MACHMIT BRUCHSAL. Organisation Einführung. Grundlagen für Organisationen

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1 MACHMIT BRUCHSAL Organisatin Einführung Grundlagen für Organisatinen

2 2011 egghead Medien GmbH

3 INHALT EINLEITUNG... 4 Lernziele... 4 Oberfläche... 4 Vraussetzungen... 5 Weitere Infrmatinen... 5 BÖRSE KENNENLERNEN... 6 Schritt 1: Nutzer erstellen... 6 Nutzer registrieren... 6 Nutzerzugang aktivieren... 6 Schritt 2: Organisatin erstellen... 7 Organisatin verwalten... 7 Schritt 3: Angebt erstellen... 7 Veröffentlichte Angebte verwalten... 8 Angebte löschen... 8 Schritt 4: Interessenten verwalten... 9 Ausstehende Interessenten akzeptieren... 9 Interessent manuell hinzufügen... 9 Akzeptierte Interessenten wieder zurücksetzen... 9 Schritt 5: Ansprechpersnen verwalten... 9 Schritt 6: Benutzer verwalten Schritt 7: Prtkll anzeigen GLOSSAR... 11

4 EINLEITUNG Jahr für Jahr engagieren sich Bürgerinnen und Bürger bei ehrenamtlichen Prjekten und schenken einen Teil ihrer freien Zeit. Lernziele In den flgenden Kapiteln werden nachstehende Themen behandelt: Nutzer erstellen Organisatin erstellen Angebt erstellen Interessenten verwalten Ansprechpersn verwalten Benutzer verwalten Prtkll anzeigen Die Anleitung enthält außerdem ein Glssar, in dem Sie alle fragwürdigen Begriffe nachschlagen können. Oberfläche Nachrichtensystem: Liefert stets die neuesten Veränderungen und Entwicklungen bzw. Tätigkeitsauffrderungen bezgen auf die individuelle Organisatin (Registrierung abschließen, Status der Organisatin, neue Interessentenanfragen, etc.). Angebte verwalten: Angebte können erstellt, bearbeitet, veröffentlicht und archiviert werden. Interessenten verwalten: Übersicht aller Interessenten für die Angebte dieser Organisatin. Interessenten können hier akzeptiert, bearbeitet der gelöscht werden. 4

5 Organisatin verwalten: Organisatin kann angefragt, bearbeitet der gelöscht werden. Nach der Freigabe kann die Organisatin nicht mehr bearbeitet werden. Ansprechpartner verwalten: Übersicht aller Ansprechpartner, die in den einzelnen Angebten angegeben werden dürfen. Benutzer verwalten: Übersicht aller Benutzer, die diese Organisatin verwalten dürfen. Prtkll anzeigen: Liefert eine Auflistung aller Tätigkeiten. Lgin: Passwrt geschützter Bereich für die Verwaltung vn Benutzer, Angebte und Interessenten. Vraussetzungen Alles was Sie benötigen ist ein internetfähiger Cmputer eine funktinierende -Adresse Achten Sie darauf, dass Sie Ihr Passwrt nicht weitergeben. Wenn Sie Ihr Passwrt vergessen haben, dann kntaktieren Sie die Administratin. Weitere Infrmatinen Wenden Sie sich bei Prblemen an Ihren Administratr. 5

6 BÖRSE KENNENLERNEN Schritt 1: Nutzer erstellen Hinweis: Das Einrichten eines Nutzers ist eine Vraussetzung zum Einrichten einer Organisatin. In diesem Schritt lernen Sie die Registrierung swie das Verwalten eines Nutzers. Nutzer registrieren Um sich zu registrieren gehen Sie wie flgt vr: 1 Gehen Sie auf die Machmit-Börse. 2 Klicken Sie auf den Reiter Anbieten. Gehen Sie auf Anmelden, falls Sie bereits als Nutzer registriert sind. 3 Klicken Sie auf den Link Online-Registrierungsfrmular. 4 Tragen Sie Ihre Daten in das Online-Registrierungsfrmular ein. 5 Klicken Sie abschließend auf Nutzerzugang erstellen. Ihr Nutzerzugang wurde erstellt. Um Ihren Zugang zu verwenden, müssen Sie ihn zuvr aktivieren. Nutzerzugang aktivieren 1 Überprüfen Sie Ihr Pstfach. Auch den SPAM-Ordner, falls vrhanden. 2 Kpieren Sie den beigefügten Freischaltcde in das entsprechende Feld. 3 Klicken Sie abschließend auf Nutzerzugang freischalten. Oder: Klicken Sie direkt auf den in der beigefügten Link, um den Nutzerzugang freizuschalten. Sie haben nun Ihren Nutzerzugang aktiviert. Sie sind jetzt in der Lage eine Organisatin zu registrieren. Anmelden Melden Sie sich direkt an, wenn Sie schn als Nutzer registriert sind. 1 Gehen Sie auf die Machmit-Börse. 2 Klicken Sie auf den Reiter Anmelden. 3 Tragen Sie Ihre Anmeldedaten ein. 4 Drücken Sie abschließend auf Jetzt anmelden. Sie sind nun angemeldet und haben die Möglichkeit eine Organisatin zu erstellen. 6 Schritt 1: Nutzer erstellen

7 Schritt 2: Organisatin erstellen Hinweis: Um eine Organisatin zu erstellen, müssen Sie sich zunächst als Benutzer registriert und anschließend angemeldet haben (siehe Schritt 1). In diesem Schritt lernen Sie eine Organisatin zu erstellen. Die Administratin kann nur gemeinnützige und seriöse Institutinen und Vereine zulassen. Deshalb haben wir Kriterien festgelegt, anhand derer wir entscheiden, b ein Angebt auf der Benutzerberfläche für Engagierte freigeschaltet wird: Angebte vn Privatpersnen werden nicht veröffentlicht. Wir kperieren nicht mit Initiativen, die undemkratisch verfasst sind der undemkratisch arbeiten. Wir kperieren nicht mit Institutinen, die Abhängigkeitssysteme fördern (z.b. Sekten). Ebenfalls abgelehnt werden Angebte, in denen bezahlte Arbeit durch bürgerschaftliches Engagement ersetzt werden sll. Sllte Ihnen ein unseriöses Angebt auffallen der sllten Sie während einer ehrenamtlichen Tätigkeit feststellen, dass diese Kriterien nicht eingehalten werden, setzen Sie sich bitte mit der Administratin in Verbindung. Organisatin registrieren 1 Klicken Sie auf Organisatin registrieren. 2 Tragen Sie Ihre Daten in das Frmular ein. 3 Klicken Sie abschließend auf Speichern & Veröffentlichung anfragen. Ihre Anfrage wird bearbeitet und geprüft. Wenn Sie den Qualitätskriterien entsprechen, dann werden Sie per benachrichtigt. Organisatin verwalten Sie können die Infrmatinen Ihrer Organisatin jederzeit bearbeiten. Gehen Sie auf Organisatin verwalten. Sie haben nun flgende Möglichkeiten: Veröffentlichung zurückziehen und bearbeiten, um Ihre Daten zu verändern. Löschung der Organisatin beantragen, um diese vllständig aus der Datenbank der Nutzer zu löschen. Administratr kntaktieren, um technische Fragen mit den Verantwrtlichen zu klären. Schritt 3: Angebt erstellen Sie haben nun als Benutzer eine Organisatin registriert. Im nächsten Schritt erstellen Sie ein Angebt, auf welches sich Benutzer dieser Börse bewerben können. 1 Klicken Sie auf Angebte verwalten. 2 Klicken Sie auf Neues Angebt hinzufügen. 3 Füllen Sie alle Felder des Frmulars aus. 4 Drücken Sie abschließend auf: Hinzufügen, um das Angebt vrerst unveröffentlicht zu sichern. Sie können das Angebt jederzeit bearbeiten. Schritt 2: Organisatin erstellen 7

8 Speichern & Freigabe anfragen, um das Angebt zu veröffentlichen und für alle Benutzer zugänglich zu machen. Abbrechen, um das Erstellen des Angebts ungespeichert zu beenden. Ihre Anfrage wird geprüft. Wenn das Angebt den Qualitätskriterien entspricht, dann werden Sie per benachrichtigt. Das Angebt wurde in die Liste Geplante Angebte aufgenmmen. Veröffentlichte Angebte verwalten 1 Klicken Sie auf Angebte verwalten. 2 Betrachten Sie die Liste Veröffentlichte Angebte. 3 Wählen Sie ein Angebt und klicken Sie. 4 Klicken Sie auf Plätze/Interessenten verwalten. Die derzeit nch freien Plätze werden angezeigt. Sie haben nun die Möglichkeit diese freien Plätze an ausstehende Interessenten zu vergeben: i. Betrachten Sie die Liste Ausstehende Interessenten. ii. Wählen Sie einen Interessent und klicken Sie. iii. Klicken Sie Interessent akzeptieren. An den Interessent wurde ein freier Platz vergeben und wurde aus der Liste der ausstehenden Interessenten entfernt. an manuell hinzugefügte Interessenten zu vergeben: iv. Klicken Sie Interessent manuell hinzufügen, um einem nch uneingetragenen Interessent einen freien Platz zu geben. v. Tragen Sie die Daten des Interessenten in das Frmular ein. vi. Drücken Sie abschließend auf Speichern. An den Interessent wurde ein freier Platz vergeben. Zudem wurde er in die Liste Akzeptierte Interessenten eingetragen. zu erweitern: Klicken Sie auf Freien Platz hinzufügen. Die Anzahl der freien Plätze wurde um einen Platz erweitert. Angebte löschen Angebte sind vm Benutzer nicht löschbar. Dennch gibt es eine Möglichkeit Angebte für Interessenten nicht mehr sichtbar zu machen. 1 Klicken Sie auf Angebte verwalten. 2 Betrachten Sie die Liste Veröffentlichte Angebte. 3 Wählen Sie ein Angebt und klicken Sie. 4 Klicken Sie auf Vrzeitig abschließen verwalten. Im ausgewählten Angebt wurden autmatisch alle freien Plätze entfernt und ist für Interessenten nun unsichtbar. Dieser Schritt kann jederzeit wieder rückgängig gemacht werden indem Sie dem ausgewählten Angebt einen freien Platz hinzufügen. 8 Schritt 3: Angebt erstellen

9 Schritt 4: Interessenten verwalten Sbald Ihr Angebt vn den Administratren freigegeben wurde, haben alle Benutzer die Möglichkeit sich auf freie Plätze Ihres Angebts zu bewerben. In Schritt 4 lernen Sie diese Interessenten zu verwalten und situatinsbedingt manuell einzutragen. Klicken Sie auf Interessenten verwalten. Ausstehende Interessenten lassen sich: Akzeptieren: Der Interessent wurde akzeptiert und per über den Erflg seiner Bewerbung benachrichtigt. Ablehnen: Der Interessent wurde per infrmiert, dass seine Bewerbung nicht ausreichend war. Ausstehende Interessenten akzeptieren 1 Klicken Sie auf Interessenten verwalten. 2 Betrachten Sie die Liste Ausstehende Interessenten. 3 Wählen Sie einen Interessent und klicken Sie. 4 Klicken Sie auf Interessent zurücksetzen. Der Interessent wurde in die Liste der Akzeptierten Interessenten eingetragen. Interessent manuell hinzufügen Diese Funktin ermöglicht eine Bewerbung beispielsweise über das Telefn. 1 Klicken Sie auf Interessenten verwalten. 2 Klicken Sie auf Interessent manuell hinzufügen. 3 Füllen Sie alle Felder des Frmulars aus. 4 Klicken Sie abschließend auf Speichern. Der Interessent wurde in die Liste der Akzeptierten Interessenten eingetragen. Akzeptierte Interessenten wieder zurücksetzen 1 Klicken Sie auf Interessent verwalten. 2 Betrachten Sie die Liste Akzeptierte Interessenten. 3 Wählen Sie einen Interessent und klicken Sie. 4 Klicken Sie auf Interessent zurücksetzen. Der Interessent wurde in die Liste der Ausstehenden Interessenten eingetragen. Schritt 5: Ansprechpersnen verwalten Jedes Einrichten eines Angebts benötigt eine vn der Organisatin zur Verfügung gestellten Ansprechpersn. Damit ist gewährleistet, dass die Interessenten immer eine Persn haben, an die sie sich bei Fragen wenden können. 1 Klicken Sie auf Ansprechpersnen verwalten. 2 Klicken Sie auf Neue Ansprechpersn hinzufügen. 3 Füllen Sie alle Felder des Frmulars aus. 4 Klicken Sie abschließend auf Hinzufügen. Schritt 4: Interessenten verwalten 9

10 Eine neue Ansprechpersn wurde erstellt. Sie kann nun beim Erstellen eines neuen Angebts als Ansprechpersn ausgewählt werden. Schritt 6: Benutzer verwalten Ein Benutzer ist ein Mitarbeiter der Organisatr in einer Organisatin. Er ist berechtigt Angebte einzustellen und Interessenten zu verwalten. 1 Klicken Sie auf Benutzer verwalten. 2 Klicken Sie auf Neuen Benutzer hinzufügen. 3 Füllen Sie alle Felder des Frmulars aus. 4 Klicken Sie abschließend auf Hinzufügen. Ein neuer Benutzer wurde erstellt. Schritt 7: Prtkll anzeigen In diesem Schritt lernen Sie wie man das Prtkll angezeigt bekmmt. Dieser kann insfern vn Wichtigkeit sein, da er den zeitlichen Ablauf Ihrer Aktinen dkumentiert und smit eine strukturierte Übersicht gewährleistet. Klicken Sie auf Prtkll anzeigen. Sie können jederzeit die Administratren kntaktieren. 10 Schritt 6: Benutzer verwalten

11 GLOSSAR A Accunt Administratr Angebt Geplant Veröffentlicht Abgeschlssen Ansprechpartner B Benutzer E -Adresse F Freischaltcde I Interessent Ausstehend Manuell hinzugefügte Akzeptierte O Organisatin Ein Accunt ist ein Benutzerknt der Machmit Börse. Ein Administratr (Verwalter, Betreuer, kurz: Admin) ist die Persn, die ein Netzwerk rganisiert, aufrechterhält, Fehler beseitigt und es allgemein beaufsichtigt. Ein Angebt ist eine Tätigkeit, die vn einer entsprechenden Organisatin ausgeschrieben wird. Jede Tätigkeit umfasst eine bestimmte Anzahl vn freien Plätzen. Benutzer können sich auf diese Plätze bewerben und bekmmen dann autmatisch Rückmeldung, b sie akzeptiert wurden. Existiert dann, wenn ein Angebt nch nicht publiziert werden sll und aus diesem Grund lediglich abgespeichert wird. Dies kann vn Vrteil sein, wenn Angebte einer Organisatin nch unvllständig sind und deswegen erst später vllends bearbeitet werden können. Benutzer sind dann nch nicht in der Lage das Angebt zu sehen. Existiert dann, wenn ein Angebt einer Organisatin vn den Administratren geprüft und freigegeben wurde. Nach der Freigabe besteht für alle Nutzer die Möglichkeit sich zu bewerben. Existiert dann, wenn alle Plätze eines Angebts besetzt sind. Smit wird es als abgeschlssen betrachtet. Die Benutzer sind dann nicht mehr in der Lage das Angebt zu sehen. Ein Ansprechpartner ist eine Persn an die sich Interessenten bei Fragen und Prblemen wenden können. Ein Benutzer ist eine Persn, die eine Organisatin registrieren kann und diese nach Freigabe der Administratin verwalten darf. Eine -Adresse ist die eindeutige Absender- und Empfängeradresse im -Verkehr. Beispiel: Ein Freischaltcde ist eine Sicherheitsmaßnahme zur Aktivierung eines Benutzerknts und eines Organisatinenknts. Ein Interessent ist ein Benutzer, der das Onlineprtal nutzt, um sich zu engagieren. Ausstehende Interessenten sind Interessenten, die vn der Organisatin weder akzeptiert nch abgelehnt wurden. Manuell hinzugefügte Interessenten sind Interessenten, die sich nicht selbstständig über das Internet bewerben. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Interessent über das Telefn kmmuniziert. I.d.R. füllt dann die Organisatin das Bewerbungsfrmular aus. Akzeptierte Interessenten sind Interessenten, die vn der Organisatin akzeptiert wurden. Unsere Machmit Börse können nur gemeinnützige und seriöse Institutinen und Vereine nutzen. Deshalb haben wir Kriterien festgelegt, anhand derer wir entscheiden, b ein Angebt auf der Benutzerberfläche für Engagierte frei geschaltet wird: Angebte vn Privatpersnen werden nicht veröffentlicht.

12 Wir kperieren nicht mit Initiativen, die undemkratisch verfasst sind der undemkratisch arbeiten. Wir kperieren nicht mit Institutinen, die Abhängigkeitssysteme fördern (z.b. Sekten). Ebenfalls abgelehnt werden Angebte, in denen bezahlte Arbeit durch bürgerschaftliches Engagement ersetzt werden sllen. Sllte Ihnen ein unseriöses Angebt auffallen der sllten Sie während einer ehrenamtlichen Tätigkeit feststellen, dass diese Kriterien nicht eingehalten werden, setzen Sie sich bitte mit dem Machmit Bür in Verbindung. R Registrierung S SPAM-Ordner Eine Registrierung ist ein Anmeldeverfahren zur Nutzung eines Machmit Knts. Ein SPAM-Ordner ist ein Verzeichnis im -Accunt, welches unerwünschte s archiviert, da sie dem Nutzer schaden könnten.

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