CHECKLISTE FÜR BETRIEBSPRÜFUNGEN

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1 1 CHECKLISTE FÜR BETRIEBSPRÜFUNGEN Kaum ein Unternehmer, und sei seine W este noch so makellos rein, sieht einer Betriebsprüfung ohne großes Unbehagen entgegen. Und tatsächlich muss jeder W irtschaftstreibende damit rechnen, im Laufe seines unternehmerischen Lebens geprüft zu werden. Denn es trifft den kleinen Selbstständigen genauso wie den Großbetrieb - wenn auch nicht gleich oft. Der Gesetzgeber will mithilfe von Betriebsprüfungen seinen Besteuerungsanspruch und damit wesentliche Teile der Staatseinnahmen sichern, gleichzeitig aber auch den ehrlichen Unternehmer schützen: Alle Steuerpflichtigen sollen erfasst und gerecht behandelt - sprich: gleichmäßig besteuert - werden. Die rechtswidrige Abgabenverkürzung soll hingegen verhindert werden. Prüfung ist übrigens keineswegs gleich Prüfung. Hier widmen wir uns der gewöhnlichen Betriebsprüfung, die bei der Finanzverwaltung neuerdings als Außenprüfung bezeichnet wird. Daneben finden unter anderem auch Umsatzsteuersonderprüfungen für einen kürzeren Zeitraum, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeitragsprüfungen sowie Spezialprüfungen statt - etwa eine des Systems (Abläufe und EDV-Anwendungen). Zumindest die Betriebsprüfung trifft jeden einmal. Ob sie für den Steuerpflichtigen ein Happy End bringt, hängt nicht nur davon ab, welches Klima zwischen ihm und seinem Prüfer herrscht. Es geht auch darum, sich auf den Tag X frühzeitig und sorgfältig vorzubereiten. Bei der Prüfung selbst gilt es, klug und bedacht vorzugehen. W ann geprüft wird, steht nicht in den Sternen! Tatsache ist: Je nach Umsatz und Zahl der Arbeitnehmer unterscheidet die Finanzverwaltung Klein-, Mittel- und Großbetriebe und nimmt sich - was deren Prüfung anbelangt - vor allem Letzterer besonders an: So genannte G1- Unternehmen (Umsatz über EUR 18,2 Millionen, mehr als 500 Mitarbeiter) sollen lückenlos alle drei Jahre geprüft werden. Bei Kleinbetrieben geht der Fiskus großzügiger vor. Die Finanzbehörde wählt einen Prüfungsfall im Allgemeinen nach drei Gesichtspunkten aus: Nach der Zeit - der Computer filtert erbarmungslos die am längsten verschonten Unternehmen heraus. Manche Unternehmen trifft die Auswahl mittels Zufallsgenerator oder sie gehören einer besonders prüfungswürdigen Branche an. Im Einzelfall kommt es nach Anzeigen oder wegen Ungereimtheiten in den Unterlagen oder Unternehmenskennzahlen etc. zu einer Prüfung. Fazit: Es lässt sich zwar nicht auf den Tag genau voraussagen, wann der Prüfer kommt. Der Zeitraum lässt sich aber für viele Unternehmen eingrenzen, wenn die oben genannten Kriterien bekannt sind! In der Regel nehmen die Betriebsprüfer jene letzten drei Jahre unter die Lupe, die bereits veranlagt oder für die zumindest Steuererklärungen abgegeben wurden. Allerdings ist auch eine Ausdehnung des Zeitraumes möglich. Das heißt: Sie sollten in Ihrem Unternehmen entsprechende Vorkehrungen treffen, lange bevor eine Prüfung ansteht. Legen Sie Nachweise (Belege,Verträge, Vereinbarungen etc.) umfassend und vollständig ab, um sie später auch rasch zu finden.

2 2 Dokumentieren Sie Ihre Geschäftsfälle ausreichend. Der Prüfer kommt oft Jahre später, Ihr Erinnerungsvermögen könnte Sie dann im Stich lassen! Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungsabteilung ordentlich funktioniert. Dazu gehört die regelmäßige Überprüfung der korrekten Erfassung der Umsatzsteuer ebenso wie die laufende Kontenabstimmung und -analyse. Nur so können individuelle und systematische Fehler entdeckt werden. Sorgen Sie durch Schulung Ihrer Mitarbeiter dafür, dass wesentliche Neuerungen des Abgabenrechtes in Ihrem Unternehmen berücksichtigt werden. Besprechen Sie wesentliche Veränderungen in Ihrem Unternehmen und steuerliche Zweifelsfälle zeitnahe mit Ihrem Steuerberater ab. Haben Sie keine Angst vor Überraschungsangriffen der Finanz. Der Prüfer steht nicht unangemeldet vor der Türe. Er muss sich spätestens eine W oche vorher ankündigen. Meistens berücksichtigt er dabei Terminwünsche des geprüften Unternehmens. Bestimmen Sie Ansprech- und Auskunftspersonen für den Prüfer und entscheiden Sie, ob er direkten Zugriff auf die Unterlagen haben soll (das Recht auf deren Anforderung steht ihm ohnehin zu). Sehen Sie diese aber unbedingt vorher durch. Machen Sie das Beste daraus! Je besser des Prüfers Arbeitsverhältnisse, desto schneller sind Sie ihn auch wieder los. Eine Checkliste über die vorzubereitenden Unterlagen finden Sie im Anschluss. Bei umfangreichen Belegprüfungen bietet sich auch an, den Prüfer um eine Liste der nötigen Unterlagen zu bitten. Dadurch erhalten Sie ganz nebenbei vielleicht auch Einblick in Prüfungsablauf und -schwerpunkte. Sollte ihre unternehmerische W este nicht ganz rein sein, so haben Sie übrigens noch bis zu Beginn der Prüfung die Möglichkeit, eine Selbstanzeige zu erstatten. Das sichert Ihnen für das begangene Abgabendelikt Straffreiheit. CHECKLISTE BETRIEBSPRÜFUNG 1. P RÜF UNGS UNT ERL AGEN (Welche Unterlagen sind vorzubereiten?) Der P rüfungszeitraum umfasst in der Regel die letzen drei veranlagt en Jahre. Für diese Jahre sollt en vorweg alle Ordner (ER, AR, KA und Bank) auf Voll ständigkeit überprü ft werden, weiters sollten Sie sich vergewissern, dass keine internen Unterlagen dabei sind. Fast alle Prüfer machen bereits von Ihrem gesetzlichen Anspruch, die Daten auf elektronischen Datenträgern zu bekommen, Gebrauch. Seit besteht bei EDV -unterstützter Buchführung eine Verpflichtung zur Bereitstellung prüfung srelevanter Daten auf Datenträgern. Die Daten sind als so genannte Druck- oder Exportfiles auf Disketten, Compactdiscs, Bändern usw. zur Verfügung zu stellen. Im Wesentlichen sind die Journale, Saldenlisten und Buchhaltungsko nten auf Datenträgern bereit zu stellen, evt. auch das Anlageverzeichnis. Der Prüfer teilt meist bei Ankündigung der P rüfung mit, welche Unterlagen auf Datenträgern bereit gestellt werden sollen.

3 3 Neben den Unterlagen auf Datentr ägern sollten bereits vor Beginn der Prüfung nachfolgende Unterlagen bereit stehen: Umbuchungslisten; interne Buchungsbelege B erechnungsblätter (Rückstellungen, Privatanteil etc.) steuerliche Mehr/W eniger Rechnungen Inventurunterlagen Darstellung der W ertberichtigungen, Forderungsausfälle Berechnungsgrundlagen für vorgenom mene Periodenabgrenzungen von Aufwendungen und Erträgen Umsatzsteuerverprobungen Gesellschafts verträge, Nachträge B estands vert räge Darlehensverträge Leasingverträge V erträge mit nahen Angehörigen P ensions verträge und Pensionsgutachten Umlaufbeschl üsse Übergeben Sie dem P rüfer nicht vorweg alle Unterlagen. Es sollten jeweils nur die angeforderten Unterlagen weitergegeben werden. Ersuc hen Sie den Pr üfer um Erstellung einer Anforderungsliste (daraus lassen sich bereits Prüfungsschwerpunkte ableiten). 2. BETREUUNG DES PRÜF ERS Der Prüfer sollte betreut werden, fragen sie mindesten s täglich nach; informieren Sie sich über die vorgenomm enen Prüfungsschritte. Vereinbaren Sie mit dem Prüfer, dass Selbstanfertigen von Ko pien nicht gestattet ist, sondern dass erforderliche Kopien vom Unternehmen angefertigt werden. Notieren Sie sich alle an den Prüfer weitergegebenen Unterlagen bzw. legen Sie eine dem Prüfer übergebene Kopie auch in den Prüffakt. Vermerken Sie das Datum der Übergabe. Vereinbaren Sie den O rt der Prüfung. Es besteht auch die Möglichkeit die Prüfung beim Steuerberater abzuhalten. Findet die Prüfung im Unternehmen statt, sollte ein eigenes Betriebsprüfu ng szimmer bereit stehen. Entfernen sie sonstige Unterlagen aus dem Prüfungszimmer. Ihre Betriebsprüfer haben sich alle im Internet verfügbaren Daten über Ihr Unternehm en bereits besorgt und wissen oft m ehr als Sie glauben Achtung bei A uskünft en! Über anhängige Gerichts verfahren mit steuerlicher Relevanz oder Medienberichte über das Unternehmen weiß der Prüfer (die P rüferin) möglicherweise bereits Bescheid. Handelt es sich um eine F olgeprüfung informiert sich der Prüfer auch meist genau über die Feststellungen in der letzten Betriebsprüfung. 3. IHRE RECHT E IM BETRIEBSPRÜF UNGSVERF AHREN Im Bet riebsprüfungsverfahren sind von den P rüfern insbesondere folgende Rechte des A bgabepflichtigen zu berücksichtigen:

4 4 Faires Verfahren ( 115/3 BAO ) Die amtswegige Ermittlungspflicht besteht auch zugunsten des Abgabepflichtigen. Parteiengehör ( 115/2 BAO) Das Parteiengeh ör dient der Geltendm achung der Rechte und rechtlichen Interessen. Es ist in jedem Stadium der Bet riebsprüfung zu gewähren. Dem Geprüften muss die M öglichkeit zu schriftlichen bzw. mündlichen Äuß erungen, zu Sachverhaltsannahmen bz w. zu Prüfungsergebnissen gegeben werden. Akteneinsicht ( 90 BAO) Die Akteneinsicht dient der Geltendmachung oder Vert eidigung der abgabenrechtlichen Interessen und der Erfüllung abgabenrechtlicher Verpflicht ungen. Akteneinsicht bedeutet Einsichtnahme in den Akt und die Abschriftnahme. Ausgenomm en sind Beratungsprotokolle und Erledigungsentwürfe sowie s onstige Unterlagen, wenn durch die Einsicht die Schädigung der Interessen Dritter gegeben wäre. Beweisanträge ( 183 BAO) Beweisanträge können in jedem Stadium der Prüfung beantragt werden. Die Beweisaufnahme ist von der BP grundsätzlich durchzuführen. Ausnahmen: der Antrag erfolgt in Verschleppungsabsicht die Kosten sind zu hoch es handelt sich um offenkundige Tatsachen Abgabenrechtliche Geheimhaltung Steuergeheimnis ( 48a BAO ) Der A bgabepflic htige hat das Recht, dass seine steuerlichen Angelegenheit en nicht an die Öffentlichkeit herangetragen werden. W ahrung der Berufsgeheimnisse Die gesetzlichen Verschwiegenheitspflichten bestimmter Berufs gruppen sind von der Betriebs prüfung zu beachten wie z.b. 26 Ärztegesetz, 9/2 Rechtsanwaltsordnung W ahrung des Bankgeheimnisse s Das in 38/ 1 BW G normierte Bankgeheimnis gilt nicht: bei eingeleiteten geric htlichen Strafverfahren gegen über Strafgerichten bei eingeleiteten Strafverfahren wegen vors ätzlicher Finanz vergehen (ausgenommen Finanzordnungswidrigkeiten) gegen über Finanzstrafbehörden 4. Checkli ste für Selbstanzeige is 29 FinStrG Vor Beginn der Prüfung bzw. vor Unterschrift auf dem Prüfauftrag stellt der Prüfer die Frage nach einer allfälligen Selbstanzeige. Nur im Falle von vorsätzlichen oder fahrlässigen Abgabenverkürzungen steht zusätzlich zur Steuernachzahlung auch die F rage einer Bestrafung nach dem Finanzstrafgesetz im Raum. Sind derartige Aufdeckungen im Rahmen der Betriebsprüfung zu erwarten, ist eine Selb stanzeige zu empfehlen, wodurch Straffreiheit erlangt werden kann. Damit diese Straffreiheit eintritt, sind aber mehrere Voraussetzungen zu erfüllen:

5 5 So m uss die Selbstanzeige bei einem vors ätzlichen Finanzvergehen anlässlich einer Betriebs prüfung spätestens bei Beginn der B etriebsprüfung (= Aufforderung zur Übergabe der Unt erlagen) erfolgen. W ährend einer laufenden Prüfung ist e s für eine Selbstanzeige zu spät. Eine Schadensgutmachung: d.h. die verkürzten Beträge müssen bezahlt werden. W eiters gibt es strenge Anforderungen an den notwendigen Inhalt einer Anzeige. Im A nlassfall beraten wir Sie ausführlich darüber. Findet die Betriebsprüfung auf Initiative der Finanzstrafbehörde statt (sog. 99 Abs. 2 Prüfung), so gilt dies als Verfolgungshandlung, die in der Regel eine rechtzeitige S elbstanzeige ausschließ t.

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