Microsoft-Office-Integration bei OPTIMAL SYSTEMS das macht den Anwendern Freude. Protokollierung von Systemereignissen und Auswertung in einer grafischen Oberfläche toll bei OPTIMAL SYSTEMS. Suche in Ordnerstrukturen: OPTIMAL SYSTEMS bietet am ehesten durchgängige Ordnerstrukturen. Darstellung von Trefferlisten: OPTIMAL SYSTEMS bietet hier die meisten Gestaltungsmöglichkeiten. Speicherung von Suchprofilen: Die besten Funktionen im Zusammenhang kann ganz klar OPTIMAL SYSTEMS bieten. Die Explorer-Integration bei OPTIMAL SYSTEMS ragt positiv heraus. Der Lösung von OPTIMAL-SYSTEMS kann die meiste Funktionalität, aber auch die transparenteste Vorgehensweise in der Workflow-Bearbeitung bescheinigt werden. Die Lösung von OPTIMAL SYSTEMS hebt sich hier von den anderen Anbietervarianten ab, da auch in einem Ad-hoc-Szenario umfangreiche Möglichkeiten zur Verteilung bestehen. In der Lösung von OPTIMAL SYSTEMS sind besonders viele benutzerspezifische Anpassungen des Layouts möglich. * Quelle: ECM-Vergleichstest 2005; Alle Rechte vorbehalten: DMS-Akademie, München Seite 13

14 a r b e i t s f l u s s Business Process Management mit OS.5 ECM erleichtert und verbessert die Zusammenarbeit im Team. Gezielter Austausch von Informationen durch Workflows Um das Potenzial des digitalen Informationsmanagements vollständig auszuschöpfen, ist es wichtig, dass Informationen und Dokumente nicht nur verwaltet und archiviert, sondern auch gezielt zwischen Mitarbeitern zur Bearbeitung ausgetauscht werden können. Ermöglicht wird dies durch die Einbindung von Dokumenten in elektronische Workflows. Die weitgehende Automatisierung erleichtert und verbessert die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter wesentlich. Es wird schneller, systematischer und damit auch kostengünstiger gearbeitet. Einfache Modellierung der Geschäftsprozesse Das Workflowmanagement von OS.5 ECM bietet Steuerungswerkzeuge, über die verschiedene zu definierende Arbeitsabläufe sehr einfach mit Hilfe grafischer Editoren modelliert werden können. Durch die Erstellung von Workflows werden Dokumente den jeweils beteiligten Mitarbeitern automatisiert zugestellt, von ihnen bearbeitet und anschließend automatisch an die nächste richtige Stelle weitergeleitet. Verbesserte Organisation durch Stellvertreter Vorab definierte Stellvertreterregelungen sorgen dafür, dass Akten nicht liegen bleiben. Mitarbeiter können sich ab- bzw. anwesend melden. Eine Abmeldung führt automatisch zur Weiterleitung einer Workflow-Akte an einen Stellvertreter. Das stellt die Ausführung wichtiger Arbeitsschritte sicher. Der Verlauf eines aktiven Workflowprozesses kann auch grafisch im OS CLIENT dargestellt werden. Bereits abgeschlossene und noch offene Aktivitäten werden entsprechend farblich markiert. Das erhöht die Übersicht und erleichtert die Bestimmung des aktuellen Status eines Arbeitsablaufes. Seite 14

15 Durch automatisierte Arbeitsabläufe mit OS.5 ECM gewinnen Ihre Mitarbeiter Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben. Situationsbezogene Entscheidungswege durch Adhoc-Workflows Neben den festgelegten Workflows für regelmäßig wiederkehrende Arbeitsvorgänge gibt es zusätzlich die veränderlichen Adhoc-Workflows. Mitarbeiter können hierbei Arbeitsabläufe initiieren oder ändern, wenn dies notwendig ist. Anhand einer vorgegebenen, jederzeit erweiter- und editierbaren Auswahl von Arbeitsschritten sind Sie in der Lage, selber über den Ablauf eines Adhoc-Workflows zu entscheiden. So sind auch bei weitgehender Automatisierung situationsbezogene, spontane Entscheidungswege und unternehmerische Flexibilität möglich. Einmal verwendete Adhoc-Workflows können als Vorlagen gespeichert, wieder verwendet und bei Bedarf verändert werden. So lässt sich mit der Zeit eine eigene Workflow-Bibliothek einrichten. Workflow im Web Als eines unter sehr wenigen Systemen bietet Ihnen OS.5 ECM außerdem die Möglichkeit, Workflows über das Web zu starten. Sie können sich in Geschäftsprozesse einklinken oder diese starten, unabhängig davon, wo Sie sich gerade befinden. Der Workflow im Web bietet eine standort- und plattformunabhängige Abbildung von Prozessen und kann problemlos in bestehende Applikationen integriert werden (z. B. Portale). Die vielfältigen Optionen, die Ihnen damit zur Verfügung stehen, eignen sich optimal, um Ihnen in Sachen Mobilität und Flexibilität Flügel zu verleihen. Starten von Workflows aus Fremdapplikationen Alle Workflows können auch aus externen Anwendungen, wie z. B. ERP-Systemen, gestartet werden. Unterschiedlichste IT-Systeme werden gemeinsam in die Geschäftsprozesse eingebunden. Daten werden automatisiert ausgetauscht, bearbeitet und an den Workflow zurückgegeben. Prozesse werden beschleunigt, Fehler vermieden, wodurch sich z. B. Kundenzufriedenheit oder Auskunftsfähigkeit deutlich verbessern lassen. Seite 15

16 d o k u m e n t e r f a s s u n g Beim digitalen Posteingang von OS.5 ECM beginnt die systematische und sichere Verwaltung Ihrer Dokumente. Von der Erfassung bis zur gezielten Verteilung Täglich treffen unzählige Schriftstücke in Unternehmen oder Verwaltungen ein. Ob in Papierform (Rechnungen, Aufträge, Bestellungen, Zeitschriften, Briefe, Einladungen, Faxe oder Broschüren) oder elektronisch ( s oder Daten aus Web-Portalen) alle Informationen sollen möglichst schnell an die betreffenden Stellen oder Mitarbeiter zur Bearbeitung weitergeleitet werden. OS.5 ECM begleitet Ihre Dokumente von der Erstellung bzw. Erfassung bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Übergabe von erfassten Dokumenten an Workflows Gescannte Eingangsrechnungen und elektronische Dokumente oder Daten werden erkannt, verschlagwortet, an einen Workflow übergeben, automatisiert an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet, bearbeitet und an der richtigen Stelle in OS.5 ECM abgelegt. Capturing/Indexing Posteingang COLD Import Web Portale OS Capture Klassifizierung (OS CLASSIFY) Indexierung Datenextraktion OCR/ICR Barcode-Erkennung Konvertierung/Rendition OS.5 ECM Digitales Archiv DMS Workflow Mitarbeiter Seite 16

17 Klassifizierung und Einbindung von Workflows sorgen dafür, dass die Post schnell und sicher da landet, wo sie hin soll. Erfassung und Verarbeitung von großen Belegmengen Die Erfassungssoftware OS CAPTURE unterstützt die Erfassung und Verarbeitung von großen Belegmengen und ist die Basis für umfangreiche automatisierte Posteingangslösungen. Durch Barcode- und Texterkennung werden Daten aus den Dokumenten extrahiert und automatisch als Schlagwörter verwendet. OS.5 ECM unterstützt unterschiedlichste Erfassungsszenarien mit Scannern aller Leistungsklassen. Vollständige Posteingangslösungen Mit dem Klassifizierungswerkzeug OS CLASSIFY lassen sich unterschiedliche Dokumentarten erkennen und klassifizieren. Die ausgelesenen Indexdaten werden sowohl validiert und mit vorhandenen Daten verglichen als auch einer Plausibilitätsprüfung unterzogen. Hierbei ist jede Form von Dokumentimport einsetzbar, gescannte Dokumente oder COLD-Import genauso wie Fax-Eingänge, - oder Datenimport. Lifecycle Management eines Dokuments - von der Erzeugung bis zur Vernichtung Sowohl aus OS CAPTURE als auch mit OS CLASSIFY können Dokumente an Workflows übergeben werden, die diese zur Bearbeitung durch das Unternehmen leiten. Nach dem Beenden der Prozesse oder der Bearbeitung werden die Dokumente revisionssicher auf einmal beschreibbaren Speichermedien oder in hierarchischen Speichersystemen archiviert. Nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden sie dann gelöscht. Seite 17

18 l ö s u n g s v i e l f a l t Die freie Konfigurierbarkeit von OS.5 ECM ermöglicht genau passende Lösungen für Ihr Unternehmen. Im ständigen Dialog mit den Kunden hat OPTIMAL SYSTEMS in verschiedenen Projekten die Gelegenheit genutzt, fachspezifische Lösungen für besonders häufig auftretende Anforderungen zu entwickeln. Diese Lösungen sind sämtlich offene Lösungen. Das bedeutet: Sie können problemlos an die jeweiligen Organisationsstrukturen angepasst werden. Für die Öffentliche Verwaltung ist außerdem eine Reihe von Speziallösungen mit hochintegrierter Anbindung an die jeweiligen Fachverfahren erfolgreich im Einsatz. > Vertragsmanagement Mit OS Contract wird ein umfassendes Werkzeug zur qualifizierten Vertragsverwaltung geboten. Es bildet das Versionsmanagement und die Freigabeprozesse ab und unterstützt neben der Vertragserstellung bzw. -konfiguration auch die Bereiche Qualitätssicherung und Produkthaftung. Schnelles und fehlerfreies Erstellen von Verträgen Übersichtliche Vertragsverwaltung Rechtssichere Archivierung der Verträge > Personalmanagement OS HCM als Lösungspaket für Human Capital Management unterstützt alle Belange eines effektiven Personalmanagements. Sämtliche Prozesse werden durch Workflows unterstützt, wodurch Arbeitsabläufe wesentlich optimiert, Durchlaufzeiten drastisch verkürzt und die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter verbessert wird. Nicht zuletzt wird ein schneller Return on Investment erzielt. Individuelle Personalakte Urlaubs- und Vertragsmanagement Abbildung von Bewerbungsprozessen > DOMEA OPTIMAL SYSTEMS bietet mit OS Public eine DOMEA zertifizierte Lösung für Verwaltungen und Auftraggeber der öffentlichen Hand. Sie unterstützt und optimiert alle behördlichen Prozesse. DOMEA -Zertifizierung Abbildung von Verwaltungs- und Registraturprozessen Plattformunabhängigkeit > Rechnungsbearbeitung OS Invoice ist eine integrierte Workflow-Lösung zur Realisierung unterschiedlicher Rechnungseingangs-Szenarien. Die Allround-Lösung enthält alle erforderlichen Funktionen: Scannen, Erfassen und Klassifizieren sowie die Präsentation der Daten in ERP- und anderen führenden Systemen. Anbindung an gängige ERP- und FiBu-Systeme Elektronisches Workflowsystem Automatische Datenextraktion und Klassifizierung Seite 18

19 > -Archivierung OPTIMAL SYSTEMS bietet neben der manuellen Ablage von s im OS CLIENT ausgereifte Möglichkeiten für die langfristige strukturierte Aufbewahrung sämtlicher Formen von s. Basierend auf OS[MailArchiver] sorgen serverseitige, regelbasierte Lösungen dafür, dass s einschließlich sämtlicher Anhänge aus beliebigen Mailservern in das Archiv von OS.5 ECM überführt werden und anschließend über Volltext oder Indexdaten recherchierbar sind. Alte s müssen fortan nicht mehr gelöscht werden, um Platz zu schaffen. Das Anlegen von Outlook-PST-Dateien entfällt. Single Instance Store sorgt dafür, dass identische Dokumente (z. B. s, die mehrere Empfänger haben) nur einmal archiviert werden, die gesamte Empfängergruppe aber wie gewohnt Nachrichten und Anhänge öffnen kann. Weitere Features: nahtlose Integration in Microsoft Outlook, automatische Versionierung, Lifecycle Management für s, Web Access. Direkte Einbindung von s, auch in Workflows Regelbasierte revisionssichere -Archivierung Single Instance Store und automatische Versionierung > Customer Relationship Management (CRM) Mit OS CRM wird eine skalierbare CRM-Lösung geboten, die eine nachhaltige Kundenbindung ermöglicht und dem Anwender genaue Kenntnisse über die Kundengruppen, ihre Bedürfnisse und Motive verschafft. Mit OS CRM werden die Beziehungen zu den Kunden systematisch aufgebaut und gestaltet. Wiedervorlage und Mahnfristen Zusammenstellung von Pipelines Vielseitiges Reporting und Relation Management > ERP-Anbindung OS ERP integriert OS.5 ECM in ERP- oder FiBu-Systeme, wie z. B. SAP, Microsoft Dynamics NAV oder Varial. Dokumente werden gemäß AO, GoBS und GDPdU revisionssicher im Archivsystem abgelegt und können jederzeit aus dem führenden System zur Anzeige gebracht werden. Unterschiedlichste Erfassungsszenarien Externe Recherche nach Belegen Integrierte Dokumentenanzeige Seite 19

20 g r e n z e n l o s Modularer Aufbau, große Ausfallsicherheit, beliebige Skalierbarkeit, hohe Performance, unbeschränkte Anzahl von Anwendern OS.5 ECM ist modular aufgebaut und in seinem Funktionsumfang beliebig erweiterbar. Die hohe Konfigurierbarkeit und die integrierte Entwicklungsumgebung von OS.5 ECM ermöglichen ein Feintuning für hoch spezialisierte Anforderungen und eine flexible Anpassung an Ihre Organisationsstrukturen. Hohe Performance und Stabilität Der OS SERVER stellt alle Grundfunktionen, z. B. für Archivierung, Dokumentenmanagement, Workflow oder Ansteuerung der Datenbasen, zur Verfügung. Als Kernapplikation ist er auf hohe Performance und Stabilität optimiert und auf verschiedenen Plattformen lauffähig. Mit OS.5 ECM lassen sich Mehrschichten-Architekturen realisieren, so dass Daten, Logik und Präsentation vollständig voneinander getrennt sind. Load Balancing Hochverfügbarkeit Beim Einsatz von mehreren parallelen Servern mit einem gemeinsamen Datenbank- und Dateisystem erhöht sich die Leistungsfähigkeit von OS.5 ECM. Durch Einrichtung von Clustern und Load Balancing kann Hochverfügbarkeit realisiert werden, so dass eine beliebige Skalierbarkeit und unbeschränkte Anzahl von Anwendern ermöglicht wird. Der Einsatz von OS.5 ECM im Web ermöglicht ebenfalls Load Balancing, d. h., dass ein Web- Server gleichzeitig mit mehreren ECM-Servern kommunizieren kann. Ein Benutzer, der sich am System anmeldet, wird somit auf einen der verfügbaren ECM-Server in der Gruppe geleitet. Ebenfalls kann nach unterbrochener Verbindung der Web-Server die Verbindung zu einem OS SERVER neu aufbauen. Dadurch wird einerseits die Ausfallsicherheit erhöht und andererseits eine Lastverteilung erreicht. Seite 20

21 Verteilte Server, breite Datenbank-Unterstützung, integrierte leistungsfähige Volltextrecherche, revisionssichere Archivierung Verteilte ECM-Server Verteilte Server sorgen für eine Optimierung der Performance, auch in Außenstellen oder weiteren Standorten. Bei dezentraler Speicherung erfolgt von jedem Client des Gesamtsystems aus ein völlig transparenter Zugriff auf alle Daten, egal auf welchem OS SERVER sie originär gespeichert wurden. Unterstützung unterschiedlicher Datenbanken Für die Datenspeicherung unterstützt der OS SERVER relationale Datenbanken (Microsoft SQL-Server, ORACLE, PostgreSQL u. a.). Zur schnellen Verfügbarkeit werden die eigentlichen Dokumente in speziellen Bereichen des Dateisystems abgelegt. Leistungsfähige integrierte Volltextrecherche OS.5 ECM ermöglicht, über eine leistungsfähige Schnittstelle unterschiedliche Volltextdatenbanken einzubinden, z. B. Microsoft Index Server, CONVERA RetrievalWare oder Lucene. Damit ist eine kombinierte Recherche über Indexdaten und Volltext möglich, die zu einer spürbar besseren Qualität der Trefferlisten und damit schneller zu fundierten Entscheidungen führt. Revisionssichere Archivierung mit modernster Technologie Die revisionssichere Archivierung der Dokumente erfolgte bisher meist auf einmal beschreibbaren Medien, wie z. B. WORM-Disks, WORM-Tapes oder DVD(-RAM). Jetzt und in Zukunft kommen jedoch modernere Speichersysteme zum Einsatz, die andere Ansätze verfolgen, beispielsweise die ausschließlich auf Magnetplatten basierenden Produkte von Network Appliance ( SnapLock ), EMC ( Centera ), IBM und Hitachi Data Systems. Plasmons UDO Archive Appliance kombiniert im Gegensatz dazu die Stärken von Magnetplatten und optischen Medien in einer integrierten Lösung. Presentation Solutions Business Logic OS CAPTURE Kofax Accent Capture MS Exchange Lotus Notes Data Retention Input COLD Capture Groupware Oracle MS SQL Rich Client WTS Client Web Client Portal Web-Server (WebSphere, Tomcat u. a.) Invoice CRM CMS ERP API-Framework/Web-Service Security-Compliance-Layer Classification DMS Engine Collaboration OCR Engine BPM Engine Elektr. Signatur Rendition Service Archive Engine Records Management Office Integration Database Engine Fulltext Engine Document Store PostgreSQL Informix Convera Lucene Communication Layer MS Index NAS SAN HSM Worm Tape CD-R SharePoint NetWeaver BizTalk OSC egate ERP SAP MS Dynamics NAV Varial Infor SSA ERP LN b2 u.v.a. DVD Fremd-Archiv-Systeme File System Juke Box Die Kompatibilität dieser Systeme zu OS.5 ECM ist zum Teil zertifiziert (Network Appliance). Deren Anbindung gestaltet sich dann auch völlig problemlos. Weiterhin können beliebige HSM- Systeme (HSM = Hierarchical Storage Management), beispielsweise Tivoli Storage Manager von IBM oder Veritas Storage Foundation von Symantec, integriert werden. Die hohe Skalierbarkeit, die kontinuierliche Einbindung aktueller Informationstechnologien und die Verwendung internationaler Standards garantieren die Zukunftssicherheit Ihres Systems. Seite 21

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