Sesam Tageskurs Kreditorenbuchhaltung. Sage Schweiz AG, Oberneuhofstrasse 3, 6340 Baar

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1 Sesam Tageskurs Kreditorenbuchhaltung Sage Schweiz AG, Oberneuhofstrasse 3, 6340 Baar

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3 Inhaltsverzeichnis Vorwort 5 1 Hilfefunktion Hilfe anfordern Inhaltsverzeichnis der Hilfe Info-Erweiterung Neue Support-Möglichkeiten (Plus-Pack-Kunden) Helpdeskformular (Plus-Pack-Kunden) Navigationsoberfläche / -hilfe 14 2 Mandanten Datenstruktur der Sesam Programme Mandant anlegen 17 3 Kreditorenbuchhaltung einrichten Bankenstamm und Interne Banken Personenkonten anlegen Zahlungsbedingungen anlegen Der Offene Posten Offene Posten aus dem Vorjahr eröffnen Offene Posten und Personenkonten löschen Der Bankenstamm Einstellungen für die Kreditorenbuchhaltung Einstellungen zum Datenträgeraustausch 43 4 Buchen Rechnungen einbuchen Zahlungen verbuchen Sammelkonti nicht direkt bebuchbar Eine Rechnung als Sammelbeleg erfassen Zahlungen als Sammelbeleg verbuchen Zahlungen über ein Personenkonto verbuchen Ausbuchen von Offenen Posten Akontozahlungen (Lite und Standard-Linie) Akontozahlungen (Professional/Sesam Expert) Eine Gutschrift verbuchen Gutschrift mit Rechnung verrechnen Eine Rechnung mit dem Belegleser einbuchen 76 5 Zahlläufe Zahlläufe erstellen Einen Vergütungsauftrag erstellen Zahlungsavis erstellen Einen Zahllauf verbuchen 84 6 Der Datenträgeraustausch DTA Rechnungen erfassen DTA Datei erstellen 89 7 Dauerauftrag bearbeiten Daueraufträge direkt verbuchen Daueraufträge in Offene Posten übernehmen 93 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 3 von 112

4 8 Auswertungen Buchungsliste Faktura- und Zahlungsjournal Umsatzliste Personenkonto-Listen Offene Posten Listen Auswertungen einfach anpassen Jahreswechsel Valuta-Ausgleich Ein neues Geschäftsjahr eröffnen Selbstkontrolle Aufgaben zur Selbstkontrolle 110 Seite 4 von /2006 Sage Schweiz AG

5 Vorwort Willkommen zum Sesam Tageskurs Kreditorenbuchhaltung. Im Laufe des Kurses richten Sie eine komplette Kreditorenbuchhaltung mit allen Funktionen und Möglichkeiten ein. Sie üben anhand von Praxisbeispielen alle gängigen Geschäftsvorfälle. Das Schwergewicht des Kurses bilden die Verbuchung von Rechnungen und Zahlungen, die Erstellung von aussagekräftigen Auswertungen und Reportings sowie das kennen lernen aller Automatismen, die Ihnen die alltägliche Buchungsarbeit erleichtern. Der Kurs wird durch einen kleinen Workshop abgeschlossen, zu dem Sie selbst Themen, Fragen und Praxisbeispiele mit einbringen können. Wir wünschen Ihnen im Tageskurs Kreditorenbuchhaltung viel Spass. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 5 von 112

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7 1 Hilfefunktion Als mit Microsoft Office kompatibles Produkt enthält die Sesam Kreditorenbuchhaltung selbstverständlich eine Windows-Hilfe, wie sie auch aus den anderen Programm von Sage Schweiz AG bekannt ist. Wir stellen jedoch immer wieder fest, dass viele Anwender aus welchen Gründen auch immer die Hilfe nur wenig nutzen. Oft könnte man sich durch kurzes Nachlesen in der Hilfedatei einen Hotline-Anruf sparen. Die Informationen liegen ja nur einen Knopfdruck weit entfernt. Jeden Befehl und jedes Fenster finden Sie in der Hilfedatei detailliert erklärt. Um Sie zum Gebrauch dieser Funktion anzuregen, widmen wir der Hilfefunktion dieses Kapitel. Überzeugen Sie sich selbst, dass dort umfassende Erklärungen zur Verfügung stehen, die sicherlich Antworten auf viele Fragen geben. Ausserdem werden wir in diesem Kurs immer wieder auf Informationen der Hilfedatei zurückgreifen, so dass es sinnvoll erscheint, Sie bereits zu Beginn in die Hilfefunktionen einzuführen. In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie die Online-Hilfe aufrufen, wie Sie ins Inhaltsverzeichnis der Hilfe gelangen, wie Sie den «Tipp des Tages» aktivieren und deaktivieren. welche Informationen im Infofenster gespeichert sind. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 7 von 112

8 1.1 Hilfe anfordern Sollte während der Arbeit mit der Kreditorenbuchhaltung eine Frage auftreten, rufen Sie die Online-Hilfe auf. Angenommen, Sie befinden sich gerade im Fenster «Interne Banken bearbeiten» und möchten sich über die Bedeutung des Feldes «Bank-Nr.» genauer informieren: Rufen Sie das Fenster «Interne Banken bearbeiten» aus dem Menü «Bearbeiten - Interne Banken» auf und tippen Sie die Taste «F1». Stichwörter Mit einem Mausklick auf die unterstrichenen, in kursiver Schrift markierten Themen (Links) erhalten Sie weitere Informationen. Der angezeigte Text erklärt die einzelnen Felder und Einstellungen im Fenster «Interne Banken bearbeiten». Innerhalb der Erklärung zum Text der Internen Banken finden Sie Links (kursiv und unterstrichen), die Sie auf weitere Themen hinweisen. Mit Mausklick auf diese Stichwörter können Sie weitere Informationen aufrufen. Klicken Sie auf den Link «Personenkonten bearbeiten - Debitoren». Seite 8 von /2006 Sage Schweiz AG

9 Der angezeigte Text erklärt die einzelnen Felder und Einstellungen bezüglich Eingabe einer Kontonummer. Weitere kursive Stichwörter bzw. Links bieten vielfältige Verzweigungsmöglichkeiten, so dass Sie sich von einem Thema zum nächsten weiter klicken können. Sie können die Hilfe-Dokumente am Bildschirm lesen oder auch ausdrucken, indem Sie die Schaltfläche «Drucken» unterhalb der Menüleiste betätigen. Beenden Sie die Hilfe mit der Tastenkombination «ALT+F4». 1.2 Inhaltsverzeichnis der Hilfe Über das Menü, mit einem Klick auf «?» oder über «Start/Programme/Sage Sesam/Hilfe/Rechnungswesen» können Sie die «Hilfe» der Sesam Finanzbuchhaltung starten. Klicken Sie im Menü auf «?». Der Befehl «Hilfethemen» ruft das Inhaltsverzeichnis der Hilfe auf. Via Inhaltsverzeichnis finden Sie die Bechriebe aller Funktionen unserer Software. Wenn Sie eine Gesamtübersicht haben möchten, können Sie die Hilfe auch komplett ausdrucken. Markieren Sie den obersten Eintrag mit der rechten Maustaste. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 9 von 112

10 Nun wird das Kontextmenü geöffnet. Über den Menüpunkt «Drucken» können Sie das gewünschte Hilfethema oder die vollständige Hilfe ausdrucken. Wechseln Sie ins Register «Index». In diesem Register finden Sie die wichtigsten Stichworte in alphabetischer Reihenfolge. Mit einem Doppelklick können Sie das Thema anzeigen lassen. 1.3 Info-Erweiterung Damit Sie bei Supportanfragen genau angeben können, welche Version Sie im Einsatz haben, sind beim Menüeintrag «Info» weitere Informationen hinterlegt. Die Exe-Version gibt die genaue Version an. Diese wird angepasst, wenn Sie das Live Update ausführen und die Programmdateien aktualisiert wurden. Abgesehen von den üblichen Angaben zum Copyright und der Version der Software sind jetzt auch noch die Systemeigenschaften abrufbar. Seite 10 von /2006 Sage Schweiz AG

11 Wählen Sie das Menü «? / Info». Klicken Sie auf die Schaltfläche «System» und wählen Sie den Ordner «Systemübersicht». Mit dieser neuen Funktion erhalten Sie alle für die Support-Anfrage relevanten Informationen. Über die Schaltfläche «Info» wird ersichtlich, welche Lizenzen Sie aufgeschaltet haben. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 11 von 112

12 1.4 Neue Support-Möglichkeiten (Plus-Pack- Kunden) Plus Pack-Kunden profitieren von einer zusätzlichen Supportmöglichkeit. Wählen Sie «Start / Programme / Sage Sesam / Support und Registration / Verbindung zum Support» Mit dieser Verbindung kann der Support von Sage Schweiz AG online auf Ihren PC zugreifen und Fehler sofort korrigieren. Ein Datentransfer ist nicht mehr nötig, da alle Supportarbeiten direkt «vor Ort» auf Ihrem System erledigt werden. Obiges Fenster öffnet sich. Geben Sie Vertragsnummer und Passwort ein und klicken Sie auf «Login». Die Online-Helpdesk steht nur Kunden mit gültigem Sesam Plus-Pack-Vertrag zur Verfügung. Seite 12 von /2006 Sage Schweiz AG

13 1.5 Helpdeskformular (Plus-Pack-Kunden) Eine andere Möglichkeit, um eine Supportanfrage zu generieren, ist das Helpdeskformular. Öffnen Sie via Menü «? / Sesam Online / Helpdesk» das Helpdeskformular Sie erhalten in der Regel innert 24 Stunden eine Antwort auf Ihre Anfrage. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 13 von 112

14 1.6 Navigationsoberfläche / -hilfe Um die Übersichtlichkeit zu optimieren und das einfache Aufrufen einzelner Befehle zu ermöglichen, wurde die Navigationsoberfläche der Version 2006 neu strukturiert. Finanzbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Zahlungsverkehr Optionen Papyrus Die wichtigsten Geschäftsfälle und Auswertungen sind dort mit einem Hyperlink versehen. So können Sie schnell und einfach den gewünschten Menüpunkt direkt über das Fenster aufrufen. Über die bei den einzelnen Auswertungen vorangestellten «Blatt»- Symbole, können Sie zwischen Hoch- und Querformat wählen. Klicken Sie auf die Auswertung «Eröffnungsbilanz». Wenn Sie auf den Hyperlink klicken, erscheint die Auswertung in der Ansicht, die Sie in der Druckerdefinition hinterlegt haben. In jeder Ansicht des «My desk» können Sie die Hilfe öffnen. Den Eintrag finden Sie im rechten oberen Rand des Bildschirmhintergrundes. Seite 14 von /2006 Sage Schweiz AG

15 2 Mandanten In diesem Kapitel erklären wir kurz den technischen Hintergrund der Kreditorenbuchhaltung. Zu Beginn erhalten Sie einen Überblick zur Dateistruktur. Anschliessend legen Sie einen neuen Mandanten an, in dem Sie sämtliche Übungsbuchungen des Kurses erfassen. In diesem Kapitel lernen Sie, die Datenstruktur der Sesam Programme kennen und wie Sie einen neuen Mandanten anlegen. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 15 von 112

16 2.1 Datenstruktur der Sesam Programme Wenn Sie das Rechnungswesen als Einplatzversion installieren, legt das Programm eine Reihe von Ordnern auf Ihrer Festplatte an. Sie sollten die grundsätzliche Datenstruktur kennen: Starten Sie den Windows Explorer und suchen Sie den Ordner «C:\Programme\Sesam». Dies ist das Hauptverzeichnis, in dem alle Programme des Rechnungswesens abgelegt werden. Es enthält drei wichtige Unterverzeichnisse: Öffnen Sie das Verzeichnis «Sesam», so dass die Unterverzeichnisse «Data» und «Prog» sichtbar werden. Der Ordner «Data» enthält die Ordner der einzelnen Anwendungen sowie die dazu gehörenden Mandanten. Öffnen Sie das Verzeichnis «Rewe». Dort finden Sie die Buchhaltungsmandanten. Ein Mandant stellt eine einzelne Buchhaltung dar, die mit dem Rechnungswesen verwaltet wird. Nach der Installation des Programms finden Sie den Beispielmandanten «Westlox» und den Vorlagemandanten «Basis». Basis- und Vorlagemandanten Die Mandanten «Basis» und «Westlox» sollten Sie auf keinen Fall löschen, damit sie als Kopiervorlage für Ihre eigenen Mandanten zur Verfügung stehen. Die Mandanten «Basis» und «Westlox» enthalten jeweils einen KMU-Kontenplan. Der Mandant «Basis_Kaefer» enthält den Käfer- Kontenplan. Im Ordner «Prog» befinden sich die Anwendungen. Die Programmdatei «sesam.exe» z.b. stellt die Programme der Finanz-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung dar, die Datei «admin.exe» die Administration. Seite 16 von /2006 Sage Schweiz AG

17 2.2 Mandant anlegen Bevor wir nun mit der eigentlichen Arbeit in der Kreditorenbuchhaltung beginnen, sollten Sie noch einen eigenen Mandanten für die folgenden Übungen erfassen. Die Funktion «Mandant neu anlegen» finden Sie im Menü «Datei». Ein Mandant enthält sämtliche Daten der Finanz- und Debitorenbuchhaltung und wenn von Ihnen verwendet auch der Kreditorenbuchhaltung. Nur für Spezialprogramme wie z.b. die Kostenrechnung müssen separate Mandanten geführt werden. Mandanten Unter einem Mandanten versteht man jeweils eine vollständige Buchhaltung. Wenn Sie z.b. drei verschiedene Firmen verwalten, benötigen Sie drei separate Mandanten. Technisch gesehen ist ein Mandant ein Ordner, in dem alle Daten einer Buchhaltung gespeichert sind. Öffnen Sie das Menü «Datei» und wählen Sie den Befehl «Mandant neu anlegen». Ein Assistent öffnet sich, der Sie mit gezielten Fragen durch den Vorgang führt. Die erste Frage lautet, wie der Ordner des neuen Mandanten heissen soll. Geben Sie als Bezeichnung «Kredi06» ein. Der Zusatz «06» steht für «Mandant, Geschäftsjahr 2006». Da für jedes Geschäftsjahr ein eigener Mandant erstellt wird, ist es sinnvoll, die Jahreszahl in die Bezeichnung zu integrieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Weiter», so dass Sie zum zweiten Teilschritt des Assistenten vorrücken. Mandanten-Namen Bitte verwenden Sie keine Leerschläge oder Sonderzeichen und achten Sie darauf, dass der Name nicht mehr als 8 Zeichen beinhaltet. Basismandant Die Mandanten «Basis» und «Westlox» enthalten einen Kontenplan nach dem KMU-Modell, der Beispielsmandant «Basis_Kaefer» einen Käferkontenplan. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 17 von 112

18 Im zweiten Schritt bestimmen Sie, ob in den neuen Mandanten bestehende Daten übernommen werden sollen. In diesem Fall bietet es sich an, mit den Daten des Beispielmandanten «Westlox» zu arbeiten. Als Standard ist in diesem Dialog jedoch der neutrale Vorlagemandant «Basis» eingestellt. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Suchen», um den Vorlagemandant zu wechseln. Öffnen Sie den Ordner «Westlox», der sich im Verzeichnis «Sesam\Data\Rewe» befindet. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Öffnen», damit dieser Mandant als Vorlagemandant übernommen wird. Gehen Sie weiter zum nächsten Schritt des Assistenten. Saldi übertragen Die Funktion «Saldi übertragen» benötigen Sie, um eine Kopie eines Mandanten anzulegen, der bereits Daten enthält. Den Saldiübertrag steuern Sie mit Hilfe von Kopierschaltern, zu denen Sie über die Schaltfläche «Optionen» gelangen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel «Jahresabschluss». Im Fenster «Mandant anlegen Teil 3» steuern Sie, welche Daten übernommen werden sollen. Die Angaben sind für unseren Fall bereits fast richtig eingestellt. Wir möchten sämtliche Fibu Daten, ausser den Buchungen, übernehmen, ebenso die Offenen Posten und Personenkonten. Aktivieren Sie die Kontrollbox «Offene Posten» und «Personenkonten». Seite 18 von /2006 Sage Schweiz AG

19 Die Frage, ob Saldi übertragen werden sollen, ist mit der Einstellung «Nein» ebenfalls schon richtig beantwortet. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Fertig stellen», um den Vorgang zu starten. Das Programm legt unter der Bezeichnung «Kredi06» einen neuen Ordner an und speichert diesen im Ordner «Rewe». Nachdem die Daten des Vorlagemandanten erfolgreich kopiert wurden, öffnen sich die Optionen, in denen im Register «Allgemein» die Stammdaten erfasst werden. Dies sind Name und Anschrift eines Mandanten, die Buchhaltungsperiode sowie diverse Vorgaben. Überschreiben Sie die Anschrift der Beispielfirma: Peter Muster AG Musterstrasse Basel Speichern Sie die Daten, indem Sie auf die Schaltfläche «OK» klicken. Optionen Eine ausführliche Beschreibung der übrigen Register der Optionen finden Sie in der Hilfe- Datei. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 19 von 112

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21 3 Kreditorenbuchhaltung einrichten Bevor Sie mit dem Buchen von Rechnungen beginnen, richten Sie zunächst eine Reihe von Datenstämmen ein. Sie erfassen die Adressen und Personenkonten Ihrer Lieferanten und richten die Zahlungskonditionen ein. Wer den automatischen Zahlungsverkehr nutzen möchte, definiert ausserdem die dazu benötigten Bankkonten. Zu diesem Zweck haben Sie Zugriff auf den Schweizer Bankenstamm. In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie mit dem Bankenstamm arbeiten, wie Sie Interne Banken definieren, wie Sie Adressen und Personenkonten erfassen, wie Sie Zahlungsbedingungen einrichten, wie Personenkonten und Offene Posten zusammenhängen, wie Sie Offene Posten aus dem Vorjahr manuell eröffnen, wie Sie Offene Posten und Personenkonten löschen, wie das Programm auf den Bankenstamm zugreifen kann, welche Einstellungen in der Administration gespeichert sind. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 21 von 112

22 3.1 Bankenstamm und Interne Banken Damit Sie Vergütungsaufträge erstellen können, speichern Sie die Daten der Banken, bei denen Sie Konten führen, als so genannte «Interne Banken». Als Unterstützung für den elektronischen Zahlungsverkehr können Sie zudem auf den gesamten Schweizer Bankenstamm zugreifen. Die Interne Bank wird mit dem entsprechenden Geldinstitut aus dem Bankenstamm verknüpft, so dass auf jeden Fall die richtige Clearingnummer bei der Bank gespeichert ist. Rufen Sie den Bankenstamm aus dem Menü «Bearbeiten» auf. Tippen Sie im Feld «Clearingnummer» die Scroll-Taste, um die erste Bank anzuzeigen. S.W.I.F.T Ländercode und Bezeichnung werden im elektronischen Zahlungsverkehr für den internationalen Geldtransfer benötigt. Bei der Synchronisation des Bankenstamms werden diese Informationen automatisch von der Internetseite des offiziellen Schweizer Bankenstamms geladen. Jede Schweizer Bank ist mit vollständiger Anschrift und Clearingnummer gespeichert. Sie können selber weitere Einträge eröffnen, z.b. für ausländische Banken. Schliessen Sie das Fenster und wählen Sie stattdessen den Befehl «Interne Banken» aus dem Menü «Bearbeiten». In diesem Fenster sind bereits einige Interne Banken vorhanden. IBAN-Konto International Bank Account Number der internen Bank. Damit Sie selbst Zahlungen per DTA an ausländische Lieferanten, die Ihnen eine IBAN als Zahlungskonto angeben, auslösen können, ist es notwendig hier die eigene IBAN zu speichern. Laden Sie eine bestehende Bank in die Eingabefelder, indem Sie im Feld «Bank-Nr.» die Scroll-Taste betätigen. Seite 22 von /2006 Sage Schweiz AG

23 Die Banknummer ist eine beliebig definierbare Kurzbezeichnung. Über das Fibu-Konto wird die Interne Bank mit Ihrer Finanzbuchhaltung verknüpft. Im Feld «Bankverbindung» ist die Clearingnummer der entsprechenden Bank gespeichert. Die Anschrift der Bank wird aus dem Bankenstamm eingespiegelt. Im Feld «Kontonummer» geben Sie Ihre eigene Kontonummer ein. Das Feld «Kreditlimite» ist für die Liquiditätsplanung wichtig. ESR ID Das Feld ESR-ID wird für die Debitorenbuchhaltung verwendet. Anhand dieser Daten kann die Debitorenuchhaltung bei der Erstellung eines LSV+ - OP s eine ESR-Referenznummer generieren. Legen Sie eine weitere Interne Bank für ein neu eröffnetes Konto bei der Raiffeisenbank Baar an. Zunächst müssen Sie dazu ein entsprechendes Fibu Bankkonto einrichten. Eröffnen Sie das Fibu Konto 1024 «Raiffeisenbank Baar». Wählen Sie dazu den Befehl «Konten bearbeiten» aus dem Menü «Bearbeiten». Öffnen Sie das Fenster «Interne Banken bearbeiten». Geben Sie im Feld «Banknummer» ein Kürzel ein, z.b. «RAIBA» für «Raiffeisenbank». 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 23 von 112

24 Gehen Sie weiter in das Feld «Fibu Konto» und tragen Sie die Kontonummer des soeben erfassten Kontos 1024 ein. Die Bezeichnung des Bankkontos wird neben der Kontonummer angezeigt. Im Feld «Bankverbindung» soll nun die Clearingnummer der Raiffeisenbank Baar eingesetzt werden. Da man die Clearingnummer wohl im seltensten Fall zur Hand hat, können Sie aus diesem Feld direkt den Bankenstamm aufrufen, die gewünschte Bank suchen und übernehmen. Setzen Sie den Cursor in das Feld «Bankverbindung» und betätigen Sie die Taste «F5». Eine Liste öffnet sich, in der die Banken entweder nach Nummer oder nach Postleitzahl sortiert angezeigt werden. Ändern Sie mit einem Mausklick auf den Spaltentitel die Sortierordnung in «PLZ/Ort». Tippen Sie die ersten Ziffern der Postleitzahl von Baar (PLZ 6341) in das Feld für den Suchbegriff ein. Spalten anpassen Sie können die Spalten dieses Fensters beliebig vergrössern oder verkleinern. Ziehen Sie dazu mit der Maus den Rand des rechten Spaltentitels auf bzw. zu. Übernehmen Sie die Raiffeisenbank Baar mit einem Doppelklick. Seite 24 von /2006 Sage Schweiz AG

25 Erfassen Sie zuletzt im Feld «Kontonummer» eine fiktive Nummer für das Konto der Raiffeisenbank. Geben Sie den Befehl «Einfügen», um die Interne Bank anzulegen. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 25 von 112

26 Aufgabe Richten Sie selbstständig eine neue Interne Bank für ein Konto bei der Zuger Kantonalbank ein. Erfassen Sie das Konto zunächst unter der Nummer Überlegung Nachdem ich das Konto in den Kontenplan eingefügt habe, rufe ich in das Fenster «Interne Banken bearbeiten» auf. Dort bestimme ich ein beliebiges Kürzel als Banknummer und trage die Fibu Kontonummer ein. Aus dem Feld «Bankverbindung» rufe ich mit dem Befehl «F5» die Bankenliste auf und übernehme daraus die Zuger Kantonalbank. Notizen Seite 26 von /2006 Sage Schweiz AG

27 3.2 Personenkonten anlegen Unter einem Personenkonto versteht man das Konto eines Lieferanten, auf dem all seine Rechnungen und Zahlungen verbucht werden. Das Personenkonto wird mit der Adresse des Lieferanten verknüpft, so dass seine Anschrift für Mitteilungen, z.b. ein Zahlungsavis, zur Verfügung steht. Personenkonto und Adresse stellen getrennte Dateien dar, werden jedoch in einem Zug erfasst. Legen Sie nun das Personenkonto an: Druckerei Greifenstein Hauptstrasse Baar Öffnen Sie das Menü «Nebenbücher» und wählen Sie den Befehl «Personenkonten Kreditoren». Einmalkunde Diese Kontrollbox kann aktiviert werden, wenn ein Kunde nur für eine kurze Zeit in die Kredi PK aufgenommen werden soll. Beim Geschäftsjahreswechsel können diese PK von der Übernahme ins neue GJ ausgeschlossen werden, sofern der Saldo des PK Null beträgt. So verhindern Sie unnötige Personenkonten ins neue Geschäftsjahr zu übertragen. Das Fenster, in dem die Personenkonten angezeigt werden, öffnet sich. Die Felder werden leer angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Neu». Sie gelangen in das Fenster «Adressen bearbeiten», in dem Sie die Anschrift des Lieferanten speichern. Im Feld «Adresse» wird die nächste freie Adressnummer angezeigt, unter der die neue Adresse gespeichert wird. Adressen und Personenkonten Dieses Fenster können Sie auch direkt aus dem Menü «Bearbeiten» aufrufen und unabhängig von einem Personenkonto Adressen erfassen. Beachten Sie, dass die Adresse nicht das eigentliche Personenkonto ist, sondern lediglich die Anschrift eines Lieferanten speichert. Daher ist es möglich, auch externe Adressverwaltungen einzubinden. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 27 von 112

28 Erfassen Sie einen Kurznamen, z.b. «GREIFENSTEIN», den Firmennamen, sowie Strasse, PLZ und Ort. Sie können auch - und Internetadressen hinterlegen. Zusätzlich können Sie noch einen Code vergeben, um Personenkonten in bestimmte Gruppen einzuteilen. Geben Sie als Sprachkürzel «D» ein, damit das Programm weiss, dass mit diesem Lieferanten die Korrespondenz in deutscher Sprache geführt wird. Bei den Druckoptionen bestimmen Sie, in welcher Form die Anschrift des Lieferanten auf Zahlungsavis, Vergütungsaufträge etc. ausgedruckt werden soll, z.b. ob das Länderkürzel vor der Postleitzahl stehen soll. Schliessen Sie den Dialog mittels Schaltfläche «Einfügen». Währung Als Währung des Personenkontos gilt die Währung des dazu gehörenden Fibu Kontos. Die neue Adresse wird angelegt und in das Fenster «Personenkonten bearbeiten» übernommen. Zur Vollständigkeit fehlen noch die entsprechenden Kontierungen. Geben Sie im Feld «Fibu-Konto» das Konto 2000 ein. Hierbei handelt es sich um das Kreditorensammelkonto der Fibu, zu dem das neue Personenkonto gehören soll. Das Sammelkonto weist den Saldo aller ihm zugeordneten Personenkonten auf. Wenn Sie das Personenkonto bebuchen, wird im Hintergrund auch der Saldo des Kreditorensammelkontos aktiviert. Geben Sie im Feld «Gegen-Konto» das Konto 4400 ein. Mit dem Feld «Gegenkonto» ist eine praktische Funktion verknüpft. Das hier gespeicherte Konto wird automatisch als Aufwandkonto vorgeschlagen, wenn Sie eine Rechnung des Lieferanten einbuchen. Seite 28 von /2006 Sage Schweiz AG

29 Zum Schluss fehlen noch die Zahlungsinstruktionen: Im oberen Bereich des Fensters sehen Sie das Listenfeld «Zahlungsbedingungen». Bei jeder Rechnung werden die Zahlungskonditionen des Lieferanten gespeichert. Aufgrund dieser Information kann eine fällige Rechnung automatisch zur Zahlung vorgeschlagen werden. Wird innerhalb der Skontofrist bezahlt, zieht das Programm automatisch den Skontobetrag ab Wählen Sie aus dem Listenfeld «Zahlungsbedingungen» die Option «10 Tage 2% Skonto, 30 Tage netto» aus. Über die Schaltfläche neu im Dialog Bankverbindungen haben Sie die Möglichkeiten, mehrere Bankverbindungen zu hinterlegen. Klicken Sie auf die Schaltfläche «neu» und wählen Sie für den ersten Eintrag «Standard». Weitere Informationen In der Hilfe-Datei finden Sie die zu einer bestimmten Zahlungsart gehörenden Informationen in einer Tabelle dargestellt. Für jede weitere Bankverbindung können Sie einen beliebigen Namen vergeben. Von der Zahlungsart hängt ab, welche Daten in den Feldern «Bankverbindung» und «Bank-/Postkonto» eingetragen werden müssen. Wird der rote Einzahlungsschein der Post verwendet, genügt es, die Postcheck-Kontonummer anzugeben. Tragen Sie im Feld «Bank-/Postkonto» eine Postscheck- Kontonummer ein, z.b , sowie die Clearing- Nummer Mit dem Bestätigen der Schaltflächen «Einfügen» oder «Ändern» werden die neu erfassten Daten gespeichert. Budget/Kreditlimite Nur informative Felder, um den budgetierten Umsatz sowie die Kreditlimite des Personenkontos anzugeben. Damit haben Sie die Basisdaten eines Personenkontos erfasst. Geben Sie im Fenster «Personenkonten bearbeiten» den Befehl «Einfügen», um das Personenkonto anzulegen. Die Schaltfläche «Einfügen» verwandelt sich in den Befehl «Ändern», da nun ein bestehendes Konto angezeigt wird. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 29 von 112

30 Aufgabe Legen Sie ein weiteres Personenkonto an, z.b. die Firma Leinsam Software AG, Oberalthofstrasse 3, 4000 Basel. Als Zahlungsbedingung gewährt der Lieferant «30 Tage netto». Die Zahlung erfolgt mit rotem Einzahlungsschein Post. Die Postcheck-Kontonummer der Firma lautet Verknüpfen Sie das Personenkonto mit dem Aufwandkonto «Sonstiger Aufwand» Überlegung Im Fenster «Personenkonten bearbeiten» klicke ich auf die Schaltfläche «Neu». Daraufhin öffnet sich das Adressmodul, wo ich die Anschrift des Lieferanten speichern kann. Mit dem Befehl «Einfügen» übernehme ich die Adresse in das Personenkonto. Zur Vollständigkeit der Daten erfasse ich noch das Kreditorensammelkonto 2000 sowie das Gegenkonto Zudem erfasse ich die Zahlungsbedingung und die Zahlungsart. Damit das Personenkonto angelegt wird, betätige ich zuletzt im Fenster «Personenkonten bearbeiten» die Schaltfläche «Einfügen». Notizen Seite 30 von /2006 Sage Schweiz AG

31 3.3 Zahlungsbedingungen anlegen Im Kapitel «Personenkonten anlegen» haben Sie bereits gelernt, wie man einem Personenkonto eine Zahlungsbedingung zuordnet. Die Zahlungsbedingung teilt dem Programm mit, wann eine Rechnung fällig ist und in welcher Frist ein Skonto abgezogen werden darf. Im Fenster «Zahlungsbedingungen bearbeiten» können Sie beliebige Varianten von Zahlungskonditionen anlegen. Richten Sie z.b. eine Zahlungsbedingung «14 Tage 3% Skonto, 30 Tage netto» ein. Rufen Sie das Fenster «Zahlungsbedingungen bearbeiten» aus dem Menü «Bearbeiten» auf. Holen Sie die Daten der Zahlungsbedingung «10 Tage 2% Skonto, 30 Tage netto» in das Fenster, indem Sie beim Feld «Kürzel» die Scroll-Taste antippen. In einer Zahlungsbedingung speichern Sie Skontofristen und die Fälligkeit einer Rechnung. Die Daten in Bezug auf Mahnungen haben für die Kreditorenbuchhaltung keine Bedeutung. Die Zahlungsbedingungen stellen jedoch eine gemeinsame Ressource für die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung dar. Daher ist der Befehl «Zahlungsbedingungen» auch in dem zentralen Menü «Bearbeiten» untergebracht. Sie sollten aus diesem Grund die Mahnfristen auf keinen Fall löschen. Um eine neue Zahlungsbedingung anzulegen, gehen Sie folgendermassen vor: Erlöskonto Relevant für die Debitorenbuchhaltung Geben Sie im Feld «Kürzel» z.b. «03» für «14 Tage 3% Skonto» ein. Ins Feld «Text» tragen Sie «14 Tage 3 % Skonto, 30 Tage netto» ein. Speichern Sie als erste Skontofrist einen Prozentsatz von 3% und eine Frist von 14 Tagen. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 31 von 112

32 Geben Sie im Feld «Netto innert x Tagen» die Zahl 30 ein. Zwei Skontostufen Es sind bis zu zwei Skontofristen möglich. Die Anzahl der Tage geht dabei jeweils vom Datum der Rechnungsstellung aus. Speichern Sie die Zahlungsbedingung, indem Sie auf die Schaltfläche «Einfügen» klicken. Nun können Sie die Zahlungsbedingung mit Personenkonten verknüpfen, für die entsprechende Konditionen gelten. Selbstverständlich ist eine Zahlungsbedingung nicht fix an ein Personenkonto geknüpft, sondern kann für jeden einzelnen Offenen Posten verändert werden. Seite 32 von /2006 Sage Schweiz AG

33 Aufgabe Erfassen Sie eine weitere Zahlungsbedingung: «8 Tage 3% Skonto, 60 Tage netto». Überlegung Ich gebe der Zahlungsbedingung ein Kürzel und erfasse den erklärenden Text. Zu den beiden Skontofristen gebe ich Prozentsatz und Periode ein, im Feld «Netto innert x Tagen» setze ich das Zahlungsziel «60 Tage» ein. Notizen 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 33 von 112

34 3.4 Der Offene Posten Die zentrale Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist die Kontrolle der Offenen Posten. Wir möchten an dieser Stelle unseres Kurses den Begriff «Offener Posten» auch von der technischen Seite gesehen klar definieren: Wenn Sie eine Rechnung einbuchen, entsteht bei dem jeweiligen Lieferanten ein Offener Posten. Stellen Sie sich den Offenen Posten stets wie ein Konto vor. Durch das Einbuchen der Rechnung erhält er seinen Eröffnungssaldo. Die Zahlungsbuchung oder mehrere Teilzahlungen gleichen den Offenen Posten wieder aus. Der Saldo aller Offenen Posten eines Lieferanten ergibt den Saldo des Personenkontos. Die Personenkonten sind wiederum zu einem oder mehreren Kreditorensammelkonten in der Finanzbuchhaltung zusammengefasst. Jede neue Rechnung oder Zahlung wirkt sich folglich auf drei Stufen aus, und zwar auf Offene Posten, Personenkonten und Kreditorensammelkonten in der Finanzbuchhaltung. Seite 34 von /2006 Sage Schweiz AG

35 3.5 Offene Posten aus dem Vorjahr eröffnen Beim Eröffnen eines neuen Geschäftsjahres werden sowohl die Saldi der Fibu Konten, der Personenkonten und der Offenen Posten vorgetragen. Im ersten Jahr, in dem Sie die Kreditorenbuchhaltung einsetzen, müssen Sie die Offenen Posten «von Hand» eröffnen. An diesem Punkt kommt es vielfach zu Missverständnissen. Der Offene Posten entsteht nämlich nicht wie sonst während des Jahres durch eine Buchung, sondern durch das Erfassen des Saldovortrags. Rufen Sie den Befehl «Offene Posten Kreditoren» aus dem Menü «Nebenbücher» auf. Das Fenster «Offene Posten bearbeiten» öffnet sich. Hier haben Sie Zugriff auf alle Offenen Posten, die Sie beim Buchen kreieren. Wenn Sie eine Rechnung einbuchen, wird automatisch ein neuer Offener Posten eröffnet. Offene Posten aus dem Vorjahr legen Sie direkt mit dem Befehl «Einfügen» an. Angenommen, Sie hatten am noch eine Rechnung über 500. Franken bei der Druckerei Greifenstein offen. Die Rechnung wurde am gestellt und trägt die Nummer Als Zahlungsziel gilt 14 Tage 3%, 60 Tage netto. Geben Sie als OP-Nummer die Rechnungsnummer ein ( ). Sortierordnung Die Liste kann nach Personenkontonummer oder Personenkonto- Kurznamen sortiert werden. Rufen Sie aus dem Feld «Personenkonto» mit «F5» die Personenkonten-Liste auf und übernehmen Sie daraus die Druckerei Greifenstein. Offene Posten löschen Der Befehl «Löschen» ist nur zugänglich, wenn der aktuelle Offene Posten ausgeglichen ist. Mit dem Befehl «Offene Posten löschen» aus dem Menü «Nebenbücher» lassen sich sämtliche ausgeglichenen Offenen Posten zu einem Stichdatum mit einem Befehl entfernen. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 35 von 112

36 Erfassen Sie als Buchungstext z.b. «Druckerei Greifenstein, » und im Feld «Valuta Datum» das Rechnungsdatum vom Wählen Sie aus dem Listenfeld «Zahlungsbedingung» «14 Tage 3% Skonto, 60 Tage netto» aus. Setzen Sie im Feld «Saldovortrag» den Rechnungsbetrag von 500. Franken ein. Speichern Sie den neuen Offenen Posten mit dem Klick auf die Schaltfläche «Einfügen». Der Saldovortrag des Personenkontos enthält nun ebenfalls einen Saldo von 500. Franken. Seite 36 von /2006 Sage Schweiz AG

37 Aufgabe Eröffnen Sie folgenden Offenen Posten: Am haben Sie von der Firma Schuler Metall AG eine Rechnung über Franken mit der Nummer erhalten. Als Zahlungsbedingung gilt «30 Tage netto». Überlegung Im Fenster «Offene Posten bearbeiten» gebe ich die Rechnungsnummer als OP-Nummer sowie die Personenkontonummer der Schuler Metall AG ein. Ich erfasse einen Buchungstext und das Rechnungsdatum und wähle als Zahlungsbedingung «30 Tage netto». Den Rechnungsbetrag speichere ich im Feld «Saldovortrag». Abschliessend speichere ich die Daten mit dem Befehl «Einfügen». Notizen 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 37 von 112

38 3.6 Offene Posten und Personenkonten löschen Ausgeglichene Offene Posten löschen Ausgeglichene Offene Posten aus dem letzten Geschäftsjahr, zu denen im aktuellen Mandanten keine Buchungen mehr existieren, können mit einer speziellen Löschroutine in einem Durchgang gelöscht werden. Wählen Sie dazu den Befehl «OP Löschen» aus dem Menü «Nebenbücher». Die Kreditorenbuchhaltung erlaubt Ihnen, einen Offenen Posten manuell zu löschen. Dabei müssen Sie jedoch bedenken, dass auch die dazu gehörenden Buchungen gelöscht werden müssen. Zu diesem Zweck können Sie aus dem Fenster «Offene Posten Bearbeiten» direkt zu den entsprechenden Buchungen gelangen. Rufen Sie das Fenster «Offene Posten Kreditoren» aus dem Menü «Nebenbücher» auf. Suchen Sie den Offenen Posten, den Sie löschen möchten, indem Sie den Cursor in das Feld «OP-Nr.» setzen und die «F5»-Taste tippen. Übernehmen Sie den gewünschten Offenen Posten aus der Liste, so dass er im Fenster «Offene Posten bearbeiten - Kreditoren» angezeigt wird. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Löschen», der sich im rechten Bereich des Fensters befindet. Bestätigen Sie die Kontrollfrage, «Folgender OP wird gelöscht:» über die Schaltfläche «Ja». Bestätigen Sie ebenfalls die weitere Kontrollfragen. Seite 38 von /2006 Sage Schweiz AG

39 Der Offene Posten wurde mit der Entstehungsbuchung gelöscht. Personenkonten werden auf die gleiche Art und Weise gelöscht, wie wir es soeben anhand des Offenen Postens beschrieben haben. Auch hier gilt, dass ein Personenkonto nur dann gelöscht werden kann, wenn es nicht mehr bebucht ist. Rufen Sie im Fenster «Personenkonten bearbeiten» das Konto auf, welches Sie löschen möchten. Löschen Solange noch Buchungen zu einem Personenkonto bestehen, ist der Button «Löschen» nicht zugänglich. Öffnen Sie über die Schaltfläche «Buchungen» die Liste der zu dem Personenkonto gehörenden Buchungen und löschen Sie diese. Löschen Sie anschliessend das Personenkonto. Die Adresse im Adressstamm muss separat unter «Bearbeiten Adressen» gelöscht werden. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 39 von 112

40 3.7 Der Bankenstamm Optionen / Register «Einstellungen» Die Einstellungen in den Optionen sind als zentrale Verwaltungseinheit ausgelegt. In diesem Dialog sind die Einstellungen aller installierten Sesam Programme gespeichert. Die diversen Einstellungen, die für die Kreditorenbuchhaltung in den Optionen - Register «Einstellungen» gespeichert sind, wirken auf den ersten Blick sehr technisch und kompliziert. Wenn man jedoch die Bedeutung der wichtigsten Schlüssel kennt, werden die Zusammenhänge sichtbar. Rufen Sie die Optionen über das Menü «Extras» auf. Wechseln Sie in das Register «Einstellungen». Öffnen Sie das Listenfeld «Sektion» im oberen Bereich des Fensters. In dem Feld sind die Kategorien, zu denen in allen Sesam Programmen Vorgaben gespeichert sind, aufgelistet. Die Einstellungen der jeweils ausgewählten Sektion werden im unteren Bereich des Fensters angezeigt. Seite 40 von /2006 Sage Schweiz AG

41 Wählen Sie die Sektion «Dateien» aus. Postleitzahlen Neben dem Bankenstamm kann in der Sektion «Dateien» auch das Postleitzahlenverzeichnis hinterlegt werden. Dazu fügen Sie einen Schlüssel «00011» ein und tragen dort als Wert ebenfalls den Pfad zum Stammverzeichnis ein. Bei der Eingabe einer Postleitzahl wird dann automatisch der Ort ergänzt. In der Sektion «Dateien» findet sich ein Eintrag, der insbesondere für die Kreditorenbuchhaltung von Bedeutung ist. Sie können im Programm auf den gesamten Bankenstamm zugreifen. Damit diese Datei nicht in jedem Mandanten abgelegt werden muss, wird sie einmal zentral im Verzeichnis «Sesam\Data\Rewe\Stamm» gespeichert. In der Sektion «Dateien» wird der Pfad des Verzeichnisses angegeben. Sofern Sie es nicht verschieben, brauchen Sie diese Einstellung nicht zu ändern. 3.8 Einstellungen für die Kreditorenbuchhaltung Im Register «Einstellungen» ist für die Kreditoren eine eigene Sektion eingerichtet. Wechseln Sie in die Sektion «Kreditoren». Schlüssel einfügen oder löschen Die Befehle «Einfügen» und «Löschen» benötigen Sie höchstens in Ausnahmefällen unter der Anleitung eines Servicetechnikers. Grundsätzlich sollten Sie die Schlüssel selbst unverändert lassen und nur die jeweiligen Werte ändern. In der Fusszeile des Fensters wird eine kurze Erklärung des jeweils markierten Schlüssels angezeigt. Schlüssel 1 bestimmt z.b. die nächste Offene Posten Nummer, Schlüssel 2 steht für das Konto für Skontoabzüge. Automatische Buchungen Beim Verbuchen von Zahlungen kann das Programm automatisch erkennen, ob die Rechnung noch innerhalb der Skontofrist bezahlt wurde. Der Skontobetrag wird auf das unter Schlüssel 2 gespeicherte Konto gebucht. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 41 von 112

42 Markieren Sie den Schlüssel 2 Übersicht der Schüssel Eine umfassende Übersicht über sämtliche Schlüssel finden Sie in der Hilfedatei. Mit dem Doppelklick auf den Schlüssel haben Sie die Möglichkeit, die Anpassungen vorzunehmen. Falls Sie in Ihrem Mandanten ein anderes Konto verwenden, geben Sie dessen Konto-Nummer als neuen Wert ein. Schliessen Sie das Fenster und gehen Sie die übrigen Schlüssel der Reihe nach durch. Die Tabelle zeigt die Bedeutung der wichtigsten Schlüssel: Schlüssel 1 Schlüssel 2 Schlüssel 3 Schlüssel 4 Schlüssel 5 Schlüssel 13 Schlüssel 100 Schlüssel 101 Schlüssel 102 Die zuletzt verwendete OP-Nummer Das Fibu Konto für Skontoabzüge Das Fibu Konto für Erlösminderungen Für externe Adressverwaltungen, Name der Adress-Dll Die zuletzt verwendete PK Nummer Das Format für den Auto-Buchungstext Das Fibu Konto für die Kursdifferenzen (Gewinn) Das Fibu Konto für die Bankspesen Das Fibu Konto für Kursdifferenzen (Verlust) Der automatische Buchungstext ist eine nützliche Funktion, da die Texte der Kreditorenbuchungen in der Regel standardisiert sind. Mit Hilfe von Platzhaltern definieren Sie als Schlüssel 13 einen Buchungstext, der automatisch geschrieben wird, sobald Sie beim Buchen eine Personenkontonummer eingeben. Folgende Platzhalter stehen Ihnen zur Verfügung: Interessant ist auch Schlüssel 4, der eine externe Adressverwaltung in das Rechnungswesen einbindet. Ist hier der Pfad der DLL-Datei des entsprechenden Programms eingetragen, können Sie es direkt aus dem Menü «Bearbeiten» aufrufen. Seite 42 von /2006 Sage Schweiz AG

43 3.9 Einstellungen zum Datenträgeraustausch Zwei weitere Sektionen sind für die Kreditorenbuchhaltung von Bedeutung. Die Sektionen «DTA» und «EZAG», worin Sie die Einstellungen für den automatischen Zahlungsverkehr speichern. Wählen Sie die Sektion «DTA» aus. Elektronischer Zahlungsverkehr Das entsprechende Kapitel setzt sich eingehender mit dem Thema des automatischen Zahlungsverkehrs auseinander. Als DTA Teilnehmer erhalten Sie bei Vertragsabschluss von Ihrer Bank eine Auftraggeber- und eine Absender-Identifikationsnummer. Diese müssen in der Administration als Schlüssel 1 und 2 gespeichert sein, damit der Datenträgeraustausch ausgeführt werden kann. Die übrigen Schlüssel brauchen Sie nicht zwingend zu erfassen. Sie können die entsprechenden Angaben direkt in der Kreditorenbuchhaltung vornehmen. EZAG Nehmen Sie am EZAG Service der Post teil, werden die entsprechenden Schlüssel in der Sektion «EZAG» eingetragen. Identifikationsnummern Die Absender-Identifikationsnummer muss auf jeden Fall eingetragen sein. Falls keine Auftraggeber-Identifikationsnummer vorhanden ist, setzt das Programm diese automatisch mit der Absender-Identifikationsnummer gleich. Übersicht der Schüssel Eine umfassende Übersicht über sämtliche Schlüssel finden Sie in der Hilfedatei. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 43 von 112

44 Notizen Seite 44 von /2006 Sage Schweiz AG

45 4 Buchen Das Einbuchen einer Lieferantenrechnung bringt Ihnen doppelten Nutzen: Die Rechnung ist sowohl in der Kreditoren- wie in der Finanzbuchhaltung erfasst und wird ausserdem rechtzeitig zur Zahlung vorgeschlagen. Das folgende Kapitel erläutert, wie Sie Zahlungsläufe erstellen und verbuchen. In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen, wie Sie einzelne Rechnungen und deren Zahlung manuell verbuchen. Eine erhebliche Arbeitserleichterung bringt hier der Einsatz eines OCR-Beleglesers insbesondere, wenn Sie den Zahlungsverkehr elektronisch abwickeln. Wichtig für das Verständnis der Buchungstechnik ist vor allem die Bedeutung der Eingabemodi «Rechnung (Kredi)», «Zahlung (Kredi)», und «Zahlung über PK (Kredi)». In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie Rechnungen einbuchen, wie Sie Zahlungen verbuchen, wie Sie Sammelbelege anlegen, wie Sie Zahlungen über ein Personenkonto verbuchen, wie Sie mit Akontozahlungen umgehen, wie Sie Gutschriften verbuchen, wie Sie eine Rechnung mit einer Gutschrift verrechnen und wie Sie mit dem OCR-Belegleser arbeiten. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 45 von 112

46 4.1 Rechnungen einbuchen Für die Kreditorenbuchhaltung stellt das Buchungsfenster eine Reihe von unterschiedlichen Erfassungsmodi zur Verfügung: Rechnung (Kredi) Zahlung (Kredi) Zahlung über PK (Kredi) Im Rechnungsmodus legen Sie neue Offene Posten an, im Zahlungsmodus verbuchen Sie deren Zahlung. Beide Aktionen sind auch als Sammelbeleg möglich. «Zahlung über PK» ist ein spezieller Eingabemodus zur Verbuchung mehrerer Zahlungen. Buchen Sie nun die folgende Beispielrechnung: Von der Firma Ohlson&Söhne wurden für 300. Franken Ersatzteile eingekauft. Der Aufwand soll auf das Konto 4201 «Einkauf Ersatzteile/ Kleinmaterial» gebucht werden. Wählen Sie den Befehl «Buchen» aus dem Menü «Bearbeiten» und wechseln Sie in den Modus «Rechnung (Kredi)». Automatischer Buchungstext In den Optionen, im Register «Einstellungen» können Sie festlegen, dass der Buchungstext automatisch generiert werden soll, sobald Sie ein Personenkonto eingeben. Die Buchungsmaske wird grundsätzlich in drei Register eingeteilt. Im Feld «OP-Nummer» wird die jeweils nächste freie Nummer angezeigt. Diese definiert den Offenen Posten. Es steht Ihnen frei, die Nummer automatisch vergeben zu lassen oder die Rechnungsnummer des Lieferanten einzusetzen. Seite 46 von /2006 Sage Schweiz AG

47 Da Sie die PK Nummer der Firma Ohlson&Söhne nicht auswendig wissen, rufen Sie mit dem Befehl «F5» aus dem Feld «Personenkonto» die Personenkontenliste auf. Wählen Sie das entsprechende Personenkonto aus der Liste und ergänzen Sie das Feld «Betrag» mit dem Rechungsbetrag von Franken. Sollten für diese Rechnung andere Zahlungsbedingungen gelten als im Personenkonto hinterlegt, haben Sie die Möglichkeit diese zu übersteuern. Die Anpassung bezieht sich nur für diesen Offenen Posten. Bestätigen Sie die Eingaben über die Schaltfläche «OK». Das zweite Register wird aktiv. Mit der Personenkontonummer wird auch das zugehörige Gegenkonto übernommen, falls das Gegenkonto im Personenkonto hinterlegt ist. Es steht Ihnen selbstverständlich frei, das Gegenkonto gegebenenfalls zu überschreiben. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 47 von 112

48 GF-Nummer Geschäftsfall-Nummer, mit deren Hilfe verschiedene Buchungsbelege oder OP logisch zusammengefasst werden können. Zum Beispiel können mehrere Vorauszahlungen und die Schlussrechnung unter einer gemeinsamen GF- Nummer zusammengefasst werden. Geben Sie das Konto 4201 als Kontonummer ein. Saldoanzeige Im unteren Bereich des Fensters werden die Bezeichnungen des Personenkontos und des Aufwandkontos angezeigt. Im Register «Bank» haben Sie die Möglichkeit, die Zahlungsart zu übersteuern, falls die Angaben der Rechnung nicht mit den Angaben im Personenkonto übereinstimmen. Wechseln Sie wieder ins Register «Beleg». Lösen Sie mit «Enter» den Befehl «Buchen» aus. Die Kreditorenbuchhaltung legt den Offenen Posten an, aktualisiert den Saldo des Personenkontos und führt eine Haben Buchung an dessen Kreditorensammelkonto sowie eine Soll-Buchung an das Aufwandkonto durch. Die Buchungen werden in der zentralen Buchungsliste abgelegt. In der Liste der letzten Buchungen sehen Sie beide Buchungen samt der dazu gehörenden Mehrwertsteuerbuchung. Seite 48 von /2006 Sage Schweiz AG

49 Aufgabe Buchen Sie drei weitere Rechnungen ein! Die Schuler Metall AG berechnet Franken für den Einkauf von Schliessanlagen (Konto 4200). Einkauf von Sensoren für Bewegungsmelder von der Fastpin Electronic AG im Wert von 620. Franken (Konto 4200). Einkauf von Ersatzteilen für 250. Franken bei der Metallag Handels AG (Konto 4201). Überlegung Im Modus «Rechnung (Kredi)» erfasse ich im Register «OP/PK» das entsprechende Personenkonto, Buchungstext und Betrag. Im Register «Beleg» wähle ich das richtige Aufwandkonto aus. In der Regel bringen die Angaben aus dem Personenkonto ein Aufwandkonto in die Buchung mit. Notizen 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 49 von 112

50 4.2 Zahlungen verbuchen Die Verbuchung einer Zahlung ist sehr einfach. Sie wechseln in den Modus «Zahlung (Kredi)» und erfassen die Offene Posten Nummer der Rechnung sowie das Konto, auf welchem der Betrag eingegaben ist. Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie die soeben erfassten Rechnungen als «bezahlt» verbuchen. Aktivieren Sie den Modus «Zahlung (Kredi)». Im unteren Bereich des Fensters erscheinen zwei zusätzliche Felder für die Verbuchung von Skontobeträgen und Einkaufspreisminderungen. Offene Posten Nummer Damit Sie eine bezahlte Rechnung in der Offenen- Posten-Liste leicht finden, ist es praktisch, wenn die Offene-Posten-Nummer der Rechnungsnummer entspricht. Rufen Sie mit dem Befehl «F5» aus dem Feld «OP- Nummer» eine Liste der Offenen Posten auf. Übernehmen Sie die Rechnung über Franken von der Firma Ohlson&Söhne mit einem Doppelklick. Als Betrag wird der noch offene Rechnungsbetrag abzüglich Skonto vorgeschlagen. Der Skontobetrag selbst wird in das Feld «Skonto» eingesetzt. Für das Personenkonto der Ohlson&Söhne gilt die Zahlungsbedingung «10 Tage 2% Skonto, 30 Tage netto», die Zahlung erfolgt innerhalb der Skontofrist. Seite 50 von /2006 Sage Schweiz AG

51 Geben Sie im Feld «Konto» die Nummer 1020 des Bankkontos ein, von dem die Rechnung gezahlt wurde. Buchungstext Das Programm generiert gemäss den Einstellungen in den Optionen einen Buchungstext aus der Bezeichnung des Personenkontos und der Offenen-Posten-Nummer. Speichern Sie den Beleg mit «Speichern». Das Programm bucht den bezahlten Betrag vom Bankkonto ab und den Skontobetrag auf das in den Einstellungen (Extras - Optionen) vorgesehene Konto. Gleichzeitig wird der Offene Posten ausgeglichen. Im Fenster «Offene Posten bearbeiten» können Sie sich davon überzeugen. Öffnen Sie das Fenster «Offene Posten Kreditoren» aus dem Menü «Nebenbücher» und rufen Sie den soeben bebuchten Offenen Posten auf. Achten Sie auf die Gross- und Kleinschreibung. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 51 von 112

52 4.3 Sammelkonti nicht direkt bebuchbar Der häufigste Fehler beim Einsatz der Finanzbuchhaltung mit Nebenbüchern ist, dass die Offene Posten Liste nicht mit dem Sammelkonto Kreditoren (oder Debitoren) übereinstimmt. Diese Differenzen entstehen, wenn eine Rechnung direkt auf das Sammelkonto gebucht wird, bzw. ausgebucht wird, ohne den Offenen Posten zu berücksichtigen. Mit einer kleineren, aber sehr praktischen Einstellung unter «Konten» im Menü «Konten» kann dies verhindert werden. Öffnen Sie den Dialog «Konten» unter dem Menü «Bearbeiten». Suchen Sie das Konto Kreditoren (Konto-Nummer 2000). Aktivieren Sie die Kontrollbox «Gesperrt für Direktbuchung». Nun kann das Konto 2000 nicht mehr direkt zum Beispiel über einen Einfachbeleg bebucht werden. Seite 52 von /2006 Sage Schweiz AG

53 Aufgabe Die Rechnung der Schuler Metall AG wird vom Postcheckkonto bezahlt. Als Zahlungsziel gilt hier «30 Tage netto». Verbuchen Sie die Zahlung! Überlegung Ich gebe im Modus «Zahlung (Kredi)» die Offene Posten Nummer und das Postcheckkonto ein. Alle übrigen Daten werden automatisch übernommen. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 53 von 112

54 4.4 Eine Rechnung als Sammelbeleg erfassen Bruttoerfassung Im Eingabemodus «Rechnung (Kredi)» können sowohl Offene Posten eröffnet als auch Zahlungen verbucht werden. Wie im Sammelbeleg der Finanzbuchhaltung lassen sich hier beliebig viele Teilbuchungen zu einem Beleg zusammenfassen. Das ist sehr nützlich, wenn z.b. einzelne Rechnungspositionen unterschiedliche Aufwandkonten betreffen. In der nächsten Übung legen Sie einen Sammelbeleg für folgende Rechnung an. Von der Firma Fastpin Electronic wurde eine Alarmanlage für Franken sowie diverses Ersatzmaterial für 200. Franken erworben, so dass sich ein Rechnungsbetrag von Franken ergibt. Wechseln Sie zum Modus «Rechnung (Kredi)». Offene Posten anlegen In diesem Fenster definieren Sie den Offenen Posten. Im Fenster «Beleg bearbeiten» buchen Sie anschliessend die Rechnungspositionen auf die einzelnen Aufwandkonten. Legen Sie die Buchung an das Personenkonto an, durch die der Offene Posten kreiert wird. Das Programm schlägt bereits die nächste freie Offene Posten Nummer vor. Tragen Sie im Feld «Personenkonto» die Personenkontonummer der Firma Fastpin Electronic ein. Ergänzen Sie das Feld «Betrag» mit dem Gesamtrechnungsbetrag 4'200.- Franken. Mit der Personenkontonummer werden die betreffende Adressnummer und die Bezeichnung des Personenkontos eingespiegelt. Auch die Standard Zahlungsbedingungen des Lieferanten werden in das Fenster übernommen, so dass sie bei Bedarf geändert werden können. Als Buchungstext wurde die Personenkontobezeichnung mit der OP-Nummer eingesetzt. Seite 54 von /2006 Sage Schweiz AG