ADMINISTRATOR HANDBUCH

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1 ADMINISTRATOR HANDBUCH DEUTSCH // Version // August 2012 S40 // S100 // S400 // S800 E1000 // E2000 // E4000 // E8000 // E15000 // E25000 Die Inhalte dieses Handbuchs sind für Administratoren gedacht. Sie beschreiben die wichtigsten Funktionen, die für die Installation, Verwaltung und den administrativen Betrieb von EMA erforderlich sind.

2 002 Inhaltsverzeichnis Allgemeines Grundeinstellung Speicher Sicherer Zugriff auf EMA EMA Archive Appliance 003 Impressum 003 Hinweise zu Marken Einleitende Informationen 004 EMA Archive Appliance 005 Systemvoraussetzungen 006 Lieferumfang S40/S40 Rev Lieferumfang S Lieferumfang S100 (ohne Netzteil) 009 Lieferumfang S400/E Lieferumfang S400 Rev. 2/S Lieferumfang S400 Rev. 3/ S800 Rev Lieferumfang E Lieferumfang E4000/E Lieferumfang E4000 Rev. 2/E8000 Rev Lieferumfang E15000/E Bedienelemente S Bedienelemente S40 Rev Bedienelemente S Bedienelemente S100 (ohne Netzteil) 020 Bedienelemente S400/E Bedienelemente S400 Rev. 2/S Bedienelemente S400 Rev. 3/ S800 Rev Bedienelemente E Bedienelemente E4000/E Bedienelemente E4000 Rev. 2/E8000 Rev Bedienelemente E15000/E Die Benutzeroberfläche 028 Sicherheitshinweise 029 Hilfe und Support Schnellstart 030 Strom anschließen 030 EMA als Bridge verwenden 030 Verbinden der Kabel 031 Am EMA-Archiv anmelden 031 Weitere Schritte 032 EMA ausschalten VGA-Konsole 033 Einleitung 034 Funktionen 034 Sprachauswahl 034 Anmeldung 036 Hauptmenü 040 Transparente Archivierung 040 Archivierung mit Mailserver 040 Print to Archive 041 Betrieb als Bridge 042 Betrieb als DSL-Router 043 Betrieb mit statischer IP-Adresse 044 Verschlüsselte und digital signierte s 045 Verwendung eines Mailservers 050 Archivspeicher 054 Filter verwenden 054 Filter (Transparente Archivierung) 059 Filter (Mailserver-Archivierung) 063 EMA registrieren 064 Kennwort ändern Archiv 065 Archiv durchsuchen 067 Suchergebnis 069 und Dokumenten-Ansicht 073 und Dokumenten-Vorschau 073 Gespeicherte Suchvorgaben 075 Indizierung 077 Attribute 080 Attribut-Typen 084 Vordefinierte Attribute 087 Attribut erstellen 088 Attribut ändern 090 Attribut aktivieren 090 Attribut deaktivieren 090 Attribut entfernen 091 Die Attribut-Dialogfelder 092 Attribut-Wert zuweisen 096 Attribut-Wert ändern 097 Nach Attribut-Wert suchen 099 Ordnersynchronisierung 110 Löschen 113 Statistiken 113 EMA Log Verwaltung 114 Administratorkonto erstellen 116 Administratorkonto zurücksetzen 117 Das 4-Augen-Prinzip 119 Benutzerrechte 120 Authentifikatoren 123 Anmeldung und Authentifikation 127 Benutzerverwaltung 128 iscsi Storage einbinden 129 Fibre Channel Storage einbinden 131 Speichergruppen 132 Konsistenzprüfung 132 Manuelle Konsistenzprüfung 134 Automatische Konsistenzprüfung 136 Prüfberichte 137 Automatische Datensicherung 140 Manuelle Sicherung 141 EMA außer Betrieb nehmen 142 Archiv wiederherstellen Print to Archive 143 Einstellungen 144 Druckerverwaltung 147 Druckaufträge Informationen 148 Fehlerbericht 148 Systeminformationen 148 Firmware 149 Software & Downloads 150 Benachrichtigungen Hot-Standby 151 Einleitung 153 Konfigurationssicherung aufspielen 154 Hot-Standby für NAS-Fileserver 155 Hot-Standby für SAN-Speichergruppen 157 Synchronisation einrichten 159 Archivieren mit dem Hot-Standby-Gerät Mailserver 162 Einleitung 163 Microsoft Exchange Microsoft Exchange Microsoft Exchange SUN Java System Messaging Server 188 Lotus Notes 192 Sendmail 194 Exim 198 Postfix 200 Scalix 201 HTTPS-Verbindung 201 Microsoft Internet Explorer 203 Andere Webbrowser 204 Nach der Installation des Zertifikats -Import-Assistent 205 MailImport Funktionsübersicht 206 s importieren Fehlersuche und FAQ 211 Problembehebung Rack Mounting S400/E Anbringen der Gehäuse-Griffe 213 Herausziehen der Gehäuse-Schiene 214 Anbringen der Schienen-Halterungen 215 Befestigung der Gehäuse-Schienen 216 Anbringen der Rack-Schienen 217 Einfügen des Gehäuses 218 Herausziehen das Gehäuses Rack Mounting - E4000/E Anbringen der Gehäuse-Griffe 220 Herausziehen der Gehäuse-Schiene 221 Befestigung der Gehäuse-Schienen 222 Anbringen der Rack-Schienen 223 Einfügen des Gehäuses 225 Herausziehen das Gehäuses Sonstiges 226 Allgemeine Garantiebedingungen 228 GNU General Public License

3 Allgemeines Impressum ARTEC IT Solutions AG Robert-Bosch-Str Karben Telefon: Telefax: Internet: Hinweise zu Marken EMA Enterprise Managed Archive, EMA Archive Appliance, ANA Automated Network Administrator, Mail to Archive, Print to Archive, Scan to Archive, Voice to Archive, File to Archive und ediscovery sind eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG. Microsoft, Windows, das Windows-Logo und Internet Explorer sind eingetragene Marken von Microsoft Corporation in den USA und/ oder anderen Ländern. Unix ist eingetragenes Warenzeichen der AT&T Bell Laboratories. Netscape, Netscape Navigator und Netscape Communicator sind eingetragene Warenzeichen und Dienstleistungsbezeichnungen von Netscape Communications Corporation in den USA und anderen Ländern. Netscape Logos und die Produkt- und Dienstleistungsbezeichnungen von Netscape sind ebenfalls Warenzeichen von Netscape Communications Corporation, die in anderen Ländern eingetragen sein können. Firefox, die Firefox Logos, Mozilla und die Mozilla Logos sind Warenzeichen der Mozilla Foundation. Sonstige hier nicht aufgeführte Namen und Produktbezeichnungen, die in diesem Handbuch genannt werden - auch wenn diese nicht explizit als Marken ausgewiesen werden - sind möglicherweise eingetragene Marken oder Marken der betreffenden Firmen. 003 EMA verwendet Code-Elemente, die vom OpenSSL Project entwickelt wurden und im OpenSSL Toolkit verwendet werden openssl.org/. Copyright 2012 ARTEC IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. Kopie, Reproduktion oder Duplikation dieses Handbuchs als Ganzes oder in Teilen ist ohne schriftliche Erlaubnis der ARTEC IT Solutions AG nicht gestattet.

4 00 EMA Einleitende Informationen Archive Appliance Vielen Dank, dass Sie sich für EMA Archive Appliance entschieden haben! EMA ist ein professionelles - und Dokumenten-Archivierungssystem für den Einsatz im Geschäftsverkehr. Es besteht aus einer Hardwarekomponente und einer Benutzeroberfläche, mit der Sie die Funktionsweise des Geräts individuell konfigurieren können. EMA schaltet sich zwischen Ihr System und den verwendeten Mailserver. Alle ein- und ausgehenden s laufen somit über das Gerät und werden automatisch und vollständig mit Anhängen archiviert. EMA ermöglicht Ihnen damit eine einfache und unkomplizierte Archivierung Ihres gesamten Verkehrs. Dabei kann die Datensicherung auf einer beliebigen Speicherressource im Windows- oder Unix NFS-Netzwerk erfolgen - EMA reiht sich nahtlos in die bestehende IT- Infrastruktur ein. Je nach dem, wie Sie EMA konfigurieren, transportiert das System Ihre Daten zum entsprechenden Speichermedium. Auf diese Weise können Sie die gesetzlichen und wirtschaftlichen Anforderungen zur Aufbewahrung und Langzeitarchivierung Ihrer s erfüllen. Funktionsübersicht yema archiviert alle ein- und ausgehenden s über das POP3/ SMTP-Verfahren. yema archiviert alle ein- und ausgehenden s von Mailserver- Systemen, die über eine Journaling-Funktion oder eine Milter- Schnittstelle verfügen (optional, nur S40Pro-M, S400M, S400Pro-M, S100, S800, E1000, E2000, E4000, E8000, E15000, E25000). yema erlaubt über eine Benutzeroberfläche, gelöschte oder verloren gegangene s wiederherzustellen - durch den Administrator (alle Varianten) oder durch den einzelnen Benutzer (optional, nur S40Pro, S40Pro-M, S100, S400Pro-M, E1000, E4000, E8000, E15000, E25000). 004 y EMA erkennt unabhängig vom gewählten Betriebsmodus und vom verwendeten -System automatisch alle eingerichteten - Konten. y Die s können auf der integrierten Festplatte des Geräts oder auf einem externen Speicherort im Netzwerk abgelegt werden. Die in EMA verwendete Festplatte ist als Zwischenspeicher konzipiert und sollte keinesfalls als permanentes Datenarchiv verwendet werden. Warnung: Solange kein externer Archivspeicher konfiguriert ist besteht Datenverlustgefahr. y EMA verschlüsselt s mit dem AES-Verfahren mit 128 Bit und schützt so archivierte und gesicherte s gegen unbefugten Zugriff. yema besitzt integrierte Funktionen für automatische oder manuelle Sicherung und zur Wiederherstellung aller gesicherten Archivdaten. y EMA unterstützt das LDAP Protokoll und kann Benutzer gegen verschiedene externe Passwortquellen authentifizieren. y EMA unterstützt verschiedene Single Sign-On-Verfahren (optional). y s werden vom ANA-Server durch eine digitalen Signatur mit einer fälschungssicheren Zeit- und Datumsmarkierung versehen.

5 00 Systemvoraussetzungen EMA funktioniert unabhängig von Ihrem Server- oder Client-Betriebsystem. Zum Betrieb benötigen Sie: y Eine funktionierende Internetverbindung (DSL, Standleitung oder ISDN/Analog über einen entsprechenden Router). Bei direkter Einwahl des Client-PCs über ISDN oder ein Analogmodem kann EMA nicht integriert werden. yeinen Webbrowser mit aktiviertem JavaScript und Cookies. Achten Sie darauf, dass das XMLHttpRequest - Objekt nicht blockiert ist. Im Internet Explorer vor Version 7 müssen dazu ActiveX- Objekte aktiviert werden. yein oder mehrere eingerichtete -Accounts über das POP3/ SMTP Verfahren oder alternativ einen Mailserver mit Journaling- Funktion (S40Pro-M, S400M, S400Pro-M, S100, S800, E1000, E2000, E4000, E8000, E15000, E25000), z.b. Microsoft Exchange bzw. mit Milter-Schnittstelle. Beachten Sie zur Einrichtung und Funktion des Archivs mit Mailservern wie z.b. Microsoft Exchange oder Lotus Domino/Notes das Kapitel è Mailserver ab Seite 162. yfür externe Archivierung oder Datensicherung benötigen Sie Zugriff auf eine Windows-Freigabe, Unix NFS-Ressourcen oder iscsi-/ Fibre Channel-Laufwerke zur Bildung von Speichergruppen. y Für die ordnungsgemäße Funktion des Online-Updates benötigt EMA Zugang zum Internet über HTTPS (TCP-Port 443) und HTTP (TCP-Port 80) oder alternativ über einen Proxy-Server. yfür den Versand des Fehlerberichts, die Verbindung zum ANA- Server und den Remotesupport-Dienst benötigt EMA Zugang zum Internet über HTTPS (TCP-Port 443) oder über einen Proxy-Server. y Zum korrekten Abgleich der Systemzeit benötigt EMA Zugang zum Internet oder alternativ zu Ihrem eigenen Zeitserver über NTP (UDP-Port 123). y Damit EMA den Internet-Zugang als vollständig funktionierend kennzeichnet, können Sie auch ICMP (Ping) in Ihrer Firewall erlauben. Andernfalls erfolgt eine Warnung, die ignoriert werden kann. Der Test entfällt, falls ein Proxy-Server konfiguriert wurde y Die IP-Adressen und Anzahl der Update-Server sowie der ANA- Signaturserver kann sich jederzeit und ohne Vorankündigung verändern. Aus diesem Grund werden ausgehende Firewall-Regeln, die den Zugriff von EMA auf das Internet nach IP-Adressen filtern, nicht unterstützt und tragen selbstverständlich auch in keiner Weise zur Sicherheit bei. Einleitende Informationen 005

6 00 DEUTSCH // Lieferumfang Lieferumfang Lieferumfang // Discovery S40/S40 Rev. 2 DEUTSCH // Lieferumfang Lieferumfang EMA Enterprise Managed Archive // Bitte 01 prüfen 1x S40 Sie Rev. den 2 Appliance Inhalt Ihrer EMA-Verpackung auf Vollständigkeit. Folgende Komponenten sollten Ihnen nach erstmaligem Öffnen der 02 1x Externes Netzteil Verpackung vorliegen: 03 1x Kaltgeräte Stromkabel 01 1x S40 Rev. 2 Appliance 04 1x CD mit Handbuch (PDF) 02 1x Externes Netzteil 05 1x Patchkabel (1m) rot 03 1x Kaltgeräte Stromkabel 06 1x Crossoverkabel (1m) grau 04 1x CD mit Handbuch (PDF) 07 1x Schnellanleitung, 1x Lieferumfang, 05 1x Patchkabel (1m) rot 1x GPL Hinweis 06 1x Crossoverkabel (1m) grau 07 1x Schnellanleitung, 1x Lieferumfang, 1x GPL Hinweis // Discovery EMA Enterprise Managed Archive // Einleitende Informationen 006 EMA Archive Appliance 02 ARTEC IT Solutions AG Kundensupport Telefon: Telefax: EMA Archive Applia 02 Bedienelemen Bedienelemente und A Sollten Teile fehlen oder beschädigt sein, wenden Sie sich 08 umgehend an unseren Kundensupport: Power-Knopf 09 VGA-Konsole Konfiguration der 08 Power-Knopf 10 Power DC IN 09 VGA-Konsole 11 Anschluss Tastat Konfiguration der EMA-Netzwerk 12 Anschluss Maus 10 Power DC IN Derzeit ohne Funk 11 Anschluss 13 USB-Anschlüsse Tastatur 12 Anschluss Maus Maus, Tastatur, Sp Derzeit 14 ohne Konsole Funktion 13 USB-Anschlüsse Nur für Service-Ei Maus, Tastatur, Speichermedien 15 WAN-Anschluss 14 Konsole Bei Transparenter Nur für Service-Einsätze Router oder durch andea Anschlussmöglich 15 WAN-Anschluss Bei Transparenter Archivierung: Router oder andere vorhandene Anschlussmöglichkeit für separ 0 DE Copyright ARTEC IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. VSTOR, EMA Enterprise Managed Archive, EMA Archive Appliance DE120820, ANA Automated - Copyright Network Administrator ARTEC, Mail IT Solutions to Archive AG., Print Alle Rechte to Archive vorbehalten., Scan to Archive EMA, Voice to Archive, File to Archive und ediscovery sind eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG. Markenzeichen von Produkten anderer Hersteller sind das Eigentum des jeweiligen Inhabers. Kopie, Reproduktion oder Duplikation dieses Handbuchs als Ganzes oder in Teilen ist ohne schriftliche Erlaubnis der ARTEC IT Solutions AG nicht gestattet. Enterprise Managed Archive Irrtümer und Änderungen, auch, EMA ohne Archive Appliance vorherige Bekanntgabe, vorbehalten., CMP Continuous Mail Protection, ANA Automated Network Administrator, Mail to Arch Markenzeichen von Produkten anderer Hersteller sind das Eigentum des jeweiligen Inhabers. Kopie, Reproduktion oder Duplikation als Ganzes oder in Teilen ist ohne schriftliche Erlaubnis der ARTE

7 00 DEUTSCH // Lieferumfang Lieferumfang Lieferumfang // Discovery S100 DEUTSCH // Lieferumfang Lieferumfang EMA Enterprise Managed Archive // 01 Bitte prüfen 1x S100 Sie Appliance den Inhalt Ihrer EMA-Verpackung auf Vollständigkeit. Folgende 02 1x Externes Komponenten Netzteilsollten Ihnen nach erstmaligem Öffnen der Verpackung vorliegen: 03 1x Kaltgeräte Stromkabel 01041x 1x S100 CD Appliance mit Handbuch (PDF) 02051x 1x Externes Patchkabel Netzteil (1m) rot 03061x 1x Kaltgeräte Crossoverkabel Stromkabel (1m) grau 04071x 1x CD Schnellanleitung, mit Handbuch (PDF) 1x Lieferumfang, 05 1x 1x Patchkabel GPL Hinweis (1m) rot 06 1x Crossoverkabel (1m) grau 07 1x Schnellanleitung, 1x Lieferumfang, 1x GPL Hinweis // Discovery EMA Enterprise Managed Archive // EMA Einleitende Informationen Archive Applianc 007 EMA Archive Appliance DE Copyright ARTEC IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. EMA Enterprise Managed Archive, EMA Archive Appliance, CMP Continuous Mail Protection, ANA Automated Network Administrator, Mail to Archive, P DE Copyright ARTEC IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. VSTOR, EMA Enterprise Managed Archive, EMA Archive Appliance, ANA Automated Network Administrator, Mail Markenzeichen to Archive, von Print Produkten to Archive anderer, Scan to Hersteller Archive, Voice sind das to Archive Eigentum, File des to jeweiligen Archive und Inhabers. ediscovery Kopie, sind Reproduktion eingetragene oder Warenzeichen Duplikation der als ARTEC Ganzes IT Solutions oder in AG. Teilen ist ohne schriftliche Erlaubnis der ARTEC IT S Bedienelemente Bedienelemente und A Sollten Teile fehlen oder beschädigt sein, wenden Sie sich VGA-Konsole umgehend an unseren Kundensupport: Konfiguration der EMA 09 Anschluss Tastatur ARTEC IT Solutions AG 10 Anschluss Maus Kundensupport 08 VGA-Konsole Derzeit ohne Funktion Telefon: Konfiguration der EMA-Netzwerk 11 Telefax: USB-Anschlüsse 09 Anschluss Tastatur Maus, Tastatur, Speich 10 Anschluss Maus 12 Konsole Derzeit ohne Funktion Nur für Service-Einsät 11 USB-Anschlüsse 13 Maus, Tastatur, WAN-Anschluss Speichermedien Bei Transparenter Arch 12 Konsole Router oder andere vo Nur für Service-Einsätze Anschlussmöglichkeit durch A 13 WAN-Anschluss Bei Transparenter Archivierung: Router oder andere vorhandene Anschlussmöglichkeit für separ Solutions for Business Continuity

8 00 DEUTSCH // Lieferumfang Lieferumfang Lieferumfang // Discovery S100 (ohne Netzteil) DEUTSCH // Lieferumfang Lieferumfang EMA Enterprise Managed Archive // 01 Bitte 1x prüfen S100 Sie Appliance den Inhalt Ihrer EMA-Verpackung auf Vollständigkeit. Folgende 02 1x Kaltgeräte Komponenten Stromkabel sollten Ihnen nach erstmaligem Öffnen der Verpackung vorliegen: 03 1x CD mit Handbuch (PDF) x 1x S100 Patchkabel Appliance (1m) rot x 1x Kaltgeräte Crossoverkabel Stromkabel (1m) grau x 1x CD Schnellanleitung, mit Handbuch (PDF) 1x Lieferumfang, 04 1x 1x Patchkabel GPL Hinweis (1m) rot 05 1x Crossoverkabel (1m) grau 06 1x Schnellanleitung, 1x Lieferumfang, 1x GPL Hinweis // Discovery EMA Enterprise Managed Archive // EMA Einleitende Informationen Archive Applianc 008 EMA Archive Appliance DE Copyright ARTEC IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. EMA Enterprise Managed Archive, EMA Archive Appliance, CMP Continuous Mail Protection, ANA Automated Network Administrator, Mail to Archive, Prin DE Copyright ARTEC IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. VSTOR, EMA Enterprise Managed Archive, EMA Archive Appliance, ANA Automated Network Administrator Markenzeichen, Mail to Archive von, Print Produkten to Archive anderer, Scan Hersteller to Archive sind, Voice das to Eigentum Archive, File des to jeweiligen Archive und Inhabers. ediscovery Kopie, sind Reproduktion eingetragene oder Warenzeichen Duplikation der als ARTEC Ganzes IT oder Solutions in Teilen AG. ist ohne schriftliche Erlaubnis der ARTEC IT Solu Bedienelemente u Bedienelemente und A Sollten Teile fehlen oder beschädigt sein, wenden Sie sich VGA-Konsole umgehend an unseren Kundensupport: Konfiguration der EMA- 08 Anschluss Tastatur ARTEC IT Solutions AG 09 Anschluss Maus Kundensupport 07 VGA-Konsole Derzeit ohne Funktion Telefon: Konfiguration der EMA-Netzwerk 10 Telefax: USB-Anschlüsse 08 Anschluss Tastatur Maus, Tastatur, Speiche 09 Anschluss Maus 11 Konsole Derzeit ohne Funktion Nur für Service-Einsätze 10 USB-Anschlüsse 12 Maus, WAN-Anschluss Tastatur, Speichermedien Bei Transparenter Archiv 11 KonsoleRouter oder andere vor Nur für Anschlussmöglichkeit Service-Einsätze durch fü A WAN-Anschluss Bei Transparenter Archivierung: Router oder andere vorhandene Anschlussmöglichkeit für separ Solutions for Business Continuity

9 00 Lieferumfang EMA Archive Appliance EMA Archive Appliance DEUTSCH // Lieferumfang EMA EMA S400/E1000 Lieferumfang DEUTSCH // Lieferumfang Lieferumfang Archive Appliance Archive Appliance Einleitende Informationen 009 S400/E1000 Bedienelemente und A Power-Knopf Bitte 01 prüfen 1x Sie Archive den Inhalt Appliance Ihrer EMA-Verpackung S400/E1000 auf Vollständigkeit. Sollten Teile fehlen oder beschädigt sein, wenden Sie sich umgehend an unseren Kundensupport: Maus, Tastat 12 USB-Anschlü Folgende Komponenten sollten Ihnen nach erstmaligem Öffnen der 02 Verpackung 2x Teleskop-Einbauschienen vorliegen: mit jeweils 2 Halterungen Power-Knopf Stromanschl 03 2x Gehäuse-Griffe ARTEC IT Solutions AG Anschluss fü 01 1x Archive Appliance S400/E1000 Kundensupport 12 USB-Anschlüsse 04 1x Kaltgeräte Stromkabel Telefon: Maus, Tastatur, 14 Anschluss Speichermedien M 02 2x Teleskop-Einbauschienen mit jeweils 2 Halterungen 05 1x Patchkabel (1m) rot Telefax: Derzeit ohne 13 Stromanschluss 03 2x Gehäuse-Griffe Anschluss für das Kaltgeräte St x Crossoverkabel (1m) grau Anschluss Ta 04 1x Kaltgeräte Stromkabel 14 Anschluss Maus x Beutel Schrauben (Rack-Einbau) VGA-Konsole 05 1x Patchkabel (1m) rot Derzeit ohne Funktion Konfiguration x 1x Crossoverkabel CD mit Handbuch (1m) grau (PDF) Anschluss Tastatur 17 Konsole x 1x Beutel Schnellanleitung, Schrauben (Rack-Einbau) 1x Lieferumfang, VGA-Konsole Nur für Servi Konfiguration der EMA-Netzwerk 08 1x 1x CD GPL mit Handbuch Hinweis (PDF) 18 USB-Anschlü 17 Konsole Maus, Tastat 09 1x Schnellanleitung, 1x Lieferumfang, Nur für Service-Einsätze durch A 1x GPL Hinweis WAN-Anschl USB-Anschlüsse Maus, Tastatur, Speichermedien Bei Transpare Router oder 19 WAN-Anschluss Anschlussmö Bei Transparenter Archivierung: Router oder andere vorhandene Anschlussmöglichkeit für separa 06 S400/E Bedienelem 13 DE.US Copyright ARTEC IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. EMA Archive Appliance, Print to Archive, Scan to Archive sind eingetragene Warenzeichen d Kopie, Reproduktion oder Duplikation als Ganzes oder in Teilen ist ohne schriftliche Erlaubnis der ARTEC IT Solutions AG nicht gestattet. Irr

10 00 Lieferumfang // Discovery DEUTSCH // Lieferumfang EMA Enterprise Managed Archive // // Discovery S400 Rev. 2/S800 Lieferumfang DEUTSCH // Lieferumfang Lieferumfang Bitte prüfen Sie den Inhalt Ihrer EMA-Verpackung auf Vollständigkeit. Folgende Komponenten sollten Ihnen nach erstmaligem 01 Öffnen 1x S400 der Rev.2/S800 Verpackung Appliance vorliegen: 01021x 1x S400 Abschließbare Rev.2/S800 Appliance Frontblende EMA Enterprise Managed Archive // x 1x Abschließbare Schlüssel Frontblende für Frontblendenschloss x Schlüssel für Frontblendenschloss 1x Rack Stromverteiler Netzkabel 04 1x Rack Stromverteiler Netzkabel 05 2x Teleskop-Einbauschienen mit jeweils 2 Halterungen 05 2x Teleskop-Einbauschienen mit jeweils 2 Halterungen 06 1x Beutel mit 2 Kabelbindern 06 1x Beutel mit 2 Kabelbindern x 1x Montageanleitung Montageanleitung für Teleskop-Einbauschienen für Teleskop-Einbauschienen x 1x Patchkabel (1m) (1m) rot rot x 1x Crossoverkabel (1m) grau (1m) grau x 1x Produktinformationshandbuch 11 1x Schnellanleitung, 1x Lieferumfang, 11 1x Schnellanleitung, 1x Lieferumfang, 1x GPL Hinweis 1x GPL Hinweis 12 1x CD mit Handbuch (PDF) 12 1x CD mit Handbuch (PDF) Einleitende Informationen 010 Sollten Teile fehlen oder beschädigt sein, wenden Sie sich umgehend an unseren Kundensupport: ARTEC IT Solutions AG Kundensupport Telefon: Telefax: EMA Archive EMA Archive Appliance Bedie Bedienelemente und A Arre Arretierung für Frontblende Pow Hi Hinter der Frontblende 15 verborge VGA Konfiguration der EMA-Netzwer 16 USB 14 Power-Knopf 15 VGA-Konsole Ko 16 USB-Anschlüsse M 17 Man 17 Management LAN-Anschluss Te Temporärer Anschluss eines PC EMA Benutzerinterface über htt EM Parallele Konfiguration der Netz Pa (Bridge, DSL-Router, statische (BI Der Management LAN-Anschlus De Fibre Channel Karte ersetzt wer Fib 18 Konsole 18 Kon Nur für Service-Einsätze durch A Nu 19 VGA-Konsole Konfiguration der EMA-Netzwer 19 VGA Ko 1 Maus, Tastatur, Speichermedien

11 DE Copyright ARTEC IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. EMA Enterprise Managed Archive, EMA Archive Appliance, CMP Continuous Mail Protection, ANA Automated Network Administra 00 DEUTSCH // Lieferumfang Lieferumfang // Discovery EMA Enterprise Managed Archive // Lieferumfang S400 Rev. 3/ S800 Rev. 2 Einleitende Informationen 011 EMA Archive Appliance Bediene EMA Archive Appliance DEUTSCH // Lieferumfang Lieferumfang Bedienelemente und A Power Bitte 01 prüfen 1x S400 Sie Rev. den 3/ Inhalt S800 Ihrer Rev. EMA-Verpackung 2 auf Vollständigkeit. Sollten Teile fehlen oder beschädigt sein, wenden Sie sich umgehend an unseren Kundensupport: Hinte Folgende Komponenten sollten Ihnen nach erstmaligem Öffnen der 02 Verpackung 1x Abschließbare vorliegen: Frontblende 13 Arretierung für Frontblende 15 VGA-K Konfi x Schlüssel für Frontblendenschloss ARTEC IT Solutions AG Power-Knopf 01 1x S400 Rev. 3/ S800 Rev. 2 Kundensupport Hinter der Frontblende 16 ID-Tas verborge 04 2x Rack Stromverteiler Netzkabel 02 1x Abschließbare Frontblende Telefon: VGA-Konsole Taste 05 Telefax: Konfiguration der EMA-Netzwer um d 03 1x 2x Schlüssel Teleskop-Einbauschienen für Frontblendenschloss mit jeweils 2 Halterungen 16 ID-Taste x 1x Rack Beutel Stromverteiler mit 2 Kabelbindern USB-A Netzkabel Taste für ID-Lampe 24 (hinten) Maus 0507 um das Gerät in einem Rack zu 2x 1x Teleskop-Einbauschienen Montageanleitung für mit Teleskop-Einbauschienen jeweils 2 Halterungen 18 XTR-An x Beutel mit 2 Kabelbindern USB-Anschlüsse 08 1x Patchkabel (1m) rot Maus, Tastatur, Speichermedien Ansc 07 1x Montageanleitung für Teleskop-Einbauschienen 09 1x Crossoverkabel (1m) grau 18 XTR-Anschluss 19 Manag 08 1x Patchkabel (1m) rot Anschlussmöglichkeit für separ Temp 10 1x Produktinformationshandbuch EMA 09 1x Crossoverkabel (1m) grau 19 Management LAN-Anschluss 11 1x Schnellanleitung, 1x Lieferumfang, Temporärer Anschluss eines Paral PC 10 1x Produktinformationshandbuch EMA Benutzerinterface über (Brid htt 1x GPL Hinweis 11 1x Schnellanleitung, 1x Lieferumfang, Parallele Konfiguration der Netz (Bridge, DSL-Router, statische KonsoI 1x 1x GPL CD Hinweis mit Handbuch (PDF) Nur f 20 Konsole 12 1x CD mit Handbuch (PDF) Nur für Service-Einsätze 21 VGA-K durch A Konfi 21 VGA-Konsole Konfiguration der EMA-Netzwer Arretie

12 DE Copyright ARTEC IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. EMA Enterprise Managed Archive, EMA Archive Appliance, CMP Continuous Mail Protection, ANA Automated Network Administra 00 DEUTSCH // Lieferumfang Lieferumfang // Discovery Lieferumfang E2000 EMA Enterprise Managed Archive // Einleitende Informationen 012 EMA Archive Appliance Bedien EMA Archive Appliance DEUTSCH // Lieferumfang Lieferumfang Bedienelemente und A Arreti Power Bitte 01 prüfen 1x E2000 Sie den Appliance Inhalt Ihrer EMA-Verpackung auf Vollständigkeit. Sollten Teile fehlen oder beschädigt sein, wenden Sie sich umgehend an unseren Kundensupport: Hinte Folgende Komponenten sollten Ihnen nach erstmaligem Öffnen der 02 1x Abschließbare Frontblende 13 Arretierung für Frontblende 15 VGA-K Verpackung vorliegen: Konfi x Schlüssel für Frontblendenschloss ARTEC IT Solutions AG Power-Knopf 01 1x E2000 Appliance Kundensupport Hinter der Frontblende 16 verborge ID-Tas 04 2x Rack Stromverteiler Netzkabel 02 1x Abschließbare Frontblende Telefon: VGA-Konsole Taste 05 Telefax: Konfiguration der EMA-Netzwer um d 03 1x 2x Schlüssel Teleskop-Einbauschienen für Frontblendenschloss mit jeweils 2 Halterungen 16 ID-Taste x 1x Rack Beutel Stromverteiler mit 2 Kabelbindern USB-A Netzkabel Taste für ID-Lampe 24 (hinten) Maus 0507 um das Gerät in einem Rack zu 2x 1x Teleskop-Einbauschienen Montageanleitung für mit Teleskop-Einbauschienen jeweils 2 Halterungen 18 Konso x Beutel mit 2 Kabelbindern USB-Anschlüsse 08 1x Patchkabel (1m) rot Nur f Maus, Tastatur, Speichermedien x Montageanleitung für Teleskop-Einbauschienen 1x Crossoverkabel (1m) grau 18 Konsole 19 VGA-K 08 1x Patchkabel (1m) rot Nur für Service-Einsätze durch KonfiA 10 1x Produktinformationshandbuch 09 1x Crossoverkabel (1m) grau 19 VGA-Konsole 20 USB-A 11 1x Schnellanleitung, 1x Lieferumfang, Konfiguration der EMA-Netzwer 10 1x Produktinformationshandbuch Maus 1x GPL Hinweis 20 USB-Anschlüsse 11 1x Schnellanleitung, 1x Lieferumfang, 21 LAN-A Maus, Tastatur, Speichermedien 12 1x 1x GPL CD Hinweis mit Handbuch (PDF) Ansc 21 LAN-Anschluss Zugri 12 1x CD mit Handbuch (PDF) Anschluss für Switch/Hub/PC im N Zugriff auf die EMA-Benutzerob konfi im Netzwerk über konfigurierte IP-Adresse

13 EMA 00 DEUTSCH // Lieferumfang EMA Lieferumfang EMA DEUTSCH // Lieferumfang Lieferumfang Archive Appliance Lieferumfang E4000/E8000 Archive Appliance Bitte 01 prüfen 1x Sie Archive den 09 Inhalt Appliance Ihrer EMA-Verpackung E4000/E8000 auf Vollständigkeit. Folgende 02 Komponenten sollten Ihnen nach erstmaligem Öffnen der 2x Teleskop-Einbauschienen Verpackung vorliegen: 03 1x Beutel Schrauben (Rack-Einbau) 01 1x Archive Appliance E4000/E x Gehäuse Griffe 02 2x Teleskop-Einbauschienen 05 1x Patchkabel (1m) rot 03 1x Beutel Schrauben (Rack-Einbau) 06 2x Kaltgeräte Stromkabel 04 2x Gehäuse Griffe 07 1x Y-Type-Converter (Maus/Tastatur) 05 1x Patchkabel (1m) rot 08 1x Crossoverkabel (1m) grau 06 2x Kaltgeräte Stromkabel 09 1x CD mit Handbuch (PDF) 07 1x Y-Type-Converter (Maus/Tastatur) 10 1x Schnellanleitung, 1x Lieferumfang, 08 1x Crossoverkabel (1m) grau 1x GPL Hinweis 09 1x CD mit Handbuch (PDF) 10 1x Schnellanleitung, 1x Lieferumfang, 1x GPL Hinweis Archive Appliance EMA Archive Appliance Einleitende Informationen 013 E4000/E E4000/E Bedienelemente und A ID-Taste 10 Taste für ID-Lampe Sollten Teile fehlen oder beschädigt sein, wenden Sie sich umgehend an unseren Kundensupport: Rack zu 20 identifizie Power-Knopf 11 ARTEC IT Solutions AG ID-Taste Taste 13 für ID-Lampe VGA-Konsole (vorne und Kundensupport Rack zu identifizieren Konfiguration der Telefon: Power-Knopf 14 Telefax: USB-Anschlüsse Maus, Tastatur, Sp 13 VGA-Konsole Konfiguration 15 Fibre der Channel EMA-Netzwer 14 Anschluss 1 und 2 USB-Anschlüsse Maus, 16 Tastatur, Management Speichermedien LAN 15 Fibre Channel Temporärer Ansch Anschluss 1 EMA-Benutzerobe und 2 Parallele Konfigura 16 Management (Bridge, LAN-Anschluss DSL-Rout Temporärer Anschluss eines PC EMA-Benutzeroberfläche 17 IPMI-Manageme über h Parallele Konfiguration Derzeit ohne der Funk Netz (Bridge, DSL-Router, statische I 18 Anschluss Maus/ 17 IPMI-Management LAN Derzeit ohne Funktion Bedienelement Anschluss Maus/Tastatur DE Copyright ARTEC IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. VSTOR, EMA Enterprise Managed Archive, EMA Archive Appliance, ANA Automated Network DE.US Administrator, - Mail Copyright to Archive, Print 2012 to - Archive ARTEC, Scan IT Solutions to Archive AG., Voice Alle to Rechte Archive vorbehalten., File to Archive EMA und ediscovery Archive sind eingetragene Appliance, Warenzeichen Print to Archive der ARTEC, Scan IT Solutions to Archive AG. sind eingetragene Warenzeichen der ARTE Markenzeichen von Produkten anderer Hersteller sind das Eigentum des jeweiligen Inhabers. Kopie, Reproduktion oder Duplikation dieses Handbuchs als Ganzes oder in Teilen ist ohne schriftliche Erlaubnis der ARTEC IT Solutions AG nicht Kopie, gestattet. Reproduktion Irrtümer und oder Änderungen, Duplikation auch ohne als Ganzes vorherige oder Bekanntgabe, in Teilen vorbehalten. ist ohne schriftliche Erlaubnis der ARTEC IT Solutions AG nicht gestattet. Irrtümer

14 00 DEUTSCH // Lieferumfang // Discovery Lieferumfang DEUTSCH // Lieferumfang 04 Lieferumfang // Discovery EMA Enterprise Managed Archive // 10 EMA Enterprise Managed Archive // Lieferumfang E4000 Rev. 2/E8000 Rev Einleitende Informationen 014 EMA Archive Appliance Bedienelemente und A A Bitte prüfen Sie den Inhalt Ihrer EMA-Verpackung auf Vollständigkeit. Sollten Teile fehlen oder beschädigt sein, wenden Sie sich umgehend an unseren Kundensupport: P 14 Folgende Komponenten sollten Ihnen nach erstmaligem Öffnen der Verpackung 1x E4000 vorliegen: Rev. 2/E8000 Rev. 2 Appliance Arretierung für Frontblende 14 Power-Knopf 02 ARTEC IT Solutions AG 1x Abschließbare Frontblende mit Schlüssel 15 V 01 1x E4000 Rev. 2/E8000 Rev. 2 Appliance Kundensupport Hinter der Frontblende verborge x 2x Abschließbare Rack Stromverteiler Frontblende Netzkabel mit Schlüssel Telefon: VGA-Konsole Telefax: Konfiguration der EMA-Netzwer 16 I 03042x 2x Rack Teleskop-Einbauschienen Stromverteiler Netzkabel mit jeweils 2 Halterungen und Montagezubehör 16 ID-Taste 04052x 1x Teleskop-Einbauschienen Montageanleitung für mit Teleskop-Einbauschienen jeweils 2 Halterungen und Montagezubehör Taste für ID-Lampe 25 (hinten) 05 um das Gerät in einem Rack zu 1x Montageanleitung für Teleskop-Einbauschienen x Kabelmanagementarm mit Halterung und Montagezubehör U x Kabelmanagementarm mit Halterung und Montagezubehör USB-Anschlüsse 07 1x Montageanleitung für Kabelmanagementarm Maus, Tastatur, Speichermedien 07 1x Montageanleitung für Kabelmanagementarm 18 K 18 Konsole 08 1x Patchkabel (1m) rot 08 1x Patchkabel (1m) rot Nur für Service-Einsätze durch A x 1x Crossoverkabel (1m) grau (1m) grau 19 VGA-Konsole 19 V Konfiguration der EMA-Netzwer x 1x Produktinformationshandbuch 20 USB-Anschlüsse x Schnellanleitung, 1x Lieferumfang, 1x GPL Hinweis U 11 1x Schnellanleitung, 1x Lieferumfang, 1x GPL Hinweis Maus, Tastatur, Speichermedien 12 1x CD mit Handbuch (PDF) LAN-Anschluss 1x CD mit Handbuch (PDF) Anschluss für Switch/Hub/PC 21 L Zugriff auf die EMA-Benutzerob im Netzwerk über konfigurierte IP-Adresse EMA Archiv Bed

15 00 E15000/E25000 Lieferumfang EMA Archive Appliance 06 Lieferumfang 01 1x Archive Appliance E15000/E x Abschließbare Frontblende mit Schlüssel 03 4x Rack Stromverteiler Netzkabel 04 2x Teleskop-Einbauschienen mit jeweils 2 Halterungen und Montagezubehör 05 1x Montageanleitung für Teleskop-Einbauschienen 06 1x Kabelmanagementarm mit Halterung und Montagezubehör 07 1x Montageanleitung für Kabelmanagementarm 08 1x Patchkabel (1m) rot 09 1x Crossoverkabel (1m) grau 10 1x Produktinformationshandbuch 11 1x Schnellanleitung, 1x Lieferumfang, 1x GPL Hinweis 12 1x CD mit Handbuch (PDF) E15000/E // Discovery Bitte prüfen Sie den Inhalt Ihrer EMA-Verpackung auf Vollständigkeit. Sollten Teile fehlen oder beschädigt sein, wenden Sie sich umgehend an unseren Kundensupport: ARTEC IT Solutions AG Kundensupport Telefon: Telefax: EMA Enterprise Managed Archive // // 10 Einleitende Informationen 015 E15000/E EMA Archive Appliance Packag 01 1x E-M 02 1x Fro 03 4x Rac 04 2x Slid Mount 05 1x Ins Rack R 06 1x Cab Mount 07 1x Ins Manag 08 1x Pat 09 1x Cro 10 1x Pro 11 1x Qui 1x GP 12 1x CD Operatin 13 Latch 14 Power Hidde 15 USB P To be 16 VGA C Can b 17 ID Swi Switc ident 18 USB P

16 ail Archive Appliance l Archive Appliance g S40 00 Bedienelemente und Anschlüsse Bedienelemente und Anschlüsse S40 Einleitende Informationen 016 u S40 EMA Archive Appliance erumfang, Power-Knopf Power DC DC IN IN Management LAN-Anschluss LAN-Anschluss Temporärer Anschluss eines PC/Laptop und Zugriff auf die Temporärer Anschluss eines PC/Laptop und Zugriff auf die EMA-Benutzeroberfläche über Parallele EMA-Benutzeroberfläche Konfiguration der Netzwerkeinstellungen über (Bridge, Parallele DSL-Router, Konfiguration statische der IP-Adresse) Netzwerkeinstellungen (Bridge, DSL-Router, statische IP-Adresse) 11 Konsole 11 Konsole Nur für Service-Einsätze durch ARTEC-Personal 12 WAN-Anschluss Nur für Service-Einsätze durch ARTEC-Personal Bei Transparenter Archivierung: Anschluss für DSL-Modem, 12 WAN-Anschluss Router oder andere vorhandene Internetverbindung Anschlussmöglichkeit Bei Transparenter Archivierung: für separates Netzwerk Anschluss für DSL-Modem, Router oder andere vorhandene Internetverbindung 13 LAN-Anschluss Anschlussmöglichkeit für separates Netzwerk Anschluss für Switch/Hub/PC 13 LAN-Anschluss Zugriff auf die EMA-Benutzeroberfläche von einem PC im Netzwerk über oder die Anschluss für Switch/Hub/PC konfigurierte IP-Adresse Zugriff auf die EMA-Benutzeroberfläche von einem PC im Netzwerk über oder die konfigurierte IP-Adresse Copyright ARTEC IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. EMA Archive Appliance, Print to Archive, Scan to Archive sind eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG. Markenzeichen von Produkten anderer Hersteller sind das Eigentum des jeweiligen Inhabers. Kopie, Reproduktion oder Duplikation als Ganzes oder in Teilen ist ohne schriftliche Erlaubnis der ARTEC IT Solutions AG nicht gestattet. Irrtümer und Änderungen, auch ohne vorherige Bekanntgabe, vorbehalten. Solutions for Business Continuity Vorne Hinten Vorne Hinten

17 g ery EMA Archive Appliance Enterprise Managed Archive // // S40 Rev Bedienelemente und Anschlüsse Bedienelemente und Anschlüsse S40 Rev. 2 Einleitende Informationen 017 u EMA Archive Appliance erumfang, Power-Knopf 2 - ARTEC IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. EMA Enterprise Managed Archive, EMA Archive Appliance, CMP Continuous Mail Protection, ANA Automated Network Administrator, Mail to Archive, Print to Archive, Scan to Archive, Voice to Archive, File to Archive und ediscovery sind eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG. Markenzeichen von Produkten anderer Hersteller sind das Eigentum des jeweiligen Inhabers. Kopie, Reproduktion oder Duplikation als Ganzes oder in Teilen ist ohne schriftliche Erlaubnis der ARTEC IT Solutions AG nicht gestattet. Irrtümer und Änderungen, auch ohne vorherige Bekanntgabe, vorbehalten. Solutions for Business Continuity VGA-Konsole Konfiguration der der EMA-Netzwerkeinstellungen Power DC DC IN IN 11 Anschluss Tastatur 11 Anschluss Tastatur 12 Anschluss Maus 12 Anschluss Derzeit ohne Maus Funktion Derzeit ohne Funktion 13 USB-Anschlüsse 13 USB-Anschlüsse Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. 14 Konsole Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. Nur für Service-Einsätze durch ARTEC-Personal 14 Konsole 15 WAN-Anschluss Nur für Service-Einsätze durch ARTEC-Personal Bei Transparenter Archivierung: Anschluss für DSL-Modem, 15 WAN-Anschluss Router oder andere vorhandene Internetverbindung Anschlussmöglichkeit Bei Transparenter Archivierung: für separates Netzwerk Anschluss für DSL-Modem, Router oder andere vorhandene Internetverbindung Anschlussmöglichkeit für separates Netzwerk Vorne Hinten Vorne Hinten 16 LAN-Anschluss 16 LAN-Anschluss Anschluss für Anschluss Switch/Hub/PC für Switch/Hub/PC Zugriff auf die Zugriff EMA-Benutzeroberfläche auf die EMA-Benutzeroberfläche von einem PC von einem PC im Netzwerk im über Netzwerk über oder die oder die konfigurierte konfigurierte IP-Adresse IP-Adresse 17 XTR-Anschluss 17 Anschlussmöglichkeit XTR-Anschluss für separates Netzwerk Anschlussmöglichkeit für separates Netzwerk 18 Management LAN-Anschluss Temporärer 18 Management Anschluss eines LAN-Anschluss PC/Laptop und Zugriff auf die EMA-Benutzeroberfläche Temporärer Anschluss über eines PC/Laptop und Zugriff auf die Parallele Konfiguration EMA-Benutzeroberfläche der Netzwerkeinstellungen über (Bridge, DSL-Router, statische IP-Adresse) Parallele Konfiguration der Netzwerkeinstellungen (Bridge, DSL-Router, statische IP-Adresse)

18 ery g u Enterprise Managed Archive // EMA Archive Appliance ferumfang, Bedienelemente und Anschlüsse Bedienelemente und Anschlüsse S EMA Archive Appliance // S VGA-Konsole Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen 09 Anschluss Tastatur 09 Anschluss Tastatur 10 Anschluss Maus 10 Anschluss Derzeit ohne Maus Funktion Derzeit ohne Funktion 11 USB-Anschlüsse 11 USB-Anschlüsse Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. 12 Konsole Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. 12 Konsole 13 WAN-Anschluss Nur für Service-Einsätze durch ARTEC-Personal 13 WAN-Anschluss Router oder andere vorhandene Internetverbindung Bei Anschlussmöglichkeit Transparenter Archivierung: für separates Anschluss Netzwerk für DSL-Modem, Router oder andere vorhandene Internetverbindung Anschlussmöglichkeit für separates Netzwerk Einleitende Informationen 018 Vorne 14 LAN-Anschluss 14 LAN-Anschluss Anschluss für Switch/Hub/PC Anschluss für Switch/Hub/PC Zugriff auf die EMA-Benutzeroberfläche von einem PC im Netzwerk Zugriff über auf die EMA-Benutzeroberfläche oder die von einem PC konfigurierte im IP-Adresse Netzwerk über oder die konfigurierte IP-Adresse 15 XTR-Anschluss Anschlussmöglichkeit 15 XTR-Anschluss für separates Netzwerk 16 Management Anschlussmöglichkeit LAN-Anschluss für separates Netzwerk Temporärer Anschluss eines PC/Laptop und Zugriff auf die 16 Management LAN-Anschluss EMA-Benutzeroberfläche über Parallele Konfiguration Temporärer der Anschluss Netzwerkeinstellungen eines PC/Laptop und Zugriff auf die (Bridge, DSL-Router, EMA-Benutzeroberfläche statische IP-Adresse) über Parallele Konfiguration der Netzwerkeinstellungen 17 Power-Knopf (Bridge, DSL-Router, statische IP-Adresse) 18 Stromanschluss 17 Power-Knopf 18 Stromanschluss Anschluss für das Rack Stromverteiler Netzkabel 12 - ARTEC IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. EMA Enterprise Managed Archive, EMA Archive Appliance, CMP Continuous Mail Protection, ANA Automated Network Administrator, Mail to Archive, Print to Archive, Scan to Archive, Voice to Archive, File to Archive und ediscovery sind eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG. Markenzeichen von Produkten anderer Hersteller sind das Eigentum des jeweiligen Inhabers. Kopie, Reproduktion oder Duplikation als Ganzes oder in Teilen ist ohne schriftliche Erlaubnis der ARTEC IT Solutions AG nicht gestattet. Irrtümer und Änderungen, auch ohne vorherige Bekanntgabe, vorbehalten. Solutions for Business Continuity Nur für Service-Einsätze durch ARTEC-Personal Bei Transparenter Archivierung: Anschluss für DSL-Modem, Anschluss für das Rack Stromverteiler Netzkabel Vorne Hinten Hinten

19 ery Enterprise Managed Archive // EMA Archive Appliance // g u EMA Archive Appliance ferumfang, Bedienelemente und Anschlüsse VGA-Konsole Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen 08 Anschluss Tastatur 08 Anschluss Tastatur 09 Anschluss Maus 09 Anschluss Derzeit ohne Maus Funktion Derzeit ohne Funktion 10 USB-Anschlüsse 10 USB-Anschlüsse Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. 11 Konsole Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. 11 Konsole 12 WAN-Anschluss Nur für Service-Einsätze durch ARTEC-Personal 12 WAN-Anschluss Router oder andere vorhandene Internetverbindung Anschlussmöglichkeit Bei Transparenter Archivierung: für separates Anschluss Netzwerk für DSL-Modem, Router oder andere vorhandene Internetverbindung Anschlussmöglichkeit für separates Netzwerk Einleitende Informationen Vorne 13 LAN-Anschluss 13 LAN-Anschluss Anschluss für Switch/Hub/PC Anschluss für Switch/Hub/PC Zugriff auf die EMA-Benutzeroberfläche von einem PC im Netzwerk Zugriff über auf die EMA-Benutzeroberfläche oder die von einem PC konfigurierte im IP-Adresse Netzwerk über oder die konfigurierte IP-Adresse 14 XTR-Anschluss Anschlussmöglichkeit 14 XTR-Anschluss für separates Netzwerk 15 Management Anschlussmöglichkeit LAN-Anschluss für separates Netzwerk Temporärer Anschluss eines PC/Laptop und Zugriff auf die 15 Management LAN-Anschluss EMA-Benutzeroberfläche über Parallele Konfiguration Temporärer der Anschluss Netzwerkeinstellungen eines PC/Laptop und Zugriff auf die (Bridge, DSL-Router, EMA-Benutzeroberfläche statische IP-Adresse) über Parallele Konfiguration der Netzwerkeinstellungen 16 Power-Knopf (Bridge, DSL-Router, statische IP-Adresse) 17 Stromanschluss 16 Power-Knopf 17 Stromanschluss Anschluss für das Rack Stromverteiler Netzkabel 12 - ARTEC IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. EMA Enterprise Managed Archive, EMA Archive Appliance, CMP Continuous Mail Protection, ANA Automated Network Administrator, Mail to Archive, Print to Archive, Scan to Archive, Voice to Archive, File to Archive und ediscovery sind eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG. Markenzeichen von Produkten anderer Hersteller sind das Eigentum des jeweiligen Inhabers. Kopie, Reproduktion oder Duplikation als Ganzes oder in Teilen ist ohne schriftliche Erlaubnis der ARTEC IT Solutions AG nicht gestattet. Irrtümer und Änderungen, auch ohne vorherige Bekanntgabe, vorbehalten. Solutions for Business Continuity Nur für Service-Einsätze durch ARTEC-Personal Bei Transparenter Archivierung: Anschluss für DSL-Modem, S100 (ohne Netzteil) Bedienelemente und Anschlüsse S100 (ohne Netzteil) 16 Anschluss für das Rack Stromverteiler Netzkabel Vorne Hinten Hinten

20 ail Archive Appliance l Archive Appliance g EMA Archive Appliance 05 mit jeweils 2 Halterungen Halterungen u 00 Bedienelemente und Anschlüsse Bedienelemente und Anschlüsse S400/E1000 Einbau) erumfang, S400/E Bedienelemente S400/E Power-Knopf 12 USB-Anschlüsse 12 USB-Anschlüsse Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. 13 Stromanschluss 13 Stromanschluss Anschluss für das Kaltgeräte Stromkabel Anschluss für das Kaltgeräte Stromkabel 14 Anschluss Maus 14 Anschluss Derzeit ohne Maus Funktion 15 Anschluss Derzeit ohne Tastatur Funktion VGA-Konsole Anschluss Tastatur Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen 16 VGA-Konsole 17 Konsole Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen Nur für Service-Einsätze durch ARTEC-Personal USB-Anschlüsse Konsole Nur für Service-Einsätze durch ARTEC-Personal Maus, Tastatur, Speichermedien, etc WAN-Anschluss USB-Anschlüsse Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. Bei Transparenter Archivierung: Anschluss für DSL-Modem, Router oder andere vorhandene Internetverbindung 19 WAN-Anschluss Anschlussmöglichkeit für separates Netzwerk Bei Transparenter Archivierung: Anschluss für DSL-Modem, Router oder andere vorhandene Internetverbindung Anschlussmöglichkeit für separates Netzwerk Einleitende Informationen Vorne Copyright ARTEC IT Solutions DE AG. Alle - Copyright Rechte vorbehalten ARTEC EMA IT Solutions AG. Archive Alle Rechte Appliance vorbehalten., Print VSTOR to Archive, EMA Enterprise, Scan to Managed Archive Archive sind eingetragene, EMA Archive Warenzeichen Appliance der, ANA ARTEC Automated IT Solutions Network Administrator AG. Markenzeichen, Mail to Archive von Produkten, Print to Archive anderer, Scan Hersteller to Archive sind, Voice das to Eigentum Archive, File des to jeweiligen Archive und Inhabers. ediscovery sind eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG. Kopie, Markenzeichen Reproduktion von oder Produkten Duplikation anderer Hersteller als Ganzes sind oder das Eigentum in Teilen des ist jeweiligen ohne schriftliche Inhabers. Kopie, Erlaubnis Reproduktion der ARTEC oder IT Duplikation Solutions dieses AG nicht Handbuchs gestattet. als Ganzes Irrtümer oder und in Teilen Änderungen, ist ohne schriftliche auch ohne Erlaubnis vorherige der ARTEC Bekanntgabe, IT Solutions vorbehalten. AG nicht gestattet. Irrtümer und Änderungen, auch ohne vorherige Bekanntgabe, vorbehalten Hinten Vorne Hinten 20 LAN-Anschluss 20 LAN-Anschluss Anschluss für Switch/Hub/PC Anschluss für Switch/Hub/PC Zugriff auf die EMA-Benutzeroberfläche von einem PC im Netzwerk Zugriff über auf die EMA-Benutzeroberfläche oder die von einem PC konfigurierte im IP-Adresse Netzwerk über oder die konfigurierte IP-Adresse 21 Management LAN-Anschluss Temporärer 21 Management Anschluss eines LAN-Anschluss PC/Laptop und Zugriff auf das EMA Benutzerinterface Temporärer über Anschluss eines PC/Laptop und Zugriff auf das Parallele Konfiguration der Netzwerkeinstellungen EMA Benutzerinterface über (Bridge, DSL-Router, statische IP-Adresse) Parallele Konfiguration der Netzwerkeinstellungen Der Management LAN-Anschluss kann durch eine Fibre Channel (Bridge, Karte ersetzt DSL-Router, werden statische (Zusatzoption) IP-Adresse) Der Management LAN-Anschluss kann durch eine Fibre Channel Karte ersetzt werden (Zusatzoption)

21 Enterprise Managed Archive // // EMA Archive Appliance 00 Bedienelemente EMA Archive Appliance EMA Archive Appliance nterprise Managed Archive // // ery ce e loss nschloss l abel eweils mit jeweils 2 Halterungen 2 Halterungen n skop-einbauschienen buch rumfang, S400 Rev. 2/S800 S400 Rev. 2/S800 S400 Rev. 2/S800 Bedienelemente und Anschlüsse Bedienelemente und Anschlüsse Arretierung für Frontblende und Schloss 20 esata-anschluss 13 Arretierung für Frontblende und Schloss 20 esata-anschluss Derzeit ohne Funktion 14 Power-Knopf Derzeit ohne Funktion 14 Power-Knopf Hinter der Frontblende verborgen 21 USB-Anschlüsse Hinter der Frontblende verborgen 21 USB-Anschlüsse Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. 15 VGA-Konsole Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. 15 VGA-Konsole Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen 22 LAN-Anschluss Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen 22 LAN-Anschluss Anschluss für Switch/Hub/PC 16 USB-Anschlüsse Anschluss für Switch/Hub/PC 16 USB-Anschlüsse Zugriff auf die EMA-Benutzeroberfläche von einem PC Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. Zugriff auf die EMA-Benutzeroberfläche von einem PC Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. im Netzwerk über oder die im Netzwerk über oder die 17 Management LAN-Anschluss konfigurierte IP-Adresse 17 Management LAN-Anschluss konfigurierte IP-Adresse Temporärer Temporärer Anschluss Anschluss eines eines PC/Laptop PC/Laptop und und Zugriff Zugriff auf auf das das WAN-Anschluss über WAN-Anschluss EMA Benutzerinterface über Bei Transparenter Bei Transparenter Archivierung: Archivierung: Anschluss Anschluss für DSL-Modem, für DSL-Modem, Parallele Konfiguration der der Netzwerkeinstellungen Router Router oder oder andere andere vorhandene vorhandene Internetverbindung Internetverbindung (Bridge, DSL-Router, statische IP-Adresse) Anschlussmöglichkeit für separates für separates Netzwerk Netzwerk Der Management LAN-Anschluss kann kann durch durch eine eine Fibre Channel Karte ersetzt werden (Zusatzoption) Stromanschluss Anschluss Anschluss für das für Rack das Rack Stromverteiler Netzkabel Netzkabel 18 Konsole Nur für Service-Einsätze durch ARTEC-Personal 19 VGA-Konsole Konfiguration der der EMA-Netzwerkeinstellungen Einleitende Informationen 021 Vorne Vorne Hinten Hinten - ARTEC IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. EMA Enterprise Managed Archive, EMA Archive Appliance, CMP Continuous Mail Protection, ANA Automated Network Administrator, Mail to Archive, Print to Archive, Scan to Archive, Voice to Archive, File to Archive und ediscovery sind eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG. C IT Solutions Markenzeichen AG. Alle Rechte von Produkten vorbehalten. anderer EMA Hersteller Enterprise sind Managed das Eigentum Archive des, EMA jeweiligen Inhabers. Archive Appliance Kopie, Reproduktion, CMP Continuous oder Duplikation Mail Protection als Ganzes, ANA oder Automated in Teilen ist Network ohne schriftliche Administrator Erlaubnis, Mail der to ARTEC Archive IT Solutions, Print to AG Archive nicht, gestattet. Scan to Archive Irrtümer, und Voice Änderungen, to Archive auch, File ohne to Archive vorherige und Bekanntgabe, ediscovery sind vorbehalten. eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG.

22 nterprise Managed Archive // EMA Archive Appliance // ery Enterprise Managed Archive // EMA Archive Appliance // 00 EMA Archive Appliance nschloss eweils mit jeweils 2 Halterungen 2 Halterungen -Einbauschienen skop-einbauschienen rumfang, ang, e n abel buch Bedienelemente und Anschlüsse Bedienelemente und Anschlüsse S400 Rev. 3/ S800 Rev. 2 S400 Rev. 3/ S800 Rev. 2 Bedienelemente S400 Rev. 3/ S800 Rev Arretierung für Frontblende und und Schloss USB-Anschlüsse Maus, Maus, Tastatur, Tastatur, Speichermedien, Speichermedien, etc. etc. 14 Power-Knopf Hinter der Frontblende verborgen LAN-Anschluss Anschluss für Switch/Hub/PC für 15 VGA-Konsole Zugriff Zugriff auf die auf EMA-Benutzeroberfläche die von einem von einem PC PC Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen im Netzwerk im Netzwerk über über oder die oder die 16 ID-Taste konfigurierte IP-Adresse IP-Adresse Taste für ID-Lampe (hinten) und und Display (vorne), (vorne), WAN-Anschluss um das Gerät in in einem Rack Rack zu zu identifizieren Bei Bei Transparenter Transparenter Archivierung: Archivierung: Anschluss Anschluss für DSL-Modem, für DSL-Modem, USB-Anschlüsse Router Router oder oder andere andere vorhandene vorhandene Internetverbindung Internetverbindung Maus, Tastatur, Tastatur, Speichermedien, Speichermedien, etc. Anschlussmöglichkeit etc. Anschlussmöglichkeit für separates für separates Netzwerk Netzwerk XTR-Anschluss XTR-Anschluss ID-Lampe ID-Lampe Anschlussmöglichkeit für separates Netzwerk ID-Lampe, um das Gerät nach Betätigung von 16 oder 25 in Anschlussmöglichkeit für separates Netzwerk ID-Lampe, um das Gerät nach Betätigung von 16 oder 25 in einem Rack zu identifizieren 19 einem Rack zu identifizieren Management LAN-Anschluss 19 Management LAN-Anschluss 26 Temporärer Anschluss eines PC/Laptop und Zugriff auf das ID-Taste 26 Temporärer Anschluss eines PC/Laptop und Zugriff auf das ID-Taste EMA Benutzerinterface über Taste für ID-Lampe 24 (hinten) und Display (vorne), EMA Benutzerinterface über Taste für ID-Lampe 24 (hinten) und Display (vorne), Parallele Konfiguration der Netzwerkeinstellungen um das Gerät in einem Rack zu identifizieren Parallele Konfiguration der Netzwerkeinstellungen um das Gerät in einem Rack zu identifizieren (Bridge, DSL-Router, statische IP-Adresse) 27 (Bridge, DSL-Router, statische IP-Adresse) Stromanschlüsse 27 Stromanschlüsse 20 Konsole Anschlüsse für redundante Stromversorgung für die Rack 20 Konsole Anschlüsse für redundante Stromversorgung für die Rack Nur für Service-Einsätze durch ARTEC-Personal Stromverteiler Netzkabel Nur für Service-Einsätze durch ARTEC-Personal Stromverteiler Netzkabel 21 VGA-Konsole 21 VGA-Konsole Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen Einleitende Informationen 022 Vorne Vorne Hinten Hinten 2 - ARTEC IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. Markenzeichen EMA Enterprise von Managed Produkten Archive anderer, EMA Hersteller sind Archive das Eigentum Appliance des, CMP jeweiligen Continuous Inhabers. Mail Kopie, Protection Reproduktion, ANA Automated oder Duplikation Network dieses Administrator Handbuchs, als Mail Ganzes to Archive oder in, Print Teilen to ist Archive ohne schriftliche, Scan to Archive Erlaubnis, Voice der ARTEC to Archive IT Solutions, File to AG Archive nicht gestattet. und ediscovery Irrtümer sind und Änderungen, eingetragene auch Warenzeichen ohne vorherige der Bekanntgabe, ARTEC IT Solutions vorbehalten. AG. Markenzeichen von Produkten anderer Hersteller sind das Eigentum des jeweiligen Inhabers. Kopie, Reproduktion oder Duplikation als Ganzes oder in Teilen ist ohne schriftliche Erlaubnis der ARTEC IT Solutions AG nicht gestattet. Irrtümer und Änderungen, auch ohne vorherige Bekanntgabe, vorbehalten. IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. EMA Enterprise Managed Archive, EMA Archive Appliance, CMP Continuous Mail Protection, ANA Automated Network Administrator, Mail to Archive, Print to Archive, Scan to Archive, Voice to Archive, File to Archive und ediscovery sind eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG.

23 nterprise Managed Archive // EMA Archive Appliance // ery Enterprise Managed Archive // EMA Archive Appliance // 00 EMA Archive Appliance E2000 E2000 Einleitende Informationen 023 Bedienelemente E2000 Bedienelemente und Anschlüsse Bedienelemente und Anschlüsse Vorne Vorne Hinten Hinten Arretierung für für Frontblende und und Schloss Schloss WAN-Anschluss WAN-Anschluss Bei Transparenter Bei Transparenter Archivierung: Archivierung: Anschluss Anschluss für DSL-Modem, für DSL-Modem, 14 Power-Knopf Router Router oder oder andere andere vorhandene vorhandene Internetverbindung Internetverbindung Hinter der Frontblende verborgen Anschlussmöglichkeit für separates für separates Netzwerk Netzwerk e 15 VGA-Konsole Management LAN-Anschluss Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen Temporärer Anschluss Anschluss eines eines PC/Laptop PC/Laptop und Zugriff und Zugriff auf das nschloss auf das 16 ID-Taste EMA EMA Benutzerinterface über über l abel Taste für ID-Lampe (hinten) und und Display (vorne), Parallele (vorne), Parallele Konfiguration Konfiguration der Netzwerkeinstellungen der um das Gerät in in einem Rack Rack zu zu identifizieren (Bridge, (Bridge, DSL-Router, DSL-Router, statische statische IP-Adresse) IP-Adresse) eweils mit jeweils 2 Halterungen 2 Halterungen Der Der Management Management LAN-Anschluss LAN-Anschluss kann kann durch durch eine eine n 17 USB-Anschlüsse Fibre Fibre Channel Channel Karte Karte ersetzt ersetzt werden werden (Zusatzoption) (Zusatzoption) Maus, Tastatur, Tastatur, Speichermedien, Speichermedien, etc. etc. 24 skop-einbauschienen 24 ID-Lampe -Einbauschienen ID-Lampe Konsole Konsole ID-Lampe, um das Gerät nach Betätigung von 16 oder 25 in ID-Lampe, um das Gerät nach Betätigung von 16 oder 25 in Nur für Service-Einsätze durch ARTEC-Personal einem Rack zu identifizieren Nur für Service-Einsätze durch ARTEC-Personal einem Rack zu identifizieren 19 VGA-Konsole ID-Taste VGA-Konsole 25 ID-Taste Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen Taste für ID-Lampe 24 (hinten) und Display (vorne), buch Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen Taste für ID-Lampe 24 (hinten) und Display (vorne), um das Gerät in einem Rack zu identifizieren 20 USB-Anschlüsse um das Gerät in einem Rack zu identifizieren rumfang, 20 USB-Anschlüsse Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. 26 fang, Stromanschlüsse Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. 26 Anschlüsse Stromanschlüsse für redundante Stromversorgung für die Rack 21 LAN-Anschluss Anschlüsse für redundante Stromversorgung für die Rack 21 LAN-Anschluss Stromverteiler Netzkabel Anschluss für Switch/Hub/PC Stromverteiler Netzkabel Zugriff Anschluss auf die für EMA-Benutzeroberfläche Switch/Hub/PC von einem PC im Zugriff Netzwerk auf die über EMA-Benutzeroberfläche von oder einem die PC konfigurierte im Netzwerk IP-Adresse über oder die konfigurierte IP-Adresse 2 - ARTEC IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. Markenzeichen EMA Enterprise von Managed Produkten Archive anderer, EMA Hersteller sind Archive das Eigentum Appliance des, CMP jeweiligen Continuous Inhabers. Mail Kopie, Protection Reproduktion, ANA Automated oder Duplikation Network dieses Administrator Handbuchs, als Mail Ganzes to Archive oder in, Print Teilen to ist Archive ohne schriftliche, Scan to Archive Erlaubnis, Voice der ARTEC to Archive IT Solutions, File to AG Archive nicht gestattet. und ediscovery Irrtümer sind und Änderungen, eingetragene auch Warenzeichen ohne vorherige der Bekanntgabe, ARTEC IT Solutions vorbehalten. AG. Markenzeichen von Produkten anderer Hersteller sind das Eigentum des jeweiligen Inhabers. Kopie, Reproduktion oder Duplikation als Ganzes oder in Teilen ist ohne schriftliche Erlaubnis der ARTEC IT Solutions AG nicht gestattet. Irrtümer und Änderungen, auch ohne vorherige Bekanntgabe, vorbehalten. C IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. EMA Enterprise Managed Archive, EMA Archive Appliance, CMP Continuous Mail Protection, ANA Automated Network Administrator, Mail to Archive, Print to Archive, Scan to Archive, Voice to Archive, File to Archive und ediscovery sind eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG.

24 l il Archive il Archive Appliance Archive Appliance Archive Appliance EMA Archive Appliance E4000/E8000 E4000/E8000 0/E8000 Einbau) Einbau) astatur) tur) astatur) rumfang, rumfang, fang, E4000/E8000 E4000/E Bedienelemente und Anschlüsse Bedienelemente und Anschlüsse Vorne 14 Vorne Vorne Einleitende Informationen 024 Hinten Hinten Hinten 11 ID-Taste 19 Konsole ID-Taste für ID-Lampe (vorne und hinten), um das Gerät in einem 19 Konsole Nur Konsole für Service-Einsätze durch ARTEC-Personal Rack Taste zu für für identifizieren ID-Lampe (vorne (vorne und und hinten), hinten), um um das das Gerät Gerät in einem einem Nur für Service-Einsätze durch ARTEC-Personal 20 Nur für Service-Einsätze durch ARTEC-Personal VGA-Konsole zu 12 Rack zu identifizieren Power-Knopf VGA-Konsole Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen der VGA-Konsole Power-Knopf 21 Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen ID-Taste 13 VGA-Konsole Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen ID-Taste ID-Taste für ID-Lampe (vorne und hinten), um das Gerät in einem 14 Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen Rack Taste Taste zu für identifizieren ID-Lampe für ID-Lampe (vorne (vorne und hinten), und hinten), um das um Gerät das in Gerät einem USB-Anschlüsse einem Rack zu Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. 22 Rack zu identifizieren 14 USB-Anschlüsse USB-Anschlüsse 15 Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. 22 etc. 22 Fibre Channel USB-Anschlüsse Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. Anschluss 1 und 2 23 Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. 15 Fibre Channel LAN-Anschluss 16 Management Anschluss 1 und und 2 23 LAN-Anschluss 2 23 LAN-Anschluss Anschluss für Switch/Hub/PC LAN-Anschluss Zugriff Anschluss auf die Temporärer Anschluss eines PC/Laptop und Zugriff auf die Anschluss für Switch/Hub/PC EMA-Benutzeroberfläche von einem PC 16 für Switch/Hub/PC 16 Management LAN-Anschluss EMA-Benutzeroberfläche LAN-Anschluss im Zugriff Netzwerk auf die über EMA-Benutzeroberfläche von oder einem die PC Temporärer Anschluss eines über PC/Laptop und Zugriff auf die Zugriff auf die EMA-Benutzeroberfläche von einem PC Parallele Temporärer Konfiguration Anschluss der eines Netzwerkeinstellungen PC/Laptop und Zugriff auf die konfigurierte im Netzwerk über IP-Adresse oder die EMA-Benutzeroberfläche über im Netzwerk über oder die (Bridge, EMA-Benutzeroberfläche DSL-Router, statische über IP-Adresse) 24 konfigurierte IP-Adresse Parallele Konfiguration der Netzwerkeinstellungen WAN-Anschluss konfigurierte IP-Adresse Parallele Konfiguration der Netzwerkeinstellungen Bei Transparenter Archivierung: Anschluss für DSL-Modem, 17 (Bridge, DSL-Router, statische IP-Adresse) 24 IPMI-Management (Bridge, DSL-Router, LAN WAN-Anschluss statische IP-Adresse) 24 Router WAN-Anschluss Bei Transparenter oder andere Archivierung: vorhandene Anschluss Internetverbindung für DSL-Modem, 17 IPMI-Management Derzeit ohne FunktionLAN Anschlussmöglichkeit Bei Transparenter für Archivierung: separates Netzwerk Anschluss für DSL-Modem, 17 IPMI-Management LAN Router oder andere vorhandene Internetverbindung 18 Derzeit ohne Funktion Anschluss Router oder andere vorhandene Internetverbindung Derzeit ohne Maus/Tastatur Funktion 25 Anschlussmöglichkeit für separates Netzwerk Stromanschlüsse Anschlussmöglichkeit für separates Netzwerk 18 Anschluss Maus/Tastatur 25 Anschlüsse für redundante Stromversorgung für die 18 Anschluss Maus/Tastatur Stromanschlüsse 25 mitgelieferten Anschlüsse Stromanschlüsse für Kaltgeräte-Stromkabel redundante Stromversorgung für die mitgelieferten Anschlüsse Kaltgeräte-Stromkabel für redundante Stromversorgung für die mitgelieferten Kaltgeräte-Stromkabel Copyright ARTEC IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. EMA Archive Appliance, Print to Archive, Scan to Archive sind eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG. Markenzeichen von Produkten anderer Hersteller sind das Eigentum des jeweiligen Inhabers. Kopie, Reproduktion oder Duplikation als Ganzes oder in Teilen ist ohne schriftliche Erlaubnis der ARTEC IT Solutions AG nicht gestattet. Irrtümer und Änderungen, auch ohne vorherige Bekanntgabe, vorbehalten Copyright ARTEC IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. EMA Archive Appliance - Copyright ARTEC IT Solutions AG. DE Alle Rechte - Copyright vorbehalten ARTEC EMA IT Solutions Archive AG. Alle Appliance Rechte Solutions, Print to Archive, Scan to Archive vorbehalten., Print to VSTOR Archive, EMA, Scan Enterprise for to Archive Managed Business sind eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG. Markenzeichen von Produkten anderer Hersteller sind das Eigentum des jeweiligen Inhabers. Kopie, Reproduktion oder Duplikation als Ganzes oder in Teilen ist ohne schriftliche Erlaubnis der ARTEC sind Archive IT Solutions eingetragene, EMA AG nicht Archive gestattet. Warenzeichen Appliance Irrtümer, der ANA ARTEC Automated und Änderungen, IT Solutions Network Administrator auch ohne AG. Markenzeichen, Mail vorherige to Archive Bekanntgabe, von, Produkten Print to Archive vorbehalten. Continuity anderer, Scan Hersteller to Archive, Voice sind to das Archive Eigentum, File to des Archive jeweiligen und ediscovery Inhabers. sind eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG. Kopie, Reproduktion Markenzeichen oder von Duplikation Produkten anderer als Ganzes Hersteller oder sind das in Teilen Eigentum ist des ohne jeweiligen schriftliche Inhabers. Erlaubnis Kopie, Reproduktion der ARTEC oder IT Duplikation Solutions dieses AG nicht Handbuchs gestattet. als Ganzes Irrtümer oder und in Teilen Änderungen, ist ohne schriftliche auch ohne Erlaubnis vorherige der ARTEC Bekanntgabe, IT Solutions AG vorbehalten. nicht gestattet. Irrtümer und Änderungen, auch ohne vorherige Bekanntgabe, vorbehalten. Solutions for Business Continuity Bedienelemente E4000/E8000

25 nterprise ery Enterprise Managed Managed Archive // // // ADMINISTRATOR HANDBUCH // EMA DEUTSCH // Version // Archive Appliance // August EMA Archive Appliance. 2 Appliance pliance e mit Schlüssel t Schlüssel abel l mit jeweils 2 Halterungen und Montagezubehör eweils 2 Halterungen und Montagezubehör skop-einbauschienen t -Einbauschienen Halterung und Montagezubehör lterung elmanagementarm und Montagezubehör anagementarm buch rumfang, 1x GPL Hinweis fang, 1x GPL Hinweis Archive Appliance Bedienelemente und Anschlüsse Arretierung für Frontblende und Schloss 13 Arretierung für Frontblende und Schloss 14 Power-Knopf 14 Power-Knopf Hinter der Frontblende verborgen Hinter der Frontblende verborgen 15 VGA-Konsole 15 VGA-Konsole Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen 16 ID-Taste 16 ID-Taste für ID-Lampe 25 (hinten) und Display (vorne), um Taste das für Gerät ID-Lampe in einem 25 Rack (hinten) zu identifizieren und Display (vorne), 17 USB-Anschlüsse um das Gerät in einem Rack zu identifizieren 17 USB-Anschlüsse Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. 18 Konsole Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. 18 Nur für Service-Einsätze durch ARTEC-Personal Konsole 19 VGA-Konsole Nur für Service-Einsätze durch ARTEC-Personal Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen 19 VGA-Konsole 20 USB-Anschlüsse Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. 20 USB-Anschlüsse 21 LAN-Anschluss Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. Anschluss für Switch/Hub/PC 21 LAN-Anschluss Zugriff auf die EMA-Benutzeroberfläche von einem PC im Anschluss Netzwerk für über Switch/Hub/PC oder die konfigurierte Zugriff auf die IP-Adresse EMA-Benutzeroberfläche von einem PC im Netzwerk über oder die konfigurierte IP-Adresse E4000 E4000 Rev. Rev. 2/E8000 2/E8000 Rev. Rev WAN-Anschluss 22 Bei WAN-Anschluss Transparenter Archivierung: Anschluss für DSL-Modem, Router Bei oder Transparenter andere vorhandene Archivierung: Internetverbindung Anschluss für DSL-Modem, Anschlussmöglichkeit Router oder andere für vorhandene separates Netzwerk Internetverbindung Anschlussmöglichkeit für separates Netzwerk 23 Management LAN-Anschluss 23 Temporärer Management Anschluss LAN-Anschluss eines PC/Laptop und Zugriff auf das EMA Temporärer Benutzerinterface Anschluss über eines PC/Laptop und Zugriff auf das Parallele EMA Konfiguration Benutzerinterface der Netzwerkeinstellungen über (Bridge, Parallele DSL-Router, Konfiguration statische der IP-Adresse) Netzwerkeinstellungen 24 Fibre (Bridge, Channel DSL-Router, statische IP-Adresse) 24 Anschluss Fibre Channel 1 und 2 25 ID-Lampe Anschluss 1 und 2 25 ID-Lampe, um das Gerät nach Betätigung von 16 oder 26 in ID-Lampe einem Rack zu identifizieren ID-Lampe, um das Gerät nach Betätigung von 16 oder 26 in 26 ID-Taste einem Rack zu identifizieren Taste für ID-Lampe 25 (hinten) und Display (vorne), 26 um ID-Taste das Gerät in einem Rack zu identifizieren Taste für ID-Lampe 25 (hinten) und Display (vorne), 27 Stromanschlüsse um das Gerät in einem Rack zu identifizieren Anschlüsse für redundante Stromversorgung für die Rack 27 Stromverteiler Stromanschlüsse Netzkabel Anschlüsse für redundante Stromversorgung für die Rack Stromverteiler Netzkabel Einleitende Informationen ARTEC IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. EMA Enterprise Managed Archive, EMA Archive Appliance, CMP Continuous Mail Protection, ANA Automated Network Administrator, Mail to Archive, Print to Archive, Scan to Archive, Voice to Archive, File to Archive und ediscovery sind eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG. Markenzeichen von Produkten anderer Hersteller DE sind - Copyright das Eigentum 2012 des - ARTEC jeweiligen IT Solutions Inhabers. AG. Kopie, Alle Rechte Reproduktion vorbehalten. oder VSTOR Duplikation, EMA Enterprise als Ganzes Managed oder in Archive Teilen ist, EMA ohne schriftliche Archive Erlaubnis Appliance der, ANA ARTEC Automated IT Solutions Network AG nicht Administrator gestattet., Mail Irrtümer to Archive und Änderungen,, Print to Archive auch, Scan ohne to vorherige Archive, Bekanntgabe, Voice to Archive vorbehalten., File to Archive und ediscovery sind eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG. C IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. EMA Enterprise Managed Archive, EMA Archive Appliance, CMP Continuous Mail Protection, ANA Automated Network Administrator, Mail to Archive, Print to Archive, Scan to Archive, Voice to Archive, File to Archive und ediscovery sind eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG. 14 Solutions for Business Continuity Bedienelemente E4000 Rev. 2/E8000 Rev Vorne Vorne Hinten Hinten

26 00 ADMINISTRATOR HANDBUCH EMA Archive Appliance Bedienelemente und Anschlüsse Vorne Hinten Einleitende Informationen 026 // DEUTSCH // Version // August Arretierung für Frontblende und Schloss 14 Power-Knopf Bedienelemente E15000/E y Hinter der Frontblende verborgen 15 USB-Anschlüsse y Maus, Tastatur, Speichermedien, etc VGA-Konsole y Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen 17 ID-Taste y Taste für ID-Lampe 27 (hinten) und Display (vorne), um das Gerät in einem Rack zu identifizieren 18 USB-Anschlüsse y Maus, Tastatur, Speichermedien, etc. 19 LAN-Anschluss y Anschluss für Switch/Hub/PC y Zugriff auf die EMA-Benutzeroberfläche von einem PC im Netzwerk über oder die konfigurierte IP-Adresse 20 Vorne WAN-Anschluss y Bei Transparenter Archivierung: Anschluss für DSL-Modem, Router oder andere vorhandene Internetverbindung y Anschlussmöglichkeit für separates Netzwerk 21 XTR Anschluss y Anschlussmöglichkeit für separates Netzwerk 22 Management LAN-Anschluss y Temporärer Anschluss eines PC/Laptop und Zugriff auf das EMA Benutzerinterface über y Parallele Konfiguration der Netzwerkeinstellungen (Bridge, DSL-Router, statische IP-Adresse) 23 Konsole y Nur für Service-Einsätze durch ARTEC-Personal VGA-Konsole y Konfiguration der EMA-Netzwerkeinstellungen Fibre Channel 21 y Anschluss 1 und ID-Taste y Taste für ID-Lampe 27 (hinten) und Display (vorne), um das Gerät in einem Rack zu identifizieren 27 ID-Lampe Hinten y ID-Lampe, um das Gerät nach Betätigung von 17 oder 26 in einem Rack zu identifizieren 28 Stromanschlüsse y Anschlüsse für redundante Stromversorgung für die Rack Stromverteiler Netzkabel DE Copyright ARTEC IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. EMA Enterprise Managed Archive, EMA Archive Appliance, CMP Continuous Mail Protection, ANA Automated Network Administrator, Mail to Archive, Print to Archive, Scan to Archive, Voice to Archive, File to A Markenzeichen von Produkten anderer Hersteller sind das Eigentum des jeweiligen Inhabers. Kopie, Reproduktion oder Duplikation als Ganzes oder in Teilen ist ohne schriftliche Erlaubnis der ARTEC IT Solutions AG nicht gestattet. Irrtümer und Änderungen, auch Solutions for Business Continuity DE Copyright ARTEC IT Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. VSTOR, EMA Enterprise Managed Archive, EMA Archive Appliance, ANA Automated Network Administrator, Mail to Archive, Print to Archive, Scan to Archive, Voice to Archive, File to Archive und ediscovery sind eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG., Scan to Archive, Voice to Archive, File to Archive und Markenzeichen ediscovery sind von eingetragene der ARTEC Solutions AG. des jeweiligen Inhabers. Kopie, Reproduktion oder Duplikation dieses Handbuchs als Ganzes oder in Teilen ist ohne schriftliche Erlaubnis der ARTEC IT Solutions AG nicht gestattet. Irrtümer und Änderungen, auch ohne vorherige Bekanntgabe, vorbehalten. ProduktenWarenzeichen anderer Hersteller sindit das Eigentum cht gestattet. Irrtümer und Änderungen, auch ohne vorherige Bekanntgabe, vorbehalten.

27 00 Die Benutzeroberfläche Nach der Anmeldung können Sie über die Benutzeroberfläche Ihr EMA-Archiv nach Ihren Anforderungen konfigurieren. Die Einstellungsmöglichkeiten für die Konfiguration, Archiv und Datensicherung werden in den folgenden Kapiteln dieses Handbuchs ausführlich beschrieben. Einleitende Informationen 027

28 00 Sicherheitshinweise Befolgen Sie die hier genannten Sicherheitshinweise zum Betrieb, Aufbewahren und Wartung von EMA, damit das Gerät nicht beschädigt wird, keine Daten verloren gehen und Ihr Garantieanspruch erhalten bleibt. Stromversorgung y Stellen Sie sicher, dass das lokale Stromnetz nach der EN geprüft ist und stabil Strom entsprechend der Spezifikation des enthaltenen Netzteils liefern kann. y Verwenden Sie zur Stromversorgung nur das mitgelieferte Netzteil. ybeachten Sie beim Anschluss an das Stromnetz die Anschlusswerte des Netzteils. y Benutzen Sie nur die mitgelieferten Kabel und Anschlussgeräte. Netzteile, Kabel und Anschlussgeräte anderer Hersteller können zu Defekten und Datenverlust führen und Sie verlieren Ihren Garantieanspruch. y Trennen Sie das Gerät vom Stromnetz, wenn es längere Zeit nicht benutzt wird, um eine Beschädigung durch eventuelle Überspannung zu vermeiden. Reinigung und Wartung y Reinigen Sie EMA nur in ausgeschaltetem Zustand. Vergewissern Sie sich, dass das Gerät ordnungsgemäß vom Stromnetz getrennt ist und seit mindestens 15 Minuten ausgeschaltet ist. yachten Sie beim Reinigen des Geräts darauf, dass keine Flüssigkeit in das Innere des Geräts tritt. Verwenden Sie keine lösungsmittelhaltigen Reiniger. Wir empfehlen zur Reinigung ein mit Wasser angefeuchtetes fusselfreies Tuch. y Versuchen Sie nicht, das Gehäuse der Appliance zu öffnen. Dadurch verlieren Sie Ihren Garantieanspruch! y Das Gerät darf ausschließlich und ohne Ausnahme nur durch autorisiertes Servicepersonal der ARTEC IT Solutions AG geöffnet werden. Einleitende Informationen 028 Standort des Geräts y Stellen Sie EMA an einen geschützten Ort auf, wo das Gerät fest steht, keinen Erschütterungen ausgesetzt ist und nicht herunterfallen kann. y Schützen Sie das Gerät vor direkter Sonneneinstrahlung und setzen Sie es keiner Hitze aus (>normale Raumtemperatur bis 35 C). Arbeiten mit EMA y Lassen Sie EMA nicht fallen. Schütteln Sie das Gerät nicht und vermeiden Sie Stöße. Dies kann die integrierte Festplatte beschädigen und zu Datenverlust führen. y Entfernen Sie keine Kabel oder Netzstecker, bevor Sie EMA nicht ordnungsgemäß heruntergefahren haben. Dies kann zu Datenverlusten führen. y Stellen Sie keine Behälter mit Flüssigkeiten auf oder neben das Gehäuse. Durch den Kontakt mit Flüssigkeiten können Kurzschlüsse entstehen und elektronische Bauteile beschädigt werden. Dies kann zu Datenverlusten führen. y Das Gerät entwickelt beim Betrieb Wärme. Seien Sie vorsichtig, dass Sie sich nicht verbrennen. y Stellen Sie keine Gegenstände auf oder neben das Gerät, da es sonst überhitzt, was zu einem Datenverlust führen kann. Die Belüftungsöffnungen oben und unten am Gehäuse des Geräts dienen der Luftzirkulation, die das Gerät vor Überhitzung schützt. Achten Sie darauf, dass die Lüfter ausreichend Luftzufuhr bekommen. y Stecken Sie niemals Fremdkörper durch die Schlitze oder Öffnungen des Geräts. Es bestehen gefährliche Spannungen, die elektrische Schläge oder Feuer erzeugen sowie empfindliche Komponenten beschädigen können.

29 00 Hilfe und Support Die ARTEC IT Solutions AG bietet Ihnen einen umfangreichen Produktsupport für EMA an. Voraussetzung ist die Registrierung des Produkts innerhalb von 30 Tagen. Mit der Registrierung werden Updates, Service und Support für den erworbenen Service-Zeitraum aktiviert. Diesen Zeitraum können Sie auf Wunsch auch verlängern. Wie Sie Ihr Gerät registrieren, erfahren Sie im Abschnitt è EMA registrieren auf Seite 063. Sollten Sie weitere Fragen zur dieser Anleitung, der Installation oder zum Betrieb von EMA haben oder auf ein Problem stoßen, dessen Lösung nicht in diesem Handbuch beschrieben ist, kontaktieren Sie unseren Kundensupport. Unser kompetentes Supportpersonal wird Sie gerne beraten. ARTEC IT Solutions AG Kundensupport Telefon: Telefax: Einleitende Informationen 029

30 01 Schnellstart 1 Strom anschließen 1 Packen Sie das Gerät, die Kabel sowie die Einbauschienen aus. Bewahren Sie die Verpackung auf. 2 Stecken Sie das Netzkabel an den Stromanschluss auf der Rückseite des Geräts. 3 Drücken Sie den Power-Knopf auf der Vorderseite des Geräts. Das Gerät gibt nun dreimal hintereinander einen leisen Piepton von sich. EMA ist nun eingeschaltet. 2 EMA als Bridge verwenden EMA ist werksseitig für den Betrieb als Bridge mit Transparenter Archivierung vorkonfiguriert. Diese Betriebsart wird verwendet, wenn Ihr Unternehmen nicht über einen eigenen Mailserver verfügt und s über das POP3-/SMTP-Protokoll empfängt. Wenn Sie eine andere Betriebsart verwenden möchten, fahren Sie mit der Aktivierung und Konfiguration des benötigten Betriebsmodus fort, beschrieben im Abschnitt è Transparente Archivierung auf Seite 040. Wenn Sie EMA in Ihr Netzwerk integrieren, schließen Sie das Gerät zwischen Ihre Interneteinwahlkomponente (DSL-Router, Standleitung, etc.) und Ihre Anschluss- oder Verteilerkomponente (Computer, Switch). Die Reihenfolge der Verbindungen sollte so aussehen: Einwahlkomponente 1 > EMA > Anschluss- 2 /Verteilerkomponente3 Wenn Sie ein Kombigerät (DSL-Modem mit integriertem Router und Switch) benutzen, kann EMA keine s archivieren. In diesem Fall empfehlen wir, EMA als Bridge zwischen dem Kombigerät und einem zusätzlichen Switch (nicht im Lieferumfang enthalten) zu installieren und die vorhandenen Rechner an diesen Switch anzuschließen. 1 = DSL-Modem, Router, Standleitung 2 = Computer 3 = Switch, Hub 3 Verbinden der Kabel Sie müssen EMA nun mit Ihrem Netzwerk verbinden Entfernen Sie das Netzwerkkabel zu Ihrem Internetzugang vom LAN-Anschluss Ihres Computers/Switchs. 2 Schließen Sie dieses Netzwerkkabel an den WAN-Anschluss an. 3 Wenn Sie EMA direkt mit einem Computer verbinden, verwenden Sie dazu das mitgelieferte Crossoverkabel. a b Schließen Sie das Crossoverkabel an den LAN-Anschluss an. Wenn Sie EMA mit einem Switch verbinden, verwenden Sie das mitgelieferte rote Patchkabel. Schließen Sie das Patchkabel an den LAN-Anschluss an. 4 Stecken Sie das andere Ende des von Ihnen gewählten Netzwerkkabels an den LAN-Anschluss Ihres Computers/Switchs.

31 01 4 Am EMA-Archiv anmelden 5 Weitere Schritte Wenn Sie die EMA-Appliance erfolgreich in Ihr Netzwerk integriert haben, ist das EMA-Archiv betriebsbereit und kann ab sofort s archivieren. Sie können die EMA-Benutzeroberfläche nun jederzeit von einem PC aufrufen und die Einstellungen Ihren Anforderungen anpassen. 1 Der PC muss sich innerhalb des lokalen Netzwerks befinden und hinter EMA angeschlossen sein. Er sollte mit einem Webbrowser (JavaScript aktiviert) ausgestattet und seine IP-Adresse automatisch per DHCP beziehen. Starten Sie einen Webbrowser. 2 Tippen Sie in die Adressleiste ein. Wenn dies nicht funktioniert, geben Sie die Adresse ein. 3 Melden sich am EMA-Archiv mit dem Benutzernamen Administrator und dem Kennwort admin an. Schnellstart 031 Damit Sie erfolgreich s archivieren können, sollten Sie das EMA-Archiv Ihren individuellen Anforderungen anpassen. Wir empfehlen Ihnen, die folgenden Einstellungen als nächstes vorzunehmen: 1 Ändern Sie das Passwort, um das EMA-Archiv vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Lesen Sie dazu den Abschnitt è Kennwort ändern auf Seite EMA ist werksseitig als Bridge mit lokaler Netzwerkkonfiguration über DHCP konfiguriert. Sie können das Gerät jedoch auch als DSL-Router einsetzen. Wenn Sie eine Standleitung haben, empfiehlt sich der Modus Statische IP-Adresse. Wie Sie den Betriebsmodus wechseln, lesen Sie im Abschnitt è Transparente Archivierung auf Seite Nach dem erstmaligen Anschluss speichert EMA Ihre s auf der lokalen Festplatte. Wir empfehlen Ihnen aus Sicherheitsgründen, Ihr Archiv auf einen externen Speicherort zu legen. Lesen Sie dazu das Kapitel è Speicher ab Seite Registrieren Sie EMA. Mit der Registrierung werden Updates, Service und Support für den erworbenen Service-Zeitraum aktiviert. Diesen Zeitraum können Sie auf Wunsch auch verlängern. Wie Sie Ihr Gerät registrieren, erfahren Sie im Abschnitt è EMA registrieren auf Seite 063. Lesen Sie auch alle anderen Kapitel in diesem Handbuch. Sollte Sie auf ein Problem stoßen, das Sie mit Hilfe dieses Handbuchs nicht lösen können, kontaktieren Sie unseren Kundensupport unter Unser kompetentes Servicepersonal hilft Ihnen gerne weiter.

32 01 EMA ausschalten EMA ist für den Dauerbetrieb entwickelt. Einmal angeschlossen, sollte das Gerät immer angeschaltet sein. Wenn Sie EMA trotzdem einmal ausschalten möchten, gehen Sie wie folgt vor. 1 Drücken Sie etwa 1 Sekunde auf den Power-Schalter an der Vorderseite des Geräts. EMA benötigt ca. 20 bis 30 Sekunden, um sich auszuschalten. Erst wenn das Licht erloschen ist, ist das Gerät ausgeschaltet. 2 Sie können nun die Netzwerkkabel trennen und das Gerät vom Stromnetz nehmen. Entfernen Sie niemals Kabel bei laufendem Betrieb. Dies kann zu Defekten am Gerät und zu Datenverlusten führen. Schalten Sie dazu immer das Gerät aus. Dies gilt nicht für die erste Konfiguration, während der unter Umständen Netzwerkkabel hinzugefügt werden müssen. Stromführende Kabel dürfen nie im laufenden Betrieb entfernt werden. Passwort des Administratorkontos zurückzusetzen Sie können das Passwort des Administratorkontos zurückzusetzen, falls Sie es einmal vergessen haben. Aus Sicherheitsgründen ist dies nur möglich, indem Sie das Gerät, wie hier beschrieben, durch Drücken des Power-Schalters physikalisch ausschalten und herunterfahren. Wenn Sie EMA nach dem ordnungsgemäßen Herunterfahren wieder durch Drücken des Power-Schalters starten, haben Sie 10 Minuten Zeit, das Passwort des Administratorkontos zurückzusetzen. Bei den Geräten S40 Rev.2, S100, S400, S400 Rev. 2, S800, E1000, E2000, E4000, E4000 Rev. 2, E8000, E8000 Rev. 2, E15000 und E25000 können Sie dies über die VGA--Konsole durchführen, wie im Kapitel è VGA-Konsole ab Seite 033 beschrieben. Bei den Geräten S40 und S40 Rev. 2 und S100, bei den Geräten S400, S400 Rev. 2, S800, E1000 und E2000 ohne Fibre Channel- Option, sowie bei E4000, E4000 Rev. 2, E8000, E8000 Rev. 2, E15000 und E25000 können Sie dies alternativ auch über den Management-LAN-Anschluss durchführen, wie im Abschnitt èadministratorkonto zurücksetzen auf Seite 116 beschrieben. Schnellstart 032

33 02 Einleitung VGA-Konsole EMA bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, Ihr Archiv zu administrieren: A - mit Hilfe eines Webbrowsers über die EMA-Benutzeroberfläche - dies ist der herkömmliche Weg, mit dem Sie EMA bedienen. Diese Methode benutzen Sie für die Administration des alltäglichen Archiv- Betriebs. B - Bedienung über den Management LAN-Anschluss oder über die VGA-Konsole - diese Methode dient zur Not-Administration mit Zugriff auf die wichtigsten Grundfunktionen. Benutzen Sie die VGA-Konsole, y wenn Sie Ihr EMA-Archiv nicht mehr über die Benutzeroberfläche via Webbrowser erreichen können ywenn eine Anmeldung am Archiv auf herkömmlichem Wege scheitert ywenn Sie Ihr Kennwort zurücksetzen müssen Bedienung via VGA-Konsole Der Anschluss für die VGA-Konsole ist nur bei den Modellen S40 Rev.2, S100, S400, S400 Rev. 2, S800, E1000, E2000, E4000, E4000 Rev.2, E8000, E8000 Rev. 2, E15000 und E25000 vorhanden. Wenn Sie eine EMA S40 Appliance besitzen, verwenden Sie für die Not-Administration den Management LAN-Anschluss, so wie im Kapitel èschnellstart ab Seite 030 beschrieben. Für die Bedienung von EMA über die VGA-Konsole benötigen Sie eine Tastatur (USB/PS2) und einen Monitor mit VGA-Anschluss. Grundsätzlich können Sie Tastatur und Monitor bei laufendem Betrieb anschließen (überspringen Sie die folgenden Schritte 1 und 3). Wenn Sie jedoch Ihr Kennwort zurücksetzen möchten oder einen Fehlerbericht ohne Anmeldung versenden wollen, müssen Sie EMA neu starten. 1 Schalten Sie EMA aus. Drücken Sie etwa 1 Sekunde auf den Power-Knopf an der Vorderseite des Geräts. EMA benötigt ca. 20 bis 30 Sekunden, um sich auszuschalten. Erst wenn das Licht erloschen ist, ist das Gerät ausgeschaltet. 2 Schließen Sie nun über den USB- oder PS2-Anschluss eine Tastatur und über den VGA-Anschluss einen Monitor an die EMA- Appliance an. 3 Starten Sie EMA durch Drücken des Power-Knopfes. 033 Warten Sie nun den Startvorgang vollständig ab. Dieser Vorgang dauert einige Minuten. EMA ist betriebsbereit, wenn das Gerät dreimal in kurzem Abstand einen Piepton von sich gibt. Auf dem angeschlossenen Monitor sehen Sie nun folgenden Startbildschirm: 1 Im mittleren Bereich befindet sich die Bedienungs-Eingabemaske mit dem Auswahlbereich 1 und dem Bestätigungsbereich 2, darunter das EMA-Logo mit Informationen zu Seriennummer, der aktuell verwendeten IP-Adresse (der LAN-Schnittstelle), Version des EMA- Archivs, Status-Meldung und genauer Gerätebezeichnung. Benutzen Sie die Pfeiltasten Ihrer Tastatur, um im Auswahlbereich eine Auswahl vorzunehmen. Die aktuelle Auswahl ist immer rot hinterlegt. Mit der Tabulator-Taste wechseln Sie vom Auswahlbereich in den Bestätigungsbereich (und wieder zurück). Gibt es hier mehr als eine Option (z.b. OK und Abbrechen), benutzen Sie wiederum die Pfeiltasten, um zwischen den Optionen zu wechseln. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der Enter-Taste. 2

34 02 Funktionen Sprachauswahl Anmeldung Hauptmenu Deutsch A Anmeldung DHCP ist an / aus English Sprache wechseln Netzwerk / Zeige Netzwerkkonfiguration Francaise B Einfache Anmeldung Proxy wird benötigt/ nicht benötigt Nederlands 4-Augen-Anmeldung Proxy Konfiguration A Sprache wechseln C Anmeldung Kennwort zurücksetzen Fehlerbericht senden Fernwartung Zurücksetzen Sprache wechseln D Einfache Anmeldung 4-Augen-Anmeldung Kennwort zurücksetzen Fehlerbericht senden Fernwartung Zurücksetzen Sprache wechseln Webzugang ohne HTTPS erlauben Management-Anschluss konfigurieren Single Sign-On deaktivieren LDAP deaktivieren Netzwerk neu starten Routingeinträge löschen Fehlerbericht senden Fernwartung EMA neu starten EMA herunterfahren Abmelden Diese Auswahl sehen Sie bei laufendem Betrieb. B Diese Auswahl sehen Sie bei laufendem Betrieb mit aktiviertem 4-Augen-Prinzip. C Diese Auswahl sehen Sie nach einem Neustart (ordnungsgemäßes Herunterfahren und Einschalten des Geräts). Innerhalb der ersten 10 Minuten haben Sie die Optionen Kennwort zurücksetzen, Fehlerbericht, Fernwartung und Zurücksetzen zur Verfügung. D Diese Auswahl sehen Sie nach einem Neustart (ordnungsgemäßes Herunterfahren und Einschalten des Geräts) mit aktiviertem 4-Augen-Prinzip. Innerhalb der ersten 10 Minuten haben Sie die Optionen Kennwort zurücksetzen, Fehlerbericht, Fernwartung und Zurücksetzen zur Verfügung. Sprachauswahl Die Sprachauswahl ist immer das erste Menü, wenn Sie EMA über die VGA-Konsole bedienen. Hier können Sie die Sprache für die Bedienung der VGA-Konsole auswählen. Anmeldung Wenn Sie eine Sprache ausgewählt haben, gelangen Sie in das Menü Anmeldung. VGA-Konsole 034

35 02 Je nachdem, auf welche Weise Sie die VGA-Konsole gestartet haben und ob Sie das 4-Augen-Prinzip aktiviert haben, sehen Sie im Menü Anmeldung unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten (A, B, C, D). Anmeldung/Einfache Anmeldung/4-Augen Anmeldung Um ins Hauptmenü zu gelangen, wählen Sie Anmeldung, bei aktiviertem 4-Augen-Prinzip Einfache Anmeldung oder 4-Augen- Anmeldung aus. Je nach Rechte-Situation haben Sie ggf. nur eingeschränkte Funktionalität zur Verfügung. Alle Rechte beziehen sich auf die Einstellungen auf der Seite Verwaltung/Administratoren auf der Benutzeroberfläche. Bei der 4-Augen-Anmeldung müssen Sie zusätzlich einen zweiten Administrator für die Anmeldung hinzuziehen. Geben Sie Benutzername und Kennwort ein und betätigen Sie. So gelangen Sie zum è Hauptmenü, beschrieben ab Seite 036. Bei der 4-Augen-Anmeldung gibt der zweite Administrator im Anschluss Benutzername und Kennwort ein. 10 Minuten nach Neustart Für bestimmte Szenarien (z.b. Probleme bei Anmeldung) gibt es eine Notlösung für einige wichtige Funktionen. Diese Funktionen stehen bis zu 10 Minuten nach einem Neustart zur Verfügung, wenn Sie EMA durch kurzes Betätigen des Ausschaltknopfs ordnungsgemäß heruntergefahren haben. Im Einzelnen sind dies die Funktionen Kennwort zurücksetzen, Fehlerbericht senden, Fernwartung und Zurücksetzen. Kennwort zurücksetzen VGA-Konsole 035 In diesem Menü können Sie das Passwort für den voreingestellten Standardadministrator Administrator neu vergeben. Hinweis zum aktiviertem 4-Augen-Prinzip: Der Standardadministrator ist immer in Gruppe 1. Kennwort und Rechte können Sie hier zurücksetzten. Sollten alle Administratoren aus Gruppe 2 ihre Kennwörter vergessen haben, ermöglicht auch diese Funktion keinen Zugang mehr zum Archiv! Sorgen Sie dafür, dass Sie und Ihre Administratoren Login-Daten (Anmeldename und Kennwort) nicht vergessen, wenn Sie das 4-Augen-Prinzip aktiviert haben! Fehlerbericht senden In diesem Menü können Sie einen Fehlerbericht an den ARTEC Kunden-Support versenden. Geben Sie alle vorhandenen Daten sowie eine detaillierte Fehlerbeschreibung in die entsprechenden Felder ein. Der Fehlerbericht wird über eine sichere verschlüsselte HTTPS-Verbindung direkt an den ANA-Server übertragen. Verwenden Sie diese Funktion nur in Absprache mit unserem EMA-Kundensupport.

36 02 Fernwartung Diese Einstellung ermöglicht einem Techniker von ARTEC, direkt auf Ihr EMA-System zuzugreifen. Starten Sie eine Fernwartung nur auf ausdrückliche Anweisung des EMA-Kundensupports. Zurücksetzen (nur Try&Buy-Modus) Wenn sich Ihr Gerät noch im Try&Buy-Modus befindet, können Sie in diesem Menü Ihre EMA-Appliance in den Auslieferungszustand versetzen. Alle Dokumente, Statistiken sowie Einstellungen werden gelöscht. Ihr Gerät befindet nach dem Zurücksetzen wieder im Zustand vor der ersten Inbetriebnahme. Dies deaktiviert auch das 4-Augen-Prinzip, falls Sie beim Testen das Passwort des letzten Administrators aus Gruppe 2 vergessen haben. Sprache wechseln In diesem Menü können Sie die Sprache auswählen. Hauptmenü DHCP ist an /aus Das Menü DHCP an/aus ist nur im Transparenten Modus verfügbar. Bestätigen (Enter) toggelt den Status aus/an. Wenn DHCP aktiviert ist, wird die Netzwerkeinstellung automatisch von Ihrem DHCP-Server bezogen. Wenn DHCP deaktiviert ist, müssen Sie die Netzwerkeinstellungen im Menü Netzwerk selbst konfigurieren. Diese Einstellungen werden erst übernommen, wenn Sie das Netzwerk oder EMA neu starten. DHCP steht nur im Transparentmodus zur Verfügung. Im Mailservermodus müssen Sie eine statische IP-Adresse konfigurieren. VGA-Konsole 036

37 02 Zeige Netzwerkkonfiguration Wenn DHCP aktiviert ist, können Sie in diesem Menü die aktuelle Netzwerkkonfiguration Ihrer EMA-Appliance einsehen. Netzwerk Dieses Menü ist nur verfügbar, wenn Sie DHCP deaktiviert haben. Hier können Sie die Netzwerkeinstellungen einstellen. Diese Einstellungen werden erst übernommen, wenn Sie das Netzwerk oder EMA neu starten. Proxy wird benötigt/nicht benötigt Bestätigen (Enter) toggelt den Status aus/an. Wenn Sie den Proxy aktivieren, müssen Sie die Einstellungen im Menü Proxy Konfiguration vornehmen. Proxy Konfiguration Dieses Menü ist nur vorhanden, wenn Sie die Option Proxy wird benötigt aktiviert haben. Geben Sie den Proxy-Server im Format IP-Adresse oder DNS-Name des Proxy-Servers:Proxy-Port ein und geben Sie gegebenenfalls Benutzername und Kennwort an. Webzugang ohne HTTPS erlauben VGA-Konsole 037 In diesem Menü können Sie den Webzugang ohne HTTPS erlauben. Das ist dann notwendig, wenn Sie den Zugang zur Benutzeroberfläche nur über SSL erlaubt haben, dies jedoch nicht funktioniert. Beachten Sie, dass Sie diese Einstellungen hier nicht wieder aktivieren können, sondern nur über die EMA-Benutzeroberfläche. Management-Anschluss konfigurieren Wenn Ihre EMA-Appliance über einen Management-LAN-Anschluss verfügt, können Sie diesen hier im Menü konfigurieren. Standardmäßig ist die Managementschnittstelle über die IP-Adresse zu erreichen und ein DHCP-Server aktiviert. So können Sie jederzeit einen Computer zur Erst- oder Not-Konfigurieren an EMA anschließen. Wenn Sie die Standard-Einstellungen ändern möchten, wählen Sie Konfigurieren und geben Sie Ihre Daten ein. In diesem Fall wird der DHCP-Server deaktiviert.

38 02 Sie benötigen diese Funktion unter Umständen, falls Sie ein separates Netzwerk (z.b. für iscsi) verwenden und der WAN-Anschluss bereits für die transparente Archivierung (DSL-Modem, Router oder andere vorhandene Internetverbindung) verwendet wird. Die Konfiguration der Management-Netzwerk-Schnittstelle ist nur an dieser Stelle hier möglich. Es gibt keine Möglichkeit, sie über die Benutzeroberfläche zu konfigurieren. Single Sign-On deaktivieren In diesem Menü schalten Sie Single Sign-On aus. Wenn Sie sich nicht auf der EMA-Benutzeroberfläche einloggen können und der Grund am aktivierten Single Sign-On liegt, können Sie es hier deaktivieren. Beachten Sie, dass Sie diese Einstellungen hier nicht wieder aktivieren können, sondern nur über die EMA-Benutzeroberfläche. LDAP deaktivieren In diesem Menü schalten Sie LDAP aus. Wenn Sie sich nicht auf der EMA-Benutzeroberfläche einloggen können und der Grund am aktivierten LDAP liegt, können Sie es hier deaktivieren. Beachten Sie, dass Sie diese Einstellungen hier nicht wieder aktivieren können, sondern nur über die EMA-Benutzeroberfläche. Netzwerk neu starten VGA-Konsole 038 Damit Änderungen, die Sie im Menü Netzwerk vorgenommen haben, aktiv werden, müssen Sie das Netzwerk hier neu starten. Wenn Sie das Netzwerk neu starten, werden zudem die DHCP Daten vom DHCP-Server neu bezogen. Routingeinträge löschen Wenn auf Ihrer EMA manuelle Routing-Einträge konfiguriert sind, können Sie diese hier löschen. Dies kann erforderlich sein, wenn die manuellen Routing-Einträge den Aufruf der EMA-Benutzeroberfläche verhindern. Beachten Sie, dass Sie diese Einstellungen hier nicht wieder aktivieren können.

39 02 Fehlerbericht senden In diesem Menü können Sie einen Fehlerbericht an den ARTEC Kunden-Support versenden. Geben Sie alle vorhandenen Daten sowie eine detaillierte Fehlerbeschreibung in die entsprechenden Felder ein. Der Fehlerbericht wird über eine sichere verschlüsselte HTTPS- Verbindung direkt an den Signaturserver übertragen. Verwenden Sie diese Funktion nur in Absprache mit unserem EMA-Kundensupport. Fernwartung Diese Einstellung ermöglicht einem Techniker von ARTEC, direkt auf Ihr EMA-System zuzugreifen. Starten Sie eine Fernwartung nur auf ausdrückliche Anweisung des EMA-Kundensupports. VGA-Konsole 039 EMA neu starten In diesem Menü starten Sie das Gerät neu. EMA herunterfahren In diesem Menü schalten Sie die EMA-Appliance aus.

40 03 Grundeinstellung Auf der Seite Grundeinstellung/Betriebsmodus legen Sie den Modus fest, in dem EMA betrieben wird. Der zu wählende Betriebsmodus wird dadurch bestimmt, auf welchem Weg Ihr Unternehmen s empfängt, ob Sie z.b. über das POP3-/SMTP-Protokoll s senden und empfangen oder einen eigenen Mailserver betreiben, z.b. Microsoft Exchange. Folgende Optionen stehen hierbei zur Verfügung: Transparente Archivierung EMA wird zwischen dem Internet (WAN) und dem lokalen Netz (LAN) angeschlossen und archiviert alle s, die über die Standardprotokolle SMTP und POP3 empfangen und versendet werden. EMA kann in dieser Einstellung als Ethernet-Bridge, als statischer Router oder als DSL-Router konfiguriert werden. Diese Einstellung ist meist passend für kleine Firmen mit wenigen Arbeitplätzen. Aktivieren Sie zunächst im Menü Grundeinstellung/Betriebsmodus wählen den Optionsschalter Transparente Archivierung und bestätigen dann die Einstellung, indem Sie den Button Änderungen speichern klicken. Im Rahmen der Transparenten Archivierung können Sie Netzwerkeinstellungen vornehmen. Diese Einstellungen ermöglichen den Betrieb des Geräts als Bridge, DSL-Router und mit statischer IP-Adresse (für die Verwendung an Standleitungen). Archivierung mit Mailserver 040 EMA wird neben dem Mailserver in das lokale Netz integriert. Durch eine Mailserver-Konfiguration, die alle s (sowohl interne als auch externe) in Kopie an EMA weiterleitet, werden alle s archiviert. Diese Einstellung ist meist passend für mittlere und größere Firmen, die einen eigenen Mailserver betreiben. Print to Archive Auf der Seite Grundeinstellung/Betriebsmodus können Sie das optionale Feature Print to Archive aktivieren. Klicken Sie dazu die Checkbox Print to Archive - Funktionen aktivieren. Print to Archive ist nicht im Standard-Lieferumfang enthalten. Für Bezugsinformationen wenden Sie sich an Ihren EMA-Vertriebspartner. Print to Archive ermöglicht es Ihnen, alle Dokumente zu archivieren, die über zuvor definierte Drucker ausgedruckt werden. Diese Dokumente werden ohne weiteren Benutzereingriff automatisch als PDF-Dateien archiviert und verfügen über die gleichen Komfort- und Sicherheitsmerkmale wie archivierte s. So werden diese Dateien Volltext-indiziert, verschlüsselt und mit einem authentischen digitalen Zeit- und Datumsstempel versehen. Mit Hilfe der Volltextsuche können Sie die Dokumente später mit wenigen Mausklicks auffinden und wiederherstellen. Weitere Informationen zum Print to Achive-Feature finden Sie im Kapitel è Print to Archive ab Seite 143.

41 03 Betrieb als Bridge EMA ist werksseitig als Bridge mit lokaler Netzwerkkonfiguration über DHCP konfiguriert. Diesen Modus wählen Sie, wenn Ihre Netzwerkarchitektur wie folgt aussieht: Router > EMA > Computer/Switch > mehrere Computer 1 Geben Sie einen Netzwerknamen für EMA im Feld Rechner- Name ein. Der Name sollte eindeutig und im Netzwerk nur einmal vergeben sein. Beachten Sie die Hinweise zur Bedeutung des Rechnernamens im Abschnitt è Verwendung eines Mailservers auf Seite Aktivieren Sie den Optionsschalter Bridge. Im Bridge-Modus erfüllt das Gerät neben der Archivierung und Sicherung aller s keinerlei Zusatzfunktionen. Legen Sie nun die IP-Adresse des Geräts im Netzwerk fest. 3 Wählen Sie Über DHCP konfigurieren, wenn EMA die IP-Adresse über einen DHCP-Server im Netzwerk bezieht. 4 Wählen Sie Eine feste IP-Adresse verwenden, wenn Sie manuell eine IP-Adresse festlegen möchten. Grundeinstellung Legen Sie den Umgang mit s fest, die über eine verschlüsselte Verbindung übertragen werden und bestätigen Sie Ihre Änderungen durch Klicken des Buttons Änderungen speichern. Details zu verschlüsselten Verbindungen finden Sie im Abschnitt è Verschlüsselte Verbindungen ab Seite 044.

42 03 Betrieb als DSL-Router Sie können EMA auch als DSL Router verwenden. Diesen Modus wählen Sie, wenn Ihre Netzwerkarchitektur wie folgt aussieht: DSL-Modem> EMA > Computer/Switch > mehrere Computer 1 Aktivieren Sie den Optionsschalter DSL-Router, um die Netzwerkeinstellungen für diese Funktion vornehmen zu können. 2 Benutzername: Geben Sie den Benutzernamen an, den Sie für Ihren DSL-Zugang von Ihrem Provider erhalten haben. 3 Kennwort: Geben Sie das Kennwort an, das Sie für Ihren DSL- Zugang von Ihrem Provider erhalten haben. 4 Verbindungsaufbau: Hier ist ausschließlich die Einstellung Permanent möglich, das Archiv eignet sich nur für den Einsatz als DSL- Router, wenn ein volumenbasierter DSL-Tarif oder eine DSL-Flatrate gewählt wurde. Das Gerät ist nicht für den Betrieb mit einem zeitbasierten DSL- Tarif geeignet, da es eine permanente Verbindung zum Internet aufbaut, wodurch hohe Kosten entstehen können. Wenn Sie alle erforderlichen Einstellungen vorgenommen haben, wird das Gerät mit Hilfe der Provider-Zugangsdaten die Anwahl für den Internetzugang über DSL vornehmen. Legen Sie nun die Einstellungen zum internen Netzwerk fest. 5 Geben Sie unter Anschluss an das lokale Netz die IP-Adresse sowie die Netzmaske an, die das Gerät im lokalen Netzwerk haben soll. Grundeinstellung Aktivieren Sie im Bereich DHCP-Server den Optionsschalter Anderen Rechnern im Netz per DHCP IP-Adressen zuteilen und geben den Bereich der IP-Adressen an, aus dem der eingebaute DHCP-Server den Clients im Netzwerk IP-Adressen zuteilen soll. Aktivieren Sie den Optionsschalter Keinen DHCP-Dienst starten, wenn bereits ein DHCP-Server im Netzwerk existiert. DHCP sollte nur aktiviert werden, wenn es keinen anderen DHCP- Server im Netzwerk gibt. 7 Legen Sie den Umgang mit s fest, die über eine verschlüsselte Verbindung übertragen werden und bestätigen Sie Ihre Änderungen durch Klicken des Buttons Änderungen speichern. Details zu verschlüsselten Verbindungen finden Sie im Abschnitt è Verschlüsselte Verbindungen auf Seite 044.

43 03 Betrieb mit statischer IP-Adresse Den Modus Statische IP-Adresse verwenden Sie, wenn Sie eine Internet-Standleitung haben. Ihre Netzwerkarchitektur sieht wie folgt aus: Router > EMA > Computer/Switch > mehrere Computer 1 Aktivieren Sie den Optionsschalter Statische IP Adresse. 2 In die Felder für IP-Adresse und Netzmaske geben Sie die entsprechenden Werte ein. 3 Geben Sie die IP-Adresse für das Default Gateway an. 4 Geben Sie die IP-Adresse des DNS-Servers, die Sie von Ihrem Provider erhalten haben. 5 Geben Sie unter Anschluss an das lokale Netz die IP-Adresse sowie die Netzmaske an, die das Gerät im lokalen Netzwerk haben soll. 6 Aktivieren Sie im Bereich DHCP-Server den Optionsschalter Anderen Rechnern im Netz per DHCP IP-Adressen zuteilen und geben den Bereich der IP-Adressen an, aus dem der eingebaute DHCP-Server den Clients im Netzwerk IP-Adressen zuteilen soll. 7 Aktivieren Sie den Optionsschalter Keinen DHCP-Dienst starten, wenn bereits ein DHCP-Server im Netzwerk existiert. Grundeinstellung 043 DHCP sollte nur aktiviert werden, wenn es keinen anderen DHCP- Server im Netzwerk gibt. 8 Legen Sie den Umgang mit s fest, die über eine verschlüsselte Verbindung übertragen werden und bestätigen Sie Ihre Änderungen durch Klicken des Buttons Änderungen speichern. Details zu verschlüsselten Verbindungen finden Sie im Abschnitt è Verschlüsselte Verbindungen auf Seite 044. Zeitzonen-Einstellung Um Zeitangaben aller archivierten s und Dokumente korrekt anzeigen zu können, benötigt EMA eine korrekte Einstellung der Zeitzone. Wählen Sie den Ort aus, der sich in der gleichen Zeitzone wie Ihr EMA-Archiv befindet. Für Deutschland, Österreich und die Schweiz wählen Sie als Kontinent Europe und als Ort Berlin.

44 03 Verschlüsselte und digital signierte s EMA unterstützt End-Zu-End verschlüsselte und signierte s auf Basis von X509-Zertifikaten und SMIME ohne Einschränkungen. Die Verschlüsselung und Signatur bleibt beim Wiederherstellen einer E- Mail oder Öffnen durch den Administrator vollständig erhalten. Beachten Sie jedoch, dass Sie verschlüsselte SMIME- s anschließend nur lesen können, wenn Sie über ein Backup des privaten Schlüssels verfügen. Verschlüsselte Verbindungen Verschlüsselte Verbindungen auf Basis von SSL/TLS stellen eine Verschlüsselung des Transportwegs vom -Programm des Clients bis zum jeweiligen -Postfach-Server dar. Von diesem Punkt aus werden s in der Regel offen und unverschlüsselt zur jeweiligen Zieladresse transportiert. EMA kann keine s archivieren, die über eine verschlüsselte Verbindung übertragen werden. Die Verbindung zwischen Server und Client kann im Fall einer Verschlüsselung von EMA nicht eingesehen werden. Die Archivierung findet nicht statt. 1 Wenn Sie möchten, dass die Übertragung von s über eine verschlüsselte Verbindung unterbunden wird, aktivieren Sie die Checkbox Verschlüsselte Verbindung unterbinden. EMA sperrt dann den Port 995 (POP3s) sowie die Befehle STLS und STARTTLS, mit denen ein Mailclient von einer unverschlüsselten auf eine verschlüsselte Verbindung wechseln kann. 2 Wenn Sie möchten, dass s über die verschlüsselte Verbindung übertragen werden, deaktivieren Sie die Checkbox Verschlüsselte Verbindung unterbinden. s, die über eine verschlüsselte Verbindung übertragen werden, werden nicht archiviert! Grundeinstellung 044 Wir empfehlen, die Checkbox Verschlüsselte Verbindung unterbinden zu aktivieren und in den Kontoeinstellungen der -Programme aller Computer im Netzwerk verschlüsselte Verbindungen auszuschalten. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Hilfe Ihres -Programms.

45 03 Verwendung eines Mailservers Diese Einstellung ist für die Archivierung von s geeignet, die über einen eigenen Mailserver (z.b. Microsoft Exchange) empfangen und versendet werden. Sowohl interne s (zwischen Benutzern des Mailservers) als auch externe s (zwischen Benutzern des Mailservers und externen -Adressen) werden archiviert. 1 Aktivieren Sie auf der Seite Grundeinstellung/Betriebsmodus wählen den Optionsschalter Archivierung bei Verwendung eines eigenen Mailservers und bestätigen dann die Einstellung durch Klicken des Buttons Änderungen speichern. Legen Sie nun die Netzwerkeinstellungen für die Verwendung des Archivs mit einem eigenen Mailserver fest. 2 Gehen Sie auf die Seite Grundeinstellung/Netzwerk und geben Sie dort einen Netzwerknamen für das Archiv an. Der Name sollte eindeutig und im Netzwerk nur einmal vergeben sein. Dieser Rechnername wird von EMA ebenfalls dazu verwendet, das SSL-Zertifikat für den HTTPS-gesicherten Zugriff auf die EMA- Benutzeroberfläche zu erzeugen. Wenn Sie zum Zugriff auf die EMA-Benutzeroberfläche nicht die IP-Adresse, sondern einen Netzwerknamen (den Sie z.b. in Ihrem DNS-Server hinterlegt haben) verwenden, so muss dieser mit diesem Eingabefeld übereinstimmen, um Sicherheitswarnungen Ihres Webbrowsers zu verhindern. Grundeinstellung Geben Sie im Bereich Verbindungskonfiguration die IP-Adresse des Geräts, die Netzmaske, das Default Gateway und den DNS- Server des Internetzugangs an. 4 Um EMA z.b. mit einem Storage-Netzwerk zu verbinden oder aus einem anderen Netz zugänglich zu machen, haben Sie die Möglichkeit, unter Funktion der zweiten Netzwerkkarte (WAN) die im Mailserver-Modus nicht genutzte WAN-Schnittstelle mit einer separaten IP-Adresse zu konfigurieren. 5 Unter Zeit-Server (NTP) haben Sie die Möglichkeit, die Adresse eines eigenen Zeit-Servers einzusetzen, damit das EMA-Archiv über das Internet immer eine korrekte Uhrzeit erhalten kann, als Voreinstellung ist pool.ntp.org eingetragen.

46 03 6 Um Zeitangaben aller archivierten s und Dokumente korrekt anzeigen zu können, benötigt EMA neben einer exakten Systemzeit eine korrekte Einstellung der Zeitzone. Unter Zeitzonen wählen Sie die Zeitzone aus, in der sich Ihr EMA- Gerät befindet. Für Deutschland, Österreich und die Schweiz wählen Sie als Kontinent Europe und als Ort Berlin. 7 Im Bereich Proxy-Server können Sie einstellen, ob EMA für den Zugang zum Internet einen Proxy-Server benötigt. Wählen Sie die Option EMA ist direkt mit dem Internet verbunden, falls EMA keinen Proxy-Server benötigt. Wählen Sie die Option Internet-Verbindungen erfordern einen Proxy-Server, falls EMA die Verbindung zum Internet über einen Proxy-Server herstellen muss. Tragen Sie in diesem Fall im Feld Proxy-Server den Proxy-Port oder die IP-Adresse des Proxy-Servers mit Angabe der Portnummer ein (z.b. proxy.domainname.de:3128). Falls dieser Server eine Authentifizierung erfordert, tragen Sie den entsprechenden Benutzernamen und das entsprechende Kennwort in den dazu gehörigen Feldern ein. Falls Sie einen Proxy-Server benutzen, empfehlen wir, dessen Größe sowie die maximale Download-Größe nicht zu beschränken. Deaktivieren Sie jegliche Inhaltsinspektionen, Inhaltsfilter, Anonymisierungsfunktionen oder Virenscanner für EMA, um Inkompatibilitäten zu vermeiden. Bestätigen Sie Ihre Änderungen in den Netzwerkeinstellungen durch Klicken des Buttons Änderungen speichern und gehen Sie auf die Seite Grundeinstellung/Mailserver. Grundeinstellung Geben Sie im Bereich Lokale Adresse die für -Adressen verwendeten Domains des Unternehmens im Format an. Wenn Ihr Unternehmen mehrere Domains für -Benutzer verwendet, tragen Sie alle diese Domains im untenstehenden Fenster ein (pro Zeile eine Domain, keine Trennzeichen verwenden). Lassen Sie bei der Eintragung der Domänennamen besondere Sorgfalt walten und prüfen Sie die eingetragenen Namen zur Sicherheit erneut nach, bevor der Produktivbetrieb des Archivs startet, denn einmal gelernte Konten und diesen Konten zugeordnete s sind nicht mehr änderbar. In den meisten Mailserver-Umgebungen wird nur einer der nachfolgenden Schritte 9a, 9b oder 9c durchgeführt, in auf Mailserver bezogenen heterogenen Umgebungen ist eine gemeinsame Operation der unten beschriebenen Konfigurationen aber möglich. Archivieren mit der Milter-Schnittstelle 9a Für Mailserver, die eine Milter-Schnittstelle zur Verfügung stellen, aktivieren Sie die Checkbox Milter-Schnittstelle auf Port 9999 aktivieren. Beispiele solcher Mailserver sind neuere Versionen von Sendmail, Postfix oder Sun Edg . Falls Sie unsicher sind, ob Ihr Mailserver eine Milter-Schnittstelle besitzt, oder wenn Sie weitere Informationen benötigen, wie die Milter-Schnittstelle Ihres Mailservers zu konfigurieren ist, wenden Sie sich an dessen Hersteller. Weitere Informationen zur Milter-Schnittstelle und zur Milter-Konfiguration diverser Mailserver lesen Sie im Kapitel è Mailserver ab Seite 162.

47 03 Archivieren mit Exchange Envelope Journaling 9b Wenn Sie als Mailserver Microsoft Exchange 2003 oder 2007 benutzen, empfehlen wir, auf diesem Exchange Server Envelope Journaling zu aktivieren. Die Envelope Journaling Funktion wertet dann den von Exchange generierten Envelope-Report detailliert aus, sodass z.b. die Zuordnung von archivierten s zu Benutzern eines Gruppen-Postfachs möglich ist. Bevor Sie fortfahren, müssen Sie Envelope Journaling im Exchange- Server aktivieren, beachten Sie dazu zunächst die Anweisungen im Bereich Archivierung mit Microsoft Exchange in è Microsoft Exchange 2003 auf Seite 163 und è Microsoft Exchange 2007 auf Seite 167. Um Envelope Journaling zu aktivieren, klicken Sie den Radiobutton Exchange-Envelope-Journaling aktiviert. Tragen Sie danach die IP-Adresse des Exchange-Servers sowie die Benutzerdaten des zuvor dort erstellten POP3-Kontos ein. Wählen Sie in der Auswahlliste Intervall ein Zeitintervall aus, in dem EMA alle zu archivierenden s von diesem Konto abholen soll. EMA löscht alle abgeholten s automatisch von diesem POP3- Postfach, achten Sie daher auf die Richtigkeit der eingetragenen Daten. Archivieren mit der SMTP-Schnittstelle 9c EMA empfängt im Mailserver-Modus zu archivierende s per SMTP über Port 25 und benötigt zur korrekten Zuordnung der s zu Ihren Benutzern Informationen über die verwendeten Header. Bei einigen Mailservern ist lediglich eine Journaling-Schnittstelle vorhanden, die s 1:1 kopiert. In diesem Fall kann EMA in der Default-Einstellung die gleichen -Header auswerten, die Sie auch in Ihrem -Programm sehen: Absender (From) Direkte Empfänger (To) Durchschlagempfänger (Carbon Copy, CC-Header) Grundeinstellung 047 Idealerweise kann Ihr Mailserver jedoch die komplette Empfängerliste inklusive versteckter Empfänger sowie den Mitgliedern gegebenenfalls vorhandener Gruppen übermitteln. Dies ist der so genannte Envelope, die Umschlaginformation, die parallel zu einer durch Mailsysteme transportiert wird, um die an die korrekten Adressaten zuzustellen. Sollten auch BCC-Empfänger in einem BCC-Header übertragen werden, so wertet EMA diesen ebenfalls aus. Benutzer, die eine aus EMA herunterladen, können diesen Header jedoch nicht einsehen, seine Vertraulichkeit bleibt gewahrt. Wenn Ihr Mailserver diese Daten in einem speziellen Header bereitstellt, oder Sie die EMA-Lotus-Domino-Erweiterung nutzen, wählen Sie die Einstellung Adressen aus dem Header ermitteln. Wählen Sie dies auch aus, wenn Ihr Mailserver lediglich eine direkte Kopie der ohne Zusatzinformationen an EMA übermittelt. Tragen Sie den Namen des Absender-Headers und den Namen des Empfänger-Headers ein, Groß-/Kleinschreibung muss nicht beachtet werden. Diese Informationen müssen allerdings für die wenigsten Mailserver eingetragen werden.

48 03 Wenn Sie den Absender-Header nicht einstellen (Default), werden die Informationen des From-Headers verwendet, dieser wird jedoch nicht entfernt. Wenn Sie den Empfänger-Header nicht einstellen (Default), wird der BCC-Header vor der Archivierung entfernt, die Empfängerinformationen werden jedoch den Headern To, CC sowie BCC entnommen, ohne dass die Header To und CC entfernt werden. Wenn Sie Lotus Domino/Notes verwenden, tragen Sie als Absender- Header X-EMA-From und als Empfänger-Header X-EMA-BCC ein. Beide Header werden nach der Auswertung von EMA entfernt und nicht archiviert, ihr Inhalt ist also von den Benutzern verborgen. 10 Unter Adresse des Mailservers tragen Sie im Feld SMTP-Server- Adresse die Serveradresse des Mailservers und im Feld SMTP- Server Port die von Ihnen verwendete Port-Nummer ein. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird die Standard-Port-Nummer 25 verwendet. Benutzername und Kennwort werden nur in Ausnahmefällen benötigt. 11 Tragen Sie unter Absenderadresse eine -Adresse ein, die im Fall von Fehlern oder Problemen Benachrichtigungen erhält, am besten die Adresse eines Administrators oder des für den Mailserver oder die Administration des Archivs zuständigen Mitarbeiters. 12 Wenn in Ihrem Netzwerk ein LDAP-Dienst installiert ist, kann EMA Daten aus diesem Protokoll nutzen, um z.b. Kontendaten wie Benutzername und Kennwort anzuwenden und damit die Kennwortverwaltung zu vereinfachen. Legen Sie mit der folgenden Einstellung fest, ob Daten eines LDAP-Dienstes verwendet werden sollen. LDAP steht nur in EMA-Varianten mit Benutzerzugriff zur Verfügung. Grundeinstellung 048 Falls Sie sich dafür entscheiden, Daten aus LDAP zu beziehen, wählen Sie in der Auswahlliste Art der LDAP-Verbindung den Typ des LDAP-Servers aus, dem Netzwerk oder Mailservertyp entsprechend. Geben Sie im Feld LDAP-Server die IP-Adresse oder den Hostnamen des Servers ein, der den LDAP-Dienst zur Verfügung stellt. Durch Klicken des Buttons DN ermitteln werden die zur Unterstützung des Dienstes notwendigen Daten vom eingetragenen Server abgerufen und automatisch in das Feld LDAP Base DN (Distinguished Name) eingetragen.

49 03 Legen Sie nun mit der Auswahl Sichere Verbindung fest, ob die Verbindung zum LDAP-Server verschlüsselt sein soll. Diese Einstellung sollte mit den Vorgaben Ihres LDAP-Servers übereinstimmen. Hierfür werden die entsprechenden Standardports (389 bzw. 636) verwendet. Falls Sie einen anderen Port für die LDAP-Verbindung verwenden möchten, tragen Sie diesen im dafür vorgesehenen Feld ein. Beachten Sie, dass die manuelle Eintragung eines Ports die Einstellung der Auswahl Sichere Verbindung überschreibt. Bestätigen Sie die vorgenommenen Einstellungen durch Klicken des Buttons Einstellungen speichern. Grundeinstellung 049

50 03 Archivspeicher Gehen Sie auf die Seite Grundeinstellung/Archivspeicher. Im Bereich Speicherort können Sie den Ort für den Archivspeicher bestimmen. Lokal auf dem Gerät Das Archiv wird auf der internen Festplatte von EMA gespeichert. Die in EMA verwendete Festplatte ist als Zwischenspeicher konzipiert und sollte keinesfalls als permanentes Datenarchiv verwendet werden. Speichern Sie das Archiv nach Möglichkeit auf einem Ort in Ihrem Netzwerk. Wenn Sie das Archiv trotzdem nur lokal speichern, sollten Sie unbedingt die Optionen zur Datensicherung verwenden, beschrieben im Kapitel è Automatische Datensicherung ab Seite 137. CIFS/SMB (Windows) - Freigabe Speichert das Archiv im Windows-Netzwerk auf der angegebenen Freigabe. Grundeinstellung 050 Geben Sie unter Freigabe den Namen des Servers und der Freigabe im Format \\IP-Adresse Ihres Archiv-Speichers\Name der Freigabe an. Neben der IP-Adresse können Sie auch den DNS- oder den NetBIOS-Namen Ihres Archivspeichers angeben. Geben Sie noch Benutzernamen und Kennwort eines Benutzers mit Schreib-Zugriff auf die Freigabe an. Wenn keine Zugriffsbeschränkung für diese Freigabe besteht, können Sie die Felder Benutzername und Kennwort freilassen. NFS (Unix) - Freigabe Das Archiv wird in einem Unix NFS-Netzwerk auf dem angegebenen Host im angegebenen Pfad abgelegt. Rechnername: Geben Sie hier die IP-Adresse oder den DNS-Namen des Hosts an, auf dem gespeichert wird. Pfad: Geben Sie hier den Pfad an, wo auf dem Remote-System die Archivdaten gespeichert werden sollen. Die Pfadangabe bezieht sich auf das Root-Verzeichnis.

51 03 SSH-Freigabe Das Archiv wird auf dem angegeben Host abgelegt, der z.b. via Internet über das SSH-Protokoll erreichbar ist. Rechnername: Geben Sie hier die IP-Adresse oder den DNS-Namen des Hosts an, auf dem gespeichert wird. Pfad: Geben Sie hier den Pfad an, wo auf dem Remote-System die Archivdaten gespeichert werden sollen. Die Pfadangabe bezieht sich auf das Root-Verzeichnis. Port: Falls der SSH-Server des Hosts nicht den Standard-Port 22 verwendet, geben Sie hier den verwendeten Port an. Zum Anmelden geben Sie Benutzernamen und Kennwort an. Public- Key-Authentifizierung wird nicht unterstützt. Aktuellen Schlüssel einlesen: Klicken Sie den Button Aktuellen Schlüssel einlesen, um den Schlüsseltyp und den öffentlichen Schlüssel automatisch vom SSH-Server zu beziehen. Die Werte werden in den entsprechenden Feldern angezeigt. Sie können die Werte für Schlüsseltyp und Öffentlicher Schlüssel (Base64-kodiert) auch per Hand eintragen. Bevor EMA Benutzername und Kennwort an den entfernten SSH- Server übermittelt, wird aus Sicherheitsgründen der öffentliche Schlüssel des Servers überprüft, damit sich kein potentieller Angreifer als dieser Server ausgeben und das Kennwort abfangen kann. Deswegen sollten Sie den Fingerprint des Servers z.b. telefonisch gegenprüfen. Sie finden den Fingerprint unterhalb des Feldes Öffentlicher Schlüssel nach Klicken des Buttons Aktuellen Schlüssel einlesen. NCP (Netware) - Freigabe Das Archiv wird in einem Netware-Netzwerk auf dem angegebenen Rechner im angegebenen Volume abgelegt. Servername: Geben Sie hier den Namen des Netware-Servers an. IP-Adresse oder DNS-Name: Geben Sie zusätzlich die IP-Adresse oder den DNS-Namen des Netware-Servers an. Volume: Geben Sie hier den Namen der Freigabe an, auf der Sie das EMA-Archiv speichern möchten. Geben Sie noch Benutzernamen und Kennwort eines Benutzers mit Zugriff auf das Volume an. Sorgen Sie dafür, dass der Benutzer nicht nur Verzeichnisse, sondern auch Dateien auflisten kann. Grundeinstellung 051

52 03 Speichergruppe Das Archiv wird auf einer zuvor bereitgestellten Speichergruppe mit USB- iscsi- oder Fibre Channel-Geräten abgelegt. Weitere Information zur Einbindung von USB-, iscsi- oder Fibre Channel-Speicher sowie zum Erstellen von Speichergruppen erhalten Sie im Kapitel è Speicher ab Seite 128. Speichergruppe auf der EMA freigeben Im Bereich Speichergruppe auf der EMA freigeben kann ein Zugriff für andere Computer im Netzwerk auf die erstellte Speichergruppe konfiguriert werden. Dieser Zugriff kann z.b. verwendet werden, um eine Datensicherung der Speichergruppe einzustellen. Tragen Sie einen Benutzernamen und ein Kennwort ein, mit dem sich andere Rechner an EMA authentifizieren können. Geben Sie im Feld Auf Hosts beschränken die IP-Adressen der Rechner an, die auf die Speichergruppe Zugriff haben sollen. Die IP-Adressen der Rechner können ggf. durch Semikolon getrennt werden. Unter Konfiguration der EMA-Freigabe geben Sie in den entsprechenden Feldern einen Netzwerknamen (darf im Netzwerk nur einmal vergeben sein), optional eine Beschreibung sowie den Namen der Arbeitsgruppe ein, in der EMA erscheinen soll. s nur dann annehmen, wenn der Speicherort verfügbar ist Aktivieren Sie die Checkbox s nur dann annehmen, wenn der Speicherort verfügbar ist, wenn der Speicherort immer verfügbar ist. Diese Einstellung stellt sicher, dass s immer unmittelbar auf dem festgelegten Speicherort abgelegt werden. Ist diese Option nicht aktiviert, archiviert EMA alle s unabhängig von der Verfügbarkeit des Speicherorts. Diese Daten werden lokal zwischengespeichert, bis der Speicherort wieder verfügbar ist. Das Deaktivieren der Option s nur dann annehmen, wenn der Speicherort verfügbar ist könnte zur Folge haben, dass die zwischengespeicherten Daten bei einem Hardwaredefekt Ihrer EMA-Appliance verloren gehen! ANA-Signierdienst aktivieren In diesem Bereich kann der ANA-Signierdienst ein- oder ausgeschaltet werden. Mit diesem Dienst kann EMA eine digitale Signatur zur Verfügung stellen. Weitere Informationen zur digitalen Signatur finden Sie im Abschnitt è Verschlüsselte und digital signierte E- Mails auf Seite 044. Bestätigen Sie nun die vorgenommenen Einstellungen für den Archivspeicher durch Klicken des Buttons Änderungen speichern. Grundeinstellung 052

53 03 Speichermigration Im Bereich Speichermigration nehmen Sie die Einstellungen vor, wenn Sie Speichermedien oder -Systeme wechseln und Daten des Archivspeichers vom alten auf den neuen Speicher kopieren. Während dem Kopieren der Archivdaten vom alten auf den neuen Speicher repliziert EMA weiterhin neue s in den Archivspeicher. s, die während des Kopiervorgangs archiviert werden, werden im alten Archivspeicher abgelegt, Ihre Kopie auf dem neuen Speicher ist dann unter Umständen nicht vollständig. Überprüfen Sie dies und kopieren Sie die letzten Dateien direkt nach der Umstellung von Hand, oder aktivieren Sie vor dem Migrationsvorgang die Funktion Replizieren von neuen s auf den Archivspeicher unterbinden. Dadurch werden neu archivierte Dokumente während der Migration nur lokal im Cache von EMA zwischengespeichert. Deaktivieren Sie die Funktion nach erfolgreicher Migration wieder, damit EMA sofort wie gewöhnlich alle noch nicht replizierten Dokumente auf den neuen Speicher repliziert. Namensänderung von Fileserver oder Freigabe Wenn Sie nur den Namen Ihres Fileservers oder Ihrer Freigabe ändern, geben Sie auf der Seite Grundeinstellung/Archivspeicher im Bereich Speicherort die neuen Bezeichnungen ein. Wechsel von einem CIFS/NFS-Server zu einem anderen Beim Wechsel von einem CIFS/NFS-Server zu einem anderen können Sie die Daten direkt zwischen den Servern kopieren. Kopieren Sie die Daten mit den Funktionen Ihres Betriebsystems. Wechsel zwischen CIFS/NFS und Speichergruppen Wenn Sie von CIFS/NFS zu Speichergruppen oder umgekehrt wechseln möchten, müssen Sie ein Manuelles Backup starten. Dadurch wird der Archivspeicher auf den angegebenen Speicherort kopiert. 1 Aktivieren Sie die Funktion Replizieren von neuen s auf den Archivspeicher unterbinden. 2 Gehen Sie auf die Seite Speicher/Manuelle Sicherung in den Bereich Speicherort und wählen Sie einen Speicherort aus. 3 Klicken Sie den Button Manuelles Backup starten. Die Datensicherung kann je nach Datenmenge eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. 4 Kontrollieren Sie den Fortschritt der Datensicherung mit Hilfe der Fortschrittsbalken im Bereich Status der letzten Datensicherung. Benutzen Sie zur Kontrolle des Fortschritts der Datensicherung nicht den Button Aktualisieren Ihres Webbrowsers. Dadurch würden Sie den Vorgang lediglich neu starten. 5 Nach erfolgreicher Migration deaktivieren Sie die Funktion Replizieren von neuen s auf den Archivspeicher unterbinden. Wechsel bei Fibre Channel, iscsi und USB Wenn Sie innerhalb oder zwischen Fibre Channel, iscsi und USB Speichermedien wechseln möchten, können Sie dies bei laufendem Archivbetrieb tun. Gehen Sie auf die Seite Speicher/Speichergruppen. Im Bereich Vorhandene Speichergruppen wird der geänderte Speicher automatisch erkannt. Grundeinstellung 053

54 03 Filter verwenden Beachten Sie: EMA ist von Herstellerseite so konzipiert, dass automatisch alle s (ein-, ausgehende und interne) archiviert werden. Das Aktivieren eines oder mehrerer Filter bedeutet, dass bestimmte s nicht archiviert werden! Auf der Seite Grundeinstellung/Filter können Sie Filterregeln definieren, nach denen bestimmte s von der Archivierung ausgeschlossen oder nur bestimmte s archiviert werden. Bei den meisten Filtern können Sie mehrere Ausdrücke definieren. Tragen Sie jeden Ausdruck in einer eigenen Zeile ein. Sie können eindeutige Ausdrücke definieren oder Bedingungen am Anfang oder am Ende der Zeile mit dem Platzhalter-Zeichen * verwenden. In diesem Fall wird der Filter auch dann angewendet, wenn nur ein Teil des Ausdrucks zutreffend ist. So werden bei der Bedingung web.de alle s gefiltert, die der Domain web.de angehören. filtert alle s mit der lokalen Bezeichnung unabhängig ihrer Domain. Das Platzhalterzeichen * kann nur am Anfang oder am Ende, nicht jedoch an beiden Stellen oder mitten im Ausdruck verwendet werden. Die Option einschließender Filter bedeutet, dass nur die s archiviert werden, auf die mindestens einer der Ausdrücke des Filters zutreffen. Alle anderen werden nicht archiviert. Die Option ausschließender Filter bedeutet, dass die definierten s nicht archiviert werden, auf die mindestens ein Ausdruck zutrifft. Alle anderen s werden weiter wie gehabt archiviert. Im Abschnitt è Filter (Transparente Archivierung) ab Seite 054 werden die Filter beschrieben, die Ihnen im Betriebsmodus Transparente Archivierung zur Verfügung stehen. Wenn Sie EMA mit Verwendung eines Mailservers benutzen, lesen Sie den Abschnitt è Filter (Mailserver-Archivierung) ab Seite 059. Grundeinstellung 054 Filter (Transparente Archivierung) Filtern auf IP-Bereich Benutzen Sie diesen Filter, wenn Sie s filtern möchten, die von einem bestimmten IP-Adressbereich kommen gemeint ist die IP-Adresse des -Clients, von dem aus die SMTP- oder POP3- Verbindung aufgebaut wird. Einschließender Filter Wählen Sie einschließender Filter, wenn Sie nur s archivieren möchten, die dem IP-Bereich entsprechen. Alle anderen s, die dem IP-Bereich nicht entsprechen, werden nicht mehr archiviert. Ausschließender Filter Wählen Sie ausschließender Filter, wenn Sie s von der Archivierung ausschließen möchten, die dem IP-Bereich entsprechen. Alle anderen s, die dem IP-Bereich nicht entsprechen, werden wie gehabt archiviert. Geben Sie im Feld beginnend bei die Anfangs-Adresse und im Feld bis die End-Adresse des IP-Bereichs an.

55 03 Filtern auf Benutzernamen Aktivieren Sie diesen Filter, wenn Sie s filtern möchten, von bestimmten Benutzern über SMTP gesendet oder über POP3 abgeholt werden. Benutzer werden dabei durch den Namen erkannt, mit dem sie sich am entsprechenden Server authentifizieren. Einschließender Filter Wählen Sie Einschließender Filter, wenn Sie nur s archivieren möchten, die dem POP3-/SMTP-Benutzernamen entsprechen. E- Mails von anderen Benutzern werden nicht mehr archiviert. Ausschließender Filter Wählen Sie Ausschließender Filter, wenn Sie s von der Archivierung ausschließen möchten, die dem POP3-/SMTP-Benutzernamen entsprechen. Alle anderen s werden wie gehabt archiviert. Geben in dem Textfeld die POP3-/SMTP-Benutzernamen an, für die der Filter gelten soll. Sie können mehrere Namen eintragen, jeder in einer eigenen Zeile. Sie können am Anfang oder am Ende der Zeile das Zeichen * als Platzhalter verwenden (Beispiel: pt *, m22323-* oder *.dummyname). Geben Sie hier die POP3-/SMTP-Benutzernamen an, nicht die dazu gehörigen -Adressen. Wenn Sie unsicher sind, welche Namen hier eingetragen werden müssen, kontaktieren Sie Ihren - Provider. Filtern auf lokale SMTP-Adressen Grundeinstellung 055 Mit diesem Filter können Sie lokale SMTP-Adressen filtern. Dies betrifft nur den Versand über SMTP, da im Transparentmodus nur bei diesem Protokoll die -Adressen auch tatsächlich für EMA sichtbar sind. Bei via POP3 abgeholten s kennt EMA nur den Benutzernamen, der zum Anmelden am POP3-Postfach verwendet wurde. Lokale SMTP-Adressen sind bei s, die aus dem LAN ins WAN gesendet werden, die Absenderadressen im SMTP-Protokoll. Einschließender Filter Wählen Sie Einschließender Filter, wenn Sie nur s archivieren möchten, die einer der lokalen SMTP-Adressen entsprechen. s von anderen lokalen SMTP-Adressen werden nicht mehr archiviert. Ausschließender Filter Wählen Sie Ausschließender Filter, wenn Sie s von der Archivierung ausschließen möchten, die einer der lokalen SMTP-Adressen entsprechen. Alle anderen s werden wie gehabt archiviert. Geben in dem Textbereich die lokalen SMTP-Adressen an, für die der Filter gelten soll. Sie können mehrere Namen eintragen, jeder in einer eigenen Zeile. Sie können am Anfang oder am Ende der Zeile das Zeichen * als Platzhalter verwenden (Beispiel: privat*, *example.de oder

56 03 Filtern auf nicht-lokale SMTP- Adressen Mit diesem Filter können Sie nicht lokale SMTP-Adressen filtern. Dies betrifft nur den Versand über SMTP, da im Transparentmodus nur bei diesem Protokoll die -Adressen auch tatsächlich für EMA sichtbar sind. Bei via POP3 abgeholten s kennt EMA nur den Benutzernamen, der zum Anmelden am POP3-Postfach verwendet wird. Nicht-Lokale SMTP-Adressen sind bei s diejenigen Empfängeradressen im SMTP-Protokoll, die aus dem LAN ins WAN gesendet werden. Einschließender Filter Wählen Sie Einschließender Filter, wenn Sie nur s archivieren möchten, die einer der nicht-lokalen SMTP-Adressen entsprechen. s von anderen nicht-lokalen SMTP-Adressen werden nicht mehr archiviert. Ausschließender Filter Wählen Sie ausschließender Filter, wenn Sie s von der Archivierung ausschließen möchten, die einer der nicht-lokalen SMTP- Adressen entsprechen. Alle anderen s werden wie gehabt archiviert. Geben in dem Textbereich die nicht-lokalen SMTP-Adressen an, für die der Filter gelten soll. Sie können mehrere Namen eintragen, jeder in einer eigenen Zeile. Sie können am Anfang oder am Ende der Zeile das Zeichen * als Platzhalter verwenden (Beispiel: privat*, *example.de oder Duplikatefilter Grundeinstellung 056 Mit diesem Filter legen Sie fest, ob EMA doppelte s von der Archivierung ausschließt oder erneut archiviert. Dabei werden grundsätzlich der Benutzer, dem die zugeordnet werden kann und die Richtung (Gesendet oder empfangen) berücksichtigt. Bei aktiviertem Duplikatefilter wird jede nur einmal pro Richtung und Benutzer archiviert oder zugeordnet. Beachten Sie, dass einige -Systeme s nicht exakt reproduzieren können, so dass in diesem Fall ein Duplikat nur anhand der Message-ID erkannt werden kann. Wenn Sie nur einen einzelnen Mailserver verwenden, benötigen Sie den Duplikatefilter in der Regel nicht. Doppelte s mit identischem Inhalt Wenn Sie diese Einstellung wählen, werden s mit exakt gleichem Inhalt nicht archiviert. EMA vergleicht dabei den gesamten Quelltext von s. Doppelte s mit identischer Message-ID ausfiltern Wenn Sie diese Einstellung wählen, werden die Message-IDs der s verglichen. Ist die Message-ID identisch mit einer sich bereits im Archiv befindlichen , wird die redundante nicht archiviert. Zum Schutz vor Systemen, die keine eindeutigen Message-IDs produzieren, können Sie die Erkennung von Duplikaten zeitlich begrenzen.

57 03 Doppelte s jeweils im gesamten bisher archivierten Bestand suchen Wählen Sie diese Einstellung, wenn die Message-ID mit allen im Archiv befindlichen s verglichen werden soll. Doppelte s jeweils nur innerhalb der in der letzten halben Stunde archivierten s suchen Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie doppelte s jeweils nur innerhalb der in der letzten halben Stunde archivierten s suchen. Bei den Einstellungen Doppelte s mit identischer Message-ID ausfiltern wird eine , die z.b. zusätzlich noch einmal über eine Journaling-Schnittstelle für interne s in EMA gelangt und noch nicht allen Benutzern zugeordnet war, in jedem Fall nachträglich den fehlenden Benutzern zugeordnet. Diese doppelte kann eventuell einen anderen Inhalt haben (z.b. andere MIME oder HTML-Formatierung, zusätzliche interne Kopfzeilen von Virenscannern, etc.), da nur die Message-IDs und nicht der gesamte Inhalt verglichen werden. Sollte die Message-ID gleich sein, allerdings über unterschiedliche Empfänger verfügen, haben Sie die folgenden zwei Möglichkeiten, wie EMA mit diesem Duplikat umgeht: Bei bis jetzt nicht berücksichtigten Benutzern Verweis auf bereits archivierte erstellen Wählen Sie diese Einstellung, wenn EMA die nicht noch einmal komplett speichern soll, sondern nur einen Verweis für die fehlenden Benutzer auf die bereits vorhandene erstellen soll. Neue - gegebenenfalls veränderte - Variante für die fehlenden Benutzer archivieren Wählen Sie diese Einstellung, wenn die komplett neu archiviert werden soll. Dabei wird sie jedoch nur den bisher nicht berücksichtigen Benutzern zugeordnet. Spam Filter Grundeinstellung 057 Mit diesem Filter legen Sie fest, dass s mit bestimmten Wörtern (z.b. SPAM) nicht archiviert werden. Ausschlaggebend für die Filterung sind Begriffe in der Betreff-Zeile der . Geben Sie die Begriffe zeilenweise in den Textbereich ein. s, deren Betreff-Zeile mindestens einen Ausdruck aus dieser Liste enthält, werden dann von der Archivierung ausgeschlossen.

58 03 Outlook Filter Mit diesem Filter legen Sie fest, ob in Outlook als Privat, Persönlich oder Vertraulich gekennzeichnete s archiviert werden. Wenn Sie mit Outlook s versenden, können Sie diese als Privat, Persönlich oder Vertraulich kennzeichnen. EMA erkennt diese Kennzeichnung und kann die s entsprechend der eingestellten Filterung behandeln. Intern filtern Wählen Sie die Einstellung Intern filtern, wenn Sie rein firmeninterne s, die eine Kennzeichnung von Outlook enthalten, nicht archivieren möchten. Grundeinstellung 058 Alle filtern Wählen Sie die Einstellung Alle filtern, wenn Sie alle s, die eine Kennzeichnung von Outlook enthalten, nicht archivieren möchten. Bei den Optionen intern filtern und alle filtern können Sie noch genau bestimmen, welche s von der Archivierung ausgeschlossen werden. Kennzeichnung als Privat berücksichtigen Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie in Outlook als Privat gekennzeichnete s von der Archivierung ausschließen möchten. Dies ist die Default-Einstellung - die Checkbox ist bei Auswahl der Filteroption aktiv. Kennzeichnung als Persönlich berücksichtigen Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie in Outlook als Persönlich gekennzeichnete s von der Archivierung ausschließen möchten. Kennzeichnung als Vertraulich berücksichtigen Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie in Outlook als Vertraulich gekennzeichnete s von der Archivierung ausschließen möchten. Wenn Sie keine der drei Checkboxen aktivieren, ist der Filter inaktiv, es werden dann keine s ausgefiltert.

59 03 Filter (Mailserver-Archivierung) Globale Ausschlussliste Mit diesem Filter können Sie s von der Archivierung ausschließen, wenn eine der Filterregeln auf eine oder mehrere -Adressen im Bereich Absender, Empfänger, CC, oder BCC zutrifft. Geben in dem Textbereich die -Adressen an, die Sie von der Archivierung ausschließen möchten. Sie können mehrere Namen eintragen, jeder in einer eigenen Zeile. Sie können am Anfang oder am Ende der Zeile das Zeichen * als Platzhalter verwenden (Beispiel: privat*, *example.de oder Sender Ausschlussliste Mit diesem Filter können Sie s von der Archivierung ausschließen, wenn eine der Filterregeln auf eine oder mehrere - Adressen im Bereich Absender zutrifft. Geben in dem Textbereich die Absender- -Adressen an, die Sie von der Archivierung ausschließen möchten. Sie können mehrere Namen eintragen, jeder in einer eigenen Zeile. Sie können am Anfang oder am Ende der Zeile das Zeichen * als Platzhalter verwenden (Beispiel: privat*, *example.de oder Filter für lokale Benutzerkonten Grundeinstellung 059 Benutzen Sie diesen Filter, wenn Sie nur einen Teil der lokalen E- Mail-Adressen archivieren möchten. Dies kann nützlich sein, wenn Sie als Administrator für mehrerer -Domains verantwortlich sind, aber nicht alle s dieser Domains archivieren möchten. Der Filter gilt für den Bereich Absender, Empfänger, CC oder BCC einer . Einschließender Filter Wählen Sie Einschließender Filter, wenn Sie nur s archivieren möchten, die den lokalen Benutzerkonten entsprechen. s von anderen lokalen Benutzerkonten werden nicht mehr archiviert. Ausschließender Filter Wählen Sie Ausschließender Filter, wenn Sie s von der Archivierung ausschließen möchten, die den lokalen Benutzerkonten entsprechen. Alle anderen s werden wie gehabt archiviert. Geben in dem Textbereich die lokalen Benutzerkonten an, für die der Filter gelten soll. Sie können mehrere Namen eintragen, jeder in einer eigenen Zeile. Sie können am Anfang oder am Ende der Zeile das Zeichen * als Platzhalter verwenden (Beispiel: privat*, *example.de oder

60 03 LDAP-Filter Der Bereich LDAP-Filter steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie auf der Seite Grundeinstellungen/Mailserver einen LDAP-Server konfiguriert haben. Mit dem LDAP-Filter können Sie festlegen, ob die in der gefundenen -Adressen mit Ihrem LDAP-Server abgeglichen werden. Die wird nur dann archiviert, wenn der LDAP-Server für das -Konto einen Eintrag gefunden hat. LDAP- Abfragen werden für 24h gecacht. Geben Sie im Feld Suchort die Suchbasis an, unter der Sie die -Adresse suchen möchten. Die wird nur für die lokalen Konten archiviert, für die ein Eintrag im LDAP-Server gefunden wird. Wenn für keine lokale -Adresse ein Eintrag gefunden wird, wird diese auch nicht archiviert. Geben Sie im Bereich Filter einen Ausdruck an, wenn Sie den Suchbereich weiter einschränken möchten. In beiden Feldern werden Ausdrücke mit Platzhaltern unterstützt. $ wird mit der zu prüfenden -Adresse ersetzt, $local und $domain mit deren Bestandteilen. Wenn Sie für lokale Benutzerkonten bereits einen ein- oder ausschließenden Filter definiert haben, hat dieser generell Vorrang vor dem LDAP-Filter. Catchall Konto Wenn EMA keine Benutzer-Konten für die lokale Domain ermittelt, wird die einem Sammelkonto zugeordnet. Aktivieren Sie die Checkbox Keine s für den Catch-All-Account archivieren, sondern s ohne eine einzige erkannte lokale Adresse ausfiltern, wenn diese s nicht archiviert werden sollen. Intern/Extern Filter Mit dem Intern/Extern Filter können Sie eine Trennung bei der Archivierung ihrer internen und externen -Kommunikation vornehmen. Interne (lokale) -Adressen definieren Sie auf der Seite Grundeinstellung/Mailserver im Bereich Lokale Adressen. Alle anderen -Adressen, die nicht in dieser Liste definiert sind, werden automatisch als externe Adressen behandelt. Alle s archivieren Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie keine Trennung bei der Archivierung vornehmen möchten. Alle s, die der internen als auch externen Definition entsprechen, werden archiviert. Nur s mit ausschließlich interner Adressierung archivieren Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie nur die s archivieren möchten, die der internen Definition entsprechen. s mit mindestens einer externen (nicht-lokalen) -Adresse im Bereich Adresse, Absender, CC oder BCC, werden nicht archiviert. Nur s mit externer Adressierung archivieren Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie nur die s archivieren möchten, die der externen Definition entsprechen. Kommt in einer im Bereich Adresse, Absender, CC oder BCC mindestens eine externe Adresse vor, wird sie archiviert. s, die nur interne (lokale) -Adressen im Bereich Adresse, Absender, CC oder BCC, werden nicht archiviert. Grundeinstellung 060

61 03 Duplikatefilter Mit diesem Filter legen Sie fest, ob EMA doppelte s von der Archivierung ausschließt oder erneut archiviert. Dabei werden grundsätzlich der Benutzer, dem die zugeordnet werden kann und die Richtung (Gesendet oder empfangen) berücksichtigt. Bei aktiviertem Duplikatefilter wird jede nur einmal pro Richtung und Benutzer archiviert oder zugeordnet. Beachten Sie, dass einige -Systeme s nicht exakt reproduzieren können, so dass in diesem Fall ein Duplikat nur anhand der Message-ID erkannt werden kann. Wenn Sie nur einen einzelnen Mailserver verwenden, benötigen Sie den Duplikatefilter in der Regel nicht. Doppelte s mit identischem Inhalt Wenn Sie diese Einstellung wählen, werden s mit exakt gleichem Inhalt nicht archiviert. EMA vergleicht dabei den gesamten Quelltext von s. Doppelte s mit identischer Message-ID ausfiltern Wenn Sie diese Einstellung wählen, werden die Message-IDs der s verglichen. Ist die Message-ID identisch mit einer sich bereits im Archiv befindlichen , wird die redundante nicht archiviert. Zum Schutz vor Systemen, die keine eindeutigen Message-IDs produzieren, können Sie die Erkennung von Duplikaten zeitlich begrenzen. Doppelte s jeweils im gesamten bisher archivierten Bestand suchen Wählen Sie diese Einstellung, wenn die Message-ID mit allen im Archiv befindlichen s verglichen werden soll. Doppelte s jeweils nur innerhalb der in der letzten halben Stunde archivierten s suchen Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie doppelte s jeweils nur innerhalb der in der letzten halben Stunde archivierten s suchen. Bei den Einstellungen Doppelte s mit identischer Message- ID ausfiltern wird eine , die z.b. zusätzlich noch einmal über eine Journaling-Schnittstelle für interne s in EMA gelangt und noch nicht allen Benutzern zugeordnet war, in jedem Fall nachträglich den fehlenden Benutzern zugeordnet. Diese doppelte kann eventuell einen anderen Inhalt haben (z.b. andere MIME oder HTML-Formatierung, zusätzliche interne Kopfzeilen von Virenscannern, etc.), da nur die Message-IDs und nicht der gesamte Inhalt verglichen werden. Sollte die Message-ID gleich sein, allerdings über unterschiedliche Empfänger verfügen, haben Sie die folgenden zwei Möglichkeiten, wie EMA mit diesem Duplikat umgeht: Bei bis jetzt nicht berücksichtigten Benutzern Verweis auf bereits archivierte erstellen Wählen Sie diese Einstellung, wenn EMA die nicht noch einmal komplett speichern soll, sondern nur einen Verweis für die fehlenden Benutzer auf die bereits vorhandene erstellen soll. Neue - gegebenenfalls veränderte - Variante für die fehlenden Benutzer archivieren Wählen Sie diese Einstellung, wenn die komplett neu archiviert werden soll. Dabei wird sie jedoch nur den bisher nicht berücksichtigen Benutzern zugeordnet. Grundeinstellung 061

62 03 Spam Filter Mit diesem Filter legen Sie fest, dass s mit bestimmten Wörtern (z.b. SPAM) nicht archiviert werden. Ausschlaggebend für die Filterung sind Begriffe in der Betreff-Zeile der . Geben Sie die Begriffe zeilenweise in den Textbereich ein. s, deren Betreff-Zeile mindestens einen Ausdruck aus dieser Liste enthält, werden dann von der Archivierung ausgeschlossen. Outlook Filter Mit diesem Filter legen Sie fest, ob in Outlook als Privat, Persönlich oder Vertraulich gekennzeichnete s archiviert werden. Wenn Sie mit Outlook s versenden, können Sie diese als Privat, Persönlich oder Vertraulich kennzeichnen. EMA erkennt diese Kennzeichnung und kann die s entsprechend der eingestellten Filterung behandeln. Grundeinstellung 062 Intern filtern Wählen Sie die Einstellung Intern filtern, wenn Sie rein firmeninterne s, die eine Kennzeichnung von Outlook enthalten, nicht archivieren möchten. Alle filtern Wählen Sie die Einstellung Alle filtern, wenn Sie alle s, die eine Kennzeichnung von Outlook enthalten, nicht archivieren möchten. Bei den Optionen intern filtern und alle filtern können Sie noch genau bestimmen, welche s von der Archivierung ausgeschlossen werden. Kennzeichnung als Privat berücksichtigen Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie in Outlook als Privat gekennzeichnete s von der Archivierung ausschließen möchten. Dies ist die Default-Einstellung - die Checkbox ist bei Auswahl der Filteroption aktiv. Kennzeichnung als Persönlich berücksichtigen Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie in Outlook als Persönlich gekennzeichnete s von der Archivierung ausschließen möchten. Kennzeichnung als Vertraulich berücksichtigen Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie in Outlook als Vertraulich gekennzeichnete s von der Archivierung ausschließen möchten. Wenn Sie keine der drei Checkboxen aktivieren, ist der Filter inaktiv, es werden dann keine s ausgefiltert.

63 03 EMA registrieren Registrieren Sie EMA! Die ARTEC IT Solutions AG bietet Ihnen einen umfangreichen Produktsupport für EMA an. Voraussetzung ist die Registrierung des Produkts innerhalb von 30 Tagen. Mit der Registrierung werden Updates, Service und Support für den erworbenen Service-Zeitraum aktiviert. Diesen Zeitraum können Sie auf Wunsch auch verlängern. Diese Service-Leistungen beinhalten: yaktivierung der Garantie yautomatische Softwareaktualisierungen yzugang zur technischen Unterstützung Auf Wunsch können Sie den Zeitraum der Serviceleistungen auch über den enthaltenen Zeitraum hinaus verlängern. 1 Gehen Sie auf die Seite Grundeinstellung/Registrieren. Klicken Sie den Button Jetzt registrieren. EMA leitet Sie automatisch auf die ARTEC-Website mit den Registrierungsoptionen. 2 3 Grundeinstellung 063 Füllen Sie die Felder des Registrierungsformulars aus. Klicken Sie anschließend den Button EMA registrieren. Wenn Sie die Bestätigungsseite lesen, war Ihre Registrierung erfolgreich. Durch erneutes Aufrufen der Registrierungsseite können Sie den Status Ihrer Registrierung überprüfen.

64 03 Kennwort ändern Bevor Sie das Kennwort zum ersten mal ändern, lautet das aktuelle Kennwort admin. Sie können das Kennwort frei wählen, der Name darf allerdings enthalten. Das Kennwort muss aus mindestens 5 alphanumerischen Zeichen bestehen. Wählen Sie ein sicheres Kennwort. Um das Gerät vor unbefugtem Zugriff zu sichern, sollten Sie zuerst unter Grundeinstellung/Kennwort ändern das werkseitig eingerichtete Kennwort durch Ihr eigenes Kennwort ersetzen. 1 Geben Sie zur Änderung des Kennworts in das Feld aktuelles Kennwort zunächst das alte Kennwort ein. 2 Geben Sie das neue Kennwort in das Feld neues Kennwort ein. 3 Wiederholen Sie die Eingabe des neuen Kennworts im Eingabefeld neues Kennwort wiederholen. 4 Bestätigen Sie abschließend die vorgenommenen Änderungen durch Klicken des Buttons Kennwort ändern. Für den Fall, dass Sie Ihr Kennwort vergessen, können Sie das Administrator-Kennwort in den ersten zehn Minuten nach einem Aus- und wieder Einschalten des Geräts über den Management- LAN-Port zurücksetzten. Lesen Sie dazu den Abschnitt è Administratorkonto zurücksetzen auf Seite 116. Grundeinstellung 064

65 04 Archiv Archiv durchsuchen Das EMA-Archiv verfügt über eine ausgereifte Volltextsuche, die es ermöglicht, mit einfachen Suchbegriffen in allen Bestandteilen einer zu suchen. Durch eine mögliche Erhöhung der Anzahl der Suchkriterien und anwendbare Und-/Oder-Verknüpfungen sowie die Eingrenzung auf Zeiträume kann die Suche mit einer extrem hohen Genauigkeit erfolgen und ein sehr präzises Suchergebnis liefern. Die Tiefe der Verschachtelung von Suchkriterien kann der Benutzer hierbei intuitiv selbst bestimmen. Als Administrator haben Sie zudem die Möglichkeit, Suchvorgaben zu speichern und später wieder aufzurufen. So ist es möglich, mit einfachen Mitteln komplexe Suchen aufzurufen und durchzuführen (z.b. für revisionsrelevante Inhalte), die regelmäßig benötigt werden. Um das Archiv zu durchsuchen, gehen Sie auf die Seite Archiv/Suche und bestimmen zunächst, was Sie suchen. Dazu können Sie in den Suchvorgaben entsprechende Begriffe angeben und auswählen, ob die Auswahl der Felder, in denen gesucht wird, eingeschränkt werden soll. Eine sehr simple Suchvorgabe mit vielen und ungenauen Ergebnissen erreichen Sie, wenn Sie (wie oben abgebildet) in allen Feldern nach einem Suchbegriff suchen. Suchvorgaben einstellen 065 Klicken Sie den Button rechts neben dem Eingabefeld für den Suchbegriff, wenn Sie die Suche in dem gewählten Bereich mit der Verknüpfung und/oder verschachteln möchten. Sie können pro Zeile bis zu fünf Suchbegriffe miteinander verknüpfen, um das Suchergebnis zu verfeinern. Folgende Verknüpfungen sind über mehrere Spalten möglich: Und: Findet alle Dokumente, in denen alle verknüpften Suchbegriffe enthalten sind. Oder: Findet alle Dokumente, in denen mindestens einer der verknüpften Suchbegriffe enthalten ist. Und nicht: Findet alle Dokumente, in denen nur der Begriff vor der Verknüpfung, jedoch keiner der hiermit verknüpften Suchbegriffen enthalten ist. Neben: Findet alle Dokumente, in denen alle angegebenen vollständigen Begriffe direkt nebeneinander vorkommen. Hierbei ist die Reihenfolge vom ersten bis zum (maximal) fünften Feld zu beachten. Die Suche nach fünf nebeneinander stehenden Begriffen ist hierbei mit der Suche nach einer Phrase mit fünf Worten vergleichbar. Wenn Sie eine Zeile hinzufügen möchten, klicken Sie den Button unterhalb des Auswahlfeldes für den Suchbereich. Die Suche im ausgewählten Feld kann auf diese Weise mit einer weiteren Suche in einem anderen Feld verknüpft werden. Sie können die Suchvorgaben auf mehrere Zeilen erweitern. Wählen Sie in der Auswahlliste den Bereich, in dem Sie den angegebenen Begriff suchen möchten. Wenn Sie unsicher sind, in welchem Feld der Begriff enthalten sein könnte, wählen Sie Alle.

66 04 Mehrere Zeilen mit Suchvorgaben, die verschiedene Bereiche betreffen (z.b. Suchvorgaben für Betreff und Anhang) sind implizit mit und verknüpft, d.h. die gefundenen s müssen alle Kriterien erfüllen. Mehrere Zeilen, die den gleichen Bereich betreffen (z.b. eine Suchvorgabenzeile für Betreff mit Rechnung und eine weitere mit Angebot) sind jedoch implizit mit oder verknüpft, d.h. beide Begriffe werden gefunden. Sollten Sie jedoch in einer der beiden Zeilen wiederum horizontal mit oder verknüpft haben, so sind diese mit und verknüpft. Wir empfehlen bei komplizierten booleschen Ausdrücken eine direkte Angabe der Suchvorgabe, z.b. als (Rechnung OR Angebot) NOT (Kleinteile AND billig). Beachten Sie neben der Benutzung einfacher und vollständiger Suchbegriffe zur Verwendung im Rahmen der Volltextsuche folgende syntaktische Möglichkeiten: y * oder? können als Platzhalter eingesetzt werden, wobei? immer ein einzelnes Zeichen ersetzt. So kann z.b. mit der Suche Ba?n das Wort Bahn oder auch das Wort Bann gefunden werden. * kann mehrere Zeichen ersetzen, die Suche Frei* kann so z.b. zu den Ergebnissen Frei, Freizeit oder Freiheit führen. Diese Platzhalter können nicht am Anfang eines Wortes verwendet werden. y Beachten Sie, dass der EMA-Index seine hohe Suchleistung dadurch erzielt, dass er nach einzelnen Suchwörtern (Termen) organisiert ist. Daraus folgt, dass bei Suchen mit Platzhaltern zuerst eine Liste mit passenden Wörtern ermittelt wird und anschließend alle Dokumente zusammengestellt werden, die eines dieser Wörter enthalten. ydie Maximale Anzahl an Wörtern, die parallel gesucht werden können, ist auf 1000 limitiert. Sollten Sie also z.b. in einem mittelgroßen Index nach a* suchen, erhalten Sie mit großer Wahrscheinlichkeit die Fehlermeldung, dass Ihre Suchanfrage zu komplex ist. Bei der Suche mit Platzhalter wird das Stemming nicht berücksichtigt! Um Bäume zu finden, müssen Sie also selbst B?um* eingeben oder Stemming deaktivieren! Archiv 066 ymit der Eingabe in das Suchfeld können generell einzelne Wörter gesucht und gefunden werden. Verwenden Sie Anführungszeichen, um komplette Phrasen zu suchen, z.b. "wie wir besprochen hatten". y Verknüpfen Sie mehrere Felder, um mehrere kombinierte Wörter zu finden (nachfolgend beschrieben). Beachten Sie, dass die in den Indexoptionen definierten Stoppwörter als Bestandteil einer Phrase nicht berücksichtigt werden. y ~ kann dazu verwendet werden, um ähnliche Schreibweisen zu finden, z.b. kann Christian mit der Suche Kristian~ gefunden werden. Diese Art der Suche kann sehr zeitaufwendig sein, je nach Anzahl der ähnlichen Suchwörter (Terme) im Index. y AND und OR erfüllen die gleichen Funktion wie mit und-/oderverknüpfte Suchfelder und können als Bestandteil klassischer Suchalgorithmen auch innerhalb eines Feldes verwendet werden. Beispielsweise findet die Suche Ergebnis AND erzielt alle s oder Dokumente, in denen beide Worte vorkommen. Auf Wunsch können Sie nun ergänzend den Datumsbereich eingrenzen, um das Suchergebnis zu verfeinern. Wählen Sie dazu zunächst aus der Auswahlliste den Datumstyp. Archivierungsdatum: Diese Auswahl entspricht dem tatsächlichen Datum und Zeitpunkt, an dem das Dokument in EMA archiviert wurde. -Datum: Diese Auswahl wertet das im -Header vorhandene Datumsfeld aus. Beachten Sie, dass dieser Zeitpunkt durch die Uhrzeit auf dem sendenden Computer bestimmt wird und daher leicht manipuliert werden kann, was häufig bei Spam- s geschieht.

67 04 Empfangs-Datum: Diese Auswahl wertet die in den -Headern Suchergebnis vorhandenen Received-Zeilen aus und berücksichtigt die Uhrzeit des letzten Mailservers, der die weitergeleitet hat. In der Regel ist dies Ihr eigener Mailserver. Legen Sie nun den Zeitraum für die Suche fest. Wählen Sie dazu aus der Auswahlliste entweder einen vordefinierten Zeitraum (z.b. Diese Woche), wählen Sie mit der Auswahl Dieses Datum einen Tag aus oder definieren Sie mit der Auswahl Zeitraum einen Start- und/oder Endpunkt für den Suchzeitraum. Für die Optionen Dieses Datum und Zeitraum können Sie in den entsprechenden Auswahllisten Tag, Monat und Jahr auswählen oder durch Klicken auf den Kalender ein Widget öffnen, um das Datum per Mausklick auszuwählen. Für die Auswahl Zeitraum können Sie Start- und Endzeitpunkt auf diese Weise getrennt festlegen oder den Zeitraum durch Deaktivieren der entsprechenden Checkbox nach oben oder unten offen halten. Optional können Sie den Zeitraum nach Wochentagen eingrenzen. Starten Sie die Suche durch Klicken des Buttons Suche starten. Nach dem Starten Ihrer Suchanfrage bekommen Sie das entsprechende Ergebnis angezeigt (maximal 5000 Suchergebnisse). Sie können die Anzahl der dargestellten s beeinflussen, das Suchergebnis aktualisieren oder seitenweise im Suchergebnis blättern. Klicken Sie auf das Symbol mit den beiden Pfeilen, um eine Aktualisierung der gleichen Suche manuell zu bewirken. Klicken Sie auf eines der Symbole Seitendarstellung, um die Anzahl der pro Seite angezeigten s festzulegen (25, 50, 100 oder 200). Es wird Ihnen die Anzahl der Suchergebnis-Seiten angezeigt, klicken Sie auf eine der Seitenzahlen, um die entsprechende Seite direkt anzuzeigen oder verwenden Sie die Pfeile, um eine Seite vorwärts oder rückwärts zu blättern. Klicken Sie den Button Suchvorgaben ausblenden, um die Suchfelder auszublenden. Archiv 067

68 04 Die Pfeilsymbole neben dem Siegel-Symbol zeigen an, ob es sich bei dem gefundenen Dokument um eine eingegangene oder eine versendete bzw. ein archiviertes Dokument handelt (nur mit optionaler Print to Archive-Funktion). zeigt ein archiviertes PDF- Dokument, zeigt eine eingegangene, eine versendete im Suchergebnis. Beachten Sie die gesonderten Hinweise im Abschnitt è Verschlüsselte und digital signierte s auf Seite 044. Das Symbol im Suchergebnis zeigt an, dass die ein oder mehrere Anhänge hat. Klicken Sie auf das rote Ordnersymbol, um die oder das Dokument für eine sofortige Betrachtung oder Weiterverarbeitung in einem Programm (das *.EML-Dateien bzw. PDF-Dokumente öffnen kann) zu öffnen. Aktivieren Sie die Checkbox am linken Rand des gefundenen Dokuments, um die für eine weitere Aktion (Wiederherstellung; ZIP-Export) zu markieren. Wählen Sie aus der Auswahlliste unterhalb des Suchergebnisses die gewünschte Aktion. Sie können jeweils das vollständige Suchergebnis oder nur markierte s wiederherstellen oder in eine ZIP-Datei exportieren. Es werden maximal 5000 Suchergebnisse angezeigt, zum Export oder zur Wiederherstellung können aber mehr Dokumente oder s zur Verfügung stehen (maximal alle im Archiv befindlichen s oder Dokumente). Bei der Wiederherstellung werden die ausgewählten s erneut dem Posteingang des Eigentümers zugestellt. Archiv 068 Für die Auswahlmöglichkeit Markierte s oder ein vollständiges Suchergebnis in eine ZIP-Datei zu exportieren können Sie optional als Schutz ein Kennwort eingeben. Falls Sie keinen Kennwortschutz wünschen, lassen Sie die Felder leer. Die Bereinigungsfunktion ist optional erhältlich. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie den Button Ausführen. ANA-Signierdienst EMA verfügt optional über die Verbindung zum ANA-Signierdienst, der jede , die durch EMA archiviert wird, mit einer fälschungssicheren digitalen Signatur versieht. Das System stellt so sicher, dass die aus dem Archiv abgerufenen s einen exakten Zeit- und Datumsstempel enthalten und dass die s nicht verändert wurden. Die digitale Signatur der ist als eine Art Siegel zu betrachten. Klicken Sie auf das Siegel-Symbol links neben der -Kopfzeile, um dieses Siegel auf Unversehrtheit zu prüfen. Wenn das Siegel im sich öffnenden Fenster gebrochen ist, bedeutet dies, dass die in Zeit, Datum oder Inhalt geändert wurde. Die Verbindung zum ANA-Signierdienst ist in der Voreinstellung aktiviert und kann optional abgeschaltet werden, wenn keine digitale Signatur gewünscht wird. Details zur Abschaltung dieses Dienstes finden Sie im Abschnitt è Archivspeicher auf Seite 050.

69 04 und Dokumenten-Ansicht EMA kann Ihnen s und Dokumente im Original direkt in der Benutzeroberfläche anzeigen. 1 Gehen Sie auf der Seite Archiv/Suche in den Bereich Suchvorgaben und starten Sie eine beliebige Suchanfrage. 2 Klicken Sie im Suchergebnis auf eine beliebige Betreff-Zeile einer oder eines Dokuments. Sie öffnen damit die Anzeige für die entsprechende oder Dokument. Das folgende Beispiel verwendet Internet Explorer 8. Wenn Sie einen anderen Browser als Internet Explorer benutzen, können die Bezeichnungen leicht variieren, der Workflow sollte jedoch mit jedem aktuellen Browser möglich sein. Benutzen Sie die entsprechenden Funktionen Ihres Browsers, um das Beispiel nachzuvollziehen. Sie können das Fenster - und Dokumenten-Anzeige auf unterschiedliche Weise in Ihrem Browser darstellen: y durch Klicken mit der linken Maustaste auf die Betreffzeile - dies öffnet das Ansichtsfester im aktuellen Browserfenster, die Anzeige liegt quasi über dem Suchergebnis. Archiv 069 y durch Klicken mit der rechten Maustaste auf die Betreffzeile und Auswahl der Anweisung In neuem Fenster öffnen - dies öffnet das Ansichtsfester in einem neuen Browserfenster, die Anzeige füllt das gesamte Browserfenster aus. Alternative Eingabemöglichkeit ist auch Shift+mittlere Maustaste. y durch Klicken mit der rechten Maustaste auf die Betreffzeile und Auswahl der Anweisung In neuer Registerkarte öffnen - dies öffnet das Ansichtsfester in einer neuen Registerkarte Ihres Browserfensters, die Anzeige füllt das gesamte Browserfenster aus. Alternative Eingabemöglichkeiten sind auch Strg+linke Maustaste, Strg-Shift+linke Maustaste (fokussiert neue Registerkarte) oder mittlere Maustaste. y bei geöffnetem Ansichtsfenster über dem Suchergebnis: Durch Klicken auf den Button in eigenem Fenster öffnen - dies öffnet das Ansichtsfester in einem neuen Browserfenster, die Anzeige füllt das gesamte Browserfenster aus. Sie schließen das Fenster und Dokumenten-Ansicht durch Klicken auf das Symbol Schließen in der Kopfzeile des Fensters oder durch Schließen der Registerkarte oder des zusätzlichen Browserfensters, wenn Sie die Ansicht in einem eigenen Browserfenster geöffnet haben. Hier die Ansicht einer im Voll-Browser-Modus. Über die Registerkarten des Browsers können Sie mehrere s oder Dokumente in einem Browserfenster ansehen.

70 04 Das Ansichts-Fenster Im Ansichtsfenster stehen Ihnen verschiedene Bedienelemente zur Verfügung. Das Ansichtsfenster ist folgendermaßen aufgebaut: Kopfzeile In der Kopfzeile des Ansichtsfensters finden Sie neben der Bezeichnung -Viewer den Betreff der sowie das Datum der Archivierung, inklusive Uhrzeit. Bedienelemente Links unter der Kopfzeile befinden sich die Bedienelemente zum Navigieren des Suchergebnisses und zum Ausführen der - und Dokumentenfunktionen. Navigationsbuttons Durch Klicken der Navigationsbuttons können Sie über das geöffnete Ansichtsfenster linear durch das Suchergebnis klicken und die jeweiligen Dokumente in der aktuell geöffneten Dokumenten-Ansicht ansehen. Es werden nur die Bedienelemente dargestellt, die der Rechteeinstellung des Benutzers entsprechen. Archiv 070 Erste oder Dokument: Klicken Sie auf das Symbol, um die erste oder das erste Dokument vom Suchergebnis in der Ansicht anzuzeigen. Vorherige oder Dokument: Klicken Sie auf das Symbol, um die vorherige oder das vorherige Dokument vom Suchergebnis in der Ansicht anzuzeigen. Folgende oder Dokument: Klicken Sie auf das Symbol, um die folgende oder das folgende Dokument vom Suchergebnis in der Ansicht anzuzeigen. Zurück zur übergeordneten Dieser Button wird nur angezeigt, wenn Sie in einer Hierarchie von verschachtelten s navigieren, die sich im Anhang einer befinden. Klicken Sie auf das Symbol, um zu der übergeordneten zurückzugelangen. Letzte oder Dokument: Klicken Sie auf das Symbol, um die letzte oder das letzte Dokument vom Suchergebnis in der Ansicht anzuzeigen. - und Dokumentenfunktionen Rechts neben den Navigationsbuttons finden Sie sechs Buttons für - und Dokumentenfunktionen. Herunterladen: Klicken Sie auf das Symbol, um eine oder ein Dokument herunterzuladen. Wiederherstellen: Klicken Sie auf das Symbol, um eine oder ein Dokument erneut an Ihre -Adresse zuzustellen. Weiterleiten: Klicken Sie auf das Symbol, um eine oder ein Dokument an eine beliebige -Adresse weiterzuleiten. Drucken: Klicken Sie auf das Symbol, um eine oder ein Dokument auszudrucken. Löschen: Klicken Sie auf das Symbol, um eine oder ein Dokument zu löschen. In separatem Fenster öffnen: Klicken Sie auf das Symbol, um das Dokument in einem neuen Ansichts-Fenster anzuzeigen.

71 04 Aufteilung des Ansichtsbereichs Rechts neben den Buttons für die - und Dokumentenfunktionen finden Sie zwei Schalter für die Aufteilung des Ansichten- Fensters. Im oberen Teil des Fensters können Sie den -Header oder das Attribute-Dialogfeld einblenden. Wenn beide Buttons nicht eingedrückt sind, wird die im gesamten Ansichtsbereich dargestellt. -Header: Klicken Sie diesen Button, um den Header anzuzeigen. Archiv 071 Attribute: Klicken Sie diesen Button, um die Attribute anzuzeigen. Sie können immer nur jeweils einen der beiden Buttons aktivieren und das Ergebnis im Fenster ansehen. Das Klicken auf einen der beiden Buttons schaltet den anderen aus und umgekehrt. Durch erneutes Klicken auf den gleichen Button verschwindet die Ansicht wieder. Sie können die mittlere Trennlinie des Ansichtsbereichs mit der Maus nach oben oder unten verschieben und so die Fenstergrößen für den en -Header/Attribute-Dialog und den -Inhalt in vertikaler Richtung verkleinern oder vergrößern.

72 04 Dokumentinformationen Unter den Buttons befinden sich die - und Dokumenteninformationen. Hier finden Sie folgende Informationen: y Absender y Adressat ysendedatum y CC y Betreff Enthält eine einen oder mehrere Anhänge ( s oder verschiedene Dokumente), werden diese im Bereich Anhang dargestellt. Klicken Sie im Bereich Anhänge am Ende einer angehängten E- Mail auf den Button Herunterladen, um sie auf einen lokalen Ordner auf Ihrer Festplatte herunterzuladen. Handelt es sich bei dem Anhabg um einen anderen Dokumenttyp (z.b. PDF, Word oder Excel, etc.), klicken Sie auf die Dokumentenbezeichnung, um das Dokument auf Ihrer Festplatte zu speichern. Handelt es sich bei der im Ansichtsfenster dargestellten um eine HTML- , so werden aus Gründen des Datenschutzes eingebettete Bilder, die nicht mit der mitgesendet werden, nicht dargestellt. Die originalen, serverseitigen Bilder werden von EMA mit neutralen Bildern ersetzt. Sie zeigen den Hinweis Image blocked. Über dem Ansichtsbereich finden Sie den Hinweis Einige Bilder wurden blockiert, um zu verhindern, dass der Absender den Computer identifizieren kann. Klicken Sie hier, um die Bilder herunterzuladen. Klicken Sie auf diesen Hinweis, um die originalen Bilder vom Sender- Servers herunterzuladen. Die wird daraufhin so dargestellt, wie sie der Absender gestaltet hat. Beachten Sie, dass das Herunterladen der Bilder auf dem Zielserver protokolliert werden kann. Auf diese Weise kann eine Dritte Person, z.b. der Absender der , herausfinden, ob und wann Sie die ansehen und so ggf. Rückschlüsse auf Ihr Benutzerverhalten ziehen. Wenn Sie diese Information nicht preisgeben möchten, klicken Sie nicht auf den Hinweis und laden Sie die Bilder nicht herunter. Archiv 072

73 04 und Dokumenten-Vorschau Sie haben in EMA die Möglichkeit, sich eine Vorschau von s und Dokumenten im Suchergebnis anzusehen. 1 Gehen Sie auf der Seite Archiv/Suche in den Bereich Suchvorgaben und starten Sie eine beliebige Suchanfrage. 2 Klicken Sie im Suchergebnis in einer beliebigen Zeile auf das Symbol -Vorschau. Sie öffnen damit kleines Vorschaufenster, das Ihnen einen verkürzten Einblick in die oder das Dokument gibt. Durch Klicken Sie auf das Symbol Schließen können Sie das Vorschaufenster wieder schließen. Durch Klicken auf die Verknüpfung Dokument im Viewer betrachten. können Sie die oder das Dokument in der - und Dokumenten-Ansicht betrachten. Weitere Informationen zur und Dokumenten-Ansicht finden Sie im Abschnitt è und Dokumenten-Ansicht ab Seite 069. Gespeicherte Suchvorgaben Archiv 073 Um eine Suche zu speichern, stellen Sie zunächst alle gewünschten Suchkriterien ein, die Sie speichern möchten und klicken Sie den Button Suchvorgabe speichern. Tragen Sie im Namensfeld des nun erscheinenden Speicherdialogs einen Namen für diese Suchvorgabe ein und aktivieren Sie die entsprechende Checkbox für die folgenden Optionen: Mit anderen Administratoren teilen: Aktivieren Sie diese Option, wenn die soeben gespeicherte Suchvorgabe auch anderen EMA- Administratoren zur Verfügung stehen soll. Zu Suchvorgaben-Favoriten hinzufügen: Aktivieren Sie diese Option, wenn die soeben gespeicherte Suchvorgabe in der Auswahlliste Suchvorgaben-Favoriten laden... auf der Suchseite erscheinen soll.

74 04 Als Default-Suchvorgabe verwenden: Aktivieren Sie diese Option, wenn die soeben gespeicherte Suchvorgabe bei Aufruf der Suchseite voreingestellt sein soll. Diese Einstellung überschreibt Einstellungen, die eine zuvor als Default-Suchvorgabe gespeicherte Suche festgelegt haben. Um eine gespeicherte Suchvorgabe zu verwenden, wählen Sie im Auswahlfeld Suchvorgaben-Favoriten laden... eine Suchvorgabe, die Sie verwenden möchten. Die Suchkriterien stellen sich automatisch nach den ausgewählten Vorgaben ein. Klicken Sie den Button Neue Suche beginnen, um gezielt Ihre eigenen Suchkriterien ohne Voreinstellungen einzugeben. Starten Sie die Suche durch Klicken des Buttons Suche starten. Suchvorgaben bearbeiten Alle gespeicherten Suchvorgaben können jederzeit verändert, gespeichert oder gelöscht werden. Gehen Sie auf die Seite Archiv/Gespeicherte Suchvorgaben. Hier können Sie nach Wunsch den Namen der Suchvorgabe oder deren Einstellungen ändern. In der Spalte Inhalt werden die Kriterien der Suchvorgabe angezeigt. Klicken Sie den Button Suchvorgabe entfernen, um die Suchvorgabe zu löschen, und bestätigen Sie die folgende Sicherheitsabfrage mit OK. Archiv 074 Klicken Sie den Button Suchvorgabe laden/bearbeiten, um die Suchkriterien zu ändern. Die Suchvorgaben werden nun automatisch in der Suchseite geladen und können nach Wunsch bearbeitet werden. Betätigen Sie den Button Suchvorgaben speichern, um die Suche zu speichern. Sie können an dieser Stelle einen neuen Namen vergeben oder die Suchvorgabe unter dem gleichem Namen speichern. Falls Sie den gleichen Namen verwenden, erscheint ein Warndialog mit der Rückfrage zur Namensspeicherung. Aktivieren Sie die Checkbox vorhandene überschreiben, wenn Sie möchten, dass die vorhandene Suchvorgabe unter gleichem Namen mit den neuen Einstellungen überschrieben wird. Bestätigen Sie Ihre Änderungen durch Klicken des Buttons Speichern.

75 04 Indizierung Um die Indizierung der Volltextsuche einzustellen, gehen Sie auf die Seite Archiv/Indizierung. Index neu erstellen Nachfolgend werden einige Möglichkeiten beschrieben, die die Indizierung des Archiv-Inhalts beeinflussen. Im Rahmen dieser Einstellungen sind Sie möglicherweise aufgefordert, den Index neu zu erstellen. Klicken Sie in diesem Fall den Button Index neu erstellen. Beachten Sie, dass dieser Vorgang je nach Anzahl der s einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Während der Indizierung arbeitet das Archiv normal weiter, in der Suche können allerdings nur s gefunden werden, die bereits indiziert wurden. Stoppwörter Im Bereich Stoppwörter finden Sie eine Liste von Wörtern, die keine oder kaum semantische Informationen besitzen und daher von EMA sowohl bei der Suche als auch bei der Indizierung nicht berücksichtigt werden. Archiv 075 Durch Einstellen einer für Ihre Sprache passenden Wortliste können Sie die Größe des Indexes stark reduzieren, da ein Großteil der Dokumente Füllwörter wie das enthält und eine Suche nach diesem Wort zu viele Suchergebnisse liefert. Sie können aus einer Vielzahl von vordefinierten Stoppwort-Listen wählen und diese in das Textfeld laden. Sie können auch Ihre eigenen Stoppwörter hinzufügen. Wenn die Suche nach bestimmten Wörtern nicht erfolgreich ist, können Sie diese Wörter auch aus der Stoppwort-Liste entfernen. Wir empfehlen, den Index neu zu erstellen, wenn eine andere Wortliste gewählt wird oder Wörter in der bestehenden Liste ergänzt werden. Stemming Im Bereich Stemming können Sie optional die gleichnamige Funktion aktivieren. Durch Stemming werden Wörter einer bestimmten Sprache auf ihre Grundform, bzw. Normalform reduziert. Dadurch erhalten Sie mehr Suchergebnisse (eine Suche nach Bäume findet dann auch Baum), Sie können aber auch weniger exakt suchen. Deaktivieren Sie Stemming, wenn die Suche in Bezug auf die Grundform des gesuchten Wortes möglichst exakt sein soll, oder wählen Sie ein Stemming-Verfahren aus, das zu der Sprache, in der die meisten s verfasst sind, passt. Wenn Sie diese Option ändern, müssen Sie den Index unter allen Umständen neu erstellen!

76 04 Akzente durch englische Buchstaben ersetzen Die Diakritische Zeichen enthalten Zusätze wie z.b. " ^ `. Wenn die Funktion Ähnliche Worte, die diakritische Zeichen enthalten, als gleich behandeln aktiviert ist, werden alle Akzente und sonstigen Buchstabenerweiterungen entfernt. Dadurch lassen sich Umlaute wie z.b. ä, ö oder ü oder Zeichen wie é nicht mehr von a, o, u und e unterscheiden. So erhalten Sie mehr Suchergebnisse, das Suchergebnis ist aber weniger genau. Wenn Sie diese Option ändern, müssen Sie den Index unter allen Umständen neu erstellen! -Anhänge indizieren Wenn die Funktion -Anhänge indizieren deaktiviert wird, wird die Indizierungsgeschwindigkeit erhöht und der Platzbedarf des Index verringert. In diesem Fall liefert die Suche keine Ergebnisse aus Dateianhängen. Indizierungshäufigkeit Archiv 076 Einstellung Indizierungshäufigkeit legt fest, wann bzw. wie häufig neu eintreffend Dokumente für die Volltextsuche indiziert werden. Wir empfehlen, den Wert bei normalem bis hohem -Aufkommen bei alle 10 Minuten zu belassen, da so die Speicheraktivität verringert wird. Bei moderatem -Aufkommen kann der Wert kleiner oder auf sofort eingestellt werden, s und Dokumente können dann sofort in Suchergebnissen gefunden werden. Wenn Sie alle Einstellungen zur Volltextindizierung vorgenommen haben, bestätigen Sie diese durch Klicken des Buttons Änderungen speichern.

77 04 Attribute EMA verfügt über ein leistungsfähiges optionales Attribute-System, mit dem Sie eine individuelle Anpassung Ihres Archivs vornehmen können. Sie können dabei vorgegebene Attribute verwenden und mit dem Enterprise Attribute-Editor bis zu 99 zusätzliche Attribute individuell erstellen und Ihrem Archiv zuweisen. Das Attribute-System ist optional. Für Bezugsinformationen wenden Sie sich an Ihren EMA-Vertriebspartner. Dort können Sie die Funktionen Standard Attribute und Enterprise Attribute-Editor erwerben. Mit Attributen erhalten Sie ein mächtiges Werkzeug zur Organisation Ihres Archivs und zur Erfüllung vom IT- oder Mitarbeiter-Richtlinien. Attribute-Editor Auf der Seite Archiv/Attribute-Editor finden Sie im Bereich Liste von vorhandenen Attributfeldern alle vorhandenen Attribute. Im Bereich Neues Attributfeld hinzufügen können Sie eigene Attribute erstellen und Ihrem Archiv zuweisen. In diesem Abschnitt werden die Einstellungen beschrieben, die Sie für ein Attribut festlegen können. Aktiv Durch Aktivieren der Checkbox in der Spalte Aktiv aktivieren Sie die Attribute. Aktivierte Attribute gelten für das gesamte Archiv. Die Attribut-Werte weisen Sie dann ausgewählten s und Dokumenten zu. Wie Sie Attribut-Werte zuweisen, erfahren Sie im Abschnitt è Attribut-Wert zuweisen ab Seite 092. Bei den Attributen Privat, Nicht sichtbar, Mindestvorhaltezeit, Löschsperre, Codierung, Privat löschen und Schlagwort handelt es sich um vordefinierte Standardattribute, die Ihnen EMA im Auslieferungszustand zur Verfügung stellt. Die Attribute Mindestvorhaltezeit und Privat löschen stehen Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie die optionale Lösch-Funktion erworben haben. Für Bezugsinformationen wenden Sie sich an Ihren EMA- Vertriebspartner. Sortierung Durch Klicken des Buttons können Sie die Zeile mit dem Attribut nach oben verschieben - durch Klicken des Buttons nach unten. Die Sortierung bestimmt die Reihenfolge der Attribute in den Dialog-Feldern, wo Sie die Attribut-Werte zuweisen, als auch die Reihenfolge der Spalten, wenn Sie das Attribut im Suchergebnis in einer eigenen Spalte anzeigen. Nr In der Spalte Nr wird die Nummerierung der Attribute angezeigt, die als zusätzliche Kennzeichnung des Attributs dient. Die vordefinierten Standard-Attribute besitzen keine Nummerierung. Sie beginnt erst beim vordefinierten Standard-Attribut Schlagwort mit der Nummer 1. Jedes neu definierte Attribut bekommt automatisch die nächste fortlaufende Nummer zugewiesen. Such-Name In der Spalte Such-Name finden Sie den Such-Namen des Attributs. Den Such-Namen des Attributs verwenden Sie, wenn Sie mit der erweiterten Suchsyntax fortgeschrittene Suchabfragen gestalten. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt è Archiv durchsuchen ab Seite 065. Die Such-Namen der vordefinierten Standard-Attribute Nicht sichtbar, Mindestvorhaltezeit, Löschsperre, Codierung und Privat löschen sind vorgegeben und können nicht verändert werden. Für alle anderen Attribute, die Sie selbst definieren, können Sie den Such-Namen frei vergeben. Archiv 077

78 04 Der Such-Name muss mit einem Buchstaben beginnen, kann dann aber auch Ziffern oder das Unterstrich-Zeichen _ enthalten. Leerund Sonderzeichen dürfen nicht verwendet werden. Die Länge ist auf max. 20 Zeichen beschränkt. Der Such-Name muss eindeutig sein, jedes Attribut muss einen anderen Such-Namen erhalten. Name In der Spalte Name können Sie einen Namen für das Attribut festlegen. Er erscheint an folgenden Stellen in der Benutzeroberfläche: yin den Suchvorgaben (Im Suchbereich unter Attribute). yin den Attribut-Dialogfeldern, wo Sie Attribut-Werte zuweisen. y Als Spaltenname im Suchergebnis, wenn Sie das Attribut als Spalte anzeigen möchten. Der Name kann Ziffern, Leer- und Sonderzeichen enthalten und darf max. 62 Zeichen lang sein. Typ des Attributs In der Spalte Typ des Attributs legen Sie fest, wie Benutzer den Attribut-Wert definieren können. Vordefinierte Datenfelder wie Textfeld, Taggingfeld, Memofeld, Auswahlfeld, Zahlenfeld, Ja-/Nein-Feld, etc. mit unterschiedlichen Eigenschaften stehen Ihnen zur Auswahl. Die Bedeutung der Datenfelder und ihre Eigenschaften erfahren Sie im Abschnitt è Attribut-Typen ab Seite 080. Gültige Werte In der Spalte Gültige Werte geben Sie Beschränkungen für die Attribut-Werte ein, die Benutzer der oder dem Dokument zuweisen können. Die Beschränkungen stehen im Kontext zu den gewählten Attribut-Typen. Lesen Sie dazu den Abschnitt è Attribut- Typen ab Seite 080. Zugriff (inkl. Lesen) In der Spalte Zugriff legen Sie fest, für welche Benutzergruppen das Attribut sichtbar ist und wer dem Attribut Werte zuweisen darf. Niemand: Niemand darf das Attribut sehen und ihm Werte zuweisen. Nur Benutzer: Nur Benutzer dürfen das Attribut sehen und ihm Werte zuweisen. Archiv 078 Nur Administratoren: Nur Administratoren dürfen das Attribut sehen und ihm Werte zuweisen. Beide: Benutzer und Administratoren dürfen das Attribut sehen und ihm Werte zuweisen. Benutzerrechte In der Spalte Benutzerrechte legen Sie Regeln fest, nach denen Benutzer Attribut-Werte zuweisen und ändern dürfen. Anzahl Tage nach der Archivierung, die Benutzer dem Attribut einen Wert noch hinzufügen können: Geben Sie in dem Textfeld den Zeitraum in Tagen an, in dem Benutzer den Attribut-Wert für dieses Attribut zuweisen dürfen, z.b. 30 (entspricht 30 Tage). Anzahl Tage nach der Archivierung, die Benutzer den Wert des Attributs noch verändern können: Geben Sie in dem Textfeld den Zeitraum in Tagen an, in dem Benutzer den Attribut-Wert für dieses Attribut verändern dürfen, z.b. 30 (entspricht 30 Tage). Wert hinzufügen, wenn für dieses Attribut noch kein Wert festgelegt war: Aktivieren Sie die Checkbox, wenn Benutzer einen Attribut-Wert für dieses Attribut zuweisen dürfen. Bereits vorhandenen Attributwert bearbeiten: Aktivieren Sie die Checkbox, wenn Benutzer einen schon vorhandenen Attribut-Wert verändern dürfen. Hinzufügen und Verändern des Wertes im sicheren EMA Log protokollieren: Aktivieren Sie die Checkbox, wenn das Hinzufügen oder Verändern eines Attribut-Werts für dieses Attribut durch Benutzer im sicheren EMA Log protokolliert werden soll. Gezieltes Suchen und Sortieren nach diesem Attribut erlauben: Aktivieren Sie die Checkbox, wenn Benutzer nach s und Dokumenten suchen und sortieren dürfen, bei denen diesem Attribut Attribut-Werte zugewiesen wurden.

79 04 Administratorrechte In der Spalte Administratorrechte legen Sie Regeln fest, nach denen Administratoren Attribut-Werte zuweisen und ändern dürfen. Wert hinzufügen, wenn für dieses Attribut noch kein Wert festgelegt war: Aktivieren Sie die Checkbox, wenn Administratoren einen Attribut-Wert für dieses Attribut zuweisen dürfen. Bereits vorhandenen Attributwert bearbeiten: Aktivieren Sie die Checkbox, wenn Administratoren einen schon vorhandenen Attribut-Wert für dieses Attribut verändern dürfen Hinzufügen und Verändern des Wertes im sicheren EMA Log protokollieren: Aktivieren Sie die Checkbox, wenn das Hinzufügen oder Verändern eines Attribut-Werts für dieses Attribut durch Administratoren im sicheren EMA Log protokolliert werden soll. Gezieltes Suchen und Sortieren nach diesem Attribut erlauben: Aktivieren Sie die Checkbox, wenn Administratoren nach diesem Attribut suchen und sortieren dürfen. 4-Augen-Rechte In der Spalte 4-Augen-Rechte legen Sie Regeln fest, nach denen Administratoren Attribut-Werte zuweisen und ändern dürfen, wenn zwei Administratoren gemäß den 4-Augen-Regeln gemeinsam angemeldet sind. Die Spalte 4-Augen-Rechte steht nur zur Verfügung, wenn Sie das optionale 4-Augen-Prinzip erworben haben und der 4-Augen-Schutz aktiv ist. Für Bezugsinformationen wenden Sie sich an Ihren EMA- Vertriebspartner. Wert hinzufügen, wenn für dieses Attribut noch kein Wert festgelegt war: Aktivieren Sie die Checkbox, wenn 4-Augen-Administratoren einen Attribut-Wert für dieses Attribut zuweisen dürfen. Bereits vorhandenen Attributwert bearbeiten: Aktivieren Sie die Checkbox, wenn 4-Augen-Administratoren einen schon vorhandenen Attribut-Wert für dieses Attribut verändern dürfen. Gezieltes Suchen und Sortieren nach diesem Attribut erlauben: Aktivieren Sie die Checkbox, wenn 4-Augen-Administratoren nach diesem Attribut suchen und sortieren dürfen. Ansicht In der Spalte Ansicht bestimmen Sie, ob der Attribut-Name und Attribut-Werte in einer eigenen Spalte im Suchergebnis angezeigt werden. Als Suchspalte anzeigen: Das Attribut wird direkt im Suchergebnis in einer eigenen Spalte angezeigt: Aktivieren Sie die Checkbox, wenn Sie die Attribut-Werte in einer eigenen Spalte im Suchergebnis sehen möchten. Der Attribut-Name bildet die Spaltenüberschrift, der Attribut-Wert wird in der Zeile der zugehörigen oder des Dokuments angezeigt. Beispiel: Spalte für das Attribut Region (PLZ) mit den zugewiesenen Attribut-Wert im Suchergebnis. Archiv 079

80 04 Attribut-Typen Textfeld Wählen Sie Textfeld, wenn Sie als Attribut-Wert beliebigen Text- oder Ziffern zuweisen möchten. Vorgabe im Attribute-Editor: Ergebnis Attribut (hier mit eingetragenen Attribut-Werten): Es gibt in diesem Beispiel keine Einschränkung. Sie können als Attribut-Wert beliebige Ziffern und Texte, auch mit Sonderzeichen, zuweisen. Attribut-Werte beschränken Sie können die Attribut-Werte beschränken, die Sie dem Attribut zuweisen können. Geben Sie die Ziffern oder Texte für die Beschränkung in das Feld Gültige Werte ein. Eine Besonderheit beim Typ Textfeld ist, dass Sie komplexe Ausdrücke als Beschränkung definieren können. Folgende Regeln gelten: ^ markiert den Anfang der Eingabe. $ markiert das Ende der Eingabe. () Alles, was in den Klammern steht, ist eine Gruppe + steht für eine beliebige Anzahl des Zeichens oder der Gruppe links von +, das Zeichen muss aber mindestes einmal vorkommen. * steht für eine beliebige Anzahl des Zeichens oder der Gruppe links von *, kann aber auch leer bleiben. {1,5} steht für mindestens 1 bis maximal 5 Vorkommnisse des Zeichens oder der Gruppe links von {. \ muss vor speziellen Zeichen stehen (z.b.. - [ $ \ * usw.) verknüpft zwei, gegebenenfalls in Klammern ( ) gesetzte Ausdrücke, von denen genau einer an der jeweiligen Stelle vorkommen darf. [] erlaubt exakt ein beliebiges Zeichen aus der Klasse der in den eckigen Klammern stehenden Zeichen, z.b. [a-za-z0-9] für einen Buchstaben oder eine Zahl. Beispiel für komplexe Ausdrücke IP-Adresse: ^([0-9]{1,3}\.){3}[0-9]{1,3}$ Sozialversicherungsnummer: ^[0-9]{3}[- ][0-9]{2}[- ][0-9]{4} [0-9]{9}$ Kreditkartennummer: ^([0-9]{4}[- ]){3}[0-9]{4} [0-9]{16}$ ISBN-Nummer: ^[0-9]{9}[[0-9] X x]$ Deutsche Postleitzahl: ^[0-9]{5}$ US Postleitzahl: ^[0-9]{5}(-[0-9]{4})?$ Vorgabe im Attribute-Editor: In diesem Beispiel wird ein Attribut mit dem Namen Postleitzahl angelegt. Der Attribut-Wert wird im Feld Gültige Werte auf eine deutsche Postleitzahl ^[0-9]{5}$ beschränkt. Ergebnis Attribut (hier mit eingetragenen Attribut-Werten): Fehlermeldungen In diesem Beispiel wird eine falsche Postleitzahl als Attribut-Wert zugewiesen (eine Ziffer zuviel). Die Eingabe entspricht nicht dem als Beschränkung definierten Ausdruck. EMA erkennt dies und gibt eine Fehlermeldung aus. Archiv 080

81 04 Zahlenfeld Wählen Sie Zahlenfeld, wenn Sie als Attribut-Wert nur Ganzzahlen zuweisen möchten. Vorgabe im Attribute-Editor: Ergebnis Attribut (hier mit eingetragenen Attribut-Werten): Attribut-Werte beschränken Sie können die Attribut-Werte beschränken, die Sie dem Attribut zuweisen können. Geben Sie einzelne Zahlen oder einen Zahlenbereich für die Beschränkung in das Textfeld gültige Werte ein. Ein Wertebereich kann mit einem Bindestrich angegeben werden, einzelne Zahlen oder das Trennen von Bereichen erfolgt mit einem Komma oder Semikolon. Beispiel: 0-10,20,30; Vorgabe im Attribute-Editor: Fehlermeldungen In diesem Beispiel wird eine falsche Zahl außerhalb des Wertebereichs als Attribut-Wert zugewiesen. Die Eingabe entspricht nicht dem als Beschränkung definierten Zahlenbereich. EMA erkennt dies und gibt eine Fehlermeldung aus. Memofeld Wählen Sie Memofeld, wenn Sie als Attribut-Wert beliebigen Text zuweisen möchten. Sie können beliebigen Text, Ziffern, Zeichen und Zeichenwechsel als Attribut-Wert eingeben. Es gibt keine Beschränkung. Vorgabe im Attribute-Editor: Ergebnis: Auswahlfeld Wählen Sie Auswahlfeld, wenn Sie den Attribut-Wert aus einer fest vorgegebenen Auswahl zuweisen möchten. Das Ergebnis ist eine Auswahlliste, aus der Sie dem Attribut immer nur einen der möglichen Attribut-Werte zuweisen können. Im Feld Gültige Werte legen Sie die Vorgaben fest. Die Begriffe werden durch ein Semikolon voneinander getrennt. Beispiel: Angebot;Vertrag;Rechnung;Mahnung Vorgabe im Attribute-Editor: Ergebnis Attribut: Archiv 081

82 04 Taggingfeld Wählen Sie Taggingfeld, wenn Sie als Attribut-Wert ein oder mehrere beliebige Schlagwörter zuweisen möchten. Ein Schlagwort kann aus Buchstaben und Ziffern bestehen, Leerzeichen sind nicht erlaubt. Wenn Sie im Feld Gültige Werte keine Beschränkung angeben, können später beliebige Schlagworte frei vergeben werden. Vorgabe im Attribute-Editor: Ergebnis Attribut (hier mit eingetragenen Attribut-Werten): Es gibt in diesem Beispiel keine Einschränkung. Jeder Benutzer kann sich selbst Schlagwörter ausdenken, die ihm sinnvoll zur Klassifizierung des Dokumentes im Rahmen dieses Attributes erscheinen. Attribut-Werte beschränken Sie können die Attribut-Werte beschränken, die Sie dem Attribut zuweisen können. Geben Sie die als Beschränkung dienende Liste erlaubter Schlagworte durch Semikolon, Komma oder Leerzeichen getrennt in das Feld Gültige Werte ein. Beispiel: Angebot;Rechnung;Mahnung Vorgabe im Attribute-Editor: Ergebnis Attribut (hier mit eingetragenen Attribut-Werten): Fehlermeldung Die Eingabe enthält ein oder mehrere Schlagworte, die nicht zur Menge der erlaubten Tags gehören. EMA erkennt dies und gibt eine Fehlermeldung aus. Ja-/Nein-Feld Wählen Sie Ja-/Nein-Feld, wenn Sie als Attribut-Wert nur mit Ja (wahr) oder Nein (nicht wahr) zuweisen möchten - es gibt dabei nur diese beiden Zustände. Vorgabe im Attribute-Editor: Ergebnis Attribut (hier mit eingetragenen Attribut-Werten): Als Attribut-Name wurde Vertrag festgelegt. Durch Aktivieren der Checkbox bestimmen Sie, ob es sich bei dem Dokument um einen Vertrag handelt (Ja, wahr). Eine deaktivierte Checkbox bedeutet, dass das Dokument kein Vertrag ist (Nein, nicht wahr). Archiv 082

83 04 Jahresfeld Den Typ Jahresfeld können Sie nur beim vordefinierten Attribut Mindestvorhaltezeit verwenden. Sie können hier einen Zeitraum in Jahren angegeben, die Anzahl der Jahre richtet sich nach dem Archivierungsdatum. Das Attribut Mindestvorhaltezeit steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie die optionale Lösch-Funktion erworben und aktiviert haben. Für Bezugsinformationen wenden Sie sich an Ihren EMA- Vertriebspartner. Codierungfeld Der Datentyp Codierungfeld ist ein Auswahlfeld und nur mit dem vordefinierten Attribut Codierung möglich. Die Auswahl für die Codierung ist vorgegeben und kann nicht editiert werden. Das Attribut Codierung ist speziell für den Fall gedacht, wenn Sie die Codierung eines Dokuments nachträglich verändern möchten. Vorgabe im Attribute-Editor: Ergebnis Attribut (hier mit eingetragenen Attribut-Werten): Archiv 083

84 04 Vordefinierte Attribute Gehen Sie auf die Seite Archiv/Attribute-Editor. EMA stellt Ihnen vordefinierte Attribute zur Verfügung. Die Attribute Privat, Nicht sichtbar, Mindestvorhaltezeit, Löschsperre, Codierung, Privat löschen haben spezielle Eigenschaften. Mit diesen Attributen können Sie einen Großteil gängiger IT- und Mitarbeiterrichtlinien erfüllen. Das Attribut Schlagwort hat keine besonderen Funktionen, steht aber im Rahmen der Standard Attribute auch ohne Erwerb des Enterprise Attributeeditors zur Verfügung. Das Attribut Mindestvorhaltezeit steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie die optionale Lösch-Funktion erworben und aktiviert haben. Für Bezugsinformationen wenden Sie sich an Ihren EMA- Vertriebspartner. Im Bereich Neues Attributfeld hinzufügen können Sie eigene Attribute erstellen und Ihrem Archiv zuweisen. Wie Sie eigene Attribute erstellen, erfahren Sie im Abschnitt è Attribut erstellen ab Seite 087. Löschsperre Dieses Attribut ist dafür geeignet, dass s und Dokumente vorerst nicht mehr gelöscht werden können, wenn diese einen zugewiesenen Attribut-Wert für Löschsperre besitzen. Das Attribut Löschsperre kann z.b. dafür genutzt werden, um bei laufenden Gerichtsverfahren das Aktenzeichen (oder mehrere Aktenzeichen - bei Konfiguration dieses Attributes als Taggingfeld) zu hinterlegen und die oder das Dokument somit im Archiv zu behalten. Erst wenn alle Attribut-Werte von Löschsperre aus den jeweiligen s oder Dokumenten wieder entfernt werden, können diese wieder gelöscht werden. Falls Sie s oder Dokumente mit den Attributen Löschsperre und Mindestvorhaltezeit verwenden und beiden Attributen Attribut- Werte zugewiesen haben (Löschsperre verhindert das Löschen generell, Mindestvorhaltezeit blockiert das Löschen für eine gewisse Zeit), hat das Attribut Löschsperre Vorrang vor einer bereits abgelaufenen Mindestvorhaltezeit. Archiv 084 Solange Löschsperre einen Attribut-Wert zugewiesen hat, kann die oder das Dokument trotzdem nicht gelöscht werden, die Löschsperre gilt in jedem Fall. Das Datenfeld kann als Ja/Nein-Feld, Auswahlfeld oder als Taggingfeld konfiguriert werden. Mindestvorhaltezeit Das Attribut Mindestvorhaltezeit steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie die optionale Lösch-Funktion erworben haben. Für Bezugsinformationen wenden Sie sich an Ihren EMA-Vertriebspartner. Dieses Attribut ist dafür geeignet, die minimale Vorhaltezeit einer E- Mail oder eines Dokuments zu bestimmen. s und Dokumente können innerhalb der Mindestvorhaltezeit nicht gelöscht werden, wenn diese einen zugewiesenen Attribut-Wert für Mindestvorhaltezeit besitzen. Erst nach Ablauf der angegebenen Mindestvorhaltezeit kann die oder das Dokument wieder gelöscht werden. Sie können die Mindestvorhaltezeit in Tagen oder Jahren seit dem Zeitpunkt der Archivierung als Attribut-Wert zuweisen. Wählen Sie den Datentyp Zahlenfeld, wenn Sie die Vorhaltezeit in Tagen angeben möchten. oder wählen Sie den Datentyp Jahresfeld, wenn Sie die Vorhaltezeit in Jahren angeben möchten. Auf der Seite Archiv/Löschen im Bereich Mindesthaltezeit Attribut können Sie einen wiederkehrenden Stichtag für den Ablauf der Mindestvorhaltezeit von s und Dokumenten festlegen. Der zugewiesene Attribut-Wert für Mindestvorhaltezeit wird beim Speichern oder Zuweisen des Attributwertes automatisch zum nächsten Stichtag hochgerechnet. Die Bedeutung der Optionen für Stichtag erfahren Sie im Abschnitt è Mindestvorhaltezeit Attribut ab Seite 111.

85 04 Nicht sichtbar Dieses Attribut ist primär dafür geeignet, s und Dokumente bei einer normalen Suchabfrage vorerst nicht mehr im Suchergebnis anzuzeigen, wenn diese einen zugewiesenen Attribut-Wert für Nicht sichtbar besitzen. Erst wenn Sie explizit nach den als Nicht sichtbar markierten s und Dokumenten suchen, werden diese wieder im Suchergebnis angezeigt. Wählen Sie dazu im Suchdialog als Bereich das Attribut Nicht sichtbar mit dem entsprechenden Attribut-Namen aus und geben Sie im Feld Begriff das Zeichen * an und starten Sie die Suche. Das Attribut Nicht sichtbar eignet sich gut, unerwünschte s (Spam) oder Dokumente im Archiv auszublenden, ohne dass Sie die entsprechenden s oder Dokumente dabei löschen müssen.in diesem Fall können Sie dieses vordefinierte Attribut auch mit Hilfe des Name-Feldes z.b. in Spam umbenennen. Weiterhin können Sie das Attribut Nicht sichtbar dafür verwenden, den Zugriff auf s und Dokumente zu sperren. Dies muss für die Benutzergruppen Benutzer, Administratoren und Administratoren im 4-Augen-Modus getrennt konfiguriert werden, indem für diese jeweils das Recht Suchen für das Attribut Nicht sichtbar geeignet konfiguriert wird. Denn wenn man nicht nach Dokumenten mit diesem Attribut suchen kann, kann man entsprechend markierte Dokumente auch nicht aufrufen oder einsehen. Wenn Ihre Betriebsvereinbarung, IT- oder Mitarbeiter-Richtlinien dies erfordern, können Sie den Attribut-Namen auch von Nicht sichtbar in Vertraulich umbenennen. Wenn Sie das Suchen für Benutzer sperren, können diese eigene Dokumente zwar als Vertraulich markieren, dann aber selbst nicht mehr einsehen, bis z.b. Administratoren im 4-Augen-Modus es durch Entfernen des Attributwerts wieder freischalten oder selbst einsehen. Sie können für das Attribut Nicht sichtbar als Datenfeld ein Ja/ Nein-Feld, ein Taggingfeld oder ein Auswahlfeld benutzen. Archiv 085 Privat Dieses Attribut ist dafür geeignet, Inhalte von s und Dokumenten bei einer normalen Suchabfrage im Suchergebnis für Administratoren als privat auszuzeichnen, wenn diese einen zugewiesenen Attribut-Wert für Privat besitzen. Dies kann z.b. eine IT- oder Mitarbeiter-Richtlinie erfordern. Private s und Dokumente von Benutzern können so vor der Einsicht geschützt werden. Bei privat gekennzeichneten s und Dokumenten werden alle Informationen, die persönliche Daten von Benutzern enthalten können (Absender, Empfänger, Betreff) in einem von Administratoren erzielten Suchergebnis neutral dargestellt. Die einzelnen Zeilen werden ausgegraut und mit <Privat> ausgezeichnet: Die - und Dokumenten-Vorschau, Ansicht, der Zip-Export, Weiterleiten und Download ist für Administratoren gesperrt. Das Suchen, Wiederherstellen (und optional Löschen) sowie das Prüfen der Signaturen ist jedoch auch weiterhin möglich. Damit ein Administrator die als privat gekennzeichnete oder Dokument einsehen kann, muss im 4-Augen-Modus ein weiterer Benutzer (z.b. der Betriebsrat oder der Datenschutzbeauftragte) hinzugezogen werden. Nur der jeweilige Benutzer kann seine als privat gekennzeichneten s und Dokumente normal ansehen. Er kann alle Funktionen normal nutzen. Sie können für das Attribut Privat als Datentyp ein Ja/Nein-Feld ein Taggingfeld oder ein Auswahlfeld benutzen.

86 04 Beachten Sie, dass im Gegensatz zum Attribut Nicht sichtbar als privat markierte s oder Dokumente normalerweise nicht aus dem Suchergebnis ausgeblendet werden und nicht nur dann eingeblendet werden, wenn man danach sucht. Dennoch ist an das Suchen-Recht in der Rechtekonfiguration des Attributs ein besonderes Verhalten gekoppelt: ywenn Sie Benutzern das Recht nehmen, nach als privat markierten Dokumenten zu suchen, so haben Benutzer keinen Zugriff mehr auf als privat markierte Dokumente. Andernfalls haben sie keinerlei Einschränkungen und sehen als privat markierte Dokumente ganz normal. y Wenn Sie Administratoren das Recht nehmen, nach als privat markierten Dokumenten zu suchen, so haben diese keinen Zugriff mehr auf als privat markierte Dokumente. Sie werden aus jedem Suchergebnis komplett entfernt. Andernfalls gelten die oben beschriebenen Einschränkungen: Details und Inhalt können nicht eingesehen werden. ywenn Sie Administratoren, die nach dem 4-Augen-Prinzip angemeldet sind, das Recht nehmen, nach als privat markierten Dokumenten zu suchen, so haben diese keinen Zugriff mehr auf als privat markierte Dokumente. Sie werden aus jedem Suchergebnis komplett entfernt. Andernfalls besteht Vollzugriff. Auf diese Weise können Sie zusätzliche Richtlinien umsetzen, z.b. dass als privat markierte Dokumente für Administratoren überhaupt nicht erkennbar sind, oder dass Benutzer private Dokumente auch nicht mehr sehen können, oder dass eine 4-Augen-Anmeldung die Einsicht in private Dokumente nicht freischaltet, sondern sogar komplett unterbindet. Privat löschen Das Attribut Privat löschen steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie die optionale Lösch-Funktion erworben und aktiviert haben. Für Bezugsinformationen wenden Sie sich an Ihren EMA-Vertriebspartner. Dieses Attribut ist dafür geeignet, private s und Dokumente sofort zu löschen, wenn diese einen zugewiesenen Attribut-Wert für Privat löschen besitzen. Sobald Sie den Attribute-Wert zuweisen und auf Speichern klicken, wird die oder das Dokument gelöscht. Archiv 086 Dies kann z.b. eine IT- oder Mitarbeiter-Richtlinie erfordern. In diesem Fall können Sie den Attribute-Namen von Privat löschen in Privat umbenennen und das vorgegebene Attribut Privat deaktivieren. Die EMA Benutzeroberfläche stellt sich für die Benutzer so da, als würde das Dokument als Privat markiert, in Wirklichkeit wird es aber gelöscht. Ein Mehrwert dieses Standardattributes ist es, dass Sie einen Zeitraum wie z.b. 30 Tage im Attributeeditor definieren können, innerhalb dessen Benutzer das Privat löschen Attribut aktivieren können, so dass nur ein gewisses Zeitfenster bleibt, um z.b. private s aus dem Archiv selbst zu entfernen. Sie können für das Attribut Privat löschen als Datentyp nur ein Ja/ Nein-Feld benutzen. Codierung Dieses Attribut ist dafür geeignet, die Codierung von s neu zu bestimmen. Die Codierung legt fest, wie Bytes in einer auf Zeichen abgebildet werden. Standardkonforme s, die von modernen -Clients gesendet werden, deklarieren an jeder relevanten Stelle exakt die verwendeten Codierungen. Sollte dies einmal nicht erfolgen, wertet EMA jeden verfügbaren Hinweis aus und bestimmt durch Heuristiken die wahrscheinlichste Codierung, auch wenn diese nicht vom Absender angegeben wurde. Als Vorgabe verwendet EMA die Codierung, die Sie auf der Seite Archiv/Indizierung im Bereich Zeichencodierung ausgewählt haben. Sollte dieser Mechanismus einmal versagen, können Benutzer oder Administratoren die Codierung einer , die in der - oder Dokumenten-Ansicht falsch dargestellt wird, mit Hilfe dieses Attributs neu bestimmen. Die Änderung der Codierung beeinflusst die Volltextsuche, die Vorschau, das Suchergebnis und die Darstellung in der - und Dokumenten-Ansicht unmittelbar. Die Texte der werden gemäß der gewählten Codierung neu indiziert und angezeigt. Sie können für das Attribut Codierung als Datentyp nur das vordefinierte Auswahlfeld mit einer Liste von unterstützten Codierungen benutzen.

87 04 Attribut erstellen Mit dem Attributeditor können Sie bis zu 99 eigene Attribute erstellen und zusätzlich zu den vordefinierten Standard-Attributen Privat, Nicht sichtbar, Mindestvorhaltezeit, Löschsperre, Codierung, Privat löschen und Schlagwort für Ihr Archiv verwenden. Das Attribute-System ist optional. Für Bezugsinformationen wenden Sie sich an Ihren EMA-Vertriebspartner. Dort können Sie die Funktionen Standard Attribute und Enterprise Attribute-Editor erwerben. Die Attribute Mindestvorhaltezeit und Privat löschen stehen Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie die optionale Lösch-Funktion erworben und aktiviert haben. Die Beschreibung der Attribut-Eigenschaften wie Suchname, Name, Attributtyp, etc., die nachfolgend erwähnt werden, finden Sie im Abschnitt è Attribute ab Seite 077. Um ein neues Attribut zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1 Gehen Sie auf der Seite Archiv/Attribute-Editor in den Bereich Neues Attributfeld hinzufügen. Archiv Tragen Sie in das Feld Such-Name den Namen ein, mit dem Sie das Attribut über die erweiterte Suchsyntax suchen möchten. Der Such-Name muss mit einem Buchstaben beginnen, kann dann aber auch Ziffern und _ enthalten. Leer- und Sonderzeichen dürfen nicht verwendet werden. Der Such-Name darf max. 20 Zeichen lang sein. Er muss eindeutig sein - Sie dürfen somit einen Such-Namen nur einmal für ein Attribut vergeben. 3 Geben Sie in das Feld Name einen Namen für das Attribut an. Der Such-Name kann Ziffern, Leer- und Sonderzeichen enthalten, aber insgesamt nicht mehr als 62 Zeichen enthalten. Wählen Sie für Such-Namen am besten einen englischsprachigen Bezeichner und für den Attribut-Namen einen Namen in der Hauptbenutzersprache mit beschreibendem Charakter. 4 Wählen Sie einen Datentyp aus: Textfeld, Zahlenfeld, Auswahlfeld, Memofeld, Taggingfeld oder Ja-/Nein-Feld. Die Bedeutung der unterschiedlichen Datentypen finden Sie im Abschnitt è Attribut- Typen ab Seite Je nach dem, welchen Datentypen Sie ausgewählt haben, können Sie im Feld Erlaubte Werte noch eine Beschränkung für das Zuweisen von Attribut-Werten angeben. 6 Stellen Sie im Feld Zugriff ein, welche Benutzergruppe das Attribut sehen und bearbeiten darf: Niemand, nur Benutzer, nur Administratoren, beide. 7 Tragen Sie im Bereich Benutzerrechte ein, welche Rechte Benutzer für das Bearbeiten, Suchen und Zuweisen von Attribut-Werten für das Attribut haben.

88 04 8 Tragen Sie im Bereich Administratorenrechte ein, welche Rechte Administratoren für das Bearbeiten, Suchen und Zuweisen von Attribut-Werten für das Attribut haben. 9 Tragen Sie im Bereich 4-Augen-Rechte ein, welche Rechte Administratoren im 4-Augen-Modus für das Bearbeiten und das Zuweisen von Attribut-Werten für das Attribut haben. Die Spalte 4-Augen-Rechte steht nur zur Verfügung, wenn Sie das optionale 4-Augen-Prinzip erworben haben und der 4-Augen-Schutz aktiv ist. Für Bezugsinformationen wenden Sie sich an Ihren EMA- Vertriebspartner. Wenn Sie kein 4-Augen-Prinzip erworben haben, fahren Sie fort bei Schritt Aktivieren Sie die Checkbox Als Suchspalte anzeigen, wenn Sie Attribut und zugewiesene Attribut-Werte im Suchergebnis sehen möchten. Achtung: Wenn Sie einmal ein Attribut definiert haben, können Sie es nicht mehr aus dem Archiv entfernen. Sie können es lediglich deaktivieren oder ändern. Dabei werden die zugewiesenen Werte nicht automatisch konvertiert, sondern bei Aufruf der Attribute für das jeweilige Dokument soweit möglich auf die neuen Datentypen abgebildet oder als fehlerhaft markiert. Überprüfen Sie deswegen noch einmal sorgfältig Ihre Angaben auf eventuelle Fehler, bevor Sie ein Attribut dem Archiv hinzufügen. 11 Klicken Sie den Button Hinzufügen. Sie haben das Attribut nun Ihrem Archiv hinzugefügt. Es steht allen Dokumenten in Ihrem Archiv zur Verfügung. Zudem ist es im Bereich Liste von vorhandenen Attributfeldern als Aktiv aufgelistet. Wie Sie einzelnen oder mehreren Dokumenten Attribut-Werte zuweisen, erfahren Sie im Abschnitt è Attribut-Wert zuweisen ab Seite 092. Attribut ändern Archiv 088 Grundsätzlich können Sie ein definiertes Attribut nachträglich ändern. Die Änderung kann jedoch weit reichende Konsequenzen für die Attribut-Werte haben, die diesem Attribut schon einmal zugewiesen wurden. Beim Ändern eines Attributs werden die zugewiesenen Attribut- Werte nicht automatisch konvertiert, sondern erst beim Öffnen des Attribut-Dialogs für das jeweilige Dokument so gut wie möglich auf die neuen Datentypen abgebildet. Ist dies nicht möglich, gibt EMA eine Fehlermeldung aus. Ändern des Attribut-Namens Sie können den Attribut-Namen jederzeit ändern, ohne dass dies Konsequenzen für zugewiesene Attribut-Werte oder gespeicherte Suchvorgaben hat. Bei den gespeicherten Suchvorgaben wird der neue Attribut-Name automatisch angepasst. Ändern des Such-Namens Wenn Sie den Such-Namen eines Attributs ändern, hat dies keine Konsequenzen für die vorhandenen Werte. Wenn Sie allerdings den Such-Namen im Rahmen der erweiterten Suchsyntax in einer gespeicherten Suchvorgabe verwenden, wird diese nach Änderung des Such-Namens nicht mehr funktionieren. Ebenso wie alle Funktionen, die auf der gespeicherten Suche basieren. Beim Auswählen der gespeicherten Suche bekommen Sie eine Fehlermeldung, dass der Such-Name unbekannt ist. Ändern des Attribut-Typs Wenn Sie den Attribut-Typ ändern, verlieren Sie die Vorgaben im Bereich Gültige Werte. Die Änderung kann zudem weit reichende Konsequenzen für die Werte haben, die diesem Attribut schon einmal zugewiesen wurden. Nachfolgend eine Auflistung, welche Konsequenzen das Ändern von Datentypen für die zugewiesenen Attribut-Werte hat:

89 04 Typ ändern in Konsequenz Textfeld > Taggingfeld Werte werden übernommen. Textfeld > Memofeld Werte werden übernommen. Textfeld > Ja-/Nein-Feld Werte werden übernommen, Wert bedeutet Ja. Kein Wert bedeutet Nein. Textfeld > Auswahlfeld Werte werden übernommen, wenn in Liste gültiger Auswahloptionen enthalten ist. Textfeld > Zahlenfeld Zahl (max. eine) wird übernommen. Werte mit anderen Zeichen werden nicht übernommen. Taggingfeld > Textfeld Werte werden übernommen. Taggingfeld > Memofeld Werte werden übernommen. Taggingfeld > Ja-/Nein-Feld Werte werden übernommen, Vorhandener Wert (mindestens ein zugewiesenes Schlagwort) bedeutet Ja. Kein Wert bedeutet Nein. Taggingfeld > Auswahlfeld Werte werden übernommen, wenn der Wert in der Liste gültiger Werte enthalten ist und nicht mehr als ein Wert vergeben ist. Taggingfeld > Zahlenfeld Maximal ein Wert wird übernommen, wenn es sich dabei um eine Zahl handelt. Werte mit anderen Zeichen werden nicht übernommen Memofeld > Textfeld Werte werden übernommen. Memofeld > Taggingfeld Werte werden übernommen. Memofeld > Ja-/Nein-Feld Werte werden übernommen, Vorhandener Wert bedeutet Ja kein Wert bedeutet Nein Memofeld > Auswahlfeld Werte werden übernommen, wenn der gesamte Memotext ein Begriff aus der Liste gültiger Werte ist. Memofeld > Zahlenfeld Zahl (max. eine) wird übernommen. Werte mit anderen Zeichen werden nicht übernommen Ja-/Nein-Feld > Textfeld Wert wird übernommen: On. Ja-/Nein-Feld > Taggingfeld Wert wird übernommen: On. Ja-/Nein-Feld > Memofeld Wert wird übernommen: On. Ja-/Nein-Feld > Auswahlfeld Wert wird übernommen, wenn On eine gültiger Wert ist. Ja-/Nein-Feld > Zahlenfeld Wert wird nicht übernommen. Auswahlfeld > Textfeld Werte werden übernommen. Auswahlfeld > Taggingfeld Werte werden übernommen, gewählter Wert wird zu einem Tagging-Wert. Auswahlfeld > Memofeld Werte werden übernommen. Auswahlfeld > Ja-/Nein-Feld Werte werden übernommen. Vorhandener Wert bedeutet Ja. Kein Wert bedeutet Nein Auswahlfeld > Zahlenfeld Wird übernommen, wenn es sich bei der Auswahloption um eine Zahl handelt. Werte mit anderen Zeichen werden nicht übernommen Zahlenfeld > Textfeld Werte werden übernommen. Zahlenfeld > Taggingfeld Werte werden übernommen. Zahlenfeld > Memofeld Werte werden übernommen. Zahlenfeld > Ja-/Nein-Feld Werte werden übernommen. Vorhandener Wert bedeutet Ja. kein Wert bedeutet Nein. Zahlenfeld > Auswahlfeld Werte werden übernommen, wenn die Zahl in der Liste gültiger Werte enthalten ist. Archiv 089 Ändern der gültigen Werte Wenn Sie die die Angaben im Bereich Gültige Werte ändern, hat dies Konsequenzen für bereits zugewiesene Attribut-Werte. Wenn ein zugewiesener Attribut-Wert dem geänderten Gültigkeitsbereich nicht mehr entspricht, gilt dieser Attribut-Wert als verwaist. Sie bekommen beim Öffnen des Attribut-Dialogs für diese oder das Dokument einen Fehlerhinweis in Form eines Warnicons. Ändern von Benutzer- oder Administratorenrechten Sie können die Benutzer- oder Administratorenrechte jederzeit ändern, ohne das dies Konsequenzen für zugewiesene Attribut-Werte oder gespeicherte Suchvorgaben hat. Ändern der Ansichtsoption Sie können die Ansichtsoption jederzeit ändern, ohne das dies Konsequenzen für zugewiesene Attribut-Werte oder gespeicherte Suchvorgaben hat.

90 04 Attribut aktivieren Bei den Attributen Privat, Nicht sichtbar, Mindestvorhaltezeit, Löschsperre, Codierung, Privat löschen und Schlagwort handelt es sich um vordefinierte Standardattribute, die Ihnen EMA im Auslieferungszustand zur Verfügung stellt. Bevor Sie diese Attribute in EMA verwenden können, müssen Sie sie zuerst aktivieren. Die Attribute Mindestvorhaltezeit und Privat Löschen stehen Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie die optionale Lösch-Funktion erworben und aktiviert haben. Für Bezugsinformationen wenden Sie sich an Ihren EMA-Vertriebspartner. 1 Gehen Sie auf der Seite Archiv/Attribute-Editor in den Bereich Liste von vorhandenen Attributfeldern. 2 Aktivieren Sie die Checkbox in der Spalte Aktiv für das Attribut, das Sie verwenden möchten. 3 Klicken Sie den Button Änderungen speichern. Das Attribut steht nun allen vorhandenen und neu hinzukommenden s und Dokumenten in Ihrem Archiv zur Verfügung. Sie können diesem Attribut nun dokumentspezifisch Attribut-Werte zuweisen. Wie Sie dem Attribut einer oder einem Dokument einen Attribut-Wert zuweisen, erfahren Sie im Abschnitt è Attribut-Wert zuweisen ab Seite 092. Wie Sie dem Attribut für mehr als eine s oder ein Dokument einen Attribut-Wert zuweisen, erfahren Sie im Abschnitt è Attribut- Wert für mehrere Dokumente zuweisen ab Seite 094. Attribut deaktivieren 1 Gehen Sie auf der Seite Archiv/Attribute-Editor in den Bereich Liste von vorhandenen Attributfeldern. 2 Deaktivieren Sie die Checkbox in der Spalte Aktiv für das Attribut, das Sie nicht mehr benutzen möchten. 3 Klicken Sie den Button Änderungen speichern. Archiv 090 Das Attribut ist von nun an in Ihrem Archiv nicht mehr sichtbar, Sie können s und Dokumenten für dieses Attribut keine Attribut- Werte mehr zuweisen oder nach diesen Werten suchen. Vorhandene Attribut-Werte bleiben aber erhalten, falls Sie das Attribut wieder aktivieren sollten. Attribut entfernen Wenn Sie einmal ein Attribut definiert haben, können Sie es nicht mehr entfernen. Sie können es lediglich deaktivieren oder ändern. Wie Sie ein Attribut deaktivieren, erfahren Sie im Abschnitt è Attribut deaktivieren ab Seite 090. Wie Sie ein Attribut ändern, erfahren Sie im Abschnitt è Attribut ändern ab Seite 088. Wie Sie Attribut-Werte zuweisen, erfahren Sie im Abschnitt è Attribut- Wert zuweisen ab Seite 092.

91 04 Die Attribut-Dialogfelder Die Attribut-Dialogfelder für das Zuweisen der Attribut-Werte begegnen Ihnen an unterschiedlichen Orten in der Benutzeroberfläche: y Im Suchergebnis für das Zuweisen der Attribut-Werte für eine einzelne oder ein Dokument. yam Ende des Suchergebnisses für das Zuweisen der Attribut-Werte für mehrere einzeln ausgewählte s oder Dokumente. yam Ende des Suchergebnisses für das Zuweisen der Attribut-Werte für alle s oder Dokumente eines Suchergebnisses. y In der - und Dokumenten-Ansicht für das zuweisen der Attribut-Werte für eine oder ein Dokument. Die Dialoge sind immer nach dem gleichen Schema aufgebaut. Name: In der Spalte Name wird der Attribut-Name angezeigt, den Sie im Attribute-Editor im Bereich Name definiert haben. Wert: In der Spalte Inhalt werden die Eingabefelder angezeigt, in denen Sie die Attribut-Werte zuweisen können. Die Eingabefelder unterscheiden sich, je nach dem, welchen Datentyp Sie für das Attribut definiert haben. Die Reihenfolge der dargestellten Attribute richtet sich nach der Reihenfolge, die Sie im Attribute-Editor festgelegt haben. Das Attribut-Wert Dialogfeld als Popup-Fenster im Suchergebnis: Attribut-Werte zuweisen für ein einzelnes Dokument. Archiv 091 Das Attribut-Wert Dialogfeld unter dem Suchergebnis: Attribut-Werte zuweisen für mehrere markierte Dokumente oder für das gesamte Suchergebnis. Das Attribut-Wert Dialogfeld in der - und Dokumenten-Ansicht: Attribut-Werte zuweisen für ein Dokument.

92 04 Attribut-Wert zuweisen In EMA haben Sie mehrere Möglichkeiten, Attribut-Werte zuweisen. y Für ein einzelnes Dokument - lesen Sie dazu den folgenden Abschnitt y Für mehrere Dokumente - lesen Sie dazu den Abschnitt è Attribut- Wert für mehrere Dokumente zuweisen ab Seite 094. Attribut-Wert für ein einzelnes Dokument zuweisen Um einem Dokument einen Attribut-Wert zuzuweisen, müssen Sie vorher mindestens ein Attribut aktiviert haben. Wie Sie ein Attribut aktivieren, erfahren Sie im Abschnitt è Attribut aktivieren ab Seite 090. Sie können Ihrem Dokument Attribut-Werte an drei Orten zuweisen. yim Dialogfenster Attribut-Werte, direkt im Suchergebnis yin der - und Dokumenten-Ansicht y unterhalb des Suchergebnisses, wenn Sie die Funktionen Markierte Dokumente mit Attributen versehen oder Gesamtes Suchergebnis mit Attributen versehen auswählen Attribut-Wert im Suchergebnis zuweisen 1 Gehen Sie auf der Seite Archiv/Suche in den Bereich Suchvorgaben und starten Sie einen Suchauftrag. 2 Sehen Sie sich das Suchergebnis an. Suchen Sie sich das Dokument aus, dem Sie einen Attribut-Wert zuweisen möchten. 3 Klicken Sie auf das Symbol Attribut-Wert zuweisen am Ende der Zeile für das Dokument. Sie öffnen damit ein Dialogfenster, in dem Sie alle aktivierten Attribute vorfinden, die Sie sehen oder bearbeiten dürfen, je nach Rechtevergabe für das jeweilige Attribut. Archiv Geben Sie einem Attribut einen Wert, z.b., indem Sie ein Ja-/ Nein-Feld aktivieren, einen Wert aus einer Klappliste auswählen oder einen Wert in ein Tagging-, Memo- oder Textfeld eingeben. Sie können auch mehreren Attributen Werte zuweisen. 5 Klicken Sie den Button Speichern. Das Dialog-Fenster schließt sich daraufhin automatisch. Sie haben nun einem Dokument einen Attribut-Wert zugewiesen. 6 Klicken Sie auf den Button Suchergebnis aktualisieren in der Kopfzeile des Bereichs Suchergebnisse, um das vorhandene Suchergebnis zu aktualisieren. Das Symbol Attribut-Wert zuweisen am Ende der Zeile für das Dokument, dem Sie gerade einen Attribut-Wert zugewiesen haben, hat sich verändert. Sie sehen nun folgendes Symbol. An diesem Symbol erkennen Sie, dass Sie für ein Dokument einen Attribut-Wert zugewiesen haben.

93 04 Attribut-Wert in der - und Dokumenten-Ansicht zuweisen 1 Gehen Sie auf der Seite Archiv/Suche in den Bereich Suchvorgaben und starten Sie einen Suchauftrag. 2 Sehen Sie sich das Suchergebnis an. Suchen Sie sich das Dokument aus, dem Sie einen Attribut-Wert zuweisen möchten. 3 Klicken Sie auf die Betreffzeile des Dokuments. Sie öffnen damit die - und Dokumenten-Ansicht. Weitere Informationen zur - und Dokumenten-Ansicht finden Sie im Kapitel è und Dokumenten-Ansicht ab Seite Überprüfen Sie, ob der Button Attribute eingedrückt ist. Wenn nicht, klicken Sie auf den Button Attribute. Der Ansichtsbereich ist nun zweigeteilt. Im oberen Bereich finden Sie die Einstellungsmöglichkeiten für die Attribute. 5 Geben Sie einem Attribut einen gültigen Wert an, z.b., indem Sie ein Ja-/Nein-Feld aktivieren, einen Wert aus einer Klappliste auswählen oder einen Wert in ein Tagging-, Memo- oder Textfeld eingeben. Sie können auch mehreren Attributen Werte zuweisen. Archiv Klicken Sie den Button Änderungen Speichern. Sie bekommen eine Bestätigung, dass Ihre Werte erfolgreich gespeichert wurden. 7 Schließen Sie die - und Dokumenten-Ansicht. Klicken Sie dazu den Button Fenster schließen rechts in der Kopfzeile des Ansichtsfensters. 8 Klicken Sie auf den Button Suchergebnis aktualisieren in der Kopfzeile des Bereichs Suchergebnisse, um das vorhandene Suchergebnis zu aktualisieren. Das Symbol Attribut-Wert zuweisen am Ende der Zeile für das Dokument, dem Sie gerade einen Attribut-Wert zugewiesen haben, hat sich verändert. Sie sehen nun folgendes Symbol. An diesem Symbol erkennen Sie, dass Sie für ein Dokument einen Attribut-Wert zugewiesen haben.

94 04 Attribut-Wert für mehrere Dokumente zuweisen Sie haben in EMA die Möglichkeit, für eine Auswahl mehrerer Dokumente als auch für das gesamte Suchergebnis gleichzeitig Attribut- Werte zuzuweisen. 1 Gehen Sie auf der Seite Archiv/Suche in den Bereich Suchvorgaben und starten Sie einen Suchauftrag. 2 Sehen Sie sich das Suchergebnis an. In der ersten Spalte links im Suchergebnis können Sie beliebig viele Dokumente durch Aktivieren der jeweiligen Checkbox markieren. Sie können auch alle auf der aktuellen Seite im Suchergebnis dargestellten Dokumente mit einem Klick markieren, indem Sie in der letzten Zeile im Suchergebnis die Checkbox alle/keine auswählen aktivieren. 3 Scrollen Sie zur letzten Zeile des Suchergebnisses. Wählen Sie in der Auswahlliste den Eintrag Markierte Dokumente mit Attributen versehen. Sie haben die Möglichkeit, dem gesamten Suchergebnis einen Attribut-Wert zuzuweisen. Treffen Sie dazu die Auswahl Gesamtes Suchergebnis mit Attribute versehen. In diesem Fall brauchen Sie nicht alle s und Dokumente im Suchergebnis mit Hilfe der Checkbox markieren. Archiv Im Bereich unter der Klappliste erscheinen die aktivierten Attribute. Aktivieren Sie die Checkbox links vom Attribut, um eine Eingabe zu bearbeiten. 5 Geben Sie einem Attribut einen gültigen Wert an, z.b., indem Sie ein Ja-/Nein-Feld aktivieren, einen Wert aus einer Klappliste auswählen oder einen Wert in ein Tagging-, Memo- oder Textfeld eingeben. Sie können auch mehreren Attributen Werte zuweisen. 6 Aktivieren Sie die Checkbox Wert nur dann setzen, wenn dieses Attribut noch nicht gesetzt ist. Auf diese Weise werden eventuell vorhandene Werte in einzelnen oder Dokumenten Ihrer Auswahl nicht überschrieben und bleiben erhalten. Nur die s oder Dokumente bekommen den neuen Wert zugewiesen, bei denen noch kein Wert vorhanden ist. Beachten Sie die Regeln, die für das Ändern vorhandener Attribut- Werte gelten. Lesen Sie dazu den Abschnitt è Attribut-Wert ändern ab Seite Klicken Sie den Button Ausführen, um allen markierten Dokumenten die Attribut-Werte zuzuweisen.

95 04 Einschränkungen für das Zuweisen von Attribut-Werten Das Zuweisen von Attribut-Werten kann durch Berechtigungen oder Zeitbegrenzungen eingeschränkt werden. Ist dies der Fall, können Sie in das entsprechende Datenfeld keine Attribut-Werte mehr eintragen. Die Einstellungen zu den Rechten für Administratoren und Benutzer vergeben Sie auf der Seite Archiv/Attributeeditor im Bereich Liste der vorhandenen Attribute: Benutzer oder Administratorenrechte. Die Beschränkung des Zeitraums, in dem Sie Attribut-Werte vergeben können, im Bereich Benutzerrechte. Die von der Beschränkung betroffenen Datenfelder werden mit Symbolen ausgezeichnet. Editieren ist wegen fehlender Rechte nicht möglich Der Administrator oder der Benutzer besitzt nicht die Berechtigung, diesem Attribut einen Wert zuzuweisen oder den vorhandenen Wert zu ändern. Editieren nicht mehr möglich, da die Bearbeitungszeit abgelaufen ist Der Zeitraum ist abgelaufen, in der ein Benutzer diesem Attribut einen Wert zuweisen oder ändern darf. Der Zeitraum wird in Tagen ab dem Archivierungsdatum des Dokumentes gerechnet. Hinzufügen ist wegen fehlender Rechte nicht möglich Der Administrator oder der Benutzer besitzt nicht die Berechtigung, diesem Attribut einen weiteren Wert hinzuzufügen. Der aktuelle Wert ist nicht gültig Hinweis, dass der eingetragene Attribut-Wert nicht mehr dem geänderten Gültigkeitsbereich entspricht. Archiv 095

96 04 Attribut-Wert ändern Beim Ändern von vorhandenen Attribut-Werten gehen Sie genau wie beim Zuweisen eines Attribut-Werts vor. Sie tragen den neuen Wert in das entsprechende Datenfeld ein und speichern die Änderung. Lesen Sie zur genauen Vorgehensweise das Kapitel è Attribut-Wert zuweisen ab Seite 092. Besonderheiten ergeben sich dann, wenn Sie einen oder mehrere Werte für mehrere s oder Dokumente oder das gesamte Suchergebnis ändern oder zuweisen. In der von Ihnen getätigten Auswahl kann es s oder Dokumente geben, bei denen viele unterschiedliche Attribut-Werte gesetzt sind. Bei der Massenbearbeitung der Attribut-Werte ist können Sie festlegen, wie EMA beim Zuweisen oder Ändern der Werte die schon vorhandenen Werte behandelt. In der Eingabemaske für die Bearbeitung mehrere s oder Dokumente am Ende des Suchergebnisses haben Sie je nach Attribut-Typ folgende Möglichkeiten: Ja/Nein-Feld Aktivieren Sie die Checkbox in der Spalte Wert, wenn Sie alle vorhandenen Werte auf Ja, wahr setzten wollen. Deaktivieren Sie die Checkbox in der Spalte Wert, wenn Sie alle vorhandenen Werte auf Nein, nicht wahr setzen wollen. Textfeld, Zahlenfeld, Jahresfeld, Auswahlfeld Bei einem Textfeld, Zahlenfeld, Jahresfeld oder Auswahlfeld steht Ihnen folgende Option zur Verfügung: Archiv 096 Wert nur dann setzen, wenn dieses Attribut noch nicht gesetzt ist Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn der neue Attribut-Wert nur für die ausgewählten s oder Dokumente gesetzt werden soll, bei denen dieser Attribut-Wert noch nicht vorhanden ist. Deaktivieren Sie diese Checkbox, wenn der neue Attribut-Wert für alle ausgewählten s oder Dokumente gesetzt werden soll, vorhandene Werte werden überschrieben. Taggingfeld Bei einem Taggingfeld können Sie aus einer Auswahlliste auswählen: Tag(s) hinzufügen Wählen Sie diese Option, wenn die neuen Tags allen ausgewählten s oder Dokumenten hinzugefügt werden soll. Vorhandene Tags bleiben erhalten und werden mit dem neuen Wert ergänzt, so dass kein Tag mehrfach vorkommt und die hinzugefügten Tags ordnungsgemäß durch Leerzeichen voneinander getrennt sind. Geben Sie das hinzuzufügende Tag oder die durch Leerzeichen getrennten hinzuzufügenden Tags im Textfeld in der Spalte Wert ein Tag(s) hinzufügen, wenn für dieses Attribut noch keine Tags festgelegt waren Wählen Sie diese Option, wenn die im Textfeld in der Spalte Wert angegebenen Tags nur für die ausgewählten s oder Dokumente gesetzt werden soll, bei denen dieser Attribut-Wert noch nicht vorhanden ist, d.h. noch kein Tag vergeben wurde Tag(s) überschreiben Wählen Sie diese Option, wenn der neue Attribut-Wert allen ausgewählten s oder Dokumenten zugewiesen werden soll. Alle vorhandenen Werte und Tags werden mit den neuen im Textfeld in der Spalte Wert angegebenen Tags überschrieben. Tag(s) entfernen Wählen Sie diese Option, wenn Sie Tags aus den vorhandenen Attribut-Werten der ausgewählten s oder Dokumenten entfernen wollen. Sie können auf diese Art und Weise einzelne Tags löschen, ohne dass die restlichen Tags in diesem Attribut-Wert verloren gehen. Geben Sie das zu entfernende Tag oder die durch Leerzeichen getrennten zu entfernenden Tags im Textfeld in der Spalte Wert ein. Beachten Sie beim Eingeben mehrerer Werte, gerade auch beim Attribut-Typ Tagging, auf die korrekte Eingabe-Syntax. Lesen Sie dazu den Abschnitt è Attribut-Typen ab Seite 080.

97 04 Nach Attribut-Wert suchen Mit dem Attribute-System erhalten Sie ein mächtiges Werkzeug zur Organisation Ihres Archivs und zur Erfüllung vom IT- oder Mitarbeiter- Richtlinien. Um das Potential dieser erweiterten Funktionalität auszunutzen, müssen Sie wissen, wie Sie gezielt Dokumente mit zugewiesenen Attribut-Werten suchen und auch finden. Für dieses Beispiel wurden die vordefinierten Standardattribute auf der Seite Archiv/Attribute-Editor im Bereich Liste der vorhandenen Attribute aktiviert. Auf der Seite Archiv/Suche in den Suchvorgaben unter Bereich/Attribute sind alle aktivierten Attribute aufgelistet, die Sie auf Grundlage der Rechtevergabe suchen dürfen. Dabei wird die Bezeichnung verwendet, die Sie im Attribute-Editor im Feld Name definiert haben. In diesem Beispiel sind das die Attribute Nicht sichtbar, Mindestvorhaltezeit, Löschsperre, Codierung und Stichworte. Archiv 097 Finden von Dokumenten mit beliebigen Attribut- Werten Mit dem * können Sie alle s und Dokumente finden, deren Attribute einen Wert haben. 1 Gehen Sie auf der Seite Archiv/Suche in den Bereich Suchvorgaben. 2 Klicken Sie unter Bereich auf die Klappliste mit dem Eintrag Alle. 3 Wählen Sie z.b. das Attribut Nicht sichtbar aus und geben Sie im Feld Begriff * ein. 4 Klicken Sie den Button Suche starten. Sie bekommen als Suchergebnis alle s und Dokumente angezeigt, deren Attribut Nicht sichtbar einen Wert zugewiesen hat. In diesem Beispiel wird darüber hinaus die besondere Funktionalität des Standard-Attributes Nicht sichtbar deutlich: Ohne diese Suchvorgabe wären die als Nicht sichtbar markierten Dokumente nicht im Suchergebnis enthalten gewesen, auch wenn Sie gleichzeitig z.b. nach einem Zeitraum suchen. Finden von Dokumenten mit bestimmten Attribut- Werten Sie können Ihr Archiv auch nach Dokumenten mit bestimmten Attribut-Werten suchen. In diesem Beispiel gibt es ein Attribut Stichwort mit den gültigen Werten Angebot Vertrag Rechnung Mahnung. Beliebig viele Dokumente wurden mit ein oder mehreren dieser gültigen Werte verschlagwortet. Um nun Dokumente mit einem bestimmten Wert zu finden, gehen Sie wie folgt vor: 1 Gehen Sie auf der Seite Archiv/Suche in den Bereich Suchvorgaben. 2 Klicken Sie unter Bereich auf die Klappliste mit dem Eintrag Alle. 3 Wählen Sie das Attribut Stichworte aus und geben Sie im Feld Begriff z.b. das Wort Vertrag ein.

98 04 4 Klicken Sie den Button Suche starten. Sie bekommen als Suchergebnis alle s und Dokumente angezeigt, deren Attribut Stichworte den Wert Vertrag hat, oder neben dem Wert Vertrag noch weitere, durch Leerzeichen getrennte Begriffe wie Rechnung Vertrag Mahnung, etc. enthält. Auf diese Weise können Sie gezielt nach bestimmten Attribut-Werten suchen und Ihr Suchergebnis noch genauer eingrenzen. Nach s oder Dokumenten mit Attribut-Werten mit Ja/Nein Feldern können Sie mit dem Platzhalter * oder dem Suchwort on suchen. Wenn Sie als Suchwort on benutzen, achten Sie darauf, dass es nicht in der Stoppwortliste auf der Seite Archiv/Indizierung enthalten ist. Suchen im Bereich Alle und in Attributen Wenn Sie s und Dokumente finden möchten und die Suche den Bereich Alle als auch alle zugewiesenen Attribut-Werte einschließen soll, müssen Sie dafür die Auswahl Alle inklusive Attribute auswählen. Die Suche umfasst dann neben allen normalen Suchfeldern auch alle Attributfelder. 1 Gehen Sie auf der Seite Archiv/Suche in den Bereich Suchvorgaben. 2 Klicken Sie unter Bereich auf die Klappliste mit dem Eintrag Alle inklusive Attribute. 3 4 Geben Sie im Feld Begriff einen Suchbegriff ein, z.b. Vertrag. Klicken Sie den Button Suche starten. EMA durchsucht nun alle s und Dokumente inklusive aller zugewiesenen Attribut-Werte aller aktivierten Attribute nach dem Begriff Vertrag. Archiv 098 Suchen mit Such-Name und erweiterter Suchsyntax Sie haben in EMA die Möglichkeit, mit Hilfe einer erweiterten Suchsyntax s und Dokumente zu durchsuchen. Der Such-Name ist genau für diese Art der fortgeschrittenen Suchemethode gedacht. Sie verwenden dazu den folgenden erweiterten Such-Ausdruck, bestehend aus dem Such-Namen, einen Doppelpunkt und den zu suchenden Wert: Such-Name:Attribut-Wert In der Praxis funktioniert dies folgendermaßen: 1 Gehen Sie auf der Seite Archiv/Suche in den Bereich Suchvorgaben. 2 Geben Sie im Feld Begriff den erweiterten Such-Ausdruck ein Such-Name:Attribut-Wert (z.b. Tagging:Vertrag). 3 Klicken Sie den Button Suche starten. Sie haben nun gezielt die zugewiesenen Attribut-Werte des Attributs Stichwort (hier mit dem Such-Namen Tagging) aller s und Dokumenten nach dem Begriff Vertrag durchsucht. Über die erweiterte Suchsyntax können Sie so ganz gezielt einzelne s und Dokumente nach deren Attribut-Werten durchsuchen und finden und dabei auch logische Verknüpfungen wie OR und AND verwenden. Weitere Informationen zur erweiterten Suchsyntax finden Sie im Kapitel è Archiv durchsuchen ab Seite 065.

99 04 Ordnersynchronisierung Mit Hilfe der Ordnersynchronisierung kann EMA die Ordnerstruktur in den Postfächern eines Exchange 2007 oder Exchange 2010-Servers in das Ordnerattribut synchronisieren. Dazu muss auf dem Exchange Server das EWS-Protokoll (Exchange Web Services) aktiv sein. Die Funktion kann auch dazu verwendet werden, neue, in Postfächern oder öffentlichen Ordnern gefundene s zu archivieren. Sie können die Postfächer Ihres Exchange-Servers oder eines gehosteten Exchange-Servers einzeln angeben, oder mit Hilfe einer Active Directory-LDAP-Abfrage alle oder eine Gruppe von Benutzern regelmäßig synchronisieren. Um die synchronisierten Ordner im Suchdialog sichtbar zu machen, müssen Sie auf der Seite Archiv/Attributeeditor das vordefinierte Attribut Ordner aktivieren. Wie Sie ein Attribut aktivieren, erfahren Sie im Kapitel è Attribut aktivieren ab Seite 090. Durch jeweilige Vergabe des Rechts Gezieltes Suchen und Sortieren nach diesem Attribut erlauben an Benutzer, Administratoren (oder als 4-Augen-Recht) können Sie wählen, ob die jeweilige Benutzergruppe Zugriff auf den Ordnerbaum im Suchdialog erhält. Aufgaben Im Bereich Aufgaben verwalten Sie die Einstellungen für die Ordnersynchronisierung. Die Tabelle gibt Ihnen die Übersicht über die eingerichteten Aufgaben. Sie können neue Aufgaben hinzufügen, vorhandene bearbeiten und auch wieder löschen. Neue Aufgabe hinzufügen Klicken Sie auf Neue Aufgabe hinzufügen, um den Bereich zum Anlegen einer Aufgabe fur die Ordnersynchronisierung zu öffnen. Aktiv Aktivieren Sie die Checkbox, wenn Sie diese Aufgabe verwenden wollen. Sie können eine Aufgabe jederzeit aktivieren oder deaktivieren. Wenn Sie eine Aufgabe im Moment nicht benötigen, weil z.b. der Exchange Server gerade nicht erreichbar ist, können Sie diese deaktivieren, anstatt sie löschen zu müssen. Sie wird dann nicht ausgeführt. Name Vergeben Sie hier einen Namen für die Aufgabe. Der hier angegebene Name dient nur zur Übersicht und kann beliebig gewählt werden. Er wird von EMA intern nicht ausgewertet oder verwendet. Exchange Server Tragen Sie hier den DNS-Namen oder die IP-Adresse des Exchange Servers ein, der für die Aufgabe der Ordnersynchronisierung verwendet werden soll. Wenn Ihre Exchange-Installation auf mehrere Server verteilt ist, geben Sie einen der Clientzugriffs-Server an, auf dem EWS (Exchange Web Services) aktiviert ist. Verbindung über Proxy-Server herstellen Wenn Sie keinen Proxy-Server konfiguriert haben, ist diese Checkbox nicht vorhanden. Aktivieren Sie dese Checkbox, wenn EMA die Verbindung zum Exchange Server durch einen Proxy-Server aufbauen soll, z.b. wenn Ihr Exchange- Server in einem externen Rechenzentrum gehostet ist. Aktivieren Sie die Checkbox nicht, falls sich Ihr Exchange Server im gleichen Netzwerk wie Ihre EMA befindet und über den konfigurierten Proxy-Server nicht erreicht werden könnte. Wie Sie einen Proxy-Server konfigurieren, lesen Sie in èschritt 7: Proxy-Server einrichten ab Seite 046. Archiv 099

100 04 SSL benutzen Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie SSL benutzen und die Verbindung über das verschlüsselte HTTPS-Protokoll herstellen möchten. Diese Checkbox sollte außer zu Diagnosezwecken - immer aktiviert sein, da ein Exchange Server im Auslieferungszustand nur Verbindungen mit SSL geschützten Verbindungen über HTTPS erlaubt. Zeitintervall Legen Sie hier fest, zu welchem Zeitpunkt diese Aufgabe für die Ordnersynchronisierung ausgeführt wird. Die Möglichkeiten zum Ausführen einer Aufgabe sind: Monatlich, Wöchentlich, Täglich, Stündlich, 30 Minuten, 5 Minuten, oder 1 Minute. Das Ausführen einer Aufgabe erzeugt Datenlast auf Ihrem Exchange Server und Ihrer EMA. Je häufiger Sie eine Aufgabe ausführen, desto mehr Last erzeugen Sie, was die Performance Ihres Exchange-Servers beeinträchtigen kann! Monatlich Bestimmen Sie bei dieser Auswahl Tag im Monat und Uhrzeit. Wöchentlich Bestimmen Sie bei dieser Auswahl Wochentag und Uhrzeit. Täglich Bestimmen Sie bei dieser Auswahl die Uhrzeit. Uhrzeit Bestimmen Sie die Uhrzeit, zu der die Aufgabe ausgeführt werden soll. Bei der Auswahl Stündlich, 30 Minuten, 5 Minuten, 1 Minute erscheint zusätzlich noch die Option Zeiteinschränkung. Zeiteinschränkung Archiv 100 Wenn Sie die Checkbox Zeiteinschränkung aktivieren und für Start-Zeitpunkt und Stopp-Zeitpunkt eine Uhrzeit angeben, können Sie das Zeitintervall auf einen bestimmten Zeitraum einschränken. Auf diese Weise können Sie die hohe Last, die unter Umständen durch die Auswahl eines kleinen Zeitintervalls entsteht, auf einen bestimmten Tagesabschnitt beschränken, z. B. auf einen Zeitraum in der Nacht, oder einen Zeitraum aussparen, zu dem z.b. ein Backup läuft. Einzelnes Konto synchronisieren Wählen Sie diese Option, wenn Sie einzelne Benutzer-Konten synchronisieren möchten. Sie müssen bei dieser Option für jeden Benutzer die Daten einzeln eintragen und für jeden Benutzer eine Aufgabe zur Ordnersynchronisierung einrichten. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie nur wenige, ausgewählte Postfächer synchronisieren wollen, oder wenn das Einrichten eines Master-Kontos auf alle Postfächer Ihres Exchange-Servers oder der Zugriff auf den LDAP-Server nicht möglich ist. Dies kann z.b. bei einigen Hosting-Angeboten der Fall sein. Wenn Sie für viele Benutzer eine Ordnersynchronisierung einrichten möchten, wählen Sie die Option Mehrere Konten per LDAP synchronisieren. Lesen Sie dazu den Abschnitt è Mehrere Konten per LDAP synchronisieren ab Seite 102.

101 04 EMA meldet sich am Exchange Server mit den angegebenen Zugangsdaten an und verarbeitet ein Postfach. Das Postfach muss nur angegeben werden, wenn diese nicht mit dem Benutzernamen übereinstimmt. In diesem Fall muss der angegebene Benutzer Zugriffsrechte auf dieses Postfach, sowie Impersonations-Rechte haben. Benutzername Tragen Sie hier den Namen des Benutzer-Kontos ein, das zur Anmeldung für die Ordnersynchronisierung verwendet werden soll. Domäne Tragen Sie hier die Domäne des Benutzer-Kontos ein. Kennwort Tragen Sie hier das Kennwort des Benutzer-Kontos ein. Name des Postfachs In der Regel lassen Sie dieses Feld leer. Diese Ordersynchronisierungsaufgabe verwendet dann das zum angegebenen Benutzerkonto gehörende Postfach. Wenn Sie allerdings auf Ihrem Exchange Server ein Master-Konto einrichten können, so wie es auch für die Option Mehrere Konten per LDAP synchronisieren verwendet wird, so können Sie dieses auch hier nutzen, um ohne Verwendung einer LDAP-Abfrage und ohne deren Kennwörter nachpflegen zu müssen, nur einige wenige Benutzer zu archivieren. Geben Sie in diesem Fall die Anmeldedaten des Master-Kontos in den Feldern Benutzername, Domäne und Kennwort ein und im Feld Name des Postfachs das von der jeweiligen Aufgabe zu bearbeitende Postfach. SMTP-Adresse oder EMA-Konto Geben Sie hier den Namen des Kontos in EMA an, in dem EMA nach den im Postfach auf dem Exchange Server gefundenen Mails suchen soll, um deren Ordnerattribut zu synchronisieren. Wenn die Nacharchivierenfunktion aktiviert ist, werden diesem Konto auch die nacharchivierten s zugeordnet. Wenn Sie den transparenten Modus nicht benutzen, wie es bei Verwendung eines Exchange-Servers auch nicht üblich ist, geben Sie hier einfach die primäre -Adresse des Postfachs ein. EMA verwendet dann ein Konto vom Typ Mailserver. Archiv 101 Mit Hilfe des Präfixes smtp: oder pop3: können Sie auch Konten angeben, die über den transparenten Modus von EMA gelernt wurden. Über mail: können Mailserver-Konten, die einer -Adresse entsprechen, bei Mehrdeutigkeiten angesprochen werden. Mit Hilfe der Autovervollständigung können Sie alle geeigneten Mailserver-, Pop3,- und SMTP-Konten finden. Nicht im Archiv gefundene Mails nacharchivieren Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie nicht im Archiv gefundene Mails nacharchivieren möchten. EMA vergleicht bei der Ordnersynchronisierung Verzeichnisse und s auf dem Exchange Server mit den Daten im Archiv. Wenn EMA bei diesem Vergleich s auf dem Exchange Server findet, die sich noch nicht im Archiv befinden, können diese s mit dieser Einstellung nachträglich archiviert werden.sie können diese Funktion z.b. nutzen, um bei einem gehosteten Exchange Server, bei dem der Anbieter keine Journaling-Schnittstelle bereitstellen kann, dennoch eine Archivierung der Mails durchzuführen. Beachten Sie aber, dass die Archivierung in diesem Fall unter Umständen nicht unbedingt vollständig erfolgt, da ein Löschen oder Verändern der im Postfach vorhandenen Mails zwischen dem Eintreffen oder Senden der Mail und dem Synchronisierungsvorgang im Auslieferungszustand von Exchange (d.h. ohne gesetzte Retention-Funktion) durchaus möglich ist. Wir empfehlen daher dennoch den Einsatz der Journaling-Funktion Ihres Mailservers. Wie Sie die Journaling-Funktion für Exchange 2007 konfigurieren, erfahren Sie im Abschnitt è Journaling einrichten ab Seite 170. Wie Sie die Journaling-Funktion für Exchange 2010 konfigurieren, erfahren Sie im Abschnitt è Journaling einrichten ab Seite 179. Achten Sie darauf, dass bei Aktivierung dieser Funktion im Archiv gelöschte Mails, die sich noch im Exchange Server befinden, bei der nächsten Synchronisierung erneut archiviert werden!

102 04 Mehrere Konten per LDAP synchronisieren Wählen Sie diese Option, wenn Sie mehrere oder alle Benutzer in Ihrem Active Directory auf einmal synchronisieren möchten. Damit Sie diese Option verwenden können, müssen Sie noch ein zusätzliches Benutzer- Konto als Master-Konto anlegen, das Vollzugriff auf den gesamten Informationsspeicher Ihres Exchange-Servers hat, so dass EMA auf jedes im Active Directory-LDAP-Server gefundene Postfach zugreifen kann. Wie Sie ein Master-Konto für Exchange 2007 erstellen, erfahren Sie im Abschnitt è Master-Konto für Ordnersynchronisierung anlegen ab Seite 175. Wie Sie ein Master-Konto für Exchange 2010 erstellen, erfahren Sie im Abschnitt è Master-Konto für Ordnersynchronisierung anlegen ab Seite 184. LDAP-Filterstring Geben Sie hier einen LDAP-Filterstring ein, wenn Sie nur einen Teil der Benutzer synchronisieren wollen. Mit Hilfe des LDAP-Filter-Strings können Sie Kriterien auf Basis der LDAP-Attribute angeben, die alle Benutzer erfüllen müssen, die synchronisiert werden sollen. Einige gängige Beispiele: Nur einen bestimmten Postfachspeicher verarbeiten: (homemdb=cn=mailbox Database,CN=First Storage Group, CN=InformationStore,CN=WIN-TEST,CN=Servers,CN=Exchange Administrative Group (Test),CN=Administrative Groups, CN=Exchange2007,CN=Microsoft Exchange,CN=Services, CN=Configuration,DC=domain,DC=test,DC=local) Nur Mitglieder der Gruppe Test1 verarbeiten: (memberof=cn=test1,dc=domain,dc=test,dc=local) Nur Mitglieder der Gruppen Test1 oder Test2 verarbeiten: ( (memberof=cn=test1,dc=domain,dc=test,dc=local) (memberof=cn=test1,dc=domain,dc=test,dc=local)) Nur Postfächer, bei denen das in der Exchangeverwaltungskonsole konfigurierte Benutzerdefinierte Attribut 1 den Wert test enthält: (extensionattribute1=test) Archiv 102 Die hervorgehobenen Teile müssen dabei natürlich an Ihr Active Directory angepasst werden, nutzen Sie dazu z.b. das Support- Tool adsiedit.msc von der Windows-Server-CD. Navigieren Sie zum gewünschten Objekt (z.b. Gruppe oder Informationsspeicher; letztere finden Sie wenn Sie sich mit dem Konfigurationsnamensraum verbinden) und kopieren Sie den Wert des Eintrags distinguishedname in den Eigenschaften des Objektes. LDAP-Suchbasis Geben Sie hier eine LDAP-Suchbasis ein, wenn Sie nur einen Teil der Benutzer synchronisieren wollen. Mit Hilfe der LDAP-Suchbasis können Sie den Startort für die Suche nach Benutzern festlegen, deren Ordner synchronisiert werden sollen. Der Startort ist typischerweise der Distinguished Name einer Organisationseinheit (OU). Mit Hilfe des Support-Tools adsiedit.msc von der Windows-Server- CD können Sie den passenden Wert einer Organisationseinheit ermitteln: Navigieren Sie zur gewünschten Organisationseinheit und kopieren Sie den Wert des Eintrags distinguishedname in den Eigenschaften der Organisationseinheit. Benutzername Tragen Sie hier den Namen des Master-Kontos ein, für das die Ordnersynchronisierung ausgeführt werden soll. Domäne Tragen Sie hier die Domäne des Master-Kontos ein. Kennwort Tragen Sie hier das Kennwort des Master-Kontos ein. Nicht im Archiv gefundene Mails nacharchivieren Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie nicht im Archiv gefundene Mails nacharchivieren möchten. Die Funktionsweise dieser Option ist ausführlich beschrieben im Abschnitt è Nicht im Archiv gefundene Mails nacharchivieren ab Seite 101.

103 04 Öffentliche Ordner Wählen Sie diese Option, wenn Sie öffentliche Ordner archivieren möchten. Exchange Server bietet keine vollständige Journaling- Funktion für öffentliche Ordner. Diese Option ist somit eine einfache Möglichkeit, mit EMA s aus öffentlichen Ordnern zu archivieren. EMA bearbeitet alle für das in dieser Aufgabe angegebene Konto sichtbaren öffentlichen Ordner und archiviert alle noch nicht im Archiv enthaltenen s. Diese werden in EMA Konten vom Typ öffentlicher Ordner zugeordnet, auf die Sie als Administrator Vertretungen einrichten können, beschrieben im Kapitel èvertretungsfunktion ab Seite 126. Um diese Vertretungen automatisch zu erzeugen oder wieder zu löschen, kann EMA auch die in ACLs gespeicherten Zugriffsrechte der öffentlichen Ordner synchronisieren. Hierzu wird zusätzlich das Active Directory mit Hilfe von LDAP genutzt, um Security Identifier (SIDs) mit EMA-Konten abzugleichen. Benutzername Tragen Sie hier den Namen eines Benutzer-Kontos ein, das Sie für diese Aufgabe verwenden möchten. Achten Sie darauf, dass das gewählte Konto Zugriff auf alle öffentliche Ordner hat, die Sie mit dieser Aufgabe archivieren wollen. Domäne Tragen Sie hier die Domäne des Benutzer-Kontos ein. Kennwort Tragen Sie hier das Kennwort des Benutzer-Kontos ein. Archiv 103 Neue s in öffentlichen Ordnern archivieren und Vertretungen synchronisieren Wählen Sie diese Option, wenn Sie neue s in öffentlichen Ordnern archivieren und Vertretungen synchronisieren möchten. Sie können die Benutzer, für die automatisch Vertretungen synchronisiert werden sollen, weiter einschränken. Dies hat keine Auswirkung auf die Archivierung der öffentlichen Ordner. LDAP-Filter-String Geben Sie hier einen LDAP-Filterstring ein, wenn Sie nur für einen Teil der Benutzer die Vertretungen synchronisieren wollen. LDAP-Suchbasis Geben Sie hier eine LDAP-Suchbasis ein, wenn Sie nur für einen Teil der Benutzer die Vertretungen synchronisieren wollen. Nur neue s in öffentlichen Ordnern archivieren Wählen Sie diese Option, wenn Sie nur neue s in öffentlichen Ordnern archivieren möchten. Nur Vertretungen mit den ACLs der öffentlichen Ordner synchronisieren Wählen Sie diese Option, wenn Sie nur Vertretungen mit den ACLs der öffentlichen Ordner synchronisieren möchten. Sie können die Benutzer, für die automatisch Vertretungen synchronisiert werden sollen, weiter einschränken.

104 04 LDAP-Filter-String Geben Sie hier einen LDAP-Filterstring ein, wenn Sie nur für einen Teil der Benutzer die Vertretungen synchronisieren wollen. LDAP-Suchbasis Geben Sie hier eine LDAP-Suchbasis ein, wenn Sie nur für einen Teil der Benutzer die Vertretungen synchronisieren wollen. Wählen Sie dese Option, wenn Sie nur Vertretungen mit den ACLs der öffentlichen Ordner synchronisieren möchten. Wenn Sie keinen LDAP-Server konfiguriert haben, stehen die Optionen zum Synchronisieren der ACLs mit Vertretungen nicht zur Verfügung. Wie Sie einen LDAP-Server konfigurieren, erfahren Sie im Abschnitt è Schritt 12: Einrichten von LDAP ab Seite 048. Ordnerfilter Tragen Sie hier ein, welche Ordner auf dem Exchange Server Sie mit der Aufgabe erfassen möchten und welche nicht. Kein Eintrag bedeutet, dass alle Ordner von der Aufgabe erfasst werden. Wenn Sie nur bestimmte Ordner erfassen möchten, tragen Sie deren Namen in das Textfeld ein. Durch das Filtern bestimmter Ordner können Sie die Last beim Ausführen einer Aufgabe zur Ordnersynchronisierung verringern oder das Nacharchivieren von in EMA noch nicht vorhandenen s nur für bestimmte Ordner aktivieren. Die Funktionsweise des Ordnerfilters unterscheidet sich darin, welche der Optionen Einzelnes Konto synchronisieren, Mehrere Konten per LDAP synchronisieren oder Öffentliche Ordner Sie gewählt haben. Folgende Ausdrücke zum Erstellen eines Ordnerfilters können Sie verwenden. Benutzen Sie für jeden Eintrag eine einzelne Zeile. -privat bedeutet, dass ein oder mehrere Ordner, die in ihrem Namen den Text privat enthalten, von der Aufgabe ausgeschlossen werden. privat bedeutet, dass nur ein oder mehrere Ordner, die den Text privat enthalten, von dem Ausdruck akzeptiert werden. -/Inbox/Beispiel/ bedeutet, dass der Unterordner Beispiel im Ordner Inbox, sowie alle Unterordner dieses Ordners von der Aufgabe ausgeschlossen werden. /Inbox/Beispiel/ bedeutet, dass nur der Unterordner Beispiel im Ordner Inbox sowie Unterordner des Unterorders Test im Order Inbox von diesem Ausdruck akzeptiert wird. -Inbox/Beispiel bedeutet, dass alle Ordner ausgeschlossen werden, in deren Pfad Inbox/Beispiel vorkommt. Inbox/Beispiel bedeutet, dass dieser Ausdruck nur Ordner akzeptiert, in deren Pfad Inbox/Beispiel vorkommt. Die Exchange-Ordner Posteingang und Gesendete Objekte heißen in EMA /inbox und /sent, unabhängig von der Sprache Ihrer Konten oder Server. Die Filterausdrücke werden Zeile für Zeile abgearbeitet, weiter oben stehende Filterausdrücke haben dabei Priorität vor weiter unten stehenden. Wird der letzte Eintrag erreicht und gab es mindestens einen nicht negativen Eintrag, so wird der Ordner nicht verarbeitet bzw. nacharchiviert. D.h., wenn Sie nur bestimmte Ordner ausschließen wollen und ausschließlich Filterausdrücke verwenden, die mit - beginnen, so werden alle übrigen Ordner von der Aufgabe erfasst. Archiv 104

105 04 Wenn Sie jedoch nur bestimmte Ordner verarbeiten wollen und alle übrigen nicht, so können Sie einfach die Namen oder Pfade der zu verarbeitenden Ordner eingeben. Sie können aber darin wiederum Unterordner o.ä. ausschließen, indem Sie beide Typen von Zeilen mischen. Bei der Benennung eines Ordnernamens mit dem Ausdruck privat wird dieser dabei wie *privat* behandelt, d.h., es werden auch Ordner einbezogen, bei denen vor oder nach dem betreffenden Begriff noch andere Zeichen stehen können, z.b. Privat1, Privatmails_01, oder!!!_privat. Bei der Benennung eines Ordners in einer Ordner-Hierarchie, der durch / -Zeichen vor dem Begriff abgegrenzt ist, gilt diese Regel nicht. Hier wird nur der ganz konkrete Ordner Beispiel in der Hierarchie /Inbox/Beispiel/ erfasst, Beispiel1, Beispiel_01, oder!!!_beispielordner bleiben außen vor. Achten Sie auch darauf, konkrete Ordnernamen auch mit / zu beenden, da /Inbox/Beispiel zwar nicht den Ordner /test/inbox/beispiel erfasst, wohl aber den Ordner /inbox/beispielordner, während der Ausdruck /Inbox/Beispiel/ diesen Ordner nicht erfasst. Ordnerfilter für Einzelnes Konto synchronisieren und für Mehrere Konten per LDAP synchronisieren Wenn Sie bei den Optionen Einzelnes Konto synchronisieren und Mehrere Konten per LDAP synchronisieren die Checkbox Nicht im Archiv gefundene Mails nacharchivieren aktiviert haben, stehen Ihnen noch zwei Optionen für die Ordnerfilter zur Verfügung. Filter gilt für Synchronisieren und Nacharchivieren Wählen Sie diese Option, wenn der Ordnerfilter für das Synchronisieren und Nacharchivieren gelten soll. Auf diese Weise werden vom Filter nicht erfasste Ordner von beiden Vorgängen ausgeschlossen. Alle Ordner synchronisieren, aber nur in Ordnern passend zum Filter nacharchivieren Wählen Sie diese Option, wenn Sie alle Ordner synchronisieren, aber nur in Ordnern passend zum Filter nacharchivieren wollen. Archiv 105 Auf diese Weise können Sie die Vorgänge für das Synchronisieren und das Nacharchivieren trennen und in verschiedene Aufgaben aufteilen. So können Sie die Datenlast, die bei beim Ausführen einer Aufgabe entsteht ausbalancieren. (z. B. einmal täglich synchronisieren, aber nur einmal im Monat an einem Wochenende nacharchivieren). Die Funktion kann auch verwendet werden, um einen speziellen Archivordner (z.b. /Archiv ) bereitzustellen, so dass nur s, die in diesen verschoben werden, automatisch archiviert werden. Ordnerfilter für Öffentliche Ordner Tragen Sie hier ein, welche öffentlichen Ordner Sie archivieren möchten und welche nicht. Bei Aufgaben vom Typ Öffentlicher Ordner findet generell keine nachträgliche Synchronisierung der Ordnernamen oder Änderung des Ordnerattributs statt, der Filter dient in diesem Modus ausschließlich dazu zu bestimmen, welche öffentlichen Ordner verarbeitet werden. Outlook-Integration Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie EMA in Outlook integrieren möchten. Mit Hilfe dieser Option können Sie eine Verknüpfung zu EMA in Outlook hinzufügen. Dies ermöglicht den Benutzern einen schnellen Zugriff auf das Archiv direkt aus Outlook heraus. Es müssen keine Plugins in Outlook installiert werden. Diese Funktion ist eine Alternative zum Integrationsprogramm für Microsoft Office Outlook, das Sie auf der Seite Informationen/Software & Downloads im Bereich Integrationsprogramm für Microsoft Outlook herunterladen und installieren können, um EMA automatisch in Outlook zu integrieren. Wenn Sie das Programm bereits installiert haben, können Sie die Checkbox trotzdem aktivieren, EMA erstellt den Ordner nur, wenn er nicht bereits vorhanden ist und aktualisiert die hinterlegte Verknüpfung zur EMA-Benutzeroberfläche automatisch.

106 04 Name des Ordners Tragen Sie hier den Namen des Ordners ein, z.b. /EMA/Suche. In diesem Beispiel wird durch die Aufgabe für jeden Benutzer der Hauptordner EMA und der Unterordner Suche in seinem Outlook-Postfach angelegt. Durch Klicken auf den Ordner Suche öffnet sich dann die EMA-Benutzeroberfläche innerhalb von Outlook. URL von EMA Tragen Sie hier die URL von EMA ein. Klicken Sie auf die Verknüpfung Aktuelle Adresse hinterlegen, damit EMA automatisch die korrekte URL ermittelt, auf Basis dessen, wie Sie EMA gerade in Ihrem Browser aufgesucht haben. Achten Sie darauf, dass Sie EMA nicht über die IP-Adresse benutzen, sondern über den DNS-Namen, falls Sie diesen konfiguriert haben, da sonst Single Sign On nicht richtig funktioniert. Von EMA verwaltete Ordner Verwenden Sie diese Funktion dazu, um im Rahmen der Ordnersynchronisierung eine Anzahl von Standard-Ordnern für jedes Postfach anzulegen, die von dieser Aufgabe erfasst werden. Geben Sie einen Ordnernamen pro Zeile an. Sie können Ordnerhierarchien anlegen, indem Sie die einzelnen Teile des Ordners durch / trennen (z.b. /Ordner/Unterordner/Unterordner). Diese Funktion bietet sich an, um z.b. einen speziellen Ordner zum Archivieren von s per Drag n Drop einzurichten oder insbesondere für das im folgenden Abschnitt beschriebene Regelwerk. Regelwerk zur automatischen Vergabe von Attributen Archiv 106 Verwenden Sie diese Funktion dazu, ein Regelwerk zur automatischen Vergabe von Attributen anzulegen. Sie können hiermit z.b. festlegen, dass durch das Verschieben einer in einen bestimmten Ordner automatisch ein Attribut mit einem bestimmten Wert für diese erstellt wird. Für das Eintragen der Ausdrücke gelten folgende Regeln: Eine Regel pro Zeile, jeweils 3 Spalten pro Regel (durch Leerzeichen getrennt): Die erste Spalte enthält einen regulären Ausdruck für den Ordner, in dem eine Mail von der Ordnersynchronisierung gefunden wurde, die zweite den Suchnamen des zu ändernden Attributes (z.b. minretention) und die dritte den zu setzenden Wert (z.b. 365). Bei Attributen vom Typ Tagging kann durch + oder - vor dem zu setzenden Wert bestimmt werden, ob Tags hinzugefügt oder entfernt werden sollen. In der dritten Spalte können auch Platzhalter wie $1 für die im regulären Ausdruck gefangenen Gruppen verwendet werden, um z.b. den Namen eines Unterorderns unterhalb eines Ordners namens Projekte zu extrahieren und in ein Attribut für den Projektnamen zu überführen. Das folgende Regelwerk deckt eine Vielzahl von Szenarien ab, um Ihnen einige Ideen zu geben, auf welche Art diese Funktion verwendet werden kann: "/EMA/Mindestvorhaltezeit/1 Jahr" minretention 366 "/EMA/Mindestvorhaltezeit/3 Jahre" minretention 1098 "/EMA/Mindestvorhaltezeit/7 Jahre" minretention 2555 "/EMA/Mindestvorhaltezeit/5 Jahre" minretention 1830 "/EMA/Mindestvorhaltezeit/10 Jahre" minretention 3660 "/EMA/Legal Hold/(.*)" legalhold +$1 /EMA/Privat private on /EMA/Spam hidden on "/EMA/Kein Spam" hidden "" "/EMA/Jetzt Löschen" privatedelete on /Projekte/prj(.*) prjnr Projekt$1

107 04 Um dieses Beispiel komplett umzusetzen, aktivieren Sie bitte die Standard-Attribute Mindestvorhaltezeit, Privat Löschen, Löschsperre, Privat und Nicht Sichtbar. Erlauben Sie Benutzern jeweils das Hinzufügen des Wertes, auf Wunsch auch nur für eine bestimmte Anzahl von Tagen, insbesondere beim Attribut Privat Löschen. Legen Sie darüber hinaus ein Attribut für die Projektnummer an und vergeben Sie für dieses den Suchnamen prjnr. Tragen Sie im Bereich Von EMA verwaltete Ordner folgendes ein: /EMA/Mindestvorhaltezeit/1 Jahr /EMA/Mindestvorhaltezeit/3 Jahre /EMA/Mindestvorhaltezeit/7 Jahre /EMA/Mindestvorhaltezeit/5 Jahre /EMA/Mindestvorhaltezeit/10 Jahre /EMA/Legal Hold/AZ123 /EMA/Legal Hold/AZ456 /EMA/Privat /EMA/Spam /EMA/Kein Spam /EMA/Jetzt Löschen /Projekte/ Schließen Sie darüber hinaus mit Hilfe des Ordnerfilters den Ordner Jetzt Löschen durch den Eintrag -/EMA/Jetzt Löschen im Textfeld Ordnerfilter von der Archivierung aus und konfigurieren Sie, dass der Ordnerfilter nur für die Archivierung gilt, falls Sie die Option zum Nacharchivieren benutzen. Jeder Benutzer erhält nun in seinem Postfach, d.h. z.b. in Outlook, einen Ordner Projekte, in dem per Firmenrichtlinie s zu den einzelnen Projekten in Unterordnern mit dem Namen prjxxx (xxx ist eine Zahl) unter der Projektnummer abgelegt werden sollen. Des Weiteren wird eine Ordnerstruktur namens EMA mit den oben genannten Ordnern angelegt. Wird nun vom Benutzer eine in einen der vorhandenen Projektordner geschoben oder ein neuer Projektordner angelegt, so wird für alle davon betroffenen s die Projektnummer auf den Namen des Unterordners gesetzt. Archiv 107 Die Ordner tragen dabei z.b. den Namen prj456. Das Attribut mit dem Namen Projektnummer in EMA erhält jedoch den Wert Projekt456, nach dem man auch suchen kann. Dies geschieht dadurch, dass der reguläre Ausdruck in der ersten Spalte das Element prj außerhalb der ersten Gruppe (.*) enthält. Alle verbleibenden Zeichen nach prj werden von der Gruppe (.*) erfasst und in der Referenzvariable $1 hinterlegt, die dann in der dritten Spalte verwendet wird.. steht im regulären Ausdruck für ein beliebiges Zeichen, * dafür, das Element davor beliebig oft zu wiederholen. () bildet die Gruppe. Des Weiteren können Benutzer innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen private s in den Ordner Jetzt Löschen schieben, um diese aus dem Archiv zu entfernen. Sind s privat, sollen aber trotzdem archiviert bleiben, so können sie in den Ordner Privat geschoben werden. Sie werden dann mit dem Attribut für Privat versehen und sind für Administratoren ohne 4-Augen-Prinzip nur maskiert (d.h. ohne Inhalt und Betreff) sichtbar. s, die in den Spam-Ordner geschoben werden, werden bei der nächsten Synchronisierung mit dem Nicht Sichtbar Attribut versehen, so dass Benutzer und Administratoren sie bei einer Suche erstmal nicht im Ergebnis finden, außer es wird explizit nach mit diesem Attribut versehenen s gesucht. Dadurch bleiben die Spam- s für Rechtsfälle weiterhin archiviert, stören aber nicht die normalen Suchen. Des Weiteren schreibt die Firmenrichtlinie in diesem Beispiel vor, dass Mitarbeiter bestimmte s für eine Mindesvorhaltezeit kategorisieren müssen. Dazu werden die s in die entsprechenden Ordner geschoben und dadurch automatisch eine entsprechende Mindestvorhaltezeit gesetzt. Wenn auf der Löschseite konfiguriert wurde, dass die Mindestvorhaltezeit nur erhöht werden kann, wird auch dies berücksichtigt: Schiebt der Benutzer s vom Ordner für 7 Jahre in den Ordner für 5 Jahre, so ändert sich das Attribut nicht. Für zwei Rechtsfälle mit den Aktenzeichen 123 und 456 hat der Administrator durch EMA Ordner erstellen lassen, in die zum Fall gehörende s durch die Mitarbeiter geschoben werden sollen, so dass diese bei der Kategorisierung mithelfen sollen.

108 04 Da es sich dabei um ein Attribut vom Typ Tagging handelt, wird durch das +-Zeichen vor $1 dafür gesorgt, dass vorhandene Tags nicht überschrieben werden. Wird also eine vom Order az123 in den Ordner az456 geschoben (und findet jeweils eine Synchronisierung dazwischen statt), so ist der Wert des Attributes Löschsperre az123 az456. Neu synchronisieren Falls Sie das Regelwerk zur automatischen Vergabe von Attributen verändern oder nachträglich die Archivierung aktivieren wollen, oder aus einem anderen Grund alle Ordner neu verarbeitet werden sollen, geben Sie in folgendem Feld einen beliebigen Wert ein, z.b. das aktuelle Datum. Nutzen Sie für jedes folgende Neusynchronisieren immer einen anderen Wert, der zuvor noch nie verwendet wurde. Warnung: Für gleiche Postfächer, die von mehreren Ordersynchronisierungsaufgaben erfasst werden, muss zwingend der gleiche Wert benutzt werden! Andernfalls kann eine sehr hohe Last auf dem Exchange Server und in EMA entstehen, da bei jedem Durchlauf der Aufgabe alle betroffenen Elemente erneut bearbeitet würden. Variable für EMA-Markierung für bereits bearbeitete s Tragen Sie hier einen beliebigen Text oder Zahl ein, die Sie vorher noch nie verwendet haben (z.b. das aktuelle Datum mit Uhrzeit). Dieser geht in die Berechnung der Markierung mit ein. EMA markiert beim Ausführen einer Aufgabe zur Ordnersynchronisierung die bereits bearbeiteten s unsichtbar mit einem bestimmten Wert, um beim nächsten Durchführen der Aufgabe neu hinzugekommen oder verschobene Elemente aufgrund fehlender oder falscher Markierung zu identifizieren und zu verarbeiten, d.h. das Ordnerattribut zu synchronisieren, gegebenenfalls auf Basis des Regelwerks weitere Attribute zu setzen und gegebenenfalls die in das Archiv zu übertragen. Archiv 108 EMA erkennt bereits verarbeitete Elemente anhand der Markierung und nicht verarbeitete Elemente an der nicht vorhandenen Markierung. Mit dieser Methode kann EMA effektiv die Aufgaben zur Synchronisierung vornehmen und sicher stellen, dass nur neue oder verschobene Elemente verarbeitet und synchronisiert werden, was deutlich zur Entlastung des Exchange Servers beim Ausführen der Aufgabe beiträgt. Sollten Sie eine Aufgabe für eine Ordnersynchronisierung, die schon einmal ganz oder teilweise ausgeführt wurde, nachträglich verändern, z.b. indem Sie die Funktion Nicht im Archiv gefundene Mails nacharchivieren benutzen oder das Regelwerk verändern, müssen Sie einen neuen, vorher nicht benutzten Wert als Variable neu vergeben. EMA führt die Aufgabe für eine Ordnersynchronisierung nun nach den neuen Regeln komplett von vorne durch und markiert alle abgearbeiteten Elementen entsprechend von neuem mit einer neuen Markierung. Würden Sie den Wert für die Variable nicht neu vergeben, würde EMA die Elemente mit der alten Markierung nicht erkennen und weiterhin als erledigt identifizieren, und die neue Regelung für die geänderte Aufgabe der Ordnersynchronisierung nicht anwenden. Wenn Sie die Optionen zum Anlegen der von EMA verwalteten Ordner oder die Outlookintegration ändern, müssen Sie den Wert übrigens nicht verändern. Aufgabe bearbeiten In der Tabelle zur Ordnersynchronisierung werden alle vorhandenen Aufgaben aufgelistet. Wenn Sie noch keine Aufgabe angelegt haben, steht in der Tabellenzeile der Hinweis Bisher wurden noch keine Ordnersynchronisationen konfiguriert!. Wie Sie eine Aufgabe für die Ordnersynchronisation erstellen, erfahren Sie im Abschnitt è Neue Aufgabe hinzufügen ab Seite 099. Durch Klicken auf den Button Ordnersynchronisierungsaufgabe auf-/ zuklappen können Sie den Einstellungsbereich einer Aufgabe öffnen. Sie können dort alle Einstellungen der Aufgabe nachträglich bearbeiten.

109 04 Durch erneutes Klicken auf den Button Ordnersynchronisierungsaufgabe auf-/zuklappen können Sie den Einstellungsbereich wieder schließen. Die Spalten Aktiv, Name, Exchange Server und Typ zeigen eine komprimierte Übersicht zu den Eigenschaften einer Aufgabe - sowie die Funktionen Duplizieren und Löschen. Aktiv Diese Spalte zeigt an, ob die vorhandene Aufgabe gerade aktiviert ist oder nicht. Klicken Sie zum Aktivieren oder Deaktivieren einer Aufgabe diese Checkbox. Name Diese Spalte zeigt den Namen an, den Sie für die Aufgabe vergeben haben. Wenn Sie den Namen für eine Aufgabe ändern möchten, schreiben Sie einen neuen Namen in das Textfeld. Exchange Server Diese Spalte zeigt die Adresse des Exchange Servers, der in der Aufgabe verwendet wird. Typ Diese Spalte zeigt an, welche der Optionen Einzelnes Konto synchronisieren, Mehrere Konten per LDAP synchronisieren oder Öffentliche Ordner Sie für die Aufgabe verwenden. Bei einzelnen wird zusätzlich noch der Name des EMA-Kontos angezeigt, das für diese Aufgabe verwendet wird. Wenn Sie neue Einstellungen oder eine Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie am Ende der Seite Archiv/Ordnersynchronisierung immer den Button Einstellungen speichern. Erst durch den Speichervorgang werden Ihre Einstellungen oder Änderungen übernommen. Archiv 109 Duplizieren Diese Spalte zeigt den Button Ordnersynchronisierungsaufgabe duplizieren. Klicken Sie den Button, um eine Aufgabe mit allen Einstellungen zu duplizieren. Die duplizierte Aufgabe wird an der unteren Zeile der Tabelle angefügt. Auf diese Weise können Sie auf Basis einer vorhandenen Aufgabe weitere Aufgaben erstellen und verändern, ohne für jede neue Aufgabe redundante Einstellungen immer wieder vornehmen zu müssen. Der Vorgang für das Duplizieren wird ohne Rückfrage durchgeführt. Die hinzugefügte duplizierte Aufgabe ist vorerst inaktiv, die Checkbox in der Spalte Aktiv ist deaktiviert. Bearbeiten Sie die Einstellungen und aktivieren Sie die Checkbox in der Spalte Aktiv, um die duplizierte Aufgabe zu verwenden. Damit die Änderungen wirksam werden, müssen Sie speichern. Klicken Sie dazu den Button Einstellungen speichern am Ende der Seite. Löschen Diese Spalte zeigt den Button Ordnersynchronisierungsaufgabe löschen. Klicken Sie den Button in der Zeile der Aufgabe, die Sie löschen möchten. Wenn Sie den Button Löschen Klicken, erscheint ein Popup- Fenster mit dem Inhalt Wollen Sie die Ordnersynchronisierungsaufgabe wirklich löschen? Bestätigen Sie durch Klicken auf den Button OK. Die Aufgabe wird gelöscht und die Einstellungen gehen verloren. Ein weiteres Speichern der Seite ist beim Löschen einer Aufgabe nicht notwendig.

110 04 Löschen EMA bietet im Auslieferungszustand zunächst keine Löschfunktion - diese kann auf Wunsch bezogen werden.. Wir empfehlen, die Löschfunktion zusammen mit dem 4-Augen- Prinzip zu verwenden. Für Bezugsinformationen wenden Sie sich an Ihren EMA-Vertriebspartner. Archivbereinigung (Löschfunktion für Dokumente und s) Gehen Sie auf die Seite Archiv/Löschen. Aktivieren Sie im Bereich Archivbereinigung (Löschfunktion für Dokumente und s) die Checkbox Löschfunktion aktivieren und klicken Sie den Button Änderungen speichern. Die Löschfunktion ist für Administratoren verfügbar und kann durch das 4-Augen-Prinzip weiter eingeschränkt werden. Sie kann auch für Benutzer freigeschaltet werden. ANA-Signaturen enthalten eine optional prüfbare Verkettung, d.h. jede Signatur enthält einen Verweis auf die vorhergehende Signatur. Durch Löschvorgänge wird diese Kette unterbrochen! Wenn das 4-Augen-Prinzip bereits aktiviert ist, benötigt das Aktivieren oder Deaktivieren dieser Funktion des möglicherweise damit verbundenen Eingriffs in das Archiv folgende Rechte-Situation: Es müssen gleichzeitig zwei Administratoren aus zwei unterschiedlichen Gruppen angemeldet sein, die jeweils das Recht Storage und das Recht Administratorverwaltung besitzen. Stellen Sie nach Aktivierung der Löschfunktion auf den Seiten Verwaltung/4-Augen-Prinzip und Verwaltung/Benutzerrechte ein, ob zum Löschen von s durch Administratoren eine doppelte Anmeldung nach dem 4-Augen-Prinzip nötig ist und ob Benutzer das Recht haben sollen, einzelne s oder gesamte Suchergebnisse eigenständig zu löschen. Löschmethode Im Bereich Löschmethode können Sie die Art des Löschvorgangs auswählen. Je sicherer die Methode, umso länger dauert der Löschvorgang: Normales schnelles Löschen Die Dateien werden im internen Cache und auf dem externen Archivspeicher einfach normal gelöscht. Der belegte Platz wird freigegeben und bei Bedarf erneut benutzt. Eine Wiederherstellung ist auf dem externen Archivspeicher nicht 100% auszuschließen. Überschreiben mit alternierenden Bitmustern und Löschen Die Dateien werden vor dem Löschen mehrfach mit einem sich ständig verändernden Bitmuster überschrieben (abwechselnd 0 und 1 Bits). Dies stellt sicher, dass sich die gelöschten Daten nicht einfach auf dem Datenträger wiederherstellen lassen. Archiv 110

111 04 Überschreiben mit Zufallsdaten und Löschen Die Dateien werden vor dem Löschen mit Zufallsdaten überschrieben. Dies entfernt auch die letzten statistisch in der Magnetstruktur auffindbaren Hinweise auf die gelöschten Daten. Da diese Optionen das Löschen von s und Dokumenten u.u. spürbar verlangsamen, sollten Sie sie nur aktivieren, wenn Richtlinien dies erfordern. Auf modernen Datenträgern wird eine Wiederherstellung üblicherweise nicht möglich sein, wenn auch nur einmal überschrieben wird. Wenden Sie sich bei weiteren Fragen zu diesem Thema an Ihre Richtlinien sowie an den Anbieter Ihres Speichersystems. Aktivieren Sie die Checkbox Beim Löschen von Dateien auf dem Backupspeicher trotzdem normales (schnelles) Löschen verwenden, wenn Sie Ihren Backupseicher z.b. über eine WAN-Verbindung an einem entfernten Standort angebunden haben. In diesem Fall werden die Daten nur einfach gelöscht. Beim Überschreiben mit Zufallsdaten oder Bitmustern müssen diese sonst mehrfach über Ihre WAN-Verbindung übertragen werden, was einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Beachten Sie jedoch, dass Sie dann den durch das Überschreiben zusätzlich erreichten Schutz verlieren, falls Ihr entfernter Backupspeicher eine Wiederherstellung gelöschter Daten ermöglicht. Durch die von EMA immer ausgeführte Verschlüsselung können wiederhergestellte Daten ohne die zugehörige Appliance generell nicht entschlüsselt werden. Mindestvorhaltezeit Attribut Auf der Seite Archiv/Löschen im Bereich Mindestvorhaltezeit Attribut können Sie einen wiederkehrenden Stichtag für den Ablauf der Mindestvorhaltezeit von s und Dokumenten festlegen. Archiv 111 Der zugewiesene Attribut-Wert für das Attribut Mindestvorhaltezeit wird beim Speichern oder Zuweisen des Attribut-Werts automatisch zu diesem Stichtag hochgerechnet. Mindesthaltezeit darf im Wert nur steigen Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, darf die Mindestvorhaltezeit für ein Dokument nur noch erhöht werden. Diese Einstellung kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Stichtag Bestimmen Sie, auf welchen Stichtag die eingegebene Mindestvorhaltezeit erhöht wird: (Tagesgenau) Mindesthaltezeit gilt exakt auf den Tag genau ab dem Archivierungsdatum Wählen Sie diese Einstellung, wenn die Mindestvorhaltezeit exakt auf den Tag genau ab dem Archivierungsdatum der oder des Dokuments gelten soll und nicht automatisch erhöht oder an einen Stichtag angepasst werden soll. (Wöchentlich) Mindesthaltezeit wird so verlängert, dass sie auf einen bestimmten Wochentag fällt Wählen Sie diese Einstellung, wenn die Mindestvorhaltezeit beim Speichern oder Zuweisen des Attributwertes so erhöht werden soll, dass sie gerechnet ab nach dem Archivierungsdatum der oder des Dokuments auf einen bestimmten Wochentag fällt. Geben Sie im Feld Wochentag den Wochentag an, zu dem die Mindestvorhaltezeit erhöht werden soll. (Monatlich) Mindesthaltezeit wird so verlängert, dass sie auf einen festen Tag im Monat fällt Wählen Sie diese Einstellung, wenn die Mindestvorhaltezeit beim Speichern oder Zuweisen des Attributwertes so erhöht werden soll, dass sie gerechnet ab dem Archivierungsdatum der oder des Dokuments auf einen bestimmten Tag des Monats fällt. Geben Sie im Feld Tag einen Kalendertag (1-28) an, zu dem die Mindestvorhaltezeit erhöht werden soll.

112 04 (Jährlich) Mindesthaltezeit wird so verlängert, dass sie auf einen festen Tag im Jahr fällt Wählen Sie diese Einstellung, wenn die Mindestvorhaltezeit beim Speichern oder Zuweisen des Attributwertes so erhöht werden soll, dass sie gerechnet ab dem Archivierungsdatum der oder des Dokuments auf einen bestimmten Tag im Jahr fällt. Geben Sie im Feld Tag einen Kalendertag (1-28) an und wählen Sie im Auswahlfeld Monat den Monat aus, zu dem die Mindestvorhaltezeit erhöht werden soll. Weitere Informationen zu den Attributen finden Sie im Kapitel è Attribute ab Seite 077. Archiv 112

113 04 Statistiken Auf der Seite Archiv/Statistiken erscheint eine Statistik aller s, die sich aktuell im Archiv befinden. In der Zusammenfassung sehen Sie die Anzahl der s. Die Anzahl der archivierten s wird geschätzt, wenn Sie die Gesamtzahl von überschreitet. Die beiden Grafiken stellen die absolute Anzahl der s sowie den durchschnittlichen -Durchsatz pro angegebenen Zeitraum grafisch dar. EMA Log Auf der Seite Archiv/EMA Log finden Sie ein Protokoll aller Zugriffe, Bereinigungen oder Systemänderungen, die durch den/die Administrator(en) getätigt werden. Dieses verschlüsselte, signierte Protokoll ermöglicht, nachzuvollziehen, ob und wann auf Benutzerdaten zugegriffen oder wichtige Systemeinstellungen oder Rechte verändert wurden. Archiv 113

114 05 Administratorkonto Verwaltung erstellen Auf der Seite Verwaltung/Administratoren konfigurieren Sie die Einstellungen für Ihre Administratorkonten, die verschiedenen Gruppen angehören können. Die Gruppenangehörigkeit von Administratoren spielt eine große Rolle bei der Verwendung des optionalen 4-Augen- Prinzips. Außerdem können auf der entsprechenden Seite die Benutzerrechte in Bezug auf die Verwendung des Archivs festgelegt werden. Bei erstmaligen Start des EMA-Archivs ist ein Administratorkonto mit dem Namen Administrator voreingestellt, das nicht gelöscht werden kann. Ein Administrator kann prinzipiell verschiedene Rechte haben, welche im Folgenden im Rahmen der Kontoerstellung genauer erläutert werden. Wird das optionale 4-Augen-Prinzip verwendet, kann die Gruppenzugehörigkeit eines Administrators eingestellt werden und eine Rolle spielen. Weitere Erläuterungen zum 4-Augen-Prinzip und der Gruppenzugehörigkeit finden Sie auf den folgenden Seiten im Kapitel è Das 4-Augen-Prinzip ab Seite 117. Die Rechte des voreingestellten Administratorkontos können entfernt, aber durch das Zurücksetzen des Administratorkontos wiederhergestellt werden. Hinweise hierzu finden Sie im Abschnitt è Administratorkonto zurücksetzen auf Seite 116. Falls es erforderlich sein sollte, Rechte einzelner Administratoren einzuschränken, sollten Administratorkonten mit den entfernten Rechten ergänzt werden, um die Funktionalität zu gewährleisten. 1 Wählen Sie zunächst einen Namen für das Administratorkonto und geben Sie diesen im Feld Konto ein Wählen Sie in der Auswahlliste 4-Augen-Gruppe(n) aus, ob der Administrator der Gruppe 1, der Gruppe 2, beiden Gruppen oder keiner Gruppe angehören soll. Diese Auswahl muss der Funktion des Administrators entsprechen, die dieser im Rahmen des optionalen 4-Augen-Prinzips besitzt. Die Auswahl 4-Augen-Gruppe steht nur zur Verfügung, wenn die Zusatzfunktion 4-Augen-Prinzip erworben wurde. 3 Aktivieren Sie nun die zu den entsprechenden Rechten gehörende Checkbox. Diese Funktionen können durch das optionale 4-Augen-Prinzip eingeschränkt sein, d.h. unter Umständen kann z.b. die Suche aus datenschutzrechtlichen Gründen nur durch die zusätzliche Anmeldung eines zweiten Administrators einer anderen Gruppe ausgeführt werden. Netzwerk: Erlaubt das Ändern des Betriebsmodus und der Netzwerkeinstellungen sowie den manuellen Neustart des EMA-Archivs durch den Administrator. Storage: Erlaubt das Ändern von Einstellungen zu Archivspeicherort, Backup und u.a. das Aktivieren oder Deaktivieren der (optionalen) Bereinigungsfunktion des EMA-Archivs. Mailserver: Erlaubt die Konfiguration der Authentifikationsmethode, der Begrüßungs- s sowie der lokalen Domains. Drucker: Erlaubt die Konfiguration von Print to Archive sowie den zugehörigen Druckern und Druckaufträgen. Filter: Erlaubt die Erstellung und Bearbeitung der ein- und ausschließenden Filter (Black- und/oder Whitelists), nach denen EMA archivieren kann. Suche: Erlaubt dem Administrator in seiner übergeordneten Funktion, im EMA-Archiv suchen zu können.

115 05 Download: Erlaubt das Herunterladen archivierter s oder Dokumente. Export: Erlaubt dem Administrator, einzelne Dokumente oder komplette Suchergebnisse in eine ZIP-Datei zu exportieren. Löschen: Erlaubt dem Administrator, einzelne Dokumente oder komplette Suchergebnisse zu löschen. Audit: Erlaubt die Ansicht des sicheren Logfiles. Benutzerverwaltung: Erlaubt dem Administrator, Benutzerrechte zu ändern (optional). Administratorverwaltung: Erlaubt das Verwalten von Administratoren, das An- und Abschalten des 4-Augen-Prinzips sowie der Löschfunktion. 4 Wählen Sie ein sicheres Kennwort, tragen dies zweimal in die entsprechenden Felder ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe durch Klicken des Buttons Hinzufügen. Administrator-Konten In der folgenden Abbildung sehen Sie die eingestellten Administratoren. Das Augen-Symbol über dem jeweiligen Recht zeigt an, ob zur Nutzung der entsprechenden Funktionen zwei Administratoren angemeldet sein müssen. Ein Klick auf den Papierkorb entfernt das Konto (falls zulässig). Verwaltung 115

116 05 Administratorkonto zurücksetzen Unter bestimmten Umständen kann es notwendig sein, das voreingestellte Administratorkonto zurückzusetzen, z.b. wenn Sie das Kennwort verloren oder vergessen haben oder Administratorrechte entfernt wurden, die nicht anders wiederherstellbar sind. Das voreingestellte Administratorkonto kann durch ein Aus- und Wieder-Einschalten des EMA-Archivs zurückgesetzt werden. Verwenden Sie dazu nicht die Neustart-Funktion der EMA-Benutzeroberfläche, sondern gehen Sie wie folgt vor: 1 Schalten Sie EMA aus. Drücken Sie etwa 1 Sekunde auf den Power-Knopf an der Vorderseite des Geräts. EMA benötigt ca. 20 bis 30 Sekunden, um sich auszuschalten. Erst wenn das Licht erloschen ist, ist das Gerät ausgeschaltet. 2 Schließen Sie ein Notebook oder einen stationären PC mit Hilfe eines Crossover-Netzwerkkabels (im Lieferumfang) an den Management Port der EMA-Appliance an. Der PC muss sich innerhalb des lokalen Netzwerks befinden und am Management LAN Port von EMA angeschlossen sein. Er sollte mit einem Webbrowser (JavaScript aktiviert) ausgestattet sein und seine Netzwerkadresse automatisch per DHCP beziehen. Welche Einstellungen Sie vornehmen müssen, damit Ihr PC seine Netzwerkadresse automatisch über DHCP bezieht, entnehmen Sie aus der Beschreibung zu Ihrem Betriebsystem. 3 Starten Sie EMA durch Drücken des Power-Knopfes. Warten Sie nun den Startvorgang vollständig ab. Dieser Vorgang dauert einige Minuten. EMA ist betriebsbereit, wenn das Gerät dreimal in kurzem Abstand einen Piepton von sich gibt. 4 Starten Sie auf dem angeschlossenen PC-System einen Webbrowser. Geben Sie in die Adressleiste ein, um die EMA-Benutzeroberfläche zu öffnen. Innerhalb der ersten 10 Minuten nach dem Wiedereinschalten des Geräts haben Sie nun die Möglichkeit, das Kennwort zurückzusetzen. 5 Klicken Sie den Button Kennwort zurücksetzen. Verwaltung Geben Sie im folgenden Dialog-Fenster ein neues Kennwort an und klicken Sie den Button Kennwort ändern. Sie haben damit das Administratorkonto mit Kennwort und Administratorrechten zurückgesetzt und werden auf die Anmeldeseite der EMA-Benutzeroberfläche geleitet.

117 05 Das 4-Augen-Prinzip Die Funktion 4-Augen-Prinzip ist optional erwerbbar und ermöglicht durch das Anlegen verschiedener Administratoren mit unterschiedlichen Rechten, vielschichtige Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen innerhalb eines Unternehmens zu erfüllen. So können mit Hilfe dieser Funktion z.b. Möglichkeiten eines einzelnen Administrators eingeschränkt werden, ohne Kontrolle durch einen zweiten Administrator an Dokumente zu gelangen, die dem Schutz persönlicher Daten unterstehen. Ein Anwendungsbeispiel kann sein, dass die Archiv-Suche durch einen Administrator nur dann ermöglicht wird, wenn zwei Administratoren aus unterschiedlichen Gruppen gleichzeitig am System angemeldet sind. Die Möglichkeit von zwei Administratoranmeldungen zur gleichen Zeit wird bei aktiviertem 4-Augen-Prinzip im Anmeldebildschirm angeboten oder alternativ zu jeder Zeit in der EMA-Benutzeroberfläche oben rechts. Für die zeitgleiche Anmeldung zweier Administratoren über die Startseite öffnen Sie die EMA-Benutzeroberfläche. Klicken Sie den Button + rechts neben dem Button Anmelden, um ein zweites Login-Feld erscheinen zu lassen. In dem neuen Anmeldefeld muss sich der zweite Administrator (oder die zweite autorisierte Person) mit seinen Login-Daten einloggen. Zum ergänzenden Anmelden eines zweiten Administrators klicken Sie den Button Anmelden (befindet sich im rechten oberen Bereich der EMA-Benutzeroberfläche), um den Dialog zur Anmeldung eines zweiten Administrators aufzurufen. Mit Klicken auf den Link eines angemeldeten Administrators (hier administrator) können Sie die Rechte des Administrators anzeigen. Verwaltung 117 Das 4-Augen-Prinzip kann nur dann ein- oder ausgeschaltet werden, wenn zwei Administratorkonten unterschiedlicher Gruppen existieren und beide Administratoren zur gleichen Zeit am Archiv angemeldet sind. Beide Administratoren müssen das Recht Administratorverwaltung besitzen. Zum Aktivieren oder Deaktivieren des 4-Augen-Prinzips gehen Sie auf die Seite Verwaltung/4-Augen-Prinzip. Wenn Sie das 4-Augen-Prinzip nicht verwenden möchten, wählen Sie 4-Augen-Prinzip deaktivieren und klicken Sie auf Änderungen speichern. Wenn Sie das 4-Augen-Prinzip verwenden wollen, wählen Sie 4-Augen- Prinzip aktivieren und nehmen die gewünschten Einstellungen vor. Legen Sie nachfolgend fest, für welche Administratoraktivitäten ein gleichzeitiges Login zweier Administratoren notwendig ist.

118 05 Verwaltung 118 EMA Archive Appliance Speichern Sie die Einstellungen durch Klicken des Buttons Änderungen speichern. Archivbereinigung (Löschfunktion für Dokumente und s) Mit dem 4-Augen-Prinzip erhält Ihr EMA-Archiv eine optionale Bereinigungsfunktion, die auf Wunsch aktiviert werden kann. Wechseln Sie auf die Seite Archiv/Bereinigung, aktivieren Sie die Checkbox Löschfunktion aktivieren und bestätigen Sie Ihre Einstellung durch Klicken des Buttons Änderungen speichern. Wenn das 4-Augen-Prinzip bereits aktiviert ist, benötigt das Aktivieren oder Deaktivieren dieser Funktion wegen der besonderen Tiefe des möglicherweise damit verbundenen Eingriffs in das Archiv folgende Rechte-Situation: Hierzu müssen gleichzeitig zwei Administratoren aus zwei unterschiedlichen Gruppen angemeldet sein, die jeweils das Recht Storage und das Recht Administratorverwaltung besitzen. Stellen Sie auf den Seiten Verwaltung/4-Augen-Prinzip und Verwaltung/Benutzerrechte ein, ob zum Löschen von s durch Administratoren eine doppelte Anmeldung nach dem 4-Augen- Prinzip nötig ist oder ob Benutzer das Recht haben sollen, einzelne s oder gesamte Suchergebnisse eigenständig zu löschen.

119 05 Benutzerrechte Auf der Seite Verwaltung/Benutzerrechte können Sie als Administrator die Rechte der Benutzer in Bezug auf einige wesentliche Funktionen des Archivs festlegen. Diese Einstellungen sind nur für EMA-Versionen verfügbar, die generell den Zugriff durch Benutzer erlauben (optional). Auch bei diesen Versionen kann allerdings auf Wunsch der Benutzerzugriff ausgeschaltet werden. Wenn Sie dies möchten, wählen Sie Benutzer haben keinen Zugriff auf ihre eigenen s und klicken Sie den Button Änderungen speichern. Aktivieren Sie die Checkbox Benutzer haben Zugriff auf Ihre eigenen s, um Benutzern zu erlauben, s zu laden und damit direkt zu betrachten, bzw. einzelne s oder komplette Suchergebnisse wiederherzustellen, zu exportieren oder zu löschen (die Bereinigungsfunktion ist optional, daher nicht im Standard-Lieferumfang enthalten). Verwaltung 119 Das Wiederherstellen kompletter Suchergebnisse kann eine hohe Last auf dem Mailserver verursachen, daher ist dieses Benutzerrecht im Auslieferungszustand nicht aktiviert. Die Exportfunktion Zip-Export erlaubt dem Benutzer, s passwortgeschützt in Standard-EML-Dateien zu exportieren, um diese mit entsprechenden Programmen weiterzuverarbeiten.

120 05 Authentifikatoren Auf der Seite Verwaltung/Authentifikatoren können Sie einstellen, dass Benutzer automatisch am EMA-Archiv angemeldet werden, ohne Benutzername und Passwort einzugeben (Single Sign-On) oder die am Anmeldebildschirm eingegebenen Anmeldedaten gegen einen externen Server oder Verzeichnisdienst zu verifizieren (Anmeldung und Authentifikation). Dies macht ein eigenes Passwort für das EMA- Archiv überflüssig und minimiert so die Anzahl der vom Benutzer und von der Administration zu verwaltenden Passwörter. Single Sign-On (optionale Komponente) Konfigurieren Sie Single Sign-On, um die Anmeldung am EMA-Archiv überflüssig zu machen, d.h. Benutzer müssen zu keinem Zeitpunkt Benutzername oder Passwort in die Anmeldemaske der EMA-Benutzeroberfläche eingeben, sondern sind grundsätzlich automatisch korrekt eingeloggt. Hierbei stehen verschiedene mögliche Verfahren zur Verfügung die meisten Verfahren erfordern eine exakte Uhrzeit tragen Sie bei Verwendung von Single Sign-On dafür Sorge, dass auf der Seite Grundeinstellung/Netzwerk ein Zeitserver eingetragen und der dafür erforderliche Port in der Firewall freigegeben wird. Aufforderung für HTTPS-Clientzertifikat Verwaltung 120 Dieses Verfahren bietet sich an, wenn bereits eine entsprechende Infrastruktur vorhanden ist, eine erweiterte Dokumentation kann auf Anfrage bereitgestellt werden. Automatische Anmeldung per Kerberos Der weit verbreitete Authentifizierungsdienst Kerberos bildet unter anderem die Grundlage für Microsoft Active Directory und kann mit EMA zur automatischen Benutzeranmeldung am Archiv verwendet werden. Zur Einrichtung der Kerberos-Anmeldung tragen Sie zunächst in den oben abgebildeten Feldern den erforderlichen DNS-Namen Ihres EMA-Archivs (muss mit dem eingestellten DNS-Namen auf der Seite Grundeinstellungen/Netzwerk übereinstimmen), dem Server und dem Domänennamen ein. Führen Sie nun exakt alle vorgegebenen Schritte im Bereich Anleitung aus. Achten Sie auf die vollständige Eingabe des Befehls ktpass, der sich automatisch aus der Eingabe der DNS- und Serverdaten sowie der Auswahl des Server-Betriebssystems ergibt.

121 05 Der Beispielbefehl ktpass -princ -mapuser [Active-Directory-Benutzer für EMA] -crypto rc4-hmac-nt -ptype KRB5_NT_SRV_HST -pass [Passwort des EMA Benutzers] -out ema.keytab wird innerhalb einer DOS-Eingabeaufforderung ausgeführt und erzeugt die Datei ema.keytab in dem Verzeichnis, in dem er ausgeführt wurde. Die Angabe ema.keytab kann auch bereits einen Pfad enthalten, stellen Sie in dem Fall sicher, dass der Pfad bereits vorhanden ist. Der Befehl kann dann zum Beispiel lauten: ktpass -princ -mapuser [Active-Directory-Benutzer für EMA] -crypto rc4-hmac-nt -ptype KRB5_NT_SRV_HST -pass [Passwort des EMA Benutzers] -out c:\temp\ema.keytab Setzen Sie für [Active-Directory-Benutzer für EMA] und [Passwort des EMA Benutzers] die Benutzerdaten des im ersten Schritt angelegten Active Directory-Benutzers ein. Deaktivieren Sie Realm (Teil hinter aus Benutzernamen entfernen, um nur den Anmeldenamen zu behalten, wenn Sie in einer Umgebung mit mehreren möglichen Domänen arbeiten und der Anmeldename hierdurch eventuell nicht eindeutig sein könnte. Automatische Anmeldung per NTLM Diese Single Sign-On Methode ist auch für einige ältere Microsoft Windows Server-Versionen möglich und kann zum Beispiel bei Anmeldung an einer Windows NT4 oder Samba Domäne verwendet werden. Verwaltung 121 Sie zeichnet sich durch eine besonders einfache Einrichtung aus, allerdings sind Angriffe auf die beim NTLM-Anmeldeverfahren verwendeten Verschlüsselungsverfahren denkbar, so dass Passwörter von einem Angreifer offen gelegt werden können. Dennoch unterstützen fast alle Windows-Netzwerke aus Kompatibilitätsgründen noch NTLM. Tragen Sie in die entsprechenden Felder den Domänennamen (ohne Endung, z.b. FIRMA, wenn die Domäne firma.de heißt), den Computernamen des Domänencontrollers und die IP-Adresse des Domänencontrollers ein. Achten Sie darauf, diese Namen in Großbuchstaben (Versalien) zu schreiben. Beachten Sie exakt die Anweisungen im Bereich Anleitung zum Hinzufügen von EMA zu den vertrauenswürdigen Seiten des verwendeten Webbrowsers.

122 05 Anmeldung über EMA Ticket-Server Der Ticket-Server ist eine universelle Methode, mit der EMA den Benutzernamen von einem anderen Webserver, auf dem eine funktionierende Single Sign-On Lösung konfiguriert ist, übernehmen kann. Dieser Ticket-Server kann auf einem Windows-Rechner mit Internet Information Server installiert werden, um Authentifizierungstickets für eine automatische Anmeldung an EMA zu generieren. Den Ticket-Server können Sie benutzen, falls NTLM oder Kerberos nicht in Frage kommen, aber eine funktionierende, echte Single Sign-On Funktionalität in Ihrem existierenden Netzwerk für Microsoft Internet Information Server gewährleistet ist. Dies kann z.b. durch spezielle Plugins einer Authentifizierungslösung erfolgen, die sich in einen Microsoft Internet Information Server einklinken. EMA kann von solchen Systemen nicht direkt profitieren und muss die vorhandene Single Sign-On-Infrastruktur indirekt über einen anderen Webserver nutzen. Aktivieren Sie die Checkbox Ticket-Server liefert statt Benutzername für Anmeldung die komplette Kontenliste nur, wenn Sie einen angepassten Ticket-Server für spezielle Einsatzgebiete erworben haben. Der in EMA enthaltene Ticket-Server übermittelt ausschließlich Anmeldenamen. Um Single Sign-On mit EMA Ticket-Server zu aktivieren, führen Sie folgende Schritte durch: Verwaltung Gehen Sie auf die Seite Informationen/Software & Downloads. Laden Sie den Ticket-Server herunter. 2 Führen Sie das heruntergeladene Setup-Programm aus. Das Setup-Programm generiert seine Einstellungen aus den Einstellungen der EMA, von der es heruntergeladen wurde, bestätigen Sie daher alle vorgegebenen Parameter, falls nicht dringend eine Anpassung erforderlich ist. 3 Tragen Sie die IP-Adresse bzw. den DNS-Namen des Ticket-Servers und den Pfad des Tickets ein. 4 Bestätigen Sie nun Ihre Einstellungen durch Klicken des Buttons Änderungen speichern.

123 05 Anmeldung und Authentifikation Sollte Single Sign-On nicht vorhanden oder nicht möglich sein, gibt es weitere Möglichkeiten der Authentifizierung von Benutzern am Archiv. Aktivieren Sie die Checkbox Prüfung von Anmeldedaten..., wenn die eingegebenen Anmeldedaten gegen die Anmeldenamen und Passwörter der von EMA gelernten Konten geprüft werden sollen. Diese Anmeldemethode ist nur im Transparenten Modus wirksam. Alternativ und ergänzend zu Single Sign-On können die Anmeldedaten auch gegen eine externe Datenbank geprüft werden, falls diese vorhanden ist. Diese Methoden werden nachfolgend beschrieben. Anmeldeversuch an POP3-Server mit Anmeldekonten Tragen Sie im Feld Netzwerkadresse die IP-Adresse und im Feld Port die Portnummer des POP3-Servers ein, über den die Prüfung erfolgen soll. Zusätzlich können Sie SSL aktivieren. Die manuelle Eintragung der Portnummer ist optional. Sie überschreibt den von den Einstellungen abhängigen Default-Port. Anmeldeversuch an IMAP-Server mit Anmeldekonten Verwaltung 123 Tragen Sie im Feld Netzwerkadresse die IP-Adresse und im Feld Port die Portnummer Ihres IMAP-Servers ein, über den die Prüfung erfolgen soll. Zusätzlich können Sie SSL aktivieren. Die manuelle Eintragung der Portnummer ist optional. Sie überschreibt den von den Einstellungen abhängigen Default-Port. Anmeldeversuch an HTTP-Server mit Anmeldekonten Tragen Sie im Feld Netzwerkadresse die IP-Adresse Ihres HTTP-Servers ein und wählen Sie in der Auswahlliste Authentifikationsmethode die Methode, die bei der Authentifikation verwendet werden soll. Anmeldeversuch an FTP-Server mit Anmeldekonten Tragen Sie im Feld Netzwerkadresse die IP-Adresse und im Feld Port die Portnummer des FTP-Servers ein, über den die Prüfung erfolgen soll. Zusätzlich können Sie SSL aktivieren. Die manuelle Eintragung der Portnummer ist optional. Sie überschreibt den von den Einstellungen abhängigen Default-Port. Anmeldeversuch an SSH-Server mit Anmeldekonten Tragen Sie im Feld Netzwerkadresse die IP-Adresse und im Feld Serverport die Portnummer des SSH-Servers ein, über den die Prüfung erfolgen soll. Die manuelle Eintragung der Portnummer ist optional. Sie überschreibt den von den Einstellungen abhängigen Default-Port.

124 05 Anmeldeversuch an Windows-Fileserver mit Anmeldekonten Tragen Sie im Feld Netzwerkadresse die IP-Adresse (alternativ den DNS-Namen) sowie den Servernamen und die Domäne Ihres Windows-Fileservers in die entsprechenden Felder ein. Radius-Server mit Anmeldekonten Die manuelle Eintragung der Portnummer ist optional. Sie überschreibt den von den Einstellungen abhängigen Default-Port. Tragen Sie im Feld Netzwerkadresse die IP-Adresse und im Feld Port die Portnummer Ihres Radius-Servers ein, über den die Prüfung erfolgen soll. Wählen Sie einen Eintrag in der Auswahlliste Anmelde- Art und tragen Sie im Feld Shared Secret den Schlüssel ein, den Sie für die Anmeldung am Radius-Server benötigen. Falls Ihnen dieser Schlüssel unbekannt ist, wenden Sie sich an den Administrator des Radius-Servers, an dem die Prüfung der Anmeldedaten erfolgen soll. Anmeldeversuch mittels LDAP-Abfrage Tragen Sie im Feld NT-Domäne den Namen Ihres LDAP-Servers ein. Unabhängig von der Herkunft eines Kontos legt EMA für jeden Benutzer ein so genanntes Anmeldekonto an, welches für die Benutzeranmeldung am Archiv benötigt wird. Verwaltung 124 Aktivieren Sie die Option Nur noch bereits bekannte Anmeldekonten akzeptieren, keine neuen mehr anlegen nur dann, wenn Sie möchten, dass EMA kein weiteres Anmeldekonto mehr anlegt. Dies hat zur Folge, dass neue Benutzer sich nicht an EMA anmelden können. Wählen Sie unter Zuordnung von Anmeldekonten bzw. Benutzernamen zu -Adressen über LDAP, ob die Konten manuell vom Administrator zugeordnet werden sollen (unter Verwaltung/Benutzerverwaltung) oder ob die Konten ihren Benutzern automatisch über eine Abfrage am LDAP-Server zugeordnet werden. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn LDAP unter Grundeinstellung/Mailserver konfiguriert wurde. Einrichtung einer Begrüßungs- Richten Sie eine Begrüßungs- ein, wenn Sie möchten, dass jeder von EMA neu erlernte Benutzer eine Benachrichtigung erhalten soll. Diese Benachrichtigung kann z.b. lediglich der Information über das Archiv dienen oder aber auch Anmeldedaten enthalten, mit denen sich der Benutzer am EMA-Archiv anmelden kann. Aktivieren Sie hierzu die Checkbox Begrüßungs- s an die Benutzer versenden.

125 05 Neben der Anpassung des voreingestellten Textes haben Sie auch die Möglichkeit, folgende Variablen einzusetzen: $username der Benutzername, mit dem sich der Empfänger der Begrüßungs- am Archiv anmelden kann. $password das Passwort, das der der Empfänger der Begrüßungs- für die Anmeldung am Archiv benutzen kann. $link diese Variable setzt in den Text einen Link ein, mit dem eine -Adresse einem Anmeldekonto dauerhaft zugeordnet werden kann. Dieser Link funktioniert nicht, wenn LDAP konfiguriert wurde. In diesem Fall muss EMA nicht lernen, welche Konten zusammengehören, da diese Informationen bereits von LDAP zur Verfügung gestellt werden. Wenn Single Sign-On (optional) konfiguriert wurde und funktioniert, sollten die Benutzer in einer Begrüßungs- lediglich die URL des Archivs mitgeteilt bekommen, da Sie bei Aufruf dieser URL automatisch am Archiv angemeldet werden. EMA hat für Begrüßungstexte einige Vorgaben gespeichert, die über die Links unterhalb des Textfensters wiederhergestellt werden können. Folgende Textbausteine sind hier gespeichert: Zurücksetzen: Der Text enthält als Variablen nur Benutzername, Passwort und die URL bzw. den DNS-Namen des Archivs. Zurücksetzen (mit Zusammenfassen-Link): Der Text enthält als Variablen Benutzername, Passwort und die URL bzw. den DNS-Namen des Archivs mit integriertem Link zur Zusammenfassung des aktuell gelernten Kontos mit dem Anmeldekonto. Verwaltung 125 Zurücksetzen (nur Zusammenfassen-Link): Der Text enthält als Variable nur die URL bzw. den DNS-Namen des Archivs mit integriertem Link zur Zusammenfassung des aktuell gelernten Kontos mit dem Anmeldekonto. Aktuelle URL einbetten: Fügt lediglich die URL bzw. den DNS-Namen des EMA-Archivs in den Text ein. Um die URL einbetten zu können, muss mindestens der Textbaustein Sie hier den Namen, über den auf EMA zugegriffen wird, ein> bereits enthalten sein, damit dieser durch die URL ersetzt werden kann, über die Sie EMA gerade aufrufen. Die Optionen zu Automatische Kontenzusammenfassung stehen nur mit LDAP zur Verfügung, deaktivieren Sie die jeweilige Funktion ausdrücklich nur dann, wenn Sie keine Zusammenfassung der Konten wünschen. Der Benutzer muss sich dann für jede -Adresse, für die archiviert wurde, separat anmelden. Bestätigen Sie Ihre Änderungen durch Klicken des Buttons Änderungen speichern.

126 05 Vertretungsfunktion Die Vertretungsfunktion ermöglicht einem Benutzer, einem anderen Benutzer Zugriff auf sein EMA-Archiv zu gewähren. Dies kann z.b. für Urlaubsvertretungen oder für die Erteilung von Zugriffsberechtigungen im Rahmen von Team-/Projektarbeit nützlich sein. Im Rahmen der Vertretungsfunktion können bestimmte Rechte vergeben oder der Zeitraum der Gültigkeit für die Vertretung auf Wunsch limitiert werden. Gehen Sie auf die Seite Verwaltung/Vertretung. Wählen Sie in der Auswahlliste Freigegebenes Konto das Archiv-Konto aus, für das eine Vertretung eingerichtet werden soll. Wählen Sie in der Auswahlliste Vertreter das Konto des Vertreters aus. Mit den Datumsauswahllisten Von und Bis können Sie auf Wunsch den Zeitraum der Vertretung begrenzen. Klicken Sie in die jeweilige Checkbox an, um die dazu gehörige Datumswahl zu aktivieren. Danach wählen Sie mit Hilfe der Tages-, Monats- und Jahresauswahllisten oder durch Klick auf das Kalendersymbol ein Datum aus. Für den Vertretungszeitraum kann so ein Anfangs- und/oder Enddatum festgelegt werden. Folgende Rechte können durch Aktivieren der entsprechenden Checkbox vergeben werden (diese Rechte können durch administrative Einschränkungen der Benutzerrechte limitiert sein, beachten Sie hierzu den Abschnitt è Benutzerrechte auf Seite 119): Öffnen: Der Vertreter kann im Suchergebnis gefundene Dokumente direkt öffnen. Export: Der Vertreter kann einzelne Dokumente oder ganze Suchergebnisse in optional passwortgeschützte ZIP-Dateien exportieren. Wiederherstellen: Dieses Recht erlaubt dem Vertreter, s aus dem Suchergebnis heraus neu zuzustellen. Löschen: Der Vertreter darf Dokumente aus dem Suchergebnis löschen. Klicken Sie nach Festlegung der Rechte den Button Hinzufügen, um die Vertretung anzulegen. Im Bereich Vertretungen wird nun die neu angelegte Vertretung angezeigt. Alle eingestellten zeitlichen Parameter und Rechte können nachtäglich jederzeit verändert werden und durch Klicken des Buttons Änderungen übernehmen gespeichert werden. Verwaltung 126

127 05 Benutzerverwaltung Gehen Sie auf die Seite Verwaltung/Benutzerverwaltung, um Mailkonten zusammenzuführen, Kontengruppen aufzulösen oder an Mail-Kopie-Konten Passwörter neu zu versenden. Hier sehen Sie zunächst eine Liste der vorhandenen Konten sowie den Typ des Kontos. Für weitere Aktionen wählen Sie zunächst das Konto aus und schieben es durch einen Klick auf die Pfeile rechts vom Kontonamen in den Auswahlbereich. Das zuerst ausgewählte Konto wird bei der Zusammenfassung zum Primärkonto, nur Konten mit hinterlegten Passwörtern, die zu realen -Adressen gehören, können als Primärkonten ausgewählt werden. Die Regeln zur Zusammenfassung von Konten ergeben sich automatisch aus den wählbaren Konten. Wenn die Liste der vorhandenen Konten sehr lang ist, können mit Hilfe der Eingabe beliebiger Namensbestandteile im Suchfeld benötigte Konten gefunden und durch einen Klick auf die Pfeile rechts vom Kontonamen in den Auswahlbereich geschoben werden. Verwaltung 127 Wenn Sie alle gewünschten Konten in den Auswahlbereich verschoben haben, klicken Sie auf die Auswahlliste, wählen die gewünschte Aktion und klicken dann den Butten Ausführen. Das rot hervorgehobene Konto ist hierbei das Primärkonto, mit dem sich der Benutzer der Kontengruppe am Archiv anmelden kann. Der Pfeil links des Kontos markiert eine Gruppe zusammengeführter Konten. Durch einen Klick auf den Pfeil, können Sie die Gruppe aufklappen. Mit einem Klick auf den Doppelpfeil rechts der Kontengruppe können Sie die Gruppe wieder in den Auswahlbereich verschieben, um Sie wieder aufzulösen oder weitere Konten hinzuzufügen. Zusendung von Passwörtern Nach dem Verschieben einzelner Konten oder Kontengruppen in den Auswahlbereich können Sie mit der Auswahl Passwörter erneut zusenden das Passwort des ausgewählten Kontos neu zusenden. Handelt es sich dabei um eine Kontengruppe, wird das Passwort nur dem hervorgehobenen Primärkonto zugestellt. Beachten Sie, dass dies nur mit Mailserverkonten, markiert durch dieses Symbol ) möglich ist, bei denen ein Passwort hinterlegt ist, markiert durch dieses Symbol. Voraussetzung für den ordnungsgemäßen Versand des Passworts ist, dass auf der Seite Verwaltung/Authentifikatoren die Versendung der Begrüßungs- aktiviert ist und der Text einen Link für das Passwort enthält $password.

128 06 iscsi Speicher Storage einbinden Im Bereich Speicher finden Sie alle Einstellungen, um USB-, iscsioder Fibre Channel-Storagesysteme (optional) als Speichermedium einzubinden und diese zu Speichergruppen zusammenzufassen, die als Speicherort für das Archiv oder für das Backup verwendet werden können. Mit der Konsistenzprüfung können außerdem die archivierten Daten auf ihren Zustand hin überprüft werden. Um iscsi-speicher für EMA zu verwenden, müssen Sie die Geräte zunächst hinzufügen. Wechseln Sie dazu auf die Seite Speicher/ iscsi auf der EMA-Benutzeroberfläche. Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass die iscsi-geräte ein oder mehrere iscsi-targets für EMA bereitstellen, die dann nicht mehr anderweitig genutzt werden. EMA passt sich automatisch an die am iscsi-gerät eingestellte Blockgröße an. EMA archiviert vielfach auch kleine Dateien, wir empfehlen also, die Blockgröße am iscsi-gerät möglichst auf 512 Byte einzustellen, EMA kann so die Speicherressourcen am effizientesten nutzen. Der Initiatorname wird benötigt, damit EMA für die iscsi-geräte im Netzwerk sichtbar ist. Der vorgegebene Name wird automatisch generiert und muss nicht geändert werden. Falls Sie ihn ändern möchten, geben Sie den gewünschten Namen ein und bestätigen Ihre Änderung durch den Button Umbenennen. 128 Um ein iscsi-gerät hinzuzufügen, geben Sie zunächst im Bereich Neues iscsi-gerät hinzufügen die IP-Adresse des iscsi-geräts an und ggf. einen anderen Port. Der Target Portal Group Tag hat einen vorgegebenen Standardwert, ändern Sie diesen nur, wenn die Vorgaben Ihres iscsi-geräts dies erfordern. Klicken Sie nun den Button iscsi-targets automatisch suchen. Für die Suche nach einem bereitgestellten Target ist erneut die Eingabe von Benutzername und Kennwort erforderlich, je nach Einrichtung des iscsi-geräts können die Kennwörter für die Suche und das Hinzufügen eines Targets voneinander abweichen. Wählen Sie nun aus der Liste der bereitgestellten Targets das Target aus, welches Sie für EMA verwenden wollen und bestätigen Ihre Auswahl durch Klicken des Buttons iscsi-gerät hinzufügen. Eine Suche nach den Geräten ist nicht zwingend notwendig, aber zu empfehlen. Die notwendigen Eintragungen können auch manuell eingegeben werden.

129 06 Fibre Channel-Informationen Speicher 129 EMA Archive Appliance Das gefundene iscsi-target wurde nun in das Feld eingefügt, bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken des Buttons iscsi-gerät hinzufügen. Gegebenenfalls müssen Sie einen weiteren Benutzernamen und ein Kennwort angeben. Im Bereich Liste der eingebundenen iscsi-geräte können Sie die hinzugefügten iscsi-geräte sehen, sie entfernen oder gegebenenfalls Einstellungen ändern. Die eingebundenen iscsi-targets können Sie nun auf der Seite Speicher/Speichergruppen (ggf. mit anderen Speichertypen) zu Speichergruppen zusammenfassen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt è Speichergruppen auf Seite 131. Fibre Channel Storage einbinden Um Fibre Channel-Speicher einbinden zu können, benötigen Sie neben der optionalen Softwarekomponente einen Fibre Channel HBA, der bei Bestellung im Lieferumfang enthalten ist oder bei Bedarf nachträglich durch einen EMA-Fachhändler eingebaut werden kann. Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass auf dem Fibre Channel- Gerät ein Laufwerk erstellt und mindestens ein Target für EMA bereitgestellt wurde. Gegebenenfalls müssen dem Fibre Channel- Gerät Port-WWUN oder Node-WWUN bekannt gegeben werden. Im Bereich Fibre Channel-Informationen finden Sie jeweils Port- WWUN und Node-WWUN für beide Fibre Channel-Ports. Diese müssen unter Umständen dem Fibre Channel-Gerät bekannt gegeben werden, damit eine Kommunikation stattfinden kann. Multipath Einstellungen Im Bereich Multipath Einstellungen können Sie die Multipath Einstellungen für Ihr FC-SAN vornehmen. EMA enthält eine Liste von Vorgabewerten für das Multipathing mit verschiedenen FC-Systemen. Wenn Sie diese vorgegebenen Konfiguration nicht nutzen und die Einstellungen selbst festlegen wollen, wählen Sie bitte die Option Vorgegebene Konfiguration nicht nutzen. Wir empfehlen, die Vorschlagsliste zu nutzen und das manuelle Festlegen der Einstellungen nur bei auftretenden Problemen zu nutzen.

130 06 Wenn Ihr Gerät nicht in der Vorschlagsliste enthalten ist, werden automatisch die hier festgelegten Einstellungen verwendet. Manche Systeme benötigen einen speziellen Hardwaretreiber, der über die Option Unter Hardware Treiber bestimmt wird. Mit Prüfroutine auf Pfadverfügbarkeit legen Sie fest, auf welche Weise EMA die Fibre Channel-Pfade prüfen soll. Auch hier gibt es eigene Methoden für bestimmte Hardware. Bei Prüfintervall legen Sie den Zeitabstand für diese Pfadprüfung fest. Unter Gruppierungs-Richtlinie kann die Gruppierung mehrerer Pfade eines logischen Laufwerks bestimmt werden. Dies kann die Performance erhöhen, unter Umständen jedoch auch zu Problemen bei Ausfall eines Pfades führen. Durch die Prioritätengruppe bestimmen Sie, wie EMA die Pfade zusammenlegen soll oder welcher Pfad priorisiert wird. Normalerweise wird die Priorität für die einzelnen Pfade über den Storage ermittelt. Wenn Sie jedoch andere Werte erzwingen wollen oder Ihr Storage ein automatisches Auslesen nicht unterstützt (z.b. IBM DS4700), sollten Sie unter Manuelle Prioritäten-Liste die Prioritäten für die einzelnen Verbindungen eintragen. Jede Verbindung ist in einer separaten Zeile einzutragen. Jede Zeile besteht aus 4 Spalten bzw. Werten. Der erste Wert ist die Nummer des Fibre Channel Ports der EMA (1 bis 2), der zweite Wert die WWPN des SAN-Controllers, der dritte ist die LUN und der vierte die zu vergebende Priorität. Beispiel: 1 30:00:08:1B:32:03:22:A1 8 2 Fibre Channel-Einstellungen Speicher 130 Die Einstellungen im Bereich Fibre Channel-Einstellungen beziehen sich auf die Verbindungsart der Fibre Channel-Komponenten sowie auf Einstellungen des Fibre Channel-HBAs, diese müssen nur in den seltensten Fällen geändert werden. Falls dies nötig ist, passen Sie diese HBA-Einstellungen den Erfordernissen Ihrer Fibre Channel Hardware an und bestätigen Ihre Änderungen durch Klicken des Buttons Speichern der Fibre Channel- Einstellungen. Durch Klicken des Buttons Status wechseln können Sie den jeweiligen HBA blinken lassen, um ihn auf der Rückseite des Gerätes zu identifizieren. Das Gerät wird automatisch erkannt, wenn Sie auf die Seite Speicher/Speichergruppen gehen. Der Bereich Neue Speichergruppe erstellen listet nun alle verfügbaren Geräte, die zu Speichergruppen zusammengefasst werden können.

131 06 Speichergruppen Auf der Seite Speicher/Speichergruppen können Sie zur Verfügung stehende USB-, iscsi- oder Fibre Channel-Geräte zu Speichergruppen zusammenfassen, die dann für den Archivspeicher oder das Backup verwendet werden können. Durch die Möglichkeit im laufenden Betrieb Geräte hinzuzufügen, ist es mit einfachen Mitteln möglich, den Speicher zu erweitern, wenn er knapp wird. Vorsicht - hier droht Datenverlust! Beim Erstellen einer Speichergruppe oder beim Hinzufügen eines weiteren Gerätes zu einer vorhanden Speichergruppe werden die Daten der neu hinzugefügten Datenträger gelöscht, setzen Sie diesen Vorgang also nur fort, wenn Sie sicher sind, dass noch keine Daten vorhanden, die vorhanden Daten überflüssig oder vollständig gesichert sind. Im Bereich Neue Speichergruppe erstellen sehen Sie alle zur Verfügung stehenden Geräte. Wählen Sie zunächst die für das Erstellen einer Speichergruppe gewünschten Geräte aus, indem Sie die jeweilige Checkbox in der linken Spalte aktivieren. Geben Sie einen Namen für die Speichergruppe an, z.b. Archiv oder Backup und bestätigen Ihre Auswahl durch Klicken des Buttons Neue Speichergruppe erstellen. Nun sehen Sie im Bereich Vorhandene Speichergruppen alle hierzu relevanten Informationen. Klicken Sie den Button Speichergruppe auflösen, um die Geräte der Speichergruppe wieder aufzulösen. So können Sie die Geräte je nach Bedarf zu einer neuen Speichergruppe zusammenfügen. Vorsicht - hier droht Datenverlust! Beim Auflösen einer Speichergruppe werden die Daten der Datenträger gelöscht, setzen Sie diesen Vorgang also nur fort, wenn Sie sich absolut sicher sind und Sie ein weiteres Backup Ihrer Daten haben oder diese nicht mehr gebraucht werden. Sie können den Namen der Speichergruppe ändern, indem Sie im Feld Bezeichnung einen anderen Namen eingeben und die Änderung durch Klicken des Buttons Umbenennen bestätigen. Um den Speicher Ihrer Speichergruppe zu erweitern, haben Sie zwei Möglichkeiten. Zum einen können Sie der Speichergruppe ein weiteres Gerät hinzufügen, indem Sie im entsprechenden Auswahlfeld ein Gerät auswählen und die Auswahl mit Klicken des Buttons Hinzufügen bestätigen. Zum anderen können Sie auch, wenn Ihr Storagesystem dies erlaubt, die LUN vergrößern. Nach dem Hinzufügen oder Vergrößern des Geräts steht der Speicher des neuen Geräts nicht automatisch zur Verfügung. Klicken Sie den Button Dateisystem maximal ausnutzen, damit der Speicher des neuen Geräts in der Speichergruppe angezeigt wird und zur Verfügung steht. Betätigen Sie den Button Dateisystem prüfen, um die Speichergruppe auf Ihre Konsistenz zu prüfen. Die erstellten Speichergruppen stehen nun zur Verfügung, um als Archiv-Speicher oder als Backup- Speicher verwendet zu werden. Fahren Sie damit fort, unter Grundeinstellung/Archivspeicher den Speicherort des Archivs und / oder unter Archiv/Regelmäßige Sicherung - falls gewünscht - die Sicherungsoptionen festzulegen. Speicher 131

132 06 Konsistenzprüfung Speichermanagement 132 EMA Archive Appliance Mit der Konsistenzprüfung können Sie ermitteln, ob Daten auf externen Medien korrekt archiviert sind. EMA kann dabei eventuell auftretende Probleme selbst beheben. Zudem erzeugt EMA einen Prüfbericht, der Auskunft über alle gefundenen und behobenen Probleme gibt und seinerseits signiert und archiviert wird. Mithilfe eines Zeitplans lässt sich dieser Vorgang automatisieren. Die Prüfberichte können Ihnen so auch als Nachweis der Erfüllung der Sorgfaltspflicht bei der Datenaufbewahrung dienen. Die Konsistenzprüfung finden Sie auf der Seite Speicher/ Konsistenzprüfung. Eine Konsistenzprüfung können Sie auf zwei Arten durchführen: Manuelle Konsistenzprüfung hier können Sie eine Prüfung jederzeit individuell starten Automatische Konsistenzprüfung hier können Sie ein Zeitintervall definieren, die Prüfung findet dann nach den vorgegebenen Einstellungen regelmäßig automatisch statt. Manuelle Konsistenzprüfung Prüfintensität Unabhängig von den gewählten Einstellungen zur Prüfintensität wird bei jeder Prüfung die Existenz jeweils der INFO, EML und SIG Dateien geprüft. EML-Dateien speichern u.a. die eigentlichen s oder Print to Archive-Dokumente. In den Info-Dateien stehen zusätzliche Informationen zum jeweiligen Dokument, insbesondere die Benutzerzuordnung. Wurde ein Dokument mehreren Benutzerkonten zugeordnet, so gibt es nur eine EML-Datei aber mehrere INFO-Dateien für dieses Dokument (Single Instance Store). Wird ein Dokument vom ANA-Signierdienst signiert, wird parallel zu jeder EML-Datei auch eine SIG-Datei abgelegt. Sollte ein Fehler festgestellt werden, kann dieser häufig mit Reparaturoptionen beseitigt werden. Folgende Einstellungen können Sie für einen Prüfvorgang verwenden, eine Mehrfachauswahl ist möglich: Prüfung der Info-Dateien zum Inhalt der Datenbank Wählen Sie diese Einstellung, wenn der Inhalt der INFO-Datei mit den Daten der Archivdatenbank verglichen werden soll. Prüfung der Dokumenten-Datei zum Inhalt der Datenbank Wählen Sie diese Einstellung, wenn mit Hilfe einer Prüfsumme des Inhalts der EML-Datei eine Veränderung erkannt werden soll. Prüfung der Signatur Wählen Sie diese Einstellung, wenn die SIG Datei herangezogen werden soll, um die Integrität (Unverfälschtheit) der ihr zugehörigen EML-Datei zu prüfen. Beachten Sie, dass die Prüfung für jede Einstellung der Prüfintensität unterschiedlich viel Zeit in Anspruch nimmt. Eine Mehrfachauswahl führt zu einer längeren Prüflaufzeit und zu einer höheren Auslastung Ihres Archivsystems gerade die Prüfung der Signatur ist auf Grund der komplexen mathematischen Operationen sehr zeitintensiv.

133 06 Reparatur Fehlerhafte oder fehlende Dateien auf externem Speicher mit korrekten Daten aus dem lokalen EMA-(Zwischen-)Speicher überschreiben. Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie eine fehlende oder fehlerhafte Datei auf dem externen Speicher mit einer intakten Datei auf dem lokalen Zwischen-Speicher durch Überschreiben reparieren wollen. Fehlerhafte oder fehlende Dateien auf lokalem Zwischen-Speicher mit korrekten Daten aus dem externen Speicher überschreiben: Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie fehlerhafte oder fehlende Dateien auf lokalem Zwischen-Speicher mit korrekten Daten aus dem externen Speicher überschreiben möchten. Durch einen Fehler beim Zurückkopieren von externen Dateien in den lokalen Zwischen-Speicher können fehlerhafte lokale Dateien entstehen. Falls hierzu korrekte Dateien auf dem externen Speicher vorliegen (z.b. weil Sie nach einer Beschädigung Ihres externen Archivspeichers ein intaktes Backup zurückspielen konnten), können diese für die Reparatur der lokalen Dateien benutzt werden. Wiederherstellen von auf dem externen Speicher vorgefundenen Dokumenten, wenn sie der Datenbank noch nicht bekannt sind. Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie Dateien wiederherstellen möchten, die auf einem externen Speicher vorhanden, aber in der Datenbank noch nicht bekannt sind. Beim Wiederherstellungsvorgang von Standby- oder Austauschgeräten kann es vorkommen, dass nicht alle Dateien wieder eingelesen werden konnten, da sie zu diesem Zeitpunkt nicht auf der Freigabe vorhanden waren. Wenn diese Dateien zu einem späteren Zeitpunkt auf den externen Archivspeicher kopiert werden, können sie mit dieser Option nachträglich in das Archiv wieder aufgenommen werden. Speicher 133 Dateien auf externem Speicher löschen, die laut Datenbank nicht existieren dürfen. Wenn im Archivsystem die Bereinigungsfunktion benutzt wurde und ein altes Backup nachträglich über die Archivdaten kopiert wurde und die bereits in EMA gelöschten Dateien dadurch wiederhergestellt wurden, kann die Situation auftreten, dass auf dem externen Archivspeicher Dateien existieren, die nicht mehr in der Archivdatenbank existieren. Die für diesen Fall vorgesehen Reparaturoption würde die der Datenbank nicht (mehr) bekannten Dateien vom Archivspeicher nachträglich entfernt. Benachrichtigung Benachrichtigung bei Auftreten eines Fehlers: Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie eine -Benachrichtigung versenden möchten, wenn die Prüfung mit mindestens einem Berichteintrag zu Ende gelaufen ist. Die Zieladresse dieser Benachrichtigung wird dabei über die Einstellungen auf der Seite Informationen/Benachrichtigungen festgelegt. Manuelle Konsistenzprüfung starten Starten Sie eine Konsistenzprüfung zu einer Uhrzeit, in der Ihr EMA- Archiv nicht zu stark ausgelastet ist. Zum Ausführen der manuellen Konsistenzprüfung klicken Sie den Button Start.

134 06 Manuelle Konsistenzprüfung pausieren/stoppen Nach dem Klicken des Buttons Start beginnt die Konsistenzprüfung an die Stelle des Buttons Start treten die Buttons Pause und Stopp. Durch Klicken des Buttons Pause pausieren Sie den Prüfvorgang, dies könnte z.b. bei einer temporär hohen Auslastung Ihres EMA- Archivs sinnvoll sein, der Prüfvorgang kann durch Klicken des Buttons Fortsetzen zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden. Das Prüfprotokoll wird in diesem Fall weiter ergänzt und bei Vervollständigung archiviert. Durch Klicken des Buttons Stopp brechen Sie den Prüfvorgang ab. Es resultiert ein unvollständiges Prüfprotokoll, das nicht archiviert wird. Ein Neustart von EMA pausiert eine laufende Prüfung, diese wird nach einem Neustart automatisch fortgesetzt. Automatische Konsistenzprüfung Die Einstellungen für Prüfintensität, Reparatur und Benachrichtigungen sind identisch mit denen der manuellen Konsistenzprüfung. Die Ausführungen der Einstellungsoptionen entnehmen Sie dem Abschnitt è Prüfintensität auf Seite 132. Zusätzlich gibt es den Bereich Zeitintervall, hier können Sie den Zeitpunkt definieren, wann der Prüfvorgang automatisch startet. Zeitintervall Definieren Sie hier das Zeitintervall, in dem ein Prüfvorgang automatisch durchgeführt wird. In der Auswahlliste können Sie auswählen (die Vorauswahl ist Deaktiviert). Speicher 134 Jährlich Bestimmen Sie einen Monat (z.b. Januar), den Monatstag (z.b. den 1.) und die Uhrzeit (z.b. 12:00 Uhr). Bei dieser Einstellung findet die automatische Konsistenzprüfung einmal im Jahr statt, und zwar am 1. Januar um 12 Uhr. Das entspricht einer Konsistenzprüfung pro Jahr. Quartalsweise Bestimmen Sie ein Quartalsintervall (z.b. Januar/April/Juli/Oktober), den jeweiligen Monatstag (z.b. den 1.) und die Uhrzeit (z.b. 12:00 Uhr). Bei dieser Einstellung findet die automatische Konsistenzprüfung alle 4 Monate statt, und zwar am 1. Januar, am 1. April, am 1. Juli und am 1. Oktober eines Jahres, jeweils um 12 Uhr. Das entspricht 4 Konsistenzprüfungen pro Jahr. Monatlich Bestimmen Sie den jeweiligen Monatstag (z.b. den 1.) und die Uhrzeit (z.b. 12:00 Uhr). Bei dieser Einstellung findet die automatische Konsistenzprüfung jeden Monat statt, jeweils um 12 Uhr. Das entspricht 12 Konsistenzprüfungen pro Jahr. Wöchentlich Bestimmen Sie den Wochentag (z.b. Montag) und die Uhrzeit (z.b. 12:00 Uhr). Bei dieser Einstellung findet die automatische Konsistenzprüfung jede Woche statt, und zwar montags um 12 Uhr. Das entspricht ~52 Konsistenzprüfungen pro Jahr. Täglich Bestimmen Sie die Uhrzeit (z.b. 12:00 Uhr). Bei dieser Einstellung findet die automatische Konsistenzprüfung jeden Tag um 12 Uhr statt. Das entspricht ~365 Konsistenzprüfungen pro Jahr. Die Uhrzeitangabe bezieht sich auf die mitteleuropäische Zeitzone (nicht auf die in Grundeinstellung/Netzwerk im Bereich Zeitzonen gewählte Zeit Ihres EMA-Archivs). Wählen Sie einen Zeitpunkt für eine Konsistenzprüfung, in der Ihr EMA-Archiv nicht zu stark ausgelastet ist.

135 06 Automatische Konsistenzprüfung starten Klicken Sie den Button Speichern, um Ihre Einstellungen zu übernehmen. Die Konsistenzprüfung startet automatisch zu dem von Ihnen definierten Zeitpunkt. Der Start einer automatischen Konsistenzprüfung kann durch eine bereits laufende und manuell durchgeführte Prüfung verhindert werden. In diesem Fall ist das Prüfintervall durch den manuellen Prüfvorgang abgedeckt und die automatische Prüfung wird nicht nachgeholt. Automatische Konsistenzprüfung pausieren/stoppen Der automatische Prüfvorgang beginnt zu dem von Ihnen definierten Zeitpunkt im Bereich Manuelle Konsistenzprüfung treten an die Stelle des Buttons Start die Buttons Pause und Stopp. Durch Klicken des Buttons Pause pausieren Sie den Prüfvorgang, dies könnte z.b. bei einer temporär hohen Auslastung des EMA- Archivs sinnvoll sein, der Prüfvorgang kann durch Klicken des Buttons Fortsetzen zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden. Das Prüfprotokoll wird in diesem Fall weiter ergänzt und bei Vervollständigung archiviert. Durch Klicken des Buttons Stopp brechen Sie den Prüfvorgang ab. Es resultiert ein unvollständiges Prüfprotokoll, das nicht archiviert wird. Ein Neustart von EMA pausiert eine laufende Prüfung, diese wird nach einem Neustart automatisch fortgesetzt. Speicher 135

136 06 Prüfberichte Die Prüfberichte finden Sie auf der Seite Speicher/Konsistenzprüfung im Bereich Aktueller/Letzter Prüfbericht und Alte Prüfberichte. Jede Konsistenzprüfung erstellt während ihrer Laufzeit einen Prüfbericht, der bei erfolgreichem Abschluss im EMA-Archiv archiviert und signiert wird. Ein Prüfbericht enthält dabei stets das Start- und Enddatum der Prüfung, die verwendeten Prüfoptionen und die erkannten Fehler und ggf. die durchgeführten Reparaturen. Die Prüfberichte können Sie als Nachweis zur Erfüllung Ihrer Sorgfaltspflicht bei der Datenaufbewahrung verwenden. Aktueller/letzter Prüfbericht Der Bereich aktueller/letzter Prüfbericht zeigt Ihnen die Detailinformationen der aktuellen oder der zuletzt durchgeführten Konsistenzprüfung. Während einer laufenden Konsistenzprüfung wird die Darstellung ständig aktualisiert. Nach einer beendeten oder abgebrochenen Konsistenzprüfung werden hier alle bekannten Informationen bis zum Zeitpunkt der Beendigung oder des Abbruchs dargestellt. Werden bei einer Konsistenzprüfung Fehler erkannt oder Reparaturen durchgeführt, werden diese Informationen in den betreffenden Zeilen notiert. Eine Zeile enthält dabei folgende Informationen: ydie ID des geprüften Dokuments yden Speicherort (dort,wo das Dokument erwartet wird) yden Schweregrad/Klasse der Meldung yden Prüfungsort (dort, wo die Meldung entstanden ist) ydie Aktion, die durchgeführt wurde yeine Rückmeldung zur Aktion yeventuelle weitere Details. Die Eigenschaft Schweregrad/Klasse der Meldung klassifiziert die Schwere eines Fehlers, wobei 1 einen leichten und 7 einen gravierenden Fehler darstellt. Alte Prüfberichte Der Bereich Alte Prüfberichte listet alle archivierten Prüfberichte mit der Anzahl der Berichteinträge und ihrem Archivierungsdatum auf. Durch Klick auf das Ordner-Symbol können Sie einzelne Prüfberichte im CSV-Format herunterladen und einsehen. Speicher 136

137 06 Automatische Datensicherung Aufgrund der von EMA verwendeten Technologie können Sie den unter Grundeinstellung/Speicher eingerichteten Speicherort auf Ihrem Server genau wie alle anderen Dateien mit einer handelsüblichen Backup-Software sichern. Die EMA-Backup-Funktion ermöglicht es unabhängig von Ihrem bestehenden Sicherungs-System die EMA- Daten noch auf einen anderen Server zu sichern. Wir empfehlen generell, den Speicherort für die Archivdaten im lokalen Netzwerk festzulegen, der üblicherweise einem regelmäßigen Datensicherungsturnus unterliegt. Gehen Sie auf die Seite Speicher/Regelmäßige Sicherung. Im Bereich Speicherort können Sie den Ort der Datensicherung bestimmen. Kein Backup durchführen Aktivieren Sie die Option kein Backup durchführen, wenn Sie keine zusätzliche Datensicherung durchführen möchten. Sicherung auf eine CIFS/SMB (Windows) - Freigabe Speicher 137 Sichert das Archiv im Windows-Netzwerk auf der angegebenen Freigabe. Geben Sie unter Freigabe den Namen des Servers und der Freigabe im Format \\IP-Adresse Ihres Archiv-Speichers\Name der Freigabe an. Neben der IP-Adresse können Sie auch den DNS- oder den NetBIOS-Namen Ihres Archivspeichers angeben. Geben Sie noch Benutzernamen und Kennwort eines Benutzers mit Schreib-Zugriff auf die Freigabe an. Wenn keine Zugriffsbeschränkung für diese Freigabe besteht, können Sie die Felder Benutzername und Kennwort freilassen. Sicherung auf eine NFS (Unix) - Freigabe Das Archiv wird in einem Unix NFS-Netzwerk auf dem angegebenen Host im angegebenen Pfad gesichert. Rechnername: Geben Sie hier die IP-Adresse oder den DNS-Namen des Hosts an, auf dem gesichert wird. Pfad: Geben Sie hier den Pfad an, wo auf dem Remote-System die Archivdaten gesichert werden sollen. Die Pfadangabe bezieht sich auf das Root-Verzeichnis.

138 06 Sicherung auf eine SSH-Freigabe Das Archiv wird auf dem angegeben Host gesichert, der z.b. via Internet über das SSH-Protokoll erreichbar ist. Rechnername: Geben Sie hier die IP-Adresse oder den DNS-Namen des Hosts an, auf dem gesichert wird. Pfad: Geben Sie hier den Pfad an, wo auf dem Remote-System die Archivdaten gesichert werden sollen. Die Pfadangabe bezieht sich auf das Root-Verzeichnis. Port: Falls der SSH-Server des Hosts nicht den Standard-Port 22 verwendet, geben Sie hier den verwendeten Port an. Zum Anmelden geben Sie Benutzernamen und Kennwort an. Public- Key-Authentifizierung wird nicht unterstützt. Aktuellen Schlüssel einlesen: Klicken Sie den Button Aktuellen Schlüssel einlesen, um den Schlüsseltyp und den öffentlichen Schlüssel automatisch vom SSH-Server zu beziehen. Die Werte werden in den entsprechenden Feldern angezeigt. Sie können die Werte für Schlüsseltyp und Öffentlicher Schlüssel (Base64-kodiert) auch per Hand eintragen. Speicher 138 Bevor EMA Benutzername und Kennwort an den entfernten SSH- Server übermittelt wird aus Sicherheitsgründen der öffentliche Schlüssel des Servers überprüft, damit sich kein potentieller Angreifer als dieser Server ausgeben und das Kennwort abfangen kann. Deswegen sollten Sie den Fingerprint des Servers z.b. telefonisch gegenprüfen. Sie finden den Fingerprint unterhalb des Feldes Öffentlicher Schlüssel nach Klicken des Buttons Aktuellen Schlüssel einlesen. Sicherung auf eine NCP (Netware) - Freigabe Das Archiv wird in einem Netware-Netzwerk auf dem angegebenen Rechner im angegebenen Volume gesichert. Servername: Geben Sie hier den Namen des Netware-Servers an. IP-Adresse oder DNS-Name: Geben Sie zusätzlich die IP-Adresse oder den DNS-Namen des Netware-Servers an. Volume: Geben Sie hier den Namen der Freigabe an, auf denen Sie das EMA-Archiv sichern möchten. Geben Sie noch Benutzernamen und Kennwort eines Benutzers mit Zugriff auf das Volume an. Sorgen Sie dafür, dass der Benutzer nicht nur Verzeichnisse, sondern auch Dateien auflisten kann.

139 06 Sicherung auf eine Speichergruppe Falls Sie USB-, iscsi- oder Fibre Channel-Speicher nutzen, können Sie die Datensicherung auch auf die entsprechenden Speichergruppen durchführen. Wählen Sie dazu die Speichergruppe aus und speichern Sie Ihre Auswahl. Weitere Information zur Einbindung von USB-, iscsi- oder Fibre Channel-Speicher sowie zum Erstellen von Speichergruppen erhalten Sie im Kapitel è Speicher ab Seite 128. Nachdem Sie festgelegt haben, auf welche Netzwerkfreigabe die Datensicherung erfolgen soll, bestimmen Sie nun, ob die Datensicherung einem bestimmten Zeitplan folgen soll. Bei Auswahl der Option Zeitnahes Direkt-Backup werden die Daten des Archivs sofort auf die gewählte Freigabe gesichert. Speicher 139 Wählen Sie die Option Backup zu den eingestellten Zeitpunkten, wenn ein Backup zu den eingegebenen Zeitpunkten ausgeführt werden soll. Sie können für jeden Wochentag drei Uhrzeiten eingeben. Die Uhrzeit muss im 24-Stunden-Format eingegeben werden, Stunden- und Minutenangaben müssen durch einen Doppelpunkt getrennt werden. Nach Beendigung der Backup-Konfiguration klicken Sie den Button Änderungen speichern, um die vorgenommenen Einstellungen für das Backup zu bestätigen.

140 06 Manuelle Sicherung Systemkonfiguration sichern In der Systemkonfiguration werden alle Einstellungen Ihres EMA- Archivs gespeichert. Dies sind die Einstellungen zu Netzwerk, Storage, 4-Augen-Prinzip, Print to Archive-Drucker, iscsi-laufwerke, gespeicherte Administratorsuchen sowie alle Administratorkonten sowie deren Passwörter und Rechte. EMA erstellt 4 Stunden nach einer Konfigurationsänderung automatisch einen Snapshot Ihrer Systemkonfiguration und speichert die Daten in einer verschlüsselten Datei mit dem Namen config-jahr- Monat-Tag-Stunde-Minute.backup auf Ihrem Archivspeicher und dem Speicherort für die regelmäßige Sicherung, falls diese konfiguriert sind. Außerdem ist eine derartige Konfigurationssicherungsdatei Bestandteil des manuellen Backups. Sie können diese Konfigurationsdateien dazu benutzen ydas EMA-Archiv auf die Konfiguration eines bestimmten Zeitpunktes wieder zurückzusetzen y die Systemkonfiguration wiederherzustellen (z.b. nach einem Hardware-Defekt) y die Systemkonfiguration auf eine andere EMA-Appliance (z.b. ein Hot-Standby-Gerät) aufzuspielen Im Bereich Systemkonfiguration sichern können Sie die Systemkonfiguration manuell erstellen und an einem Ort Ihrer Wahl speichern. 1 Klicken Sie den Button Herunterladen und wählen Sie im darauf folgenden Dialog einen Speicherplatz für die zu sichernde Datei mit dem Namen config.backup. Wählen Sie für die Datei ein Verzeichnis, das sicher ist und das Sie jederzeit wieder finden, falls Sie die Konfiguration mit diesen Einstellungen wiederherstellen möchten. Speicher 140 Wie Sie eine Systemkonfiguration wiederherstellen, erfahren Sie im Abschnitt è Archiv wiederherstellen auf Seite 142. Beachten Sie, dass Sie Konfigurationssicherungen nicht zwischen zwei EMA-Geräten austauschen können, die nicht als Standby- oder Austauschgerät füreinander konfiguriert wurden. Jede Konfigurationssicherungsdatei ist mit dem Schlüssel des zugehörigen EMA-Geräts sicher verschlüsselt. Dabei gilt auch, dass Sie nur Konfigurationssicherungen der gleichen EMA-Version garantiert zurückspielen können. Enthält ein EMA-Update inkompatible Änderungen, können die vor dem Update erstellten Konfigurationssicherungen nicht wiederhergestellt werden. Speicherort 1 Wählen Sie einen Speicherort aus. 2 Klicken Sie den Button Manuelles Backup starten. Die Datensicherung kann je nach Datenmenge eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. 3 Kontrollieren Sie den Fortschritt der Datensicherung mit Hilfe der Fortschrittsbalken im Bereich Status der letzten Datensicherung. Benutzen Sie zur Kontrolle des Fortschritts der Datensicherung nicht den Button Aktualisieren Ihres Webbrowsers. Dadurch würden Sie den Vorgang lediglich neu starten.

141 06 EMA außer Betrieb nehmen Wenn Sie eine EMA-Appliance aufgrund eines Defekts oder aus anderen Gründen nicht mehr verwenden möchten, müssen Sie sie außer Betrieb nehmen, um sicherzustellen, dass alle Dokumente ordnungsgemäß auf den Archivspeicher repliziert werden. 1 Gehen Sie auf die Seite Speicher/Manuelle Sicherung in den Bereich EMA außer Betrieb nehmen. 2 Klicken Sie den Button EMA außer Betrieb nehmen. Im oberen Bereich der Benutzeroberfläche sehen Sie einen Warnhinweis. Diese EMA-Appliance archiviert von nun an keine s oder Dokumente mehr. Es erscheint ein gelber Warnhinweis im oberen Bereich der Benutzeroberfläche. Unter keinen Umständen darf dieses Gerät erneut mit dem Storage verbunden und ohne Zurücksetzen weiter betrieben werden, wenn ein Austausch- oder Standby-Gerät den Archivspeicher wiederhergestellt und den Betrieb aufgenommen hat! Aktivieren Sie unter keinen Umständen die Archivierung, falls Sie bereits ein Austauschgerät oder ein Hot-Standby-Gerät in Betrieb genommen haben. Wenden Sie sich an den ARTEC Support, wie mit (diesem) alten Gerät verfahren wird, in der Regel muss es zurückgesendet werden! Speicher 141 Um diese EMA-Appliance wieder für die Archivierung zu verwenden, klicken Sie in dem globalen Warnhinweis auf Aktivieren, oder gehen Sie auf die Seite Archiv/Archivierung reaktivieren und Klicken Sie im Bereich Archivierung wieder aktivieren den Button Aktivieren. Auf dieser Seite finden Sie auch die Information, ob EMA bereits alle Dokumente ordnungsgemäß repliziert, also auf den externen Speicher geschrieben hat.

142 06 Archiv wiederherstellen Falls Ihr EMA-Gerät einmal defekt ist, erhalten Sie ein Austauschgerät. Beachten Sie die nachfolgenden notwendigen Schritte sehr sorgfältig, um das Austauschgerät möglichst schnell einzurichten und in regulären Betrieb zu nehmen. 1 Schließen Sie zunächst alle Netzwerkkabel an das EMA-Gerät wie vor dem Defekt an. 2 Verbinden Sie das EMA-Gerät mit dem Stromnetz, falls es nicht automatisch startet, schalten Sie den Power Knopf auf der Frontseite ein. Beachten Sie dazu auch die Hinweise im Kapitel è Schnellstart ab Seite Schließen Sie ein Notebook oder einen stationären PC mit Hilfe eines Crossover-Netzwerkkabels (im Lieferumfang) an den Management Port der EMA-Appliance an. Der PC muss sich innerhalb des lokalen Netzwerks befinden und am Management LAN Port von EMA angeschlossen sein. Er sollte mit einem Webbrowser (JavaScript aktiviert) ausgestattet sein und seine Netzwerkadresse automatisch per DHCP beziehen. Welche Einstellungen Sie vornehmen müssen, damit Ihr PC seine Netzwerkadresse automatisch über DHCP bezieht, entnehmen Sie aus der Beschreibung zu Ihrem Betriebsystem. 4 Starten Sie auf dem angeschlossenen PC-System einen Webbrowser. Geben Sie in die Adressleiste ein, um die EMA-Benutzeroberfläche zu öffnen. Melden Sie sich mit dem Benutzernamen administrator und dem Kennwort admin am EMA- Archiv an. 5 Gehen Sie nun auf die Seite Speicher/Wiederherstellen in den Bereich Systemwiederherstellung. 6 Wählen Sie Konfigurationsdatei zum Wiederherstellen hochladen und laden Sie die zuvor gesicherte Konfigurationsdatei mit dem Namen config.backup, um die Systemeinstellungen wiederherzustellen. Geben Sie dazu den Pfad des Ordners an, der diese Datei enthält. Alternativ können Sie zu der Datei über den Button Browse/Durchsuchen navigieren. Speicher 142 Wenn der Pfad zur gesicherten Konfigurationsdatei korrekt eingetragen ist, lösen Sie die Wiederherstellung der Systemeinstellungen durch Klicken des Buttons Wiederherstellen aus. 7 Prüfen Sie nun die wiederhergestellten Systemeinstellungen auf der EMA-Benutzeroberfläche auf Richtigkeit und korrigieren Sie diese gegebenenfalls. Beachten Sie bei allen Aktionen, die Netzwerkspeicher benutzen, die individuelle Rechte-Situation des angemeldeten Benutzers. Falls Sie Schwierigkeiten beim Sichern oder Rücksichern aus Netzwerkressourcen haben, sprechen Sie Ihren Netzwerkadministrator auf benötigte Schreib- oder Leserechte an. Diese Funktion steht ausschließlich für Austauschgeräte zur Verfügung.

143 07 Print to Archive 143 EMA Archive Appliance Auf der Seite Grundeinstellung/Betriebsmodus können Sie das optionale Feature Print to Archive aktivieren. Klicken Sie dazu die Checkbox Print to Archive - Funktionen aktivieren. Print to Archive ist nicht im Standard-Lieferumfang enthalten. Für Bezugsinformationen wenden Sie sich an Ihren EMA-Vertriebspartner. Print to Archive ermöglicht es Ihnen, alle Dokumente zu archivieren, die über zuvor definierte Drucker ausgedruckt werden. Diese Dokumente werden ohne weiteren Benutzereingriff automatisch als PDF-Dateien archiviert und verfügen über die gleichen Komfort- und Sicherheitsmerkmale wie archivierte s. So werden diese Dateien Volltext-indiziert, verschlüsselt und mit einem authentischen digitalen Zeit- und Datumsstempel versehen. Mit Hilfe der Volltextsuche können Sie die Dokumente später mit wenigen Mausklicks auffinden und wiederherstellen. Einstellungen Wechseln auf die Seite Print to Archive/Einstellungen, um diese Funktion zu konfigurieren. Aktivieren Sie unter Print to Archive Druckprotokolle zunächst die benötigten Druckprotokolle. Klicken Sie die Checkbox LPD aktivieren, wenn Sie im Netzwerk über diese Schnittstelle drucken möchten. Klicken Sie die Checkbox Freigabe als HP Jetdirect/AppSocket- Drucker, wenn Sie im Netzwerk über diese Schnittstelle drucken möchten. Auf Wunsch können Sie nun eine Druckerfreigabe unter Windows aktivieren. Wählen Sie Keine Windowsfreigaben der Drucker, wenn Sie keine Windowsfreigaben erzeugen möchten. Wählen Sie Druckerfreigabe unter Windows aktivieren, wenn Sie einen Archivdrucker für Windows-Rechner freigeben möchten. Diese Funktion ist in Windows-Netzwerken sinnvoll. Geben Sie in den entsprechenden Feldern einen Netzwerknamen (darf im Netzwerk nur einmal vergeben sein), optional eine Beschreibung sowie den Namen der Arbeitsgruppe ein, in der EMA erscheinen soll. Aktivieren Sie die Checkbox Drucker auflisten, wenn die Druckerfreigabe sichtbar sein soll. DE Copyright ARTEC IT Solutions AG. Technologie und Lösungsanbieter für Datenmanagement, Speichersysteme, IT-Sicherheit und IT-Services. Alle Rechte vorbehalten. EMA Archive Appliance, ANA Automated Network Administrator, Print to Archive, Scan to Archive sind eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG. Markenzeichen von Produkten anderer Hersteller sind das Eigentum des jeweiligen Inhabers. Verwendung nur innerhalb der EU. Kopie, Reproduktion oder Duplikation dieses Handbuchs als Ganzes oder in Teilen ist ohne schriftliche Erlaubnis der ARTEC IT Solutions AG nicht gestattet. Irrtümer und Änderungen, auch ohne vorherige Bekanntgabe, vorbehalten.

144 07 Druckerverwaltung Auf der Seite Print to Archive/Druckerverwaltung können Sie Archiv-Drucker hinzufügen. Dokumente über diese Archiv-Drucker können in EMA archiviert werden. Eigenschaften Tragen Sie in die entsprechenden Felder im Bereich Eigenschaften von neuem Drucker alle Daten des Druckers ein, den Sie als Archiv- Drucker hinzufügen möchten: Name: Vergeben Sie einen Namen für den Drucker. Dieser Name sollte eindeutig sein, also im Netzwerk nur einmal vergeben werden. Beschreibung (optional): Hier kann eine weitere Beschreibung für den Drucker vergeben werden. Ort (optional): Tragen Sie in diesem Feld den Standort des Druckers ein, z.b. Vertriebsbüro oder Empfang o.ä. Anschlusstyp: Wählen Sie aus der Liste den richtigen Anschlusstyp für den Drucker aus. Wenn der Drucker im Netzwerk angeschlossen wird, ist dies üblicherweise die Auswahl AppSocket/HP JetDirect. Print to Archive 144 Die Auswahl HTTP, IPP oder LPD wird üblicherweise für Drucker verwendet, die an einen Unix-Rechner oder -Server angeschlossen sind. Hier die Erklärung zu den verschiedenen Anschlusstypen: AppSocket/HP JetDirect: Hier kann die IP-Adresse, der DNS-Name oder der Windows-Freigabename des Rechners oder Druckers eingegeben werden. Internet Printing Protocol (http) oder Internet Printing Protocol (IPP): Hier kann die IP-Adresse oder der DNS-Name des Rechners oder Druckers eingegeben werden. Optional kann ein Port und ein Verzeichnis angegeben werden, z.b :631/printers. Generell ist dies jedoch nicht notwendig. Bei Bedarf ist ein Druckername anzugeben, falls unter der angegebenen Adresse mehrere Drucker angesprochen werden können oder das eingesetzte System dies verlangt. LPD/LPR Host or Printer: Hier kann die IP-Adresse, der DNS-Name oder der Windows-Freigabename des Rechners oder Druckers eingegeben werden. Optional kann ein Port und ein Verzeichnis angegeben werden. Generell ist dies jedoch nicht notwendig. Unter Warteschlange ist der Name der Warteschlange für diesen Drucker anzugeben. DE Copyright ARTEC IT Solutions AG. Technologie und Lösungsanbieter für Datenmanagement, Speichersysteme, IT-Sicherheit und IT-Services. Alle Rechte vorbehalten. EMA Archive Appliance, ANA Automated Network Administrator, Print to Archive, Scan to Archive sind eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG. Markenzeichen von Produkten anderer Hersteller sind das Eigentum des jeweiligen Inhabers. Verwendung nur innerhalb der EU. Kopie, Reproduktion oder Duplikation dieses Handbuchs als Ganzes oder in Teilen ist ohne schriftliche Erlaubnis der ARTEC IT Solutions AG nicht gestattet. Irrtümer und Änderungen, auch ohne vorherige Bekanntgabe, vorbehalten.

145 07 Wählen Sie Windows-Drucker via Windows-Freigabe, wenn ein Drucker hinzugefügt werden soll, der an einen Windows-Rechner angeschlossen ist und über die Windows-Drucker-Freigabe verfügbar ist. Diese Auswahl kann die Eingabe eines Benutzernamens und eines Kennworts erfordern. Bei Druckername ist der Name einzutragen, unter dem der Drucker mit dem angegebenen Anschluss zu erreichen ist. Wählen Sie Ohne Druck, wenn der hinzugefügte Drucker ausschließlich archivieren soll, ohne dabei Papierausdrucke zu erzeugen. Wählen Sie Nur Archivierung, wenn der hinzugefügte Drucker ausschließlich archivieren soll. Es ist ein Postscript-Drucker fest vorgegeben. Wählen Sie PDF-Drucker, wenn der hinzugefügte Drucker ausschließlich PDF-Dokumente, also keine Papierausdrucke erzeugen soll. Die über einen PDF-Drucker gedruckten Dokumente landen unabhängig von der Archivierungseinstellung in einem speziellen Verzeichnis im EMA-Archiv. Dieses Verzeichnis ist über die Windows-Freigabe erreichbar, wenn diese aktiviert wurde. Der Name der Freigabe orientiert sich am Druckernamen, die Freigabebeschreibung ist optional. Print to Archive 145 Der Dateiname dieser PDF-Dokumente setzt sich aus dem Datum und der Uhrzeit sowie dem Dokumententitel (sofern vorhanden) und dem Login-Namen des Benutzers, der den Druckauftrag gestartet hat, zusammen. Die dort abgelegten PDF-Dokumente werden nach 24 Stunden automatisch gelöscht. Mit den Einstellungen Hersteller und Modell können Sie Ihren Drucker genau festlegen. Wenn Sie Ihren Drucker nicht in der Liste finden, probieren Sie ein ähnliches Modell. In vielen Fällen sind die Einstellungen meist kompatibel untereinander. Des Weiteren können Sie auch einen generischen Drucker auswählen. Wählen Sie dafür den Hersteller Generic. Dort finden Sie mehrere Modelle, unter anderem einen generischen Postscript-Drucker, einen Text-Drucker und einen HPGL-Drucker. Der Text-Drucker akzeptiert ausschließlich Text-Dokumente und kann diese auch im Originalformat abspeichern. Der HPGL-Drucker akzeptiert ausschließlich HPGL-Dokumente und kann diese ebenfalls im Originalformat speichern. Aktivieren Sie die Checkbox Alle über diesen Drucker gedruckten Dokumente in EMA archivieren, wenn der eingerichtete Drucker zur Archivierung von Dokumenten verwendet werden soll. DE Copyright ARTEC IT Solutions AG. Technologie und Lösungsanbieter für Datenmanagement, Speichersysteme, IT-Sicherheit und IT-Services. Alle Rechte vorbehalten. EMA Archive Appliance, ANA Automated Network Administrator, Print to Archive, Scan to Archive sind eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG. Markenzeichen von Produkten anderer Hersteller sind das Eigentum des jeweiligen Inhabers. Verwendung nur innerhalb der EU. Kopie, Reproduktion oder Duplikation dieses Handbuchs als Ganzes oder in Teilen ist ohne schriftliche Erlaubnis der ARTEC IT Solutions AG nicht gestattet. Irrtümer und Änderungen, auch ohne vorherige Bekanntgabe, vorbehalten.

146 07 Archivdokument anstelle des Originaldokuments drucken: Wenn Sie diese Funktion aktivieren, wird bei jedem der über einen Archivdrucker gedruckten Dokument zunächst die Umwandlung und Archivierung vorgenommen. Danach wird das archivierte Dokument gedruckt. Diese Option verlangsamt den Papierausdruck etwas und kann das Erscheinungsbild des Ausdrucks im Rahmen der Umwandlung in ein PDF-Dokument geringfügig verändern. PDF-Dokument linearisieren: Diese Funktion optimiert Dokumente in Bezug auf den Ladevorgang. Mit dieser Funktion erzeugte PDF-Dokumente werden seitenweise übertragen, sodass erste Seiten eines Dokuments bereits betrachtet werden können, während der Rest noch geladen wird. Dies ist insbesondere für große Dokumente sinnvoll. Codepage: Hier bestimmen Sie die Codepage, die Text-Dokumente bei Ihnen besitzen. Auch für Drucker archivieren sorgt für eine Zuordnung des Dokuments zu einem Drucker. Somit können Sie mit der EMA-Archivsuche alle gedruckten Dokumente eines bestimmten Druckers auffinden. Klicken Sie den Button Diesen Drucker hinzufügen, um die Einstellung des Druckers als Archivdrucker abzuschließen. Der Drucker wird nun im linken Bereich angezeigt. Print to Archive 146 Durch Klicken des Buttons Neuen Drucker hinzufügen können Sie weitere Archiv-Drucker hinzufügen. Durch Klicken des Buttons Eigenschaften werden im rechten Bereich die Eigenschaften des Druckers angezeigt dort können Sie die Einstellungen bearbeiten, wie im Abschnitt è Eigenschaften ab Seite 144 beschrieben. Im unteren Bereich der Eigenschaften eines vorhandenen Druckers gibt es noch folgende Buttons: Änderungen speichern: Klicken Sie diesen Button, wenn Sie Eigenschaften des Druckers verändert haben und diese übernehmen möchten. Drucker entfernen: Klicken Sie diesen Button, wenn Sie den ausgewählte Drucker wieder entfernen möchten. Testseite Drucken: Klicken Sie diesen Button, wenn Sie eine Print to Archive Testseite ausdrucken möchten. Die Testseite prüft die Verbindung zwischen EMA und dem Drucker. Wenn die Testseite nicht ausgedruckt wird, überprüfen Sie die Einstellungen des in EMA konfigurierten Druckers im Bereich Eigenschaften. Falls die Testseite aus EMA korrekt ausgedruckt wird, Sie vom Client-Rechner aus aber nicht drucken können (Archiv und/oder Drucker), liegt das Problem zwischen Client-Rechner und EMA. DE Copyright ARTEC IT Solutions AG. Technologie und Lösungsanbieter für Datenmanagement, Speichersysteme, IT-Sicherheit und IT-Services. Alle Rechte vorbehalten. EMA Archive Appliance, ANA Automated Network Administrator, Print to Archive, Scan to Archive sind eingetragene Warenzeichen der ARTEC IT Solutions AG. Markenzeichen von Produkten anderer Hersteller sind das Eigentum des jeweiligen Inhabers. Verwendung nur innerhalb der EU. Kopie, Reproduktion oder Duplikation dieses Handbuchs als Ganzes oder in Teilen ist ohne schriftliche Erlaubnis der ARTEC IT Solutions AG nicht gestattet. Irrtümer und Änderungen, auch ohne vorherige Bekanntgabe, vorbehalten.

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