Raiffeisen Campus. Dr. Thomas Würzburger & Partner.

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1 Raiffeisen Campus Dr. Thomas Würzburger & Partner

2 1. Definition Projekte

3 Aufgabe mit besonderen Merkmalen Projektverständnis zieldeterminiert abgrenzbar dynamisch Projekt risikobehaftet neuartig komplex Projektdefinition Projektwürdigkeitsanalyse

4 2. Projektbeauftragung, Projektauftrag

5 Vorgehensweise Beauftragungsprozess Projektbeauftragung Antrag Inhaltliche Entscheidung Auswahl PAG, PL Ideenfindung/Auslöser Projektwürdigkeitsanalyse Projektauftrag 02 Projektbeauftragung, Projektauftrag

6 Projektverständnis Aufgabe projektwürdig? Kriterien Kleinprojekt Projekt Organisatorische Komplexität (Anzahl der Abteilungen) 2-3 Abteilungen > 3 Abteilungen Inhaltliche Komplexität Keine Auswirkungen auf org. Strukturen und Prozesse Neue org. Strukturen und/oder Prozesse als Ergebnis des Projekts Personaleinsatz PT > 200 PT Kosten EUR > EUR Dauer Mind. 2 Monate Mind. 6 Monate Risiko Aufgabe ohne Wirkung außerhalb des Unternehmens (Kunden, Lieferanten, Presse) Aufgabe mit Wirkung außerhalb des Unternehmens (Kunden, Lieferanten, Presse) 01 Projekte und Kleinprojekte, Projektmanagement

7 Projektverständnis Aufgabe mit besonderen Merkmalen Temporäre Aufgabe Linientätigkeit Kleinprojekt Projekt Programm Aufgabe ohne hohe Komplexität Aufgabe mit mittlerer Komplexität Aufgabe mit hoher Komplexität Mehrere Projekte und Kleinprojekte mit gemeinsamer Zielsetzung 01 Projekte und Kleinprojekte, Projektmanagement

8 Überblick PM-Methodenliste Kleinprojekt Projekt Projektauftrag X X Projektorganigramm X Rollenbeschreibung Arbeitspaketverantwortliche X X Projektfunktionendiagramm Projektkommunikationsstrukturen X Projektspezifische Spielregeln X Stakeholderanalyse + Beziehungen zu and. Projekten X Ergebnisplan Projektstrukturplan X X Arbeitspaketspezifikation Projektmeilensteinplan X X Projektterminliste Projektbalkenplan X Projektressourcenplan X Projektkostenplan X Projektfinanzmittelplan Projektrisikoanalyse X Projekthandbuch X X Projektfortschrittsbericht X X Projektabschlussbericht X 01 Projekte und Kleinprojekte, Projektmanagement X Mußanforderung Projektplanung Projektcontrolling Projektabschluss

9 Projektmanagementverständnis Zyklische Vorgehensweise Betrachtungsobjekte Steuerung (Neu-)Planung Kontrolle Durchführung > Ziele > Leistungen > Termine > Ressourcen > Kosten > Projektorganisation und Projektkultur > Projektkontext 01 Projekte und Kleinprojekte, Projektmanagement

10 Ebenen des Projektorientierten Unternehmen UNM Unternehmensmanagement Strategisches Management, Finanzen, Organisation, Personal, Infrastruktur, Produkte und Dienstleistungen MPM Multiprojektmanagement Projektbeauftragung, Priorisierung, Projektabnahme, Ressourcensteuerung, Portfoliosteuerung EPM Einzelprojektmanagement PM-Planung, Projektkoordination, Projektcontrolling, Projektabschluss, Ziele, Leistungen, Termine, Ressourcen, Kosten, Organisation, Kontext 01 Projekte und Kleinprojekte, Projektmanagement

11 Prozesse im Projektmanagement Unternehmensmanagement (z.b.: Strategieentwicklung, Budgetierung) Begleitenden MPM-Prozesse (z.b.: Qualifizierung) Projektbeauftragung Multiprojektcontrolling Projektabnahme und - evaluierung PROJEKTKOORDINATION PROJEKTMARKETING PROJEKT- START PROJEKT- CONTROLLING PROJEKT- KRISE PROJEKT- ABSCHLUSS 01 Leistungserbringung Projekte und Kleinprojekte, Projektmanagement

12 Projektbeauftragung Einheitliche Entscheidungsgrundlage: Projektantrag Getrennte Entscheidung hinsichtlich Strategiekonformität, Wirtschaftlichkeit und Projektwürdigkeit Klärung von Machbarkeit und Ressourcenverfügbarkeit Festlegung von Projektauftraggeber und Projektleiter Formale Projektbeauftragung durch das Unternehmen: Projektauftrag Klarer Projektbeauftragungsprozess und Rollen, kommunizierte Entscheidungskriterien und Hilfsmittel 02 Projektbeauftragung, Projektauftrag

13 Projektauftrag Vorlage 02 Projektbeauftragung, Projektauftrag

14 3. Leistungsplanung mittels Projektstrukturplan

15 Das magische Dreieck Instrumente und Methoden Ergebnisplan Leistungen Projektstrukturplan Arbeitspaketspezifikation Kosten Ressourcen Termine 03 Leistungsplanung mittels Projektstrukturplan

16 Projektstrukturplan Vorgehensweise Projektebene (oberste Ebene, 1 Element) Projekt 1 Projektleiter Phasenebene (2. Ebene, 5-8 Elemente) Phase A 1.1 Phase B 1.2 Phase C 1.3 Phase D 1.4 Phase E 1.5 AP 1 AP 4 AP 7 AP 10 AP AP-Verantw AP-Verantw AP-Verantw AP-Verantw AP-Verantw. AP 2 AP 5 AP 8 AP 11 AP AP-Verantw AP-Verantw AP-Verantw AP-Verantw AP-Verantw. AP 3 AP 6 AP 9 AP 12 AP AP-Verantw AP-Verantw AP-Verantw AP-Verantw AP-Verantw. 03 Arbeitspaketebene (3. Ebene, 3-9 Elemente, weitere Untergliederung möglich ) Leistungsplanung mittels Projektstrukturplan

17 1 Projektstrukturplan Projekt Relax Aktualisieren Gehe zu AP Knoten ohne Basisplan kennzeichnen Projektstrukturplan Beispiel Projekt Relax Sterrer % grün 1.1 PROJEKTMANAGEMENT 36% 1.2 IST-ANALYSE 81% 1.3 SOLL-KONZEPTION 54% 1.4 PLANUNG & BESCHAFFUNG 13% 1.5 UMSETZUNG 0% 1.6 PILOT DURCHFÜHRUNG 0% 1.7 ÜBERGABE 0% grün grün grün grün grün grün grün Projekt gestartet erledigt Analyse andere Unternehmen Berger grün 100% Erstellung EA Infrastruktur Weichselbaum % grün Planung Umbaumaßnahmen Brenner % grün Baubeginn offen Vorbereitung Pilot Berger % grün Mitarbeiter-Information Strasser % grün Projektstart Sterrer % grün Interviews Führungskräfte Kretschner % grün Erstellung EA Organisationsstrukturen Weber % gelb Einholung Baubescheid Brenner % grün Baudurchführung Sterrer % grün Einweisung Pilot TN Brenner % grün Go live offen Projektkoordination Sterrer % grün Interviews Mitarbeiter Sterrer % grün Durchführung Rechtliche Prüfung Weber % rot Planung Infrastruktur Gruber % grün Installationen Sterrer % grün Start Pilot offen Betreuung erste 2 Monate Weichselbaum % grün Projektcontrolling Sterrer % grün Analyse Berater Sterrer % grün Kalkulation Kosten Schreder % gelb Ausschreibung & Beschaffung Infrastruktur Gruber grün 0% Innenausbau Sterrer % grün Durchführung Pilot Berger % grün Übergabe an Personalabteilung Sterrer grün 0% Projektmarketing Sterrer % grün Analyse Literatur Gruber % grün Zusammenfassung Gesamtkonzept Schreder % grün Einrichtung Sterrer % grün Teilnehmer-Betreuung Pilot Berger % grün Übergabe an Personalabteilung erfolgt offen Projektabschluss Sterrer % grün Analyse Räumlichkeiten Brenner grün 100% Abstimmung+ Optimierung Konzept Weber % grün Behördliche Abnahme Sterrer grün 0% Pilot abgeschlossen offen Projekt abgeschlossen offen Zusammenfassung Ist-Analyse Sterrer grün 50% Abnahme Konzept offen Abnahme offen Evaluierung Pilot Sterrer grün 0% 03 Ist-Analyse abgeschlossen Auswahl Pilot Bereich 0% Optimierung Relaxingzone 0% offen Sterrer Organisationsplanung Sterrer grün 0% grün Sterrer grün Leistungsplanung mittels Projektstrukturplan

18 4. Terminplanung

19 Terminplanung Voraussetzung Beschreibung Meilensteinplan > Projektspezifische, terminkritische Ereignisse > Meilensteintermine > Tabellarische Terminliste > Energetische Steuerung des Projekts Terminliste > Listung von Arbeitspaketen > Start und Endtermine > Tabellarische Terminliste > nur bei wenigen APs übersichtlich Balkenplan > Listung von Arbeitspaketen > Start und Endtermine > wie Terminliste + Zeitskala > Visualisierung einer Terminliste über zeitproportionale Balken Vernetzter Balkenplan > Listung von Arbeitspaketen > Beziehungen der Arbeitspakete zueinander (Vor- und Nachfolger) > wie Netzplan + Zeitskala > Visualisierung eines Balkenplans mit Anordnungsbeziehungen > Diskussion Übersichtlichkeit Netzplan > Listung von Arbeitspaketen > Beziehungen der Arbeitspakete zueinander (Vor- und Nachfolger) > eventuell Einschränkungen > Visualisierung Arbeitspakete und Beziehungen zueinander > meist unübersichtlich 04 Terminplanung

20 Meilensteinplan Beispiel Konzeptionsprojekt Projektmeilensteinplan PSP- Code Meilenstein Aktuelle Termine per Basistermin Ist- Termine Projekt gestartet Beteiligungsstruktur erstellt und abgeklärt Businessplan erstellt Interne Abstimmung durchgeführt Vorstandspräsentation durchgeführt Vorstandsentscheidung getroffen Verträge unterzeichnet Projekt abgeschlossen Terminplanung

21 Balkenplan Beispiel Vernetzter Balkenplan 04 Terminplanung

22 5. Ressourcen- und Kostenplanung

23 SUMME pm steps Projektressourcenplanung 1 Definition Detaillierung 2 Planung Personalressourcen 3 Ressourcen (Abt., Kompetenzen, MA) (auf Arbeitspaketebene) Zusammenführung in Ressourcentabelle PSP- Code AP- PHASE ABT. Ber. Plan (PT) IST (PT) Rest (PT) HR (PT) Abw. (PT) EDV Einkauf ReWe Produktion 1.2 PHASE EDV 15, Eink. 5, ReWe EDV 15 PT Einkauf 5 PT Sonst. 11 PT Sonst 11, SU 31, Balkenplan (auf Arbeitspaketebene) Abklärung Verfügbarkeit JÄN FEB MÄR PROJEKTPERSONALEINSATZTABELLE PROJEKTTERMINPLANUNG 1.2 PHASE AP AP AP AP 4 Mst. 05 PSP- AP ABT. Plan IST Rest HR Abw. Code PHASE Ber. (PT) (PT) (PT) (PT) (PT) 1.2 PHASE EDV 15, Eink. 5, ReWe 11, , Ressourcenund Kostenplanung

24 Projektmgmt. 1.1 AP AP-Verantw. AP AP-Verantw. AP AP-Verantw. Zusammenhänge in der Ressourcen- und Kostenplanung Leistungen Personalarten Kostenarten Phase B 1.2 Projekt 1 Projektleiter Phase C 1.3 Phase D AP 4 AP 7 AP 10 AP AP-Verantw AP-Verantw AP-Verantw AP-Verantw. AP 5 AP 8 AP 11 AP AP-Verantw AP-Verantw AP-Verantw AP-Verantw. AP 6 AP 9 AP 12 AP AP-Verantw AP-Verantw AP-Verantw AP-Verantw. 1.4 Phase E 1.5 Gliederung nach > Abteilungen > Kompetenzen > Mitarbeitern > Personal > Material > Fremdleistungen > Sonstige Ressourcenplanung in PT Kostenplanung in PSP- Code Arbeitspaketbezeichnung IT Controlling Einkauf Personal Material Fremdleistungen Sonstige Gesamt Implementierung Infrastruktur Implementierung Hardware Implementierung Software Summe Darstellung P2 P1 P3 Gesamtpersonalbedarf Gesamtkosten Summierung > Nach Kostenarten > Nach Phasen > Nach Objekten > Nach Personalarten Material Personal Sonstige

25 PSP- Code AP PHASE Ko. Art. Plan (EUR) IST (EUR) Rest (EUR) HR (EUR) Abw. (EUR) pm steps Projektkostenplanung 1 Auswahl 2 Kostenarten Planung Projektkosten auf Arbeitspaket- oder Phasenebene KOSTENRECH- NUNGSARTEN Personal Material Extern Inland Extern Ausland Reisekosten Post Telefon Etc. PROJEKT- KOSTENARTEN Personal Material Fremdleistungen Sonstige Material , Personal , Sonstiges , 3 Zusammenführung in 4 Kostentabelle Optional: Finanzmittelplan in Abstimmung mit Terminplanung PSP- AP Ko. Plan IST Rest HR Abw. Code PHASE Art. (EUR) (EUR) (EUR) (EUR) (EUR) 1.2 PHASE Mat Pers PHASE Mat Pers FL Son st Einzahlungen Maximale Überdeckung Cashflow (Kumulierter Zahlungsstrom) FL Zeit Sonst SU Maximale Unterdeckung Auszahlungen 05 Ressourcenund Kostenplanung

26 Kostencontrolling Budget Rest- Kosten (Cost to Complete) Aktuelle Kosten (Hochrechnung) Kostenabweichung Ist- Kosten 05 Ressourcenund Kostenplanung

27 6. Stakeholderanalyse, Risikoanalyse

28 Identifikation Handlungsbedarf > Konzentration auf wesentliche Stakeholder > Identifikation von Stakeholder mit Handlungsbedarf (kritisch u. synergetisch) 06 Stakeholderanalyse

29 Zuständigkeiten und Termine Definition von Zuständigkeiten und Terminen je definierter Maßnahme Operationalisierung Stakeholder mit Handlungsbedarf Beziehung (Beschreibung von wechselseitigen Erwartungen) Maßnahmen Zuständig. Termin 06 Stakeholderanalyse

30 pm steps Projektstakeholderanalyse 1 Clusterung der 2 Stakeholder Sammlung relevanter Stakeholder Lieferanten Interne Abt. Projekt Konkurrenz Interne Abt. Abt. B Lieferanten Abt. A Lief. A Lief. B Lief. C Projekt Konk. A Konkurrenz Konk. B Konk. C Sonstige Stakeholder Kunde Behörde Sonstige Projektumwelten Koop. Kunde A Kunde B Kunde 3 Identifikation Stakeholder 4 Lieferanten Lief. B Lief. C Sonstige Projektumwelten mit Handlungsbedarf Lief. A Behörde Interne Abt. Abt. B Abt. A Koop. Projekt Kunde A Konk. A Konk. B Kunde B Kunde Konkurrenz Konk. C Konk. A Ableitung steuernde Maßnahmen PROJEKT- STAKEHOLDER (mit Handlungsbedarf) MASS- NAHME MASSNAHME 1 VERANTW. PL TERMIN Termin 1 Lieferant B MASSNAHME 2 PTM 1 Termin 2 06 Koop. MASSNAHME 3 PTM 3 Termin 3 Stakeholderanalyse

31 Restrisiko pm steps Projektrisikoanalyse 1 Risiken identifizieren 2 Basis: Projektpläne Risiken bewerten (Auswirkungen und Wahrscheinlichkeiten) RISIKEN RISIKO- KOSTEN % RISIKO- BUDGET Pönale , 15 % , Ausfall Lief , 10 % , RISIKEN Akzeptanz , 30 % , 3 4 Strategie: Risikomanagement Maßnahmen planen und umsetzen (präventive Maßnahmen in die Projektplanung integrieren) vermeiden vermindern MASS- NAHME KOSTEN VERANTW. TERMIN verlagern selbst tragen NICHT IDENTIFIZIERTES RISIKO 06 Stakeholderanalyse

32 7. Projektorganisation Projektorganigramm, Projektrollen, Projektkommunikation, Zuständigkeiten

33 Projektorganisation Projektorganigramm Projektmitarbeiter Projektauftraggeber PLA PROJEKTTEAM Projektteammitglied Projektteammitglied Projektteammitglied Projektleiter SUBTEAM Projektmitarbeiter Projektmitarbeiter Projektmitarbeiter 07 Projektorganisation

34 Der Projekt-Auftraggeber ist eine zentrale Rolle für ein Projekt... ist in der Regel auch Linienmanager... hat unterschiedliche Aufgaben im Projektmanagement-Prozess... führt den Projektleiter stellt die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellt das notwendige Budget zur Verfügung 07 Projektorganisation

35 Kommunikationsstruktur Beispiel Auszug I PROJEKTKOMMUNIKATION (Periodische Kommunikationsstrukturen) Bezeichnung Ziele, Inhalte Teilnehmer Termine Ort Projektcontrolling- Sitzung Projektauftraggeber- Sitzung Projektleiter, Projektteam > Feststellen des Projektstatus > Controlling von Zielen, Leistungen, Terminen sowie Ressourcen und Kosten > Controlling der Stakeholderbeziehungen > Soziales Projektcontrolling > Diskussion übergeordneter Problemstellungen > Entscheidungsaufbereitung für die Projektauftraggeber- Sitzung > Planung WVW > Diskussion von Projektstatus, Abweichungen im Projekt > Treffen ausstehender Entscheidungen > Abnahme des Projektfortschrittsberichts Projektauftraggeber, Projektleiter Monatlich 07 Nach Projektcontrollingsitzung Projektorganisation

36 Kommunikationsstruktur Beispiel Auszug II PROJEKTKOMMUNIKATION (Periodische Kommunikationsstrukturen) Bezeichnung Ziele, Inhalte Teilnehmer Termine Ort Jour fixe > Operative Koordination der Projektbeteiligten > Diskussion inhaltlicher Themen und Probleme > Planung WVW Projektleiter, Projektteam, Projektcoach Wöchentlich Subteam-Sitzung > Koordination des Subteams > Diskussion inhaltlicher Problemstellungen > Planung WVW Subteam NB 07 Projektorganisation

37 PAG PL PTM 1 PTM PSP Arbeitspaket Projektstart Projektcontrolling Projektkoord. Verantwortlicher PL PL PL Liste der AP-Verantwortlichen Aufgabenverteilung in Projekten Darstellungsmöglichkeiten Arbeitspaket PSP PTM Projekt EDV --Konzeption Istanalyse durchführen PTM2 PSP Arbeitspaket Istanalyse abgeschlossen Projektstart E V M M Balkenplan Projektcontrolling Projektkoord. E E V V M M M M 07 Funktionendiagramm Projektorganisation

38 Spielregeln im Projekt: Beispiel Agenda und Ziele für Projektsitzungen mindestens 1 Tag vorab Anwesende sind entscheidungsbefugt Keine Vertreter in Projektsitzungen (Ausnahme: Krankheit, Urlaub) Entscheidungen sind bindend Unterschiedliche Arbeitsstile werden respektiert Killerphrasen sind verboten Vereinbarte Termine werden eingehalten Alle bereiten sich auf Projektsitzungen vor Stellvertreterregelung. 07 Projektorganisation 38

39 Kompetenzverteilung Was? Wann? Wie viel? Wer? Wie? Wie gut? Arbeitspakete (SP) Termine Kosten und Ressourcen Auswahl des Projektteammitglieds Verfahren, Methoden im AP Qualität der Arbeitspakete Projektleiter Vorgesetzter Projektteammitglied 07 Projektorganisation Projektteammitglied

40 8. Projektstartprozess

41 Code PSP- Code AP PHASE Ko. Art. Plan (EUR) IST (EUR) Rest (EUR) HR (EUR) 1.2 PHASE Mat Pers FL Sonst SU Abw. (EUR) Ausgangssituation Projektmanagementmethoden Projektleistungsplanung Projektterminplanung Projektorganisation Projektabgrenzung und Kontextanalyse Projektressourcenund Projektkostenplanung Projektabgrenzung und Kontextanalyse Ergebnisplan Balkenplan Projektorganisation Ressourcenplan Kostenplan Projektstrukturplan Spielregeln Aufgabenverteilung PSP- AP ABT. Plan IST Rest HR Abw. PHA Ber. (PT) (PT) (PT) (PT) (PT) SE PHA 1.2 EDV 15, SE Eink. 5, ReWe Sonst 11, Stakeholderanalyse Meilensteinplan Kommunikationsstrukturen SU 31, AP-Spezifikation Projektdokumentation > Projektauftrag > Ergebnisplan > Terminliste > Projektorganigramm > Ressourcenplan > Projektzieleplan > Vor- und Nachprojektphase > Stakeholderanalyse > Beziehungen zu anderen Projekten > Projektstrukturplan >To-Do-Liste > AP-Spezifikationen > Meilensteinplan > Balkenplan > Vernetzter Balkenplan > Netzplan > Projektrollenbeschreibungen > Funktionendiagramm > Projektkommunikationsstrukturen > Spielregeln > AP-Verantwortliche > Kostenplan > Risikoanalyse 08 Projektstartprozess

42 Vorgehensweise Projektstartprozess für ein Projekt Projektstart Projektstart- Workshop vorbereiten Projektstart- Workshop durchführen Erstellung der PM- Planung Follow-up- Workshop durchführen Fertigstellung der PM- Planung Konstituierende PAG- Sitzung durchführen PM-Planung abschließen 08 Vor- bzw. Nachbereitung Kommunikationsform Projektstartprozess

43 Vorgehensweise Projektstart-Workshop durchführen Aufgaben > Begrüßung, Einstieg, Ziele und Ablauf, Vorstellrunde > Status und Kurzinfo zum Projekt > Projektauftrag > Projektorganigramm, Kommunikationsstrukturen > Projektleistungsplanung (Ergebnisplan/Projektstrukturplan) > Definition von Arbeitspaketverantwortlichen, Auswahl notwendiger AP-Spezifikationen > Grobbalkenplan > Stakeholderanalyse, Projektkontext > Diskussion und Organisation der Ressourcen- und Kostenplanung > Vereinbarung projektspezifischer Spielregeln > Vereinbarung der weiteren Vorgangsweise (WVW) Rollen > Projektleiter > Projektteam > Projektcoach > Projektauftraggeber (optional) Hilfsmittel > Agenda des Projektstart-Workshops > Projektauftrag > Erstansatz der Projektpläne (optional) 08 Projektstartprozess

44 Aufgaben Vorgehensweise Konstituierende PAG-Sitzung durchführen > Einstieg, Ziele, Ablauf > Vorstellung ausgewählter Projektmanagement-Pläne und des Projekthandbuchs (PHB) > Projektauftrag > Projektorganigramm und Projektkommunikationsstrukturen > Projektstrukturplan > Terminplan > Ressourcen- und Kostenplan > Risikoanalyse > Diskussion und Klärung offener Fragen und Entscheidungen > Ausblick > Vereinbarung der weiteren Vorgangsweise (WVW) 44 Rollen > Projektleiter > Projektauftraggeber Hilfsmittel > Agenda für die PAG-Sitzung > Projekthandbuch, ausgewählte PM-Pläne 04 Projektstartprozess

45 9. Projektcontrolling

46 Beschreibung Zyklische Vorgehensweise Grundsätze Steuerung (Neu-)Planung Durchführung > Eine soziale Konstruktion > Controlling erfolgt im Projektteam > Grob statt fein > Hard Facts und Soft Facts Kontrolle 09 Projektcontrolling

47 Projektstrukturplan > Darstellung des Leistungsfortschritts Standardcontrollingmethoden Leistungscontrolling > Grob: nicht begonnen, in Arbeit, abgeschlossen > Detailierte Angabe in 25-%-Schritten > Leistungsveränderungen > Zusätzliche Arbeitspakete > Arbeitspakete entfallen Basisplan Aktualisierter Plan 09 Projektcontrolling

48 Standardcontrollingmethoden Kostencontrolling Begriffe Kostenabweichung Budget Budget inklusive Leistungsveränderungen Disponierte Kosten (Obligo) Rest- Kosten (Cost to Complete) Aktuelle Kosten (Hochrechnung) 09 Ist- Kosten Projektcontrolling

49 Vorgehensweise Projektcontrollingprozess Projektcontrolling Projektcontrolling vorbereiten Projektcontrolling- Sitzung durchführen PM-Planung aktualisieren PAG-Sitzung durchführen Projektcontrolling abschließen 09 Vor- bzw. Nachbereitung Kommunikationsform Projektcontrolling

50 Vorgehensweise Projektcontrollingprozess Projektcontrolling vorbereiten Projektcontrolling Projektcontrolling- Sitzung durchführen PM-Planung aktualisieren 09 Vor- bzw. Nachbereitung Kommunikationsform Projektcontrolling

51 Aufgaben Vorgehensweise Projektcontrolling-Sitzung durchführen > Einstieg, Ziele, Ablauf > Blitzlicht > Besprechung des Protokolls der letzten Sitzung > Definition und Diskussion des Status Leistungen und Termine > Definition und Diskussion des Status Ressourcen, Kosten, Risiko > Definition und Diskussion des Status Stakeholder, Zusammenhang zu anderen Projekten > Besprechung der internen Organisation und Zusammenarbeit > Diskussion aktueller Probleme im Projekt > Entwicklung von Erstansätzen zur Problemlösung > Ausblick auf die weitere Projektdurchführung > Vereinbarung der weiteren Vorgangsweise (WVW) Rollen > Projektleiter > Projektteam > Optional: Projektmitarbeiter > Optional: Projektauftraggeber > Optional: Projektcoach Hilfsmittel > Agenda der Projektcontrolling-Sitzung > Projekthandbuch > Letzter Projektfortschrittsbericht > Letztes Protokoll 05 Projektcontrollingprozess

52 Vorgehensweise PAG-Sitzung durchführen Aufgaben > Einstieg, Ziele, Ablauf > Blitzlicht > Präsentation des Projektstatus anhand des Projektfortschrittsberichts und der Projektpläne > Leistungen > Termine > Ressourcen, Kosten > Projektorganisation und Projektkontext > Diskussion anstehender Entscheidungen und steuernder Maßnahmen > Projektausblick > Vereinbarung der weiteren Vorgangsweise (WVW) Rollen > Projektleiter > Projektauftraggeber > Optional: ausgewählte Projektteammitglieder Hilfsmittel > Agenda der PAG-Sitzung > Projekthandbuch > Projektfortschrittsbericht 09 Projektcontrolling

53 Projektfortschrittsbericht 09 Projektcontrolling

54 10. Zusammenhang Einzel- und Multiprojektmanagement, Ressourcenmanagement

55 Ebenen des Projektorientierten Unternehmen UNM Unternehmensmanagement Strategisches Management, Finanzen, Organisation, Personal, Infrastruktur, Produkte und Dienstleistungen MPM Multiprojektmanagement Projektbeauftragung, Priorisierung, Projektabnahme, Ressourcensteuerung, Portfoliosteuerung EPM PM-Planung, Projektkoordination, Projektcontrolling, Projektabschluss, Einzelprojektmanagement Ziele, Leistungen, Termine, Ressourcen, 10 Kosten, Organisation, Kontext Zusammenhang EPM & MPM, Ressourcenmanagement

56 MPM-Organisation Multiprojektorganisation Permanente Rollen im PM PMO PSK PMCC MPM > Projektesteuerkreis (PSK) > Project Management Office (PMO) > Projektmanagement Competence Center (PMCC) PAG EPM Temporäre Rollen im PM PLAM PLAM > Projektauftraggeber (PAG) PLA > Projektleiter (PL) PMA PMA PTM PMA PL PTM PMA Projektteam PTM PMA Subteam PMA PMA > Projektteammitglied (PTM) > Projektmitarbeiter (PMA) > Projektassistent > Projektlenkungsausschuss (PLA), Projektteam, Subteam > Projektlenkungsausschussmitglied (PLAM) 10 Zusammenhang EPM & MPM, Ressourcenmanagement Projektorganisation

57 PM Prozesse im projektorientierten Unternehmen Unternehmensmanagement (z. B. Strategieentwicklung, Budgetierung) Begleitenden MPM-Prozesse (z. B. Qualifizierung) Projektbeauftragung Multiprojektcontrolling Projektabnahme und - evaluierung PROJEKTKOORDINATION PROJEKTMARKETING PROJEKT- START PROJEKT- CONTROLLING PROJEKT- KRISE PROJEKT- ABSCHLUSS 10 Leistungserbringung Zusammenhang EPM & MPM, Ressourcenmanagement

58 Daten des Projektportfolios Projekte-Nummer Projektname Produkthauptgruppe (PHG) Projekte, Großprojekte, Aktivitäten Projektart (Innovation,...) Reifegrad (Konzeption, Realisierung) Priorität (Hoch, Mittel, Niedrig) PAG, PL, PTM (Check Anzahl, ansonsten Abteilungen) Projekteampel Termine: Start, Ende, geplanter Start, Ende Meilensteine (Standard-Meilensteine) Projektphasen (Standardphasen) Ressourcen: Plan- und Ist-Ressourcen, Abweichung Ev. Personalzuordnung/Zuordnung der Abteilung (welcher Mitarbeiter arbeitet wo mit, oder welcher Bereich ist wo involviert?) Kosten: Plan- und Ist-Kosten, Abweichung Risiko Zusammenhang zu anderen Projekten (Check Umsetzung) Projektfortschritt (in 25 % Schritten) Letztmalig aktualisiert 10 Zusammenhang EPM & MPM, Ressourcenmanagement

59 Ansichten des Projektportfolios Idee erfasst beauftragt gestartet >25 % >50 % >75 % abgeschlossen unterbrochen abgebrochen Projekt Madrid Projekt Paris Projekt Saturn Projekt London Projekt Wien Projekt Rom Projekt Prag Projekt Sydney Projekt Boston Projekt Turin Projekt Mars Projekt New York Projekt Erde Projekt Mailand Projekt Tokio Projekt Moskau Projekt Uranus Projekt Oslo Projekt Venus Projekt Köln Projekt Riga Projekt Pluto Projekt Monaco Projekt Sevilla Projekt Merkur Projekt Lyon Projekt Jupiter Projekt Berlin Projekt Bonn Projekt Neptun 10 Zusammenhang EPM & MPM, Ressourcenmanagement

60 Projektebalkenplan... Balkenplan Kundenportfolio Anfang Ende Aktualisieren Alle Monate PSP Name Fortschritt Anfang Ende 1 Kundenportfolio 29% Dez Jän Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez 1.1 Projekt 1 100% Projekt 2 100% Projekt 3 25% Projekt 4 25% Projekt 5 25% Projekt 6 50% Projekt 7 25% Projekt 8 0% Projekt 9 0% Projekt 10 0% 1.11 Projekt 11 0% 1.12 Projekt 12 0% Zusammenhang EPM & MPM, Ressourcenmanagement

61 Einzelprojektansicht im Projektportfolio Zusammenhang EPM & MPM, Ressourcenmanagement

62 Auswertungen des Projektportfolios Fortschritt Status Komplexität Projektart 10 Zusammenhang EPM & MPM, Ressourcenmanagement

63 11. PM-Richtlinien, PM-Prozesse, Standards, PM-Hilfsmittel

64 PM Struktur PM-Richtlinien, PM-Hilfsmittel und PM- Standards 11 PM-Richtlinien, PM-Prozesse, Standards, PM-Hilfsmittel

65 Bereitstellung von Hilfsmitteln Prozesse, Einladungen, Protokolle Projektstart Pr ojektstar t- W or kshop vor ber eiten Pr ojektstar t- W or kshop dur chführ en Er stellung der PM- Planung Follow up- W or kshop dur chführ en Fer tigstellung der PM- Planung Konstituier - ende PAG- Sitzung dur chführ en Konstituier ende PAG-Sitzung nachbear beiten Methodenliste Projektcontrolling- Sitzung vorbereiten Projektcontrolling-Sitzung durchführen Projektplanung aktualisieren Durchführung Projektauftraggeber-Sitzung PRG-Sitzung nachbereiten Abgrenzung- und Kontextanalyse Projektauftrag (PA) Stakeholderanalyse Projektstrukturplan (PSP) Projektorganisation Kommunikationsstrukturen Spielregeln Ergebnisplan (M indmap) Arbeitspaketspezifikationen Funktionendiagramm Terminplanung (M St. bzw. Balkenplan) Ressourcenplanung Kostenplanung Risikoanalyse Projektdokumentation Projektfortschrittsbericht 11 PM-Richtlinien, PM-Prozesse, Standards, PM-Hilfsmittel

66 project handbook 3.0 Das project handbook 3.0 ist ein pragmatisches, auf MS-Excel basierendes PM- Tool, dass den Projektleiter ganzheitlich in der Planung und Steuerung seines Projektes unterstützt Geringer Projektmanagementaufwand Transparente Projektabwicklung Einheitliche Projektplanung Einfache Implementierung Hohe Userakzeptanz Anbindung project portfolio 2.0 Universelle Einsatzmöglichkeiten 11 PM-Richtlinien, PM-Prozesse, Standards, PM-Hilfsmittel

67 Beitrag zur Unternehmensstrategie project portfolio 3.0 Import von PHBs, Anträgen oder nur Fortschrittsberichte Einzelprojektansicht und Editor Ansichten: Projektetabelle Projektebalkenplan Projektportfolio Projektpipeline Schnittstellenmatrix Auswertungen KPI s Dashboard Übergeordnete Ressourcen- und Kostenauswertung P2 P2 P2 P2 P1 MPM-Reporting (Meeting, Todo, Entscheidungen) Konsolidierung mehrerer Portfolios (nur in large ppf 1.0) P2 P2 P2 P2 P2 Risiko P2 P2 11 PM-Richtlinien, PM-Prozesse, Standards, PM-Hilfsmittel

68 Hilfsmittel Einladung und Design Ort Termin Teilnehmer Themen, Inhalte Ziele Unterlagen Nicht- Ziele Dauer, Zeiten Agenda Verantwortlichkeiten 11 PM-Richtlinien, PM-Prozesse, Standards, PM-Hilfsmittel

69 12. Professionalisierung des Projektmanagements

70 Professionalisierung des PM Durchführung als internes Projekt > Projektorganisation für breite Akzeptanz innerhalb des Unternehmens > saubere Leistungs-, Termin-, Ressourcen- und Kostenplanun und controlling > Stufenkonzept (EPM, dann MPM, dann Ressourcenmgmt.) Einzelprojektmanagement-Professionalisierung > Personalentwicklung (Training, Coaching) und Organisationsentwicklung (Richtlinien und Hilfsmittel, EDV-Einsatz) Multiprojektmanagement > MPM-Organisation, -prozesse und Projektedatenbank 13 Professionalisierung des Projektmanagement

71 Generell PM-Professionalisierung als internes Projekt Integrative Projektorganisation für breite Akzeptanz des PM im Unternehmen Personalentwicklung (PM-Ausbildung) und Organisationsentwicklung (PM-Richtlinien, PM-Hilfsmittel, Projekthandbücher und EDV-Einsatz) E=QxA (Erfolg = Qualität mal Akzeptanz): Projektmarketing Schritt 1: Einzelprojektmanagement Schritt 2: Multiprojektmanagement Schritt 3. Ressourcenmanagement 13 Professionalisierung des Projektmanagement

72 Vorgehensweise einer schrittweisen Implementierung des PM PM-Prof. I EPM PM-Prof. II MPM PM-Prof. III Ressourcenmanagement 2-6 Monate 6-12 Monate 4-6 Monate >Analyse PM-Status >Erstellung, Abstimmung, Abnahme Konzept für EPM >Implementierung PM- Richtlinien, PM- Hilfsmittel, PHB und IT-Einsatz >Schulung von FÜK, PL und PTM >Marketing und Kommunikation Zu vereinbaren >Erstellung, Abstimmung und Abnahme Konzept für MPM >Implementierung MPM- Prozesse, -organisation und Projektedatenbank >Pilotdurchführung und Rollout >Optimierung EPM >Schulung der FÜK und PM >Marketing und Kommunikation Zu vereinbaren >Erstellung, Abstimmung, Abnahme Ress.mgmt- Konzept >Implementierung Ress.mgmt. >Pilotdurchführung und Rollout >Optimierung EPM, MPM >Schulung der FÜK, PM, PTM >Marketing und Kommunikation Zu vereinbaren 13 Professionalisierung des Projektmanagement

73 PM Professionalisierung 13 Professionalisierung des Projektmanagement

74 Professionalisierung des PM 13 Professionalisierung des Projektmanagement

75 Dr. Thomas Würzburger & Partner Tel.: Trust Worx

76 Jetzt sind Sie dran! Viel Erfolg bei der Umsetzung.