Anleitung zum Gebrauch des Online-Mietvertrages

Transkript

1 Anleitung zum Gebrauch des Online-Mietvertrages Unmittelbar nach Kauf stehen Ihnen Ihre Online-Mietverträge unter MEIN BEREICH zur Verfügung. Sie müssen sich nur mit den von Ihnen gewählten Benutzernamen (= ) und Passwort auf unserer Internetseite einloggen. Klicken Sie hierzu auf den Reiter ANMELDEN (siehe Abb. 1, Punkt 1), geben Sie Ihren Benutzernamen (= ) und Ihr Passwort ein und klicken Sie auf den Button anmelden (s. Abb. 1, Punkt 2): 1 2 Abbildung 1 Nach erfolgreicher Anmeldung befinden Sie sich unter MEIN BEREICH und es werden Ihr Name und Ihr Status (Mitglied bzw. Nichtmitglied) angezeigt: 3 Abbildung 2 1

2 Wenn Sie auf den Schriftzug Onlineverträge klicken (s. Abb. 2, Punkt 3), steht Ihnen folgende Übersicht zur Verfügung: Abbildung 3 In der linken Navigationsleiste finden Sie verschiedene selbsterklärende Funktionen. Um einen Mietvertrag neu zu erstellen, klicken Sie links in der Navigationsleiste auf Noch freie Verträge (Abb. 4, Punkt 4). Rechts werden die Anzahl und die Art der gekauften Verträge angezeigt (Wohnraum, Gewerbe und/oder Garage). Mit Klick auf neu erstellen (Abb. 4, Punkt 5) kann ein neuer Vertrag erstellt werden: 5 4 Abbildung 4 2

3 Nach Klick auf neu erstellen öffnet sich die eigentliche Bearbeitungs-Maske des Mietvertrages: 6 Abbildung 5 Alle im Mietvertrag vorgegebenen Felder können nun ausgefüllt werden. Felder, die zum Abschluss eines Vertrages zwingend ausgefüllt sein müssen, die sogenannten Pflichtfelder, sind mit einem kleinen Stern (*) markiert bzw. werden rot umrandet, wenn Sie das entsprechende Feld nicht ausfüllen (siehe Abb. 6). Jedes auszufüllende Feld ist beim Mietvertrag für Wohnraum mit einer Erläuterung hinterlegt, die rechts neben den Eingabefeldern erscheint, sobald die entsprechende Zeile angeklickt wird. Weitere Hinweise zum Mietvertrag können über die Funktion Hinweise Mietvertrag angesehen werden. Diese Funktion finden Sie rechts unter den Erläuterungen zu den einzelnen Eingabefeldern (siehe Abb. 5, Punkt 6). oder auf die Karteikar- Um alle Eingaben vornehmen zu können, klicken Sie auf tenreiter Schritt 1-8 (bei Garagen- und Stellplatzverträgen Schritt 1-5 ). Abbildung 6 3

4 So können alle Eingaben unter den verschiedenen Schritten vorgenommen werden. Sollten Pflichteingaben fehlen, so wird der entsprechende Schritt mit einem roten Kreuz markiert. Dies erleichtert später das Auffinden der noch auszufüllenden Pflichteingaben: Abbildung 7 Zu jeder Zeit können Sie sich den gesamten Vertragstext mit den von Ihnen bereits getätigten Eingaben durch einen Klick auf die Funktion Vorschau (oben rechts in der Bearbeitungsmaske) im Entwurf-Modus anzeigen lassen. In einem neuen Tab öffnet sich ein (schreibgeschütztes) PDF- Dokument: Abbildung 8 4

5 Sie können Ihre Eingaben in der Bearbeitungsmaske jederzeit unterbrechen, indem Sie oben rechts auf ENTWURF SPEICHERN klicken (siehe Abb. 9, Punkt 7): 7 Abbildung 9 Es werden alle bereits getätigten Eingaben gespeichert. Der Vertragsentwurf wird im Ordner Entwürfe abgespeichert. Der Entwurf kann jederzeit geöffnet und weiter bearbeitet werden. Bei Klick auf SCHLIEßEN (rechts neben ENTWURF SPEICHERN ) verwerfen Sie alle vorgenommenen Eingaben, d.h. Ihre Eingaben werden nicht gespeichert. Sind in der Bearbeitungsmaske alle (Pflicht-)Felder ausgefüllt, können Sie den Vertrag endgültig abschließen, indem Sie auf Vertrag erstellen klicken. Diese Funktion wird in der rechten Info-Leiste eingeblendet, sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt sind (siehe Abb. 10, Punkt 8). 8 Abbildung 10 Mit der endgültigen Vertragserstellung (nach Klick auf Vertrag erstellen ) wird der Schriftzug ENTWURF aus Ihrem Vertrag herausgenommen, eine spätere Bearbeitung des Vertrages ist dann nicht mehr möglich. Sie finden Ihre endgültig erstellten Verträge im Ordner Ohne Zuordnung wieder (siehe Abb. 4, unten links). Selbstverständlich können Sie diese Verträge in andere, von Ihnen erstellte und benannte Ordner verschieben. Neue Ordner können Sie über die Funktion Neuer Ordner erstellen. 5

6 Erläuterung der Symbole und Funktionen: Hier können Sie nach Entwürfen oder endgültig erstellten Verträgen suchen. Hiermit legen Sie neue Ordner an, in denen Sie fertig erstellte Verträge (keine Entwürfe) abspeichern können. Hier finden Sie Ihre gekauften, noch freien Verträge und können in die Bearbeitungsmaske wechseln, um einen Vertrag neu zu erstellen neu erstellen Sie können einen neuen Vertrag erstellen. (Es öffnet sich die Bearbeitungsmaske). Hier finden Sie alle als Entwurf gespeicherten Verträge, sortiert nach Vertragsart und dem Datum der letzten Änderung. Entwurf löschen Sie können Ihren Entwurf bearbeiten. (Es öffnet sich die Bearbeitungsmaske). Hier löschen Sie Ihren erstellten Entwurf. Alle Eingaben werden verworfen. Hier finden Sie alle abgeschlossenen Verträge wieder, sofern Sie sie nicht in eigens angelegte Ordner verschoben haben. Die Verträge werden nach Vertragsart getrennt abgelegt und nach Abschluss- Datum sortiert. Angezeigt wird die Vertragsbezeichnung. (Hinweis: Von der alten Webseite übernommene Verträge finden Sie unter Übernommene Verträge, sortiert nach Abschluss-Datum). Unter Ihren endgültig erstellten Verträgen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung: umbenennen Hier kann ein Vertrag nachträglich umbenannt werden. Das Feld Vertragsbezeichnung wird geändert. Hier kann ein Vertrag in einen anderen Ordner verschoben werden, der zuvor unter Neuer Ordner erstellt worden ist. Daten laden Vertrag öffnen Vertrag löschen Ordner bearbeiten Durch Aktivierung der Funktion Daten laden öffnet sich die Bearbeitungsmaske mit den Daten des gewählten Vertrages, sofern noch ein freier Vertrag (derselben Art) zur Verfügung steht. So brauchen nicht alle Eingaben wieder komplett neu eingegeben werden, es müssen nur die neuen Daten überschrieben werden. Öffnet Ihren erstellten Vertrag als PDF-Dokument. Er kann nun ausgedruckt oder lokal auf Ihrem Rechner abgespeichert werden, um ggf. als -Anhang versendet zu werden. Achtung! Der Vertrag wird unwiderruflich gelöscht. Hier können Sie Ihre selbst angelegten Ordner umbenennen und mit Zugriffsrechten versehen. 6

7 FAQs: 1. Wie komme ich an einen Online-Mietvertrag? a. Vertrag kaufen: 1. Registrierung (falls Sie schon Zugangsdaten haben, geht es mit Punkt 2 weiter): Klicken Sie unter oben rechts auf den Reiter ANMELDEN. Klicken Sie auf den Button registrieren und füllen die Felder für die Registrierung aus. Klicken Sie auf jetzt registrieren. Bestätigen Sie in Ihrem -Account unsere eingegangene , indem Sie auf den Link klicken. 2. Anmelden: Melden Sie sich auf unserer Homepage mit den von Ihnen bei der Registrierung gewählten Benutzernamen und Passwort an. Klicken Sie auf anmelden. 3. Kauf: Klicken Sie auf den Reiter SHOP und anschließend in der Zeile darunter auf Mietverträge. Wählen Sie beim gewünschten Online-Mietvertrag die Menge aus und klicken Sie auf In den Warenkorb. Oben rechts befindet sich Ihr Warenkorb. Klicken Sie auf den Button zur Kasse und folgen Sie den dortigen Anweisungen. b. Vertrag erstellen: Nach dem Kauf finden Sie unter dem Reiter MEIN BEREICH im Untermenü Onlineverträge Ihre gekauften Verträge. Klicken Sie in der linken Leiste auf Noch freie Verträge und wählen Sie neu erstellen. 2. Warum kann ich meine Entwürfe nicht mehr öffnen? Entwürfe können nur geöffnet werden, wenn noch freie Verträge (derselben Art) verfügbar sind. Schauen Sie unter Noch freie Verträge nach, ob Sie noch freie Verträge haben und kaufen Sie ggf. neue Verträge. 3. Wie schließe ich einen Vertrag endgültig ab, damit der Schriftzug Entwurf entfernt wird? Wenn Sie alle Pflichtangaben eingegeben haben und sicher sind, dass alle Eingaben stimmen, klicken Sie in der Bearbeitungsmaske in der rechten Info-Leiste in dem blau hinterlegten Feld Endgültig abschließen auf Vertrag erstellen. Eine spätere Bearbeitung der Eingaben ist nicht mehr möglich. 4. Warum kann ich meinen Vertrag nicht endgültig erstellen? Nur wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, kann ein Mietvertrag endgültig erstellt werden. In der Bearbeitungsmaske sind dann alle Schritte mit einem grünen Häkchen versehen. Sollte ein rotes Kreuz zu sehen sein, müssen hier noch Pflichtfelder ausgefüllt werden. 5. Wie speichere ich meinen Entwurf zwischendurch ab? Sie können Ihre Eingaben in der Bearbeitungsmaske jederzeit unterbrechen, indem Sie oben rechts auf ENTWURF SPEICHERN klicken. Der Vertrag wird als Entwurf unter Entwürfe gespeichert. 6. Ich habe mein Passwort vergessen. Bitte nicht erneut registrieren. Klicken Sie unter ANMELDEN auf Passwort vergessen? und folgen Sie den Anweisungen. Bei Fragen rufen Sie uns gerne unter 040/ an. 7

8 Benutzer- und Vertragsverwaltung: Benutzerrechte: Unter der Funktion Benutzerrechte (siehe Abb. a, Punkt 10) in der linken Navigationsleiste steht jedem Nutzer unserer Online-Verträge eine Benutzerverwaltung zur Verfügung. Hier können unter dem Zugang eines Users (d.h. unter einer Registrierung) mehrere Unterbenutzer angelegt werden. Somit kann jeder Sachbearbeiter seinen eigenen Zugang zum System mit einem eigenem Passwort erhalten. Für die verschiedenen Benutzer können unterschiedliche Berechtigungen vergeben werden. So kann etwa festgelegt werden, wer neue Verträge im Onlineshop einkaufen darf oder wer lediglich berechtigt sein soll, neue Verträge zu schreiben, nicht aber bestehende zu löschen. Bestehende Benutzer können jederzeit bearbeitet oder wieder gelöscht (x) werden (Abb. a, Punkt 11) Abbildung a Vertragsverwaltung: Auf der Nutzerebene können für die Ablage erstellter Verträge unterschiedliche Ordner angelegt werden. Der Nutzer selbst bestimmt die Namen der Ordner. Es ist also möglich, für einzelne Sachbearbeiter, für bestimmte Auftraggeber oder für einzelne Grundstücke jeweils eigene Ordner anzulegen. In diesen Ordnern werden dann die dort abgelegten Verträge gespeichert. Da die Dateinamen für die Verträge ebenfalls frei vergeben werden können (hier bieten sich Objektbezeichnung und Mieternummer an), hat der Sachbearbeiter jederzeit den Überblick über die von ihm für das jeweilige Objekt gespeicherten Verträge. Außerdem kann für jeden Ordner festgelegt werden, ob dieser allgemein zugänglich sein oder ob nur der zuständige Sachbearbeiter Zugriff auf die Dateien haben soll. Der Administrator hat jedoch immer Zugang. 8

9 12 Abbildung b Über die Funktion Neuer Ordner (Abb. b, Punkt 12) angelegte Ordner werden in der linken Navigationsleiste unter den Ordner Ohne Zuordnung alphabetisch sortiert aufgelistet. Um erstellte Verträge einzelnen Ordnern zuzuordnen, im endgültig erstellten Vertrag die Funktion Ordner wählen anklicken (Abb. c, Punkt 13). In einem Drop-Down-Menü werden alle angelegten Ordner angezeigt. Nun einfach den Ordner anklicken, in den der Vertrag verschoben werden soll. Schon finden Sie Ihren erstellten Vertrag in Ihrem neuen Ordner wieder. 13 Abbildung c 9

10 Schnellanleitung Online Mietverträge: 1. Anmelden. 2. Unter MEIN BEREICH auf Onlineverträge klicken. 3. Auf Noch freie Verträge klicken. 4. Neu erstellen anwählen. 5. In der Bearbeitungsmaske alle Daten eingeben. 6. Sind alle Pflichtfelder ausgefüllt, in der rechten Info-Leiste unter Endgültig abschließen auf Vertrag erstellen klicken. Eine spätere Bearbeitung des Vertrages ist nicht mehr möglich. (Wahlweise können Sie oben rechts auf Entwurf speichern klicken, der Vertrag wird im Ordner Entwürfe abgespeichert und kann noch geändert werden.) 7. Der fertig erstellte Vertrag wird im Ordner Ohne Zuordnung unter der entsprechenden Vertragsart (Wohnraum, Gewerbe oder Garage) abgespeichert. Er ist zunächst gelb unterlegt und Sie können ihn öffnen und drucken, indem Sie auf Vertrag öffnen klicken. 10