Kurzanleitung für die Antragsbearbeitung beim Einheitlichen Ansprechpartner und bei der Zuständigen Stelle

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1 - Das neue Serviceportal - Kurzanleitung für die Antragsbearbeitung beim Einheitlichen Ansprechpartner und bei der Zuständigen Stelle Version 1.0 Copyright 2015 bei Innenministerium Baden-Württemberg Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten.

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung URL und Zugangsdaten zum Produktivsystem Bearbeitung eines Antrags als Einheitlicher Ansprechpartner Aufgabenübersicht Antragsbearbeitung Rückfrage stellen Nachbearbeiteten Antrag prüfen Antragsprüfung abschließen Bearbeitung eines Antrags als Sachbearbeiter Antragsbearbeitung abschließen und Hochladen von Bescheiden Übersicht der elektronischen Anträge Weitere Funktionalitäten Nachrichten im Servicekonto Kontoverwaltung Datenpflege im AdminCenter...15 Kurzanleitung Antragsbearbeitung Version

3 1 Einleitung Die vorliegende Kurzanleitung zeigt Ihnen wie Sie als Einheitlicher Ansprechpartner (EA) oder Sachbearbeiter auf Ihre elektronisch eingereichten Anträge über eine Aufgabenübersicht zugreifen können, wie die elektronische Antragsbearbeitung funktioniert, wie Sie sowohl als EA als auch als Sachbearbeiter die Antragsprüfung abschließen und als Sachbearbeiter nötige Bescheide für den Antragssteller hochladen können. 2 URL und Zugangsdaten zum Produktivsystem Sie erreichen das Serviceportal unter folgender URL: Oben rechts in der Ecke finden Sie einen Button Anmelden. Klicken Sie hier, so erhalten Sie folgende Eingabemaske: Loggen Sie sich dort mit Ihrer bisherigen Benutzerkennung aus Ihrem ehemaligen mein service-bw-konto und Ihrem bisherigen Passwort ein. Kurzanleitung Antragsbearbeitung Version

4 3 Bearbeitung eines Antrags als Einheitlicher Ansprechpartner Als Ausgangslage für die Darstellung des Prozesses dient folgendes Beispiel: Ein Antragssteller sucht nach der Lebenslage Estrichleger und regionalisiert sich auf Konstanz. Das zugrundeliegende Vorhaben lautet Ausübung eines zulassungsfreien Handwerks oder handwerksähnlichen Gewerbes. Der Antragssteller wählt die Option, dass er die Dienste eines einheitlichen Ansprechpartners (EA) in Anspruch nehmen möchte. Bei Beantragung gibt der Antragssteller sein Einverständnis, dass der einheitliche Ansprechpartner für ihn tätig wird. Er verpflichtet sich damit zur Zahlung der Gebühren nach Erhalt der Rechnung des EA. Über einen einheitlichen Ansprechpartner kann ein Antragssteller alle Informationen einholen und alle Verfahren und Formalitäten abwickeln, die für die Aufnahme und Ausübung der Tätigkeit notwendig sind. Der einheitliche Ansprechpartner erfüllt also die Funktion eines Verfahrenslotsen. Nachgelagert sind ein oder mehrere Sachbearbeiter, welche den Antrag sachlich bearbeiten und entscheiden. Wenn Sie als Sachbearbeiter oder einheitlicher Ansprechpartner tätig werden sollen oder Bearbeitungsschritte abgeschlossen sind, erhalten Sie eine Nachricht in das Postfach Ihres Servicekontos. Von dort wiederum erhalten Sie Nachricht an Ihre hinterlegte -Adresse, dass in Ihrem Servicekonto neue Post liegt. Die Nachricht in Ihrem Postfach enthält einen Link zum Antrag und ggf. Anhänge, die Sie herunterladen können. Folgende Abbildung zeigt eine exemplarische Nachricht: Durch Klick auf den Link gelangen Sie direkt in die Antragsbearbeitung (vgl. Kapitel 3.1). Kurzanleitung Antragsbearbeitung Version

5 3.1 Aufgabenübersicht Eine weitere Möglichkeit, auf die zu bearbeitenden Anträge zuzugreifen, haben Sie über die Aufgabenübersicht. Sobald der Antragssteller einen Antrag abschickt, erhält der ausgewählte einheitliche Ansprechpartner, neben der Nachricht in seinem Postfach, eine Aufgabe. Nachdem er sich im Serviceportal eingeloggt hat, erscheint in der Metanavigation im oberen Bereich ein Icon und signalisiert, dass eine oder mehrere neue Aufgaben zu bearbeiten sind. Per Klick auf die Zahl öffnet sich die Kurzansicht der Aufgabe. Über den Titel der Aufgabe kann per Klick in die Aufgabenbearbeitung/Antragsbearbeitung gewechselt werden. Der EA befindet sich dann in der Antragsbearbeitung (vgl. Kapitel 3.12). Eine weitere Möglichkeit auf die Aufgaben zuzugreifen, bietet die Aufgabenliste. Über Klick auf Zur Aufgabenliste gelangt der EA in die Übersicht und sieht dort alle Aufgaben mit dem Namen des Antrags, Startzeit, Name und Beschreibung der Aufgabe: Kurzanleitung Antragsbearbeitung Version

6 Über gelangt der Bearbeiter in die Antragsbearbeitung (vgl. Kapitel 3.2). Kurzanleitung Antragsbearbeitung Version

7 3.2 Antragsbearbeitung Durch Klick auf den Link in der oder über die Aufgabenübersicht und Klick auf die zu bearbeitende Aufgabe gelangen Sie in die Antragsbearbeitung. Im linken Bereich sind die einzelnen Abschnitte des Antrags gelistet und per Klick ansteuerbar. Im unteren Bereich des Antrags sind verschiedene Buttons für die Bearbeitung des Antrags. Der komplette Antrag kann als PDF heruntergeladen werden. Der aktuelle Bearbeitungsstand, z.b. bei der Formulierung einer Rückfrage, kann zwischengespeichert werden. Die Aufgabe wird abgebrochen und die Bearbeitung dieser kann später wieder begonnen werden. Über weiter gelangen Sie in den nächsten Abschnitt des Antrags. Die vom Antragssteller getätigten Angaben können nicht verändert werden und sind gesperrt. Der EA hat allerdings die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen (vgl. folgendes Kapitel). Im Abschnitt Anlagen und Nachweise hat der Bearbeiter die Möglichkeit, die vom Antragssteller hochgeladenen Dokumente herunterzuladen. Durch Klick auf den unterstrichenen Titel des Dokuments startet der Download. Kurzanleitung Antragsbearbeitung Version

8 3.3 Rückfrage stellen Der EA hat die Möglichkeit, Rückfragen an den Antragssteller zu stellen. Im Textfeld mit dem Titel Rückfragen an den Antragssteller kann er diese eintragen. Das Textfeld steht in mehreren Abschnitten des Antrags zur Verfügung und befindet sich am Ende der jeweiligen Formularseite und kann für die entsprechende Seite jeweils befüllt werden: Kurzanleitung Antragsbearbeitung Version

9 Im letzten Schritt Bearbeitung abschließen wird der nächste Prozessschritt ausgelöst, wenn Sie auf klicken. Haben Sie als EA Rückfragen an den Antragssteller eingetragen, so werden diese übermittelt. Der Antragssteller erhält dann eine Nachricht, dass eine Rückfrage vorliegt und kann in seinem Servicekonto seinen Antrag nachbearbeiten. Haben Sie keine Rückfragen wird der Antrag an den oder die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. 3.4 Nachbearbeiteten Antrag prüfen Haben Sie als EA eine Rückfrage an den Antragssteller gestellt, so erhalten Sie nach dessen Beantwortung einen vom Antragssteller nachbearbeiteten Antrag. Sie erhalten eine Nachricht in Ihrem Postfach (vgl. Kapitel 3.1) und führen die Antragsprüfung durch. Auch bei dieser Prüfung haben Sie wiederum die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen. Der Prozessablauf ist, wie bereits geschildert (Antragssteller erhält die Rückfragen zu seinem Antrag, beantwortet sie und Sie als EA erhalten einen nachbearbeiteten Antrag). 3.5 Antragsprüfung abschließen Sind die Rückfragen beantwortet und hat der EA sonst keine weiteren Fragen mehr an den Antragssteller, kann er die Antragsprüfung abschließen. Im letzten Schritt Bearbeitung abschließen wird der nächste Prozessschritt ausgelöst, wenn Sie auf klicken. Der Antrag wird dann an den oder die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Für Sie als EA ist damit der Prozess beendet. Im Bereich Meine elektronischen Anträge können Sie auf den bearbeiteten Antrag zurückgreifen (vgl. Kapitel 5). Kurzanleitung Antragsbearbeitung Version

10 4 Bearbeitung eines Antrags als Sachbearbeiter Als Sachbearbeiter verfügen Sie über die gleichen Sichten und folgen demselben Ablauf wie ein einheitlicher Ansprechpartner (vgl. Kapitel 3.1 bis 3.5). Sie können auch Rückfragen an den Antragssteller senden und nachbearbeitete Anträge bearbeiten. Darüber hinaus verfügen Sie über eine weitere Funktion und können Bescheide hochladen. 4.1 Antragsbearbeitung abschließen und Hochladen von Bescheiden Wenn Sie als Sachbearbeiter Ihre Antragsbearbeitung abschließen möchten, dann können Sie nach dem letzten Schritt Bearbeitung abschließen die notwendigen Bescheide hochladen: Nach Klick auf erhalten Sie die Möglichkeit, die Bescheide hochzuladen: Kurzanleitung Antragsbearbeitung Version

11 Über Datei auswählen öffnet sich die Auswahl und der Sachbearbeiter kann den Bescheid mit Öffnen hochladen und die Antragsbearbeitung abschließen: Der Antragssteller erhält nach Abschließen der Bearbeitung eine Nachricht in das Postfach seines Servicekontos mit dem Bescheid als Anhang, welchen er herunterladen kann. Außerdem erhält er eine Nachricht an die im Servicekonto hinterlegte -Adresse, dass in seinem Servicekonto neue Post liegt. Kurzanleitung Antragsbearbeitung Version

12 5 Übersicht der elektronischen Anträge Bei Klick auf den Benutzernamen in der Metanavigation öffnet sich ein Untermenü: Über Meine elektronischen Anträge kann auf eine Übersicht der elektronischen Anträge und bereits beendete elektronische Anträge zugegriffen werden. Folgende Funktionen stehen dabei zur Verfügung: Die eingereichten Formulare werden in einer Übersicht mit Namen und Datum der Einreichung dargestellt. Mit den folgenden Buttons (Formular anzeigen und als PDF herunterladen) stehen weitere Funktionen zur Verfügung. 6 Weitere Funktionalitäten Das Formular kann durch Klick auf den Button angezeigt werden. Ebenfalls kann das Formular als PDF heruntergeladen werden. Zwischen den Prozessbeteiligten ist eine freie Kommunikation möglich. Über Nachricht senden kann man den gewünschten Prozessbeteiligten auswählen, und es öffnet sich direkt eine neue Nachricht im Servicekonto. Zwei weitere Funktionalitäten, das Postfach und die Kontoverwaltung, stehen darüber hinaus zur Verfügung. Bei Klick auf den Benutzernamen in der Metanavigation können diese Bereiche über das Untermenü angesteuert werden: 6.1 Nachrichten im Servicekonto Mit Abschluss eines Bearbeitungsschrittes werden automatisch Nachrichten versendet. Im Postfach finden sich alle Benachrichtigungen, welche der EA oder Sachbearbeiter durch die Bearbeitung auslöst. Es handelt sich um Kurzanleitung Antragsbearbeitung Version

13 automatisch erzeugte Nachrichten. Die Nachrichten sind nach Aktualität sortiert, d.h. die aktuellsten stehen an erster Stelle. Sie sind mit Absender, Betreff, Datum und Zeitpunkt in einer Übersicht dargestellt: Die Icons haben folgende Bedeutungen: Die Nachricht verfügt über einen/mehrere Anhänge. Die Nachricht kann überarbeitet und versandt werden. Bei Klick öffnet sich die Bearbeitungsansicht der Nachricht. Bei Klick auf den Papierkorb wird die Nachricht gelöscht. Im linken Bereich kann in den Ordner Posteingang oder Gesendet gewechselt werden. Als Default ist der Posteingang ausgewählt. 6.2 Kontoverwaltung In der Kontoverwaltung können Sie Ihre Profildaten im Servicekonto verwalten und ggf. das Passwort ändern. Die einzelnen Bereiche sind über die Navigation auf der linken Seite ansteuerbar: Kurzanleitung Antragsbearbeitung Version

14 Kurzanleitung Antragsbearbeitung Version

15 7 Datenpflege im AdminCenter Der einheitliche Ansprechpartner ist im AdminCenter als eine Leistung umgesetzt. Die Gebühren für diese Leistung werden im Zuständigkeitsfinder, im Bereich Leistungen mit dem Werkzeug Text bearbeiten gepflegt. Das Thema Zugang zum AdminCenter und die Bearbeitung dort wird in der Kurzanleitung für Mandanten- Administratoren und Mandanten-Redakteure beschrieben. Kurzanleitung Antragsbearbeitung Version

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