Die steuerliche Außenprüfung

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1 Die steuerliche Außenprüfung PARTA Buchstelle für Landwirtschaft und Gartenbau GmbH Niederlassung Euskirchen Keltenring Euskirchen Tel.: / Fax: /

2 Aufgaben der Betriebsprüfung Überprüfung der erklärten Einkünfte Ermittlung steuerlich bedeutsamer Sachverhalte Prüfung erstreckt sich auf alle Einkünfte Ausnahme (Umsatzsteuer-Sonderprüfung, Lohnsteuerprüfung) Keine Aussenprüfung ist: Maßnahmen der Steuerfahndung Umsatzsteuer-Nachschau 2

3 Zulässigkeit der Außenprüfung Die Außenprüfung ist nicht abhängig: vom Vorliegen einer Steuererklärung davon, dass die Steuerfestsetzung noch nicht endgültig ist 3

4 Zulässigkeit der Außenprüfung Festsetzungsverjährung 4 Jahre für Steuern 5 Jahre für Steuern, die leichtfertig verkürzt wurden 10 Jahre für hinterzogene Steuern => Fristlauf beginnt im Kalenderjahr der Abgabe der Steuererklärung 4

5 Zulässigkeit der Außenprüfung Die Außenprüfung ist zulässig bei: Einkünften aus Gewerbebetrieb Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft Einkünften aus freiberuflicher Tätigkeit Lohnsteuerabführung in Privathaushalten Aufklärung steuererheblicher Tatsachen 5

6 Zeitraum der Außenprüfung Prüfungsturnus abhängig von der Größe des Betriebes: Großbetriebe alle 3-4 Jahre (Anschlussprüfung) Kleinbetriebe (ca Jahre) Prüfungszeitraum 3 zusammenhängende Veranlagungszeiträume 6

7 Prüfungsanordnung Bescheid wird ca. 4 Wochen vor Prüfungsbeginn verschickt Inhalt: Wer wird geprüft (Steuerpflichtige)? Was wird geprüft; zu prüfende Steuerarten (Einkommensteuer, Lohnsteuer, Umsatzsteuer, Gewerbesteuer)? Prüfungszeitraum Wann wird geprüft? Wo wird geprüft? Welche Behörde und welcher Prüfer prüft? 7

8 Prüfungsanordnung Prüfungsanordnung bedeutsam für: Verjährungsfrist (Hemmung mit Prüfungsbeginn) Verwertungsverbot (wenn Steuerarten nicht erwähnt) Selbstanzeige 8

9 Selbstanzeige Selbstanzeige Folge: Täter bleibt straffrei, wenn unrichtige oder unvollständige Angaben nachgeholt werden Ausschluss der Selbstanzeige wenn nur gestufte Selbstanzeige nach Erhalt der Prüfungsanordnung wenn der Prüfer erscheint 9

10 Wie wird geprüft? Seit 2002 elektronische Betriebsprüfung Einsatz von IDEA-Software Unmittelbarer Datenzugriff; Prüfer nutzt Hard- und Software des Unternehmens Mittelbarer Datenzugriff; Prüfer lässt durch Unternehmen Auswertungen erstellen Datenträgerüberlassung 10

11 Wie wird geprüft? Prüfer ist berechtigt: Grundstücke und Betriebsräume zu besichtigen Private Bankkonten zu verlangen Unterlagen aus Zeiten, die vor dem Prüfungszeitraum liegen, zu verlangen Kontrollmitteilungen zu fertigen 11

12 Wie wird geprüft? Prüfer ist verpflichtet: zu Gunsten der Steuerpflichtigen zu prüfen Belehrung bei strafrechtlichem Tatverdacht zu erteilen einen Prüfbericht zu erstellen (bei steuerrelevanten Ergebnissen) 12

13 Wie wird geprüft? Der Steuerpflichtige ist verpflichtet: Auskünfte zu erteilen Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere vorzulegen Zugang zu Geschäftsräumen zu ermöglichen 13

14 Wie wird geprüft? Prüfung erfolgt in den Geschäfts- oder Wohnräumen ggf. an Amtsstelle auch Beauftragung von Dritten (Betriebsangehörige oder Steuerberater) möglich 14

15 Wie wird geprüft? Auskunftsverweigerungsrecht besteht grundsätzlich nicht (wenn kein Strafverfahren) aber: Auskunftsverweigerungsrecht über steuerliche Angelegenheiten alleine des Ehegatten; Vorlage von gemeinsamen Unterlagen mit Zustimmung Ehegatte 15

16 Wie wird geprüft? 1. Formelle Ordnungsmäßigkeit z.b. Kasse: tägliche, zeitnahe Verbuchung geordnete Aufbewahrung von Belegen 2. Sachliche Richtigkeit fehlt bei Nichtbuchung von einzelnen Einnahmen oder Entnahmen 3. Verwerfen der Buchführung 4. Schätzung 16

17 Wie wird geprüft? Typische Fehler der Buchführung: Kasse wird nur rechnerisch geführt, nicht physisch gezählt aus dem Erscheinungsbild des Kassenberichts ergibt sich, dass nicht zeitnah erstellt keine Einzelaufzeichnungen geführt Bankeinzahlungen stimmen nicht mit Kassenentnahmen überein 17

18 Wie wird geprüft? Verprobungs- / Schätzungsmethoden 1. externer Betriebsvergleich Richtsatzsammlungen Vergleiche mit anderen Betrieben hinken 2. interner Betriebsvergleich Ermittlung des Rohgewinnaufschlags durch Nachkalkulation Zeitreihenvergleich der Rohgewinnaufschläge unterstellt, dass keine saisonalen Schwankungen und keine Lagerbestände auftreten 18

19 Wie wird geprüft? 3. Geldverkehrs- / Vermögenszuwachsrechnung Einkünfte = Verbrauch + Vermögenszuwachs => hierfür ist Vorlage von privaten Bankkonten / Verträgen erforderlich, kann nur aus stichhaltigen Gründen verlangt werden 19

20 Wie wird geprüft? Beispiel Chinarestaurant pro Reisgericht 75g Reis Einkauf 35 Sack Reis 35 X 22,7 kg = 795 kg ergibt Reisgerichte Beispiel Café Vergleich Kaffee-Einkauf mit Einkauf Mokka-, Kaffeetassendeckchen wird auch mit anderem Verpackungsmaterial/Einweggeschirr durchgeführt, z.b. Servietten, Pommes-Frites- Schalen 20

21 Wie wird geprüft? Maßnahmen zur Vermeidung von Schätzungen 1. Vermeidung formeller Fehler ordnungsgemäße Inventur Aufzeichnung des Wareneingangs 2. Regelmäßige Kontrolle der Betriebszahlen Ermittlung des internen Aufschlagsatzes externer Betriebsvergleich, dabei Aufklärung von Abweichungen, Unregelmäßigkeiten und Dokumentation für eventueller Prüfung 21

22 Wie wird geprüft? Empfehlenswerte Aufzeichnungen Aufzeichnung von Schwund / Verderb genaue Rezepturen jeweilige Verkaufspreise Freigetränke / -speisen genaue Bezeichnung des Wareneinkaufs genaue Abgrenzung des privaten Einkaufs regelmäßige Speicherausdrucke bei elektronischen Registrierkassen 22

23 Betriebsprüfung Neueste Methoden der elektronischen Betriebsprüfung 1. Benfords Law niedrige (Anfangs-)Zahlen kommen häufiger vor 1. und 2. Ziffer am Anfang der Zahl 2. Chi-Quadrat-Test jeder Mensch hat seine Lieblingszahl Untersuchung der Zahl-(en) vor dem Komma 3. Einsatz der Prüfsoftware IDEA zur Datenanalyse 23

24 Betriebsprüfung 1. Benfords Law Zahl 1 30,17 % Zahl 2 17,36 % Zahl 3 12,49 % Zahl 4 9,69 % Zahl 5 7,91 % Zahl 6 6,69 % Zahl 7 5,79 % Zahl 8 5,11 % Zahl 9 4,57 % Mensch erfindet gerne Zahlen mit Anfangsziffer 5 und 6 24

25 Vorbereitung auf die Prüfung 1. Terminabsprache evtl. Verlegung 2. Kann ein Arbeitsplatz im Betrieb bereitgestellt werden? 3. Sind Personen während der Prüfung anwesend, die Auskünfte erteilen können (Belehrung über Pflichten und Rechte des Prüfers)? 4. Sind alle Personen im Betrieb über Anwesenheit Prüfer informiert? 5. prüfungsrelevante Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen (Belege, Verträge, Lohnabrechnungen) 25

26 Vorbereitung auf die Prüfung 6. Bereitstellung einer Daten-CD (Steuerberater) 7. Vorgespräch mit Steuerberater markante Abweichungen in einzelnen Jahren außergewöhnliche Entnahmen und Einlagen aus Privatvermögen Nutzungsdauer des Anlagevermögen Bewertung der Privatanteile Möglichkeit der Selbstanzeige 26

27 Hierauf sollte man achten angeforderte Unterlagen sollten unverzüglich beschafft werden Fragen niemals bewusst falsch beantworten schwierige Fragen zusammen mit Steuerberater erörtern Streit über Sachverhalte mit geringer steuerlicher Auswirkung vermeiden unterschiedliche Auffassungen über Sachverhalte können im Rahmen der Schlussbesprechung und ggf. im Einspruchsverfahren erörtert werden 27

28 Betriebsprüfung findet grundsätzlich alle 4 Jahre statt Arbeitgeber steht frei, eine Prüfung in kürzeren Zeitintervallen zu beantragen Prüfer muss sich zur Prüfung anmelden Terminvorschlag des Prüfers sollte mit eigenen Belangen in Übereinstimmung gebracht werden 28

29 Betriebsprüfung Ankündigung die Betriebsprüfung erfolgt grundsätzlich nach vorheriger Ankündigung durch den Rentenversicherungsträger Ankündigung soll möglichst 1 Monat vor Prüfung spätestens 14 Tage vorher - erfolgen findet meistens beim Arbeitgeber statt, kann aber auch beim Steuerberater oder prüfenden Rentenversicherungsträger stattfinden 29

30 Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers Aufzeichnungen der Lohnunterlagen und der Beitragsabrechnung müssen so beschaffen sein, dass sie einen sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Lohnund Gehaltsabrechnung vermitteln können. 30

31 Lohnunterlagen Umfang Abrechnungsdaten des Arbeitgebers persönliche Abrechnungsdaten der Arbeitnehmer Zusammensetzung monatlicher Arbeitsentgelte ordnungsgemäße Erstattung der Meldungen 31

32 Lohnunterlagen Inhalt / Angaben Familien- und Vornamen Geburtsdatum Anschrift Beginn und Ende der Beschäftigung vertraglich vereinbartes Arbeitsentgelt tatsächlich gezahlte Arbeitsentgelt Nachweise über Versicherungsfreiheit bzw. Befreiung von der Versicherungspflicht Beitragsnachweis Lohnsteueranmeldung Betriebsnummer des Arbeitgebers 32

33 Lohnunterlagen Aufbewahrungspflichten Im Rahmen einer Betriebsprüfung geprüften Unterlagen sind nach 28f Abs. 1 Sätze SGB IV bis zum Ablauf des auf die letzte BP ( 28p SGB IV) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. Beispiel: Der Rentenversicherungsträger führt am eine Betriebsprüfung bei der Firma XYZ durch. Lösung: Die geprüften Unterlagen müssen von da an vom Arbeitgeber bis zum aufbewahrt werden. 33

34 Lohnunterlagen Unmittelbar vor Abschluß sollte der Betriebsprüfer mit dem Arbeitgeber das Ergebnis der Prüfung in einer Schlußbesprechung mitteilen. 34

35 Lohnunterlagen Der Rentenversicherungsträger, der eine Prüfung durchgeführt hat, hat einen Prüfbericht zu erstellen. 35

36 Hierauf sollte man achten Und nicht vergessen: >> Eine große Portion Glück gehört auch dazu << 36

37 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit