Ressourcenplanung im Übersetzungsmanagement Constantin Walter Product Owner bei Across Systems

Transkript

1 Ressourcenplanung im Übersetzungsmanagement Constantin Walter Product Owner bei Across Systems

2 ÜBERBLICK Motivation und Einführung ins Thema Grundsätzliches und Instrumente - Der Ressourcen-Begriff im Übersetzungsmanagement - Strategisches Management - Operatives Management - Berichtswesen - Automatisierungspotentiale Mögliche Systemanforderungen - Ressourcenverwaltung - Planung - Berichte - Arbeitsumgebung - Schnittstellen Zusammenfassung

3 EINFÜHRUNG / MOTIVATION Enterprise-Resource-Planning Fester Bestandteil der BWL Ziel = Effizienter Einsatz von Unternehmensressourcen - Betriebsmittel, Personal, Kapital aller Art - unter Berücksichtigung aller relevanten Prozesse Unterstützende Software: ERP-Systeme - Klassisches Werkzeug zur Produktionsoptimierung - Hoher Integrationsgrad mit Produktionssystemen Exotischer Anwendungsfall? - Übersetzungsmanagement > Welche Anforderungen ergeben sich für die Ressourcenplanung aus dem Übersetzungsmanagement?

4 RESSOURCEN IM ÜBERSETZUNGSMANAGEMENT Humankapital Personal, Agenturen - inhouse, extern - Spezialisierung auf Sprachen, Fachgebiete/Branchen, Kunden - Bisherige Qualität, formale Qualifikationen, Tool-Erfahrungen - Verfügbarkeit, Termintreue, Kosten Mögliche Betriebsmittel - Software, Lizenzen, Hardware, Kommunikationstechnik - Verschiedene Translation Memories unterschiedlicher Qualität - Fachterminologie, Kundenterminologie - Diverses Kundenwissen ( CRM)

5 STRATEGISCHES MANAGEMENT Bedarfsplanung für Ressourcen Langfristperspektive Budgetplanung - Welches Budget werde ich zur Verfügung haben? Personalakquise - Welche Qualifikationen, Profile, Partner werde ich brauchen? - An welchen Stellen sind Einsparungen gerechtfertigt? Betriebsmittel - Welche Anforderungen werden morgen an meine Betriebsmittel gestellt?

6 OPERATIVES MANAGEMENT Kurz- und mittelfristige Planung Optimierungen im Status quo Auftragsverfolgung - Auftragseingang, Auftragsausgang - Delegation an interne oder externe Ressourcen - Prozessüberwachung und Terminierung - Eskalationsmanagement Lieferantenmanagement - Leistungsbewertungen und Feedback - Reklamationshandling Abrechnung gegenüber Lieferanten (und Kunden)

7 BERICHTSWESEN Unentbehrliche Grundlage für alle Planungen und Entscheidungen Aspekte - Betrachtung des aktuellen Zustands - Kennzahlenbildung über den zeitlichen Verlauf - Vorhersagen über die Zukunft Kennzahlen, Spezifika im Übersetzungsmanagement - Durchsatz an Wörtern, Projekten pro Zeitraum - Termintreue - Rückfragen, Reklamationen, QM-Vorfälle Parameter - Sprachkombinationen, Fachgebiete, Workflows - Translation Memory -Verwertung, Terminologie

8 AUTOMATISIERUNGSPOTENTIALE Durch Automatisierungen lassen sich -... Ressourcen sparen -... Fehler reduzieren -... Abläufe beschleunigen Ideal bei standardisierten, repetetiven Aufgaben Adhoc-Prozesse nur schwierig automatisierbar - Risiko Mensch Abläufe analysieren, Kostentreiber identifizieren, vereinfachen (und dokumentieren) Klare Trennung automatisierter Schritte von Adhoc-Eingriffen > Berichtswesen und Ressourcenverwaltung liefern die nötigen Informationen

9 SYSTEMANFORDERUNGEN - RESSOURCEN Typisierung von Personal-Ressourcen/Lieferanten - Akteure: Mitarbeiter, externe Einzelpersonen, Agenturen, Tochtergesellschaften,.. - Kontaktdaten > Adressdaten, Erreichbarkeit (Zeitzone...) > Verfügbarkeitskalender - Metainformationen > Sprachkenntnisse, Domänenwissen > Informationen aus der Lieferantenbewertung (Qualität, Termintreue, etc.) > Kapazität und zu erwartender Durchsatz ( Performance ) - Technische Parameter > Verfügbare Systeme, Anbindung, Lizenzmanagement - Hinterlegung von auswertbaren Preislisten - Self-Service Betriebsmittel - Zentrale Ablage und Zugriff von TMs, Terminologie, Referenzmaterial

10 SYSTEMANFORDERUNGEN - PROJEKTPLANUNG Übersicht von Projekten und deren Verlauf - Aggregierbar für Management - Nicht nur kundenspezifisch, auch aus Ressourcensicht Projektverfolgung - Kontinuierliche Fortschrittsinformation - Proaktiv informierend über Risiken Berichtswesen - Volumen, anhand branchenüblicher Metriken (Matching Ranges etc.) - Voraussichtliche Bearbeitungszeiten Beauftragung/Delegation - Fachliche Qualifikation - Zeitliche Verfügbarkeit von Ressourcen > Auch unter Berücksichtigung der verbleibenden Kapazität, Performance - Preisbetrachtung - Terminierungsvorschläge und Delegationsempfehlungen

11 SYSTEMANFORDERUNGEN - BERICHTE Projekt-Statistiken - Analyseergebnisse, Parameter - Qualität abgeschlossener Projekte Auslastungsstatistiken und Historie - Pro Übersetzer/Lieferant, Kunde Direkte Verknüpfung mit Preisparametern - Angebotserstellung, Rechnungsstellung Aggregierbar und mit Visualisierungsmöglichkeiten Einflussfaktor für Handlungsempfehlungen - Hervorhebung von Kapazitätsüberschreitungen und Terminengpässen

12 SYSTEMANFORDERUNGEN - ARBEITSUMGEBUNG Idealerweise webbasiert - Kompatibel mit mobilen Endgeräten ( App-fähig ) - Global verfügbar Visualisierung relevanter Managementinformationen Rechtebasiertes Zugriffmodell Oberflächenintegration mit verwandten Modulen - Projektmanagement - Qualitätsmanagement - Lieferantenbewertung - Externer Ressourcenverwaltung

13 SYSTEMANFORDERUNGEN - SCHNITTSTELLEN Tiefe Integration mit TM-Systemen - Projektmanagementdetails - Direkter Zugriff auf bzw. Erzeugung von Analyseergebnissen - Linguistische QS Schnittstellen zur Einbindung von - ERP-Systemen - Finanzbuchhaltung - Einkaufsprozessen - Rahmenverträgen Möglichkeit für externe Systeme -... für vollständige Synchronisation -... Übernahme der führenden Rolle

14 ZUSAMMENFASSUNG Erfolgsfaktoren für einen effizienten Ressourceneinsatz im Übersetzungsmanagement Zentrale und strukturierte Datenhaltung Standardisierte Abläufe - Risiko Mensch minimieren Genau definierte Systemumgebung - Maximaler Integrationsgrad - Anzahl der beteiligten Systeme überschaubar halten Angemessene Behandlung des Zahlenmaterials - Aggregation - Zahlen wollen interpretiert werden - Bauchgefühl ist gut, Verifikation zählt

15 Überall geht ein früheres Ahnen dem späteren Wissen voraus. Alexander von Humboldt