Vereinbarkeit von Beruf & Familie. Handreichung für Führungskräfte zu unserer Konsolidierung im audit berufundfamilie

Transkript

1 Personal im Mittelpunkt: Beruf und Familie attraktiv für alle Vereinbarkeit von Beruf & Familie Elemente einer familienfreundlichen Arbeitswelt Handreichung für Führungskräfte zu unserer Konsolidierung im audit berufundfamilie

2 Sehr geehrte Führungskräfte, in unserer Amtsleiterrunde wurden Ihnen die aktuellen Themen, die in unserer Konsolidierungsphase des audit berufundfamilie relevant sind, dargestellt. Beigefügt erhalten Sie die Punkte aus dem auditdomino nun in zusammengefasster Form. Als Führungskraft nehmen Sie eine Schlüsselrolle ein, wenn es darum geht die Vereinbarkeit von Beruf und Familie bei unserer Stadtverwaltung mit Leben zu füllen und für sich selbst und für Ihre Mitarbeiter/innen (er-)lebbar zu machen. Denn nur wenn Mitarbeiter/innen mit sich, Ihrer beruflichen, aber auch privaten Belastungssituation in Balance sind, kann es gelingen sie motiviert und engagiert für ihr Arbeitsfeld zu halten. Gerade die Frage Wie führe ich meine Mitarbeiter/innen gesund? und was sind dazu wesentliche Kriterien haben wir uns in einem Workshop mit Führungskräften aus den Bereichen mit besonderen körperlichen Belastungssituationen gestellt. Diese Fragen sollten sich aber auch alle anderen Führungskräfte von Zeit zu Zeit immer wieder auch selbst stellen und sich und ihr Führen hinterfragen. Die Ergebnisse aus dem Workshop, aber auch einen Fragebogen, um sich selbst auf den Prüfstand zu stellen, finden Sie unter - im internen Bereich/Führung (Kennwort/Passwort: CO_familie). Doch was sind die Punkte, auf die wir uns im Konsolidierungsverfahren im audit verständigt haben? Die Themen werden entsprechend unserer Handlungsfelder aufgeführt: Arbeitszeit Die Stadt bietet viele Teilzeitmöglichkeiten und modelle. Je nach Größe der Teams stellen sich unterschiedliche Herausforderungen an Sie als Führungskraft. Um eine größtmögliche Vereinbarkeit von Beruf und Familie für Teilzeit-, aber auch für Vollzeitkräfte möglich zu machen, bedarf es immer wieder auch einen Ausgleich im Team, wobei Sie gefordert sein können. Teilzeitarbeitsverhältnisse beinhalten nicht automatisch eine Stammarbeitszeit von 8 Uhr bis 12 Uhr, sondern setzen von allen Beteiligten auch eine Flexibilität und ein Geben und Nehmen voraus. Nur so kann es ein funktionierendes Miteinander im Team geben. Teilzeitmöglichkeit ist auf allen Führungsebenen möglich. Hierzu besteht Offenheit bei uns. Dies wird auch bereits in den Ausschreibungen deutlich gemacht. Teilzeit kann auch vollzeitnahe Arbeitszeit bedeuten. Beispiele für Führungskräfte in Teilzeit gibt es bei uns bereits seit vielen Jahren - sie ist also demnach durchaus machbar und praktikabel. In Ausschreibungen sind wir verpflichtet auf die Möglichkeit der Teilbarkeit einer Stelle hinzuweisen. Im Vorstellungsverfahren darf die Teilzeit kein Ausschlusskriterium bei der

3 Einstellung sein. Als Arbeitgeber müssten wir eine Umorganisation möglicherweise in Erwägung ziehen. Für die Führungskraft stellt dies eine Herausforderung bei einer Stellenbesetzung und der Aufgabenerfüllung dar. Vor der Ausschreibung einer Stelle sollte die Führungskraft diese Punkte mit in Erwägung ziehen und dazu mit der Personalabteilung, die das Ausschreibungsverfahren durchführt ins Gespräch kommen. Gerade in Schichtbetrieben braucht es ein verantwortungsbewusstes Führungsverhalten um Lösungsmöglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu finden. So können Schwierigkeiten vermieden bzw. gelöst werden, die aus schwierigen Arbeitszeiten möglicherweise resultieren. Arbeitsorganisation Bei Prozessveränderungen haben Sie als Führungskraft mögliche Auswirkungen auf die Vereinbarkeit von Beruf und Familie im Blick und suchen bei Bedarf Ausgleichsmöglichkeiten gemeinsam mit der Organisationsabteilung. Beispiele: Veränderungen in der Servicezeit, die sich auf die Arbeitszeit einzelner Beschäftigter unterschiedlich auswirken. Lösungen zur Urlaubsregelung gerechte Regelungen und Ausgleich zwischen Eltern schulpflichtiger Kinder bzw. auch Kollegen deren Ehepartner/in an die Ferien gebunden ist Arbeitsort Die Führungskräfte unterstützen bei Bedarf die Möglichkeit des mobilen Arbeitens (Arbeiten von zu Hause). Dies ist eine Regelung, die uns die CoZeit bietet und es in Ausnahmefällen möglich macht, dass Arbeiten zu Hause fertiggestellt werden möglicherweise weil vielleicht der/die Mitarbeiter/in aus familiären Gründen früher nach Hause musste (Kind krank, Pflege von Angehörigen usw.). Dabei ist das mobile Arbeiten nicht an das Vorhandensein eines Telearbeitsplatzes gebunden. Führung Auch die Führungskräfte auf Abteilungsleiterebene tragen eine nicht zu unterschätzende Verantwortung, was das Thema Vereinbarkeit von Beruf und Familie betrifft. In vielen Bereichen haben sie direkte Führungsverantwortung gegenüber den Mitarbeiter/innen, führen auch Personalgespräche, wie z.b. das Mitarbeitergespräch oder sind direkte Ansprechpartner/innen für die Beschäftigten. Es sollte dabei für die Mitarbeiter/innen transparent sein, wer das Mitarbeitergespräch oder auch das Bewertungsgespräch führt. Um den Dialog von Führungsverantwortlichen und ihren Teams zu fördern braucht es Kommunikationsstrukturen. Dazu werden unterschiedliche Formen bei uns genutzt wie z.b. wöchentliche Morgenrunde oder Jour fix. Natürlich sind auch informelle Runden, wie Treffen außerhalb der Arbeitszeit für ein kollegiales Betriebsklima förderlich. Auch gibt es

4 neue Kommunikationsformen wie z.b. Mahlzeit Das Mittagessen mit dem Referenten, die einen Austausch auf anderer Ebene ermöglichen. Genauso förderlich ist die Teilnahme im Team an Gemeinschaftsveranstaltungen wie Betriebsausflug, Weihnachtsfeier oder sonstige Angebote. Das Instrument Kollegialer Austausch wird auch weiterhin angeboten. Ziel ist es zwei Veranstaltungen pro Jahr durchzuführen. Bei dem Austausch können Führungsverantwortliche gezielt ihre Themen aus dem Führungsalltag einbringen. Es werden auch immer Themen aus dem audit berufundfamilie besprochen. Speziell in kleinen Teams kann die Vereinbarkeit von Beruf und Familie für Vollzeit- und Teilzeitkräfte eine Herausforderung sein. Oft fühlen sich die Vollzeitkräfte im Nachteil, da sie keine oder nur weniger Flexibilität leben können. Als Führungskraft braucht es eine Sensibilität für die Belange beider Gruppen, damit ein gerechter Ausgleich für alle möglich ist. Personalentwicklung Aktuell existiert bei der Stadtverwaltung kein Personalentwicklungskonzept. Dies wird eines der Themen sein, das in der Personalarbeit auf der Agenda steht. Themen aus dem audit fließen mit ein. Ein Kontakthalteprogramm wurde bereits 2008 erarbeitet. Federführend für die Umsetzung ist das Personalamt in Zusammenarbeit mit den Führungskräften. Sie tragen maßgeblich dazu bei, dass der Wiedereinstieg gut gelingen kann. Die Führungskraft und auch die Personalabteilung kommt zum Thema Elternzeit mit der werdenden Mutter ins Gespräch und bespricht idealerweise die Planung der Elternzeit und den Wiedereinstieg mit der/dem Elternzeitler/in. Während der Elternzeit hält die Führungskraft Kontakt. Beim Wiedereinstieg kann Unterstützung durch Fortbildung oder auch einem Paten aus dem Amt erforderlich sein. Service für Familien Nicht alle Beschäftigte haben Kinder, aber alle haben Eltern. Ein Pflegefall in der Familie kann für Jede/n sehr plötzlich eintreten und der/die Mitarbeiter/in ist gefordert, oft auch mit der Situation überfordert. Dies zu erkennen und möglicherweise auch zu unterstützen mit Verständnis oder auch weiteren Hilfeangeboten, ist ebenfalls eine Aufgabe einer verantwortungsbewussten Führungskraft. Vor Ort gibt es gute Beratungs- und Unterstützungsmöglichkeiten mit dem Pflegestützpunkt oder der Fachstelle für pflegende Angehörige.

5 Information und Kommunikation Gutes Führen zeichnet sich durch Nähe zu den Mitarbeiter/innen und auch durch Information und Kommunikation aus. Gerade wenn Veränderungen anstehen, ist es wichtig, rechtzeitig darüber zu informieren und die Betroffenen bei den anstehenden Themen mitzunehmen. Dies erspart meist Konflikte und vermeidet eine wenig förderliche Gerüchteküche. Fragen: Wie gut kennen Sie Ihre Mitarbeiter/innen? Wissen Sie wie die familiäre Situation ist? Kennen Sie den Geburtstag? Viele weitere Themen zu unserem audit berufundfamilie finden Sie auch auf unserer Internetseite Sicherlich kennen Sie auch den internen Passwort geschützten Bereich. (Unser Passwort und Kennwort ist CO_familie.) Dort finden Sie viele wichtige Informationen rund um das Thema familienfreundlicher Arbeitgeber und unsere dazu passenden Angebote. Über Ihre Fragen und Anregungen freue ich mich und komme gerne mit Ihnen zu den Themen ins Gespräch. Beste Grüße Susanne Müller

6 auditdomino - Amtsleiterrunde