Leistungsbeschreibung Reservix. - Auszug - Version Reservix GmbH

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1 Leistungsbeschreibung Reservix - Auszug - Version Reservix GmbH

2 1. Kurzbeschreibung Vorteil Webbasierung... 3 Echtzeitkontrolle aller Vertriebswege... 3 Keine zusätzlichen Kosten... 3 Anbindung an das bundesweite Vorverkaufsstellennetz... 3 Sicherheit... 3 Kundenbindung und Werbung... 4 Unterstützung durch das Reservix-Team... 4 Intuitive Bedienbarkeit Systemvoraussetzungen Schlüsselfunktionen des Reservix-Systems Veranstaltungs-Administration Tickets Webanbindung Verkauf Buchungsverwaltung Zutrittskontrolle Reports Dateneingabe / Datenaustausch Werbung- und Marketinginstrumente / CRM Verschiedene Reservierungsmodi Verfügbare Zahlungsarten Rechnungsdruck / Abrechnungen Auswertungs- und Statistikfunktionen Sicherheit Reservix die Ticketexperten Seite 2/13

3 1. Kurzbeschreibung Reservix ist ein webbasiertes und intuitiv zu bedienendes Buchungssystem für Veranstaltungstickets mit Sitz in Freiburg und Berlin. Im Jahre 2003 für Konzerte eines Chor-Ensembles gegründet, betreuen heute über 80 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehr als Vorverkaufsstellen und Veranstalter bundesweit. Firmenphilosophie ist ein hoher Qualitätsanspruch, eine günstige und faire Kostenstruktur sowie die partnerschaftliche Einbindung von Kunden in Entwicklungsprozesse. Diese Faktoren sorgen seit Gründung für eine große Kundenzufriedenheit und schnelle Verbreitung des Ticketingsystems. Reservix gilt heute als eines der führenden Ticketingsysteme in Deutschland. 2. Vorteil Webbasierung Echtzeitkontrolle aller Vertriebswege Echtzeitstatistiken ermöglichen einen sekundengenauen Überblick über alle Vertriebswege, da sämtliche Verkaufsstellen zeitgleich online auf Reservix zugreifen. Die Buchungsmaske kann zudem direkt in die Webseite des Veranstalters eingebunden werden und bietet die Möglichkeit, Tickets auch zuhause auszudrucken ( ) bzw. als Handyticket auf das Smartphone zu übertragen. Keine zusätzlichen Kosten Jeder PC mit Internetanschluss kann sofort und ohne Zusatzkosten als Arbeitsplatz genutzt werden. Einrichtungs-, Leitungs- oder Lizenzgebühren sowie der wartungsintensive Betrieb eines eigenen Servers entfallen. Updates sind nicht erforderlich, da wir das System im Hintergrund weiterentwickeln. Für die Standardnutzung von Reservix berechnen wir lediglich Systemgebühren pro verkauftem Ticket Sie haben somit die volle Kostenkontrolle. Anbindung an das bundesweite Vorverkaufsstellennetz Mehr als Verkaufsstellen verkaufen Tickets mit dem Reservix-System. Da die Nutzung von Reservix für Vorverkaufsstellen kostenfrei ist, steigt deren Zahl kontinuierlich. Unsere Vorverkaufsstellen werden alle acht Tage zentral über Reservix abgerechnet und erhalten in vielen Regionen attraktive Veranstaltungswerbung von uns per Post. Sicherheit Reservix nutzt einen load-balanced -Serverpark bei einem renommierten Anbieter für dedizierte Serverumgebungen in Deutschland. Zusätzlich gibt es ein regelmäßiges Backup bei einem externen Serverzentrum und höchste Datensicherheit durch horizontale und vertikale Redundanz. Im internen Betrieb sorgen Mitarbeiterkennungen und Logbuchfunktionen dafür, dass alle Vorgänge immer nachvollziehbar bleiben Reservix die Ticketexperten Seite 3/13

4 Kundenbindung und Werbung Reservix bietet eine Vielzahl praktischer Werkzeuge zur Kundenbindung und Beziehungspflege. Neben einer Kundenhistorie, eigenen CRM-Funktionen und Schnittstellen zu CRM-Lösungen, ermöglichen umfangreiche Statistik- sowie Auswertungsfunktionen nach Genre, Werbeeinverständnis oder Geburtstag, gezielt Mailings an einzelne Kunden bzw. Kundengruppen zu versenden. Ein hochmodernes Newsletter-Modul bietet hierfür individuelle Templates, Klickstatistiken und eine Empfängerverwaltung. Die anschließende Werbeerfolgskontrolle wird durch eine Auswertung der Verkäufe nach Postleitzahlen vereinfacht. Marketing- und Promotionaktionen unserer Kunden unterstützt Reservix mit attraktiven Werbeleistungen für Flyer, Plakate und redaktioneller Top-Event-Positionierung. Mit Rabatt- und Promotioncodes können des Weiteren Codes generiert oder Mitgliedsnummern importiert und einem ausgewählten Kundenkreis Ticketvergünstigen angeboten werden. Intuitive Bedienbarkeit Ein einfach zu bedienendes System das ist unser Ziel bei der Entwicklung von Reservix. Der geringe Nachschulungs- und Supportbedarf zeigt, dass wir dem Anspruch gerecht werden: Im Durchschnitt ist eine Schulungszeit von einer Stunde für das Verkaufsstellenmodul und drei Stunden für ein normales Veranstaltermodul (ohne Nutzung des Abo-Systems) ausreichend. Unterstützung durch das Reservix-Team Reservix bietet dem Veranstalter zahlreiche Dienstleistungen, um seinen Ticketverkauf zu steigern. Auf Wunsch richten wir z.b. Ihre Veranstaltungen ein, erstellen individuelle Saalpläne und beraten in der Wahl des Ticketdruckers und Sicherheitsfragen. Das Reservix-Ticketcenter übernimmt die Abwicklung sämtlicher Online-Ticketbestellungen rund um die Uhr mit einer 24h-Hotline. An Reservix angeschlossene Vorverkaufsstellen und Veranstalter erhalten zudem regelmäßig Newsletter und Informationen zu Veranstaltungen per und Post Reservix die Ticketexperten Seite 4/13

5 3. Systemvoraussetzungen Drucker Betriebsbereiter Laser- bzw. Thermodrucker oder BOCA-Drucker ab FGL 42 Drucker-Software Ghostscript ab Version 8.14 Reservix Print (hauseigene Drucker-Software) Internetbrowser Internetzugang Mozilla Firefox (empfohlen) oder z.b. Microsoft Internet Explorer ab Version 7.0 Breitbandzugang (empfohlen) PDF-Reader Adobe Reader PDF ab Version 6.0 Pop-Up-Blocker deaktiviert für reservix.de Betriebssystem Windows 8, 7, Vista, XP, Schlüsselfunktionen des Reservix-Systems 4.1 Veranstaltungs-Administration Abonnements - Wahlabo, Stammabo und gemischtes Abo - auch mit verschiedenen Saalplänen und unterschiedlichen Reservierungsarten - Preisstufen und Kategorien einrichten - Beliebig viele Preisstufen und Kategorien pro Vertriebsweg einstellen Freie Platzwahl im Saalplan Freie Platzwahl-Blöcke (z.b. Stehplätze) beliebig in nummerierten Saalplänen platzieren Individuelle Preisprofile - Verschiedene Gebühren einstellen: z.b. Vorverkaufsgebühren, Refundierungsgebühren und bis zu fünf individuell benennbare, zusätzliche Ticketgebühren - Verschiedene Sperrtypen einstellen: z.b. günstige Preisstufen erlauben von-bis für eine Early-Bird-Aktion Konfigurierbare Zugriffsrechte Für Mitarbeiter sowie interne und externe Verkaufsstellen Zugriffsrechte definieren Rabattprofile Rabattierung z.b. der beteiligten Einzeltermine für die Berechnung von Abo-Preisen Saalplan-Editor - Plätze selbständig nummerieren, kategorisieren und temporär sperren - Sperrbereiche festlegen Reservix die Ticketexperten Seite 5/13

6 Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung (kostenpflichtig) - Verwaltung von Kostenstellen pro Veranstaltung - Import in externe Finanzbuchhaltungssysteme wie z.b. DATEV oder SAP Verkaufs- und Reservierungsfristen Hochvariable Einstellungen möglich wie z.b. Vorverkaufszeitraum endet X Tage und X Stunden vor Veranstaltungsbeginn, Vorverkaufsstellen können max. X Tage reservieren Eventmanagement und Disposition mit Kulturklick (kostenpflichtig) - Professionelle Reservix-Lösung für die Verwaltung und Steuerung von Events in Veranstaltungszentren, Kulturhäusern, Stadthallen, Kommunen und Agenturen - Webbasiertes Raum- und Ressourcenmanagement - Disposition von Terminen und Ressourcen wie Räume, Ausstattungselemente und Personal - Vollintegrierte Schnittstelle ins Reservix-System 4.2 Tickets Thermo-Drucker und Standard-Drucker Einfacher Ticketdruck mit Thermodruckern und handelsüblichen Druckern unter MS Windows (empfohlen: Thermoticket- oder Laserdrucker) Ticketeditor - Texte, Variablen und Logos auf Tickets selbständig einfügen und editieren - Individuelles Ticketlayout für jede Kategorie bzw. Preisstufe erlaubt z.b. ein Sponsoring der ersten Kategorie oder Kinderkarte - 2D-Datamatrix und 1D-Ticketbarcodes einstellbar Restkarten Ausdruck von Restkarten z.b. für die Abendkasse Sitz- und Reihennummern Zur Markierung von Plätzen und Reihen passende Nummernkarten ausdrucken Logoverwaltung Logos für Sponsoren- und Veranstalter komfortabel sortieren, verwalten, benennen und kommentieren Personalisierung mit Foto Individuelles Foto für jedes Ticket hinterlegen und aufdrucken (vgl. Dauerkarten) Werbeseite auf Untere DIN A4-Seite individuell gestalten und z.b. Werbeseite hochladen Ticket als Fahrschein (kostenpflichtig) Kombiticket-Funktionalität inklusive Schnittstelle Reservix die Ticketexperten Seite 6/13

7 4.3 Webanbindung Webshop auf der Veranstalter-Website - Webshop für die eigene Webseite mit Logo und Farben des Veranstalters - Vorgeschaltete Veranstaltungs-Infoseite mit Eventbeschreibung, Foto, Anfahrtsbeschreibung, Youtube-Video Direktlink zur Veranstaltung Link zu Veranstaltungsinfo oder der Bestellmaske z.b. direkt in Webportalen hinterlegen Ticketing-Plugin für eigenes CMS (kostenpflichtig) - Intelligente Plugins für ausgewählte Content-Management Systeme (CMS) - Automatische Verbindung der eigenen Website mit dem Reservix-Account - Bearbeitung eigener Events im eigenen CMS und Eventsuche, Eventkalender, Eventliste, Eventdetails und Buchungsstrecke als Vorlagen verwenden 4.4 Verkauf Interne und externe Vorverkaufsstellen - Einrichtung und Anbindung von internen und externen Vorverkaufsstellen - Kassen-, Mitarbeiter-, Filial- und Statistikzugänge Facebook-Ticketshop (optional) Tickets über die eigene Facebook-Fanpage verkaufen Kassensystem CashboX (optional) - Professionelles Kassensystem mit Touchscreen, Kassenschublade, Bondrucker - Schnittstelle zum Reservix-System - Farbiges Branding möglich Kartenprüfung Automatische Überprüfung von Kontoverbindungsdaten bei Internet-Bestellungen Click&View + App - Foto der Bühnensicht für den ausgewählten Sitzplatz im Bestellprozess anzeigen - Click&View-Einrichtung der eigenen Spielstätte mit kostenfreier ios-app: Fotos mit der App von ausgewählten Positionen aufnehmen und ins Reservix-System hochladen Anbindung von Webportalen siehe 4.3 Webanbindung (optional) Such- und Sortierungsfunktionen Veranstaltungen über alle Parameter suchen und sortieren Reservix die Ticketexperten Seite 7/13

8 und eticketing für Smartphones Ticketausdruck durch Kunden sowie eticketing mit Passbook bzw. Passwallet Konfiguration von Zusatzfeldern pro Bestellung / pro Ticket Freifelder verschiedener Typen (Text, Zahl, Checkbox) erstellen und pro Bestellung bzw. Bestellposition optional oder als Pflichtfeld definieren Artikelshop und Bestandsverwaltung - Gutscheine, Artikel, CDs und sonstige Merchandise-Artikel verkaufen - Bestand verwalten und Inventuren durchführen Postleitzahlensperre Tickets in Abhängigkeit der Postleitzahlen verkaufen, wichtig z.b. für Sportvereine Eigenes Weblayout konfigurieren Anpassung der Farben und Einfügen des Logos der eigenen Webeinbindung / Online- Bestellmaske Verkaufsstellen-Verkaufsmaske konfigurieren Individuell festlegen, welche Vorverkaufsstelle was genau sehen darf Gutscheine und Umtauschgutscheine - Einlösung von Gutscheinen mit Ticketcode (auch online), Restguthaben verbleibt auf Gutschein - Erstellung und Einlösung von Umtauschgutscheinen in einem Arbeitsgang möglich - Statistiken und Spezialfunktionen (wie z.b. Restwert-Ausbuchen) verfügbar Wunschplatz-Suchfunktion Prüfen, bei welcher Veranstaltung einer Reihe bestimmte Wunschplätze noch verfügbar sind 4.5 Buchungsverwaltung Stornierungsfunktionen - Komplettstorno und Einzelstorno bei eigenen Buchungen (einzelner Buchungspositionen) - Automatisches Rückbuchen in die Online-Bezahlsysteme möglich Teillieferungen Erstellung von geschlossenen Rechnungsnummernkreisen 4.6 Zutrittskontrolle Ticketscan-Hardware (optional) - Ticketcode-Handscanner für WLAN und StandAlone (z.b. für Festivals ohne Internet) - Professionelle Scansäulen und Drehsperren-/ Drehkreuz-Lösungen mit Verarbeitung von Ticketcodes via Chipkarten, RFID und NFC Reservix die Ticketexperten Seite 8/13

9 - Kostenfreie TicketScan-App für Smartphones - Export der Reservix-Ticketcodes in Fremdsysteme und Import aus Fremdsystemen möglich Erstellung von Buchungslisten Buchungsliste für die manuellen Einlasskontrolle ( händische Abendkasse ) ausdrucken Zutrittskontrolle - Ticketcode-Handscanner und StandAlone-Scanner einfach vernetzen - Devices akzeptieren 1D-Barcodes und 2D-Datamatrix-Barcodes - Webschnittstelle ("Clearing-Stelle ) zur Klärung von Auffälligkeiten - Statistische Auswertungsfunktionen und Rückübertragung des Scanstatus - Zutrittsbereiche z.b. für VIP-Lounge und Kontrollpunkte frei definieren - Besucherströme über Bereichsfreigaben steuern 4.7 Reports Echtzeitkontrolle - Anzahl der reservierten und gebuchten Karten inklusive prozentualer Auslastung - Detailübersicht über offene und bereits gebuchte Zahlungen sowie den Ticketversand Kundenübersicht - Stammkunden-Funktion und detaillierte Besteller-Informationen - Kundeninfo direkt über den Saalplan 4.8 Dateneingabe / Datenaustausch Administration aller Datensätze Hochvariable Sortier- und Filtermöglichkeiten direkt im System Reservix-API (optional) Schnittstelle für den Datenaustausch mit dem Reservix-System (mit Developer-Portal) Buchungsdaten-Export für Warenwirtschaftssysteme wie z.b. MS Navision, SAP (optional) Veranstaltungsdaten-Export für externe Portalbetreiber wie CSV-Export und Kundendatenimport - Kunden- und Reservierungsdaten exportieren, - Kundendaten in Reservix importieren (auf Anfrage) Lastschrift-Sammelexport XML- bzw. DTA-Austauschformat für Banken Reservix die Ticketexperten Seite 9/13

10 4.9 Werbung- und Marketinginstrumente / CRM Marketinginstrumente und Werbemittel - Vielfältige Werbeleistungen: Digitale und analoge Werbemittel wie Banner, Ticketkaufen-Aufkleber, Plakate oder Flyer bestellen sowie Werbekampagnen buchen - Automatisch QR-Codes-Erstellung zu jeder Veranstaltung für Printwerbung - SEO Ihrer Events durch Marketingredaktion sowie individuelle TopEvent- und Spielstätten- Beschreibungen - Automatische TopEvent-Plakate (für externe Verkaufsstellen zum Ausdrucken) - Multiplikatoreffekte durch das Reservix-Medienpartnernetzwerk Bestellungsauswertung - Detaillierte Auswertungen z.b. nach Genre, Werbeeinverständnis, Geburtstag - Werbeerfolgskontrolle durch Aufschlüsselung nach Postleitzahlen - Jahresvergleiche und hochvariable Statistiken Rabattcodes und Kundengruppen - Kundengruppen erstellen und für Marketingaktionen gruppieren - Rabatt- und Promotion-Codes importieren bzw. im System generieren: Kunde erhält z.b. nach Eingabe der Mitgliedsnummer eine günstigere Preisstufe Komfortable Sortierungs- und Statistikmöglichkeiten Mit CSV-Exportfunktion z.b. für MS Excel oder zielgruppenscharfe Newsletter Newsletter - -Erfassung des Kunden für Marketingzwecke Versand von ings durch vorfilterbaren CSV-Export - Professionelles Newsletter-Modul mit Schnittstelle ins Reservix-System (optional) 4.10 Verschiedene Reservierungsmodi Bestplatz-Reservierung Kunde bekommt Plätze im Saalplan vorgeschlagen Einzelplatz-Reservierung Kunde kann die Plätze im Saalplan selbst auswählen Freie Platzwahl Der Kunde kann eine beliebige Anzahl von Tickets in einer Kategorie auswählen Teilnehmermanagement / Kursbuchung Kursbuchung- und Verwaltung für Veranstalter wie Universitäten und Sprachschulen Provisorische Reservierung Automatischer Löschung einer Reservierung nach Ablauf einer bestimmten Frist Reservix die Ticketexperten Seite 10/13

11 4.11 Verfügbare Zahlungsarten Onlinezahlung - Online-Schnittstelle zu Datatrans, Saferpay, PayPal und SOFORT Überweisung - Zahlungsmöglichkeit per Kreditkarte, PayPal, SOFORT Überweisung und Basislastschrift; Vorkasse (Überweisung) in bestimmten Fällen verfügbar (optional) Lastschriftzahlung im SEPA-Format XML mit automatischer funktion für Vorankündigungen (bis August 2014 wird DTA alternativ weiter angeboten) Kassenzahlung (POS-Terminal) für Kreditkarten und EC-Karten Rechnungszahlung / Barzahlung Bestellbestätigungs- und Rechnungsdruck (als Einzel- und Sammeldruck möglich) 4.12 Rechnungsdruck / Abrechnungen Abrechnungs-Service - Unsere Vorverkaufsstellen werden 8tägig zentral über Reservix abgerechnet - Veranstaltungsgenaue Abrechnung für Veranstalter möglich Rechnungserstellung - Automatische PDF-Rechnungserstellung und Bestätigungsmail mit Link zu eticket - Bondrucker-Funktionalität - Digitales Geschäftspapier hochladbar - Kassenschnitt mit Transaktionslisten und Statistiken für den gewählten Zeitraum - Quittungsdruck auf dem Ticketpapier möglich - Rechnungen per verschicken - Sammeldruck (Rechnungen / Mahnungen / Zahlungsbestätigungen) Spezielle Abrechnungen - Altersversorgungsabgaben-Abrechnung - Garderobengebühren-Abrechnung - Tantiemen-/ Urheberanteile- und Spielzeitabrechnungen - Veranstalter- und Künstlerabrechnungen (Veranstaltungsabrechnung) Reservix die Ticketexperten Seite 11/13

12 4.13 Auswertungs- und Statistikfunktionen Aufschlüsselung im Umsatzreport - Gebühren, Versandkosten und Artikelumsatz - Kategorien, Postleitzahlen, Preisstufen - Lieferarten (Kassenabholung, per Post, - Vertriebswege, Vorverkaufsstellen, Veranstaltungen, Veranstaltungsreihen, - Zahlungsarten (PayPal, Kreditkarte, Barzahlung, Lastschrift, Vorkasse) - Postleitzahlen (zur Werbeerfolgskontrolle) Umsatzreport - Einnahmen: gesamt in / nach Kategorien in - Prozentuale Auslastung: gesamt / Anzahl Karten - Prozentualer Anteil: ermäßigte Karten / nicht ermäßigte Karten - Umsatzanzeige: netto / brutto - Zeiträume: täglich / wöchentlich / monatlich / jährlich / aufsummiert Detailauswertung - Anzeige der Anzahl verkaufter, gedruckter und bestellter Karten - Auslastungsübersicht (als Excel) - Auswertung einer Veranstaltung im Detail (als Excel) - Buchungsstand (als PDF) - Mehrseitige Event-Übersicht (als PDF) Artikelauswertung - Hochvariable Filterung nach verkauften und bestellten Artikeln - Artikelauswertung nach Veranstaltung nach im Detail (als Excel) Auslastungsübersicht Prozentuale Auslastung jeder Einzelveranstaltung Theaterstatistiken / Spezielle Auswertungen - Altersversorgungsabgabe-Berechnung (AVA) - Berechnung Urheberanteile - Garderobengebühr-Berechnung - Tantiemen-Berechnung - Veranstaltungsübergreifende Statistiken - Vollständige Produktionsauswertung Spielzeitstatistik Auswertung einer abgelaufenen Spielzeit (als Excel) Reservix die Ticketexperten Seite 12/13

13 4.14 Sicherheit Load-Balancing Auftrennung in mehrere Applikations- und Datenbankserver mit Load-Balancing Höchste Datensicherheit Horizontale und vertikale Redundanz durch RAID-Systeme auf gespiegelten Datenbankservern Backup Zusätzliche Datensicherung auf einem unabhängigen, räumlich getrennten Server Redundanz LAN, WAN, Managementsysteme und Stromnetz sind jeweils mindestens 2-fach redundant ausgelegt. Die Anbindung ans Internet erfolgt vierfach redundant Dedizierte Firewall Schutz vor äußerem Zugriff durch eine dedizierte Firewall SSL-Verschlüsselung Die Übertragung erfolgt verschlüsselt nach aktuellem TLS-Standard Fixe IP-Adresse Eingrenzung Ihres Zugangs auf Ihre fixe IP-Adresse (optional) Login und Logfiles Mitarbeiterkennungen und Logbücher dokumentieren jeden Vorgang vollständig Gerne stellen wir Ihnen unser System auch persönlich vor. Bei Anmerkungen oder Fragen zu nicht aufgeführten Features, freuen wir uns über Ihre Nachricht an oder Ihren Anruf unter Informationen, Referenzen und Produktdetails finden Sie unter Ihr Reservix-Team Reservix die Ticketexperten Seite 13/13

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