CHECKLISTEN. Prüfung der Programme für das kommunale doppische Haushaltsund Rechnungswesen im Land Brandenburg

Transkript

1 Vorläufige CHECKLISTEN zur Prüfung der Programme für das kommunale doppische Haushaltsund Rechnungswesen im Land Brandenburg (Stand: ) Erarbeitet durch den Fachausschuss "ADV-Püfung" der Leitung: Frau Grell, ADV-Prüferin der Stadt Potsdam Inhalt: Erklärung zu den Checklisten Anforderungen an die ordnungsgemäße DV-Buchführung (GoB) Checkliste Haushaltsplanung (und -überwachung) Checkliste Buchführung Checkliste Jahresabschluss Grundlagen: Entwürfe GO-Doppik und GemHV-Doppik vom Im Technologiepark Frankfurt (Oder) Tel. (0335) Fax (0335)

2 Barbara Grell 26. Juni 2006 ADV-Prüferin Rechnungsprüfungsamt Landeshauptstadt Potsdam Erklärung zu den Checklisten zur Prüfung von Programmen für das kommunale doppische Haushalts- und Rechnungswesen im Land Brandenburg Die Checklisten spiegeln die Entwürfe der Gemeindeordnung (GO) und Gemeindehaushaltsverordnung zum wider. Bisher liegt kein Entwurf einer neuen Gemeindekassenverordnung (GemKV) vor. Daher wurde das Kassenrecht - nur soweit es Regelungen in der GemHV, Abgabenordnung, Verwaltungsvollstreckungsgesetz usw. gibt - berücksichtigt. Folgende neue rechtliche Regelungen wurden aufgenommen: - Die Buchführung kann in der Doppik von den Kassengeschäften abgetrennt werden. - Die Kasse muss die Kassengeschäfte führen (siehe 91 GO). - Die fachliche Sachbearbeitung und die Erledigung der Kassenaufgaben sind gegeneinander abzugrenzen. Zum Thema Anordnung und den damit verbundenen Regelungen der bisher gültigen GemKV stehen keine neuen gegenüber. Den Checklisten wurde ein Tabellenblatt für die Grundsätze der ordnungsgemäßen DV- Buchführung voran gestellt. gez. G r e l l Leiterin des Fachausschusses ADV-Prüfung der

3 Grundsätze der ordnungsgemäßen DV-gestützten Buchführung (GoB) GoB Entwurf GO-Doppik und GemHV- Doppik vom GemHV Grundsätze der ordnungsgemäßen DV-Buchführung Werden für die Buchführung automatisierte Verfahren eingesetzt, müssen die Grundsätze der ordnungsgemäßen DV-gestützten Buchführung (GoB) beachtet werden. Es ist sicher zu stellen, dass 32 (5) Nr. 1 GemHV 32 (5) Nr. 2 GemHV 32 (5) Nr. 3 GemHV 1. geeignete fachlich geprüfte Programme und freigegebene Verfahren eingesetzt werden, 2. die Daten vollständig und richtig erfasst, eingegeben, verarbeitet und ausgegeben werden, 3. nachvollziehbar dokumentiert ist, wer wann welche Daten eingegeben oder verändert hat, Nach erfolgtem Test haben die zuständigen Stellen für ihren Tätigkeitsbereich eine schriftliche Freigabe zu erteilen. Dem RPA ist Gelegenheit zu geben die Programme zu prüfen. Dies ist durch technische und organisatorische Kontrollen, z.b. Plausibilitätsprüfungen, Kontrollsummen, Prüfziffern, Arbeitsanweisungen und Stichprobenprüfung sicher zu stellen. Die Bearbeitung muss nachträglich nachvollzogen werden können. 32 (5) Nr.4 GemHV 4. in das automatisierte Verfahren nicht unbefugt eingegriffen werden kann, Nutzerverwaltung, Berechtigungsprüfung 5. die gespeicherten Daten nicht verloren gehen und nicht unbefugt 32 (5) Nr. 5 GemHV verändert werden können, Integrität der Daten, Datensicherungen Es ist die elektronische Archivierung bei der 6. die gespeicherten Daten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen DV-Buchführung s. 36 (3) GemHV 32 (5) Nr. 6 GemHV jederzeit in angemessener Frist lesbar und maschinell auswertbar sind, zulässig. Entwurf vom 26. Juni von 2

4 Grundsätze der ordnungsgemäßen DV-gestützten Buchführung (GoB) GoB 32 (5) Nr. 7 GemHV 32 (5) Nr. 8 GemHV 32 (5) Nr. 9 GemHV 32 (5) Nr. 10 GemHV 31 (2) GemHV 7. die Unterlagen, die für den Nachweis der richtigen und vollständigen Ermittlung der Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen sowie für die ordnungsgemäße Abwicklung der Buchführung und des Zahlungsverkehrs erforderlich sind, einschließlich eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datensätze und die Dokumentation der eingesetzten Programme und Verfahren bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben, 8. Berichtigungen der Bücher protokolliert und die Protokolle wie Belege aufbewahrt werden, 9. Elektronische Signaturen mindestens während der Dauer der Aufbewahrungsfristen nachprüfbar sind, 10. der Tätigkeitsbereich Administration von Informationssystemen und automatisierten Verfahren, die fachliche Sachbearbeitung und die Erledigung von Kassenaufgaben gegeneinander abgegrenzt und die dafür Verantwortlichen bestimmt werden. Funktionstrennung und Aufgabentrennung Das Programm unterstützt, dass die Finanzvorfälle sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Entwurf vom 26. Juni von 2

5 Haushaltsplanung Softwareanforderungen zur Haushaltsplanung und Haushaltsüberwachung Entwurf GO-Doppik und GemHV- Doppik vom GO, 32 GemHV Wird die Haushaltsplanung und die Haushaltsüberwachung mit einem automatisierten Verfahren durchgeführt, muss sichergestellt werden, dass die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung beachtet werden. siehe Checkliste GoB 74 (3) GO, 31 (2) GO 32 (4) GemHV 77 (2) GO, 2 GemHV 39 (1) GemHV 76 GO, 10 GemHV 27 (3) GemHV Das Programm unterstützt, dass die Haushaltswirtschaft nach den Grundsätzen der doppelten Buchführung geführt werden kann. Die Vermögens-, Ergebnis- und Finanzrechnung sind in einem geschlossenen System zu führen. Das Programm muss die Erstellung und Auswertung des Haushaltsplans, der in Ergebnis- und Finanzhaushalt gegliedert ist, unterstützen. Das Programm muss die Werte der Abschlussbilanz in die Eröffnungsbilanz des Folgejahres übernehmen. Das Programm unterstützt die Haushaltsplanung für ein oder zwei Haushaltsjahre. Das Programm unterstützt die Überwachung der Inanspruchnahme der Aufwendungen und Auszahlungen. Die zur Verfügung stehenden Mittel müssen stets zu erkennen sein. Die eingerichteten Konten sind in einem Kontenplan aufzuführen, dabei ist der Kontenrahmen des Landes Brandenburg zu Grunde zu legen. Das automatisierte Finanzwesen sollte ein integriertes Verfahren sein. Das Programm sollte eine mehrstufige Entwurfsplanung unterstützen. Das Programm sollte eine dezentrale Entwurfsplanung unterstützen. Die Übernahme der Produkte, Sachkonten und Daten der Vorjahre muss unterstützt werden. Nach Genehmigung durch die Aufsichtsbehörde muss ein unveränderbarer Status des Haushaltsplanes zur Bewirtschaftung vorliegen, welche die Aktivitäten der vorläufigen Haushaltsführung beinhalten. Grundsatz der Bilanzkontinuität = Die Wertansätze in der Eröffnungsbilanz des Haushaltsjahres müssen mit denen in der Schlussbilanz des vorhergehenden Haushaltsjahres übereinstimmen. Bei zweijähriger Haushaltsplanung sind die beiden Haushaltsjahre getrennt zu veranschlagen. Mittelbindung/ Aufträge sollten für Verträge über Lieferungen und Leistungen unterstützt werden. Entwurf vom 26. Juni von 22

6 Haushaltsplanung 83 GO, 12 (1) GemHV 83 (1) GO 4 GemHV Softwareanforderungen zur Haushaltsplanung und Haushaltsüberwachung Das Programm muss zu den Ansätzen für das laufende Haushaltsjahr auch die Planansätze der dem Haushaltsjahr folgenden drei Jahre und die Ergebnisse der Rechnung des Vorjahres führen und darstellen. Die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung ist in den Haushaltsplan einzubeziehen. Das Programm muss eine fünfjährige Ergebnis- und Finanzplanung unterstützen. Das Programm muss die Aufstellung und Auswertung des Finanzhaushaltes und der mittelfristigen Finanzplanung nach dem vorgeschriebenen Muster unterstützen. siehe Muster zur GemHV S. 9 und 10 Das erste Planungsjahr ist das laufende Haushaltsjahr. Das Programm muss die Erstellung und Auswertung der 77 (2) GO, 5 (1) GemHV Teilhaushalte unterstützen: - Teilhaushalte müssen nach den vom Land Brandenburg 5 (1) GemHV vorgegebenen Produktbereichen gegliedert werden können. Der Produktrahmen des Landes Brandenburg ist zu beachten. - Das Programm muss die Gliederung der Produktbereiche in 5 (1) GemHV Teilergebnis- und Teilfinanzhaushalt unterstützen. - Das Programm muss unterstützen, dass unterhalb der Produktbereichsebene Teilhaushalte für Produktgruppen oder 5 (2) GemHV Produkte gebildet werden können. 5 (3) GemHV - Teilhaushalte bilden ein Budget. Die Budgets sind einem Verantwortungsbereich zuzuordnen. - Das Programm muss die Bildung von Budgets aus mehreren 5 (3) GemHV Teilhaushalten unterstützen. Das Programm muss die Erfassung und Auswertung der Beschreibungen der Produktgruppen bzw. Produkte 5 (4) GemHV unterstützen. Es ist auch die Auftragsgrundlage der Produkte zu erfassen. 5 (4), 13 GemHV Das Programm sollte die Berechnung der Zielvorgaben der Produkte mit Hilfe von Kennzahlen unterstützen. 3, 6 GemHV Das Programm muss die Erstellung und Auswertung des Ergebnishaushalts und der Teilergebnishaushalte mit den vorgeschriebenen Abschlüssen und Teilabschlüssen unterstützen. Stufenweise Abschlüsse der ordentl. Erg. sowie der außerordl. Erg. bis hin zum Gesamtergebnis (siehe Muster zur GemHV S. 7, 11) Entwurf vom 26. Juni von 22

7 Haushaltsplanung 2 (2) Nr. 3 GemHV 4, 7 GemHV 7 (1) GemHV Softwareanforderungen zur Haushaltsplanung und Haushaltsüberwachung Das Programm muss die Auswertung der Ergebnisentwicklung nach dem vorgeschriebenen Muster unterstützen. siehe Muster zur GemHV S. 8 Das Programm muss die Erstellung und Auswertung des Stufenweise Abschlüsse der Ein- u. Auszahlungen aus Finanzhaushalts und der Teilfinanzhaushalte mit den Verwaltungs- und Investitionstätigkeit sowie aus vorgeschriebenen Abschlüssen und Teilabschlüssen Finanztätigkeit und Inanspruchnahme von Liquiditätsreserven unterstützen. (siehe Muster S. 9, 10, 12) Das Programm muss in den Teilfinanzhaushalten die Einzeldarstellung von Investitionen über mehrere Jahre unterstützen. siehe Muster zur GemHV S. 12 Erläuterungen sind für erhebliche Abweichungen, neue Investitionsmaßnahmen, Notwendigkeit und Höhe der Verpflichtungsermächtigungen, Zuführungen zu Rückstellungen, erhebliche Zahlungsverpflichtungen, Abweichungen bei Abschreibungen anzubringen. Das Programm muss die Bewirtschaftung und Auswertung von überplanmäßigen Mitteln zulassen und unterstützen. Das Programm muss die Bewirtschaftung und Auswertung von außerplanmäßigen Mitteln zulassen und unterstützen. Aufwendungen für deren Zweck keine Mittel geplant wurden. Das Programm unterstützt die Planung und Bewirtschaftung von Zu Deckung von apl./üpl. Aufwendungen und Auszahlungen Deckungsreserven. können zweckfreie Planansätze veranschlagt werden. Das Programm muss die Bildung von Verpflichtungsermächtigungen, die über- und außerplanmäßig eingegangen werden, unterstützen. 20 GemHV Es müssen Erläuterungen möglich sein. 81 GO, 27 (3) GemHV 81 GO, 27 (3) GemHV 16 (2) GemHV 84 GO 21 GemHV 21 GemHV 21 Nr. 1 GemHV 21 Nr.1 GemHV Das Programm muss den Grundsatz der Gesamtdeckung unterstützen. Das Programm muss folgende Deckungsgrundsätze unterstützen: 1. die ordentlichen Erträge dienen insgesamt zur Deckung der ordentlichen Aufwendungen des Ergebnishaushaltes 2. die außerordentlichen Erträge dienen insgesamt zur Deckung der außerordentlichen Aufwendungen des Ergebnishaushaltes Soweit in der GemHV nichts anderes (z.b. Zweckbindung, Budget) bestimmt ist. Soweit in der GemHV nichts anderes bestimmt ist bzw. Erträge nicht zweckgebunden sind. Entwurf vom 26. Juni von 22

8 Haushaltsplanung 21 Nr. 2 GemHV Softwareanforderungen zur Haushaltsplanung und Haushaltsüberwachung 3. die Einzahlungen des Finanzhaushaltes dienen insgesamt zur Deckung der Auszahlungen des Finanzhaushaltes 22 GemHV 22 (1) GemHV 22 (1) GemHV 22 (1) GemHV Das Programm muss die gegenseitige Deckungsfähigkeit eines Budgets unterstützen: - Soweit im Haushaltsplan nicht anderes bestimmt ist, sind Aufwendungen, die zu einem Budget gehören, gegenseitig deckungsfähig. - Soweit im Haushaltsplan nicht anderes bestimmt ist, sind Auszahlungen, die zu einem Budget gehören, gegenseitig deckungsfähig. - Soweit im Haushaltsplan nicht anderes bestimmt ist, sind Verpflichtungsermächtigungen, die zu einem Budget gehören, gegenseitig deckungsfähig. Die Bewirtschaftung der Budgets darf nicht zu einer Minderung des Saldos aus laufender Verwaltungstätigkeit führen ( 22 (5) GemHV). Planabweichungen gelten nicht als überplanmäßig. Planabweichungen gelten nicht als überplanmäßig. Planabweichungen gelten nicht als überplanmäßig. 22 (2) GemHV Das Programm muss die gegenseitige bzw. einseitige Deckungsfähigkeit für folgende Aufwendungen bzw. Auszahlungen unterstützen: 22 (2) GemHV 22 (2) GemHV - Aufwendungen, die nicht zu einem gemeinsamen Budget gehören, müssen für gegenseitig oder einseitig deckungsfähig erklärt werden können, wenn sie sachlich zusammenhängen. - Für Auszahlungen und Verpflichtungsermächtigungen für Investitionstätigkeit, die nicht zu einem Budget gehören, muss die gegenseitige bzw. einseitige Deckungsfähigkeit eingeräumt werden können. Planabweichungen gelten nicht als überplanmäßig. 22 (4) GemHV Das Programm muss unterstützen, dass - bestimmte Mehrerträge / -Einzahlungen bestimmte Ansätze für 22 (4) GemHV Aufwendungen/Auszahlungen erhöhen - und bestimmte Mindererträge / -Einzahlungen bestimmte 22 (4) GemHV Ansätze für Aufwendungen/Auszahlungen vermindert Entwurf vom 26. Juni von 22

9 Haushaltsplanung Softwareanforderungen zur Haushaltsplanung und Haushaltsüberwachung 2 (2) GemHV 2 (2) Nr. 2, 7 (2), 14 GemHV 2 (2) Nr. 2 GemHV 2 (2) Nr. 3 GemHV 2 (2) Nr. 7 GemHV Mit Hilfe des Programms können die Anlagen zum Haushaltsplan erstellt werden: - Das Programm muss die Veranschlagung, Darstellung und Auswertung von Verpflichtungsermächtigungen unterstützen. Zu den VE ist bei den "Erläuterungen" anzugeben, wie die Belastungen voraussichtlich auf die künftigen Jahre verteilt werden. (siehe Muster zur GemHV S. 13) - Das Programm unterstützt die Erstellung einer Übersicht über die aus Verpflichtungsermächtigungen in den einzelnen Jahren voraussichtlich fällig werdenden Auszahlungen auch über den Zeitraum der mittelfristigen Ergebnis- und Finanzplanung hinaus. siehe Muster zur GemHV S Das Programm unterstützt die Erstellung einer Übersicht über den voraussichtlichen Stand der Verbindlichkeiten, der Rücklagen und Rückstellungen zu Beginn und zum Ende des Planjahres. siehe Muster S Das Programm muss eine Auswertung über die gebildeten Budgets unterstützen. Anlage zum Haushaltsplan 23 GemHV 23 (1) GemHV 23 (2) GemHV 23 (3) GemHV Das Programm muss die Übertragung ins Folgejahr von nicht in Anspruch genommenen Ermächtigungen unterstützen: - Aufwendungen und damit verbundene Auszahlungen müssen bis zum Ende des folgenden Haushaltjahres verfügbar sein. - Das Programm muss die Verfügbarkeit der Ermächtigungen für Investitionen bis zur Fälligkeit der letzten Zahlung unterstützen, längstens jedoch zwei Jahre nach Schluss des Haushaltsjahres, in dem der Gegenstand oder der Bau in seinen wesentlichen Teilen in Benutzung genommen wurde. - Die aus rechtl. Verpflichtung zweckgebundenen Erträge oder Einzahlungen müssen bis zur Erfüllung des Zwecks bzw. bis zur letzten Zahlung verfügbar bleiben. Aufträge, Bestellungen, Obligo Entwurf vom 26. Juni von 22

10 Haushaltsplanung 23 (4) GemHV 11 GemHV Softwareanforderungen zur Haushaltsplanung und Haushaltsüberwachung - Das Programm muss überplanmäßige und außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen übertragen, wenn sie bis zum Jahresabschluss in Anspruch genommen aber noch nicht geleistet wurden. Das Programm unterstützt die Erstellung von Nachtragshaushaltsplänen nach vorgeschriebener Ordnung. 74 GO Das Programm unterstützt die Erstellung und Überwachung eines Haushaltssicherungskonzeptes. Bei nicht ausgeglichenem Haushalt ist ein Haushaltssicherungskonzept mit einer Laufzeit von höchstens 5 Jahren zu erstellen. Das Programm muss einen Planungszeitraum von 5 Jahren unterstützen. 80 GO Das Programm unterstützt die vorläufige Haushaltsführung durch die Bewirtschaftung: - von notwendigen Aufwendungen und Auszahlungen, - von Investitionen, für die im Haushaltsplan eines Vorjahres Ansätze oder VE vorgesehen waren. 82 GO Das Programm unterstützt Haushaltssperren, so dass Aufwandsoder Auszahlungsansätze nicht in Anspruch genommen werden können. Entwurf vom 26. Juni von 22

11 Buchführung Anforderungen an Buchführungsprogramme Entwurf GO-Doppik und GemHV- Doppik vom GemHV 31, 32 GemHV Werden für die Buchführung automatisierte Verfahren eingesetzt, muss sichergestellt werden, dass - die Grundsätze der ordnungsgemäßen DV-gestützten Buchführung beachtet werden. siehe Checkliste GoB 74 (3) GO, 31 (2) GemHV 91 (1) GO 32 (5) Nr. 10 GemHV 32 (4) GemHV 32 (4) GemHV 32 (4) GemHV 27 (2) GemHV Das Programm unterstützt das System der doppelten Buchführung. Das Programm unterstützt, dass die Buchführung von Kassengeschäften abgetrennt werden kann. Das Programm unterstützt, dass die fachliche Sachbearbeitung und die Erledigung der Kassenaufgaben gegeneinander abgegrenzt werden. Funktionstrennung Die Vermögens-, Ergebnis- und Finanzrechnung sind in einem geschlossenen System zu führen. Das Programm entwickelt aus den Buchungen der zahlungswirksamen Geschäftsvorfälle die Buchungen für die Finanzrechnung. Das Programm lässt Buchungen zu, die nur Aufwand oder Ertrag und keine Position in der Finanzrechnung betreffen. z.b. Abschreibungen, Rückstellungen Die Buchungen in der Finanzrechnung dürfen nicht durch eine indirekte Rückrechnung aus dem in der Ergebnisrechnung ausgewiesenen Jahresergebnis erfolgen. Die Buchungen in der Finanzrechnung dürfen erst mit der tatsächlichen Zahlung erfolgen. Entwurf vom 26. Juni von 22 Fachausschuss ADV Prüfung

12 Buchführung 1 Nr. 9 GemHV Anforderungen an Buchführungsprogramme Das Programm muss die lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle sowie der Vermögens-, Finanz- u. Schuldenlage der Gemeinde unterstützen und in den Büchern nachweisen. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die wirtschaftliche Lage vermittelt. Posten der Aktivseite dürfen nicht mit Posten der Passivseite, Aufwendungen nicht mit Erträgen, Einzahlungen nicht mit Auszahlungen, Grundstücksrechte nicht mit Grundstückslasten, Forderungen nicht mit Verbindlichkeiten verrechnet werden. 31 (2) GemHV 87 (1) GO Das Programm muss die Überwachung der Liquidität unterstützen. Es muss zeitnah gebucht werden. Das Programm führt die Bücher über die Erträge, Aufwendungen, Das Haushaltsjahr ist in der Regel ein 76 GO Einzahlungen und Auszahlungen jeweils für ein Haushaltsjahr. Kalenderjahr ( 76 (4) GO) Das Programm muss die Eröffnung des neuen Haushaltsjahres rechtzeitig zulassen, so dass die Beträge, die dem neuen Haushaltsjahr zuzuordnen sind, gebucht werden können. 33 GemHV Zeitbuch: Die Buchungen sind nach zeitlicher Ordnung vorzunehmen. 33 (2) GemHV Mindestinhalt Zeitbuch: Pflichtfelder 33 (2) GemHV 1. laufende Nummer, 33 (2) GemHV 2. Buchungstag, 33 (2) GemHV 3. Hinweis zur sachlichen Buchung im Hauptbuch, 33 (2) GemHV 4. Betrag, 32 (4) GemHV Die Buchungen müssen durch Unterlagen begründet sein. Buchungsbelege müssen Hinweise zu den Eintragungen in den Büchern enthalten. 33 (1) GemHV, Hauptbuch: Die Buchungen sind nach sachlicher Ordnung vorzunehmen. Das Programm unterstützt die sachliche Buchung nach der Ordnung des 32 (3) GemHV beschlossenen Haushaltsplanes bzw. nach dem Kontenplan Brandenburg. Entwurf vom 26. Juni von 22 Fachausschuss ADV Prüfung

13 Buchführung 33 (3) GemHV Anforderungen an Buchführungsprogramme Das Hauptbuch muss die für die Aufstellung der Ergebnisrechnung, der Finanzrechnung und der Bilanz erforderlichen Sachkonten enthalten. 33(1) GemHV Das Hauptbuch kann durch Vorbücher ergänzt werden. Das Programm gewährleistet, dass aus dem Hauptbuch die Aufstellung 33 (3) GemHV der Ergebnisrechnung, der Finanzrechnung und der Bilanz erfolgen kann. Die Ergebnisse der Vorbücher sind min. vierteljährlich ordnungsgemäß in die Hauptbücher zu übernehmen. Anlagenbuch / Vermögensbuchführung: Nachweisführung des Vermögens und der Verbindlichkeiten Vollständigkeitsgebot = Alle Vermögensgegenstände, die in Benutzung sind, auch wenn sie bereits vollständig (auf Null Euro) abgeschrieben wurden, sind in der Anlagenbuchhaltung nachzuweisen. Sie können auch mit einem Erinnerungswert ausgewiesen werden. 31 (2) GemHV Das Programm unterstützt die Stammdatenerfassung im Anlagenbuch: 34, 39 (1) GemHV - Art des Vermögens / Verbindlichkeiten Anlagetyp 34, 39 (1) GemHV - Menge der Vermögensgegenstände, unter Beachtung des Bewertungsleitfaden des Landes Brandenburg - Anschaffungskosten, Herstellungskosten 34, 39 (1), 40 GemHV - Wert des Vermögens / der Verbindlichkeit, u.a., Einzeln- oder Gruppenbewertung Eine Verbindung zum Vermögensgegenstand zu dem die Zuwendung bzw. der Sonderposten 37 (4) 50 (1) GemHV - Erfassung von Zuwendungen und/oder Beitragsfinanzierungen für Vermögensanschaffungen als Sonderposten, gehören und Berücksichtigung des gleichen Abschreibungszeitraums. - Anschaffungsdatum Entwurf vom 26. Juni von 22 Fachausschuss ADV Prüfung

14 Buchführung Anforderungen an Buchführungsprogramme - Erfassung der Vorgänge, die zur Änderung der Höhe oder Zusammensetzung des Vermögens führen, Die Bewertung von Vermögensgegenständen und Schulden ist auf den Bilanzierungszeitpunkt 93 (1) GO - Unterstützung des Stichtagsprinzips abzustellen. 35 GewmHV - Unterstützung der Inventurvereinfachungsverfahren siehe Bewertungsleitfaden linear, degressiv, Leistungsabschreibung, AfA 41 GemHV - Unterstützung der Ab- und Zuschreibungen, Tabellen zur Unterstützung Im Jahr der Anschaffung / Herstellung ist nur der Teil der Abschreibung, zwischen der Anschaffung / Herstellung bis zum 41 (3) GemHV - Unterstützung der ratierlichen Abschreibung für volle Monate, Ende des Jahres anzusetzen. - Unterstützung der Nachweise über geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau gem. Kontenrahmen des Landes - Zuordnung des Anlagevermögen zu den Konten des Hauptbuchs, Brandenburg 41 GemHV - Unterstützung bei der Berechnung der Restnutzungsdauer. Das Programm unterstützt, dass die Erstellung der Anlagenübersicht aus 50 (1) GemHV der Anlagenbuchhaltung entwickelt werden kann. siehe Muster GemHV S GemHV Das Programm unterstützt die unterjährige Berichtspflicht. min. halbjährlich Stand des Haushaltsverzugs Verwahrbuch: Einzahlungen, die weder in den Haushalt eingestellt noch 18 GemHV finanzstatistisch erfasst werden. 18 GemHV Fremde Finanzmittel werden nicht im Finanzhaushalt geführt. Konto 6699 Entwurf vom 26. Juni von 22 Fachausschuss ADV Prüfung

15 Buchführung Anforderungen an Buchführungsprogramme 30 GemHV Stundung Das Programm unterstützt bei Stundung eines Gesamtbetrages oder von 222 AO Teilbeträgen: - Veränderung des Fälligkeitstermins (auch rückwirkend), - Festlegung von Raten in einem Vorgang. Bei Stundung eines Teilbetrages bleibt der nicht gestundete Teil mit seiner ursprünglichen Fälligkeit bestehen. keine Anwendung auf abgaberechtliche Ansprüche 234 AO Das Programm leistet Zinsberechnung bei Stundung, - unter Berücksichtigung des Stundungszeitraumes und Stundungsbetrages, 238 AO - Zinsberechnung der gestundeten Forderung für volle Monate, 222 AO 239 (2) AO - angefangene Monate bleiben außer Betracht, - Abrundung des zu verzinsenden Betrages auf volle 50 Euro, - Zinsen betragen 0,5 v.h. pro vollen Monat Zinslauf, - die Festlegung der Zinsfälligkeit erfolgt zum Termin der Fälligkeit der letzten Rate, - Zinsen werden auf volle Euro zum Vorteil des Schuldners abgerundet, festgesetzt, - Zinsen von weniger als 10 Euro je Einzelforderung werden nicht festgesetzt. Das Programm erstellt Stundungsbescheid und Zinsbescheid zusammen oder getrennt. Entwurf vom 26. Juni von 22 Fachausschuss ADV Prüfung

16 Buchführung Anforderungen an Buchführungsprogramme Das Programm unterstützt nach Berechnung der Zinsen die Soll-Buchung. Das Programm unterstützt die Aufhebung bzw. Änderung einer Stundungsverfügung - durch Stornierung der aufgehobenen oder veränderten Stundung einschl. Zinsberechnung, - durch die Ermittlung des offenen Restbetrages einer aufgehobenen Stundung, - durch die Möglichkeit, für Forderungen einen veränderten Betrag und neue Fälligkeitstermine festzusetzen und die Zinsberechnung anzupassen, - die Erstellung eines Veränderungsbescheides als Dokument für den Abschluss des Verwaltungsaktes. Das Programm unterstützt die Stundung privatrechtlicher Forderungen und die Zinsberechnung abhängig vom Basissatz der EZB. Das Programm unterstützt die Überwachung der Zahlungseingänge und bei fehlendem Zahlungseingang den Widerruf der Stundung. 30 GemHV Niederschlagung Das Programm unterstützt die Niederschlagung von Forderungen des laufenden Jahres sowie aus Vorjahren und erzeugt eine Liste der 261 AO befristeten Niederschlagungen. Niedergeschlagene Forderungen werden im Programm entsprechend gekennzeichnet. Das Programm unterstützt die Recherche nach niedergeschlagenen Forderungen. Das Programm unterstützt die Unterbrechung der Verjährung von 231 AO befristet niedergeschlagenen Beträgen. keine Anwendung auf abgaberechtliche Ansprüche Entwurf vom 26. Juni von 22 Fachausschuss ADV Prüfung

17 Buchführung 208 ff BGB Anforderungen an Buchführungsprogramme Das Programm unterstützt die Überwachung der Niederschlagungen durch Hinweise, wenn es Anhaltspunkte wie Einzahlungen durch den Schuldner u.ä. gibt, die eine erneute Einziehung rechtfertigen. Das Programm unterstützt die unbefristete Niederschlagung und erzeugt geeignete Auswertungen. Das Programm unterstützt die Wertberichtigungen für niedergeschlagene Beträge. 30 GemHV Erlasse 227 AO Das Programm unterstützt den Erlass von Forderungen ganz oder zum Teil für das laufende Jahr sowie aus Vorjahren. Erlassene Forderungen werden im Programm entsprechend gekennzeichnet. Das Programm unterstützt die Recherche nach erlassenen Forderungen. Das Programm unterstützt die automatisierte Erstellung eines Erlassbescheides. Das Programm unterstützt die Wertberichtigungen für erlassene Beträge. keine Anwendung auf abgaberechtliche Ansprüche Die Gemeinde kann davon absehen, Ansprüche von weniger als 20 Euro beizutreiben. Entwurf vom 26. Juni von 22 Fachausschuss ADV Prüfung

18 Buchführung Anforderungen an Buchführungsprogramme 26 GemHV Mahnung 30 GemHV Das Programm unterstützt die Bearbeitung von Kleinbeträgen. Die Gemeinde kann von der Beitreibung von Ansprüchen weniger als 20 EUR absehen, wenn dies nicht 30 GemHV Das Programm unterscheidet die Forderungen in abgaberechtliche Ansprüche und Ansprüche, die dies nicht sind. abgabenrechtliche Ansprüche sind. 30 (2) GemHV 6 Verwaltungsvollstreck- Das Programm unterstützt die 1. Stufe der Beitreibung öffentlichrechtlicher Forderungen durch: ungsgesetz (VwVG Bbg) - automatisierte Erstellung einer Mahnung mit einem gespeicherten oder frei wählbaren Textbaustein, 240 AO, 18 Gebührengesetz Bbg - die Berechnung und Sollstellung von Mahngebühren. Das Programm unterstützt die Berechnung von Säumniszuschlägen - die automatische Zinsberechnung für jeden angefangenen Monat der Säumnis, - die Abrundung des zu verzinsenden Betrages auf den nächsten durch 50 Euro teilbaren Betrag, - keine Zinsfestlegung für Einzelforderungen, wenn der Zinsbetrag unter 10 Euro liegt. Das Programm unterstützt die Mahnung privatrechtlicher Forderungen durch: - die automatisierte Erstellung einer Mahnung in mehreren Stufen mit frei wählbarem Text, - die Möglichkeit, wahlweise Mahngebühren zu fordern. Das Programm ermöglicht die Festlegung von Mahnsperren. keine Erhebung von Portokosten ( 10 Bbg Kost) Entwurf vom 26. Juni von 22 Fachausschuss ADV Prüfung

19 Buchführung Anforderungen an Buchführungsprogramme Das Programm ermöglicht die automatische Erstellung einer Mahnvorschlagsliste und bietet Selektionsmöglichkeiten (z.b. Abgabeart, Person) an. Das Programm verhindert die Mahnung oder die Weiterleitung an die Vollstreckung niedergeschlagener oder zum Erlass vorgesehener Forderungen VwVG 237 bis 239 AO Vollstreckung Das Programm unterstützt die 2. Stufe der Beitreibung öffentlichrechtlicher Forderungen, die automatisierte Erstellung einer Vollstreckungsankündigung / eines Vollstreckungsauftrags. und/oder: Das Programm ermöglicht die Übergabe aller Daten zur Vollstreckung einer Forderung an ein Vollstreckungsprogramm (Schnittstelle.) Aussetzung der Vollziehung Das Programm unterstützt die unbefristete und die befristete Aussetzung von Forderungen des laufenden Jahres sowie aus Vorjahren. Das Programm unterstützt die Wertberichtigungen bei Aussetzung der Vollziehung. Das Programm kennzeichnet ausgesetzte Forderungen und unterstützt deren Recherche. Das Programm unterstützt die automatische Erstellung eines Aussetzungsbescheides oder einer Aussetzungsmitteilung. Das Programm unterstützt die Berechnung und Buchung von Zinsen bei Aussetzung der Vollziehung. Höhe, Berechnung und Festsetzung der Zinsen siehe Stundung Entwurf vom 26. Juni von 22 Fachausschuss ADV Prüfung

20 Jahresabschluss Gemeindehaushaltsverord. Entwurf GO-Doppik und GemHV-Doppik vom Softwareanforderungen zum Jahresabschluss 93 GO Jahresabschluss Der Jahresabschluss muss nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung aufgestellt werden. Der Jahresabschluss muss klar und übersichtlich sein. en Zum Schluss (31.12.) eines Haushaltsjahres ist der Jahresabschluss aufzustellen. Die sich aus dem Jahresabschluss ergebenden Aussagen über den Vermögens- und Schuldenstand sowie über die Güter- und Zahlungsbewegungen sollen klar und übersichtlich sein. 93 GO Das Programm muss die zeitnahe Rechnungslegung der Gemeinde unterstützen. innerhalb von drei Monaten Der Jahresabschluss muss ausgedruckt werden können und ist dauernd 36 (2) GemHV aufzubewahren. 31 GemHV 42 (5) GemHV Die DV-Buchführung muss die Aufstellung des Jahresabschlusses und den Planvergleich ermöglichen. Das Programm unterstützt, dass in der Ergebnisrechnung, Finanzrechnung oder Bilanz nur die Posten ausgewiesen werden, die im Jahresabschluss oder im Vorjahr einen Betrag ausweisen. Aus den Sachkonten des Hauptbuchs und dem Anlagebuch muss die Jahresrechnung erstellt werden können. Entwurf vom 26. Juni von 22

21 Jahresabschluss Gemeindehaushaltsverord. 43 GemHV 43 GemHV 43 GemHV Softwareanforderungen zum Jahresabschluss Das Programm unterstützt die Ermittlung und Buchung der Rechnungsabgrenzungsposten: - auf der Aktivseite sind die vor dem Abschlussstichtag geleisteten Auszahlungen auszuweisen, soweit sie einen Aufwand nach dem Abschlussstichtag darstellen, - auf der Passivseite sind die vor dem Abschlussstichtag geleisteten Einzahlungen auszuweisen, soweit sie einen Ertrag nach dem Abschlussstichtag darstellen. en Periodisierungsprinzip = Im Haushaltsjahr entstandene Aufwendungen und Erträge sind unabhängig von den Zeitpunkten der entsprechenden Zahlungen im Jahresabschluss zu berücksichtigen. Das Haushaltsjahr ist das Kalenderjahr. 44 GemHV Das Programm unterstützt die Aufstellung der Ergebnisrechnung: Erträge und Aufwendungen dürfen nicht 44 (1) GemHV - die Erträge und Aufwendungen des Haushaltsjahres sind gegenüber zu stellen, miteinander verrechnet werden. - die Rechnung ist in Staffelform aufzustellen, Gliederung nach 3 GemHV - die Gesamterträge und die Gesamtaufwendungen sind bei der Ermittlung des 44 (2) GemHV Jahresergebnisses gegenüberzustellen, - den nachzuweisenden Ist-Ergebnissen sind die Ergebnisse der Rechnung des Vorjahres und die fortgeschriebenen Planansätze des Haushaltjahres voranzustellen 44 (2) GemHV und ein Plan-/Ist-Vergleich anzufügen. siehe Muster zur GemHV S GemHV Das Programm unterstützt die Aufstellung der Finanzrechnung: Einzahlungen und Auszahlungen dürfen 45 (1) GemHV - die Einzahlungen und Auszahlungen des Haushaltsjahres sind auszuweisen, nicht miteinander verrechnet werden. 45 (2) GemHV - die Rechnung ist in Staffelform aufzustellen, Gliederung nach 4 GemHV 45 (2) GemHV - den nachzuweisenden Ist-Ergebnissen sind die Ergebnisse der Rechnung des Vorjahres und die fortgeschriebenen Planansätze des Haushaltjahres voranzustellen und ein Plan-/Ist-Vergleich anzufügen. siehe Muster zur GemHV S. 15, 16 Entwurf vom 26. Juni von 22

22 Jahresabschluss Gemeindehaushaltsverord. Softwareanforderungen zum Jahresabschluss en 46 GemHV Das Programm unterstützt die Aufstellung der Teilrechnungen: gem. der Produktbereiche 46 (1) GemHV - Teilergebnisrechnungen, siehe Muster zur GemHV S (1) GemHV - Teilfinanzrechnungen, siehe Muster zur GemHV S den nachzuweisenden Ist-Ergebnissen sind die Ergebnisse der Rechnung des Vorjahres und die fortgeschriebenen Planansätze des Haushaltjahres voranzustellen 46 (1) GemHV und ein Plan-/Ist-Vergleich anzufügen, - die Teilrechnungen sind um die IST-Zahlen der Leistungsmengen und Kennzahlen 46 (2) GemHV zu ergänzen. Das Programm unterstützt die Aufstellung der Bilanz: 47 (1) GemHV - die Bilanz ist in Kontenform aufzustellen, - Darstellung der tatsächlichen Lage des Vermögens, der Schulden, der 93 GO Rechnungsabgrenzungsposten zum Abschlussstichtag - es ist zu jedem Posten der Betrag des vorhergehenden Haushaltsjahres 42 (2) GemHV anzugeben. Abschluss des Rechnungswesens für ein Haushaltsjahr in Form einer Gegenüberstellung von Vermögen und Kapital / Verbindlichkeiten. Kontierungsrichtlinie, Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiva) und Kapital (Passiva) Entwurf vom 26. Juni von 22

23 Jahresabschluss Gemeindehaushaltsverord. Softwareanforderungen zum Jahresabschluss en 50 (1) GemHV Das Programm unterstützt die Erstellung der Anlagenübersicht: siehe Muster zur GemHV S. 19, (1) GemHV - Zu- und Abgänge des Anlagevermögens, 50 (1) GemHV - Zu- und Abschreibungen der Anlagevermögens, 50 (1) GemHV - Transparenz der erhaltenen zweckgebundenen Zuweisungen/Beiträge. Sonderposten, siehe Muster GemHV S (2) GemHV Das Programm unterstützt die Erstellung der Forderungsübersicht: siehe Muster zur GemHV S (2) GemHV - Gesamtbetrag der Forderungen der Gemeinde zu Beginn und Ende des Haushaltsjahres, 50 (2) GemHV - Darstellung der Restlaufzeit der Forderungen, unterteilt in Laufzeiten bis zu einem Jahr, von einem bis fünf Jahren, mehr als fünf Jahre. 50 (3) GemHV Das Programm unterstützt die Erstellung der Verbindlichkeitenübersicht: siehe Muster zur GemHV S (3) GemHV - Gesamtbetrag der Verbindlichkeiten der Gemeinde zu Beginn und Ende des Haushaltsjahres, 50 (3) GemHV - Darstellung der Restlaufzeit der Verbindlichkeiten, unterteilt in Laufzeiten bis zu einem Jahr, von einem bis fünf Jahren, mehr als fünf Jahre. 23 (5) GemHV Das Programm muss eine Auswertung der übertragenen Ermächtigungen für Aufwendungen und die damit verbundenen Auszahlungen unterstützen. Aufträge, Bestellungen, Obligo Entwurf vom 26. Juni von 22

24 Jahresabschluss Softwareanforderungen zum Jahresabschluss Gemeindehaushaltsverord. 88 GO, 2 (2) GemHV Das Programm unterstützt die Erstellung der Rücklagen- und Rückstellungsübersicht: - Darstellung der Rücklagen- und Rückstellungen zum des Vorjahres, des Haushaltsjahres, die Zuführung, die Inanspruchnahme und die Auflösung im Haushaltsjahr und der Stand zum Jahresabschluss. Das Programm unterstützt die Erstellung der steuerlichen Jahresabschlüsse für die Betriebe der gewerblichen Art (BgA). en siehe Muster zur GemHV S. 23, Anhang Das Programm unterstützt die Zusammenfassung der Jahresabschlüsse der Gemeinde und der in 93a GO genannten Aufgabenträger zu einem 51 GemHV Gesamtabschluss / Konsolidierungsberichtes: 93 a (3) Nr. 1 GO - Erstellung der Gesamtergebnisrechnung, 93 a (3) Nr. 2 GO - Erstellung der Gesamtfinanzrechnung, 93 a (3) Nr. 3 GO - Erstellung der Gesamtbilanz, 93 a (3) GO Erstellung der Anlagen zum Gesamtabschluss: 93 a (3) GO - Erstellung der Gesamtanlagenübersicht 93 a (3) GO - Erstellung der Gesamtforderungenübersicht 93 a (3) GO - Erstellung der Gesamtverbindlichkeitsübersicht Entwurf vom 26. Juni von 22