WhitePaper BCS Connector für SharePoint 2010

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1 WhitePaper BCS Connector für SharePoint 2010 Dezember 2011 Khoder Elzein Senior Product Manager Mail: Fon: Theobald Software GmbH Kernerstraße 50 D Stuttgart Fon: Fax: Mail: info@theobald-software.com Web:

2 Theobald Software GmbH Inhalt 1 Einführung und Installation BCS Connector Business Connectivity Services Systemvoraussetzungen Installation BCS Connector SharePoint-Verbindung SAP-Verbindung BCS-Modell SAP-Tabelle...8 Externen Inhaltstyp anlegen Berechtigung setzen Externe Liste anlegen Externe Liste in SharePoint Funktionsbaustein Externen Inhaltstyp anlegen Berechtigung setzen Externe Liste anlegen Externe Liste in SharePoint Erweiterung mit Visual Studio Sonstiges Lizenzmodell und Kosten Wartung Evaluierung und Presales

3 BCS Connector Whitepaper 1 Einführung und Installation 1.1 BCS Connector Der BCS Connector wurde als Teil der ERPConnect Services Suite für SharePoint 2010 entwickelt, um SAP-Daten per Drag & Drop in SharePoint zu laden. Die SAP-Daten werden über die Business Connectivity Services von Sharepoint 2010 als externe Inhaltstypen zur Verfügung gestellt und können z.b. in (externen) SharePoint-Listen verwendet werden. Der BCS Connector benötigt keine Programmierarbeit und ist daher ideal für Power-User und Architekten. 1.2 Business Connectivity Services Microsoft SharePoint Server 2010 enthält Microsoft Business Connectivity Services (BCS), eine Reihe von Diensten und Features, mit denen SharePoint-Lösungen mit Quellen für externe Daten verbunden und externe Inhaltstypen, basierend auf diesen externen Daten, definiert werden können. Microsoft Business Connectivity Services (BCS) emöglichen das Lesen und Schreiben von Daten aus externen Systemen wie SAP in Microsoft SharePoint und Office Anwendungen. Ein zentrales Konzept von Microsoft Business Connectivity Services ist der externe Inhaltstyp. Externe Inhaltstypen werden für alle Funktionen und Services von BCS verwendet und sind wiederverwendbare Metadatenbeschreibungen von Verbindungsinformationen und Datendefinitionen sowie die Verhaltensweisen, die Sie auf die externen Daten anwenden möchten, wie das Lesen und Schreiben. Mit Hilfe externer Inhaltstypen 3

4 Theobald Software GmbH können Sie die Metadaten und Verhaltensweisen einer Geschäftseinheit (z.b. Kunde, Angebot, Bestellung, Rechnung, Mitarbeiter, Urlaubsantrag) zentral verwenden, und die Benutzer können mit diesen externen Daten und Prozessen sinnvoller interagieren. Sie können einmalig z.b. die Geschäftsentität Kunde als einen externen Inhaltstyp erstellen und diesen dann überall wiederverwenden, z.b. als SharePoint-Liste, offline in Microsoft Outlook oder in Microsoft Word. Die Vorteile der externen Inhaltstypen in der Übersicht: - Wiederverwendbarkeit - Vermeidung der Komplexität des externen Systems, SAP in unserem Fall - Integrierte Office- und SharePoint-Verhaltensweisen - Sicherer Zugriff - Vereinfachte Wartung - Möglichkeit der Suche nach externen Daten - Offlinearbeit in Outlook 2010 Wo können externe Daten angezeigt werden? Auf dem Server können Sie bei Verwendung externer Inhaltstypen als Datenquelle externe Daten in den folgenden Komponenten anzeigen, ohne Code zu schreiben. - Externe Liste: Mit externen Listen können eine SharePoint-Liste mit externen Daten erstellen, welche wie jede andere SharePoint-Liste aussieht und sich verhält. Sie können die externe Liste auch in Outlook 2010 und SharePoint Workspace 2010 offline verwenden. Darüber hinaus werden Online- und Offline-Szenarien in Office- Anwendungen unterstützt. Mit externen Listen ist es möglich, zurück in das externe System (SAP) zu schreiben, soweit das entsprechend vom externen Inhaltstyp modelliert ist. Das bedeutet, dass Benutzer SAP-Daten direkt aus SharePoint 2010 heraus bearbeiten können. Änderungen werden automatisch mit dem SAP-System synchronisiert. Daten einer externen Liste werden nicht in der SharePoint- Inhaltsdatenbank gespeichert. Sie werden nur im SAP-System gespeichert und werden zur Laufzeit in die SharePoint-Liste übertragen. - Externe Datenspalten: Der Listenspaltentyp Geschäftsdaten wird als Spalte für externe Daten bezeichnet und ermöglicht das Hinzufügen von Daten aus externen Inhaltstypen zu standardmäßigen SharePoint-Listen. - Geschäftsdatenwebparts: Die BCS stellen verschiedene Webparts für externe Inhaltstpyen mit den folgenden Vorteilen bereit: o o o Keine Codierung erforderlich und Wiederverwendbarkeit Verbindbarkeit für das Erstellen von Master-Detail-Verbindungen Anpassung - Auswahltool für externe Inhaltstypen - Auswahltool für externe Elemente - Profilseiten - Präsentationsfeatures in Office

5 BCS Connector Whitepaper In den Secure Store Services werden Anmeldeinformationen für externe Systeme wie SAP sicher gespeichert und Einzel- oder Gruppenidentitäten zugeordnet. Zusammen mit dem BCS-Dienst bieten die Secure Store Services eine Möglichkeit zur Authentifizierung von Benutzern und Gruppen beim SAP-System. Weitere Information zu den Microsoft Businiess Connectivity Services (BCS) können Sie auf folgenden Seite finden: Systemvoraussetzungen Der BCS Connector wurde in C# entwickelt und benötigt folgende Laufzeitkomponenten: - SharePoint Server NET-Framework 4.0 (für den Designer) - Librfc32.dll Die Laufzeitkomponente Librfc32.dll wird mit dem SAP GUI ausgeliefert oder kann separat im RFCSDK unter heruntergeladen werden. Der BCS Connector für SharePoint 2010 integriert sich nahtlos in SharePoint SAPseitig ist mindestens ein Release-Stand von 4.0B bzw. 3.0 bei SAP BW nötig. Alle Komponenten unterstützen echte 64-Bit Prozesse. Auf SAP-Seite werden sowohl Unicode als auch Non-Unicode Systeme in allen Ausprägungen unterstützt. 1.4 Installation Die Installation erfolgt über die ausgelieferte oder unter downloadbare Installationsroutine. Alle mitgebrachten Dateien werden im Programmverzeichnis unter C:\Program Files\ERPConnect Services abgelegt. Der BCS Connector Designer ist im Startmenü unter Programme ERPConnect Services zu finden. 5

6 Theobald Software GmbH BCS Connector Sie verwenden den BCS Connector Designer, um Ihr auf SAP-Daten basierendes BCS- Modell zu erstellen und auf SharePoint 2010 zu deployen. Starten Sie den BCS Connector Designer vom Startmenü unter ERPConnect Servcies BCS Connector Designer. 2.1 SharePoint-Verbindung Um eine Verbindung zu Ihrem SharePoint-System herzustellen, klicken Sie auf Edit SharePoint. Geben Sie die folgenden Daten ein: Site URL: die SharePoint-URL. Domain: die SharePoint-Domäne (falls vorhanden). Username: der SharePoint-Benutzername. Password: Passwort des SharePoint-Benutzers. Klicken Sie auf Test Connection, um die Verbindung zu testen. Klicken Sie anschließend zweimal auf OK. 6

7 BCS Connector Whitepaper 2.2 SAP-Verbindung Im zweiten Schritt legen Sie die SAP-Verbindung fest. Klicken Sie auf den Knopf SAP Connection und füllen Sie die Daten: Client: Der SAP-Mandant ist eine dreistellige Zahl zwischen 000 und 999. Language: Die Sprache des SAP-Systems (e.g. EN or DE). Username: SAP-Benutzername. Password: SAP-Passwort. Secure Store ID: Optional, falls die SAP-Anmeldedaten zur Laufzeit aus dem Secure Store gelesen werden sollen. Host: Hostname oder IP-Adresse des SAP-Systems. System: SAP-Systemnummer ist eine zweistellige Zahl zwischen 00 and 99. Message Server: SAP-Message Server. Falls das SAP-System über einen Load-Balancing Server erreichbar ist. Group / SID: Die SID besteht in der Regel aus drei Buchstaben. Falls Sie direkt auf einen SAP-Server zugreifen, füllen Sie die Felder Host und System. Im Falle eines Load-Balancing-Zugriffs füllen Sie die Felder Message Server and Group / SID. Klicken Sie auf Test Connection, um die Verbindung zu testen. Klicken Sie anschließend zweimal auf OK. 7

8 Theobald Software GmbH Falls Sie die Secure Store Services für die SAP-Authentifizierung verwenden, können Sie die entsprechende ID angeben. Dies wird allerdings nur zur Laufzeit für den Austausch der Echtdaten mit dem SAP-System verwendet. 2.3 BCS-Modell Nun legen wir ein BCS-Modell an. Ein BCS-Modell kann mehrere Entitäten enthalten. Eine Entität kann - auf eine SAP-Tabelle bzw. View oder - einen Funktionsbaustein bzw. BAPI basieren. Jede Entität wird als ein externer Inhaltstyp in SharePoint 2010 angelegt SAP-Tabelle Wir legen eine Entität basierend auf einer SAP-Tabelle an, welche als externer Inhaltstyp in SharePoint abgelegt wird. Basierend darauf werden wir anschließend eine externe Liste in SharePoint veröffentlichen. Klicken Sie nun auf New, wählen Sie die Option Table, um eine SAP-Tabelle (bzw. View) zu extrahieren und klicken Sie auf Next. 8

9 BCS Connector Whitepaper Geben Sie ins Feld Type den Tabellen-Namen ein. Sie können * als Platzhalter verwenden: Wählen Sie die Tabelle aus der Liste und klicken Sie auf Finish. Nun sehen Sie die Definition der Entität. Optional können Sie die Eigenschaften der Entität im oberen Bereich überschreiben: - Entity: Der Name der Entität. - Namespace: Der Namensraum der Entität. - Version: Die Version der Entität. - Est. Instances: Steht für Estimated Instances und wird innerhalb der BCS verwendet, um abzuschätzen, wie viele Datensätze in etwa zurückgeliefert werden. - Custom Function: Falls der Aufruf der SAP-Tabelle über einen Custom Function erfolgen soll. Im Bereich Entity Properties sehen Sie die Liste der Felder mit den folgenden Spalten: Checkbox-Spalte: Felder für die Ausgabe selektieren. ID: Definiert die Schlüsselfelder. Field: Zeigt den SAP-Feldnamen. Type: Zeigt den Datentyp an Property: Legt den Spaltennamen in der SharePoint-Liste fest. 9

10 Theobald Software GmbH Im Bereich Entity Operations sehen Sie die Liste der definierten Operationen. Standardmäßig werden folgende Methoden definiert: Read Table: Methode vom Typ Finder, welche eine Liste von Datensätzen zurückgibt. Die Anzahl der Datensätze ist standardmäßig durch einen Filer auf 1000 begrenzt. Read Table Record: Methode vom Typ Specific Finder, welche einen einzelnen Datensatz zurückgibt. Sie können jeweils die Entitätsmethode wählen und auf Edit klicken, um sie zu bearbeiten. Dann können Sie den Methodennamen ändern und im Falle der Read Table-Methode einen Filter ändern oder einen Neuen setzen. Sie können ebenfalls weitere Oprationen definieren: - Creator, um einen neuen Datensatz hinzufügen. - Updater, um einen Datensatz zu ändern. - Deleter, um einen durch seine ID definierten Datensatz zu löschen. Die definierten Operationen erlauben die Anzeige einer Liste von Datensätzen sowie eines einzelnen Datensatzes. Weitere Verhaltensweisen wie Anlegen, Ändern und Löschen sind abhängig von der Definition entsprechender Operationen. Im nächsten Schritt wollen wir einen Filter auf das Sprache-Feld setzen und nur die englischen Texte lesen. Beachten Sie, dass dieser Schritt optional ist. Dazu wählen Sie die Methode Read Table und klicken Sie auf Edit. Klicken Sie auf New, um einen neuen Filter zu setzen: 10

11 BCS Connector Whitepaper Name: LanguageFilder Typ: Wildcard Default Value: E Parameter Name: SPRAS Nun klicken Sie zweimal auf OK, um zum BCS-Modell zurückzukehren. Externen Inhaltstyp anlegen Um nun die angelegte Entität als externen Inhaltstyp auf SharePoint zu deployen, klicken Sie auf den Button Save Model. Nun wurde die Entität als externen Inhaltstyp im SharePoint angelegt, welche Sie sich optional im SharePoint Designer unter External Content Types anschauen können. Berechtigung setzen Sie müssen manuell die Zugriffsberechtigung für den externen Inhaltstyp setzen. Dazu gehen Sie zu 11

12 Theobald Software GmbH Central Administration Manage Service Applications Business Data Connectivity Service und wählen Sie die Entität: - Klicken Sie auf Set Object Permissions. - Geben Sie einen Benutzer oder Gruppe an und klicken Sie auf Add. - Wählen Sie die Berechtigung aus der Liste. und klicken Sie abschließend auf OK. Externe Liste anlegen Um eine auf der Entität basierende externe Liste in SharePoint anzulegen, wechseln Sie zum Reiter External Lists und klicken Sie auf New External List. Im Fenster New External List Dialog geben Sie einen Namen ins Feld Name ein. Die Basis-Entität ist in der Liste Entity gewählt. Nun klicken Sie auf Create. Bitte beachten Sie, dass Sie ausreichende Rechte brauchen, um die Liste auf SharePoint anzulegen. Alternativ können Sie die externe Liste entweder im SharePoint direkt oder mit Hilfe des SharePoint Designers anlegen. 12

13 BCS Connector Whitepaper Externe Liste in SharePoint 2010 Nun finden Sie die Liste in SharePoint 2010 unter Lists abgelegt. Sie können auch einen einzelnen Datensatz anklicken, um die Details zu zeigen. 13

14 Theobald Software GmbH Funktionsbaustein Wir wollen nun eine auf einem Funktionsbaustein basierende Entität anlegen und als externen Inhaltstyp in SharePoint 2010 deployen, welchen wir als Datenquelle für eine externe SharePoint-Liste verwenden werden. Klicken Sie nun auf New und wählen Sie die Option Function, um einen Funktionsbaustein (bzw. BAPI) zu extrahieren und klicken Sie auf Next. Geben Sie ins Feld Type den Namen ein. Sie können * als Platzhalter verwenden. Wählen Sie den Funktionsbaustein aus der Liste und klicken Sie auf Next. Im nächsten Fenster sehen Sie die Liste der Funktionsbaustein-Parameter, welche als Entität verwendet werden können. In unserem Beispiel ist es einzig der Paratmer CUSTOMER_T, den Sie gleich wählen. Anschließend klicken Sie auf Finish. Nun sehen Sie die Definition der Entität. Optional können Sie die Eigenschaften der Entität im oberen Bereich überschreiben. Im Bereich Entity Properties sehen Sie die Liste der Felder. Wie Sie sehen, müssen die Schlüsselspalten in dem Fall definiert werden, daher wählen Sie das Feld KUNNR. Im Bereich Entity Operations sind noch keine Entitätsoperationen definiert. Um eine Finder-Operation zu definieren, klicken Sie auf New, wählen Sie Finder, dann Finish. 14

15 BCS Connector Whitepaper Als Input-Parameter stehen KUNNR und NAME1 zur Verfügung. Der Parameter NAME1 unterstützt Platzhalter, daher setzen wir T* ins Feld Value ein, um die Kunden zu filtern, deren Name mit T beginnt. Als Return-Parameter steht nur die Struktur CUSTOMER_T zur Verfügung, welche Sie dann auch wählen. Wir definieren auch einen Limit-Filter, um die Anzahl der Datensätze auf 1000 zu begrenzen. Klicken Sie nun zweimal auf OK. Nun definieren wir eine SpecificFinder-Operation. Klicken Sie auf New, wählen Sie Specific Finder, dann Finish. Als Input-Parameter stehen KUNNR und NAME1 zur Verfügung. Der Parameter KUNNR steht für die Kundennummer. Der Funktionsbaustein soll in diesem Fall eine Kundennummer als einen eindeutigen Kundenschlüssel entgegennehmen, daher steht im Feld Mapping das Schlüsselfeld der Struktur der Finder-Operation. Als Return-Parameter steht nur die Struktur CUSTOMER_T zur Verfügung, welche Sie dann auch wählen. Klicken Sie nun auf OK. 15

16 Theobald Software GmbH Externen Inhaltstyp anlegen Um nun die Entitäten des BCS-Modells auf SharePoint zu deployen, klicken Sie auf den Button Save Model. Nun wurde die Entität als externer Inhaltstyp im SharePoint angelegt, welche Sie sich optional im SharePoint Designer unter External Content Types anschauen können. Berechtigung setzen Um die Zugriffsberechtiung für die Entität zu setzen, gehen Sie zu Central Administration Manage Service Applications Businness Data Connectivity Service und wählen Sie die Entität: - Klicken Sie auf Set Object Permissions. - Geben Sie einen Benutzer oder Gruppe an und klicken Sie auf Add. - Wählen Sie die Berechtigung aus der Liste. und klicken Sie abschließend auf OK. 16

17 BCS Connector Whitepaper Externe Liste anlegen Um eine auf dem BCS-Modell basierende externe Liste im SharePoint anzulegen, wechseln Sie zum Reiter External Lists und klickensie auf New External List. Im Fenster New External List Dialog geben Sie einen Namen ins Feld Name ein. Die Basis-Entität ist in der Liste Entity gewählt. Nun klicken Sie auf Create. Bitte beachten Sie, dass Sie ausreichende Rechte benötigen, um die Liste in SharePoint anzulegen. Alternativ können Sie die externe Liste entweder im SharePoint direkt oder mit Hilfe des SharePoint Designers anlegen. Externe Liste in SharePoint 2010 Nun finden Sie die Liste in SharePoint unter Lists abgelegt. 17

18 Theobald Software GmbH Sie können auch einen einzelnen Datensatz anklicken, um die Details zu zeigen. 2.4 Erweiterung mit Visual Studio 2010 Der BCS Connector bietet Ihnen die Möglichkeit über den Knopf Export to VS2010, das BCS-Modell als eine fertige Visual Studio 2010-Solution zu exportieren. 18

19 BCS Connector Whitepaper Damit haben Entwickler die Möglichkeit, das BCS-Modell als Vorlage zu verwenden und schnell und bequem gemäß ihren Forderungen anzupassen bzw. zu erweitern, um es wieder in SharePoint zu deployen. 19

20 Theobald Software GmbH Sonstiges Dieses letzte Kapitel des Whitepapers enthält noch einige Zusatzinfos zu den ERPConnect Services betreffend der Lizenzierung und der Wartung. 3.1 Lizenzmodell und Kosten 3.2 Wartung Grundsätzlich wird ERPConnect Services pro SharePoint-Server lizenziert. Dabei ist es unerheblich, wie viele Nutzer die Daten ansehen und wie viele Entwickler beteiligt sind oder mit wie vielen unterschiedlichen SAP-Systemen kommuniziert wird. Die Lizenzpreise finden Sie auf unserer Website oder kontaktieren Sie uns direkt. Im Rahmen der Wartung wird garantiert, dass die Software gemäß dem Handbuch fehlerfrei läuft und mit den neuesten SAP- und Windows-Versionen harmoniert. Bei technischen Schwierigkeiten kann die Hotline per Telefon oder per Mail erreicht werden. Sechs Monate Wartung sind bereits in der Lizenz enthalten, danach kann jeweils jahrliche Wartung für 20% des aktuell gültigen Lizenzpreises dazugekauft werden. Bei ausgelaufener Wartung verfällt das Anrecht auf Updates. 3.3 Evaluierung und Presales Gerne unterstützen wir Sie während der Evaluierungsphase. Selbstverständlich können Sie eine Demoversion von unserer Webseite herunterladen und in Ruhe ausprobieren. Sie ist nur zeitlich limitiert und funktioniert sonst ohne Einschränkung. Gerne stehen wir Ihnen jederzeit telefonisch oder per Mail für Fragen zur Verfügung: info@theobald-software.com Telefon: Copyright 2012 Theobald Software GmbH. All rights reserved. 20

21 BCS Connector Whitepaper No part of this description of functions may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of Theobald Software GmbH. The information contained herein may be changed without prior notice. Some software products marketed by Theobald Software GmbH and its distributors contain proprietary software components of other software vendors. SAP, R/3, ABAP/4 are registered trademarks of SAP AG, Walldorf. All other company names, products and services used herein are trademarks or registered trademarks of their respective owners 21