Handbuch zum online Berufsausbildungsvertrag. der IHK Schwarzwald-Baar-Heuberg

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Ulrich Schreiber
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1 Handbuch zum online Berufsausbildungsvertrag der IHK Schwarzwald-Baar-Heuberg

Vier Schritte zum Berufsausbildungsvertrag Online 1. Betrieb Erstellen des Berufsausbildungsvertrages mit dem BABV-Online-Programm http://babvonline.ihk.de, danach Daten online einreichen 2.

2 Vier Schritte zum Berufsausbildungsvertrag Online 1. Betrieb Erstellen des Berufsausbildungsvertrages mit dem BABV-Online-Programm danach Daten online einreichen 2. IHK Prüfung der Daten und Druckfreigabe durch die IHK. Hinweise über die Freigabe erhalten Sie per . Betrieb Ausdrucken der Berufsausbildungsverträge: 3. Antrag auf Eintragung Berufsausbildungsverträge 4. Betrieb/ Azubi Verträge unterzeichnen und Vorgang abschließen 1. Vertrag dem Auszubildenden aushändigen 2. Einen Ausbildungsvertrag, den Antrag, ggf. Erstuntersuchung und Zeugnis per , Fax oder Post an die IHK senden.!!! (Bitte erst an die IHK senden, wenn die Unterlagen komplett sind)

3 1. Berufsausbildungsvertrag und Umschulungsvertrag online erstellen - zeitsparend unkompliziert - papierlos Mit dem Webportal BABVonline können Sie den Aus- und Umschulungsvertrag bequem am PC erstellen. Die Prüfung des Vertrages erfolgt online durch die IHK. Nach Freigabe können Sie den Vertrag ausdrucken, unterzeichnen und sofort dem Auszubildenden aushändigen. 2. Ihre Vorteile Schnellere Bearbeitung der Verträge Die Firmendaten sind beim Öffnen der Anwendung bereits eingetragen, durch die Anmeldung im Programm ist die Firma mit der IHK-Datenbank verbunden Ausbilder und Berufe sind bereits in der Anwendung hinterlegt Schwerpunkte und Ausbildungsmerkmale können ausgewählt werden Ausfüllhilfen mit Plausibilitätsprüfungen begleiten Sie bei der Eingabe Papierlose Kommunikation zwischen Ausbildungsbetrieb und IHK Fertige Verträge können als Vorlage gespeichert werden und für die folgenden Verträge benutzt werden Die Verträge bleiben im Portal erhalten, Sie haben die Übersicht über sämtliche erstellten und bei der IHK eingereichten Ausbildungsverträge, sowie Informationen über den Stand der Bearbeitung Die Berufsschulanmeldung wird automatisch erstellt und kann mit ausgedruckt werden Der Vertrag kann dem Azubi nach der Unterschrift gleich ausgehändigt werden 3. PC-Voraussetzungen: Internetzugang, Java und PDF Reader Seite 3

4. Nutzung des Programms 1. Bitte melden Sie sich über die Webseite http://babvonline.ihk.de mit Ihren Zugangsdaten an. Falls diese nicht vorhanden sind, bitte anfordern - E-Mail: vzf@vs.ihk.de Benutzername: Passwort: 169#Mitgliedsnummer-babv Ihr IHK-Passwort 2.

4 4. Nutzung des Programms 1. Bitte melden Sie sich über die Webseite mit Ihren Zugangsdaten an. Falls diese nicht vorhanden sind, bitte anfordern - vzf@vs.ihk.de Benutzername: Passwort: 169#Mitgliedsnummer-babv Ihr IHK-Passwort 2. Damit Sie Ihre Benutzerdaten nicht bei jedem Vertrag neu eintragen müssen, können Sie diese in den Benutzereinstellungen gleich entsprechend einrichten: Seite 4

5 3. Empfohlene Einstellungen: Benutzer: wenn möglich, alle Felder ausfüllen Mailoptionen Seite 5

6 Sicherheit 4. Drucker-Einstellungen im PDF Reader ändern: PDF - Reader öffnen - Bearbeiten - Voreinstellungen - Sicherheit (erweitert) - Bei Erweiterte Sicherheit das Häckchen entfernen Seite 6

7 5. Im Vertragsassistent einen neuen Berufsausbildungsvertrag beantragen - Daten eingeben Gelbe Felder sind Freitextfelder und können ausgefüllt werden Diese Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden Graue Felder sind automatisierte Felder, die vom System gefüllt werden Blauer Text sind Hilfe-Fenster Weiße Felder müssen im Vertrag gefüllt werden Anschrift des Ausbildenden: o Durch die Firmen-Identnummer wird die Anschrift automatisch angezeigt o Ausbilder mit dazugehörigem Ausbildungsberuf auswählen. Falls der Beruf dem Ausbilder nicht zugeordnet ist, wählen Sie bitte den Beruf mit Hilfe dieses Symbols Anschrift des Auszubildenden: o Daten eintragen Punkt A: Ausbildungszeit o Beginn: Datum eingeben Tab-Taste drücken = das Ende-Datum wird gemäß der Ausbildungszeit automatisch berechnet und eingetragen Punkt B: Probezeit o Mindestens ein und höchstens vier Monate Punkt C: Abweichende Ausbildungsadresse o Ist nur auszufüllen, wenn die Adresse von der obigen abweicht! Seite 7

8 Punkt D: Ausbildungsmaßnahmen außerhalb der Ausbildungsstätte o z. B. Ausbildungsverbünde, längere Praktika oder ähnliche Maßnahmen in anderen Ausbildungsstätten Punkt E: Vergütung o Gemäß der Ausbildungszeit wird die Einteilung nach Jahren vorgegeben o Die Höhe der Vergütung richtet sich nach dem aktuellen Tarifvertrag der Branche o Durch das Anklicken der Worte angemessene Ausbildungsvergütung sind Sie mit der aktuellen Vergütungstabelle auf unserer Internetseite verbunden. Punkt F: regelmäßige Ausbildungszeit o Die entsprechenden Tages- und Wochenstunden eintragen Punkt G: Urlaubsanspruch o Gemäß der Ausbildungszeit wird die Jahreseinteilung vorgegeben (bitte beachten Sie, dass der Urlaub bei einer 6-Tage-Woche in Werktagen und bei 5-Tage-Woche in Arbeitstagen einzutragen ist). Punkt H: Sonstige Hinweise o Zusatzqualifikationen bitte hier eintragen Statistikdaten: o Müssen für das statistische Bundesamt bereitgestellt werden Sachliche und zeitliche Gliederung o Bitte die erste Zeile anklicken: wird dem Azubi mit dem Vertrag ausgehändigt Anhänge (im breiten gelben Feld): o Ärztliche Bescheinigungen oder Zeugnisse können hier elektronisch hinzugefügt werden, falls diese zum Zeitpunkt des Ausfüllens bereits vorliegen o Und/oder auch die sachliche und zeitliche Gliederung Seite 8

6. Speichern und Drucken des Vertrages Speichern o Wenn Sie mit dem Ausfüllen des Vertrages fertig sind, klicken Sie bitte den Button mit dem Disketten-Symbol in der

Drucken o Nach dem online-einreichen des Vertrages Ihrerseits kann die IHK die Angaben kurz überprüfen und freigeben. o Nach der Freigabe kann der Vertrag gedruckt werden.

9 6. Speichern und Drucken des Vertrages Speichern o Wenn Sie mit dem Ausfüllen des Vertrages fertig sind, klicken Sie bitte den Button mit dem Disketten-Symbol in der Bedienleiste unten links an. Der Vertrag wird gespeichert und kann gleich (oder auch später) online bei der IHK eingereicht werden. Drucken o Nach dem online-einreichen des Vertrages Ihrerseits kann die IHK die Angaben kurz überprüfen und freigeben. o Nach der Freigabe kann der Vertrag gedruckt werden. Im Vertragsassistent bitte die Zeile Verträge suchen anklicken und in der Suchmaske nach der Antrags-Nr. oder nach dem Status (in diesem Fall oben rechts unter dem Wort Status die Zeile freigegeben anklicken) Seite 9

nach dem Vertrag suchen (Schaltfläche Suche starten betätigen). Den Vertrag öffnen (Schaltfläche mit dem gelben Ordner) und das Druckersymbol auswählen.

3 Dokumente (je nach Beruf): Anmeldung für die Berufsschule, ggf. Zusatzblatt mit Wahlqualifikationen und Berufsausbildungsvertrag als ein 8-seitiges Dokument.

10 nach dem Vertrag suchen (Schaltfläche Suche starten betätigen). Den Vertrag öffnen (Schaltfläche mit dem gelben Ordner) und das Druckersymbol auswählen. o Sie erhalten 2 oder 3 mal (je. nach Ausbildungsberuf) die gleiche Meldung: Bitte jedes Mal Zulassen anklicken. Im PDF Reader erhalten Sie 2 bzw. 3 Dokumente (je nach Beruf): Anmeldung für die Berufsschule, ggf. Zusatzblatt mit Wahlqualifikationen und Berufsausbildungsvertrag als ein 8-seitiges Dokument. Wichtig!!! Falls Dokumente nicht ausgefüllt sein sollten, tun Sie bitte Folgendes: Über dem Formular in dem farbigen Streifen rechts das Wort Optionen anklicken und in der danach sich Seite 10

11 öffnenden Maske die Meldung Immer vertrauen bestätigen. Dies evtl. für jedes Dokument wiederholen. Danach sind die Dokumente ausgefüllt, können gedruckt und unterschrieben werden. Was Sie sonst noch beachten sollten Senden Sie bitte folgende Unterlagen nach Unterzeichnung der Verträge (per , Fax oder Post) an die IHK: o Ein Exemplar des unterzeichneten Ausbildungsvertrages o Beide Seiten des Antrags auf Eintragung o ggf. Erstuntersuchung, falls nicht schon im elektronischen Anhang beigefügt (nur bei Jugendlichen) o eine Kopie des Abschlusszeugnisses der schulischen bzw. beruflichen Vorbildung oder einen Nachweis, falls Sie eine Verkürzung der Ausbildungszeit beantragt haben o Sachliche und zeitliche Gliederung (Ausbildungsplan ist Bestandteil des Berufsausbildungsvertrages). Neue/r Ausbilder/in Ausbilder können Sie in dem online-vertragsformular auswählen. Wenn Sie uns einen neuen Ausbilder nennen möchten, senden Sie uns bitte eine ausgefüllte Ausbilderkarte mit den erforderlichen Nachweisen (eine Kopie des Berufsabschlusszeugnisses und eine Kopie der AEVO-Bescheinigung). Nach der Eintragung im IHK-Verzeichnis kann der/die neue Ausbilder/in im online-formular ausgewählt werden. Berufsschule Die Berufsschulanmeldung kann aus dem Programm generiert und ausgedruckt werden. Vorhandene Daten werden automatisch übernommen. Bitte senden Sie das Formular direkt an die zuständige Schule. Wichtig! Erst wenn uns alle Unterlagen vollständig vorliegen, kann das Berufsausbildungsverhältnis im Verzeichnis eingetragen und eine Eintragungsbestätigung verschickt werden!! Seite 11

12 Ihre Ansprechpartner/innen: Name: Irina Fadeev Claudia Kühling Telefon: Fax: Herausgeber Romäusring Villingen-Schwenningen Telelfon: info@vs.ihk.de Stand Juni 2017 Hinweis: Alle Angaben wurden mit größter Sorgfältigkeit erarbeitet und zusammengestellt. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit des Inhalts sowie für zwischenzeitliche Änderungen übernimmt die IHK Schwarzwald- Baar-Heuberg keine Gewähr. Seite 12

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